Anda di halaman 1dari 16

A.

Deskripsi Singkat
Pada bab ini akan dijelaskan tentang Pemahaman proes komposisi, Menentukan tujuan, Analisa
audiens, Penentuan ide pokok, Seleksi saluran dan media.
B. Relevansi
Sebelum mengikuti perkuliahan ini, mahasiswa diharapkan telah mengetahui tentang hal hal
yang berhubungan dengan perencanaan pesan bisnis bagaimana unutk merencanakan suatu
bisnis yang baik, menentukan tujuan dalam perencanaan tersebut dan menganalisis sesuatu.
C. Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikuti kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat memahami tentang pemahaman
proses komposisi dalam menentukan tujuan analisa audiens penentuan ide pokok dan seleksi
saluran dan media. Dan dapat mengorganisasi pesan pesan bisnis, hal hal apa yang
menyebabkan pesan pesan tak terorganisasi, pentingnya pengorganisasian yang baik dan
pengorganisasian melalui outline

Page | 1

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Bisnis merupakan suatu kegiatan atau aktifitas yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan.
Kegiatan bisnis sekarang ini sudah banyak dijalankan oleh setiap orang, baik bisnis yang dimiliki
secara bersama-sama ataupun bisnis perseorangan. Dalam prosesnya kegiatan bisnis sangat diperlukan
adanya komunikasi yang baik dan benar untuk penyampain bisnis yang akan dijalankan suapaya
audiens dapat mengetahuinya. Selain komunikasi, dalam bisnis juga diperlukan adanya perencanaan
pesan-pesan

bisnis

suapaya

bisnis

dapat

berjalan

dengan

lancar

dan

sesuai

dengan

keinginan.Pereancanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisi atau perusahaan

secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu

keberhasilan komunikasi anatara pihak perusahaan sebagai pemilik dan audiens sebagai penerima
pesan.

1.2 Rumusan Masalah


1.2.1 Bagaimana tingkatan proses komposisi dijalankan?
1.2.2 Apa tujuan dari penulisan pesan-pesan bisnis?

Page | 2

1.2.3

Bagaimana penggunaan analisis audiens dan seberapa pentingnya penggunaan analisis audiens

1.2.4
1.2.5

dalam perencanaan pesan-pesan bisnis?


Bagaimana penentuan ide-ide pokok dalam perencanaan pesan-pesan bisnis?
Bagaimana proses seleksi saluran dan apa media komunikasi yang digunakan dalam
perencanaan pesan-pesan bisnis

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses penciptaan lagu yaitu : merencanakan lagu,
membuat aransemen dan menentukan musisinya hingga melakukan revisi-revisi hingga lagu dapat
dinikmati untuk didengar. Sama hal dengan proses penyusunan pesan-pesan bisnis yaitu perlu adanya
perencanaa, pengorganisasian, dan revisi.
Proses penuyusunan komposisi untuk pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahapan yaitu,Perencanaan,
pengorganisasian, dan revisi. Dalam prosesnya penyusunan pesan-pesan bisnis harus direncanakan
terlebih dahulu sebagai dasar penentuan ide pokok serta tujuan yang akan dicapai, langkah selanjutnya
harus dilakukan tindakan pengorganisasian dalam rangka untuk mempermudah penyampaian pesan ide
pokok dalam berupa kata-kata, kalimat,ataupun paragraf serta diperlukannya proses revisi untuk
mengetahui apakah ide pokok atau pesan tersebut sudah sesuai atau tidak.
Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :

Perencanaan
Perencanaan pesan, merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara
menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesanpesan
bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Page | 3

Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens,
penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.

Pengorganisasian
Mengorganisasikan ide-ide pokok yang telah direncankan sebelumnya dituangkan kedalam
bentuk draft. Dalam proses pembentukan draft, organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan
penyusunan merangkai kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana agar mudah dipahami,
dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata
tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali,
apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.

2.2 Penentuan Tujuan


Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi.Untuk dapat melakukan dan menjaga dihadapan audiens, maka
hal pertama-tama harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan
organisasi.

Page | 4

1. Mengapa tujuan itu harus jelas.


Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan
diantaranya sebagai berikut :

a) Keputusan untuk meneruskan pesan.


Penyeampain pesan kepada audiens harus sangat diperhatikan, apakah pesan yang akan
disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak. Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga
mempunyai pengaruh yang sangat kecil terhadap audiens, sebaiknya penyampainnya ditunda
terlebih dahulu, tetapi apabila pesan-pesan sangat penting untuk disampaikan dan akan
membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera disampaikan.
b) Keputusan untuk menenggapi audiens.
Untuk

memutuskan

karate

baik

menanggapi

audiens,

komunikator

perlu

mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang


disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai
dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan
dapat menanggapi audiens dan tidak akan terjalin hubungan yang sesuai.
c) Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator
seharusnya hanya memberikan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan.Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.
d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media yang akan digunakan.
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan
sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat
berupa lisan atau tulisan.

Page | 5

2. Tujuan komunikasi bisnis


Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :

Memberi informasi
Dalam komunikasi bisnis, tujan pertama adalah menyampaikan informasi yang

berhubungan dengan dunis bisnis kepada pihak lain.

Persuasi
tujuan kedua dalam komunikasi bisnis yaitu melakukan persuasi kepada pihak lain agar

pesan bisnis yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal persuasi ini sering
dilakukan dalam kegiatan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Untuk
memperoleh hasil yang optimal dari kegiatan negosiasi, pihak-pihak yang bersangkutan perlu
memahami prinsip win-win solution yang artinya hasil dari negosiasi tidak memberatkan salah
satu pihak tetapi kedua belah pihak saling memperoleh manfaat atau keuntungan yang sama.

Kolaborasi dengan audiens


Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama

bisnis antara pihak satu dengan pihak yang lainnya. Dalam hal ini, jalinan komunikasi yang baik
dengan para pihak lain akan membatu mempermudah melakukan kerja sama yang baik, baik
kerja sama dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
3. Cara Menguji Tujuan
Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang telah ditentukan yaitu :
a.
b.
c.
d.

Apakah tujuan tersebut realistis?


Apakah waktunya tepat?
Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Apakah tujuannya selaras atau sesuai dengan tujuan organisasi perusahaan?

2.3 Analisis Audiens

Page | 6

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
selanjutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap
mereka dan apa yang mereka ketahui?

Cara mengembangkan profil audiens


a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audiens
Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan

audiens yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang
berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh
jumlah audiens.
b. Siapa audiens
Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki
status organisasional tinggi.
c. Reaksi audiens
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audiens, yang perlu diketahui oleh seorang
komunikator adalah bagaimana komposisi audiens seperti apakah audiens yang ada adalah
orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis atau apakah orang-orangnya kritis.
Apabila kondisi audiens adalah orang-orang yang kurang kritis sebaiknya persentasi disajikan
langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi reaksinya
diduga kurang positif.
d. Bagaimana tingkat pemahaman audiens
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan,
usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar

Page | 7

belakang yang sangat berbeda, seorang komunikator perlu memutuskan seberapa jauh para
audiens harus dididik.
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan
akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya,
sehingga pesan-pesan dapat tersampaikan dengan baik dan benar.
Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir
a.
b.
c.
d.

Bertele-tele
Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Menyajikan ide-ide yang tidak logis
Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

Cara memuaskan kebutuhan informasi audiens


Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi

audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.


Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.

Temukan/cari yang diinginkan oleh audiens.


Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan.
Berikan semua informasi yang diperlukan.
Yakinkan bahwa informasinya akurat.
Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens.

Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens


Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens agar mau mengubah prilaku mereka.

Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala.Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal
yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan
memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audiens.

Page | 8

Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua
pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct
plan).
Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk
penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam
pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu :
1. Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang
tanpa beban bagi audiens.
2. Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum
menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat
membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.
3. Bad news, merupakan hal yang mungkin menyakitkan bagi audiens yang
kendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan
keputusan yang diambil dari suatu kondisi.
4. Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap
selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat,
bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari
masalah yang dihadapi oleh audiens.
Pendekatan Langsung merupakan suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir
melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya
diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang
bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang
relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news. Pendekatan ini dapat diterapkan
apabila :
1. Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.
2. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan
Page | 9

3. Pesan disampaikan secara empati.

2.4 Penentuan Ide Pokok


Setelah menganalisis tujuan dan audiens, langkah selanjutnya adalah menentukan cara
untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda.Topik
adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus di identifisikasi adalah :
Teknik Brainstorming

Storytellers tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan
berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi si penerima.

Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari
hubungan antara ide-ide tersebut.

CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.


Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang
akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions)
dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.

Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide
pokok.

Question And Answer Chain


Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audiens.

Page | 10

2.5 Seleksi Saluran dan Media


Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada.Ide-ide dapat disampaikan
melalui dua saluranya itu saluran lisan dan tulisan. Pilihan mendasar berbicara dan menulis
tergantung pada tujuan dan maksud pesan audiens dan karakteristik dari dua saluran komunikasi
tersebut.
a.

Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan
balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan
catatan permanen dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya
yang ekonomis. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak
terencana, pembicaran lewat telepon, wawancara pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop,
program pelatihan, pidato formal dan presentasi penting lainnya.

b.

Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat,
memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai
kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

Page | 11

2.6 Contoh Kasus


Para karyawan di PT.Emas Jaya kesulitan menterjemahkan apa yang dikehendaki manajernya.
Khususnya ketika sang manajer sedang menjelaskan, misalnya tentang kebijakan perusahaan yang baru,
peraturan pekerjaan, metode pekerjaan, dsb. Dengan begitu maka proses pekerjaan di tingkat unit akan
terganggu hanya karena ketidakjelasan informasi yang disampaikan oleh manajer di perusahaan itu.
Maka hal apakah yang harus dilakukan seorang manajer agar dapat memperbaiki komunikasi yang
memang pada awalnya sudah tidak baik/memberikan dampak yang buruk tersebut?
Jawabannya

Karena itu manajer hendaknya mampu membangun suasana komunikatif pada saat berbicara
dengan memanfaatkan tip-tip berikut:

Merebut perhatian karyawan pada awal pembicaraan. Karena itu, kalimat pertama
digunakan untuk mengawali pembicaraan menjadi sangat penting. Contoh: Jika berbicara
tentang pentingnya pekerjaan maka sebaiknya manajer menggunakan kalimat pertama
seperti Peraturan pekerjaan yang baru telah menyebabkan kinerja perusahaan para
pesaing meningkat. Karena itu maka para karyawan hendaknya dst.

Membuat struktur pembicaraan dengan efektif, mencakup pendahuluan, kerangka


pembicaraan, dan penutup: Kerangka bicara disusun secara sistematis, logis, dan efektif
dan dibuat dalam butir-butir pokok pembicaraan. Jika belum terbiasa berbicara dengan
hanya menggunakan butir-butir, gunakan kertas-kertas kecil (segi empat) sebagai tempat
menulis poin-poin yang dianggap penting untuk disampaikan secara lengkap. Potongan
kertas ini akan mengurangi kesibukan membuka halaman kertas yang lebih besar, yang
biasanya akan mengganggu konsentrasi pendengar dan juga pembicara sendiri. Jika
tersedia sarana OHP (sudah sangat jarang digunakan) dapat menggunakan plastik
transparansi untuk menuliskan pointers pembicaraan. Jangan semuanya, nanti terkesan
seperti pindahan naskah bicara. Hal yang sama juga berlaku dalam penayangan power
points melalui LCD.
Page | 12

Menggunakan rumus

ENAM POIN, 45 MENIT. Artinya, rentang perhatian

kebanyakan orang [pendengar] terbatas sekitar 45 menit dan hanya mampu menyerap 6
sampai 7 poin selama waktu itu. Jadi jangan mencoba meliput terlalu banyak poin dalam
satu kali berbicara

Menggunakan HUMOR, ANEKDOT atau ILUSTRASI karena akan lebih mudah


diingat. Lebih baik menggunakan humor, anekdot atau ilustrasi berdasarkan pengalaman
sendiri atau jika terpaksa gunakan pengalaman orang lain atau buat ilustrasi hipotetis.
Alasannya, jika anekdot atau ilustrasi ini diingat oleh pendengar maka mereka pun akan
ingat pesan yang disampaikan.

Libatkan karyawan dalam mengajukan pertanyaan. Gunakan benda nyata yang dapat
dianalisis oleh pendengar atau memberi kesempatan mereka untuk bertanya. Karena itu
manajer handaknya menstimulus karyawan dengan suatu pertanyaan umum dan
karyawan meresponnya. Misalnya apa pendapat karyawan tentang peraturan baru itu juga
dapat berupa penyajian kasus kecil dan karyawan diminta meresponnya.

Page | 13

Komunikasi kata-kata dilakukan langsung lewat penyampaian kata-kata. Pendekatan ini dinilai
cocok/manjur karena merupakan kombinasi perpaduan keunikan antara kepribadian dan ungkapan katakata. Sampai saat ini, masih banyak orang yang beranggapan bahwa kemampuan seseorang di dalam
mengkomunikasikan ide dan gagasan serta mempengaruhi orang lewat pembicaraan merupakan
anugerah yang bersifat individual. Anggapan ini mungkin ada benarnya tapi tidak bersifat mutlak
karena pada dasarnya keterampilan berbicara dapat dipelajari dan ditingkatkan tarafnya dengan
berlatih. Masalahnya adalah bagaimana cara berlatih yang tepat agar kemampuan berbicara para
manajer secara efektif dapat ditumbuhkan.

Page | 14

BAB III
KESIMPULAN
Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens.
Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional,
dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan
tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Dapat diambil kesimpulan bahwa dalam penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri atas tiga
hal yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi. Langkah lain dalam penyusunan pesan-pesan bisnis
adalah dengan menentukan ide pokoknya. Ide pokok merupakan rangkuman pesan-pesan yang
disampaikan. Selain itu dalam merencanakan pesan-pesan bisnis perlu juga dilakukan pemilihan
saluran komunikasi yang akan digunakan.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis
bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi
tantangan bagi komunikator.

Page | 15

DAFTAR PUSTAKA

http://marzocchiahmed.wordpress.com/2013/01/24/pesan-pesan-bisnis-kombis/
http://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/05/11/perencanaan-pesan-pesan-

bisnis/
Purwanto, Djoko.Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga, 2011.

Page | 16