TEKNIK DOKUMENTASI

Dokumentasi
Ada berapa alasan mengapa sistem perlu di dokumentasikan :
-Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi
sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar
perancang, analisis maupun programmer.
-Dokumentasi berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan
keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah
sistem.
-Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka yang sedang
mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi
sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

Diagram Arus Data.

DFD adalah suatu Diagram yang menggunakan notasi-notasi
untuk menggambarkan arus data dari sistem,, yang
penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem
secara logika, tersetruktur dan jelas.
Entitas dalam DFD adalah objek-objek eksternal dalam sistem yang
dimodelkan. Entitas ini mewakili sumber dan tujuan dari data. Entitas
dapat berupa sistem lain atau fungsi yang saling berinteraksi, atau
berada diluar perusahaan, seperti pelanggan atau pemasok.
DFD banyak digunakan oleh analisis sistem untuk mewakili elemen
logis dari sistem. Akan tetapi, teknik ini tidak mewakili sistem fisik.
Dengan kata lain, DFD menunjukkan tugas logis yang sedang
dilakukan, namun tidak menunjukkan cara melakukannya atau siapa
yang melakukannya. Misalnya DFD, tidak menunjukkan apakah
proses persetujuan penjualan terpisah secara fisik dari proses
penagihan agar sesuai dengan tujuan pengendalian internal.
3

Proses dalam DFD harus dinamai dengan kata kerja yang deskriptif,
misalnya kirim barang, Perbaharui Catatan, atau Terima Pesanan
Pelanggan.
Objek proses tidak boleh diwakili oleh kata benda, seperti Gudang,
Departemen Piutang Dagang atau Departemen Penjualan
Tandah panah yang diberi label, yang menghubungkan objek proses
mewakili arus data seperti pesanan pembelian, Faktur atau
Pemberitahuan Pengiriman. Setiap label arus data harus bersipat
unik. Dengan kata lain, label yang sama tidak boleh dilekatkan pada
dua garis arus yang berbeda dalam DFD yang sama. Ketika data
mengalir ke dalam proses kemudian keluar lagi (ke proses lainnya),
data tersebut mengalami perubahan selama dalam proses tersebut.

Diagram Arus Data Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan

Log
Pengiriman

Catatan
Kredit

Pelanggan

Pesanan
Pembelian

Setujui
Penjualan

Pengeluaran
Barang

Pesanan
Pembelian
Yang
Disetujui
Tagihan
Pelanggan

Kirim
Barang

Slip
Pengemasan

Pengirim

Pemberitahuan Pengiriman

Tagih
Pelanggan

Bukukan
data

Pesanan
Pembelian

Siapkan
Piutang
Dagang

Catatan Piutang
Dagang Pelanggan
5

Diagram Relasi Entitas

Diagram Relasi Entitas (entity relationship-ER) adalah teknik
dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi entitas. Entitas
adalah sumber daya fisik (mobil, kas, atau persediaan), kegiatan
(memesan persediaan, menerima kas, atau mengirim barang), pelaku
(staf penjualan, pelanggan, atau pemasok) yang akan digunakan oleh
organisasi untuk mendapatkan data.
Simbol-simbol yang digunakan dalam diagram ER yaitu simbol bujur
sangkar mewakili entitas dalam sistem, garis penghubungnya mewakili
sifat hubungan antara dua entitas. Tingkat hubungannya disebut
kardinalitas (cardinality). Ini adalah pemetaan numerik antara contohcontoh entitas. Hubungannya bisa satu ke satu (1:1), satu ke banyak
(1:M), atau banyak ke banyak (M:M). Jika entitas dalam diagram ER
dianggap file record, kardinalitas adalah jumlah maksimum dari record
dalam satu file berkaitan dengan record tunggal di file lainnya, dan
sebaliknya.

Simbol Diagram Relasi Entitas

Staf
Penjualan

Pelanggan

Pemasok

Ditugasi

Mobil
Perusahaan

Menempatkan

Pesanan
Penjualan

Menyediakan

Persediaan

Diagram ER
Tiga notasi dasar yang bekerja pada
model E-R yaitu :
entity sets
relationship sets
attributes

Entity (Entitas)
Merupakan obyek yang mewakili sesuatu dalam dunia
nyata dan dapat dibedakan antara satu dengan lainnya
(unique).
Memiliki atribut yang mendeskripsikan karakteristik dari
objek tersebut.
Dapat berupa:
Fisik (mobil, rumah, manusia, pegawai dsb)
Abstrak/konsep (department, pekerjaan, mata kuliah
dsb)
Kejadian (pembelian, penjualan, peminjaman, dll)
Notasi :
Nama Entitas
9

 Contoh :

Entitas

Atribut

Pegawai

NIP, Nama, Alamat, Agama, jenis kelamin

Departemen

No, Nama, lokasi

Departemen

No

Lokasi
Nama

10

Hubungan antara Diagram ER dan Diagram Arus Data

Diagram arus data dan diagram ER mencerminkan berbagai aspek
dari sistem yang sama, namun saling berhubungan dan bisa
direkonsiliasi. DFD adalah model proses sistem dan model diagram ER
digunakan oleh data di dalam sistem atau dipengarhui oleh sistem.
Kedua diagram ini saling terhubung melalui data; setiap data yang
disimpan dalam DFD mewakili entitas data dalam diagram ER

11

Hubungan antara Siklus-Siklus Transaksi

Pesanan
Penjualan

Ditugasi

Log
Pengiriman
M

1
Pesanan
Penjualan

Menempatkan

Catatan
Piutang
Dagang
Pelanggan

12

Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adalah representasi grafis dari sistem yang
mendeskripsikan relasi fisik di antara entitas-entitas intinya. Bagan alir
dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas
pemrosesan komputer, atau keduanya.
Bagan alir dokumen (dokumen flowchart) digunakan untuk
menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan
akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), departemen
organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas (baik yang
bersifat administratif maupun fisik) yang dilakukan dalam departemen
tersebut.
Bagan alir sistem (system flowchart) menggambarkan aspek-aspek
komputer dalam sebuah sistem. Bagan alir sistem menggambarkan
relasi antara data input (sumber), file transaksi, program komputer, file
utama, dan laporan output yang dihasilkan oleh sistem tersebut.

13

Bagan Alir Dokumen

1. Staf administrasi di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan
melalui surat dan menyiapkan empat salinan pesanan penjualan.
2. Salinan 1 dari pesanan penjualan dikirim ke departemen kredit untuk
persetujuan, ketiga salinan lainnya dan pesanan pelanggan yang asli
disimpan sambil menunggu persetujuan kredit.
3. Staf administrasi departemen kredit memvalidasi pesanan pelanggan
dengan mempertimbangkan catatan kredit yang tersimpan di departemen
kredit. Staf tersebut menandatangani salinan 1 untuk menunjukkan
persetujuan dan mengembalikannya ke staf administrasi penjualan.
4. Ketika staf administrasi penjualan menerima persetujuan kredit, ia
menyimpan salinan 1 dan pesanan pelanggan dalam file departemen. Staf
tersebut kemudian mengirimkan salinan 2 ke gudang, sedangkan salinan 3
dan 4 ke departemen pengiriman.
5. Staf gudang mengambil produk tersebut dari rak, mencatat transfernya
dalam catatan stok, dan mengirimkan produk tersebut serta salinan 2 ke
departemen pengiriman.
6. Departemen pengiriman menerima salinan 2 dan barang dari gudang,
melekatkan salinan 2 sebagai slip pengemasan, dan mengirim barang
tersebut ke pelanggan. Akhirnya, staf tersebut menyimpan salinan 3 dan 4
dalam file departeme pengiriman.

14

Simbol untuk Bagan Alir Dokumen

Terminal yang menunjukkan
Sumber atau tujuan dokumen
dan laporan

Dokumen sumber atau

laporan

Operasi Manual

File untuk menyimpan

Dokumen sumber dan laporan

Catatan akuntansi (jurnal, register,

Log Buku besar)

Total batch yang dihitung

Konektor intrahalaman

Konektor antar halaman

Deskripsi proses atau

komentar

Garis alir Dokumen

15

Bagan Alir yang menunjukkan Area Aktivitas

Dep. Penjualan

Dep. Kredit

Gudang

Dep. Pengiriman

Pelanggan

Pesanan
Pelanggan

Siapkan
Pesanan
Penjualan

Pesanan 4
Penjualan
Pesanan 3
Penjualan
Pesanan 2
Penjualan
Pesanan 1
Penjualan

16

Bagan Alir yang menunjukkan Area Aktivitas

Dep. Penjualan
Pelanggan

Dep. Kredit

Gudang

Dep. Pengiriman

Pesanan 1
Penjualan

Pesanan
Pelanggan
Periksa
Kredit

Catatan
Kredit

Siapkan
Pesanan
Penjualan

Pesanan 4
Penjualan
Pesanan 3
Penjualan
Pesanan 2
Penjualan
Pesanan 1
Penjualan
Pesanan 1

Pesanan 1
Penjualan
Yang ditanda
tangani

Penjualan
Yang ditanda
tangani

17