Bab 3 System Documentation Techniques

Teknik Pendokumentasian Sistem

Tujuan Pembelajaran:
Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa seharusnya mampu untuk:
1. Menyiapkan dan menggunakan diagram aliran data untuk memahami, mengevaluasi, dan
mendokumentasikan sistem informasi.
2. Menyiapkan dan menggunakan flowchart untuk memahami, mengevaluasi, dan mendokumentasikan
sistem informasi.
3. Menyiapkan dan menggunakan diagram proses bisnis untuk memahami, mengevaluasi, dan
mendokumentasikan sistem informasi.
A. Pengenalan
Pendokumentasian menjelaskan bagaimana suatu sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, dimana,
mengapa, dan bagaimana memasukkan data, memproses data, menyimpan data, menghasilkan informasi,
dan mengontrol sistem. Beberapa cara yang populer dalam mendokumentasikan suatu sistem yaitu
diagram, flowchart, tabel, dan cara visual lain untuk menggambarkan data dan informasi.
Deskripsi narasi tentang sebuah sistem adalah penjelasan secara bertahap mengenai komponenkomponen sistem secara tertulis dan bagaimana berinteraksi.
Beberapa alat-alat pendokumentasian adalah
1. Data flow diagram (DFD) adalah deskripsi grafik mengenai sumber data, aliran data, proses
transformasi, penyimpanan data dan lokasi tujuan data.
2. Flowchart, adalah deskripsi grafik dari sebuah sistem. Ada beberapa tipe dari flowchart yaitu:
a. Document flowchart, menunjukkan aliran dokumen dan informasi diantara beberapa departemen
atau pusat-pusat pertanggungjawaban.
b. System flowchart, menunjukkan hubungan antara masukan, proses, dan output dalam suatu
sistem informasi.
c. Program flowchart, menunjukkan rangkaian dari operasi logik dalam komputer dalam
menjalankan sebuah program.
3. Business process diagram, deskripsi grafis dari proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.
Akuntan menggunakan teknik pendokumentasian secara luas. Standar auditing mensyaratkan bahwa
auditor independen harus memahami prosedur pengendalian internal yang digunakan perusahaan secara
otomatis maupun manual. Salah satu cara untuk memperoleh pemahaman tersebut adalah dengan
menggunakan model proses bisnis atau flowchart pendokumentasian sebuah sistem, karena ilustrasi
secara grafik lebih mudah dalam membaca kelemahan dan kekuatan pengendalian internal.
B. Data Flow Diagrams (DFD)
DFD menggambarkan secara grafik aliran data dalam suatu organisasi. Berikut ini adalah simbol-simbol
DFD beserta penjelasannya:
Simbol

Nama
Sumber dan tujuan data

Uraian
Organisasi yang mengirim atau menerima data
disimbolkan dengan kotak persegi. Tujuan data juga

Aliran data

disebut data sinks.

Aliran data masuk atau keluar dari sebuah proses

Endy Mulyo Prastyo NIM A31115720 Page 1

Bab 3 System Documentation Techniques

Proses transformasi

disimbolkan dengan garis panah lurus atau lengkung.

Proses mengubah data input menjadi data output

Penyimpanan data

disimbolkan dengan lingkaran atau bubble.

Penyimpanan data disimbolkan dengan dua garis
horosontal

Pengendalian Internal
Sumber data dan tujuan data adalah entitas yang mengirimkan dan menerima data dimana sistem
menggunakan atau memproduksi. Sebuah entitas dapat menjadi sumber maupun tujuan. Disimbolkan
dengan kotak persegi.
Aliran data adalah pergerakan suatu data dalam proses, penyimpanan, sumber dan tujuan. Data yang
melewati antara penyimpanan dan sumber atau tujuan harus melalui sebuah proses transformasi data.

Aliran data diberikan keterangan untuk menunjukkan data apa yang mengalir. Pengecualian dilakukan
aliran yang menuju penyimpanan data (G), karena biasanya jenis aliran data yang menuju penyimpanan ini
tidak jelas.
Jika dua atau lebih data mengalir bersamaan, maka tetap digunakan garis panah tunggal. Misalnya aliran B
(pembayaran pelanggan) terdiri dari pembayaran dan pengiriman data.

Endy Mulyo Prastyo NIM A31115720 Page 2

Bab 3 System Documentation Techniques

Dalam gambar di atas digunakan dua garis aliran karena permintaan pelanggan tidak selalu diikuti oleh
pembayaran.
Proses adalah suatu kegiatan mengubah suatu data ke informasi atau bentuk data lainnya.
Penyimpanan data adalah tempat atau media dimana data sistem disimpan. DFD tidak menunjukkan
sebuah penyimpanan secara fisik seperti server atau kertas yang digunakan untuk menyimpan data.
Pembagian DFD
DFD dibagi lagi kedalam tingkat yang lebih rendah untuk menyediakan detail yang lebih banyak, karena
beberapa sistem dapat secara penuh dibuat diagram dalam selembar kertas. Dan juga, pengguna memiliki
kebutuhan yang berbeda dan beragam tingkat DFD dapat memenuhi kebutuhan yang berbeda dengan
lebih baik.
Context diagram adalah tingkat DFD tertinggi, merupakan sudut pandang ringkasan dari sebuah sistem.
Menyajikan sistem pemrosesan data, input dan output serta sumber dan tujuannya. Dari context diagram
ini dapat dibuat DFD level 0, DFD level 1 dan seterusnya yang menyediakan gambaran yang lebih detail
mengenai pemrosesan data.

Gambar Context Diagram

Endy Mulyo Prastyo NIM A31115720 Page 3

Gambar DFD Level 0

Bab 3 System Documentation Techniques

Gambar DFD Level 1

Petunjuk dalam menggambar DFD
1. Pahami sistemnya
2. Abaikan aspek-aspek tertentu dari sistem. DFD adalah diagram dari sumber, aliran, tranformasi,
penyimpanan dan tujuan dari data. Menentukan bagaimana suatu sistem mulai dan berhenti tidak
3.
4.
5.
6.
7.

disajikan dalam DFD ini

Tentuan lingkup dari sistem. Tentukan apa yang terkait (relevan terhadap sistem) dan tidak terkait.
Kembangkan context diagram
Identifikasi aliran data
Kelompokkan aliran-aliran data
Identifikasi proses transformasi. Tempatkan gambar lingkaran dimaan suatu kegiatan diperlukan untuk

8.
9.
10.
11.

mengubah satu aliran data ke yang lain

Kelompokkan proses-proses transformasi
Identifikasi semua file atau penyimpanan data
Identifikasi semua data sumber dan tujuannya
Berikan nama pada seluruh elemen DFD. Elemen-elemen data sebaiknya diberikan nama yang unik

12.
13.
14.
15.

dan deskriptif yang mewakili elemen tersebut.

Buat pembagian atau perincian terhadap DFD
Berikan setiap proses nomor yang berurut
Tinjau ulang DFD secara menyeluruh dan pebaiki apabila ada yang kurang tepat
Siapkan salinan akhir. Jangan biarkan garis aliran data saling menyilang di antara beberapa garis
aliran, lebih baik diulangi penyimpanan atau tujuan data.

C. Flowchart
Adalah sebuah teknik analitis yang menggunakan rangkaian simbol-simbol standar untuk menjelaskan
beberapa aspek dari sebuah sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
Simbol-simbol flowchart dibagi dalam empat kategori yaitu:
1. Simbol input/output
2. Simbol proses
3. Simbol penyimpanan
4. Simbol aliran dan simbol lainnya
Simbol simbol flowchart yang umum:
Simbol

Nama

Simbol

Nama

Dokumen

Aliran

dokumen

Beberapa salinan dari satu

proses
Jaringan komunikasi

dokumen kertas
Output elektronik / display

Penghubung dalam satu

Input data elektronik

halaman
Penghubung dari atau ke
halaman lain

Endy Mulyo Prastyo NIM A31115720 Page 4

atau

Bab 3 System Documentation Techniques

Perangkat input dan output

Terminal, awal mula, akhir

elektronik

atau titik interupsi dalam

sebuah proses

Pemrosesan komputer

Keputusan

(tahap

Operasi manual

pembuatan keputusan)
Catatan penjelas atau
keterangan tambahan

Database

Pita magnetik
File dokumen kertas
Jurnal atau buku besar

Tipe-tipe flowchart
1. Flowchart

dokumen,

mengilustrasikan

aliran

dari

dokumen

dan

data

diantara

area

pertanggungjawaban dalam organisasi.

2. Flowchart pengendalian internal, digunakan untuk menggambarkan, menganalisa, dan
mengevaluasi pengendalian internal termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan dan inefisiensi
suatu sistem.
Petunjuk dalam menyiapkan flowchart
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Pahami sistem
Identifikasi entitas yang akan dibuat flowchart
Atur flowchart dengan benar
Cantumkan label pada semua simbol dengan jelas
Gunakan penghubung apabila halaman kertas tidak cukup
Gambar sketsa kasar terlebih dahulu
Gambar flowchart final.

Flowchart sistem menggambarkan hubungan diantara input, proses, penyimpanan dan output dari sebuah
sistem.
Flowchart program mengilustrasikan urutan operasi logic yang dijalankan oleh komputer dalam
menjalankan suatu program.
D. Business Program Diagram (BPD)
BPD adalah cara visual untuk menggambarkan tahap-tahap atau aktivitas yang berbeda dalam sebuah
proses bisnis. Misalnya, terdapat beberapa aktivitas pada siklus pendapatan, seperti menerima order,
memeriksa kredit pelanggan, memverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengkonfirmasi penerimaan
order dari pelanggan. Demikian juga pada siklus pengeluaran, terdapat beberapa aktivitas. Semua aktivitas

Endy Mulyo Prastyo NIM A31115720 Page 5

Bab 3 System Documentation Techniques

tersebut dapat disajikan dalam BPD untuk memberikan gambaran yang mudah dimengerti bagi pembaca
tentang apa yang ada dalam proses bisnis.
Petunjuk untuk menyiapkan diagram proses bisnis (BPD)
1. Identifikasi dan pahami proses bisnisnya
2. Abaikan hal-hal yang bersifat khusus
3. Tentukan seberapa banyak detail yang harus dimasukkan
4. Atur flowchart dengan baik
5. Masukkan setiap proses bisnis dalam diagram
6. Gambar sketsa kasar terlebih dahulu
7. Gambar BPD final.
Diskusi
Flowchart lebih detail penekanannya sistem, prosedur dan dokumentasinya. Simbol-simbol yang digunakan lebih
banyak.
BPD ingin melihat siapa yang melakukan kegiatan-kegiatan
DFD ingin melihat prosesnya. Penekanannya logika prosesnya.

Endy Mulyo Prastyo NIM A31115720 Page 6