Anda di halaman 1dari 75

PENDAHULUAN

Pelaksanaan pembangunan nasional telah menghasilkan perkembangan yang pesat


dalam kehidupan nasional, khususnya di bidang perekonomian, termasuk bentuk-bentuk dan
praktik penyelenggaraan kegiatan perdagangan internasional. Kegiatan ekspor impor didasari
oleh kondisi bahwa tidak ada suatu negara yang benar-benar mandiri, hal ini dikarenakan
antara satu negara dengan negara yang lain saling membutuhkan (Sutanto 2011).
Begitu pula suatu perusahaan, yang melakukan kegiatan ekspor impor untuk
menunjang proses operasional yang dilakukan sehari-hari. Di dalam perusahaan manufaktur
contohnya, belum tentu semua bahan baku berasal dari pembelian dalam negeri. Ada kalanya
mereka melakukan impor, karena harganya yang lebih murah ataupun karena belum
tersedianya bahan tersebut di dalam negeri. Kemudian setelah melalui proses produksi,
perusahaan akan menjual produknya baik untuk pangsa pasar dalam negeri maupun untuk
diekspor ke luar negeri.
Saat melakukan ekspor impor, pastilah perusahaan menempuh suatu proses yang
disebut dengan customs clearance, yaitu proses administrasi pengiriman dan atau
pengeluaran barang ke atau dari pelabuhan muat atau bongkar yang berhubungan dengan
kepabeanan dan administrasi pemerintahan. Dalam proses ini ada kalanya terdapat hambatanhambatan yang dapat mempengaruhi kelancaran proses pengiriman atau penerimaan barang,
seperti kesalahan dalam membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) maupun
Pemberitahuan Impor Barang (PIB), lamanya pengiriman atau penerimaan original shipping
document, kurangnya koordinasi antara pihak-pihak yang berhubungan dengan kedua
kegiatan ini dan lain sebagainya. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki suatu prosedur
standar yang dapat menjamin kelancaran pengiriman barang yang diekspor dan penerimaan
barang yang diimpor agar tidak timbul hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

Sebuah prosedur standar yang dirancang dengan tepat, tentunya dapat memperlancar
keberlangsungan suatu kegiatan di dalam perusahaan. Kesalahan prosedur dapat terjadi bila
suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik sehingga dapat menimbulkan kecelakaan atau
kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standar, sehingga siapa
sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun dilakukan, langkah-langkahnya tidak berubah.
Langkah-langkah kerja yang tertib ini disebut Standard Operating Procedures (SOP)
(Wakhinuddin 2007).
PT. Unza Vitalis adalah perusahaan manufaktur yang memproduksi produk perawatan
pribadi. Dalam proses produksinya, dibutuhkan bahan pembungkus (packaging material)
berupa botol, sprayer, roll-on dan lain-lain yang berguna untuk mengemas produk yang telah
diproduksi. Bahan pembungkus tersebut diperoleh melalui impor dari berbagai negara, antara
lain Cina, Italia dan Malaysia. Setelah proses produksi selesai, hasil produk seperti parfum,
lotion, lulur dan lain-lain akan dijual di dalam negeri maupun diekspor ke berbagai negara.
Dalam menghandel kegiatan ekspor impor, PT. Unza Vitalis dibantu oleh Perusahaan
Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) dan freight forwarder. Tugas PPJK di sini adalah
menangani masalah kepabeanan di pelabuhan, sedangkan freight forwarder menangani
masalah transportasi barang yang diekspor maupun diimpor.
Bagi PT. Unza Vitalis, aktivitas impor bahan pembungkus merupakan salah satu
aktivitas yang penting. Karena setelah melalui perhitungan, harga barang dan biaya yang
dikeluarkan untuk pembelian secara impor jumlahnya masih lebih kecil jika dibandingkan
dengan harga dan biaya pembelian secara lokal atau dalam negeri. Hal tersebut menyebabkan
perusahaan harus melakukan pembelian impor, walaupun proses untuk mengimpor lebih
rumit jika dibandingkan dengan pembelian dalam negeri. Begitu pula dengan ekspor yang
sama pentingnya, karena dengan melakukan ekspor berarti menunjukkan bahwa produk

buatan perusahaan laku di pasar luar negeri sehingga memperluas pangsa pasar penjualan
produk.
Selama ini prosedur ekspor impor hanya dilakukan berdasarkan pengalaman, karena
PT. Unza Vitalis belum memiliki SOP secara tertulis. Karena belum memiliki SOP, tak
jarang perusahaan melakukan kesalahan-kesalahan yang sebenarnya dapat dihindari saat
menangani aktivitas ekspor impor. Untuk aktivitas impor, misalnya karyawan melakukan
kesalahan dalam pembuatan dokumen impor dan perhitungan pajak impor, sehingga proses
impor mejadi terhambat dan perusahaan terkena denda atas kesalahan perhitungan pajak.
Sedangkan untuk aktivitas ekspor, kesalahan dapat terjadi karena beragamnya persyaratan
khusus di masing-masing negara tujuan. Kesalahan ini, tentu saja dapat mempengaruhi
kelancaran proses pengiriman ekspor barang. Jika pengiriman barang terlambat, pembeli akan
kecewa dan hal ini dapat mempengaruhi reputasi perusahaan di masa mendatang. Selain halhal tersebut di atas, tidak adanya SOP sering menimbulkan kesulitan bagi karyawan, terutama
karyawan baru ketika mereka mulai bekerja karena tidak memiliki pedoman baku secara
tertulis.
Aktivitas ekspor impor merupakan aktivitas penting yang dilakukan PT. Unza Vitalis.
Oleh karena itu, berdasarkan penjelasan di atas, PT. Unza Vitalis membutuhkan SOP ekspor
impor secara tertulis yang dapat meminimalisir kesalahan yang dapat menghambat proses
ekspor impor tersebut. Apabila perusahaan memiliki SOP, tentunya dapat meminimalisir
kesalahan yang dilakukan oleh karyawan, karena setiap karyawan dapat menjalankan
fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggung
jawabnya. Selain itu fungsi SOP bukan hanya sebagai alat kontrol operasional perusahaan,
namun juga sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka peneliti merumuskan persoalan penelitian
dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: Bagaimana prosedur ekspor impor yang

diterapkan di PT. Unza Vitalis? Apa kelemahan yang terdapat pada prosedur ekspor impor di
PT. Unza Vitalis? Bagaimana desain SOP ekspor impor yang tepat bagi PT. Unza Vitalis?
Oleh karena itu peneliti tertarik untuk mendesain SOP ekspor impor agar dapat
menjadi masukan atau rekomendasi atas kelemahan-kelemahan yang ada pada prosedur
sebelumnya sehingga prosedur ekspor impor akan berjalan lebih efisien sesuai dengan
peraturan yang berlaku. Dengan SOP yang baik tentunya dapat meminimalisir kesalahan dan
kerugian yang mungkin terjadi.

LANDASAN TEORI
Impor
Menurut Amir (2001), impor adalah memasukkan barang-barang dari luar negeri
sesuai dengan ketentuan pemerintah ke dalam peredaran dalam masyarakat yang dibayar
dengan valas. Proses impor umumnya adalah tindakan memasukan barang atau komoditas
dari negara lain ke dalam negeri. Masuknya barang impor tersebut menggunakan pengangkut
yang didefinisikan sebagai orang, kuasanya, atau yang bertanggung jawab atas pengoperasian
sarana pengangkut yang mengangkut barang dan/atau orang. Sedangkan menurut UndangUndang Nomor 17 Tahun 2006, impor adalah kegiatan memasukkan barang ke dalam daerah
pabean.
Ekspor
Ekspor adalah penjualan barang ke luar negeri dengan menggunakan sistem
pembayaran, kualitas, kuantitas dan syarat penjualan lainnya yang telah disetujui oleh pihak
eksportir dan importir. Proses ekspor pada umumnya adalah tindakan untuk mengeluarkan
barang atau komoditas dari dalam negeri untuk memasukannya ke negara lain. Sedangkan
menurut UU No. 17 Tahun 2006 tentang Kepabeanan, ekspor adalah kegiatan megeluarkan
barang dari daerah pabean.

Dokumen Ekspor Impor


Dokumen ekspor impor merupakan hal yang mutlak yang harus disiapkan dalam
melakukan prosedur ekspor maupun impor. pasalnya dokumen-dokumen ini berfungsi
sebagai surat jalan keluar masuknya barang dari satu Negara ke Negara lainnya. Pada
dasarnya dokumen impor tidak jauh berbeda dengan dokumen ekspor. Dokumen yang
diperlukan dalam impor yaitu: Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of
Origin (COO), Pemberitahuan Impor Barang (PIB), Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak
(SSPCP) dan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB). Sedangkan dokumen yang
diperlukan dalam ekspor yaitu: Shipping Instruction, Invoice, Packing List, Bill of Lading
(B/L), Certificate of Origin (COO), Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), dan Nota
Pelayanan Ekspor (NPE).
Dokumen yang pertama yaitu invoice. Menurut Susilo (2013) invoice adalah dokumen
atau surat tagihan yang diterbitkan oleh eksportir dan ditujukan kepada importir. Invoice ini
umumnya berisi tentang jumlah barang, perhitungan pembayaran, harga satuan, harga total.
Dokumen selanjutnya yaitu packing list adalah dokumen yang diterbitkan oleh setiap
eksportir setiap kali akan ekspor yang merupakan daftar perincian barang-barang yang
dipakai mengenai jenis dan jumlah satuan dari barang yang terdapat dalam tiap peti atau total
keseluruhannya sama dengan yang terdapat dalam invoice. Data-data packing list inilah yang
akan di muat pada B/L (Hutabarat 1997).
Kemudian Bill Of Lading atau sering disingkat B/L adalah tanda terima barang yang
telah dimuat di dalam kapal laut, yang juga merupakan documents of title yang berarti
sebagai bukti atas pemilikan barang, dan disamping itu merupakan bukti dari adanya
perjanjian pengangkutan barang-barang melalui laut. B/L merupakan dokumen pengapalan
yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan (Hutabarat 1997).
Dokumen ini diterbitkan oleh shipping line/freight forwarder untuk setiap pengiriman

barang. Lalu Certificate of Origin (COO) menurut Hutabarat (1997), merupakan surat
pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang yang ditandatangani untuk
membuktikan/menerangkan negara asal suatu barang. COO yang sah dikeluarkan oleh pihak
berwenang (pemerintah). Misalnya jika sebuah meja kayu jati dibuat di Indonesia tetapi
dikapalkan di Malaysia, pada COO harus dicantumkan nama Indonesia, bukan Malaysia.
Berikutnya Pemberitahuan Impor Barang (PIB), merupakan dokumen pabean dalam
hal mengimpor barang. Gunanya untuk memberitakan pelaksanaan kegiatan impor barang
tersebut. PIB ditulis oleh pihak importir untuk kemudian diajukan ke Kantor Bea Cukai di
pelabuhan, sebagai salah satu syarat impor barang. Sedangkan Pemberitahuan Ekspor Barang
(PEB) merupakan dokumen pabean yang berupa formulir yang harus diisi oleh pemberitahu
secara lengkap dan benar data-data atas barang ekspor yang dipersyaratkan bagi pengapalan
barang ekspor (Amir 2001).
Dokumen selanjutnya yaitu Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP), adalah
formulir yang digunakan oleh WP atau subjek pajak untuk melakukan penyetoran pungutan
serta pajak-pajak dalam rangka impor seperti: cukai, bea masuk, PPN/PPn-BM, PPh Pasal 22
impor, dan lain sebagainya. Kemudian Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) adalah
pemberitahuan yang diterbitkan oleh kantor pabean tentang persetujuan pengeluaran barang
impor dari kawasan pabean.
Lalu Shipping Instruction merupakan dokumen yang dibuat oleh eksportir kepada
perusahaan pelayaran yang berisi booking ruang pengkapalan (Amir 2001). Dan dokumen
yang terakhir yaitu Nota Pelayanan Ekspor (NPE) adalah nota yang diterbitkan oleh Pejabat
Pemeriksa Dokumen Ekspor atau Sistem Komputer Pelayanan atas Pemberitahuan Ekspor
Barang (PEB) yang disampaikan, untuk melindungi pemasukan barang yang akan diekspor
ke Kawasan Pabean dan/atau pemuatannya ke sarana pengangkut.

Prosedur
Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001) adalah urutan kritikel, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, disusun untuk menjamin
penanganan secara seragam terhadap perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan
menurut Susanto (2007), prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan
secara berulang-ulang dengan bersama-sama.
Standard Operating Procedures (SOP)
Menurut Atmoko (2011), Standard Operating Procedures merupakan gambaran
langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam
pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan. SOP sebagai suatu dokumen/instrument
memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisien
berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi
membentuk sistem

kerja dan aliran kerja

yang teratur,

sistematis,

dan dapat

dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai


dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan
kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian
pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses
kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar satuan kerja.
Peran dan Manfaat Standard Operating Procedures (SOP)
Secara umum Standard Operating Procedures (SOP) mempunyai peran untuk
memberikan acuan tentang semua kegiatan-kegiatan yang dijalankan dalam organisasi secara
efektif sehingga dapat membantu organisasi mencapai tujuan-tujuannya, baik jangka pendek
ataupun jangka panjang. Tambunan (2011) menyatakan secara rinci peran dan manfaat SOP
yaitu:

1. Menjadi pedoman kebijakan yang menjadi dasar dari semua kegiatan-kegiatan


organisasi, operasional dan administratif.
2. Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi, baik operasional maupun
administratif.
3. Menjadi pedoman validasi langkah-langkah kegiatan dalam organisasi.
4. Menjadi pedoman penggunaan formulir, dokumen, blanko dan laporan-laporan
yang terkait dengan kegiatan-kegiatan dalam organisasi.
5. Menjadi pedoman penilaian efektivitas kegiatan organisasi.
6. Menjadi pedoman pengintegrasian kegiatan-kegiatan dalam organisasi, yaitu
dalam konteks mencapai tujuan organisasi.
Tahap Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)
Tahap penting dalam penyusunan SOP menurut Atmoko (2011) yaitu:
1. Analisis sistem dan prosedur kerja
Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasi fungsi-fungsi
utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam
melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau
unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa,
sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak
secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang
prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani
pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.
2. Analisis tugas
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang
mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas
diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas

diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan,


syarat pekerja dan tanggung jawab pekerja. Melalui analisa tugas ini tugas-tugas
dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya
ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan SOP yaitu membuat
penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan
hubungan kerja dengan sistematis.
3. Analisis prosedur kerja
Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkahlangkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut
dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan
siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih
dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan
pekerjaan. Dengan demikian prosedur prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai
serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik
untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting. Analisa terhadap
prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flowchart) dari aktivitas
organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan
organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk
prosedur-prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas
itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.
Bagian-bagian Standard Operating Procedures (SOP)
Menurut Tambunan (2011), bagian-bagian Standard Operating Procedures (SOP)
terdiri dari:
1. Headings (Kepala Judul)

Headings atau kepala judul merupakan format tampilan standar yang ditetapkan
oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting bagi suatu
Standard Operating Procedures. Headings ini terletak di bagian atas setiap
halaman prosedur, yang menjadi tempat bagi informasi tentang isi halaman
prosedur yang bersangkutan.
2. Penjelasan Terkait Isi Prosedur
Penjelasan yang terkait isi prosedur ada sembilan butir. Pilihan butir-butir
penjelasan prosedur harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi.
Sembilan butir standar penjelasan terkait isi prosedur adalah:
a. Tujuan prosedur
b. Penjelasan singkat tentang prosedur
c. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur
d. Teknik yang digunakan
e. Pihak terlibat
f. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan
g. Laporan-laporan yang dihasilkan
h. Kaitan dengan prosedur lain
i. Lampiran-lampiran
3. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur
Peraturan dan kebijakan-kebijakan eksternal yang disajikan adalah yang memiliki
pengaruh terhadap Standard Operating Procedures, yang apabila diabaikan akan
mengurangi efektivitas prosedur.
4.

Isi Prosedur
Apa yang digambarkan dalam isi prosedur harus dapat dicerna dengan mudah oleh
pengguna dengan menggunakan teknik simbol yang benar. Efektivitas suatu

10

prosedur diukur berdasarkan kemanfaatannya dalam penerapan, serta bagaimana


prosedur yang bersangkutan ditangkap secara sama makna dan maksudnya oleh
setiap pembacanya.
5. Lampiran-lampiran
Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedures lebih tepat disajikan
tersendiri dalam bagian akhir. Bagian ini menyajikan format nyata formulir,
blanko, dokumen, laporan dan juga kutipan-kutipan peraturan dan kebijakan yang
terkait dengan Standard Operating Procedures yang bersangkutan.

METODE PENELITIAN
Jenis Penelitian
Penelitian ini termasuk penelitian kualitatif deskriptif. Peneliti menggunakan
pendekatan kualitatif deskriptif karena permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini
tidak berkenaan dengan angka-angka tetapi lebih kepada mendeskripsikan, menguraikan,
menganalisis, serta mendesain prosedur ekspor impor yang dilakukan PT. Unza Vitalis.
Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan
Satuan analisis dan satuan pengamatan dalam penelitian ini adalah prosedur ekspor
impor, dan objek penelitiannya adalah PT. Unza Vitalis.
Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data
primer diperoleh melalui wawancara dengan Kepala Departemen Eksim (ekspor-impor) PT.
Unza Vitalis tentang bagaimana proses bisnis perusahaan, struktur organisasi perusahaan, job
description pihak-pihak yang terlibat, penerapan prosedur ekspor dan impor di perusahaan,
serta informasi-informasi lainnya yang berkaitan dengan prosedur tersebut. Selain itu, data
primer juga diperoleh melalui observasi terhadap kegiatan ekspor maupun impor barang.

11

Sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen ekspor dan impor berupa
Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of Origin (COO), dan lain sebagainya.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan peneliti adalah observasi dan wawancara.
Melakukan observasi selama lima bulan dengan pengamatan secara cermat dan teliti terhadap
dokumen yang berkaitan dengan prosedur ekspor impor. Sedangkan wawancara dilakukan
melalui tanya jawab dengan Kepala Departemen Eksim (ekspor-impor) PT. Unza Vitalis.
Langkah Analisis
Langkah-langkah analisis yang dilakukan dalam penelitian di PT. Unza Vitalis adalah:
1. Analisis sistem dan prosedur kerja
Melakukan analisis fungsi-fungsi utama yang terkait, dokumen-dokumen yang
digunakan serta prosedur untuk menjalankan kegiatan eskpor impor.
2. Analisis tugas
Melakukan analisis terhadap tugas-tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh
karyawan serta kelemahan-kelemahan yang terdapat di dalam prosedur.
3. Analisis prosedur kerja
Mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehingga
menghasilkan suatu diagram alur (flowchart).

ANALISIS DATA
Profil Singkat Perusahaan
PT. Unza Vitalis yang awal mulanya bernama PT. Kosmetika Alam Persada berdiri
sejak tahun 1986. Perusahaan ini memproduksi produk perawatan pribadi seperti lotion,
deodorant, lulur dan lain-lain dengan nama Vitalis sebagai brand produknya. Kemudian pada
tahun 2004 perusahaan bergabung dengan Unza Holding Group sehingga berganti nama

12

menjadi PT. Unza Vitalis. Di tahun 2007, PT. Unza Vitalis diakusisi oleh Wipro Limited
yang berkantor pusat di Bangalore, India. Dengan adanya akuisisi ini, PT. Unza Vitalis juga
dikenal dengan nama PT. Wipro Unza Vitalis Indonesia.
PT. Unza Vitalis berkantor pusat di Graha UV, Komplek Industri dan Pergudangan
Semanan Megah Kav.22, Jl. Daan Mogot KM.17.5 No. 22 Jakarta Barat, sedangkan untuk
unit produksi berlokasi di Jl, Soekarno Hatta Km.5.5 DK Brajan Salatiga Jawa Tengah.
Departemen Eksim merupakan salah satu departemen yang ada di PT. Unza Vitalis.
Tugas departemen ini terbagi menjadi dua yaitu yang terkait dengan kegiatan impor bahan
pembungkus dan kegiatan ekspor produk jadi.
Bahan pembungkus dari produk-produk PT. Unza Vitalis diimpor dari berbagai
negara. Berikut adalah daftar nama pemasok bahan pembungkus beserta negara asalnya:
Tabel 1
Daftar Pemasok Bahan Pembungkus
NO

SUPPLIER NAME

MATERIAL

PORT OF LOADING

COUNTRY OF
ORIGIN

Agleam

Glass bottle

Shekou

China

Euro Asia

Majesty

Cap roll-on

Zhongsan

China

Sprayer caps

Zhongsan

China

Ningbo

Inner box

Ningbo

China

Sanjing

Roll-on ball

Shanghai

China

Sanyuan

Sprayer caps

Shenzen

China

Shaoxing

Inner box

Shanghai

China

Taixing

Actuator

Shanghai

China

Coaster

Sprayer caps

Genoa

Italy

10

Chung Chemical

Talc

Portklang

Malaysia

11

Helio

Bottle talc

Portklang

Malaysia

12

Kinta

Bottle HBL

Portklang

Malaysia

13

Yelian

Bottle talc

Portklang

Malaysia

14

Wellgrow

Glass bottle

Laem Chabang

Thailand

15

Chantuan

Caps

Hochimin

Vietnam

16

Vetnam KK

Roll-on ball

Hochimin

Vietnam

Sumber: PT. Unza Vitalis Salatiga

13

Sedangkan produk PT. Unza Vitalis diekspor ke tiga kelompok yaitu Wipro
Manufacturing Services SDN BHD, Wipro Unza Middle East Limited, Wipro Unza Overseas
Limited. Berikut ini adalah daftar nama pembeli beserta negara tujuan export:
Tabel 2
Daftar Pembeli Produk
NO

CUSTOMER

PORT OF
DELIVERY
Portklang

COUNTRY

Wipro Manufacturing Services Sdn. Bhd

Malaysia

Wipro Unza Thailand LTD

Bangkok

Thailand

Wipro Unza Vietnam CO, LTD

Hochimin

Vietnam

Safari Trading Est

Doha

Qatar

New Medical Centre Health Care LLC

Jabar Ali

Uni Arab Emirates

Wipro Unza Singapore PTE, LTD

Singapore

Singapore

Ste Radiance Cosmetique SPRL

Matadi

Republik Democratic of Congo

Far East Limited

Apapa

Nigeria

Kandeel Industry and Trade

Port Said

Egypt

10

Al Aujan Trade

Bahrein

Bahrain

Sumber: PT. Unza Vitalis Salatiga

Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal bagaimana organisasi
dikelola. Sehingga struktur organisasi dapat mununjukkan kerangka dan susunan perwujudan
pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi, yang
menjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi. Dengan demikian dalam struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau kebijakan.

14

Chief Executive Officer

Head of Operation

Manajer Perencanaan,
Pembelian, dan Eksim

Manajer Produksi

Departemen
Produksi

Manajer Logistic

Manajer Quality
Control

Departemen
Logistic

Departemen
Perencanaan

Departemen
Pembelian

Departemen
Eksim

Gambar 1
Struktur organisasi PT. Unza Vitalis Salatiga
Sumber: PT. Unza Vitalis Salatiga

PROSEDUR EKSPOR PT.UNZA VITALIS


Job Description Departemen Eksim untuk Prosedur Ekspor
Dalam kegiatan ekspor, Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom
clearance akan produk jadi yang diekspor. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab
Departemen Eksim untuk kegiatan ekspor:
-

Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan


kegiatan ekspor.

Melakukan perencanaan aktivitas dibagian ekspor.

Membuat perencanaan pemesanan container dan trucking.

Membuat perencanaan jadwal muat sesuai dengan prioritas jadwal closing kapal
dan kesiapan barang jadi.
15

Membuat perencanaan tentang seleksi forwarding company terhadap vendor

yang

sedang berjalan maupun yang akan berjalan.


-

Membuat jadwal perencanaan shipment sesuai dengan konfirmasi approval dari


pembeli.

Membuat dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan

Mengontrol pengiriman paket melalui online tracking untuk memastikan bahwa


barang atau dokumen sampai ditangan penerima.

Melakukan pengawasan terhadap arus shipping document.

Proses Ekspor
Departemen Eksim akan menerima pesanan pembelian dari luar negeri dan kemudian
memberitahukan ke Departemen Perencanaan terkait pesanan pembelian tersebut. atas
pesanan-pesanan yang ada, Departemen Perencanaan akan melakukan runing Material
Requirement Planning (MRP) guna menentukan berapa bahan baku yang dibutuhkan untuk
produksi. Kemudian akan diketahui berapa jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan
Departemen Perencanaan akan menginformasikannya ke Departemen Pembelian untuk
selanjutnya dilakukan pemesanan bahan baku ke pemasok. Setelah bahan baku tiba, proses
produksi akan dilakukan sehingga menghasilkan produk jadi. Produk jadi tersebut
selanjutnya akan disimpan di dalam gudang yang berada di bawah kendali Departemen
Logistik. Saat produk sudah jadi, Departemen Eksim akan mengirimkan packing list ke
Departemen Logistik, agar Departemen Logistik dapat menyiapkan barang-barang pesanan
pembeli yang akan segera dikirim. Bersamaan dengan hal ini, Departemen Eksim juga akan
membuat draft shipping instruction, invoice dan packing list yang akan dikirimkan ke PPJK.
Selain mengirim dokumen tersebut, Departemen Eksim juga menginformasikan PPJK untuk
memesan kontainer yang sesuai dengan kuantitas poduk yang akan dikirim. Setelah PPJK

16

mendapatkan kontainer yang sesuai, PPJK akan menginformasikannya ke Departemen Eksim


dan kontainer tersebut akan dikirim ke gudang PT. Unza Vitalis Salatiga untuk proses
stuffing. Di lain pihak, Departemen Eksim juga membuat shipping instruction, invoice dan
packing list final yang akan digunakan untuk membuat PEB di dalam sistem EDI agar
perusahaan mendapatkan Nota Pelayanan Ekspor (NPE).
Setelah mendapatkan NPE dan barang telah selesai dimuat di dalam kontainer,
kontainer akan segera dikirim ke pelabuhan muat. Bersamaan dengan keberangkatan
kontainer, PPJK akan membuat Bill of Lading yang kemudian dikirim ke Departemen Eksim
terlebih dahulu untuk dicek kebenarannya. Saat barang siap dikirim, eksim menyiapkan
original document final yang diperlukan seperti invoice, insurance, packing list, COO dan
Bill of Lading untuk dikirimkan ke pembeli sehingga pembeli bisa mengambil barang yang
dipesan saat tiba di pelabuhan nanti dan juga sebagai lampiran tagihan yang harus dibayar
oleh pembeli ke PT. Unza Vitalis. Selain dikirimkan ke pembeli, original document tersebut
akan digunakan Departemen Eksim untuk membuat pengajuan pembayaran payment request
ke departemen financing untuk pembayaran custom clearance export.

Dokumen dan Laporan dalam Prosedur Ekspor


a.

Invoice: merupakan nota perhitungan yang dibuat oleh pihak eksportir yang
berisikan seperti jenis barang, jumlah barang, harga barang dan total yang harus
dibayarkan oleh importir.

b.

Packing List: merupakan dokumen yang berisikan tentang jenis yang dipacking
oleh pihak eksportir untuk segera dikirim ke importir.

c.

Bill of Lading (B/L): merupakan dokumen pengapalan yang dibuat oleh pihak
shipping line sebagai bukti atas kepemilikan barang.

17

d.

Certificate of Origin (COO): merupakan dokumen yang digunakan untuk


menerangkan tentang asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh departemen
perdagangan setempat.

e.

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB): adalah dokumen pabean yang dibuat oleh
pihak eksportir yang digunakan untuk memberitahukan pelaksanaan ekspor
barang.

f.

Nota Pelayanan Ekspor (NPE): adalah nota yang diterbitkan oleh Pejabat
Pemeriksa

Dokumen

Ekspor

atau

Sistem

Komputer

Pelayanan

atas

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) yang disampaikan, untuk melindungi


pemasukan barang yang akan diekspor ke Kawasan Pabean dan/atau
pemuatannya ke sarana pengangkut.

Pihak Terkait dalam Prosedur Ekspor


Pihak yang terlibat dalam prosedur ini terbagi menjadi dua yaitu pihak internal yang
merupakan pihak PT. Unza Vitalis dan pihak eksternal yang selain pihak PT. Unza Vitalis.
1.

Pihak Internal
a.

Departemen Perencanaan
Bertanggung jawab atas segala bentuk perencanaan dalam proses produksi
PT. Unza Vitalis, seperti:
-

Menyusun dan menetapkan rencana jadwal proses produksi.

Menghitung kebutuhan bahan baku dan bahan pembungkus yang akan


digunakan dalam proses produksi.

Menentukan jadwal pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus.

Berkoordinasi dengan Departemen Pembelian terkait pemesanan bahan


baku dan bahan pembungkus.

18

Memonitoring realisasi pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus


serta jadwal produksi yang sudah ditentukan sebelumnya.

b.

Departemen Pembelian
Bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku dan bahan pembungkus yang
digunakan untuk proses produksi maupun pengadaan kebutuhan kantor yang
tidak ada hubungannya dengan proses produksi. Berikut rincian tugas dan
tanggung jawab Departemen Pembelian:
-

Memenuhi kebutuhan permintaan bahan baku dan bahan pembungkus


untuk proses produksi.

Mencari dan memilih supplier bahan baku dan bahan pembungkus.

Membuat dan mengirimkan purchase order ke pemasok.

Berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan proses pembelian


bahan baku dan bahan pembungkus.

c.

Departemen Produksi
Bertanggungjawab atas aktivitas produksi segala produk yang dihasilkan
perusahaan. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Produksi:
-

Mengatur waktu pekerjaan agar sesuai dengan waktu pengiriman.

Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja


kepada setiap seksi di bawahnya untuk menjamin terlaksananya
kesinambungan dalam proses produksi.

Memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil


produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang ditetapkan.

Bertanggung jawab atas pengendalian bahan baku dan efisiensi


penggunaan tenaga kerja, mesin, dan peralatan.

19

Memberikan harga produksi untuk kepentingan marketing dalam


membuat harga jual.

d.

Departemen Logistik
Bertanggungjawab untuk mengkoordinir dan menjaga persediaan barang
yang tersimpan di gudang. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab
Departemen Logistik:
-

Melaksanakan tata administrasi penerimaan dan pengeluaran barang dari


dan ke gudang sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang ditetapkan.

Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan Departemen Eksim untuk


dikirim.

2.

Mempacking barang - barang yang akan dikirim dengan benar.

Mengamankan barang dan menjaga kebersihan gudang

Pihak Eksternal
a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) yang membantu perusahaan
mengurus masalah kepabeanan di bea cukai.
b. Freight forwarder yang membantu perusahaan untuk menangani masalah
keagenan pelayaran dibidang transportasi dan pengapalan, terkait dengan
barang yang diimpor maupun diekspor.

Flowchart
Berikut merupakan flowchart prosedur ekspor di PT. Unza Vitalis.

20

Standard Operating Procedures Ekspor


Departemen
Logistik

Departemen Eksim
Membuat draft
packing list,
shipping
instruction dan
invoice

Draft
packing list
Draft
packing list

Perusahaan Pengurusan Jasa


Kepabeanan

Draft
shipping
instruction

Draft
shipping
instruction

Draft
packing list

Draft
invoice

Draft
invoice
Menyiapkan
barangbarang yang
dipesan

Mengirimkan packing
list ke dep logistik
serta mengirimkan
packing list, shipping
instruction dan invoice
ke PPJK via email

Mencari dan
memesan
kontainer
yang sesuai
Tidak

Sesuai / tidak

Draft
packing list

Draft
shipping
instruction

Sesuai

Draft
invoice

stuffing

Menginformasikan ke
departemen eksm
dan mengirimkan
kontainer ke gudang
PT. Unza Vitalis
untuk stuffing

1
Membuat packing
list, shipping
instruction dan
invoice final
Dikirim ke
pelabuhan

Packing list

Shipping
instruction

invoice

Membuat PEB dan


mengirimkannya
ke bea cukai

Nota pelayanan
ekspor

Gambar 2
Prosedur Ekspor PT. Unza Vitalis

21

Gambar 2 (Lanjutan)
Prosedur Ekspor PT. Unza Vitalis

Pembahasan atas Prosedur Ekspor


Prosedur ekspor di PT. Unza Vitalis sudah berjalan dengan cukup baik, walaupun
belum memiliki SOP ekspor secara tertulis. Penanganan ekspor selama ini hanya didasarkan
22

atas pengalaman karyawan saja. Hanya saja karena belum memiliki SOP, karyawan masih
sering melakukan beberapa kesalahan yang dapat menghambat kelancaran kegiatan ekspor.
Lebih lanjut lagi jika terjadi pergantian karyawan di dalam Departemen Eksim, tentunya akan
menghambat kinerja karyawan baru karena tidak memiliki panduan tertulis tentang prosedur
ekspor.
Setelah melakukan analisis terhadap prosedur ekspor yang dilakukan PT. Unza
Vitalis, ditemukan beberapa kelemahan dalam prosedur ekspor. Kelemahan yang pertama
yaitu belum adanya instruksi kerja pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang. Selama ini
pengecekan PEB hanya dilakukan sekilas dan berdasarkan kebiasaan karyawan saja, tanpa
adanya pedoman tertentu tentang hal-hal apa saja yang krusial untuk dicek. Oleh karena itu
walaupun sudah dilakukan pengecekan, karyawan bisa saja tetap melakukan kesalahan
karena lalai untuk mengecek poin-poin tertentu. Jika terdapat kesalahan dalam PEB, biasanya
PEB tersebut akan direject oleh sistem Electronic Data Interchange (EDI) sehingga akan
memperpanjang waktu pengurusan ekspor karena harus mengulang membuat PEB lagi dan
mencari dulu dimana letak kesalahannya. Selanjutnya kelemahan yang kedua adalah belum
adanya Laporan Trend Penjualan Ekspor. Walaupun setiap bulan sudah membuat laporan
tentang adanya kegiatan ekspor, tetapi perusahaan belum membuat Laporan Trend Penjualan
Ekspor yang berisikan mengenai kuantitas penjualan tiap brand untuk tiap bulannya serta
produk apa saja yang paling laris ataupun kurang penjualannya. Karena tidak adanya laporan
ini, perusahaan mengalami kesulitan dalam melihat trend penjualan produk yang akurat dan
target penjualan yang hendak dicapai di masa mendatang sehingga terjadi keadaan over stock
ataupun out of stock. Saat mengalami over stock, perusahaan akan mengeluarkan biaya
gudang yang lebih banyak dari biasanya. Biaya gudang tersebut antara lain terdiri dari biaya
penyimpanan, biaya pemeliharaan, biaya kerusakan, biaya asuransi dan biaya modal yang
tertanam dalam persediaan. Sedangkan saat mengalami out of stock, perusahaan akan

23

mengalami kesulitan jika sewaktu-waktu terdapat pesanan mendadak dari pembeli. Tentunya
over stock maupun out of stock ini dapat merugikan perusahaan, karena perusahaan
mengeluarkan biaya gudang tambahan serta melewatkan kesempatan untuk menjual
produknya. Berikut disajikan secara ringkas kelemahan prosedur ekspor:
Tabel 3
Kelemahan Prosedur Ekspor
Pelaksanaan
Belum ada instruksi kerja
pengecekan PEB
Belum ada Laporan
Penjualan Ekspor

Trend

Kelemahan
PEB
direject
oleh
sistem
Electronic Data Interchange (EDI)
Kesulitan melihat trend penjualan
produk dan target penjualan di
masa mendatang

Akibat
Waktu pengurusan ekspor lebih
panjang
Over stock ataupun out of stock

Dengan pembuatan Standard Operating Procedures ekspor tentunya akan melengkapi


prosedur yang sudah dilakukan oleh Departemen Eksim sehingga karyawan mengetahui
secara jelas apa saja yang harus dilakukan. Selanjutnya berdasarkan uraian kelemahan pada
bagian sebelumnya, rekomendasi perbaikan adalah pembuatan Laporan Trend Penjualan
Ekspor. Laporan ini dibuat setiap tahun sekali dan berisikan kuantitas penjualan tiap brand
untuk tiap bulannya. Untuk memudahkan pembuatan Laporan Trend Penjualan Ekspor, setiap
bulan Departemen Eksim mengisi Form Penjualan Ekspor yang berisikan kuantitas penjualan
tiap brand untuk tiap kelompok pembeli yang membeli produk perusahaan. Kemudian atas
laporan bulanan tersebut, setiap tahun akan dirangkum menjadi satu di dalam Laporan
Penjualan Ekspor. Barulah dibuat Laporan Trend Penjualan Ekspor yang menggambarkan
grafik trend penjualan ekspor sehingga memudahkan perusahaan untuk melihat produkproduk apa saja yang paling sering dipesan pembeli. Dengan adanya laporan-laporan
tersebut, dapat memudahkan perusahaan untuk mengetahui trend penjualan produk dan target
penjulan yang akan dicapai di masa mendatang. Selain itu dapat ditambahkan pula service
level percentage yang dapat menjadi indikator keberhasilan perusahaan dalam memenuhi
pesanan pembeli sehingga bisa juga sebagai alat evaluasi kinerja perusahaan. Berikut
disajikan secara ringkas, perbaikan prosedur ekspor:
24

Tabel 4
Perbaikan Prosedur Ekspor
Kelemahan
PEB direject oleh sistem Electronic Data
Interchange (EDI)
Kesulitan melihat trend penjualan produk dan target
penjualan di masa mendatang

Perbaikan
Pembuatan instruksi kerja pengecekan PEB (lihat
lampiran 9)
Membuat Laporan Trend Penjualan Ekspor, yang
menunjukkan tingkat penjualan tertinggi,
terendah dan rata-rata untuk masing-masing
penjualan (lihat lampiran 8)

Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Ekspor


Berdasarkan prosedur yang berlaku dan dengan mempertimbangkan usulan perbaikan,
maka disusun Standard Operating Procedures (SOP) dengan menggunakan teknik campuran
yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). SOP ini disajikan
dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas, spasi single, disajikan dengan bingkai
halaman. Berikut susunan isi pedoman:
1.

Tujuan prosedur

2.

Penjelasan singkat tentang prosedur

3.

Peraturan dan kebijakan terkait prosedur

4.

Teknik yang digunakan

5.

Pihak terlibat

6.

Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan

7.

Laporan-laporan yang dihasilkan

8.

Kaitan dengan prosedur lain

9.

Lampiran-lampiran

10. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur


11. Isi prosedur

25

PT. UNZA VITALIS


Prosedur Ekspor
Departemen Eksim
I.

II.

III.

IV.

V.

VI.

VII.

Terbit:
Disusun:
Yunita Damastuti
Disetujui:
Andi Surya Saputra

Tujuan prosedur
Tujuan pembuatan standard operating procedures ekspor adalah:
1. Menstandarisasi pekerjaan yang dilakukan karyawan.
2. Menjamin terlaksananya kegiatan ekspor secara efektif dan efisien sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
3. Meminimalisir kesalahan dan kerugian yang mungkin dilakukan.
4. Sebagai alat kontrol operasional perusahaan.
5. Sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan.
Penjelasan singkat tentang prosedur
Prosedur ini adalah sebagai pedoman kegiatan ekspor produk-produk PT. Unza Vitalis.
Setiap kegiatan ekspor harus melewati prosedur ini, karena jika tidak maka dianggap
tidak sah.
Peraturan dan kebijakan terkait prosedur
1. PT. Unza Vitalis berkomitmen untuk menjaga hasil produksi yang tepat mutu, tepat
waktu dan tepat jumlah dengan tetap mengutamakan keselamatan karyawan dan
proses produksinya.
2. Penunjukkan Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan yang membantu PT. Unza
Vitalis, harus didasari oleh surat kuasa yang sah.
Teknik yang digunakan
Teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating Procedures kegiatan
impor adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan
arus (flowchart).
Pihak terlibat
1. Pihak internal
a. Departemen Perencanaan
b. Departemen Pembelian
c. Departemen Produksi
d. Departemen Logistik
2. Pihak eksternal
a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK)
b. Freight forwarder
Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan
1. Shipping Instruction
2. Invoice
3. Packing List
4. Bill of Lading (B/L)
5. Certificate of Origin (COO)
6. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
7. Nota Pelayanan Ekspor (NPE)
Laporan-laporan yang dihasilkan
Laporan yang dihasilkan oleh Departemen Eksim adalah Laporan Penjualan Ekspor
dan Laporan Trend Penjualan Ekspor.

26

VIII. Kaitan dengan prosedur lain


Terkait dengan prosedur perencanaan, pembelian, produksi, penyimpanan produk di
gudang dan penerimaan kas.
IX. Lampiran-lampiran
1. Invoice
2. Packing List
3. Certificate of Origin (COO)
4. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
5. Nota Pelayanan Ekspor (NPE)
6. Form Penjualan Ekspor
7. Laporan Penjulan Ekspor
8. Laporan Trend Penjualan Ekspor
9. Instruksi Kerja Pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur
1. Undang-undang No.17 Tahun 2006 tentang Perubahan Undang-Undang No.10
Tahun 1995 tentang Kepabeanan
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 145/PMK.04/2007 tentang Ketentuan
Kepabeanan di Bidang Ekspor
3. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P-40/BC/2008 jo. P06/BC/2009 jo. P-30/BC/2009 jo. P-27/BC/2010 tentang Tata Laksana
Kepabeanan di Bidang Ekspor
4. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P-41/BC/2008 tentang
Pemberitahuan Pabean Ekspor
XI. Isi Prosedur
Job Description
Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom clearance akan produkproduk yang diekspor. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Eksim
untuk kegiatan ekspor:
- Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan
kegiatan ekspor.
- Melakukan perencanaan aktivitas dibagian ekspor.
- Membuat perencanaan pemesanan container dan trucking.
- Membuat perencanaan jadwal muat sesuai dengan prioritas jadwal closing kapal
dan kesiapan barang jadi.
- Membuat perencanaan tentang seleksi forwarding company terhadap vendor
yang sedang berjalan maupun yang akan berjalan.
- Membuat jadwal perencanaan shipment sesuai dengan konfirmasi approval dari
pembeli.
- Membuat dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan
- Mengontrol pengiriman paket melalui online tracking untuk memastikan bahwa
barang atau dokumen sampai ditangan penerima.
- Melakukan pengawasan terhadap arus shipping document.
Prosedur Ekspor
- Flowchart (Lihat gambar)
- Penjelasan Flowchart ( Lihat keterangan gambar)

27

Keterangan:
- Departemen Eksim membuat draft packing list, shipping instruction dan invoice.
Packing list dikirim ke Departemen Logistik. Kemudian packing list, shipping
instruction dan invoice juga dikirimkan ke PPJK.
- Atas dasar packing list, Departemen Logistik menyiapkan barang yang akan dikirim.
- PPJK mencari dan memesan container yang sesuai.
- Departemen Eksim membuat packing list, shipping instruction dan invoice final untuk
dibuatkan PEB.
- Setelah mendapatkan NPE dan proses stuffing selesai, barang akan dikirim.
28

Keterangan:
- PPJK membuat bill of lading, insurance dan certificate of origin untuk kemudan
dikirimkan ke departemen eksim.
- Departemen eksim mengecek dokumen yang dikirimkan oleh PPJK. Jika masih
ada yang salah, dikembalikan ke PPJK untuk revisi. Jika sudah benar,
menyiapkan dokumen invoice, insurance, packing list, certificate of origin dan
bill of lading ke pembeli.
- Membuat dan mengirimkan payment request ke Departemen Financing di kantor
pusat Jakarta untuk membayar jasa PPJK.
- Membuat laporan Service Level atas penjualan ekspor.

29

Lampiran-lampiran
Lampiran 1: Invoice

30

Lampiran 2: Packing List

31

Lampiran 3: Certificate of Origin (COO)

32

Lampiran 4: Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

33

Lampiran 4: PEB (Lanjutan)

34

Lampiran 5: Nota Pelayanan Ekspor (NPE)

35

Lampiran 6: Form Penjualan Ekspor

36

Lampiran 7: Laporan Penjualan Ekspor

37

Lampiran 8: Laporan Trend

kuantitas penjualan (per karton)

LAPORAN TREND PENJUALAN EKSPOR


TAHUN 2013
PT. UNZA VITALIS SALATIGA

5000
4500
4000
3500
3000
2500
2000
1500
1000
500
0

Vitalis
Izzi
Sumber Ayu
Direct
Enchanteur
Doremi
Dashing
Romano

Bulan

Bulan
Januari
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
November
Desember

Highest dan Lowest tiap Bulan


Tertinggi
Terendah
Brand
Kuantitas
Brand
Kuantitas
Sumber Ayu
3002
Direct
121
Sumber Ayu
4444
Romano
144
Enchanteur
4221
Vitalis
101
Enchanteur
4435
Romano
188
Enchanteur
3451
Romano
198
Enchanteur
3425
Romano
196
Enchanteur
3752
Romano
185
Enchanteur
2991
Romano
176
Enchanteur
3002
Romano
156
Enchanteur
3421
Romano
173
Sumber Ayu
4234
Romano
155
Enchanteur
3796
Romano
133

Tidak Ada Pesanan


Vitalis, Doremi
Vitalis, Direct
Direct, Doremi
Vitalis, Direct, Doremi
Vitalis, Direct, Doremi
Doremi
Vitalis, Direct
Vitalis, Direct, Doremi
Direct, Doremi
Vitalis, Direct, Doremi
Vitalis
Vitalis, Direct, Doremi

Highest, Lowest dan Mean tiap Brand Penjualan


Brand
Highest
Lowest
Mean
Vitalis
222
101
175
Izzi
3444
1666
2685
Sumber Ayu
4444
2354
3102
444
121
264
Direct
4435
2432
3448
Enchanteur
999
666
816
Doremi
Dashing
2341
1221
1800
Romano
198
133
168
Salatiga, ..

Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

Karyawan Departemen Eksim

Kepala Departemen Eksim

38

Lampiran 9: Instruksi Kerja Pengecekan PEB


INSTRUKSI KERJA PENGECEKAN PEMBERITAHUAN EKSPOR BARANG
PT. UNZA VITALIS SALATIGA
1.
2.
3.
4.

Cek nama eksportir (shipper), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.


Cek nama importir (consignee) sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
Cek data pengangkutan, sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading.
Cek data pelabuhan muat (port of loading) dan pelabuhan bongkar (port of delivery),
sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading. Jika telah sesuai, lihat kode
pelabuhan apakah sudah benar atau belum.
5. Cek nomor dan tanggal invoice, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
6. Cek Bank Devisa Hasil Ekspor, apakah sudah sesuai dengan bank yang digunakan
oleh perusahaan untuk menyimpan devisa.
7. Cek besarnya freight, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. Freight
merupakan biaya yang dibayarkan ke pihak shipping line atas jasa pengangkutan
barang, dalam kurs dollar.
8. Cek besarnya free on board (FOB), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
FOB merupakan total harga barang yang diekspor sebelum ditambah freight, dalam
kurs dollar.
9. Cek besarnya berat kotor dan berat bersih, sesuaikan dengan yang tercantum di
packing list.
10. Cek kode Harmonized System (Kode HS) barang, apakah sudah benar atau belum.
Kode HS merupakan suatu daftar penggolongan barang yang dibuat secara
sistematis dengan tujuan mempermudah penarifan, transaksi perdagangan,
pengangkutan dan statistik yang telah diperbaiki dari sistem klasifikasi sebelumnya.
Kode HS akan mempengaruhi besarnya tarif bea masuk.
11. Cek besarnya kuantitas barang yang diekspor, sesuaikan dengan yang tercantum di
invoice dan packing list.
Berikut adalah contoh dokumen PEB, yang telah diberi tanda mengenai poin-poin apa
saja yang harus dilakukan pengecekan:

39

importir
eksportir

Data
pengangkutan
No dan
tanggal
invoice

Pelabuhan
muat

Pelabuhan
bongkar

Freight dan
FOB
Bank Devisa
Hasil Ekspor

Berat Kotor
dan Berat
Bersih

40

Kode HS
Kuantitas barang

41

PROSEDUR IMPOR PT. UNZA VITALIS


Job Description Departemen Eksim untuk Prosedur Impor
Dalam prosedur impor, Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom
clearance akan bahan pembungkus yang diimpor. Berikut deskripsi pekerjaan Departemen
Eksim untuk prosedur impor:
-

Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan


kegiatan impor.

Mempersiapkan dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan kegiatan


impor.

Mengontrol shipping document yang dikirimkan oleh pihak pemasok.

Menghitung besarnya pajak impor yang harus dibayarkan.

Menyelesaikan segala urusan yang berhubungan dengan kepabeanan.

Memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok hingga sampai di


gudang.

Proses Impor
Proses impor bahan pembungkus dimulai ketika Departemen Perencanaan
menghitung berapa jumlah bahan yang dibutuhkan untuk produksi. setiap tanggal 25 pada
akhir bulan, Departemen Perencanaan melakukan running Material Requirement Planning
(MRP) sehingga diketahui berapa jumlah bahan pembungkus yang diperlukan untuk produksi
bulan berikutnya. Setelah jumlah yang dibutuhkan diketahui, maka Departemen Perencanaan
akan memberikan purchase requitition (PR) ke Departemen Pembelian. Departemen
Pembelian-lah yang akan menghubungi pihak pemasok serta meminta penawaran harga dan
melakukan purchase order. Setelah terjadi kesepakatan harga, pemasok akan mengirimkan
proforma

invoice.

Atas

dasar

proforma

invoice

inilah

Departemen

Pembelian

42

menginformasikan ke Departemen Eksim bahwa ada aktivitas impor bahan pembungkus. Di


dalam proforma invoice terdapat penjelasan mengenai incoterm apa yang digunakan. Ada
tiga incoterm yang digunakan dalam aktivitas impor bahan pembungkus di PT. Unza Vitalis
yaitu ex-work, free on board, dan cost and freight. Untuk incoterm ex-work dan free on
board, PT. Unza Vitalis harus membuat shipping instructions dan memberikannya ke freight
forwarder terkait transportasi dari gudang pemasok hingga tiba di gudang perusahaan. Untuk
selanjutnya pihak freight forwarder lah yang mengurus sailing schedule barang yang
diimpor. Sedangkan untuk incoterm cost and freight, pihak pemasoklah yang akan mengurus
sailing schedule-nya. Setelah Departemen Eksim mengetahui waktu sailing schedule,
Departemen Eksim akan memfollow up shipping document ke Departemen Pembelian.
Karena atas dasar shipping document tersebut akan dibuatkan pemberitahuan impor barang
(PIB). Dokumen PIB tersebut selanjutnya dibuat dalam dua rangkap, rangkap pertama
dikirimkan ke Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan untuk mengurus masalah
kepabeanan di bea cukai dan rangkap kedua yang masih berupa soft copy bersamaan dengan
request payment akan dikirimkan ke Departemen Financing PT. Unza Vitalis guna proses
pembayaran pajak. Setelah pajak impor dibayarkan dan proses custom clearance selesai,
barulah barang yang diimpor bisa diambil dari pelabuhan dan diantar ke gudang PT. Unza
Vitalis Salatiga.

Dokumen dan Laporan dalam Prosedur Impor


Dokumen yang digunakan di dalam prosedur impor yaitu:
-

Invoice: merupakan nota perhitungan yang dibuat oleh pihak eksportir yang
berisikan seperti jenis barang, jumlah barang, harga barang dan total yang harus
dibayarkan oleh importir.

43

Packing List: merupakan dokumen yang berisikan tentang jenis yang dipacking
oleh pihak eksportir untuk segera dikirim ke importir.

Bill of Lading (B/L): merupakan dokumen pengapalan yang dibuat oleh pihak
shipping line sebagai bukti atas kepemilikan barang.

Certificate of Origin (COO): merupakan dokumen yang digunakan untuk


menerangkan tentang asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh
Departemen Perdagangan setempat.

Pemberitahuan Impor Barang (PIB): merupakan dokumen pabean yang harus


diisi oleh importir secara lengkap dan benar terkait data-data atas barang yang
diimpor.

Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP): merupakan formulir yang digunakan


oleh Wajib Pajak atau subjek pajak untuk melakukan penyetoran pungutan serta
pajak-pajak dalam rangka impor.

Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB): merupakan pemberitahuan yang


diterbitkan oleh kantor pabean tentang persetujuan pengeluaran barang impor dari
kawasan pabean.

Setiap Departemen Eksim selesai melakukan prosedur impor, Departemen Eksim


akan membuat Laporan Impor.

Pihak Terkait dalam Prosedur Impor


Pihak yang terkait dalam prosedur ini terbagi menjadi dua yaitu pihak internal yang
merupakan pihak PT. Unza Vitalis dan pihak eksternal yang selain pihak PT. Unza Vitalis.
1. Pihak Internal
a. Departemen Perencanaan

44

Bertanggung jawab atas segala bentuk perencanaan dalam proses produksi PT.
Unza Vitalis, seperti:
-

Menyusun dan menetapkan rencana jadwal proses produksi.

Menghitung kebutuhan bahan baku dan bahan pembungkus yang akan


digunakan dalam proses produksi.

Menentukan jadwal pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus.

Berkoordinasi dengan Departemen Pembelian terkait pemesanan bahan


baku dan bahan pembungkus.

Memonitoring realisasi pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus


serta jadwal produksi yang sudah ditentukan sebelumnya.

b. Departemen Pembelian
Bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku dan bahan pembungkus yang
digunakan untuk proses produksi maupun pengadaan kebutuhan kantor yang
tidak ada hubungannya dengan proses produksi. Berikut rincian tugas dan
tanggung jawab Departemen Pembelian:
-

Memenuhi kebutuhan permintaan bahan baku dan bahan pembungkus


untuk proses produksi.

Mencari dan memilih supplier bahan baku dan bahan pembungkus.

Membuat dan mengirimkan purchase order ke pemasok.

Berkoordinasi dengan supplier terkait shipping document untuk proses


custom clearance.

Berkoordinasi dengan Departemen Eksim terkait proses custom clearance.

2. Pihak Eksternal
a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) yang membantu perusahaan
mengurus masalah kepabeanan di bea cukai.

45

b. Freight forwarder yang membantu perusahaan untuk menangani masalah


keagenan pelayaran dibidang transportasi dan pengapalan, terkait dengan
barang yang diimpor maupun diekspor.

Flowchart
Berikut merupakan flowchart prosedur ekspor di PT. Unza Vitalis.

Gambar 3
Prosedur Impor PT. Unza Vitalis

46

Gambar 3 (Lanjutan)
Prosedur Impor PT. Unza Vitalis
47

Gambar 3 (Lanjutan)
Prosedur Impor PT. Unza Vitalis

Pembahasan atas Prosedur Impor


Setelah melakukan analisis terhadap prosedur impor yang dilakukan PT. Unza Vitalis,
ditemukan beberapa kelemahan dalam prosedur impor. Kelemahan yang pertama adalah
belum adanya instruksi kerja untuk pengecekan Pemberitahuan Impor Barang (PIB). Sama
seperti PEB, selama ini pengecekan PIB hanya dilakukan sekilas dan berdasarkan kebiasaan
karyawan saja, tanpa adanya pedoman tertentu tentang hal-hal apa saja yang krusial untuk

48

dicek. Oleh karena itu walaupun sudah dilakukan pengecekan, namun karyawan bisa saja
tetap melakukan kesalahan karena lalai. Selain akan direject oleh sistem, hal yang paling
krusial jika terdapat kesalahan dalam PIB adalah jika salah dalam menghitung jumlah pajak
yang akan disetor ke negara atas adanya kegiatan impor tersebut sehingga karyawan harus
mengecek bagian perhitungan ini dengan teliti. Karena jika dilain waktu diadakan audit oleh
negara, dan ternyata perusahaan salah menyetorkan pajak, maka perusahaan akan terkena
denda. Kejadian tersebut pernah dialami oleh perusahaan. Karena salah menyetorkan pajak
atas impor ke negara, perusahaan terkena denda hingga dua milyar rupiah. Kemudian
kelemahan yang kedua adalah lamanya proses pengeluaran barang yang telah tiba di
pelabuhan bongkar karena perusahaan terlambat menerima original shipping document dari
pihak pemasok. Keterlambatan penerimaan original shipping document dari pihak pemasok
akan menghambat kelancaran custom clearance sehingga sering membuat perusahaan
membayar demurrage cost karena juga terlambat mengembalikan kontainer dalam keadaan
kosong ke pihak shipping line. Jika hal ini terus berlanjut, tentunya merugikan bagi
perusahaan karena perusahaan terus mengeluarkan biaya yang seharusnya bisa digunakan
untuk hal lain. Berikut disajikan uraian singkat kelemahan prosedur impor:
Tabel 5
Kelemahan Prosedur Impor
Pelaksanaan
Belum ada instruksi kerja
pengecekan PIB
Terlambat menerima original
shipping document

Kelemahan
Salah menghitung pajak yang
dibayarkan
Proses custom clearance terhambat

Akibat
Membayar denda atas kesalahan
pembayaran pajak
Membayar demurrage cost atas
keterlambatan
pengembalian
kontainer

Berdasarkan uraian kelemahan di atas, berikut merupakan usulan perbaikan untuk


prosedur impor. Perbaikan atas kelemahan yang pertama adalah pembuatan instruksi kerja
pengecekan PIB sehingga karyawan mengetahui dengan jelas poin-poin apa saja yang harus
diperhatikan serta bagaimana menghitung pajak impor yang akan disetorkan ke negara. Poinpoin yang harus diperhatikan adalah nama eksportir (shipper), importir (consignee),
49

pelabuhan muat (port of loading), pelabuhan bongkar (port of delivery), invoice number,
tanggal invoice, FOB, freight, CIF, berat kotor, berat bersih, Kode HS, kuantitas barang yang
diimpor, perhitungan pajak impor yang terdiri dari bea masuk yang bergantung pada kode HS
barang impor, PPh pasal 22 sebesar 2,5% dan PPN sebesar 10%. Kemudian perbaikan atas
kelemahan kedua adalah sebaiknya perusahaan menggunakan sistem surrender B/L atau
dikenal juga dengan telex release. Jika eksportir dan importir sepakat menggunakan
surrender B/L, maka eksportir akan menyuruh pihak shipping line untuk mengeluarkan telex
release dan mengirimkannya ke importir. Dengan begitu salinan shipping document akan
dikirim terlebih dahulu melalui e-mail atau fax sehingga dapat lebih cepat diterima importir.
Kemudian pihak shipping line juga akan memberitahu agen mereka di pelabuhan bongkar
untuk melepaskan barang tanpa adanya original B/L. Oleh karena itu, importir bisa lebih
cepat mengambil barangnya dan tidak terkena demurrage cost. Tetapi original document
tetap harus dikirimkan oleh eksportir ke importir. Karena nantinya original shipping
document tersebut akan disusulkan untuk dikumpulkan ke bea cukai.
Tabel 6
Perbaikan Prosedur Impor
Kelemahan
Salah menghitung pajak yang dibayarkan
Proses custom clearance terhambat

Perbaikan
Pembuatan instruksi kerja Pengecekan PIB (lihat
lampiran 8)
Menggunakan metode telex release (surrender
B/L)

Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Impor


Berdasarkan prosedur yang berlaku dan dengan mempertimbangkasn usulan
perbaikan, maka disusun Standard Operating Procedures (SOP) dengan menggunakan teknik
campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). SOP ini
disajikan dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas, spasi single, disajikan
dengan bingkai halaman. Berikut susunan isi pedoman:
1.

Tujuan prosedur
50

2.

Penjelasan singkat tentang prosedur

3.

Peraturan dan kebijakan terkait prosedur

4.

Teknik yang digunakan

5.

Pihak terlibat

6.

Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan

7.

Laporan-laporan yang dihasilkan

8.

Kaitan dengan prosedur lain

9.

Lampiran-lampiran

10. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur


11. Isi prosedur

51

PT. UNZA VITALIS


Prosedur Impor Bahan
Pembungkus
Departemen Eksim

Terbit:
Disusun:
Yunita Damastuti
Disetujui:
Andi Surya Saputra

I.

Tujuan prosedur
Tujuan pembuatan standard operating procedures impor adalah:
1. Menstandarisasi pekerjaan yang dilakukan karyawan.
2. Menjamin terlaksananya prosedur impor secara efektif dan efisien sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
3. Meminimalisir kesalahan dan kerugian yang mungkin dilakukan.
4. Sebagai alat kontrol operasional perusahaan.
5. Sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan.
II. Penjelasan singkat tentang prosedur
Prosedur ini adalah sebagai pedoman kegiatan impor bahan pembungkus. Setiap kali
melakukan impor, harus melewati prosedur ini, karena jika tidak maka dianggap
tidak sah.
III. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur
1. Setiap pembelian bahan baku ataupun bahan pembungkus, hanya dilakukan
berdasarkan perhitungan Material Requirement Planning (MRP) yang dilakukan
oleh Departemen Perencanaan.
2. Penunjukkan Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan yang membantu PT.
Unza Vitalis, harus didasari oleh surat kuasa yang sah.
IV. Teknik yang digunakan
Teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating Procedures Impor
adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus
(flow chart).
V. Pihak terlibat
1. Pihak internal
a. Departemen Perencanaan
b. Depertemen pembelian
2. Pihak eksternal
a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK)
b. Freight forwarder
VI. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan
1. Invoice
2. Packing List
3. Bill of Lading (B/L)
4. Certificate of Origin (COO)
5. Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
6. Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP)
7. Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB)
VII. Laporan-laporan yang dihasilkan
Laporan yang dihasilkan oleh Departemen Eksim adalah Laporan Impor.
VIII. Kaitan dengan prosedur lain
Terkait dengan prosedur perencanaan, pembelian dan pengeluaran kas.
IX. Lampiran-lampiran
1. Invoice
2. Packing List
52

3. Bill of Lading (B/L)


4. Certificate of Origin (COO)
5. Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
6. Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP)
7. Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB)
8. Instruksi Kerja Pengecekan PIB
X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur
1. UU Nomor 17 Tahun 2006 tentang Kepabeanan.
2. Kep. Menkeu No. 112/KMK.04/2003 tentang Tatalaksana Kepabeanan di
Bidang Impor.
3. Peraturan DJBC No. P-42/BC/2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana
Kepabeanan di Bidang Impor.
XI. Isi Prosedur
Job Description
Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom clearance akan bahan
pembungkus yang diimpor. Berikut deskripsi pekerjaan Departemen Eksim untuk
prosedur impor:
- Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait
dengan kegiatan impor.
- Mempersiapkan dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan kegiatan
impor.
- Mengontrol shipping document yang dikirimkan oleh pihak pemasok.
- Menghitung besarnya pajak impor yang harus dibayarkan.
- Menyelesaikan segala urusan yang berhubungan dengan kepabeanan.
- Memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok hingga sampai
di gudang.
Prosedur Impor
- Flowchart (Lihat gambar)
- Penjelasan Flowchart ( Lihat keterangan gambar)

53

Keterangan:
- Departemen Perencanaan melakukan running Material Requirement Planing (MRP).
- Departemen Perencanaan membuat purchase requitition dan dikirim ke departemen
pembelian.
- Departemen Pembelian membuat purchase order untuk membeli barang.
- Departemen Pembelian memberi informasi ke Departemen Eksim untuk mengurus
impor atas barang yang dibeli.
- Setelah menerima informasi dari Departemen Eksim, Departemen Pembelian akan
meminta shipping document ke pemasok via e-mail atau fax.

54

Keterangan:
- Departemen Eksim menerima informasi pengurusan impor dan melihat incoterm
yang digunakan.
55

- Jika incoterm yang digunakan Ex-Work atau FOB, Departemen Eksim membuat
shipping instructions dan mengirimkannya ke Freight Forwarder untuk mengetahui
jadwal kapal atau sailing schedule.
- Jika incoterm yang digunakan cost and freight, Departemen Eksim menerima sailing
schedule dari Departemen Pembelian. Karena yang mengurus masalah pelayaran
adalah dari pihak penjual.
- Setelah menerima shipping document melaui e-mail atau fax, Departemen Eksim
akan membuat Pemberitahuan Impor Barang (PIB) di kantor PPJK melalui sistem
Electronic Data Interchange (EDI).
- Departemen Eksim mengirim PIB ke PPJK untuk proses pengurusan kepabeanan.
- Departemen Eksim membuat payment request ke Departemen Financing untuk
membayar PIB
- Setelah proses pengurusan kepabeanan selesai maka barang akan dikirim ke gudang
PT. Unza Vitalis

56

Keterangan:
- Freight forwarder akan mengurus transportasi barang yang diimpor jika incoterm
yang digunakan adalah Ex-Work dan FOB.
- PPJK yang mash berada dalam satu perusahaan dengan Freight Forwarder akan
mengurus masalah kepabeanan (import clearance) untuk mendapatkan Surat
Perintah Pengeluaran Barang dai bea cukai sehingga barang bisa dikeluarkan dari
pelabuhan dan selanjutnya dikirim ke gudang PT. Unza Vitalis.
- Departemen Financing, atas dasar PIB dan payment request yang dikirimkan
Departemen Eksim akan mentransfer sejumlah uang ke PPJK untuk membayar PIB.

57

Lampiran-lampiran
Lampiran 1: Invoice

58

Lampiran 1: Invoice (Lanjutan)


a

59

Lampiran 2: Packing List

60

Lampiran 3: Bill of Lading (B/L)

61

Lampiran 4: Certificate of Origin (COO)

62

Lampiran 5: Pemberitahuan Impor Barang (PIB)

63

Lampiran 5: PIB (Lanjutan)

64

Lampiran 5: PIB (Lanjutan)

65

Lampiran 6: Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP)

66

Lampiran 7: Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB)

67

Lampiran 8: Instruksi Kerja Pengecekan PIB


INSTRUKSI KERJA PENGECEKAN PEMBERITAHUAN IMPOR BARANG
PT. UNZA VITALIS SALATIGA
1. Cek nama eksportir (shipper), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
2. Cek nama importir (consignee), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
3. Cek pelabuhan muat (port of loading) dan pelabuhan bongkar (port of delivery),
sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading. Jika telah sesuai, lihat kode
pelabuhan apakah sudah benar atau belum.
4. Cek nomor dan tanggal invoice, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
5. Cek besarnya free on board (FOB), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
FOB merupakan total harga barang yang diimpor sebelum ditambah freight,
dalam kurs dollar.
6. Cek besarnya freight, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. Freight
merupakan biaya yang dibayarkan ke pihak shipping line atas jasa pengangkutan
barang, dalam kurs dollar.
7. Cek besarnya Cost, Insurance, Freight (CIF), sesuaikan dengan yang tercantum di
invoice. CIF merupakan total harga barang setelah ditambah freight dan
insurance, yang ditulis dalam kurs dollar dan rupiah. Untuk dijadikan ke dalam
rupiah harus dikalikan dengan kurs yang berlaku pada saat itu yang berubah setiap
satu minggu sekali. Untuk mengecek kurs bisa dilihat melalui
http://www.beacukai.go.id/index.html?page=kurs
8. Cek besarnya berat kotor dan berat bersih, sesuaikan dengan yang tercantum di
packing list.
9. Cek kode Harmonized System (Kode HS) barang, apakah sudah benar atau belum.
Kode HS merupakan suatu daftar penggolongan barang yang dibuat secara
sistematis dengan tujuan mempermudah penarifan, transaksi perdagangan,
pengangkutan dan statistik yang telah diperbaiki dari sistem klasifikasi
sebelumnya. Kode HS akan mempengaruhi besarnya tarif bea masuk.
10. Cek besarnya kuantitas barang yang diimpor, sesuaikan dengan yang tercantum di
invoice dan packing list.
11. Cek besarnya pajak impor. Perhitungan pajak impor terdiri dari:
- Bea masuk
Besarnya tarif bea masuk bervariasi bisa 0%, 5%, 10% dan seterusnya
bergantung pada kode HS barang yang diimpor. Untuk mengecek tarif bisa
dilihat melalui http://www.beacukai.go.id/index.html?page=apps/browse-tarifdan-lartas.html
Bea Masuk = CIF dalam rupiah x tarif bea masuk
- PPN = (CIF dalam rupiah + Bea Masuk) x 10%
- PPh pasal 22 = (CIF dalam rupiah + Bea Masuk) x 2,5%
Berikut adalah contoh dokumen PIB, yang telah diberi tanda mengenai poin-poin apa
saja yang harus dilakukan pengecekan:

68

eksportir
Tanggal
invoice

importir
No. invoice

FOB

Pelabuhan
muat

CIF
Pelabuhan
bongkar

Berat kotor
Freight

Berat bersih

Pajak
impor

69

Kode HS
Kuantitas barang

70

PENUTUP
Kesimpulan
Setelah dilakukan penelitian dapat disimpulkan bahwa prosedur ekspor impor di PT.
Unza Vitalis berjalan hanya berdasarkan pengalaman karyawan saja, karena perusahaan
belum memiliki SOP sebagai pedoman tertulisnya, sehingga karyawan masih melakukan
kesalahan-kesalahan yang dapat berakibat pada kelancaran proses ekspor dan impor. Selain
itu, ditemukan pula beberapa kelemahan di dalam kedua prosedur ini yaitu belum memiliki
Laporan Trend Penjualan Ekspor, belum memiliki instruksi kerja pengecekan Pemberitahuan
Ekspor Barang (PEB) dan Pemberitahuan Impor Barang (PIB), serta sering mengalami
keterlambatan penerimaan original shipping document dari pemasok. Oleh karena itu,
penelitian ini menghasilkan desain SOP ekspor impor yang berisikan pedoman atau langkahlangkah kerja yang dilakukan oleh karyawan saat menangani kegiatan tersebut. SOP ini
dilengkapi pula dengan Laporan Trend Penjualan Ekspor, instruksi kerja pengecekan PEB
dan PIB, serta penggantian metode penerimaan dokumen impor dengan menggunakan
metode surrender B/L atau telex release.
Saran
Selain pembuatan desain Standard Operating Procedures (SOP) Ekspor Impor bagi
PT. Unza Vitalis yang berguna sebagai pedoman perusahaan dalam menjalankan kegiatan ini,
berdasarkan hasil penelitian, sebaiknya PT. Unza Vitalis melakukan beberapa pembaharuan
seperti:
1. Membuat Laporan Penjualan Ekspor yang berisikan mengenai kuantitas penjualan
tiap brand untuk tiap bulannya serta membuat Laporan Trend Penjualan Ekspor setiap
tahunnya yang menggambarkan grafik trend penjualan ekspor sehingga memudahkan
perusahaan untuk melihat produk-produk apa saja yang paling sering dipesan
pembeli. Dengan adanya laporan-laporan tersebut, dapat memudahkan perusahaan

71

untuk mengetahui trend penjualan produk dengan lebih akurat dan target penjulan
yang akan dicapai di masa mendatang.
2. Melaksanakan instruksi kerja pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan
Pemberitahuan Impor Barang (PIB) dengan cermat dan teliti sehingga karyawan dapat
mengetahui dengan jelas hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam mengecek
kedua dokumen ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh karyawan dalam mengecek
PEB adalah nama eksportir (shipper), importir (consignee), pelabuhan muat (port of
loading), pelabuhan bongkar (port of delivery), invoice number, tanggal invoice, FOB,
freight, CIF, berat kotor, berat bersih, Kode HS, kuantitas barang yang diimpor.
Sedangkan untuk pengecekan PIB, hal-hal yang perlu diperhatikan juga sama dengan
pengecekan PEB, akan tetapi ditambah pula pengecekan perhitungan pajak impor
yang disetorkan ke kas negara yang terdiri dari bea masuk yang bergantung pada kode
HS barang impor, PPh pasal 22 sebesar 2,5% dan PPN sebesar 10%.
3. Mengganti cara penerimaan original shiping document yang sebelumnya masih
menunggu kedatangan dokumen asli melalui pengiriman udara atau laut dengan telex
release atau dikenal juga dengan nama surrender B/L. Dengan metode ini salinan
dokumen akan dikirim melalui e-mail atau fax sehingga perusahaan bisa mengurus
masalah kepabeanan dengan lebih cepat. Tetapi pemasok akan tetap mengirimkan
original shiping document melalui udara atau laut, karena dokumen tersebut nantinya
akan disusulkan ke bea cukai sebagai bukti nyata.

72

DAFTAR PUSTAKA
Amir, M. S. 2001. Ekspor Impor Teori dan Penerapannya. Jakarta: PT. Pustaka Binama
Pressindo.
Atmoko, T. 2011. Standard Operasional Procedures (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah. Program Doktor Universitas Padjajaran. Bandung.
Hutabarat, R. 1997. Transaksi Ekspor Impor. Edisi Kedua. Jakarta: Erlangga.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Republik Indonesia. 2006. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2006 tentang Perubahan atas
Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan. Lembaran Negara RI
Tahun 2006, No. 93. Sekretariat Negara. Jakarta.
Susanto, A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Linggar Jaya.
Susilo, A. 2013. Panduan Pintar Ekspor Impor. Jakarta: Transmedia
Sutanto, Y. 2011. Evaluasi Standard Operating Procedure (SOP) Impor Barang Elektronik
Pada Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya Ditinjau Dari UU No. 17 Tahun 2006 Tentang
Kepabeanan. Jurnal Ekonomi, Bisnis dan Perbankan 19(20).
Tambunan, R. M. 2011. Pedoman Teknis Penyusunan Standard Operating Procedures.
Jakarta: Maiestas Publishing.
Wakhinuddin. 2007. Standard Operating Procedures (SOP): Isi, Format, dan Manajemen.
http://wakhinuddin.wordpress.com/2007/08/. 24 Agustus 2007 (09:03).

73

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama

: Yunita Damastuti

Alamat

: Jl. Tegalrejo Permai I no. 6 RT1/RW9, Salatiga 50733

Nomor telepon

: 085640574846

E-mail

: yunita.damastuti@gmail.com

Jenis kelamin

: Perempuan

Tempat tanggal lahir : Palembang, 2 Juni 1992


Agama

: Islam

IPK

: 3,81

Pendidikan Formal
-

1998 2002 : SD Dharma Patra YKPP Pertamina Pangkalan Berandan

2002 2004 : SDN Tegalrejo 4 Salatiga

2004 2007 : SMPN 6 Salatiga

2007 2010 : SMAN 3 Salatiga

2010 2014 : Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

Pengalaman Organisasi dan Kepanitiaan


-

Anggota Seksi Kesekretariatan Panitia NATIONS 2012

Satgas Seminar Peraturan Pemerintah Pelaksana UU AP dan Kapita Selekta PSAK


yang Berlaku Tahun 2011 dan 2012

Ketua Panitia Go Ahead 2013

Anggota Kelompok Studi Akuntansi Divisi Research and Development periode


2012/2013

Asisten Dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis periode 2012/2013 dan 2013/2014

74

75