Anda di halaman 1dari 121

TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS

GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN


REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM
SARASWATI CIKAMPEK

TUGAS AKHIR
Untuk Memenuhi Sebagian Syarat
Kelulusan Ujian Akhir Program Diploma III
Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Disusun Oleh :
DICKY ADITYA WIGUNA
NPM. 12.303.076

POLITEKNIK
PIKSI GANESHA BANDUNG
2015

LEMBAR PENGESAHAN

Judul

: TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS


GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN
REKAM

MEDIS

DI

RUMAH

SAKIT

UMUM

SARASWATI CIKAMPEK
Penulis / NPM : DICKY ADITYA WIGUNA / 12.303.076
Program

: Diploma III

Program Studi : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan


Lulus Ujian

Ketua Program Studi,

Pembimbing,

Drg. Farida Gustini., M.M.


NIDN 04-091065-02

Ika Kartisyah, A.Md.Perkes., S.ST.

Mengetahui dan Disahkan Oleh


Direktur
Politeknik Piksi Ganesha,

DR. H. K. Prihartono A. H., Drs., S.Sos., M.M.


NIDN 04-100568-01

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul

: TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS


GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN
REKAM

MEDIS

DI

RUMAH

SAKIT

UMUM

SARASWATI CIKAMPEK
Penulis / NPM : DICKY ADITYA WIGUNA / 12.303.076
Program

: Diploma III

Program Studi : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Diterima dan Disetujui Dipertahankan


Dalam Ujian Sidang

Pembimbing,

Pembimbing Lapangan,

Ika Kartisyah, A.Md.Perkes., S.ST.

Budi Susanto, A.Md.RS.

LEMBAR TIM PENGUJI

Judul

: TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS


GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN
REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM
SARASWATI CIKAMPEK

Penulis / NPM : DICKY ADITYA WIGUNA / 12.303.076


Program

: Diploma III

Program Studi : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Telah Dinyatakan Lulus Ujian Dalam Ujian Sidang


Pada Tanggal ......... di Bandung

Ketua Merangkap Anggota,

DR. H. K. Prihartono A. H., Drs., S.Sos., M.M.


NIDN 04-100568-01

Anggota,

Ika Kartisyah, A.Md.Perkes., S.ST.

PERNYATAAN PENULIS

Judul Tugas Akhir:


TINJAUAN PELAKSANAAN

PENYIMPANAN

MENUNJANG

PELAYANAN

EFEKTIVITAS

BERKAS

REKAM

GUNA

MEDIS

DI

RUMAH SAKIT UMUM SARASWATI CIKAMPEK


Dengan ini saya nyatakan bahwa :

1. Tugas Akhir saya ini adalah asli dan belum pernah diajukan untuk memperoleh
gelar Diploma III baik di Politeknik Piksi Ganesha Bandung maupun
perguruan tinggi lainnya;
2. Tugas Akhir saya ini adalah karya ilmiah yang murni dan bukan hasil plagiat
/jiplakan serta asli dari ide dan gagasan saya sendiri tanpa bantuan pihak lain
kecuali arahan dari pembimbing.

Demikian pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan apabila di


kemudian hari terdapat penyimpangan yang tidak etis, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang saya peroleh serta
sanksi lainnya sesuai dengan norma yang berlaku di perguruan tinggi.

Bandung, 24 Agustus 2015


Yang membuat pernyataan,

Dicky Aditya Wiguna

LEMBAR MOTO

Dan janganlah kamu menjadi seperti orang-orang


(munafik) yang berkata, kami mendengar
padahal mereka tidak mendengar.
Sesungguhnya binatang (makhluk) yang seburukburuknya pada sisi allah ialah orang-orang yang
pekak dan bisu yang tidak mengerti apa-apa pun.
(QS Al-Anfal: 21-22)

Bersyukurlah saat kita ditegur, karena masih


ada yang mengingatkan...
Bersyukurlah saat kita masih bisa
mendengarkan kata-kata dari mereka,
karena itulah yang memotivasi kita
agar lebih baik lagi kedepannya...
Karena itu mengajarkan kita untuk
bersifat bijak dan saling menghargai...
Dengan doa dan berusaha itulah
arti hidup yang sesungguhnya...

Ku persembahkan untuk semua orang


yang mendoakanku...

Youll Never Walk Alone

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah S.W.T yang senantiasa mencurahkan nikmat dan
karunia-Nya kepada kita semua. Sehingga atas ridho dan inayah-Nya penulis
dapat

menyelesaikan

PELAKSANAAN

Tugas

Akhir

ini

PENYIMPANAN

yang

BERKAS

berjudul
GUNA

TINJAUAN
MENUNJANG

EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT


UMUM SARASWATI CIKAMPEK guna memenuhi salah satu syarat ujian
sidang yang diberikan kepada seluruh mahasiswa-mahasiswa Politeknik Piksi
Ganesha Bandung.
Penulis menyadari dengan kemampuan dan pengetahuan penulis yang
terbatas, sangat memungkinkan terdapatnya kesalahan dan kekurangan dalam
pembuatan Tugas Akhir ini. Sehingga penulis berharap bahwa apa yang penulis
buat ini dapat memberikan manfaat kepada kita semua.
Dalam Tugas Akhir ini penulis dapat bantuan dan dukungan dari berbagai
pihak. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terimakasih banyak kepada
Yth:
1.

Bapak DR. H. K. Prihartono A. H., Drs., S.Sos., M.M selaku Direktur


Politeknik Piksi Ganesha Bandung;

2.

Ibu Drg. Farida Gustini., M.M. selaku Ketua Program Studi Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha Bandung;

3.

Ibu Ika Kartisyah, A.Md.PerKes., S.ST. selaku Dosen pembimbing, beliau


telah meluangkan waktu ditengah kesibukannya;

4.

Ibu Dr. Dewvi Lo, MARS selaku Direktur RSU Saraswati Cikampek yang
telah membantu penulis dalam menjalankan PKL;

5.

Bapak Budi Susanto, A.Md.RS selaku kepala rekam medis di RSU Saraswati
Cikampek yang telah membantu penulis selama menjalankan Praktek Kerja
Lapangan (PKL);

Orang tua yang selalu memberikan dukungan dan mendoakan sampai saat

6.

ini, serta keluarga dan sahabat yang senantiasa memberikan dukungan dan
semangat;
7.

Semua teman-teman se-angkatan, RMIK R31/12 khususnya yang tidak dapat


disebutkan namanya satu-persatu, penulis mengucapkan terimakasih banyak
atas semua dukungan dan bantuannya selama ini;

8.

Seluruh staff dan pembimbing unit rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.

Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini berguna dan bermanfaat untuk
pembaca dan khususnya bagi penulis sendiri. Untuk itu masukan kritik dan saran
sangat diharapkan penulis untuk perbaikan Tugas Akhir ini. Akhirul qalam,
semoga Allah S.W.T membalas semua doa dan bantuan yang diberikan selama
ini.

Bandung, Agustus 2015

Penulis

ii

ABSTRAK

DICKY ADITYA WIGUNA


12.303.076
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS GUNA
MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM MEDIS DI
RUMAH SAKIT UMUM SARASWATI CIKAMPEK
Tugas Akhir :
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan penyimpanan berkas
guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Umum
Saraswati Cikampek.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan pendekatan
deskriptif dan teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi,
wawancara serta dilengkapi dengan kajian pustaka yang berhubungan dengan
pokok permasalahan.
Dari penelitian yang dilakukan, ditemukan beberapa permasalahan, yaitu :
(1). Adanya keterlambatan pengembalian berkas; (2). Adanya berkas rekam medis
yang salah simpan; (3). Tempat penyimpanan berkas rekam medis terlalu
berjauhan dengan bagian pendaftaran.
Adapun saran yang penulis berikan terhadap permasalahan yang terjadi,
sebagai berikut: (1). Menyarankan agar bagian penyimpanan membuat lembaran
catatan poliklinik khusus, untuk antisipasi jika berkas tidak ditemukan; (2).
Membuat Out Guide yang sesuai dengan standar; (3). Menambah sumber daya
manusia, khususnya di unit rekam medis agar efektivitas pelayanan berjalan
dengan baik dan efektif.

iii

ABSTRACT

DICKY ADITYA WIGUNA


12.303.076
Medical Records and Health Information
REVIEW

OF

FILE

STORAGE

SERVICE

TO

SUPPORT

THE

EFECTIVENESS OF MEDICAL RECORD IN GENERAL HOSPITAL


SARASWATI CIKAMPEK
Thesis :
This study aims to investigate the implementation of the file storage services to
support the effectiveness of medical records at the General Hospital Saraswati
Cikampek.
The method used is qualitative method with descriptive approach and data
collection techniques is done by observation, interview and equipped with a
literature review related to the subject matter.
From the research conducted, it was found several problems, namely:
(1). A delay in the return of the file; (2). The presence of the wrong medical
record file store; (3). Medical record file storage space too far away with the
registration section.
As for the suggestion that the author gave to the problems that occur, as
follows: (1). Suggested that the sheet storage section makes special clinic records,
to anticipate if the file is not found; (2). Make Out Guide accordance with the
standards; (3). Adding human resources, particularly in medical records so that
the effectiveness of the services run properly and effectively.

iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR TIM PENGUJI
PERNYATAAN PENULIS
LEMBAR MOTTO
KATA PENGANTAR ............................................................................................ i
ABSTRAK ............................................................................................................ iii
ABSTRACT .......................................................................................................... iv
DAFTAR ISI ...........................................................................................................v
DAFTAR TABEL ..................................................................................................x
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xi
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xii
BAB I

PENDAHULUAN ...................................................................................1
1.1

Latar Belakang Penelitian ..............................................................1

1.2

Pokok Permasalahan ......................................................................5

1.3

Pertanyaan Penelitian .....................................................................5

1.4

Tujuan dan Manfaat Penelitian ......................................................6


1.4.1 Tujuan Penelitian ...............................................................6
A. Tujuan Umum ...............................................................6
B. Tujuan Khusus ..............................................................6
1.4.2 Manfaat Penelitian .............................................................7
A. Manfaat Bagi Penulis ...................................................7
v

B. Manfaat Bagi Rumah Sakit ...........................................7


C. Manfaat Bagi Akademik ...............................................7
BAB II

KERANGKA PEMIKIRAN DAN METODOLOGI PENELITIAN 9


2.1

Kajian Ilmiah ..................................................................................9


2.1.1

Konsep Rumah Sakit ..........................................................9


A. Pengertian Rumah Sakit ...............................................9
B. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit ....................................9
C. Jenis-Jenis Rumah Sakit di Indonesia .........................12

2.1.2 Konsep Rekam Medis ......................................................15


A. Pengertian Rekam Medis.............................................15
B. Falsafah Rekam Medis ................................................16
C. Tujuan Rekam Medis...................................................18
D. Kegunaan Rekam Medis ............................................18
E. Kegiatan Rekam Medis ................................................20
F. Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis ............22
2.1.3 Konsep Penyimpanan Rekam Medis ...............................23
A. Pengertian Penyimpanan ............................................23
B. Sistem Penyimpanan ...................................................24
C. Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan ............................26
D. Petunjuk Penyimpanan ................................................30
E. Prosedur Penyimpanan ................................................30
F. Ketentuan Kerja dan Prosedur Penyimpanan Lainnya 32
G. Standar Prosedur Penyimpanan Rekam Medis ...........33
H. Penyusutan Rekam Medis ............................................34
I. Pemusnahan Arsip Rekam Medis ..................................35

vi

J. Sistem Penjajaran..........................................................36
K. Peminjaman Rekam Medis ..........................................40
2.1.4 Konsep Rawat Jalan .........................................................44
A. Pengertian Rawat Jalan ..............................................44
B. Isi Rekam Medis Rawat Jalan ....................................45
C. Alur Rekam Medis Rawat Jalan ..................................46
2.1.5

Konsep Rawat Inap .........................................................49


A. Pengertian Rawat Inap ................................................49
B. Isi Rekam Medis Rawat Inap ......................................50
C. Alur Rekam Medis Rawat Inap ...................................51

2.1.6

Konsep Pelaksanaan ........................................................53


A. Pengertian Pelaksanaan ..............................................53
B. Faktor-Faktor Yang Dapat Menunjang Pelaksanaan .. 54

2.1.7

Konsep Tinjauan .............................................................55

2.1.8 Konsep Efektivitas Pelayanan .........................................56


A. Pengertian Efektivitas .................................................56
B. Pengertian Pelayanan ..................................................57
C. Efektivitas Pelayanan Kesehatan ................................57
D. Syarat Pokok Pelayanan Kesehatan .............................58
E. Standar Pelayanan Kesehatan ......................................60
F. Indikator Eektivitas Pelayanan ....................................61
G. Efektivitas Pelayanan Rekam Medis ...........................62
2.2

Metodologi Penelitian dan teknik Pengumpulan Data .................63


2.2.1 Metode Penelitian .............................................................63
2.2.2 Definisi Operasional Variabel ..........................................65

vii

A. Variabel Bebas ............................................................65


B. Variabel Terikat ...........................................................65
2.2.3 Kerangka Berfikir .............................................................67
2.2.4 Teknik Pengumpulan Data ...............................................68
A. Observasi .....................................................................68
B. Wawancara ..................................................................68
C. Tinjauan Pustaka .........................................................69
BAB III TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS GUNA
MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT UMUM SARASWATI CIKAMPEK ..............70
3.1

3.2

Sejarah Perkembangan RSU Saraswati Cikampek ......................70


3.1.1

Izin Pendirian RSU Saraswati Cikampek ......................72

3.1.2

Lokasi RSU Saraswati Cikampek ....................................73

Visi, Misi, dan Motto RSU Saraswati Cikampek ........................73


3.2.1

Visi RSU Saraswati Cikampek .......................................73

3.2.2

Misi RSU Saraswati Cikampek.......................................73

3.2.3

Motto RSU Saraswati Cikampek ....................................73

3.3

Struktur Organisasi RSU Saraswati Cikampek ............................74

3.4

Nilai-Nilai Utama RSU Saraswati Cikampek ..............................74

3.5

Fasilitas RSU Saraswati Cikampek ..............................................74

3.6

3.5.1

Fasilitas Medis Khusus RSU Saraswati Cikampek .......74

3.5.2

Fasilitas Medis RSU Saraswati Cikampek ....................75

3.5.3

Fasilitas Penunjang Medis RSU Saraswati Cikampek ....76

3.5.4

Fasilitas Umum RSU Saraswati Cikampek ....................76

Jenis Pelayanan RSU Saraswati Cikampek .................................77

viii

3.7

Tugas Pokok, Fungsi dan Unit-Unit Kerja Seksi Rekam Medis


RSU Saraswati Cikampek ............................................................78
3.7.1 Tugas Pokok ....................................................................78
3.7.2 Fungsi ................................................................................78
3.7.3 Unit-Unit Kerja .................................................................79

3.8

Sumber Daya Manusia di RSU Saraswati Cikampek ..................80

3.9

Hasil Praktek Kerja Lapangan di Unit Rekam Medis RSU


Saraswati Cikampek .....................................................................80
A. Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis di RSU
Saraswati Cikampek ................................................................81
B. Gambaran Efektivitas Pelayanan Rekam Medis di RSU
Saraswati Cikampek ................................................................86
C. Permasalahan dalam Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan
Berkas Guna Menunjang Efektivitas Pelayanan Rekam Medis
di RSU Saraswati Cikampek ..................................................93
D.Upaya Pemecahan Masalah dalam Pelaksanaan Penyimpanan
Berkas Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek ..............95

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN.............................................................96


4.1

Kesimpulan .................................................................................96

4.2

Saran ............................................................................................98

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................101


LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP PENULIS

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1

: Penyimpanan Sentalisasi ............................................................ 24

Tabel 2.2

: Penyimpanan Desentralisasi ....................................................... 25

Tabel 2.3

: Sistem Angka Langsung ............................................................. 36

Tabel 2.4

: Sistem Angka Tengah ................................................................. 38

Tabel 2.5

: Sistem Angka Akhir ................................................................... 39

Tabel 3.1

: Hubungan Antara Pelaksanaan Penyimpanan Dengan Efektivitas


Pelayanan .................................................................................... 89

Tabel 3.2

: Rekam Medis Tidak Ditemukan Dan Rekam Medis Salah


Simpan ........................................................................................ 94

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1

: Flow Chart Alur Rekam Medis Rawat Jalan ......................... 46

Gambar 2.2

: Flow Chart Alur Rekam Medis Rawat Inap .......................... 51

Gambar 3.1

: Roll OPack ............................................................................ 84

Gambar 3.2

: Rak Terbuka ........................................................................... 84

Gambar 3.3

: Skat Pemisah (Out Guide)....................................................... 85

Gambar 3.4

: Bon Peminjaman .................................................................... 85

Gambar 4.1

: Out Guide ............................................................................. 100

xi

DAFTAR LAMPIRAN

xii

BAB I
PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Penelitian


Terwujudnya derajat kesehatan berada di tangan seluruh masyarakat,
pemerintah maupun swasta secara bersama-sama. Berkaitan dengan hal
tersebut maka pemerintah indonesia menyelenggarakan berbagai program
kesehatan, salah satunya program indonesia sehat 2015. Bahwasanya
gambaran indonesia di tahun 2015 yang ingin dicapai melalui
pembangunan-pembangunan kesehatan adalah masyarakat, bangsa dan
Negara yang ditandai oleh penduduknya yang hidup dalam lingkungan dan
perilaku sehat, memiliki kemampuan untuk menjangkau pelayanan
kesehatan yang bermutu secara adil dan merata, serta memiliki derajat
kesehatan yang setinggi-tingginya di seluruh Republik Indonesia.
Pembangunan kesehatan merupakan upaya bangsa untuk menuju
Indonesia sehat yang salah satunya mengarah pada peningkatan mutu
pelayanan kesehatan baik oleh pemerintah maupun oleh masyarakat yang
diselenggarakan secara merata. Untuk mencapai hasil yang baik dalam
pembangunan kesehatan maka telah menjadi suatu kewajiban untuk
meningkatkan derajat kesehatan secara optimal.
Peningkatan derajat kesehatan yang optimal dapat di ukur dengan
peningkatan minat untuk memperoleh pelayanan kesehatan, untuk itu

tempat pelayanan kesehatan dituntut untuk memberikan pelayanan yang


maksimal dan profesional sehingga kepuasan pelayanan kesehatan dapat
tercapai dan terpenuhi.
Salah satu tempat pelayanan kesehatan yang juga berfungsi untuk
meningkatkan derajat kesehatan adalah rumah sakit. Selain memberikan
pelayanan medis, rumah sakit dituntut pula untuk menyediakan informasi
kesehatan yang dibutuhkan guna menunjang pelayanan kesehatan.
Untuk mencapai hal tersebut, dibutuhkan kerjasama antar petugas
kesehatan medis, paramedis maupun non medis. Sehingga terjadi
kesinambungan arus informasi kesehatan, yang pada akhirnya dapat
memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Adapun aspek yang mendukung dalam hal peningkatan mutu
pelayanan melalui informasi kesehatan yang dibutuhkan yaitu dengan
adanya penyelenggaraan unit rekam medis.
Menurut

menteri

kesehatan

269/MENKES/PER/III/2008

menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan


dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Proses kegiatan penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat
diterimanya pasien dirumah sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan
data medis oleh dokter, tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan
kesehatan langsung kepada pasien selama pasien itu mendapatkan
pelayanan

medis

di rumah

sakit, yang

kemudian

dilanjutkan

dengan pengelolaan berkas rekam medis dimana salah satunya adalah


penyelenggaraan penyimpanan serta peminjaman berkas rekam medis dari
tempat penyimpanan.
Proses penyimpanan dan peminjaman berkas rekam medis harus
dilakukan dengan baik karena proses ini menyangkut berkas yang
berisikan informasi tentang pasien selama pasien diberikan pelayanan
medis di rumah sakit, sehingga rekam medis tersebut dapat digunakan
kembali untuk berobat ulang pasien, data bukti pengajuan asuransi dan
penelitian dokter.
Dalam rumah sakit, penyimpanan berkas rekam medis sangatlah
penting karena isi didalamnya menyangkut masalah adanya jaminan
kepastian hukum atas dasar keadilan, karena itu isi rekam medis sangat
rahasia. Rekam medis adalah milik dokter dan rumah sakit sedangkan
isinya yang terdiri dari identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien adalah sebagai
informasi yang dapat dimliki oleh pasien sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku (UU praktek kedokteran RI NO. 29
tahun 2004 pasal 46 ayat (1), penjelasan).
Kegiatan rekam medis yang menjadi sorotan dalam menjaga informasi
rekam medis pasien yaitu pengelolaan penyimpanan rekam medis.
Pengelolaan penyimpanan rekam medis yang baik akan berdampak pada
tingkat efektivitas pelayanan rekam medis di rumah sakit.

Efektivitas pelayanan rekam medis menjadi salah satu tolak ukur


keberhasilan pelayanan yang diberikan rumah sakit kepada pasien,
terutama dari pelayanan penyimpanan rekam medis di instalilasi unit
rekam medis.
Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek menggunakan sistem
penyimpanan sentralisasi dimana rekam medis rawat jalan dan rekam
medis rawat inap secara integral disimpan dalam satu ruang penyimpanan.
Dalam pelaksanaan penyimpanan berkas di RSU Saraswati Cikampek
belum dapat dikatakan sempurna karena masih ditemukan beberapa
kendala. Berdasarkan praktek kerja lapangan pada kegiatan penyimpanan
berkas rekam medis untuk tinjauan pelaksanaan penyimpanan di seksi
rekam medis RSU Saraswati Cikampek, penulis menemukan beberapa
permasalahan, yaitu:
Adanya keterlambatan pengembalian rekam medis, terutama berkas
rekam medis pasien rawat inap ke bagian penyimpanan rekam medis.
Bagian filing salah memasukan berkas rekam medis ke tempat
penyimpanan semula. Tempat penyimpanan berkas rekam medis terlalu
berjauhan dengan bagian pendaftaran. Hal ini mengakibatkan petugas jadi
lebih sibuk, berkas rekam medis jadi terlambat kebagian penyimpanan,
berkas rekam medis sulit untuk ditemukan, dan menghambat proses
pelayanan.

Dari penjabaran dan permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk


mengetahui sejauh mana pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di
RSU Saraswati Cikampek.
Penulis berinisiatif mengambil judul Tinjauan Pelaksanaan
Penyimpanan Berkas Guna Menunjang Efektivitas Pelayanan Rekam
Medis di Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek

1.2

Pokok Permasalahan
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka pokok
permasalahan yang di ambil oleh penulis dalam Tugas Akhir ini sebagai
berikut

Bagaimana

pelaksanaan

penyimpanan

berkas

guna

menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati


Cikampek.

1.3

Pertanyaan Penelitian
Pertanyaan penelitian yang diajukan oleh penulis menyangkut pada
pokok permasalahan di atas adalah sebagai berikut :
A. Bagaimana pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang
efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek?
B. Bagaimana efektivitas pelayanan rekam medis dalam pelayanan
penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek?
C. Permasalahan apa yang terjadi dalam pelaksanaan penyimpanan
berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU
Saraswati Cikampek?

D. Upaya apa saja yang dilakukan oleh pihak rekam medis di RSU
Saraswati Cikampek untuk mengatasi kendala dalam penyimpanan
berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU
Saraswati Cikampek?

1.4

Tujuan dan Manfaat Penelitian


1.4.1

Tujuan Penelitian
A. Tujuan Umum
Untuk mengetahui secara lebih jelas bagaimana pelaksanaan
penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan
rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.
B. Tujuan Khusus
1. Mengetahui pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis
di RSU Saraswati Cikampek;
2. Mengetahui tingkat efektivitas pelayanan rekam medis
dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di
RSU Saraswati Cikampek;
3. Mengidentifikasi hambatan dan permasalahan yang ada
dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di
RSU Saraswati Cikampek;
4. Untuk

mengetahui

upaya

yang

ditempuh

dalam

meminimalisasi masalah yang sering timbul ditempat


penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati
Cikampek.

1.4.2

Manfaat Penelitian
A. Manfaat Bagi Penulis
Merupakan latihan bagi penulis untuk menganalisis dan
mengaplikasikan

antara

teori

yang

diperoleh

selama

perkuliahan dengan kenyataan yang terjadi di lapangan serta


dapat memperluas pengetahuan penulis terhadap fenomena
yang terjadi di lapangan terutama mengenai pelaksanaan
penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan
rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.

B. Manfaat Bagi Rumah Sakit


Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran
dan masukan dalam rangka upaya meningkatkan mutu
pelayanan rekam medis khususnya dalam pelaksanaan
penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan
rekam medis di RSU Saraswati Cikampek. Dapat digunakan
sebagai bahan masukan evaluasi dan pertimbangan untuk
memecahkan

masalah-masalah

yang

dihadapi

dalam

pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis.

C. Manfaat Bagi Akademik


Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai sumber
informasi yang bermanfaat dan berguna bagi rekan-rekan
mahasiswa Politeknik Piksi Ganesha Bandung khususnya

jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam


menunjang kegiatan studi pustaka, serta dapat memperkaya
wawasan

dan

pengetahuan

mengenai

pelaksanaan

penyimpanan berkas rekam medis. Selain itu sebagai salah


satu syarat keluluasan semester akhir dan menambah hasil
penelitian

dibidang

penyimpanan,

khususnya

tentang

Penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan


rekam medis.

BAB II
KERANGKA PEMIKIRAN DAN METODOLOGI
PENELITIAN

2.1

Kajian Ilmiah
2.1.1

Konsep Rumah Sakit


A. Pengertian Rumah Sakit
Menurut Permenkes No. 147 tahun 2010 tentang perizinan
rumah sakit Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan
yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan
secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat jalan,
rawat inap, dan rawat darurat.
Menurut Permenkes No. 1045/MENKES/PER/XI/2006,
Suatu

fasilitas

pelayanan

kesehatan

perorangan

yang

menyediakan rawat inap dan rawat jalan, sarana upaya


kesehatan

yang

menyelenggarakan

kegiatan

pelayanan

kesehatan serta dapat dimanfaatkan untuk tenaga kesehatan


dan penelitian.

B. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit


Menurut undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang rumah
sakit, fungsi rumah sakit adalah :
1. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan
kesehatan seuai dengan standar pelayanan rumah sakit;

10

2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan


melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua
dan ketiga sesuai kebutuhan medis;
3. Penyelenggaaan pendidikan dan pelatihan sumber daya
manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam
pemberian pelayanan kesehatan;
4. Penyelenggaraan

penelitian

dan

pengembangan

serta

penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka


peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan
etika ilmu pengetahan bidang kesehatan.
Tugas rumah sakit umum adalah melaksanakan upaya
kesehatan,

mengutamakan

upaya

penyembuhan

dan

pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu


dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta pelaksanaan
upaya rujukan (Depkes RI,1992).
Dalam menyelenggarakan tugasnya, maka berdasarkan
Keputusan

Menteri

Kesehatan

No.983/B/MenKes/SK/XI/1992

Republik

Rumah

Sakit

Indonesia
Umum

mempunyai fungsi :
1. Melaksanakan pelayanan medis, pelayanan penunjang
medis;
2. Melaksanakan pelayanan medis tambahan, pelayanan
penunjang medis tambahan;

11

3. Melaksanakan pelayanan kedokteran kehakiman;


4. Melaksanakan pelayanan medis khusus;
5. Melaksanakan pelayanan rujukan kesehatan;
6. Melaksanakan pelayanan kedokteran gigi;
7. Melaksanakan pelayanan kedokteran sosial;
8. Melaksanakan pelayanan penyuluhan kesehatan;
9. Melaksanakan pelayanan rawat jalan atau rawat darurat dan
rawat tinggal (observasi);
10. Melaksanakan pelayanan rawat inap;
11. Melaksanakan pelayanan administratif;
12. Melaksanakan pendidikan para medis;
13. Membantu pendidikan tenaga medis umum;
14. Membantu pendidikan tenaga medis spesialis;
15. Membantu penelitian dan pengembangan kesehatan;
16. Membantu kegiatan penyelidikan epidemiologi.

Tugas dan fungsi ini berhubungan dengan kelas dan type


rumah sakit yang di Indonesia terdiri dari rumah sakit umum
dan rumah sakit khusus, kelas a, b, c, d. berbentuk badan dan
sebagai unit pelaksana teknis daerah. perubahan kelas rumah
sakit dapat saja terjadii sehubungan dengan turunnya kinerja
rumah sakit yang ditetapkan oleh menteri kesehatan indonesia
melalui keputusan Dirjen Yanmed.

12

C. Jenis-Jenis Rumah Sakit di Indonesia


1. Rumah Sakit Kelas A
Adalah

rumah

sakit

yang

mampu

memberikan

pelayanan spesialis dan subspesialis luas oleh pemerintah,


rumah sakit kelas A ini sudah ditetapkan sebagai pusat
pelayanan rujukan tertinggi (top referal hospital) dan
mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medis
Spesialistik Luas dan Sub Spesialistik Luas. Diantaranya
adalah :
a. Penyakit dalam;
b. Kebidanan dan penyakit kandungan;
c. Bedah;
d. Kesehatan anak;
e. Telinga, Hidung dan Tenggorokan;
f. Mata;
g. Syaraf;
h. Jiwa;
i. Kulit dan kelamin;
j. Jantung;
k. Paru;
l. Radiologi;
m. Anesthesi;
n. Rehabilitasi medis;

13

o. Patologi klinis;
p. Patologi anatomi dan lainnya.
2. Rumah Sakit Kelas B
Adalah

rumah

sakit

yang

mampu

memberikan

pelayanan spesialis luas dan sub spesialis terbatas. Biasanya


didirikan

disetiap

ibu

kota

provinsi

yang

mampu

menampung pelayanan rujukan dari rumah sakit kabupaten


dan mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medis
sekurang-kurangnya 11 Spesialistik dan Sub Spesialistik
terbatas, yaitu :
a. Penyakit dalam;
b. Kesehatan anak;
c. Kebidanan dan penyakit kandungan;
d. Bedah;
e. Anesthesi;
f. THT;
g. Kulit dan Kelamin;
h. Radiologi;
i. Pathologi klinik;
j. Psikiatri;
k. Neurologi;
l. Mata;

14

m. Bedah Digestif atau Ortopedi;


n. Kardiologi.
3. Rumah Sakit Kelas C
Adalah rumah sakit yang mampu memberikan pelayan
kedokteran spesialis terbatas dan mempunyai fasilitas dan
kemampuan pelayanan medis Spesialitik Dasar yang
meliputi spesialis :
a. Penyakit dalam;
b. Kesehatan anak;
c. Kebidanan dan kandungan;
d. Bedah.
4. Rumah Sakit Kelas D
Adalah rumah sakit yang bersifat transisi karena pada
suatu saat dapat ditingkatkan menjadi rumah sakit kelas C.
Dapa saat ini kemampuan rmah sakit kelas D hanya mampu
memberikan pelayanan kedokteran umum dan kedokteran
gigi. Rumah sakit ini menampung pelayanan rujukan yang
berasal dari PUSKESMAS.
5.

Rumah Sakit Kelas E


Adalah

rumah

sakit

khusus

yang

hanya

menyelenggarakan satu macam pelayanan kedokteran saja


(kanker, paru, jantung, ibu, anak, dan lain sebagainya).

15

2.1.2 Konsep Rekam Medis


A. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah keterangan baik tertulis maupun yang
terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik,
laboratorium, diagnosis serta segala pelayanan dan tindakan
medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik
yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang mendapatkan
pelayanan gawat darurat. Dirjen Yanmed (2006:11).
Menurut

Huffman

(1981:33)

rekam

medis

adalah

informasi mengenai siapa, apa, mengapa, dimana, bilamana


dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien
selama masa perawatannya. Agar lengkap maka rekam medis
harus berisi informasi yang cukup secara jelas menerangkan
identitas

pasien,

mendukung

diagnosa,

membenarkan

pengobatan yang diterimanya serta mencatat hasil-hasil


pemeriksaan secara tepat.
Jadi rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan
keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu
serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang
memberikan pelayanan kepada pasien tersebut.

16

B. Falsafah Rekam Medis


Dengan memperhatikan definisi rekam medis di atas maka
rekam medis juga dapat dikatakan sebagai bukti tertulis proses
pelayanan yang diberikan dokter dan tenaga kesehatan lainnya
kepada pasien, hal ini merupakan cerminan kerjasama lebih
dari satu orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien.
Dengan

demikian

menurut

Dirjen

Yanmed

(2006:10) falsafah dari rekam medis mengandung nilainilai ALFRED AIR yaitu sebagai berikut:
1. Administration;
2. Legal;
3. Financial;
4. Riset;
5. Education;
6. Documentation;
7. A kurat;
8. I nformatif;
9. Responsibility.

Berikut penjelasan falsafah dari rekam medis mengandung


nilai-nilai ALFRED AIR menurut Dirjen Yanmed (2006:10)
yaitu sebagai berikut:

17

1. Administration
Karena isinya menyangkut tindakan wewenang dan
tanggung

jawab

dalam

mencapai

tujuan

pelayanan

keehatan.
2. Legal
Karena isinya menyangkut jaminan kepastian hukum atas
dasar keadilan.
3. Financial
Karena isinya menyangkut informasi yang dipergunakan
sebagai aspek keuangan.
4. Riset
Karena isinya menyangkut informasi sebagai aspek
penelitian dan pengembangan iptek.
5. Education
Karena

isinya

menyangkut

informasi

tentang

perkembangan kronologis dan pelayanan medis yang


diberikan terhadap pasien.
6. Documentation
Karena dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan
laporan rumah sakit.
7. Acurate
Karena isinya sesuai dengan kebenaran.

18

8. Informatif
Karena menyangkut sebagai informasi dengan cepat.
9. Responsibility
Karena

dapat

direspon

atau

cepat

tanggap

dan

bertanggungjawab dalam pelayanan kesehatan.

C. Tujuan Rekam Medis


Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006 : 13)
tujuan dibuatnya rekam medis adalah menunjang tercapainya
tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem
pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan
tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang
diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah
satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan
kesehatan di rumah sakit.

D. Kegunaan Rekam Medis


Menurut Dirjen

Yanmed

(2006:13)

kegunaan rekam

medis dapat dilihat dari beberapa aspek, aspek tersebut antara


lain:
1. Aspek Administrasi
Suatu

berkas

rekam

medis

mempunyai

nilai

administrasi, karena isi di dalamnya menyangkut tindakan

19

berdasarkan wewenang dan tanggungjawab tenaga medis


dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis,
karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk
merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan
kepada pasien.
3. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum,
karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan
kepastian hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha
menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti
untuk menegakkan hukum.
4. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan,
karena isinya mengandung data / informasi yang dapat
digunakan sebagai aspek keuangan.
5. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian,
karena informasi yang
sebagai

bahan

dikandungnya
penelitian

dan

ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

dapat

digunakan

pengembangan

20

6. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian,
karena isinya menyangkut data atau informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik
yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat
dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran
dibidang profesi para pemakai.
7. Aspek Dokumentasi
Suatu

berkas

rekam

medis

mempunyai

nilai

dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan


yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan
pertanggungjawaban laporan rumah sakit.

E. Kegiatan Rekam Medis


Menurut Dirjen Yanmed (2006:22) kegiatan rekam medis
meliputi :
1. Penerimaan pasien;
2. Perencanaan kegiatan medis;
3. Pengolahan Data
Menurut Dirjen Yanmed (2006:57) pengolahan data
meliputi :
a. Penataan berkas rekam medis (assembling);
b. Pemberian kode (coding);
c. Tabulasi (indexing).

21

4. Pelaporan Rumah Sakit


Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi
yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara
cepat, tepat, dan akurat.
5. Korespondensi Rekam Medis
Adalah surat menyurat yang berhubungan dengan
rekam medis yang meliputi resume medis, formulir asuransi
yang terkait dengan pelayanan kesehatan dan surat
keterangan medis.
6. Analisa Rekam Medis
Analisa rekam medis meliputi :
a. Analisa mutu rekam medis;
b. Analisa mortalitas dan operasi;
c. Analisa morbiditas;
d. Analisa kualitatif dan kuantitatif.
7. Penyimpanan rekam medis (filing system)
8. Pengambilan rekam medis (retrieval)
9. Penyusutan (retensi) dan pemusnahan rekam medis.

22

F. Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis


1. Undang-undang kesehaan No 23 tahun 1992 tentang
kesehatan;
2. Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
3. Peraturan pemerintah No 10 tahun 1960 tentang wajib
simpan rahasia kedokteran/lembaran negara;
4. Undang-undang No 7 tahun 1991 tentang ketentuanketentuan pokok kearsipan;
5. Peraturan

menteri

kesehatan

nomor

269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medik/Medical


Record;
6. Peraturan

menteri

kesehatan

nomor

585/MENKES/PER/IX/1989 tentang persetujuan tindakan


medik;
7. Keputusan Menteri Kesehatan No. 034/Birhub/1992 tentang
perencanaan dan pemeliharaan rumah sakit dimana antara
lain disebutkan bahwa guna menunjang terselenggaranya
rencana induk yang baik, maka setiap rumah sakit
mewajibkan :
a. Mempunyai dan merawat statistik yang up-to-date;
b. Membina Medical record yang didasarkan ketentuanketentuan yang telah ditetapkan.

23

8. Peraturan Menteri Kesehatan No. 134 tahun 1978 tentang


struktur organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Umum
dimana antara lain disebutkan bahwa salah satu sub bab
bagian adalah pencatatan medik;
9. Peraturan

Menteri

575/menKes/Per/XII/1989

Kesehatan
tentang

No.

persetujuan

rekam

medis;
10. Keputusan Direktorat Jenderal Pelayanan Medik No.
48/Yanmed/RS Umum Dik/YUN/I/1991 tentang pelasanaan
penyelenggaraan rekam medis;
11. Standar dan pedoman penyelenggaraan rekam medis;
12. Keputusan Direktorat Jenderal Pelayanan Medik nomor
78/yanmed/RS

Umum.

Dik/YNU/I/1991

tentang

pelaksanaan penyelenggaraan rekam medik di rumah sakit;


13. Surat edaran Dir.Jen Yan.Med No. HK. 00.6.1.5.01160,
tentang penyusutan dan penghapusan berkas rekam medis;
14. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 29 tahun 2004,
tentang praktik kedokteran;
15. Medical Staff By law No. 631/Menkes/S.

2.1.3

Konsep Penyimpanan Rekam Medis


A. Pengertian Penyimpanan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, penyimpanan
adalah tempat menyimpan, hal, cara, hasil, dan proses kerja

24

menyimpan, mengumpulkan dsb. (Departemen Pendidikan


Nasional, 2005:1067).

B. Sistem Penyimpanan
Penyimpanan dokumen rekam medis mempunyai arti yang
sangat penting sehubungan dengan riwayat penyakit pasien
dan kerahasiaan yang terkandung di dalamnya. Oleh sebab itu
cara penyimpanannya pun harus diatur sedemikian rupa
sehingga terjaga rahasianya dan mudah memperoleh kembali
untuk disediakan guna pelayanan kunjungan ulang di sarana
pelayanan kesehatan. Ditinjau dari pemusatan atau panyatuan
dokumen rekam medis cara penyimpanannya dibagi menjadi 2
cara yaitu :
1. Sentralisasi
Adalah sistem penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan
dan Rawat Inap secara integral dalam satu ruang
penyimpanan.
Tabel 2.1
Penyimpanan Sentralisasi

Keuntungan

Kerugian

1. Mengurangi terjadinya
duplikasi dalam
pemeliharaan dan
penyimpanan rekam
medis

1. Tempat penerimaan pasien


harus bertugas selama 24
jam

25

2. Mengurangi jumlah
2. Petugas jadi lebih sibuk
biaya yang digunakan
karena harus menangani
untuk peralatan dan
unit rawat jalan dan unit
ruangan
rawat inap dalam satu ruang
penyimpanan
3. Tata kerja dan
peraturan mengenai
kegiatan pencatatan
medis mudah
distandarisasi
Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

2. Desentralisasi
Adalah pemisahan ruangan penyimpanan antara Rekam
Medis Rawat Jalan dan Rekam Medis Rawat Inap.
Tabel 2.2
Penyimpanan Desentralisasi
Keuntungan

Kerugian

1. Efisiensi waktu

1. Terjadi duplikasi rekam

dimana pasien

medis sehingga riwayat

mendapatkan

penyakit terpisah

pelayanan yang
lebih cepat
2. Kerja petugas

rekam medis lebih

2. Biaya pengadaan rekam


medis

lebih banyak

ringan
3. Pengawasan

terhadap berkas
rekam medis lebih 4

3. Bentuk dan isi rekam medis


berbeda
4. Menghambat pelayanan jika

ketat karena

rekam medis dibutuhkan oleh

lingkupnya sempit

unit lain

Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

26

C. Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan


Menurut Dirjen Yanmed (2006 : 88), fasilitas dan
peralatan yang dibutuhkan pada bagian penyimpanan adalah
sebagai berikut :
1. Ruang Penyimpanan
a. Ruang letaknya harus strategis
Agar pelayanan pasien tidak terlambat, maka letak
tempat

pendaftaran

pasien

dengan

letak

tempat

peminjaman dan penyimpanan rekam medis harus


berdekatan. Selain itu dimaksudkan agar petugas lebih
mudah dan cepat dalam penyimpanan dan pengambilan
rekam

medis.

Petugas

penyimpanan

juga

harus

menyesuaikan letak ruang penyimpanan dengan bentuk


sistem penyimpanan rekam medis yang digunakan,
seperti bentuk sistem sentralisasi dan desentralisasi.
b. Ruang cukup cahaya (penerangan)
Di dalam ruang penyimpanan seharusnya terdapat
jendela agar cahaya matahari dari luar bisa langsung
masuk ke dalam ruang penyimpanan, selain itu alat
penerangan yang digunakan harus di sesuaikan dengan
luas ruangan.
Hal ini bertujuan untuk menghindari ruangan
menjadi

lembab ,

sehingga

tidak

mudah

terjadi

27

kerusakan pada berkas rekam medis yang terbuat dari


bahan meterial kertas yang mudah berjamur dan juga
untuk kenyamanan ruangan penyimpanan berkas rekam
medis yang tersedia. Dengan cahaya yang masuk ke
ruang penyimpana rekam medis memudahkan petugas
rekam medis untuk mencari berkas rekam medis yang di
perlukan.
c. Ruangan harus memperhatikan faktor keamanan
Selain memperhatikan faktor letak dan penerangan
dalam ruangan penyimpanan, dalam pelayanan kesehatan
juga harus memperhatikan faktor keamanan ruang
penyimpanan rekam medis di dalam setiap kegiatan
penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis. Hal
ini dipertegas dalam peraturan pemerintah nomor 10
tahun 1996 tentang wajib simpan rahasia kedokteran.
Oleh karena itu, ruang penyimpanan rekam medis harus
selalu dalam keadaan tertutup atau terkunci dan hanya
petugas tertentu yang boleh dan bisa masuk ke ruangan
tersebut.
d. Pemisahan antara ruang rekam medis aktif dan non aktif
Hal ini bertujuan untuk mengurangi arsip rekam
medis yang semakin bertambah, hal ini juga dilakukan

28

untuk mempercepat pelayanan jika rekam

medis

diperlukan.
2. Tempat Penyimpanan
Tempat penyimpanan berkas rekam medis yang umum
digunakan di rumah sakit antara lain :
a. Rak terbuka;
b. Lemari laci;
c. Roll opack.
Jarak antara dua rak untuk lalu lalang dianjurkan selebar
90 cm, jika mengunakan lemari laci satu baris ruang kosong
didepannya harus 90 cm, jika diletakan saling berhadapan
harus disediakan ruang kosong paling tidak 150 cm.
3. Petunjuk Keluar (Out Guide)
Menurut Dirjen Yanmed (2006:93), pengertian petunjuk
keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi
penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya petunjuk
keluar ini diletakan sebagai pengganti pada tempat mapmap rekam medis yang diambil (dikeluarkan/dipinjam) dari
rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada dirak file
tersebut sampai rekam medis dikembalikan ke tempat
semula.

29

Petunjuk keluar yang umum dipakai berbentuk kartu


yang dilengkapi dengan kantong tempel tempat bon
peminjaman diletakan. Petunjuk keluar ini dapat diberi
warna, yang maksudnya untuk mempercepat petugas dalam
melihat tempat-tempat penyimpanan kembali rekam medis
yang bersangkutan.
4. Bon Peminjaman (Requisitions)
Bon peminjaman digunakan sebagai bukti berkas rekam
medis

keluar

atau

dipinjam.

Biasanya

berbentuk

suatu formulir yang berisi nama pasien, nomor rekam


medis, nama poliklinik atau bagian atau orang yang
meminjam, tanggal dipinjam rekam medis dan tanggal jatuh
tempo pengembalian rekam medis.
Formulir tersebut biasanya dibuat rangkap tiga, satu
ditempel pada rekam medisnya, satu disimpan sebagai tanda
bukti keluarnya rekam medis pada rak dimana rekam medis
tersebut disimpan dan satu ditinggal dipoliklinik atau bagian
atau orang yang meminjam berkas rekam medis tersebut.
Pada saat rekam medisnya kembali, kedua copy surat
permintaan dibuang.
5. Sampul Pelindung Rekam Medis
Menurut Dirjen Yanmed (2006:90) rekam medis harus
diberi sampul pelindung untuk:

30

a. Memelihara keutuhan susunan lembaran-lembaran rekam


medis;
b. Mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran sebagai
akibat sering dibolak-baliknya lembaran tersebut.
Adapun sampul yang sering digunakan adalah:
1) Sampul pelindung;
2) Map;
3) Amplop.

D. Petunjuk Penyimpanan
Menurut Dirjen Yanmed (2006:88), pada deretan mapmap rekam medis yang disimpan, rak harus diberi tanda
petunjuk guna mempercepat pekerjaan penyimpanan dan
menemukan rekam medis. Jumlah petunjuk tergantung dari
rata-rata tebalnya sebagian map-map rekam medis tersebut.
Untuk map-map rekam medis yang tebalnya sedang diberi
petunjuk setiap setiap 50 map.
Alat petunjuk itu harus dibuat dari model yang kuat dan
tahan lama dan mudah untuk dilihat. Pinggir petunjuk itu harus
lebih besar menonjol sehingga angka-angka yang dicantumkan
gampang terlihat.

E. Prosedur Penyimpanan
Adapun prosedur penyimpanan menurut Dirjen yanmed
(2006:94) adalah sebagai berikut:

31

1. Rekam medis sebelum disimpan harus disortir terlebih


dahulu;
2. Hanya petugas rekam medis yang menangani pengambilan
dan penyimpanan rekam medis, kecuali petugas khusus
pada sore dan malam yang bertugas di penyimpanan;
3. Pada saat sore dan malam hari petugas di ruang poliklinik
dan ruang ruang inap akan mengawasi peraturan, dimana
harus menyimpan rekam medis yang telah ditetapkan lihat
pada tempat yang telah ditentukan dibagian rekam medis
dan dibagian lain;
4. Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya harus
segera diperbaiki;
5. Pemeriksaan atau audit penyimpanan harus dilakukan
secara periodik (untuk menemukan salah simpan atau rekam
medis yang belum kembali pada waktunya;
6. Rekam medis yang penting (barkaitan dengan hukum)
disimpan ditempat khusus yang terjaga kerahasiaannya;
7. Petugas harus memelihara agar rekam medis terjaga
kerapihan dan kebersihannya;
8. Rekam medis yang dalam proses (assembling, analisis, dll)
disimpan dirak atau meja tertentu;
9. Rekam medis yang tebal dibuat penjilidan;

32

10. Koordinator penyimpanan harus membuat laporan:


a. Jumlah rekam medis yang keluar atau dipinjam;
b. Jumlah permintaan darurat;
c. Jumlah rekam medis salah simpan;
d. Jumlah rekam medis yang tidak ditemukan.

F. Ketentuan Kerja dan Prosedur Penyimpanan Lainnya


Adapun

beberapa

ketentuan

kerja

dan

prosedur

penyimpanan lainnya menurut Direktorat Jenderal Pelayanan


Medik (2006:90) ketentuan kerja dan prosedur penyimpan
lainnya yaitu:
1. Keselamatan
Faktor keselamatan harus diperhatikan dan di utamakan
pada bagian penyimpanan rekam medis. Harus tersedia
tangga anti tergelincir untuk menjaga agar petugas tidak
terjatuh ketika menyimpan atau mengambil pada rak-rak
terbuka yang letaknya di atas.
2. Keleluasaan
Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang pada bagian
penyimpanan, dianjurkan selebar 90 cm. Ruang kosong
didepannya harus 90 cm, jika diletakan saling berhadapan
harus disediakan ruang kosong paling tidak 150 cm.

33

3. Ketentuan lain
Perlu

diketahui

juga

pengaturan

suhu

ruangan,

kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan bahaya


kebakaran.

G. Standar Prosedur Penyimpanan Rekam Medis


Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006:140)
ada beberapa prosedur dalam penyimpanan rekam medis,
yaitu:
1. Persyaratan
a. Rekam medis rawat jalan ;
b. Rekam medis rawat inap.
2. Sarana
a. Kotak sortir;
b. Rak penyimpanan rekam medis;
c. Tracer bon peminjaman;
d. Terminal komputer;
e. ATK.
3. Prasarana
a. PerMenKes

No.269/MENKES/PER/III/2008

rekam medik/Medical Record;


b. Petunjuk teknis rekam medis.

tentang

34

4. Prosedur
a. Rekam medis selesai proses disimpan pada rak
penyimpanan;
b. Dilakukan penyortiran untuk mencegah kesalahan letak;
c. Ketetapan penyimpanan dengan petunjuk arah tracer
yang tersimpanan;
d. Tracer petunjuk arah dikeluarkan setelah berkas rekam
medis kembali ke posisinya;
e. Ketepatan penyimpanan dimulai dari group warna, saf
pada masing-masing rak dan posisi urutan nomor.

H. Penyusutan Rekam Medis


Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006:98)
penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan
arsip dari rak penyimpanan dengan cara:
1. Memindahkan arsip rekam medis aktif ke rak in aktif
dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengna
tahun kunjungan;
2. Memikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif sesuai
ketentuan yang berlaku;
3. Memusnahkan rekam medis yang telah dimikrofilm dengan
cara tertentu sesuai ketentuan.

35

I.

Pemusnahan Arsip Rekam Medis


Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006:100)
ada beberapa ketentuan dalam pemusnahan rekam medis,
antara lain:
1. Dibentuk tim pemusnahan arsip dengan surat keputusan
direktorat yang beranggotakan sekurang-kurangnya:
a. Ketatausahaan;
b. Unit penyelenggaraan rekam medis;
c. Unit pelayanan;
d. Komite medis.
2. Rekam medis mempunyai nilai guna tertentu tidak
dimusnahkan tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu;
3. Membuat pertelaan arsip bagi rekam medis aktif yang telah
dinilai;
4. Daftar pertelaan arsip rekam medis akan dimusnahkan oleh
tim pemusnah, dilaporkan kepada direktorat rumah sakit
dan direktorat bina pelayanan medik departemen kesehatan
RI;
5. Berita acara pelaksaan pemusnahan dikirim kepada pemilik
rumah sakit dan kepada direktorat jenderal bina pelayanan
medik departemen kesehatan RI.

36

J.

Sistem Penjajaran
Menurut Dirjen yanmed (2006:82) terdapat 3 (tiga)
metode sistem penjajaran yang bisa dipakai, yaitu :
1.

Straight Numerical System (Sistem Angka Langsung)


Merupakan sistem penjajaran lazimnya pada susunan
angka-angka biasa. Contoh:
566027

566101

569999

566028

566102

570000

566029

566103

570001

566030

566104

570002

566031

566105

570003

II

III

Angka pertama yang berubah adalah kelompok dua


angka yang paling kanan (III), kemudian kelompok angka
tengah (II), dan terakhir kelompok angka paling kiri (I).
Tabel 2.3
Sistem Angka Langsung
Keuntungan
1. Sangat mudah dalam
pengambilan sejumlah

Kelemahan
1. Perlu konsentrasi petugas
yang sangat tinggi, karena

37

nomor rekam medis

harus memperhatikan seluruh

dengan nomor yang

angka dari nomor RM untuk

berurutan pada saat

menghindari tertukarnya

diminta;

angka-angka;

2. Petugas mudah
memahami dan
melaksanakannya.

2. Kesibukan tidak merata;


3. pengawasan kerapihan sulit
dilakukan.

Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

2.

Middle Digit Filing System (Sistem Angka Tengah)


Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau
MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam
medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis
berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka
kelompok tengah. Kelebihan dan kekurangan sistem ini
sama dengan TDF namun yang membedakan adalah angka
yang terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama,
pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka ke
dua, dan angka yang paling kanan menjadi angka ke tiga.
Contoh:
75 60 21

56 68 96

99 68 97

75 60 22

56 68 97

99 68 98

38

75 60 23

56 68 98

99 68 99

75 60 24

56 68 99

00 69 00

75 60 25

57 68 00

00 69 01

75 60 26

57 68 01

00 69 02

75 60 27

57 68 02

00 69 03

II

III

Tabel 2.4
Sistem Angka Tengah

Keuntungan
1. Memudahkan pengambilan
100 RM yang nomornya

Kelemahan
1. Perlu waktu melatih
petugas

berurutan
2. Penyebaran nomor merata

2. Tidak dapat digunakan


dengan baik bila nomor

3. pembagian tugas mudah

RM lebih dari 6 angka

Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

39

3.

Terminal Digit Filing System (Sistem Angka Akhir)


Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu
suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan
urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.

Contoh :
56 60 25

97 05 75

98 99 80

57 60 25

98 05 75

99 99 80

58 60 25

99 05 75

00 00 81

59 60 25

00 06 75

01 00 81

60 60 25

01 06 75

02 00 81

61 60 25

02 06 75

03 00 81

62 60 25

03 06 75

04 00 81

III

II

Tabel 2.5
Sistem Angka Akhir

Keuntungan
1. RM akan tersebar di
100 seksi;

Kelemahan
1. Perlu waktu dalam
melatih petugas.

40

2. Bila ada RM baru akan


menambah file
dijajaran seksi primer
yang sama;
3. Pekerjaan penyimpanan
atau pengambilan dapat
dibagi secara merata;
4. Misfile (salah simpan)
dapat dicegah.
Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

K. Peminjaman Rekam Medis


1. Pengertian Peminjaman
Berikut adalah pengertian penyimpanan yang tercantum
dalam

kamus

besar

bahas

indonesia

(2005:876)

peminjaman yaitu proses, cara, perbuatan meminjam, atau


meminjamkan barang untuk waktu tertentu (kalau sudah
sampai waktunya harus dikembalikan).
2. Standar Prosedur Peminjaman Rekam Medis
Untuk

mendukung

kelancaran

dalam

pelaksanaan

kegiatan peminjaman rekam medis Dirjen yanmed membuat


standar prosedur peminjaman rekam medik (2006:137)
seperti dibawah ini:

41

a. Persyaratan:
1) Rekam medis;
2) Permintaan/pemesanan;
3) Tracer.
b. Sarana:
1) Komputer;
2) Printer;
3) Formulir;
4) Bon peminjaman;
5) ATK;
6) Telepon.
c. Prasarana:
1) Permenkes

No.269/MENKES/PER/III/2008

tentang

rakam medik/Medical Record;


2) Petunjuk teknik rekam medis;
3) Keputusan Direktorat

Jenderal

Pelayanan

Medik

No.78/Yanmed/RS.Um.Dik/YMU/1/91.
d. Prosedur:
1) Peminjaman

rekam

medis

dilaksanakan

dengan

pemesanan melalui transaksi pendaftaran, melalui


telepon maupun kurip;

42

2) Peminjaman rekam medis untuk keperluan pembuatan


makalah, riset, dan lain-lain dilaksanakan di unit-unit
rekam medis;
3) Pengambilan

rekam

medis

menggunakan

bon

peminjaman;
4) Transaksi masuk keluar rekam medis

dilaksanakan

setiap ada perubahan informasi rekam medis;


5) Tidak dibenarkan peyimpanan rekam medis diluar
tempat penyimpanan baik milik pribadi maupun pasien
lain;
6) Selama rekam medis berada diruang rawat inap atau
sedang dipinjam menjadi tanggungjawab perawat
ruangan yang menyimpan.
3. Tata Cara Pengambilan Rekam Medis
Menurut Dirjen yanmed (2006:92) ketentuan pokok yang
harus ditaati ditempat penyimpanan adalah sebagai berikut:
a. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam
medis tanpa kartu permintaan / kartu keluar;
b. Seorang

yang

menerima/meminjam

rekam

medis,

berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik


dan tepat pada waktunya;
c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit
kecuali atas permintaan pengadilan.

43

Dokter-dokter

atau

pegawai

rumah

sakit

yang

berkepentingan dapat meminjam rekam medis untuk ke


ruangan kerjanya selama jam kerja, tetapi semua rekam
medis harus dikembalikan ke ruangan rekam medis pada
akhir jam kerja. Jika beberapa rekam medis akan digunakan
selama beberapa hari, rekam medis tersebut disimpan dalam
tempat berbeda selama diruang rekam medis.
Kemungkinan rekam medis dipinjam oleh beberapa
orang perpindahan dari satu orang ke orang lain harus
dilakukan dengan mengisi kartu pindah tangan karena
dengan cara ini rekam medis tidak perlu bolak-balik dikirim
ke bagian rekam medis. Kartu pindah tangan ini dikirim ke
bagian rekam medis untuk diletakan sebagai petunjuk
keluarnya rekam medis. Kartu pindah tangan tersebut berisi
tanggal, pindah tangan dari siapa, untuk keperluan apa dan
digunakan oleh dokter siapa.
4. Standar Prosedur Pencarian Rekam Medis
Menurut Dirjen yanmed (2006:138) ada beberapa
prosedur pencarian rekam medis, diantaranya adalah:
a. Persyaratan
1) Pemesanan/permintaan;
2) Nomor rekam medis.

44

b. Saran
1) Tracer;
2) Karti indeks utama pasien (KIUP);
3) Komputer;
4) ATK.
c. Prasarana
1) Permenkes

No.269/MENKES/PER/III/2008

tentang

rekam medik/Medical Record;


2) Surat keterangan Direktorat Jenderal Pelayanan Medik
No.78/yanMed/RS.Um.Dik/Ymu/I/1991;
3) Petunjuk teknis rekam medis.
d. Prosedur
1) Pembuatan bon pinjam lengkap dengan rekam medis,
nama pasien (sistem penamaan);
2) Nama peminjam dan tanggal dipinjam.

2.1.4 Konsep Rawat Jalan


A. Pengertian Rawat Jalan
Azwar (1996:75) mengemukakan rawat jalan yang berarti
pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak
dalam rawat inap.
Menurut (Direktorat Jenderal Pelayanan Medik) pasien
rawat jalan merupakan salah satu bentuk dari pelayanan

45

kedokteran yang dibutuhkan oleh pasien dimana rumah sakit


menyediakan ruangan (poliklinik) untuk pasien berobat jalan,
selanjutnya pasien tersebut mendapat pemeriksaan medis
setelah selesai pasien pulang atau dirawat.

B. Isi Rekam Medis Rawat Jalan


Menurut pasal 3 ayat (1) Permenkes RI Nomor
269/Menkes/Per/III/2008, isi rekam medis untuk pasien rawat
jalan sekurang-kurangnya memuat :
1. Identitas pasien;
2. Tanggal dan waktu;
3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan
dan riwayat penyakit;
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
5. Diagnosis;
6. Rencana penatalaksanaan;
7. Pengobatan dan tindakan;
8. Pelayanan lain yang diberikan kepada pasien;
9. Untuk pasien khusus gigi dilengkapi odontogram klinik;
10. Persetujuan tindakan bila diperlukan.

46

C. Alur Rekam Medis Rawat Jalan

Gambar 2.1
Flow Chart Alur Rekam Medis Rawat Jalan

Pasien datang

Pendaftaran

Lama

Pasien

Pendaftaran

Baru

Entri data pasien


dan menyiapkan
berkas RM baru

Pasien menyerahkan
KIB. Petugas
menyiapkan berkas
RM pasien lama
tersebut

Poliklinik
yang dituju
Berkas Rekam
Medis diisi oleh
dokter

Instalasi Rekam
Medis
Berkas RM
diperiksa
kelengkapannya

Belum lengkap

Berkas

Lengkap

Penyimpanan
Berkas RM
disimpan
berdasarkan No.
RM

Pengisian
berkas RM
dilengkapi
Selesai

Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

47

Alur berkas rekam medis untuk pasien rawat jalan


menurut Dirjen Yanmed (2006:37) diantaranya sebagai
berikut:
1. Pasien mendaftar ke Tempat Pendaftaran Rawat Jalan
(TPPRJ);
2. Apabila pasien baru: pasien mengisi formulir pendaftaran
pasien baru yang telah disediakan;
3. Apabila pasien lama

(pasien

yang pernah berobat

sebelumnya): pasien menyerahkan kartu pasien (kartu


berobat) kepada petugas di TPPRJ;
4. Di TPP: Untuk pasien baru, petugas TPPRJ terlebih dahulu
menginput identitas sosial dan untuk pasien lama petugas
menginput antara lain:
a. Nama pasien;
b. Nomor rekam medis;
c. Nomor registrasi;
d. Poliklinik yang dituju;
e. Keluhan yang dialami.
Setelah input data pasien baru selesai kemudian:
1) Petugas TPP membuat kartu berobat (KIB) untuk
diberikan

kepada pasien baru yang harus dibawa

apabila pasien tersebut berobat ulang;

48

2) Untuk pasien baru, petugas TPPRJ akan menyiapkan


berkas rekam medis pasien baru;
3) Bagi pasien kunjungan ulang atau pasien lama, harus
memperlihatkan
penerimaan

kartu

pasien.

berobat

kepada

Selanjutnya

petugas

petugas

akan

menyediakan berkas rekam medis pasien lama tersebut;


4) Apabila pasien lupa membawa kartu berobat maka
berkas rekam medis pasien dapat ditemukan dengan
melalui KIUP atau pada rumah sakit yang telah
menggunakan sistem komputerisasi dengan mudah
nomor pasien dapat dicari melaui pencarian data base.
5. Berkas rekam medis pasien dikirimkan ke poliklinik oleh
petugas rekam medis yang telah diberi kewenangan untuk
membawa berkas rekam medis pasien;
6. Petugas poliklinik mencatat pada buku registrasi pasien
rawat jalan poliklinik antara lain: tanggal kunjungan, nama
pasien,

nomor

rekam

medis,

jenis

kunjungan,

tindakan/pelayanan yang telah diberikan, dsb;


7. Dokter

pemeriksa

mencatat

riwayat

penyakit,

hasil

pemeriksaan, diagnosa, terapi yang ada direlevansinya


dengan penyakitnya pada kartu/lembaran rekam medis;
8. Petugas dipoliklinik membuat laporan rekapitulasi harian
pasien rawat jalan;

49

9. Setelah pemberian pelayanan kesehatan dipoliklinik selesai


dilaksanakan , petugas

poliklinik

memberikan seluruh

berkas rekam medis pasien rawat jalan berikut rekapitulasi


harian pasien rawat jalan ke instalasi rekam medis paling
lambat 1 jam sebelum berakhir jam kerja;
10. Petugas instalasi rekam medis memeriksa kelengkapan
pengisian berkas rekam medis dan yang untuk belum
lengkap segera di upayakan kelengkapannya;
11. Petugas instalasi rekam medis mengolah berkas rekam
medis yang sudah lengkap, dimasukkan kedalam kartu
indeks penyakit, kartu indeks operasi dan sebagainya sesuai
dengan penyakitnya;
12. Petugas instalasi rekam medis membuat rekapitulasi setiap
akhir bulan, untuk membuat laporan dan statistik rumah
sakit;
13. Berkas rekam medis disimpan berdasarkan nomor berkas
rekam medisnya.

2.1.5 Konsep Rawat Inap


A. Pengertian Rawat Inap
Menurut Azrul Azwar (1996:75) pelayanan rawat inap
adalah salah satu bentuk dari pelayanan dokter. Secara
sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat inap adalah

50

pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien dalam


bentuk rawat inap (hospitalization).

B. Isi Rekam Medis Rawat Inap


Data yang harus ada di dalam berkas rekam medis pasien pada
instalasi rawat inap menurut Peraturan menteri kesehatan RI
No.269/MenKes/Per/III/2008 sekurang-kurangnya antara lain:
1. Identitas pasien;
2. Tanggal dan waktu;
3. Anamnesis

(sekurang-kurangnya

keluhan,

riwayat

penyakit);
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis;
5. Diagnisis;
6. Rencana penatalaksanaan;
7. Pengobatan dan tindakan;
8. Persetujuan tindakan bila perlu;
9. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan;
10. Ringkasan pulang;
11. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga
kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
12. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan
tertentu;
13. Untuk kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.

51

C. Alur Rekam Medis Rawat Inap

Gambar 2.2
Flow Chart Alur Rekam Medis Rawat Inap
Pasien datang

Pendaftaran
Petugas mengisi buku
register penerimaan pasien
RI. Menyiapkan / mengisi
data identitas pasien pada
lembaran masuk

Ruang rawat
inap
Berkas RM diisi
oleh dokter dan
perawat

Unit rekam
medis
Berkas diperiksa
kelengkapannya

Berkas yang
belum lengkap
di lengkapi

Belum lengkap

Berkas

Lengkap

penyimpanan
Berkas RM
disimpan di bagian
penyimpanan.

Selesai
Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

Pasien datang ke TPPRI apakah itu ada surat permintaan


dari dokter, unit gawat darurat, atau rujukan dari Rumah Sakit
lain. Alur rekam medisnya sebagai berikut :

52

1. Petugas rekam medis mencatat dalam buku register


penerimaan pasien rawat inap: nama, nomor rekam medis,
identitas dan data sosialnya. Serta menyiapkan / mengisi
data identitas pasien pada lembaran masuk;
2. Berkas rekam medis dikirim oleh petugas bersama-sama
dengan pasiennya ke ruang yang dimaksud;
3. Pasien diterima oleh petugas diruangan dan dicatat pada
buku register;
4. Dokter yang bertugas mengisi riwayat penyakit, dan hasil
pemeriksaan lainnya dicatat pada lembaran rekam medis
dan ditanda tangani;
5. Perawat / bidan menambah lembaran lembaran rekam
medis sesuai pelayanan yang diberikan;
6. Perawat / bidan membuat sensus harian gambaran mutasi
pasien mulai jam 00.00 sampai jam 24.00. Ini dibuat 3
rangkap. Satu untuk dikirim keruang rawat inap sebagai
arsip. Satu dikirim ke unit rekam medis, dan satu di tempat
penerimaan pasien rawat inap;
7. Petugas ruangan memeriksa rekam medis sebelum di kirim
ke unit rekam medis;
8. Setelah pasien pulang petugas mengirim berkas rekam
medis dikembalikan ke unit rekam medis paling lambat 24
jam setelah pasien pulang;

53

9. Petugas unit rekam medis mengolah berkas yang sudah


lengkap dimasukkan kedalam kartu indeks penyakit, indeks
operasi, indeks kematian untuk membuat laporan dan
statistik Rumah Sakit;
10. Petugas rekam medis merekapitulasi setiap bulan;
11. Unit rekam medis menyimpan berkas rekam medis menurut
nomornya.

2.1.6 Konsep Pelaksanaan


A. Pengertian Pelaksanaan
Menurut Majone dan Wildavsky Pelaksanaan merupakan
aktivitas

atau

usaha-usaha

yang

dilaksanakan

untuk

melaksanakan semua rencana dan kebijaksanaan yang telah


dirumuskan

dan

ditetapkan

kebutuhan,

alat-alat

yang

dengan

dilengkapi

diperlukan,

siapa

segala
yang

melaksanakan, dimana tempat pelaksanaannya mulai dan


bagaimana cara yang harus dilaksanakan, suatu proses
rangkaian kegiatan tindak lanjut setelah program atau
kebijaksanaan ditetapkan yang terdiri atas pengambilan
keputusan, langkah yang strategis maupun operasional atau
kebijaksanaan menjadi kenyataan guna mencapai sasaran dari
program yang ditetapkan semula. Dari pengertian yang
dikemukakan di atas dapatlah ditarik suatu kesimpulan bahwa

54

pada dasarnya pelaksanaan suatu program yang telah


ditetapkan oleh pemerintah harus sejalan dengan kondisi yang
ada, baik itu di lapangan maupun di luar lapangan. Yang mana
dalam kegiatannya melibatkan beberapa unsur disertai dengan
usaha-usaha dan didukung oleh alat-alat penunjang. (Nurdin
Usman, 2002:70)

B. Faktor-Faktor Yang Dapat Menunjang Pelaksanaan


Menurut Abdullah Syukur (1987:40), sebagai berikut:
1. Komunikasi,

merupakan suatu program

yang dapat

dilaksanakan dengan baik apabila jelas bagi para pelaksana.


Hal ini menyangkut proses penyampaian informasi,
kejelasan informasi

dan konsistensi

informasi

yang

disampaikan;
2. Resouces (sumber daya), dalam hal ini meliputi empat
komponen yaitu terpenuhinya jumlah staf dan kualitas
mutu, informasi yang diperlukan guna pengambilan
keputusan

atau

kewenangan

yang

cukup

guna

melaksanakan tugas sebagai tanggungjawab dan fasilitas


yang dibutuhkan dalam pelaksanaan;
3. Disposisi, sikap dan komitmen dari pada pelaksanaan
terhadap program khususnya dari mereka yang menjadi
implementasi program khususnya dari mereka yang menjadi
implementer program;

55

4. Struktur

Birokrasi,

yaitu

SOP

(Standar

Operating

Procedures), yang mengatur tata aliran dalam pelaksanaan


program. Jika hal ini tidak sulit dalam mencapai hasil yang
memuaskan, karena penyelesaian khusus tanpa pola yang
baku.
Keempat

faktor

di

atas,

dipandang

mempengaruhi

keberhasilan suatu proses implementasi, namun juga adanya


keterkaitan dan saling mempengaruhi antara suatu faktor yang
satu dan faktor yang lain. Selain itu dalam proses implementasi
sekurang-kurangnya terdapat tiga unsur penting dan mutlak
yaitu:
1. Adanya program (kebijaksanaan) yang dilaksanakan;
2. Kelompok masyarakat yang menjadi sasaran dan manfaat
dari program perubahan dan peningkatan;
3. Unsur pelaksanaan baik organisasi maupun perorangan
yang bertanggung jawab dalam pengelolaan pelaksana dan
pengawasan dari proses implementasi tersebut.
Dari pendapat di atas dapatlah dikatakan bahwa pelaksana
suatu program senantiasa melibatkan ketiga unsur tersebut.

2.1.7 Konsep Tinjauan


Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kata tinjauan berasal
dari kata tinjau yang berarti melihat, menjenguk, memeriksa, dan
meneliti untuk kemudian menarik kesimpulan. Tinjauan adalah

56

hasil meninjau pandangan, pendapat tentang suatu hal sesudah


menyelidiki atau mempelajari. (Hasan Alwi, 2005:1198).

2.1.8 Konsep Efektivitas Pelayanan


A. Pengertian Efektivitas
Menurut Handayaningrat

(2007:16), mengungkapkan

bahwa Efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya


sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Menurut Tampubolon (2004:73),

efektivitas dibagi

menjadi tiga yaitu:


1. Efektivitas individu, organisasi menekankan pada kinerja
individu-individu yang ada dalam organisasi tersebut
dengan kata lain masing-masing kontribusi yang akan
diberikan

individu-individu

dalam

organisisi

sangat

ditentukan.
2. Efektivitas kelompok, yaitu jumlah kontribusi yang bekerja
dalam suatu kelompok yang merupakan suatu team work
bagi kelompok kerja. Besarnya efektivitas merupakan hasil
penggabungan masing-masing efektivitas dari individu
tersebut.
3. Efektivitas organisasi, adalah yang terdiri dari efektivitas
individu dan kelompok. Jadi efektivitas lebih banyak
dibanding jumlah efektivitas individu dan kelompok.

57

B. Pengertian Pelayanan
Menurut Moenir (2002:766), pelayanan adalah pelayanan
jasa, ada timbal baliknya sehingga menimbulkan ikatan,
tuntutan dan kepuasan si pemakai jasa.
Jenis pelayanan yang biasanya diberikan di rumah sakit
terdiri dari:
1. Pelayanan rawat jalan;
2. Pelayanan rawat inap;
3. Pelayanan gawat darurat;
4. Pelayanan radiologi;
5. Pelayanan laboratorium dan penunjang;
6. Pelayanan farmasi, dan lain-lain.

C. Efektivitas Pelayanan Kesehatan


Efektivitas pelayanan kesehatan dilihat dari sisi mutu
pelayanan kesehatan menurut Imbalo (2003:19), adalah
sebagai berikut:
1. Pelayanan kesehatan itu harus efektif, artinya harus mampu
mengobat atau mengurangi keluhan yang ada, mencegah
terjadinya penyakit serta berkembangnya dan meluasnya
penyakit yang ada.
2. Efektivitas pelayanan ini tergantung dari bagaimana standar
pelayanan kesehatan itu digunakan dengan tepat, konsisten
dan sesuai dengan situasi setempat.

58

3. Umumnya standar pelayanan kesehatan disusun pada


tingkat organisasi tertinggi. Namun, pada tingkat pelaksana,
standar pelayanan kesehatan itu harus dibahas agar dapat
digunakan sesuai dengan kondisi setempat.
4. Efektivitas sangat terkait dengan kompetisi teknik, terutama
dalam pemilihan alternatif dalam menghadapi relatifve
risk serta keterampilan dalam mengikuti produser yang
terdapat dalam standar pelayanan kesehatan.

D. Syarat Pokok Pelayanan Kesehatan


Syarat pokok pelayanan kesehatan menurut pendapat
Azwar (1996:26), mengemukakan bahwa syarat pokok
pelayanan kesehatan meliputi:
1. Tersedia dan berkesinambungan
Syarat pokok pertama pelayanan kesehatan yang baik
adalah pelayanan kesehatan tersebut harus tersedia di
masyarakat (available) serta bersifat berkesinambungan
(continous). Artinya semua jenis pelayanan kesehatan yang
dibutuhkan oleh masyarakat tidak sulit ditemukan, serta
keberadaannya di masyarakat adalah pada setiap saat
dibutuhkan.
2. Dapat diterima dan wajar
Syarat pelayanan kesehatan yang baik adalah yang dapa
diterima (acceptable) oleh masyarakat serta bersifat wajar

59

(appropriate). Artinya pelayanan kesehatan tersebut tidak


bertentangan

dengan

kepercayaan

dan

keyakinan

masyarakat. Pelayanan kesehatan yang bertentangan dengan


adat istiadat, kebudayaan, keyainan dan kepercayaan
masyarakat, serta bersifat tidak wajar, bukanlah suatu
pelayanan kesehatan yang baik.
3. Mudah dicapai
Syarat pokok ke tiga pelayanan kesehatan yang baik
adalah yang mudah dicapai (accesible) oleh masyarakat.
Pengertian ketercapaian yang dimaksud adalah dari sudut
lokasi.

Dengan

demikian

untuk

dapat

mewujudkan

pelayanan kesehatan yang baik, maka pengaturan distribusi


sarana kesehatan menjadi sangat penting. Pelayanan
kesehatan yang terlalu terkonsentrasi di daerah perkotaan
saja, dan sementara itu tidak ditemukan di daerah pedesaan,
bukan pelayanan kesehatan yang baik.
4. Mudah dijangkau
Syarat pokok ke empat pelayanan kesehatan yang baik
adalah yang mudah dijangkau (affordable) oleh masyarakat.
Pengertian keterjangkauan yang dimaksud disini terutama
dari sudut biaya. Untuk dapat mewujudkan keadaan yang
seperti ini harus dapat di upayakan biaya pelayanan
kesehatan tersebut sesuai dengan kemampuan ekonomi

60

masyarakat. Pelayanan kesehatan yang mahal dan karena itu


hanya mungkin dinikmati oleh sebagian kecil masyarakat
saja, bukan pelayanan kesehatan yang baik.
5. Bermutu
Syarat pokok ke lima pelayanan kesehatan yang baik
adalah yang bermutu (quality). Pengertian mutu yang
dimaksud disini adalah yang menunjuk pada tingkat
kesempurnaan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan,
yang disatu pihak dapat memuaskan para memakai jasa
pelayanan, dan dipihak lain tata cara penyelenggaraan
sesuai dengan kode etik serta standar yang telah ditetapkan.

E. Standar Pelayanan Kesehatan


Menurut Imbalo (2003:32), standar pelayanan kesehatan
adalah suatu pernyataan tentang mutu yang diharapkan, yaitu
akan menyangkut masukan, proses dan keluaran atau
outcome sistem pelayanan kesehatan. Standar pelayanan
kesehatan merupakan bagian dari pelayanan kesehatan itu
sendiri dan akan memainkan peranan yang penting dalam
mengatasi masalah mutu pelayanan kesehatan.
Penyusutan standar pelayanan kesehatan merupakan suatu
acara penyusutan bertahap, meskipun dalam praktek tidak
perlu dilaksanakan demikian. Pendekatan ini bertujuan untuk

61

memandu organisasi pelayanan kesehatan atau orang yang


akan diberi tugas menyusun standar pelayanan kesehatan.
Menurut Imbalo (2003:43), prosedur menilai standar
pelayanan kesehatan harus diikuti tatacara berikut:
1. Tentukan siapa dalam organisasi yang akan menggunakan
standar pelayanan kesehatan atau akan terpengaruh oleh
standar pelayanan kesehatan;
2. Tentukan cara untuk memperoleh informasi tentang
pelayanan kesehatan dari kelompok sampel;
3. Lakukan analisis umpan balik dan lakukan perbaikan jika
sebelum standar pelayanan kesehatan disebarluaskan.

F. Indikator Efektivitas Pelayanan


Menurut Handoko (1998:47), menyatakan bahwa ada
beberapa kriteria dalam menilai efektivitas, yaitu:
1. Kegunaan
Proses pelayanan yang diberikan mempunyai nilai guna
bagi kepentingan konsumen serta memberikan nilai guna
untuk penyedia jasa pelayanan dalam mempermudah proses
pemberian pelayanan.
2. Ketepatan dan Objektivitas
Program yang telah ditentukan harus tepat sasaran dan
tidak berpihak terhadap suatu hal atau objek tertentu.

62

3. Ruang lingkup
Mempunyai ruang lingkup atau batasan yang jelas dalam
proses pemberian pelayanan, supaya fokus, jelas dan
terarah.
4. Efektivitas biaya
Pengelolaan dana penyelenggaraan harus dikelola secara
profesional demi tercapainya keberhasilan penyelenggaraan
pelayanan terhadap konsumen.
5. Akuntabilitas
Kewajiban untuk menyampaikan pertanggungjawaban
atau menjawab dan menerangkan kinerja dan tindakan
seseorang/badan hukum/pimpinan kolektif atau organisasi
kepada pihak yang memiliki hak atau berkewenangan untuk
meminta keterangan atau pertanggungjawaban.
6. Ketepatan waktu
Tepat waktu merupakan kunci utama dalam menilai
proses bemberian pelayanan. Demi tercapainya kepuasan
konsumen pihak penyedia pelayanan harus senantiasa
memberikan pelayanan secara tepat waktu agar memberikan
kesan baik terhadap perusahaan.

G. Efektivitas Pelayanan Rekam Medis


Menurut keputusan bersama menteri kesehatan dan badan
kepegawaian negara (2003:4), mengemukakan bahwa:

63

pelayanan rekam medis adalah kegiatan pelayanan secara


profesional yang berorientasi pada kebutuhan informasi
kesehatan bagi pemberi pelayanan kesehatan, administrator
dan manajemen pada sarana pelayanan kesehatan dan instalasi
lain yang berkepentingan berdasarkan pada ilmu pengetahuan
rekam

medis

(sintesa

ilmu-ilmu

sosial,

epidemiologi,

terminologi medis, biostatistika, prinsip hukum medis dan


teknologi informasi).

Maka efektivitas pelayanan rekam

medis diartikan sebagai pengorganisasian terstuktur dalam


pelaksanaan pelayanan secara profesional berorientasi pada
pemenuhan kebutuhan informasi medis agar tercapai tujuan
yang telah ditentukan secara tepat guna dalam memberikan
pelayanan.

2.2

Metodologi Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data


2.2.1 Metode Penelitian
Menurut Sugiono (2005:1), metode penelitian adalah suatu
pengkajian dalam mempelajari peraturan-peraturan yang terdapat
dalam penelitian.
Dalam penelitian ini menggunakan jenis metode penelitian
kualitatif melalui pendekatan deskriptif dilakukan terhadap
sekumpulan objek yang biasanya bertujuan untuk melihat
gambaran fenomena (termasuk kesehatan) yang terjadi didalam
populasi tertentu. Pada umumnya metode ini digunakan untuk

64

membuat penilaian terhadap suatu kondisi dan penyelenggaraan


suatu program dimasa sekarang, kemudian hasilnya digunakan
untuk menyusun perencanaan perbaikan program tersebut. Metode
penelitian deskriptif didefinisikan sebagai suatu penelitian yang
dilakukan untuk mendeskripsikan atau menggambarkan suatu
fenomena

yang

terjadi

didalam

masyarakat

(Notoatmodjo,

2010:35).
Menurut Nazir (2005:54), metode deskriptif adalah suatu
metode dengan penelitian statistik sekelompok manusia atau setiap
kondisi sistem pemikiran atau suatu kelas peristiwa pada masa
sekarang dengan tujuan untuk membuat deskripsi gambaran dan
lukisan secara sistematis, aktual, dan akurat mengenai fakta-fakta,
sifat-sifat serta hubungan antara fenomena yang diselidiki.
Menurut Sugiono (2001:54) data kualitatif adalah data yang
dinyatakan dalam bentuk kata, kalimat dan gambar chart.
Dalam penelitian ini, penulis mengembangkan masalah dari
fenomena sealamiah mungkin yang terjadi melalui data yang telah
penulis kumpulkan selama praktek kerja lapangan, tujuan
penelitian untuk menggambarkan dan mengetahui mengenai
pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas
pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.

65

2.2.2 Definisi Operasional Variabel


Menurut Setiadi (2007:165), definisi operasional adalah unsur
penelitian yang menjelaskan bagaimana caranya menentukan
variabel dan mengukur sesuatu variabel sehingga definisi
operasional ini merupakan suatu informasi ilmiah yang akan
membantu peneliti lain yang menggunakan variabel yang sama.
A. Variabel bebas (independet variable)
Adalah variabel yang menjadi sebab atau berubahnya
dependent variable. Variabel bebas dalam penelitian ini yaitu
pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis.
B. Variabel terikat (dependent variable)
Adalah variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat
karena adanya variabel bebas, dan variabel ini sering disebut
variabel respon. Variabel terikat dalam penelitian ini adalah
efektifitas pelayanan.

Tabel 2.8
Penjelasan Definisi Operasional Variabel
Sub
Variabel

Definisi

Indikator
Variabel

Pelaksanaan

Penyimpanan

Syarat

Pasien rawat inap,

penyimpanan

berkas rekam

pasien rawat jalan,

berkas rekam

medis ke dalam

Rekam medis rawat

medis

rak penyimpanan

inap, rekam medis

oleh petugas

rawat jalan.

66

rekam medis di

Sarana

bagian filing.

Kotak sortir, rak


penyimpanan, Out
Guide, bon
peminjaman,
terminal komputer,
ATK.

Prasarana PERMENKES

RI

NO.269/MENKES/
PER/III/2008 tentang
rekam medik.

Prosedur

Sistem penyimpanan
Rekam medis
berdasarkan tempat
dan nomor rekam
medis, Rekam medis
selesai proses
disimpan ke rak
penyimpanan.

Efektivitas

Suatu tindakan

Faktor

Pemberian

pelayanan

atau kegiatan

gaya

pelayanan: cara dan

yang diberikan

kebiasaan pemberi

dengan harapan

pelayanan dalam

dapat memiliki

memberikan jasa

nilai guna bagi

kepada pelanggan.

pemakai jasa

67

pelayanan, dalam Faktor

Tepat waktu

artian pelayanan

merupakan kunci

waktu

yang diberikan

utama dalam menilai

tidak sia-

proses bemberian

sia/bermanfaat

pelayanan.

dan
menghasilkan
pelayanan cepat
dan tepat
sehingga tercapai
tujuan yang
dimaksud.

2.2.3 Kerangka Berfikir


Penyimpanan rekam
medis
a.
b.
c.
d.

Syarat
Sarana
Prasarana
Prosedur (Dirjen
Yanmed,2006:140)

Efektivitas
Pelayanan
a. Waktu
b. Gaya pemberian
c. Kecermatan (Siagian,
1996:60)

68

2.2.4 Teknik Pengumpulan Data


Teknik pengumpulan data adalah langkah paling strategis
dalam

penelitian,

karena

tujuan

utama

penelitian

adalah

mendapatkan data, tanpa teknik pengumpulan data maka penelitian


tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang
ditetapkan (Sugiono, 2005:62).
Teknik pengumpulan data terdiri dari :
A. Observasi
Menurut Notoatmojo (2005:93) observasi adalah suatu
prosedur yang terencana, yang antara lain meliputi, melihat dan
mencatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada
hubungannya dengan masalah yang diteliti.
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara meninjau dan
mengamati langsung dari instalasi rekam medis khususnya di
bagian penyimpanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.
B. Wawancara
Menurut Arikunto (2002:132), bahwa wawancara adalah
sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara untuk
memperoleh informasi yang dibutuhkan dari terwawancara.
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya
jawab secara langsung atau lisan dengan narasumber di instalasi
rekam medis khususnya di bagian penyimpanan rekam medis di
RSU Saraswati Cikampek.

69

C. Tinjauan Pustaka
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara membaca buku
dan literatur yang berhubungan dengan judul penyusunan tugas
akhir, penulis membaca buku kepustakaan dan juga berkas
rekam medis, sehingga berfungsi sebagai salah satu landasan
untuk memecahkan suatu permasalahan yang ada dalam
penelitian.

BAB III
TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS
GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN
REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM
SARASWATI CIKAMPEK

3.1

Sejarah Perkembangan RSU Saraswati Cikampek


RSU Saraswati adalah rumah sakit swasta kelas D milik PT Saraswati
Medika Prima. Merupakan pengembangan dari praktek pribadi yang
sekaligus rumah tinggal keluarga Dr. Paul Sowita, MARS dan dr. Nenni
Hadisunjoto, M.Kes pada tahun 1988. Selanjutnya pada tahun 1991
didirikan Apotek Saraswati dan praktek Dokter bersama yang terdiri dari
empat spesialis besar di tambah dengan spesialis saraf dan spesialis THT.
Pada tanggal 17 Mei 1996 berdasarkan akta notaris Ida Rosida Suryana,
S.H dengan Nomor 284 di bentuklah Yayasan Saraswati dengan
penambahan fasilitas penunjang medis berupa laboratorium sederhana dan
USG.
Pembangunan gedung tahap I di mulai pada bulan Jauari 2001 dan
berakhir pada bulan Juni 2002. Kemudian gedung baru klinik saraswati di
fungsikan untuk kegiatan operasional klinik dengan penambahan fasilitas
penunjang medis yaitu Rontgen.
Pelayanan rawat inap mulai beroperasional pada bulan Desember 2002
dengan kapasitas 24 tempat tidur, dan sampai dengan tahun 2005 terjadi
penambahan kapasitas tempat tidur menjadi 35 TT. Pada saat yang

70

71

bersamaan ijin penyelenggaraan rumah sakit sedang dalam proses. Ijin


penyelenggaraan sementara rumah sakit di keluarkan pada bulan Mei
2003, sampai akhirnya keluar ijin tetap untuk penyelenggaraan rumah sakit
yaitu pada bulan Mei 2006 dengan kapasitas tempat tidur menjadi 35 TT.
Pada bulan Juni 2006 terjadi proses perubahan status pengelolaan RSU
Saraswati dari Yayasan Saraswati menjadi PT. Saraswati Medika Prima.
Pada bulan Januari 2007 pengelolaan Rumah Sakit Saraswati secara efektif
diambil alih oleh PT. Saraswati Medika Prima, hal ini ditandai dengan
pada bulan Februari 2007 dimulainya pembangunan gedung tahap II yang
di rencanakan selesai pada bulan Desember 2007. Pembangunan gedung
menempati seluruh areal 2.972 M2 dengan kapasitas 75 tempat tidur
dengan zoning yang lebih sempurna.
Dengan selesainya pembangunan tahap II yang terdiri dari empat lantai
gedung baru dan

penggabungan dari

gedung lama, maka terdapat

penambahan ruangan dan fasilitas di Rumah Sakit Umum Saraswati, yang


tentunya terdapat perpindahan untuk unit-unit dan poliklinik tertentu.
Pada bulan Mei 2008 diadakan pembukaan untuk ruangan rawat inap
lantai 3 yang dikhususkan untuk pasien dewasa, bersalin dan ruang
perinatalogi yang terdiri dari 36 TT, sedangkan untuk lantai 2 terdiri dari
29 TT yang khusus untuk tempat perawatan anak. Untuk ruangan-ruangan
tertentu bisa digunakan untuk perawatan orang dewasa atau anak, seperti
ruang anggrek (VIP) dan ruang mawar (kelas 1).

72

Pada bulan Agustus 2009 sehubungan dengan sejalannya waktu dimana


adanya penurunan riwayat penyakit pasien selama dirawat dan kebutuhan
akan ruang High Care Unit (HCU) dan Intensive Care Unit (ICU) semakin
meningkat. Maka ruang rawat anak (Ruang Flamboyan) dirombak total
menjadi ruang HCU Dr. Nenni Hadisunjoto, M.kes. Dengan penambahan
fasilitas penunjang medis yang cukup canggih dan memadai, serta
penambahan tenaga perawat HCU.
Pada bulan Mei 2012 sehubungan semakin meningkatnya jumlah
permintaan ruang rawat inap kelas I dan VIP maka dibangunlah lantai 2
gedung baru dengan kapasitas 4 ruang kelas I dan 2 ruang kelas VIP,
kemudian pada bulan februari 2012 ruang ICU/HCU dipindahkan ke
gedung baru lantai 2 dengan kapasitas 3 tempat tidur, sementara ruang
ICU/HCU yang lama digunakan menjadi ruang isolasi dengan kapasitas 3
tempat tidur dan ruang perawatan anak kelas II sebanyak 2 tempat tidur.
Pada bulan desember 2013 pelayanan estetiderma di RSU Saraswati
dihilangkan karena terputusnya kerjasama dengan pihak estetiderma.

3.1.1 Izin Pendirian RSU Saraswati Cikampek


Izin tetap penyelenggaraan Rumah Sakit Umum Saraswati
Cikampek berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Karawang Nomor 503/SK.1993-PPI/2011 Tahun 2011.

73

3.1.2 Lokasi RSU Saraswati Cikampek


Nama Rumah Sakit

: Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek

Alamat

: Jl. Ahmad Yani No. 27 Sentul Cikampek


41373

3.2

Telepon

: 0264 311531 (Hunting)

Fax

: (0264) 301540, 301543, 316391

Email

: rsusarasckp@gmail.com

Visi, Misi dan Motto RSU Saraswati Cikampek


3.2.1 Visi RSU Saraswati Cikampek
Menjadi Rumah Sakit yang dicari masyarakat umum dan industri
di wilayah Cikampek dan sekitarnya dengan citra aman, nyaman
dan bersih pada tahun 2017
3.2.2 Misi RSU Saraswati Cikampek
A. Memberikan pelayanan yang bermutu sesuai standar akreditasi
meliputi area klinis, manajerial dan keselamatan pasien;
B. Menyelenggarakan manajemen dengan paradigma baru sesuai
kemajuan IPTEK dan perumahsakitan;
C. Melakukan usaha preventif dan promotif melalui komunikasi
dan edukasi.
3.2.3 Motto RSU Saraswati Cikampek
Kami melayani anda dengan santun, ramah dan ikhlas

74

3.3

Struktur Organisasi RSU Saraswati Cikampek


RSU Saraswati Cikampek dipimpin oleh seorang Direktur Utama
yang dibantu oleh tiga bagian bidang, antara lain bidang pelayanan medik,
bidang penunjang medik, bidang bagian umum.

3.4

Nilai-Nilai Utama RSU Saraswati Cikampek


A. Bangga menjadi karyawan RSU Saraswati;
B. Semangat kerjasama antar karyawan / kelompok;
C. Budaya kerja selalu menjadi yang terbaik;
D. Sikap salam dan tegur sapa antar karyawan dan pelanggan;
E. Menjunjung tinggi etika profesi;
F. Cegah kecelakaan kerja dan utamakan keselamatan kerja.

3.5

Fasilitas RSU Saraswati Cikampek


3.5.1 Fasilitas Medis Khusus HCU RSU Saraswati Cikampek
Pada bulan Agustus 2009 Ruang perawatan anak Flamboyan
lantai II diubah fungsinya menjadi ruang HCU / ICU Dr. Nenni
Hadisunjoto, Mkes dengan kapasitas 4 tempat tidur setelah
sebelumnya diadakan renovasi terlebih dahulu. Fasilitas medis
khusus HCU yang cukup canggih dan memadai antara lain :
A. Ventilator;
B. Pation;
C. Monitor;

75

D. Infusion Pump;
E. Syringe pump.
3.5.2 Fasilitas Medis RSU Saraswati Cikampek
A. Fasilitas Rawat Jalan:
1. Poli Spesialis Syaraf;
2. Poli Spesialis Bedah Umum;
3. Poli Spesialis Bedah Tulang;
4. Poli Spesialis THT;
5. Poli Spesialis Radiologi;
6. Poli Gigi;
7. Poli Spesialis Mata;
8. Poli Spesialis Anak;
9. Poli Umum;
10. Poli Spesialis Kandungan;
11. Poli Spesialis Penyakit Dalam.
B. Fasilitas Rawat Inap
Fasilitas rawat inap lantai 2 dan lantai 3 memiliki 69 tempat
tidur efektif dengan komposisi ruang:
1. VIP sebanyak 4 TT;
2. kelas I sebanyak 10 TT;
3. kelas II anak sebanyak 6 TT;
4. kelas II dewasa sebanyak 12 TT;
5. kelas III anak sebanyak 10 TT;

76

6. kelas III dewasa sebanyak 18 TT;


7. perinatologi 6 box bayi dan Ruang ICU/HCU sebanyak 3 TT.
C. Unit Gawat Darurat
D. VK/OK

3.5.3 Fasilitas Penunjang Medis RSU Saraswati Cikampek


Fasilitas penunjang medis sangatlah penting untuk menunjang
kegiatan medis dalam hal pelayanan dan perhatian pada pasien.
Berikut fasilitas penunjang di RSU Saraswati Cikampek:
A. Laboratorium;
B. Rontgen;
C. USG Dopler;
D. Farmasi;
E. Medical Check Up;
F. Fisioterapi;
G. Konsultasi Gizi;
H. Ambulance;
I.Kamar Jenazah.

3.5.4 Fasilitas Umum RSU Saraswati Cikampek


A. Mushola;
B. Kantin;
C. ATM Bank.

77

3.6

Jenis Pelayanan RSU Saraswati Cikampek


Untuk memenuhi kebutuhan, RSU Saraswati memberikan pelayanan :
A. Pelayanan medis:
1. Gawat Darurat ;
2. Rawat Inap;
3. Rawat Jalan.
B. Penujang medis
1. Laboratorium;
2. Rontgen;
3. USG Dopler;
4. Farmasi;
5. Fisioterapi;
6. Konsultasi Gizi;
7. Ambulance.
C. Fasilitas Umum
1. Kantin;
2. Mushola;
3. ATM.

78

3.7

Tugas Pokok, Fungsi dan Unit-Unit Kerja Seksi Rekam Medis RSU
Saraswati Cikampek
Seksi rekam medis adalah organisasi yang langsung di bawah Direktur
Medik dan Keperawatan serta bertanggungjawab kepada kepala bidang
medik.
3.7.1 Tugas Pokok
Seksi rekam medis mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan,
pengevaluasian, dan pengembangan rekam medis.

3.7.2 Fungsi
A. Membantu Direktur melalui kepala bidang medik dalam bidang
perencanaan, pengaturan, pelaporan dan pengawasan terhadap
kelancaran rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat
darurat.;
B. Mengumpulkan dan pengelolaan data yang berhubungan dengan
pelayanan medis dan perawatan yang diberikan rumah sakit;
C. Mengkoordinir penyelenggaraan, pengadaan dan penyimpanan
rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat;
D. Mengkoordinir penyelenggaraan pembuatan surat keterangan
medis umum, asuransi, dan surat keterangan lainnya;
E. Melakukan koordinasi dengan unit lain di lingkungan rumah
sakit.

79

F. Bertanggungjawab

atas

terselenggaranya

pengadaan,

penyediaan, dan ketertiban serta menjaga keamanan dan


kerahasiaan rekam medis.

3.7.3 Unit-Unit Kerja


A. Unit Pengelolaan Rekam Medis Rawat Jalan
1. Pendaftaran pasien rawat jalan;
2. Bagian penyimpanan dan bagian pengambilan kembali rekam
medis rawat jalan;
3. Pengelolaan data;
4. Pelaporan.
B. Unit Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap
1. Assembling rekam medis rawat inap;
2. Kodifikasi rekam medis rawat inap;
3. Indexing pasien rawat inap;
4. Pengembalian rekam medis rawat inap.
C. Unit Pengelolaan Rekam Medis Rawat Darurat
1. Pendaftaran pasien gawat darurat;
2. Pendaftaran pasien rawat inap;
3. Penyimpanan dan pengembalian kembali rekam medis rawat
darurat;
4. Pengolahan data rekam medis rawat darurat.
D. Unit Pengelolaan Pelaporan Data
1. Sensus harian pasien rawat inap;

80

2. Statistik pelayanan;
3. Pengolahan data morbiditas dan mortalitas;
4. Pelayanan dan penunjang.

3.8

Sumber Daya Manusia di RSU Saraswati Cikampek


Rumah Sakit Saraswati memiliki Petugas di bagian Rekam Medis, tiga
belas Dokter Spesialis paruh waktu dan semuanya telah memiliki SIP di
Rumah Sakit Saraswati sehubungan dengan Undang-undang praktek
Kedokteran No. 29 tentang penyelenggaraan praktek kedokteran yang
membatasi tempat praktek maksimal tiga tempat dan wajib memiliki SIP,
dua apoteker, enam belas asisten apoteker, lima puluh satu perawat dan
bagian unit lainnya.

3.9

Hasil Praktek Kerja Lapangan di Unit Rekam Medis RSU Saraswati


Cikampek
Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di RSU Saraswati
Cikampek penulis melakukan beberapa teknik pengumpulan data yaitu
dengan studi pustaka / telaah dokumen, wawancara, dan observasi. Dengan
sasarannya adalah berkas rekam medis, petugas rekam medis, dan kepala
rekam medis. Berikut merupakan hasil yang diperoleh penulis selama
melakukan peraktek kerja lapangan (PKL).

81

A. Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis di RSU


Saraswati Cikampek
Berdasarkan praktek kerja lapangan yang dilakukan penulis di
Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek, pelaksanaan penyimpanan
berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek, sebagai berikut:
1. Sistem Penomoran Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek
Sistem pemberian nomor rekam medis di RSU Saraswati
Cikampek menggunakan cara Unit Numering System (pemberian
nomor secara unit), yaitu setiap pasien baru yang berkunjung ke
RSU Saraswati Cikampek diberi nomor rekam medis satu kali yang
dipakai untuk selamanya.
2. Sistem Penjajaran Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek
Sistem penjajaran berkas rekam medis di RSU Saraswati
Cikampek dengan cara Terminal Digit Filing System (sistem angka
akhir), Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu
sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan
folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam
medis pada 2 angka kelompok akhir sebagai patokan penyimpanan.

82

3. Prosedur Penyimpanan Rekam Medis di RSU Saraswati


Cikampek
a. Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
1) Semua berkas rekam medis rawat jalan dari poliklinik
spesialis, Umum, maupun IGD dikembalikan ke bagian
rekam medis setelah pasien pulang atau selesai berobat;
2) Petugas rekam medis yang dinas malam menyortir berkas
rekam medis pasien baru dan lama. Untuk pasien baru di
entri ke komputer data base pasien, kemudian di register
rawat jalan. Untuk pasien lama langsung entri register rawat
jalan;
3) Setelah register selesai berkas rekam medis diberi stiker
tahun 2015 (warna hijau), berkas di urutkan dari nomor
terkecil sampai nomor terbesar;
4) Berkas yang sudah di urutkan di serahkan ke bagian filing;
5) Berkas yang sudah di urutkan di masukan ke dalam rak
penyimpanan atau roll opack sesuai dengan sistem
penjajaran (2 angka kelompok akhir sebagai patokan
penyimpanan, di masukan ke dalam rak penyimpanan sesuai
dengan nomornya).

83

b. Berkas Rekam Medis Rawat Inap


1) Berkas rekam medis pasien yang pulang dari rawat inap di
serahkan ke bagian rekam medis oleh supervisior rawat inap
dan mengisi buku ekspedisi pengembalian rekam medis;
2) Berkas yang sudah berada di rekam medis, masuk ke bagian
pengolahan untuk di entri kelengkapan identitas pasien di
komputer data base pasien, kemudian di assembling dan di
register rawat inap;
3) Setelah register selesai berkas rekam medis diberi stiker
tahun 2015 (warna hijau), berkas di urutkan dari nomor
terkecil sampai nomor terbesar;
4) Berkas yang sudah di urutkan di serahkan ke bagian filing;
5) Berkas yang sudah di urutkan di masukan ke dalam rak
penyimpanan atau roll opack sesuai dengan sistem
penjajaran (2 angka kelompok akhir sebagai patokan
penyimpanan di masukan ke dalam rak penyimpanan sesuai
dengan nomornya).
4. Sistem Penyimpanan Rekam Medis di RSU Saraswati
Cikampek
RSU Saraswati Cikampek menggunakan sistem sentralisasi
yaitu penyimpanan rekam medis dengan menyatukan arsip atau
berkas rekam medis pada satu tempat dan menyatukan rekam

84

medis rawat jalan, rawat inap, dan UGD pada arsip yang sama dan
lokasi penyimpanan yang sama.
Berikut ini tempat penyimpanan berkas rekam medis di RSU
Saraswati Cikampek:
Gambar 3.1
Roll Opack

Sumber: Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek


Gambar 3.2
Rak Terbuka

Sumber: Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek

85

Berikut ini petunjuk keluar (Out Guide) di RSU Saraswati


Cikampek:

Gambar 3.3
Skat Pemisah (Out Guide)

Sumber: Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek


Gambar 3.4
Bon Peminjaman

Sumber: Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek

86

B. Gambaran Efektivitas Pelayanan Rekam Medis di RSU Saraswati


Cikampek
Efektivitas adalah suatu kondisi atau keadaan dimana dalam
memilih tujuan yang hendak dicapai dan sarana atau prasarana yang
digunakan disertai dengan hasil yang memuaskan.
Dapat dikatakan bahwa efektivitas adalah hal yang menyatakan
bahwa kegiatan telah dilakukan dengan tepat dalam arti target
tercapainya sesuai dengan waktu yang ditetapkan dan sesuai dengan
yang diinginkan. Sedangkan yang dimaksud dengan efektivitas
pelayanan rekam medis sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Efektivitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya saran
yang telah ditetapkan. Jika sarana kegiatan telah mendekati maka
semakin tinggi efektivitasnya.
Berikut ini adalah indikator Efektivitas Pelayanan, yaitu:
1. Faktor waktu
Lamanya waktu yang ditetapkan untuk pengembalian berkas
rekam medis kebagian penyimpanan rekam medis adalah 2x24 jam.
Namun dengan tidak lengkapnya pengisian berkas rekam medis
terutama berkas rekam medis rawat inap maka berkas rekam medis
terkadang terlambat dikembalikan ke bagian penyimpanan karena
berkas rekam medis harus dilengkapi terlebih dahulu, sehingga
proses pengembalian berkas rekam medis ke bagian penyimpanan
rekam medis bisa dikatakan belum efektif.

87

2. Faktor Kecermatan
Ketelitian petugas dalam melakukan pelayanan (penyimpanan).
faktor kecermatan dapat dijadikan ukuran untuk menilai tingkat
efektivitas kerja organisasi yang memberikan pelayanan. Faktor
kecermatan disini adalah faktor ketelitian dari pemberi pelayanan
kepada pelanggan. Pelanggan akan cenderung memberikan nilai
yang tidak terlalu tinggi kepada pemberi pelayanan, apabila terjadi
banyak kesalahan dalam proses pelayanan, meskipun diberikan
dalam waktu yang singkat. Di Rumah Sakit Umum Saraswati
Cikampek, indikator kecermatannya belum efektif karena masih
ditemukannya rekam medis yang belum tersimpan di tempat yang
seharusnya.
3. Faktor Gaya Pemberian Pelayanan
Cara dan kebiasaan pemberi pelayanan dalam memberikan jasa
kepada pelanggan gaya pemberian pelayanan merupakan salah satu
ukuran lain yang dapat dan biasanya digunakan dalam mengukur
efektivitas kerja. Yang dimaskud dengan gaya di sini adalah cara
dan kebiasaan pemberi pelayanan dalam memberikan jasa kepada
pelanggan. Bisa saja si pelanggan merasa tidak sesuai dengan gaya
pelanggan yang diberikan oleh pemberi pelayanan.
Jika berbicara tentang suatu hal yang menyangkut kesesuaian,
sesungguhnya apa yang dibicarakan termasuk hal yang tidak
terlepas kaitannya dengan nilai-nilai sosial yang dianut oleh orang

88

bersangkutan. Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis dapat


menunjang penyelenggaraan rekam medis dan dapat menunjang
efektivitas pelayanan dan kelancaran dalam pelayanan. Kelancaran
tersebut tentunya sangat ditunjang oleh sarana, prasarana, dan
sumber daya yang di dalamnya, baik penerimaan, ketelitian dan
kenyamanan. Di Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek tentang
cara pemberian pelayanannya belum begitu efektif sesuai standar
pelayanan yang telah ditetapkan dimana tempat penyimpanan
rekam medis seharusnya berdekatan dengan bagian pendaftaran
karena berpengaruh terhadap pelayanan pasien itu sendiri. Oleh
karena itu, pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis yang
baik dapat menunjang efektivitas pelayanan bagi pasien dan
petugas rekam medis di mana waktu yang digunakan tidak terlalu
lama, pasien yang berobat dapat ditangani dengan segera dan
meringankan beban petugas.
Hubungan antara pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis
dengan efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati
Cikampek:
Suatu kegiatan rekam medis yang efisien tidak tercipta dengan
sendirinya, melainkan jika dilaksanakan sesuai dengan pelaksanaan
yang tepat. Untuk menciptakan sistem kerja rekam medis yang
sesuai dengan kegunaan rekam medis yaitu bernilai administrasi,
bernilai medis, bernilai hukum, keuangan dapat dimanfaatkan

89

untuk penelitian, pendidikan dan dokumentasi salah satunya


dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis yaitu penyimpanan
berkas rekam medis yang sesuai dengan prosedurnya. Seperti
penjelasan tentang pelaksanaan penyimpanan rekam medis dapat
disimpulkan bahwa pada saat pelaksanaan penyimpanan rekam
medis itu berkas harus kembali ke bagian penyimpanan rekam
medis tepat pada waktunya, seorang petugas bagian penyimpanan
harus lebih teliti dalam melihat dan memasukan berkas rekam
medis ke rak penyimpanan berkas rekam medis agar berkas rekam
medis tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan
sehingga efektivitas kerja (pelayanan rekam medis) dapat tercipta,
tempat yang sesuai dengan standarpun sangat berpengaruh penting
terhadap efektivitas pelayanan terhadap pasien, dimana tempat
penyimpanan rekam medis seharusnya berdekatan dengan tempat
bagian pendaftaran agar pasien yang berobat dapat ditangani
dengan segera dan meringankan beban petugas.
Tabel 3.1
Hubungan Antara Pelaksanaan Penyimpanan Dengan Efektivitas
Pelayanan
Variabel
Pelaksanaan

Sub
Variabel
Syarat

Indikator

Keterangan

Pasien rawat inap,

Syarat dalam

penyimpanan

pasien rawat jalan,

pelaksanaan

berkas rekam

rekam medis

penyimpanan

90

medis

rawat inap, rekam

rekam medis

medis rawat jalan.

sudah
terpenuhi.

Sarana

Kotak sortir, rak

Sarana dalam

penyimpanan, Out

pelaksanaan

Guide, bon

penyimpanan

peminjaman,

rekam medis

terminal komputer,

sudah terpenuhi

ATK.

namun belum
sesuai standar.

Prasarana

PERMENKES RI

Prasarana yang

NO.269/MENKES/ ada komputer,

Prosedur

PER/III/2008

stempel, rak

tentang rekam

dan Roll

medik.

Opack.

Sistem

Sudah ada

penyimpanan

prosedur terkait

rekam medis

penyimpanan

berdasarkan tempat rekam medis di


dan nomor rekam

RSU Saraswati

91

Efektivitas

Faktor waktu

Pelayanan

medis.

Cikampek.

Waktu yang

Faktor

ditetapkan untuk

pengembalian

pengembalian

berkas rekam

berkas rekam

medis belum

medis kebagian

efektif.

penyimpanan
adalah 2x24 jam.

Faktor gaya

Pemberian

Pemberian

pelayanan: cara

pelayanan di

pemberi pelayanan

RSU Saraswati

dalam memberikan

Cikampek

jasa kepada

sudah cukup

pelanggan.

baik.

Faktor

Ketelitian petugas

Faktor

kecermatan

dalam melakukan

kecermatan

pelayanan

kurang efektif

(penyimpanan dan

karena masih

mengembalikan

ditemukannya

rekam medis)

berkas rekam

92

medis yang
salah simpan
dan
keterlambatan
dalam
mengembalikan
rekam medis.

Dapat diuraikan bahwa efektivitas adalah sebagai suatu tindakan


atau kegiatan yang didukung dengan pelaksanaan kegiatan sesuai
prosedur sehingga mengahasilkan pelayanan yang cepat dan tepat
serta memiliki nilai guna bagi pemakai jasa pelayanan dan tujuan yang
dimaksud dengan tercapai. Jadi pelaksanaan kegiatan penyimpanan
rekam medis yang sesuai dengan prosedur merupakan salah satu
faktor penunjang pelayanan efektif. Jika kegiatan penyimpanan rekam
medis dilakukan secara tepat maka petugas tidak akan menemui
kendala dalam hal penyimpanan berkas ke rak dan pencarian rekam
medis, sehingga rekam medis akan dapat ditemukan secara tepat dan
cepat.

93

C. Permasalahan

Dalam

Tinjauan

Pelaksanaan

Penyimpanan

Berkas Guna Menunjang Efektivitas Pelayanan Rekam Medis di


RSU Saraswati Cikampek
Berdasarkan praktek kerja lapangan yang dilakukan penulis di unit
rekam medis khususnya dibagian penyimpanan, pelaksanaan dalam
penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek
terdapat beberapa permasalahan, permasalahannya antara lain:
1. Adanya keterlambatan pengembalian rekam medis, terutama berkas
rekam medis pasien rawat inap ke bagian penyimpanan rekam
medis.
Hal ini yang menyebabkan berkas rekam medis tidak ada
dibagian penyimpanan, sehingga menghambat petugas filing dalam
proses pengambilan berkas rekam medis yang dicari.
2. Bagian filing salah memasukan berkas rekam medis ke tempat
penyimpanan semula.
Hal ini disebabkan petugas filing kurang teliti dalam melihat
nomor rekam medis dan mencocokan dengan skat (Out Guide)
yang ada. Sehingga mengakibatkan berkas rekam medis sulit
ditemukan dan tidak berada pada tempat yang seharusnya.
Seharusnya pada saat memasukan berkas rekam medis petugas
mengambil skat (Out Guide) sebagai bukti berkas rekam medis
sudah kembali.

94

Berikut berkas rekam medis yang tidak ditemukan dan berkas


rekam medis yang salah simpan di bulan April 2015, total pasien
4290 yang berarti ada 4290 berkas rekam medis :
Tabel 3.2
Rekam Medis Tidak Ditemukan dan Rekam Medis Salah
Simpan di Bulan April 2015

Rekam Medis

Rekam medis

Jumlah Berkas

2 Berkas

tidak ditemukan
Rekam medis

8 Berkas

salah simpan
Total

10 Berkas

Sumber: Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek


3. Tempat penyimpanan berkas rekam medis yang terlalu berjauhan
dengan bagian pendaftaran pasien.
Hal ini dapat berpengaruh terhadap efektivitas pelayanan,
tempat penyimpanan rekam medis yang baik adalah berdekatan
dengan bagian pendaftaran pasien karena sangat berpengauh
penting, agar pasien yang berobat dapat ditangani dengan segera
dan juga meringankan beban petugas rekam medis.

95

D. Upaya Pemecahan Masalah dalam Pelaksanaan Penyimpanan


Berkas Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek
Dari permasalahan yang telah diuraikan di atas, adapun
pemecahan masalah yang akan dilakukan RSU Saraswati Cikampek
adalah sabagai berikut:
1. Bagian rekam medis melakukan review kelengkapan pengisian
berkas rekam medis dan memberitahu ke petugas yang mempunyai
akses untuk mengisi berkas, seperti: tenaga medis, keperawatan,
gizi agar kelengkapan pengisian berkas rekam medis lebih di
perhatikan lagi.
2. Melakukan koordinasi dan mengawasi semua staff filing tentang
berkas yang tidak ditemukan dan mencari solusi penyelesaian
masalah agar hal tersebut tidak terjadi lagi.
3. Karena belum memungkinkan untuk merubah posisi tempat bagian
pendaftaran dan bagian penyimpanan rekam medis, maka pihak
rumah sakit untuk saat ini hanya meningkatkan kinerja petugas
rekam medis.

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1

Kesimpulan
Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan yang dilakukan di RSU
Saraswati Cikampek, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
A. Pelaksanaan

penyimpanan

berkas

guna

menunjang

efektivitas

pelayananan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek:


Pada umumnya pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis telah
terlaksana dengan baik, dengan efektif dan semaksimal mungkin.
Namun ada permasalahan yang timbul contohnya terlambatnya
pengembalian berkas rekam medis ke bagian penyimpanan sehingga
menghambat petugas filing dalam mencari berkas rekam medis yang
dicari, sulit ditemukannya berkas rekam medis karena salah simpan,
sehingga tidak berada pada tempatnya. Tempat penyimpanan berkas
rekam medis yang berjauhan dengan bagian pendaftaran pasien,
sehingga sedikit menghambat pasien yang akan berobat dan juga
kinerja petugas rekam medis harus lebih ditingkatkan lagi. Selain itu
sumber daya manusia yang cukup sangatlah berpengaruh penting dalam
hal peningkatan mutu pelayanan kesehatan terutama dalam hal
efektivitas pelayanan penyimpanan berkas rekam medis.

96

97

B. Efektivitas pelayanan rekam medis dalam pelayanan penyimpanan


berkas di RSU Saraswati Cikampek:
Dapat dikatakan bahwa efektivitas pelayanan adalah hal yang
menyatakan bahwa kegiatan telah dilakukan dengan tepat dalam arti
target tercapainya sesuai dengan waktu yang ditetapkan dan sesuai
dengan yang diinginkan. Berikut ini adalah indikator Efektivitas
Pelayanan, dalam hal pelayanan penyimpanan berkas rekam medis
terdapat:
1. Faktor Waktu;
2. Faktor Kecermatan;
3. Faktor Gaya Pemberian Pelayanan.
Pelaksanaan penyimpanan berkas dapat menunjang penyelenggaraan
rekam medis dan dapat menunjang efektivitas pelayanan dan kelancaran
kegiatan pelayanan di Rumah Sakit.
C. Permasalahan dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di
RSU Saraswati Cikampek diantaranya:
1. Adanya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis khususnya
dari rawat inap ke bagian penyimpanan rekam medis;
2. Petugas filing kurang teliti dalam melihat nomor rekam medis dan
mencocokan dengan skat (Out Guide) yang ada;
3. Tempat penyimpanan berkas rekam medis yang terlalu berjauhan
dengan bagian pendaftaran pasien.

98

D. Upaya Pemecahan Masalah dalam Pelaksanaan Penyimpanan Berkas


Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek:
1. Bagian rekam medis melakukan review kelengkapan pengisian
berkas rekam medis dan memberitahu ke petugas yang mempunyai
akses untuk mengisi berkas.
2. Melakukan koordinasi dan mengawasi semua bagian filing tentang
berkas yang tidak ditemukan dan mencari solusi penyelesaian
masalah agar hal tersebut tidak terjadi lagi.
3. Karena belum memungkinkan untuk merubah posisi tempat bagian
pendaftaran dan bagian penyimpanan rekam medis, maka pihak
rumah sakit untuk saat ini hanya meningkatkan kinerja petugas
rekam medis.

4.2

Saran
Berdasarkan keseluruhan uraian kesimpulan mengenai hasil praktek
kerja lapangan yang penulis lakukan khususnya dibagian sistem
penyimpanan,

terutama

pelaksanaan

penyimpanan

berkas

guna

menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati


Cikampek, maka penulis dapat memberikan saran yang sekiranya dapat
menjadi masukan atau berguna bagi meningkatkan kinerja petugas rekam
medis dan efektivitas terhadap pelayanan yaitu:
1. Bila berkas rekam medis yang dicari belum ditemukan atau belum di
kembalikan ke bagian penyimpanan, penulis menyarankan agar unit
rekam medis khususnya bagian filing membuat/menyiapkan lembaran

99

catatan poliklinik khusus, untuk antisipasi jika berkas rekam medis


yang dicari tidak ditemukan. Kemudian dibuatkan catatan, untuk berkas
rekam medis yang belum ditemukan tersebut. Karena pada dasarnya
berkas rekam medis harus kembali ke bagian unit rekam medis adalah
1x24 jam, dan apabila belum kembali maka waktu untuk berkas
dikembalikan ke unit rekam medis menjadi 2x24 jam, jika berkas
tersebut masih tidak dikembalikan maka petugas rekam medis yang
harus berinisiatif mencari berkas tersebut dan melakukan koordinasi
dengan unit terkait yang meminjam berkas tersebut agar diperhatikan
lagi mengenai waktu pengembaliannya.
2. Menyarankan untuk mengganti skat (out guide) dan menggantinya
dengan out guide yang sesuai dengan standar, selain untuk
mempercepat petugas dalam melihat tempat-tempat penyimpanan
kembali rekam medis, juga agar mempermudah petugas filing dalam
memasukan berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan.
Berikut Out Guide yang disarankan oleh penulis:

100

Gambar 4.1
Out Guide

Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006


3. Karena dari pihak rumah sakit belum memungkinkan untuk merubah
posisi tempat bagian pendaftaran dan bagian penyimpanan rekam
medis, maka penulis menyarankan untuk menambah sumber daya
manusia khususnya dibagian rekam medis untuk ditempatkan dibagian
pendistribusian berkas, sehingga efektivitas pelayananpun dapat
terpenuhi dengan baik dan efektif.

DAFTAR PUSTAKA

A. DOKUMEN
1. Depkes R.I. 2006. Pedoman dan Penyelenggaraan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia Edisi Revisi II. Jakarta: Depkes RI.
2. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek,
2015.
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 147 Tahun
2010 tentang Perizinan Rumah Sakit.
4. Peraturan

Menteri

Kesehatan

Republik

Indonesia

Nomor

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.


5. Peraturan Menteri Kesehatan No. 147 tahun 2010 tentang Pengertian
Ruman Sakit.
6. Undang Undang No 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran.
7. Undang Undang No 43 dan 44 Tahun 2009 tentang Keamanan
Berkas dan Tujuan Rumah Sakit serta Jenis dan Klasifikasi Rumah Sakit.

B. BUKU ILMIAH
1. Azwar, Azrul, 2010, Pengantar Administrasi Kesehatan. Binarupa Aksara,
Jakarta.
2. Alwi, Hasan, 2005, Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga. Balai
Pustaka, Jakarta.
3. Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jendral Pelayanan Medis.
1997. Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, Jakarta.
4. Dirjen Yanmed, 1997, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit
di Indonesia. DepKes RI, Jakarta.
5. Hatta, Gemala R., 2010, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di
Sarana Pelayanan Kesehatan. UI-Press, Jakarta.
6. Moenir, H.A.S., 2002, Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Bina
Aksara, Jakarta.

101

102

7. Notoatmodjo, Soekidjo, 2010, Metode Penelitian Kesehatan. Rineka


Cipta, Jakarta.
8. Sugiono, Prof.Dr., 2003, Metodologi Penelitian. Alfabeta, Bandung.
9. Tampubolon,

Manahan,

2004,

Manajemen

Keuangan

(finance

management) cetakan pertama. Ghalia Indonesia, Bogor.


10. Pohan, Imbalo S, MHA, Dr., 2003, Jaminan Mutu Pelayanan Kesehatan
(dasar-dasar pengertian). Kesaint Blanc, Bekasi.

C. WEBSITE
1. https://b11nk.wordpress.com/2011/02/07/klasifikasi-rumah-sakit/ di unduh
hari Rabu Tanggal 13 Mei 2015 09:23
2. www.kristianusrianto.com/dasarhukumrm.html

di

unduh

hari

Sabtu

Tanggal 23 Mei 2015 10:09


3. http://www.scribd.com/doc/147788092/Pedoman-PenyelenggaraanProsedur-Rekam-Medis-Rumah-Sakit-Tahun-2006 di unduh hari Selasa
Tanggal 09 Juni 2015 20:15
4. http://www.scribd.com/doc/67114988/rekam-medis di unduh hari Senin
Tanggal 15 Juni 2015 19:50

Lampiran-Lampiran

Anda mungkin juga menyukai