MANAJEMEN KEARSIPAN

Disampaikan Pada Persiapan Implementasi Sistem Kearsipan

Sesuai peraturan perundangan yang berlaku
Di Lingkungan Ditjen Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum
dan HAM
Jakarta, Desember 2011

Oleh :
Drs. Tato Pujiarto
Kepala Sub Direktorat Kearsipan Pusat I

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

2011

BIODATA
Nama
Tempat/Tgl. Lahir
NIP
Pangkat/Gol.
Pendidikan
Alamat rumah

:
:
:
:
:

Drs. H. Tato Pujiarto

Cirebon, 10 Januari 1964
19640110 199103 1 001
Pembina Tk.I/ IV b
S1 Sejarah Universitas Padjadjaran
: Jl. Swadaya 2 No. 64 Rt.003/07 Jagakarsa II
Jakarta Selatan (12620)
Instansi
: Arsip Nasional RI
Alamat kantor
: Jl. Ampera Raya No.7 Cilandak Timur,
Jakarta Selatan (12560)
Telp./HP
: 021 780 5852 ext.234, 0813 89771942
Riwayat Pekerjaan/Jabatan :
1. TKST A II Jawa Barat 1990
2. CPNS ANRI 1991
3. PNS ANRI 1992 sekarang
4. Arsiparis 1995 1999
5. Kasubid Arsip Konvensional 1999 2001
6. Kasubdit Akuisisi Arsip Ormas/Orpol 2001 2003
7. Kasubdit Akuisisi Arsip Perusahaan 2003 2006
8. Kasubdit Bimvisi I, 2006 2007
9. Kasubdit Kearsipan Daerah I Wil. Timur 2007
2009
10. Kasubdit Kearsipan Daerah III Wil. Barat 2009
2011
11. Kasubdit Kearsipan Pusat I 2011 - Sekarang
Penugasan ke luar negeri :
1. Malaysia
2. Singapura
3. Thailand

PENGERTIAN ARSIP
UU NO. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN :
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
UU NO. 8 Tahun 1997 tentang DOKUMEN PERUSAHAAN :
Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan
yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka
pelaksanan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana
lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat
dilihat, dibaca, atau didengar.

MEDIA ARSIP
TEKSTUAL (KERTAS)
PETA
FOTO
FILM
KASET
CD/VCD/DVD

PENCIPTA ARSIP
Kementerian dan

Lembaga
Pemerintah Daerah
Perguruan Tinggi
Ormas dan Parpol
BUMN dan Swasta
Perseorangan

ARSIP KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM

REPUBLIK INDONESIA
1. Arsip Fasilitatif
2. Arsip Substantif

SIFAT ARSIP
1. OTENTIK, ASLI, UNIK
2. NETRAL
3. ADIL

FUNGSI ARSIP
(Berdasarkan UU No 43 Th. 2009)
a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu;
b. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
karena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang
telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.

Arsip Dinamis

Arsip yang masih

digunakan oleh Pencipta
Arsip

Arsip Statis

Arsip yang sudah tidah

digunakan oleh Pencipta
Arsip, tetapi bermanfaat
bagi masyarakat luas

Arsip Dinamis
Dinamis
Arsip

ArsipVital
Vital
Arsip

ArsipAktif
Aktif
Arsip
Sering
Sering
digunakan
digunakan
Beradadi
diUnit
Unit
Berada
Pengolah
Pengolah

ArsipInaktif
Inaktif
Arsip
Jarang
Jarang
digunakan
digunakan
Beradadi
di
Berada
Unit
Unit
Kearsipan
Kearsipan

Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi

dan/atau terus menerus;
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

PENGERTIAN ARSIP VITAL

Vital
Arsip

: Sangat penting (KBBI, Jakarta, 1988)

: Didefinisikan Pasal 1 UU No.43 Tahun 2009

Arsip Vital
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak
dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang.
Program Arsip Vital
Metode yang sistematis dalam hal perlindungan dan
penyediaan arsip dalam keadaan darurat yang meliputi
perencanaan, pengelolaan & perlindungan jika terjadi
bencana.

KLASIFIKASI ARSIP MENURUT ESENSINYA

Arsip Vital
Harus ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang tidak bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas satu
Contoh : Sertifikat tanah, polis asuransi, personal file,
hak paten, daftar pemegang saham,
anggaran rumah tangga, formula suatu obat,
medical record dll.
Arsip Penting, contoh: bukti pembayaran, S.print, dll.
Arsip Berguna, contoh: rek. Bank, korespondensi, dll.
Arsip Tidak Berguna, contoh: undangan, ucapan
terimakasih, dll

PROGRAM ARSIP VITAL

Pasal 56
(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD wajib membuat program arsip vital;
(2) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan; identifikasi,
perlindungan dan pengamanan, penyelamatan dan
pemulihan;
(3) .......

METODE PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN

ARSIP VITAL
1. Duplikasi
2. Dispersal (Pemencaran)
3. Vaulting (Peralatan Khusus)

METODE PERLINDUNGAN DAN

PENGAMANAN ARSIP VITAL

DUPLIKASI

arsip dengan cara

menciptakan duplikat atau salinan/copy arsip.

Adalah

metode

pengamanan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam duplikasi

adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk
duplikasi yang diperlukan (digital, analog) dan
pemilihan media tergantung fasilitas peralatan
yang tersedia/biaya yang mampu disediakan.

METODE PERLINDUNGAN DAN

PENGAMANAN
ARSIP VITAL
DISPERSAL

Adalah metode pengamanan arsip vital dengan

cara pemisahan penyimpanan arsip original
dengan duplikasinya.

METODE PERLINDUNGAN DAN

PENGAMANAN
ARSIP VITAL
PERALATAN KHUSUS (VAULTING)

Adalah metode pengamanan arsip vital dengan

melakukan penyimpanan arsip/dokumen pada
tempat dan sarana khusus (tahan api, kedap air,
bebas medan magnet, bebas asam).
Misalnya : almari besi, filing cabinet/rak arsip, ruang
bawah tanah/bunker.

Organisasi Kearsipan
Pasal 16

Organisasi Kearsipan terdiri atas: Unit Kearsipan

dan Lembaga Kearsipan

Unit Kearsipan wajib dibentuk oleh LN, pemda, PTN,
BUMN, BUMD
Lembaga Kearsipan terdiri atas: ANRI, arsip daerah
provinsi, arsip daerah kab./kota, arsip PTN

ORGANISASI KEARSIPAN
UNIT PENGOLAH

UNIT KEARSIPAN

LEMBAGA KEARSIPAN

Menyimpan Arsip Aktif

Menyimpan Arsip Inaktif

Melestarikan dan
Memanfaatkan Arsip
Statis

Memindahkan
Arsip Inaktif
Unit Kerja di
Lingkungan
Kementerian
Hukum dan HAM

Menyerahkan
Arsip Statis

Bagian Tata Usaha

Arsip Nasional
Republik Indonesia

TUGAS UNIT KEARSIPAN

Pasal 17
a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di
lingkungannya;
b. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
c. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan;
d. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka
penyelenggaraan kerasipan dilingkungannya.

PENCIPTAAN

PENCIPTAAN
- Design Formulir
- Manajemen
Formulir
- Tata Naskah Dinas
- Penggunaan
Kertas
- Dll.

PENGGUNAA
N
PENGGUNAAN DAN
PEMELIHARAAN
- Sistem Penataan Berkas
- Pengurusan Surat
- Program Arsip Vital
- Pengelolaan Pusat Arsip

PENYUSUTAN

PENYUSUTAN
- JRA dan Penyusutan
- Penilaian
- Pemusnahan
- Penyerahan Arsip Statis

PENCIPTAAN ARSIP
(CREATING AGENCY)
Tahap kegiatan dalam penciptaan arsip, antara lain:
a. Penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas;
b. Penyusunan disain formulir dan laporan;
c. Penyusunan disain sarana pengurusan surat.

PENGGUNAAN ARSIP
(USE AND MAINTENANCE)
Tahap
kegiatan
pelaksanaan
penggunaan
dan
pemeliharaan arsip sejak berada di unit tata usaha, unit
pengolah sampai sampai dengan proses pemindahan arsip
ke unit kearsipan, meliputi kegiatan:
a.
b.
c.
d.

Pengurusan surat;
Pemberkasan dan Penemuan kembali arsip aktif;
Pemeliharaan arsip;
Program arsip vital.

PENYUSUTAN ARSIP
(Berdasarkan UU 43 Th. 2009)
Kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit
Kearsipan;
b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan
tidak lagi memiliki nilaiguna, dan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan.

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pada hari ini .. tanggal . bulan. tahun.. dilaksanakan pemindahan arsip inaktif, yang melibatkan:
Nama
: .
Jabatan : .
Unit kerja : .
dalam hal ini bertindak sebagai Pihak I.
Nama
: .
Jabatan : .
Unit kerja : ..
dalam hal ini bertindak sebagai Pihak II.
Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam
daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak kedua akan mengelola dan memberi layanan arsip inaktif dimaksud
kepada Pihak I.
Pihak II
..

Tempat, tanggal, bulan, tahun

Pihak I
.

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

UNIT KERJA : ..
NO JENIS ARSIP

1.

2.

TAHUN

JUMLAH

MEDIA

KET.

PERENCANAAN
Usulan perencanaan Unit
Kerja beserta data
pendukung
RPJM/ Pokok Kebijakan dan
Strategi pembangunan/
RENSTRA

Mengetahui/ menyetujui:

Tempat, tgl, bln dan thn

Pejabat Penanggungjawab

PEMUSNAHAN ARSIP
1.
2.
3.
4.

Tidak memiliki nilai guna;

Telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
Tidak ada peraturan perundangan yang
melarang;
Tidak berkaitan dengan penyelesaian
proses hukum suatu perkara.

PEMUSNAHAN ARSIP TIDAK MEMILIKI

JRA
1.

2.

3.

Untuk arsip keuangan harus mendapat

pertimbangan Ketua BPK dan persetujuan
Kepala ANRI;
Untuk arsip kepegawaian harus mendapat
pertimbangan Kepala BKN dan
persetujuan Kepala ANRI;
Untuk arsip substantif harus mendapatkan
persetujuan Kepala ANRI.

LANGKAH-LANGKAH
PEMUSNAHAN ARSIP
Tahapan pemusnahan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI:
1. Penetapan Pimpinan Lembaga
2. Dibuat Berita Acara dan Daftar Arsip yang dimusnahkan
3.

Dilaksanakan secara total, baik fisik maupun informasinya

4. Disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan pengawasan min.

2 orang

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini .. tanggal . bulan. tahun.. dilaksanakan pemusnahan arsip sebanyak sesuai daftar
terlampir berdasarkan Surat Keputusan Pimpinan Lembaga Nomor., dengan pertimbangan:
1. Telah melampaui jangka simpan sebagaimana diatur dalam Jadwal Retensi Arsip;
2. Telah dilakukan penilaian dan dinyatakan bahwa arsip dimaksud sudah tidak bernilaiguna lagi, tidak
berkaitan dengan proses hukum dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.
3. Telah mendapat persetujuan dari .. (instansi berwenang)
Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan cara dicacah/ dibubur (pulp)/ dibakar, bertempat di dengan disaksikan
oleh:
1. ..
2. ...
3.
Berita Acara ini dibuat rangkap . masing-masing diperuntukan bagi:
Tempat, tanggal, bulan, tahun
Kepala

DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN

UNIT KERJA: ..
NO.
1.

2.

JENIS ARSIP

TAHUN

JUMLAH

MEDIA

KET.

Usulan perencanaan Unit

Kerja beserta data
pendukung
Program Unit Kerja 2004

Mengetahui/ menyetujui:

Tempat, tanggal dan bulan

Pejabat Penanggungjawab

PENYERAHAN ARSIP STATIS

Pasal 53
1.
2.
3.

4.

Lembaga negara tingkat pusat wajib

menyerahkan arsip statis kepada ANRI;
Arsip statis yang diserahkan memiliki nilai
guna kesejarahan;
Telah habis masa retensinya dan
berketerangan permanen sesuai dengan
JRA ;
Dibuat Berita Acara dan Daftar Arsip Statis
yang diserahkan.

1. Kebutuhan Lembaga
2. Memenuhi Peraturan Perundangan

a. Melakukan Penyusutan arsip

b. Mencegah terjadinya penumpukan arsip
c. Menjamin ketersediaan arsip bagi lembaga

Memenuhi Peraturan Perundangundangan

UU Nomor 43 Tahun 2009
Pasal 48
1. Lembaga negara, pemerintahan daerah,

perguruan tinggi negeri, serta BUMN

dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.
2. JRA sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga
negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN
dan/atau BUMD.
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai JRA
diatur dengan peraturan pemerintah.

Pejabat dan/atau pelaksana yang tidak

memenuhi kewajiban menyusun JRA

mendapat sanksi administratif berupa teguran
tertulis, penundaan kenaikan gaji berkala
sampai dengan penundaan kenaikan pangkat
( Pasal 78, UU No. 43 Tahun 2009)

Menurut Peraturan Perundangan

UU No. 43 Th. 2009 Pasal 1
Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanannya atau retensi, jenis arsip dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan
dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip dan
penyelamatan arsip.

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

NO

JENIS ARSIP

RETENSI
AKTIF

KETERANGAN
INAKTIF

UNSUR-UNSUR JRA
a. Jenis Arsip/Series Arsip
Berkas yang dicipta, diatur/dikelola sebagai suatu unit karena mempunyai
hubungan : kesamaan subyek, fungsi, hasil dari kegiatan yang sama atau
saling berhubungan dengan cara lain.
b. Masa Simpan (Retensi)
Jangka simpan waktu aktif dari jangka simpan waktu inaktif. Dapat
menggunakan :
- angka tahun

1 tahun, 2 tahun, dst

- kalimat

sampai haknya habis, selama barang masih

dimiliki, sebelum peraturan yang baru terbit

- angka dan kalimat

1 tahun setelah terbitnya SK, 2 tahun sesudah

pemeriksaan (audit)

c. Nasib Akhir (pada kolom keterangan)

Permanen

arsip bernilai guna abadi, sekunder, historis

Musnah

dalam waktu tertentu nilai gunanya habis

Dinilai kembali

susah menentukan permanen atau musnah

(juga jangan mudah menyebut kata ini)

Jenis jenis JRA

JRA Keuangan

(Perka ANRI No. 07/2007)

JRA Kepegawaian

(Perber ANRI dan Ka. BKN No. 05/2007 dan No. 41/2007 )
JRA Fasilitatif Non Keuangan

dan Non Kepegawaian

(Perka ANRI No. 12/2009)
JRA Substantif

contoh
JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN
NO

JENIS ARSIP

RETENSI

KETERANGAN

AKTIF

INAKTIF

1 tahun setelah TA
berakhir

3 tahun

Musnah

3 tahun

Permanen

3 tahun

Dinilai kembali

1.

Usulan Program,
kegiatan dan
anggaran

2.

Perda tentang APBD

2 tahun setelah TA
berakhir

3.

Buku Kas Umum,

Buku Pembantu,
Register dan Buku
Tambahan

2 tahun setelah TA
berakhir

contoh
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN
NO

JENIS ARSIP

RETENSI

KETERANGAN

AKTIF

INAKTIF

1.

Proses penerimaan
pegawai

2 tahun setelah semua

diangkat

2 tahun

Musnah

2.

Berkas Perorangan
PNS

1 tahun setelah
berhenti/pensiun

2 tahun
Setelah hak dan
kewajiban habis

Musnah, kecuali
pejabat eselon I
dan pegawai
lain yg terkait
peristiwa
nasional
Permanen

3.

Penyelesaian
pengelolaan
keberatan pegawai

1 tahun setelah
memperoleh keputusan
tetap

5 tahun

Dinilai kembali,
kecuali SK
Penetapan
masuk berkas
perseorangan

JRA Fasilitatif Non

Keuangan
I.
Perencanaan;
II.
Hukum;
dan
Non dan
Kepegawaian
III. Organisasi
Ketatalaksanaan;

Kearsipan;
Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan;
Hubungan Masyarakat;
Penelitian Pengkajian dan
Pengembangan;
VIII. Kepustakaan;
IX. Pendidikan dan Pelatihan;
X. Teknologi dan Informasi;
XI. Pengawasan.
IV.
V.
VI.
VII.

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
NO
1.

2.

JENIS ARSIP

RETENSI

KETERANGAN

AKTIF

INAKTIF

Hukum:
Hukum:
-

Peraturan Menteri

Selama berlaku

5 Tahun

Permanen

Instruksi Menteri

Selama berlaku

2 Tahun

Dinilai Kembali

Selama berlaku

4 Tahun

Permanen

Perencanaan :
-

Rencana
Pembangunan Jangka
Panjang (RPJP)

Laporan

a. Laporan Berkala:
Berkala:
1)

Laporan harian

1 tahun

1 tahun

musnah

2)

Laporan Mingguan

1 tahun

1 tahun

musnah

3)

Laporan bulanan

1 tahun

1 tahun

musnah

4)

Laporan triwulan

1 tahun

1 tahun

musnah

5)

Laporan Semesteran

1 tahun

2 tahun

musnah

6)

Laporan tahunan unit

kerja

2 tahun

3 tahun

musnah

7)

Laporan tahunan
lembaga/instasi

2 tahun

4 tahun

Permanen

JRA SUBTANTIF
KEMENTERIAN LEMBAGA

contoh
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF
KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
NO

JENIS ARSIP

1.

PEMBIAYAAN;
Pengkajian Bidang
Pembiayaan
- TOR/KAK

2.

Fasiltasi Pembiayaan
Perumahan

1.

PENGEMBANGAN
PENGAWASAN;
Laporan Kegiatan Fasilitasi
Bidang Pengembangan
Kawasan

RETENSI

KETERANGAN

AKTIF

INAKTIF

2 tahun
setelah TA
berakhir

8 tahun

Musnah

2 tahun
setelah TA
berakhir

5 tahun

Musnah, kecuali
deklarasi

5 tahun

Dinilai kembali

2 tahun
setelah TA
berakhir

contoh
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF
KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
NO

JENIS ARSIP

1.

PERUMAHAN SWADAYA ;
Pengkajian Bidang
Perumahan Swadaya
- TOR/KAK

2.

Verifikasi bidang perumahan

swadaya

1.

PERUMAHAN FORMAL;
Database informasi
perumahan formal

RETENSI

KETERANGAN

AKTIF

INAKTIF

2 tahun
setelah TA
berakhir

8 tahun

Musnah

2 tahun
setelah TA
berakhir

8 tahun

Dinilai kembali

3 tahun

Permanen

Sampai
dengan
diperbaharui

TUJUAN PEMBUATAN JRA

1. Menghemat biaya, tempat dan sarana
2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas
3. Kebutuhan organisasi
4. Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional
5. Mewujudkan konsistensi dalam penyusutan
6. Memenuhi persyaratan hukum UU 43/2009 dan PP
34/1979

JADWAL RETENSI ARSIP

(Pasal 4 PP 34 / 79)
(1) Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai

kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal

Retensi Arsip,
(2) Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan
sebagi petunjuk dalam menetapkan nilaiguna arsip,
(3) Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan
Pemerintahan masing-masing wajib memiliki JRA yang
berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip
berserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai
pedoman penyusutan arsip.

Prosedur Penyusunan
JRA
1.(
Memperhatikan
pendapat
Dalam Negeri.
Pasal 5
PP Menteri
34/1979
)
2. Mendengar pertimbangan Ketua BPK untuk arsip
2. Mendengar pertimbangan Ketua BPK untuk arsip
keuangan, dan Ketua BKN untuk arsip
kepegawaian.
3. Mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional RI.
4. Ditetapkan oleh Pimpinan Daerah.
5. Setiap perubahan JRA, ditetapkan sesuai dengan
cara 1 - 4.

SANKSI ADMINISTRATIF
Pasal 78 s.d. 80
Pejabat/Pelaksana dikenai sanksi, apabila:
- tidak mengelola Arsip Statis (Lem. Kearsipan)
- tidak memiliki JRA (Kementerian/ Lembaga)
- tidak membuat Daftar Pencarian Arsip ( Lem.
Kearsipan)
- tidak membuat Program Arsip Vital
(Kementerian/Lembaga)
- tidak membuka akses Arsip Statis (Lem.
Kearsipan)

CONTOH ARSIP STATIS

Proklamasi

BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP STATIS

Pada hari ini .. tanggal . bulan. tahun.. , yang bertanda-tangan di bawah ini:
Nama
: .
Jabatan
: .
Unit kerja
: .
dalam hal ini bertindak sebagai Pihak I.
Nama
: .
Jabatan
: .
Unit kerja
: .
dalam hal ini bertindak sebagai Pihak II.
Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam daftar
terlampir kepada Pihak II. Pihak kedua akan mengelola dan memberi layanan arsip statis untuk kepentingan
pemerintah dan masyarakat.

Pihak II

Tempat, tanggal, bulan, tahun

Pihak I

..

DAFTAR ARSIP YANG DISERAHKAN

UNIT KERJA: ..
NO JENIS ARSIP

1.

RPJM/ Pokok Kebijakan

dan Strategi
pembangunan/ RENSTRA

2.

PKT Tahunan Lembaga

3.

Peraturan Menteri

TAHUN

JUMLAH

MEDIA

KET.

Mengetahui/ menyetujui:

Tempat, tanggal dan bulan

Pejabat Penanggungjawab

NILAI GUNA ARSIP

SE KA. ANRI 02/1983

NILAI GUNA PRIMER

NILAI GUNA SEKUNDER

Nilai arsip yang didasarkan pada Nilai arsip yang

kegunaan arsip bagi kepentingan didasarkan pada
lembaga pencipta arsip.
kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga lain
dan atau kepentingan
umum di luar lembaga
pencipta arsip sebagai
bahan bukti dan
pertanggungjawaban
nasional.

NILAI GUNA ARSIP

SE KA. ANRI 02/1983
NILAI GUNA PRIMER

NILAI GUNA SEKUNDER

Kegunaan bagi lembaga

pencipta arsip
- Nilai guna administrasi
- Nilai guna hukum
- Nilai guna keuangan
- Nilai guna ilmiah dan teknologi

Kegunaan bagi masyarakat

luas
- Nilai guna evidential
- Nilai guna informasional

NILAI GUNA SEKUNDER

EVIDENTIAL
KEBUKTIAN/KEBERADAAN
- Pembentukan Lembaga
- Perkembangan Lembaga
- Fungsi
- Kegiatan
- Dll.

INFORMASIONAL
Peristiwa
Fenomena
Tempat
Masalah
Nama
Dll.

ARSIP STATIS

AKUISISI

PEMELIHARAAN
PEMELI
PENGOLAHAN
HARAAN

PERAWATAN

LAYANAN
INFORMASI

Pengertian Akuisisi
a.

Kamus Besar Bahasa Indonesia

Akusisi adalah Perolehan atau masukan.

b.

Anne-Marie Schrtlich dan Barbara Reed dalam Keeping

Archives
Akusisi adalah suatu proses menambah koleksi arsip, baik dari
sumbangan, transfer, perolehan atau pinjaman.

c.

Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor

1 Tahun 1999
Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Arsip Orde Baru
Akuisisi Arsip adalah proses perluasan khasanah arsip ANRI dengan
cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional
atau arsip statis dari lembaga-lembaga negara dan badan
pemerintah, swasta, dan perorangan sesuai dengan ketentuanketentuan perundang-undangan yang berlaku.

TAHAPAN AKUISISI

1.

PENDATAAN

2.

PENATAAN

3.

PENILAIAN

4.

PENYERAHAN

5.

PEMUSNAHAN

PENGOLAHAN
Membuat inventaris arsip
Principle of provenance/ Asas Asal Usul
Principle of Original Order/Asas Aturan Asli
Lebih lengkap dari daftar arsip

PERAWATAN
Memperbaiki arsip yang rusak
Enkapsulasi
Menghilangkan asam
Alih media (microfilm)

Faktor Perusak Arsip

1. Internal

- Kadar asam tinggi

- Asesoris dalam arsip
- Tali pengikat, dll.
2. Eksternal
- Penggunaan tak terkendali
- Biologi
- Bencana alam, dll.

Layanan Informasi
1. Arsip statis terbuka untuk umum
2. Sarana DA dan Inventaris Arsip
3. Berbeda dengan buku
4. Hanya dibaca di Ruang Baca
5. Ruang Baca Arsip terpisah dari Depo Arsip

SANKSI ADMINISTRATIF
Pasal 78 s.d. 80
Pejabat/Pelaksana dikenai sanksi, apabila:
- tidak mengelola Arsip Statis (Lem. Kearsipan)
- tidak memiliki JRA (Kementerian/ Lembaga)
- tidak membuat Daftar Pencarian Arsip ( Lem.
Kearsipan)
- tidak membuat Program Arsip Vital
(Kementerian/Lembaga)
- tidak membuka akses Arsip Statis (Lem.
Kearsipan)

BENTUK SANKSI ADMINISTRATIF

1.
2.
3.
4.

Teguran tertulis;
Penundaan gaji berkala;
Penundaan kenaikan pangkat;
Penurunan pangkat.

KETENTUAN PIDANA
Pasal 81 s.d. 88
Seseorang akan dipidana, apabila:
- Menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri
dan orang lain yang tidak berhak;
- Menyediakan arsip dinamis kepada yang tidak berhak;
- Tidak menjaga arsip terjaga;
- Tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan arsip kegiatan
kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional; dan masalah pemerintahan strategis lainnya.

KETENTUAN PIDANA
Pasal 81 s.d. 88
- Tidak menjaga kerahasiaan Arsip Tertutup;
- Memusnahkan arsip di luar prosedur;
- Memperjualkan atau menyerahkan Arsip Statis
kepada pihak lain di luar ketentuan;

BENTUK HUKUMAN
PIDANA
Penjara
Denda
Sesuai dengan tingkat

pelanggarannya