Anda di halaman 1dari 12

BAB IV

KORESPONDENSI DALAM BISNIS

20

BAB IV

KORESPONDENSI DALAM BISNIS


Setelah mempelajari bab ini pembaca diharapkan mampu:
1. Menjelaskan pengertian korespondensi
2. Menjelaskan peranan korespondensi
3. Mengidentifikasi pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi
4. Menjelaskan isi surat
5. Mengetahui bentuk-bentuk surat

A. PENGERTIAN KORESPONDENSI
Bentuk komunikasi selain komunikasi non verbal, adalah komunikasi verbal.
Komunikasi verbal sering dilakukan pada situasi yang formal dan dikombinasi dengan
komunikasi non verbal. Komunikasi verbal dapat berupa lisan dan tulisan. Ketika kita
belajat mengenai komunikasi tertulis, maka pengetahuan dan kemampuan untuk
mengembangkan kemampuan komunikasi tertulis dapat dilakukan melalui latihan
dan belajar korespondensi.
Korespondensi

berasal

dari

kata

Correspondence

(Inggris)

atau

Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihakpihak


yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi
dan dilakukan dengan surat menyurat. Oleh karena itu, ' korespondensi juga diartikan
sebagai surat menyurat (Sutrisna Dewi, 2004).

Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang
digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang
----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS
(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

21

disampaikan melalui surat dapat dilakukan dengan beragam cara, seperti: berupa
pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan.
Informasi dapat disampaikan melalui teknis seperti: ditulis atau diketik dalam secarik
kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail).
Di era informasi teknologi seperti sekarang ini, internet menjadi salah satu
kebutuhan vital bagi pelaku bisnis. Kebanyakan orang bahkan memanfaatkan jasa
internet untuk melakukan transaksi dengan pihak lain. Penggunaaan internet dapat
diaplikasikan dengan membuka alamat yang tertentu (sering disebu E-mail). E-mail
menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa
layanan Intemet. Pengirim dan penerima e-mail harus memiliki fasilitas yang sama
apabila berkomunikasi menggunakan e-mail. Penggunaan e-mail mengalami
perkembangan yang cukup dramatis sebagai media komunikasi modern karena
mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang
berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail ternyata belum mampu
menggeser surat-surat konvensional yang terkenal murah. E-mail bukanlah satu alat
yang harus selalu ada dalam setiap transaksi bisnis, namun hanyalah alternatif
komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-menyurat.

B. FUNGSI KORESPONDENSI DALAM BISNtS


Korespondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari kehidupan
organisasi bisnis sehari hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai
berikut:
1. Menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan berbagai surat masih
banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelitbelit, tanda baca
tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model
----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS
(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

22

surat. Kesalahan tersebut disebabkan (1) Tidak ada pengarahan dan pengendalian
mengenai cara menulis surat yang baik, baik di lingkungan keluarga maupun
organisasi; dan (2) Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam
penulisan surat.
Surat yang semrawut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang
justru akan menghalangi arus informasi. Kegiatan korespondensi secara tidak
langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik,
jelas, dan tepat.
2. Menciptakan kerja sama yang baik.
Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain.
Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga komunikasi
dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
3. Menyebarkan kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang
terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan
pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan
kegiatan perusahaan, baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.

C. PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI


Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah:
1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS


(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

23

5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi suratsurat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat
masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

D. FUNGSI SURAT
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:
1. Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat merupakan bukti "hitam di atas putih" dan dapat menyimpan rahasia.
Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat, dan lain-lain.
2. Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam
aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik
akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
3. Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran
mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supersemar.
4. Pedoman Kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan
tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan
5. Jaminan Keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang.
Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang dalam suatu perjalanan.
6. Utusan atau duta organisasi

----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS


(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

24

Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu mencerminkan
citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.
7. Dasar penilaian dan keputusan
Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan.
Surat merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya,
surat rekomendasi, surat ke
terangan, dan surat dalam bentuk laporan.
8. Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat.
Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi suratmenyurat.
9.

Alat

untuk

menumbuhkan

sikap

saling

pengertian

dan

menghindari

kesalahpahaman.
Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan. Namun,
melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman
dapat dihindari.
10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain
Kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus
surat menyurat dengan pihak lain bisa menunjukkan eratnya kerja sama dalam
upaya mencapai tujuan organisasi.
E. PENGGOLONGAN SURAT
Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut:
1. Menurut isi dan pengirimnya
a. Surat Resmi (Dinas Pemerintah)
b. Surat Niaga atau Surat Bisnis
c. Surat Pribadi
----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS
(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

25

2. Menurut maksud dan tujuannya


a. Surat Pemberitahuan
b. Surat Keputusan
c. Surat Perintah
d. Surat Edaran
e. Surat Peringatan
f. Surat Panggilan
g. Surat Permintaan atau Permohonan
h. Surat Perjanjian
i. Surat Penawaran
j. Surat Pesanan
k. Surat Laporan
1. Surat Pengantar
m. Surat Lamaran Pekerjaan
n. Surat Penegasan
o. Surat Penuntutan (klaim)
3. Menurut wujud/bentuknya
a. Surat bersampul
b. Memorandum atau nota
c. Telegram
d. Telex
e. Radiogram
f. Faksimili
g. Kartu pos
h. WesellWarkat Pos
4. Menurut jaminan keamanan
a. Surat Sangat Rahasia
b. Surat Rahasia
c. Confidential (terbatas)
d. Surat Biasa
5. Menurut urgensinya
a. Surat Kilat Khusus
b. Surat Kilat (amat segera)
c. Surat Biasa
6. Menurut alirannya
----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS
(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

26

a. Surat Keluar
b. Surat Masuk
7. Menurut Kegunaanya
a. Surat Konsep
b. Surat Ash
c. Surat Tembusan
d. Surat Petikan
8. Menurut Nilai Isinya
a. Surat Rutin
b. Surat tidak Rutin
9. Menurut Sifatnya
a. Surat yang bersifat mengatur
b. Surat yang bersifat tidak mengatur
F. BAGIAN-BAGIAN SURAT
Secara umum, surat mencakup bagian berikut:
1. Kepala surat atau kop surat
Kepala surat atau kop surat menipakan ciri khas suatu organisasi yang berisi nama
organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimili, alamat e-mail, nomor
kotak pos, alamat kawat, logo, atau lambang, dan lain-lain.
Contoh:
Guna kepala surat:
a. Untuk mengetahui nama dan alamat organisasi pengirim surat
b. Sebagai identitas organisasi
c. Sebagai lambang atau simbol organisasi
d. Sebagai alat promosi

2. Tanggal pembuatan surat


Tanggal pembuatan surat dicantumkan untuk memudahkan penunjukan waktu
membalas surat dan mempermudah pengagendaan surat oleh penerima.
3. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal
Nomor surat biasanya dipakai dalam surat-surat dinas (resmi)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS
(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

27

Guna nomor surat:


a. Memudahkan pencarian surat bila sewaktu-waktu diperlukan
b. Mempermudah penunjukan surat menyurat
c. Mempermudah penyimpanan
d. Mengetahui jumlah surat yang dibuat
Lampiran surat diisi dengan hal-hal yang dicantumkan sebagai lampiran surat.
Dalam surat niaga/bisnis, semua lampiran harus disebutkan satu per satu.
Sementara dalam surat dinas cukup dituliskan lampiran satu lembar/berkas.
Hal/Perihal merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk mempermudah
penerima dalam membahas isi surat dan memberikan tanggapan atau balasan.
4. Nama dan alamat yang dituju
Penyebutan nama harus memakai Sdr., Bp., Tuan., Ny., atau Nn. Jika disebutkan
jabatannya, maka sebutan tersebut tidak perlu dipergunakan.
Contoh:
- Alamat yang ditujukan kepada perorangan:
Yth. Sdr. Singgih Rukito
Jl. Cemara Hijau No. 10
Yogyakarta
-

Alamat yang ditujukan kepada jabatan:


Yth. Direktur PT. Sama Rasa Sama Beban
Jl. Berbah Berbah - Krikilan Tegaltirto - Sleman
Yogyakarta

Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah:


Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nasional
Jl. Senayan
Jakarta

Alamat yang ditujukan kepada PO Box:


Yth. Pemilik PO Box 272
Yogyakarta

----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS


(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

28

atau
PO Box 272
Yogyakarta
- Alamat dengan menggunakan u.p (untuk perhatian):
Yth. Rektor Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta
Jl. SWK 104 Condong Catur Sleman
Yogyakarta
u.p. : Pembantu Dekan II
5. Salam pembuka dan paragraf pembuka
Salam pembuka surat atau salutation berfungsi sebagai pembuka kalimat agar
dirasa tidak janggal (misalnya, dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, dan
lain-lain).
Paragraf pembuka berguna untuk mengantarkan isi surat yang sesungguhnya agar
diketahui alasan pembuatan surat tersebut.
6. Isi Surat
Isi surat merupakan uraian dari maksud pembuatan surat serta hal-hal yang ingin
disampaikan.
7. Salam Penutup dan Paragraf Penutup
Salam penutup biasanya berisi ucapan terima kasih, harapan, penegasan atau
pengarahan. Paragraf penutup dipergunakan sebagai tanda bahwa surat tersebut
telah berakhir. Misalnya, hormat kami.
8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Tanda tangan berguna untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat
tersebut. Nama jelas berguna untuk mengetahui siapa yang menandatangani surat
tersebut. Sementara jabatan menunjukkan pihak yang mengirim surat dan berhak
atas surat tersebut.
9. Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy)
Tembusan diperlukan apabila surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang
berhubungan secara teknis dengan isi surat.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS
(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

29

10. Inisial
Singkatan atau inisial hanya dipakai dalam surat bisnis saja, sedangkan untuk surat
dinas cukup dicantumkan paraf orang yang membuat konsep surat. Inisial dipakai
untuk mengetahui siapa yang membuat konsep surat dan siapa yang mengetik
sehingga mudah dihubungi bila ada kekeliruan.
(Bovee dan Thill, 2000).

G. BENTUK SURAT
Yang dimaksud bentuk surat dalam hal ini adalah tata letak atau posisi bagianbagian surat. Setiap bagian surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai
identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.
Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, yaitu:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
Salah satu bentuk surat tersebut bisa dilihat pada contoh-contoh berikut:

----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS


(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

30

KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor
Lampiran
Hal

:
:
:
:

Yth..............................
....................................
...................................
Salam pembuka,
...........................................................................................................
.........................................paragraf pembuka
.........................................paragraf penutup
Salam penutup,
Tanda tangan
Nama penandatangan
Nama jabatan
Tembusan
....................................................
Inisial

PERTANYAAN UNTUK LATIHAN:


1. Apa yang Saudara ketahui mengenai korespondensi?
2. Bagimana peranan korespondensi dalam bisnis?
3. Sebutkan pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi!
4. Jelaskan fungsi surat!
5. Sebutkan bagian-bagian surat dan masing-masing kegunaannya!
6. Sebutkan jenis-jenis surat berdasarkan golongannya!
7. Sebutkan bentuk-bentuk surat dan buat contoh surat untuk masing-masing
bentuk surat tersebut!

----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS


(YUNI SISWANTI)

BAB IV
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

31

----------------------------------------------------------------------------------------------------------MERAIH KESUKSESAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS SECARA CERDAS


(YUNI SISWANTI)