lain
yang
menghasilkan
lebih
besar
daripada
Gambar diatas menunjukkan titik periksa kelayakan selama fase analisis sistem
pada siklus hidup kita. Titik periksa tersebut ditampilkan dengan bentuk berlian.
Berlian tersebut mengindikasikan bahwa penilaian ulang kelayakan dan tinjauan
manajemen sebaiknya dilakukan pada akhir fase sebelumnya (sebelum fase
berikutnya). Proyek dapat dibatalkan atau direvisi pada setiap titik periksa, dengan
mengabaikan sumber daya yang telah digunakan.
Ide untuk pembatalan proyek seringkali sulit untuk dilakukan. Biasanya untuk
melakukan pembenaran dilakukan dengan cara melanjutkan proyek berdasarkan
waktu dan uang yang telah dipergunakan. Namun dalam prinsip dasar manajemen
adalah jangan pernah menghambur-hamburkan uang untuk sesuatu yang
merugikan. Memutuskan untuk membatalkan tidak berarti menganggap biaya yang
telah dikeluarkan tidak penting. Biaya pada akhirnya harus direkoveri jika investasi
tersebut dianggap berhasil.
tidak dapat diukur secara akurat, sampai persoalan dan persyaratan difahami
dengan lebih baik. Setelah memperkirakan keuntungan penyelesaian persoalan dan
kesempatan, analis memperkirakan biaya pengembangan sistem sebesar 50
sampai 100 persen.
ANALISIS SISTEM - TITIK PERIKSA ANALISIS MASALAH
Titik periksa selanjutnya terjadi setelah studi dan analisis persoalan yang lebih
detail pada sistem terbaru. Analis dapat membuat perkiraan yang lebih baik
tentang biaya pengembangan dan keuntungan yang akan diperoleh dari sistem
baru. Nilai minimum pemecahan masalah setara dengan biaya persoalan tersebut.
Diharapkan sistem yang lebih baik akaan dapat melakukan hal yang lebih baik
daripada itu. Akan tetapi sistem tersebut harus mengembalikan nilai minimum ini.
Biaya pengembangan pada titik ini hanyalah angka perkiraan. Analis belum
mendefinisikan seluruh persyaratan pengguna atau menetapkan solusi desain untuk
persyaratan tersebut. Jika biaya yang diperkirakan meningkat secara signifikan dari
fase penyelidikan awal ke fase analisis persoalan, aka kemungkinan penyebabnya
adalah lingkup. Lingkup memiliki kecenderungan untuk meningkat dalam banyak
proyek.
jadwal
adalah
ukuran
kelayakan
daftar
KELAYAKAN OPERASIONAL
Ada dua aspek kelayakan operasional yang harus dipertimbangkan, yaitu:
1. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah solusi
itu bermanfaat untuk menyelesaikan suatu masalah?
2. Bagaimana pendapat pengguna akhir dari manajemen mengenai maslaah
(solusi) itu?
6. Services (Apakah sistem itu menyediakan layanan yang diinginkan dan andal
pada siapa saja yang menginginkannya? Apakah sistem itu fleksibel dan
dapat dikembangkan?)
ANALISIS KEGUNAAN
Dalam menentukan kelayakan operasional pada tahap siklus hidup selanjutnya,
usability analys/analisis kegunaan sering dilakukan dengan prototype sistem yang
dapat bekerja dari sistem yang diajukan. Ini merupakan pengujian antar muka
pengguna sistem.
Ada tujuan atau kriteria tertentu yang disepakati para pakar untuk mengukur
kegunaan antar muka, antar lain :
1. Kemudahan untuk dipelajari berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
melatih seseorang agar dapat bekerja pada level yang diinginkan.
2. Kemudahan untuk digunakan seberapa mudah seorang pengguna dapat
melakukan suatu aktifitas dengan cepat dan akurat.
3. Kepuasan seberapa puas seorang pengguna terhadap suatu antarmuka dan
apakah pengguna lebih menyukai nya dari pada tipe yang telah ada.
KELAYAKAN TEKNIS
Saat ini, sangat sedikit hal yang secara teknis tidak mungkin. Akibatnya, kelayakan
teknis mengarah pada hal yang praktis dan masuk akal. Kelayakan teknis ditujukan
pada tiga maslaah pokok.
KELAYAKAN JADWAL
Beberapa proyek diawali denga tenggat waktu yang spesifik. Sangat perlu untuk
menentukan apakah tenggat waktu itu bersifat perintah atau keinginan. Jika tenggat
waktu tersebut berdasar keinginan daripada perintah, maka analis dapat mengajuka
jadwal alternative. Lebih baik (kecuali jika tenggat waktu sepenuhnya perintah)
mengirimkan sistem informasi yang berfungsi dengan tepat dua bulan lebih lambat,
dari pada mengirimkan tepat waktu sistem informasi yang tidak berguna yang
penuh kesalahan. Melewati tenggat waktu merupakan hal yang problematis, namun
KELAYAKAN EKONOMIS
Hal mendasar dalam banyak proyek adalah kelayakan ekonomis. Selama fase awal
proyek, analisis kelayakan ekonomis hanyalah menentukan apakah manfaat yang
diperoleh dari menyelesaikan persoalan tersebut cukup berharga. Biaya secara
praktis tidak mungkin diperkirakan pada tahap itu, karna persyaratan pengguna
akhir dan solusi teknis alternative belum diidentifikasi. Akan tetapi, segera setelah
persyaratan dan solusi spesifik diidentifikasi, analis dapat memperkirakan biaya dan
keuntungan tiap alternative tersebut. Ini disebut analis cost-benefit.
mendatang. Anda dapat menanamkan dolar saat ini, dan dengan bunga yang ters
meningkat, anda akan memiliki lebih dari satu dolar setahun mendatang.
Beberapa biaya sistem akan berkembang sesudah implementasi. Selain itu, semua
keuntungan sistem baru akan berkembang di masa depan. Sebelum analisis costbenefit, biaya tersebut harus dikonversi ke nilai dolar saat ini.
Misalkan kita akan merealisasikan keuntungan $20.000 dua tahun mendatang.
Berapakah nilai dolar saat ini untuk keuntungan $20.000 itu? Jika return on
investments saat ini sekitar 10 % maka investasi $16.528 saat ini akan kembali
pada kita $20.000 dalam dua tahun.
Karena suatu proyek lebih sering dibandingkan dengan proyeek lain yang memiliki
waktu hidup berbeda, maka teknik analisis time-value telah menjadi metode costbenefit yang lebih disukai bagi sebagian besar manajer. Dengan biaya dan
keuntungan time-adjusting, anda dapat meningkatkan teknik cost-benefit berikut.
PAYBACK ANALYS
Payback analys merupakan metode yang sederhana dan popular dalam
menentukan bagaimana dan kapan sebuah investasi akan balik modal. Karena
biaya pengembangan sistem telah ada jauh sebelum keuntungan mulai bertambah,
maka akan membutuhkan waktu lama bagi keuntungan untuk melampaui biaya.
Sesudah implementasi, anda akan mengeluarkan ongkos operasi tambahan yang
harus diperoleh kembali.
Payback analys menentukan berapa banyak waktu yang diperlukan sebelum
keuntungan yang meningkat dan berkelanjutan. Periode waktu itu disebut payback
period.
Pada gambar diatas kita melihat sebuah sistem informasi yang akan dikembangkan
dengan biaya $418.040. biaya operasi bersih yang diperkirakan untuk tiap enam
tahun mendatang juga ditunjukkan dalam table. Juga ditunjukkan keuntungan
bersih yang diperkirakan selama enam tahun operasi yang sama. Berapa payback
period-nya?
Pertama, kita menentukan biaya dan keuntungan untuk nilai waktu terhadap uang
(yaitu, menetapkan nilai tersebut ke nilai dolar saat ini). Dengan cara: nilai dolar
saat ini pada tahun n tergantung pada discount rate. Discount rate adalah
presentase serupa dengan tingkat suku bunga yang anda peroleh pada tabungan
anda. Pada banyak kasus discount rate untuk bisnis adalah opportunity cost untuk
menanamkan modal pada proyek lain, termasuk kemungkinan berinvestasi di pasar
saham, dll. Kemungkinan lain, discount rate dapat menggambarkan apa yang
dianggap oleh perusahaan sebagai return on investment yang dapat diterima.
Misalkan discount rate untuk perusahaan contoh kita adalah 12 persen. Nilai saat ini
disebut present value, untuk dolar di masa mendatang dapat dihitung dengan
rumus berikut:
PVn=1/(1+i)n
PVn merupakan present value $1.00 n tahun dari saat ini dan I adalah discount rate.
Oleh karena itu, present value dolar dua tahun dari sekarang adalah:
PV2=1/(1+0,12)2=0.797
Pada gambar sebelumnya, perhatikan bahwa kita telah menetapkan semua biaya
dan keuntungan pada contoh ke present value. Perhatikan pula bahwa discount rate
pada tahun 0 adalah 1.000. present value dolar oada tahun 0 adalah $1. Dengan
kata lain, jika anda memiliki satu dolar saat ini, maka dolar tersebut bernilai tepat
$1.
Perhatikan biaya dan keuntungan seumur hidup kumulatif. Biaya seumur hidup
secara berangsur-angsur meningkat dalam periode 6 tahun karena muncul biaya
operasi. Tetapi perhatikan juga keuntungan seumur hidup bertambaah pada tingkat
yang lebih cepat. Keuntungan seumur hidup akan melampaui biaya seumur hidup
antara tahun 3 dan 4. Dengan membuat grafik membuat biaya dan keuntungan
time-adjusted seumur hidup kumulatif, kita dapat memperkirakan bahwa breakeven point akan menjadi kira-kira 3,5 tahun sesudah sistem mulai dioperasikan.
Perlu diperhatikan bahwa anda dapat melakukan payback analysis tanpa melakukan
time-adjusting pada biaya dan keuntungan. Hasilnya adalah 2,8 tahun payback
yang tampak lebih menarik dari pada 3,5 tahun yang kita hitung.
ANALISIS RETURN-ON-INVESTMENT
Teknik analisis return-on-investment (ROI) membandingkan keuntungan seumur
hidup pada solusi atau proyek otomatis. ROI untuk solusi atau proyek adalah tingkat
prosentase yang mengukur hubungan antara jumlah yang di dapat kembali bisnis
tersebut dari sebuah investasi dan jumlah yang diinvestasikan. ROI seumur hidup
untuk solusi atau proyek potensial dihitung sbb:
ROI Seumur hidup=(Keuntungan seumur hidup terestimasi-Biaya seumur
hidup terestimasi)/Biaya seumur hidup terestimasi
Solusi yang menawarkan ROI tertinggi merupakan solusi yang terbaik. Akan tetapi
sebagaimana halnya dengan analisis payback, bisnis dapat menetapkan ROI
minimum yang dapat diterima untuk semua investasi. Jika tidak ada solusi
alternative yang memenuhi standar minimum maka tidak ada alternative yang
layak secara ekonomis. Sebagaimana analisis payback, kita dapat menghitung ROI
tanpa melakukan time-adjusting.
data
akan
Nama
Kandidat 2
Nama
Kandidat 3
Karakteristik
Kandidat 1
Kandidat2
Kandidat 3
COTS package
platinum Plus yang
berasal dari
Entertainment
Software Solution
akan dibeli dan
dikustomisasi untuk
memuaskan
kebutuhan fungsional
Member Service
Sama dengan
kandidat 2
Deskripsi ringkas
bagian sistem yang
akan dikomputerisasi
dalam kandidat ini
Keuntungan
Deskripsi ringkas
keuntungan bisnis
yang aakaan
direalisasikan paada
kandidat ini.
Dukungan penuh
pengguna yang
membutuhkan
proses bisnis untuk
Sound Stage Inc.
Ditambah interaksi
yang lebih efisien
dengan rekening
anggota.
Sama dengan
kandidat 2
Nama
Kandidat 1
Nama Kandidat
2
Nama Kandidat
3
Kelayakan
Operasional
Kelayakan teknis
Kelayakan Jadwal
Kelayakan ekonomis
Peringkat
Sel yang berisi penilaian kelayakan dituliskan untuk tiap kandidat. Tiap baris dapat
diberi peringkat atau nilai untuk tiap standar (misalnya, untuk kelayakan
operasional, kandidat dapat dirangking 1, 2, 3, dst.) Setelah penetapan peringkat
atau penilaian semua kandidat pada tiap standar, maka peringkat atau nilai akhir
dicatat pada baris terakhir. Tidak semua kriteria kelayakan setara tingkat
kepentingannya. Sehingga, sebelum menetapkan peringkat terakhir, kandidat yang
tidak layak menurut salah satu standar tersebut dapat dihapus. Pada kenyataannya
hal ini tidak sering terjadi.
PROPOSAL SISTEM
Merekomendasikan sebuah solusi termasuk membuat system proposal/proposal
sistem. Penyampaiannya biasanya berupa laporan tertulis resmi atau disampaikan
melalui presentasi lisan kepada pemilik dan pengguna sistem. Oleh karena itu,
analisis sistem harus mampu menulis laporan bisnis resmi dan membuat presentasi
bisnis tanpa terjebak dalam pembahasan teknis maupun alternatifnya.
LAPORAN TERTULIS
Laporan tertulis merupakan metode yang sering disalahgunakan oleh analis untuk
berkomunikasi dengan pengguna sistem. Ada kecenderungan untuk membuat
laporan yang tebal agar tampak menarik. Kadang-kadang laporan seperti itu
diperlukan, tapi lebih sering tidak. Jika seorang manager menerima laporan teknis
setebal 300 halaman, manajer mungkin membacanya secara sabil lalu tetapi tidak
membaca keseluruhan. Dan anda dapat memastikan bahwa laporan ini tida akan
dipelajari secara mendetail.
PANJANG LAPORAN TERTULIS
Berikut ini dasar- dasar umum bagaimana membatasi ukuran laporan:
1. Untuk level eksekutif manajer satu atau dua halaman
2. Untuk level manajer menengah tiga sampai lima halaman
3. Untuk level manajer supervisor kurang dari 10 halaman
4. Untuk level personil level pegawai kurag dari 50 halaman
Dimungkinkan untuk mengelola laporan yang lebih besar dengan menyertakan sub
laporan untuk manajer yang berada pada level yang berbeda. Sub laporan ini
biasanya termasuk bagian awal dalam suatu laporan dan meringkas laporan itu
dengan memusatkan pada hal-hal yang digaris bawahi.
bukan fakta.
rekomendasi.
Format
ini
pada
awalnya
Format Faktual
menggambarkan
kesimpulan
Format Administratif
I.
Pengenalan
II.
VIII.
III.
IX.
IV.
Diskusi Analisis
Rinciannya
X.
Rekomendasi
XI.
Kesimpulan Akhir
Kesimpulan
XII.
V.
VI.
atau
VII.
Fakta
Dan
Pengenalan
Kesimpulan Dan Rekomendasi
Surat Pengiriman
Jenis Halaman
Daftar Isi
Daftar Gambar, Islustrasi, dan Tabel
Abstrak Ringkasan Khusus
(Elemen utaman-tubuh laporan dalam format factual maupun administrativedigambarkan pada
bagian laporan ini)
Lampiran
Diatas menunjukkan elemen tambahan atau paket padaa laporan dan hubungannya
dengan elemen utama. Sebagian dari elemen ini adalah self-explanatory. Tidak ada
laporan yang didistribusikan tanpa surat pengiriman pada penerima. Surat
MENULIS LAPORAN
Berikut ini merupakan beberapa petunjuk yang harus diperhatikan untuk menulis
laporan resmi:
1. Paragraf seharusnya menyampaikan ide tunggal. Paragraf seharusnya
mengalir secara lancer dari satu paragraph ke paragraph selanjutnya.
Struktur paragraph yang lemah biasanya dapat dilacak dengan melihaat
kekuraangan pada uraaiannya.
2. Kalimat seharusnya tidak terlalu kompleks. Rata-rata panjang kalimat
seharusnya tidak lebih dari 20 kata.
3. Tuliskan dalam tata bahasa aktif. Tata bahasa pasif menggunakan terlalu
banyak kata dan membosankan jika digunakan terus-menerus.
4. Hilangkan jargon, kata-kata besar, dan tidak berguna.
PRESENTASI FORMAL
Untuk mengkomunikasikan informasi kepada banyak orang yang berbeda yang
terlibat dalam proyek pengembangan sistem, seorang analis sistem sering
membutuhkan presentasi formal. Presentasi formal merupakan presentasi khusus
yang digunakan untuk menjual gagassan baru dan memperoleh persetujuan daari
adanya sistem baru. Presentasi ini mungkin juga digunakan untuk salah satu tujuan
berikut: menjual sistem baru, menjual ide baru, menjual perubahan, menyampaikan
kritik, menetapkan tujuan, menguji kesimpulan, menjelaskan fakta, dan laporan
pengembangan. Dalam banyak kasus, presentasi resmi mungkin menetapkan atau
menambahkan lebih banyak detail pada laporan tertulis.
Presentasi menawarkan keuntungan pengaruh melalui umpan balik yang cepat dan
respon yang spontan. Audiens dapat merespon presenter, yang dapat
menggunakan penekanan, jeda waktu, dan bahasa tubuh untuk menyampaikan
pesan yang tidak mungkin disajikan dalam bentuk tertulis. Kelemahan presentasi
adalah materi yang dipresentasikan biasanya mudah untuk dilupakan karena terlalu
banyak kata yang diucapkan dan panduan visual nya bersifat sementara.
A. Keterangan Masalah.
B. Pekerjaan yang diselesaikan sampai dengan saat itu.
II.
III.
IV.
Pertanyaan dan kekhawatiran audiens (waktu disini tidak termasuk dalam waktu
yang dialokasikan untuk presentasi dan kesimpulan; tergantung pada siapa saja
yang mengajukan pertanyaan dan menyuarakan kepentingannya.)
Kesimpulan (seperenam total waktu yang tersedia)
A. Ringkasan Proposal
B. Ajakan untuk tindakan (permintaaan otoritas yang anda butuhkan untuk
melanjutkan pengembangan sistem.
sikap
anda,
jangan
terlalu
banyak
gerak
tangan,
Biasanya presentasi resmi akan menyediakan waktu bertanya bagi audiens. Kami
menyarankan beberapa petunjuk berikut pada saat anda menjawab pertanyaan:
a. Biasakan menjawab suatu pertanyaan dengan serius
b. Berilah jawaban pada individu yang mengajukan pertanyaan dan juga pada
seluruh audiens
c. Ringkaskan jawaban anda
d. Batasi waktu yang anda gunakan untuk menjawan tiap pertanyaan
e. Jujur, jika anda tidak tahu jawaban suatu pertanyaaan jangan pernah
mengada-ada maupun berbohong.
DAFTAR PUSTAKA
Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman. 2004. Systems Analysis
and Design Methods
(Diterjemahkan oleh Tim Penerjemah ANDI dengan
judul Metode Desain dan Analisis Sistem).
Yogyakarta: ANDI.
1. DefinisiSistem
Analisis kelayakan adalah proses pengukuran kelayakan. Kelayakan sebaiknya diukur sepanjang
siklus hidup
Pengertian studi kelayakan menurut OBrien (2005, p515) adalah studi awal untuk merumuskan
informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan
kelayakan proyek yang diusulkan. Analisiskelayakanadalah proses pengukurandankelayakan,
kelayakansebaiknyadiukursepanjangsiklushidup.
Aspek kelayakan menurut OBrien:
Kelayakan Organisasional
Seberapa baik sistem yang diusulkan untuk mendukung prioritas bisnis perusahaan.
Kelayakan Ekonomi
Penghematan biaya
Peningkatan pendapatan
Pengurangan investasi yang dibutuhkan.
Peningkatankeuntungan.
Kelayakan Teknis
Kelayakan Operasional
Operational Feasibility
Technical Feasibillity
Schedule Feasibility
Economic Feasibility
Operational Feasibility
kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam
organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem atau proyek tersebut.
Kelayakan Teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu atau ketersediaan
sumber dan pakar teknis.
Kelayakan jadwal ditujukan pada masalah Apakah tenggang waktu proyek cukup masuk akal?
Economic Feasibility
Kelayakan Ekonomis adalah ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya.
Kelayakan Ekonomis didefinisikan sebagai Analisis Cost Benefit.
Biasanya merupakan biaya satu kali, yang tidak akan berulang sesudah proyek selesai.
a. Biaya personil (analis sistem, konsultan, programer)
b. Penggunaan komputer (word. Pengujian, pemrograman)
c. Pelatihan
d. Biaya persediaan, duplukasi, perlengkapan
e. Biaya tiap peralatan dan perangkat lunak komputer baru.
2. Biayaoperasi
Contoh:
a. Pembayaransewadanpembayaranlisensiperangkatlunak.
b. Gaji rata-rata operator.
c. Pustakawansistem (1 jam / 100000)
Keuntungan
1. Keuntungannyata
adalahkeuntunganyang dapatdenganmudahdiukur.
Con: kesalahanpengolahansedikit, pengeluaranberkurang, wakturesponcepat.
2. Keuntungantaknyata
adalahkeuntungan yang sulitatautidakmungkindiukur
Con: kepuasanpelanggan, namabaikpelangganmeningkat, moral pekerjanaik, layananpelanggan.
Ada 3 teknik populer untuk memperkirakan kelayakan ekonomis, disebut analisis payback,
return on investment, dan net present value.
Analisis payback merupakan metode yang sederhana dan populer dalam menentukan bagaimana
dan kapan sebuah investasi akan balik modal.
Net present value merupakan teknik yg membandingkan biaya potongan tahunan dengan
keuntungan solusi alternatif.
Return on investment digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan proyek
dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya.
Contoh: