DESCRIPCION DE CARGO

I.

INFORMACION DEL CARGO

II.

DENOMINACION
REA DE TRABAJO
SUPERVISOR INMEDIATO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO PRINCIPAL

Asistencia Administrativa Central
Direccin Ejecutiva

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Bajo la gua y directrices de la Direccin Ejecutiva, ejecuta los procesos

administrativos de la organizacin, aplicando las normas y procedimientos definidos,
elaborando documentacin necesaria, revisando y realizando clculos, a fin de dar
cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar
la prestacin efectiva del servicio. Trabaja en estrecha colaboracin con el personal
operativo de las instancias locales para intercambiar informacin y garantizar un
enfoque de calidad orientado a resultados.

III.

FUNCIONES
Ejecuta las actividades que se derivan
de la funcin del rea administrativa.
Transmite decisiones de la Jefatura de
la organizacin, hacia las instancias que
la integran.
Guarda sigilo en aquellos asuntos
confidenciales que conozca por razn
del puesto que desempea.
Participa en la elaboracin del
anteproyecto de presupuesto de la
organizacin.
Recopila, clasifica y analiza informacin
para los planes y programas.
Participa en el estudio y anlisis de
nuevos procedimientos y mtodos de
trabajo.
Lleva registro y control de los recursos
financieros asignados a la organizacin.
Realiza el apoyo administrativo y
logstico para las reuniones de trabajo,
seminarios, conferencias, talleres,
retiros.
Recibe y da curso a la entrada de la
correspondencia, incluyendo correos
electrnicos, asegurando su

Realiza solicitudes de dotacin de

equipos y materiales requeridos para la
operacin.
Controla los avances a justificar,
otorgados para cubrir gastos de
urgencias.
Recibe y revisa las facturas y
comprobantes de los gastos efectuados
con los avances a justificar.
Recibe y tramita solicitud de servicios
de mantenimiento y reparaciones de
locales, mquinas y/o equipos.
Redacta y transcribe correspondencia y
documentos diversos.
Brinda apoyo logstico en actividades
especiales.
Coordina y hace seguimiento a las
acciones administrativas emanadas por
la operacin.
Lleva y mantiene actualizado archivo
de la Direccin Ejecutiva.
Atiende e informa al pblico en general.
Transcribe y mantiene actualizados en
el sistema toda la informacin
relacionada con el proceso de gestin

DESCRIPCION DE CARGO
III.

IV.

FUNCIONES
seguimiento.
Mantiene el sistema de archivo para
garantizar la conservacin de los
documentos de los proyectos,
revisiones presupuestarias y planes de
trabajo.
Obtiene informacin de diversas
fuentes, necesaria para la operacin.
Prepara el suministro de informacin
para la(s) auditora (s).
Registra los descargos o pagos contra
cada proyecto ejecutado por la
organizacin a travs de sus
dependencias locales.
Realiza seguimiento a los pagos para su
cancelacin oportuna.
Recibe y registra los formatos y otros
documentos de solicitud de viticos.
Solicita y verifica los soportes
demostrativos de los gastos realizados.

de programas.
Transcribe y registra informacin
operando un equipo computarizado,
con el software correspondiente.
Informa a los proveedores sobre la
cancelacin de las facturas.
Lleva registros y el archivo de
expedientes de proveedores.
Mantiene informado al supervisor sobre
las actividades realizadas y/o cualquier
irregularidad presentada.
Mantiene en orden equipo y sitio de
trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las
actividades realizadas.
Participa en los cursos de formacin en
administracin para el personal de
operaciones y proyectos.
Realiza cualquier otra tarea afn que le
sea asignada.

COMPETENCIAS REQUERIDAS

Gestin del conocimiento y Aprendizaje

Comparte el conocimiento y la experiencia.
Trabaja activamente hacia un aprendizaje continuo y desarrollo personal en una o
ms reas de prctica, participa en el plan de aprendizaje y aplica las nuevas
habilidades adquiridas.
Desarrollo y Efectividad Operacional
Habilidad para realizar variedad de tareas estndares especializadas y no
especializadas y procesos de trabajo que estn plenamente documentados,
investigados, registrados y difundidos.
Capacidad para revisar una variedad de datos, identificar y ajustar discrepancias,
identificar y resolver problemas operativos.
Capacidad para realizar trabajos de carcter confidencial y manejar un gran
volumen de trabajo.
Buen conocimiento de las normas y regulaciones administrativas.
Fuertes habilidades informticas.
Liderazgo y Autogestin
Se enfoca en resultados y responde positivamente a la retroalimentacin.
Realiza el trabajo con energa y actitud positiva y constructiva.
Conserva la calma, el control y el buen humor, incluso bajo presin.

DESCRIPCION DE CARGO
V.

CRITERIOS DE SELECCIN

EDUCACIN

EXPERIENCIA

OTRAS
HABILIDADES Y
DESTREZAS

Estudios superiores en Administracin y/o carrera Humanista son

deseables si bien no excluyentes. Conocimientos en gestin de
proyectos.
3 a 5 aos de experiencia relevante en servicios de apoyo
administrativo o programtico. Experiencia en el uso de
computadoras y paquetes de software de oficina.
Fluidez en espaol. Redaccin, ortografa y sintaxis. Expresarse
claramente en forma oral y escrita. Capacidad de observacin del
lenguaje corporal de las personas con quienes interacta.
Iniciativa. Comunicarse con efectividad