Anda di halaman 1dari 1

STANDARD OPERATING

PROCEDURE
PENERIMAAN BERITA MELALUI TELEPON
DEPARTMENT
TASK NUMBER
PREPARED BY :
APPROVED BY :

ALL DEPARTEMENT
SEC-05
Zainal Efendi N.SH.
Human Resource Manager
Greg Harrison
General Manager

PROSEDUR:
1. Segera angkat begitu telepon berdering. Jangan biarkan telepon
berdering berulang kali.
2. Berikan salam dengan mengucapkan Selamat pagi / siang / sore
Security perusahaan ada yang bisa saya bantu, dengan siapa kami
bicara? Apabila telepon memang benar dialihkan ke pos security, dari
Receptionist.
3. Setelah penelepon menyebutkan identitasnya kemudian menginginkan
berbicara dengan seseorang didalam, serta mengucapkan Dengan
(sebutkan sekali lagi nama dan departemen dari untuk menghindari
kesalahan orang yang dikehendaki), mohon ditunggu Pak / Bu .
4. Segera hubungi orang yang dimaksud (tekan tombol Holo) dan tekan
nomor extention yang dituju dengan mengucapkan Selamat pagi
/siang / sore Pak / Bu Satpam jaga disini ada telepon dari .
(sebutkan identitas penelpon) bisa diterima Pak/Bu.
5. Apabila sudah ada persetujuan, segera sambungkan telepon, dengan
mengucapkan silahkan kepada si penelpon.
6. Apabila orang yang dikehendaki tidak ada di tempat atau keberatan
menerima telepon tersebut, segeralah berbicara dengan si penelpon
dengan menutup sementara dan kembali mengucapkan maaf Pak / Bu
..sedang tidak berada di tempat. Ada yang bisa saya sampaikan
. Baik Pak / Bu kami sampaikan terima kasih.
7. Apabila si penelpon memberikan pesan, segera catat semua pesan
dalam massage list form dan sampaikan saat orang yang dimaksud
sudah berada di tempatnya.
8. Semua telepon yang diterima harus dicatat dalam buku,massage list
form dengan mencatat: Siapa yang menelepon, dari mana, untuk
siapa, isi berita, kapan diterima (tanggal, hari, jam), dan yang
menerima.
9. Dalam menerima telepon suara harus jelas dan berwibawa, sehingga
mudah didengar. Hindari kata-kata dan cara yang kurang sopan.