PROJECT MANAGEMENT

DIPLOMADO
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GESTIN DE RECURSOS
HUMANOS
1

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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE RECURSOS

HUMANOS
La gestin de los recursos humanos es fundamental para una adecuada integracin de las organizaciones a la
sociedad, especialmente si tenemos en cuenta el aumento del grado competitividad y globalizacin propia del
mercado actual.

Dado que vivimos en una era de competitividad y globalizacin, las empresas se ven forzadas a cambiar, lo cual
puede causar ciertas aversiones en el recurso humano.

Es as como se ha ido consolidando una tendencia segn la cual el factor humano deja de ser un costo a
minimizar para convertirse en un recurso a optimizar. Este cambio de perspectiva resulta imprescindible para la
moderna gestin de recursos humanos, pues transforma radicalmente la concepcin de las cualidades bsicas
de los individuos en su exclusiva condicin de recursos al servicio de la organizacin y promueva la creacin de
oportunidades de empleo sostenible.

Lo anterior requiere aplicar sistemas de gestin de recursos humanos que permitan identificar las necesidades
actuales y futuras de la organizacin, buscando desarrollar el mayor potencial posible de las personas y utilizar
de forma estratgica sus habilidades. Para lograrlo es necesario ir ms all de los mtodos de gestin centrados
en el esfuerzo y los resultados de los empleados, fomentando polticas para construir y aprovechar las
capacidades que poseen los trabajadores para descubrir, desarrollar y hacer rentable su capital humano.

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De acuerdo al carcter y la dimensin del proyecto es posible que existan dos roles
asociados a la gestin de recursos humanos:
El gerente de recursos humanos
o talento humano.
Un director de proyecto
Se ocupa del trabajo de los
miembros del equipo en
general
y
proporciona
informacin
respecto
al
avance.

Se encarga de los aspectos de

desarrollo de las personas tales
como
capacitaciones,
contrataciones, ascensos, salud
ocupacional, necesidades de
carrera o intereses personales

Para llevar a cabo una buena gestin de los recursos humanos se deben identificar y
documentar cada uno de los roles que se ejercen en un proyecto, as como las
responsabilidades, habilidades requeridas y relaciones de comunicacin, lo cual se
describen en el plan para la direccin de personal. Inicialmente confirman los recursos
humanos disponibles y se adquiere el equipo de personas necesario para completar las
actividades, tambin se definen los atributos de los recursos humanos, los salarios,
compensaciones y reconocimientos que se servirn para estimar el costo del proyecto.

Finalmente, debemos tener en cuenta que, si bien se asignan roles y responsabilidades

especficos a cada miembro del equipo del proyecto, la participacin de todos los
miembros en la toma de decisiones y en la planificacin del proyecto puede resultar
beneficiosa.

PMBOK Guide, define la gestin de

los recursos humanos como:

El grupo de procesos que organizan,
gestionan y conducen el equipo del
proyecto. El equipo del proyecto est
conformado por aquellas personas a
las que se les han asignado roles y
responsabilidades para completar el
proyecto. El tipo y la cantidad de
miembros del equipo del proyecto
pueden variar con frecuencia, a medida
que el proyecto avanza.

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PROCESOS DE LA GESTIN DE RR.HH DEL PROYECTO

rea de
conocimiento
RECURSOS
HUMANOS

Iniciacin

Planificacin
1.

Planificar la gestin
de RR.HH.

Ejecucin

Control

Cierre

2. Adquirir el equipo del

proyecto.
3. Desarrollar el equipo.
4. Dirigir el equipo.

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PROCESOS DE GESTIN DE RRHH

Planificar la Gestin de los Recursos Humanos:
El proceso de identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las
habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, as como de crear un plan para la gestin de
personal.
Adquirir el Equipo del Proyecto:
El proceso de confirmar la disponibilidad de los recursos humanos y conseguir el equipo necesario para
completar las actividades del proyecto.
Desarrollar el Equipo del Proyecto:
El proceso de mejorar las competencias, la interaccin entre los miembros del equipo y el ambiente
general del equipo para lograr un mejor desempeo del proyecto.

Dirigir el Equipo del Proyecto:

El proceso de realizar el seguimiento del desempeo de los miembros del equipo, proporcionar
retroalimentacin, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto.

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1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RECURSOS

HUMANOS
. Aunque este proceso tiene su auge en la fase de

Entradas
1 Plan para la direccin del
proyecto.

Herramientas y tcnicas

2 Recursos requeridos para las

actividades.

1 Organigramas y
descripciones de cargos.

3 Factores ambientales de la
empresa.

2 Creacin de relaciones de
trabajo.

4 Activos de los procesos de la 3 Teora organizacional.

organizacin.
4 Juicio de expertos.

5 Reuniones

Salidas
1 Plan de gestin de los
recursos humanos.

planificacin, debe ser desarrollado de forma paralela a la

ejecucin del proyecto, ya que un cambio propuesto al
producto para cumplir con las normas de calidad puede
requerir ajustes en el cronograma o en el coste del proyecto.
Luego de definir los roles y responsabilidades necesarias
para el xito del proyecto se debe elaborar el organigrama y
el plan para la direccin de personal del proyecto
El plan de recursos humanos debe incluir adems elementos
como la misin, los valores, las polticas, los objetivos, los
planes de accin y las actividades de coordinacin,
seguimiento y evaluacin.
No olvidemos que el plan de gestin de recursos humanos es
un instrumento de gestin, y por lo tanto debe mantenerse
bien afinado para que pueda ser til al equipo del proyecto.
Esta constituye una de las novedades ms importantes del
PMBOK Guide3. Para lograrlo, es necesario garantizar su
permanente adecuacin a los objetivos estratgicos de la
organizacin; en la sociedad en la que vivimos, un plan
estratgico que no cambie durante la ejecucin del proyecto,
resultara muy incierto para los interesados del proyecto.

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LAS ENTRADAS DEL PLAN DE GESTIN DE RR.HH DEL

PROYECTO
.
El plan de gestin del proyecto:
Como pieza clave de integracin de todos los procesos a realizar en cada una de las reas de conocimiento, el plan
general de gestin del proyecto no poda faltar.

Los recursos de la actividad:

Tienen que ver con las personas necesarias y las competencias que deben tener para conformar el equipo del
proyecto.

Factores ambientales de la empresa:

Incluyen la cultura y estructura de la organizacin, los recursos humanos existentes y las polticas de administracin
del personal de la organizacin, tambin se deben tener en cuenta las condiciones del mercado.

Activos de los procesos de la organizacin:

Son los aspectos que pueden influir en el proyecto, tales como los procesos y polticas, las descripciones de roles,
las plantillas para organigramas, las descripciones de cargos y la informacin histrica anterior.
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HERRAMIENTAS Y TCNICAS DEL PLAN DE GESTIN DE

RR.HH DEL PROYECTO
Diagramas
jerrquicos

Diagramas
matriciales

Formatos
tipo texto

Dentro de estas herramientas se deben tener en cuenta tambin las relaciones laborales. Una organizacin o
proyecto que presente problemas en sus relaciones laborales ser un fracaso a medio o largo plazo, tanto en su
competitividad como productividad y desempeo.
Un trabajador que se desarrolla en un ambiente difcil y tenso, no podr adaptarse al ritmo de trabajo y tendr
dificultad de hacer las tareas diarias que este requiere.
La gestin de las relaciones laborales permite estar pendiente de las necesidades de cada miembro del equipo,
realizar los anlisis de puestos, evaluaciones, ndices de desempeo y comportamiento que en un momento
determinado nos puedan indicar una falla en estas relaciones, adems se debe realizar un seguimiento constante del
proyecto en todo su conjunto, reconociendo que los recursos humanos son la clave para el xito del proyecto.

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PRODUCTOS O SALIDAS DEL PLAN DE GESTIN DE RR.HH

DEL PROYECTO
El desarrollo del plan de recursos humanos tiene como salida una gua que describe la forma en que los recursos humanos
sern definidos, adquiridos, dirigidos, supervisados y finalmente liberados del proyecto, esta gua contiene:

Roles y responsabilidades:

Organigramas del proyecto:

Plan para la direccin de
personal:

Necesarios para completar el proyecto, adems de los criterios de autoridad y

competencia.

Se pueden utilizar los formatos de diagramas jerrquicos, matriciales o de texto.

Describe cundo y cmo se cumplirn los requisitos de recursos humanos tales como la
adquisicin de personal, los calendarios de recursos, las necesidades de capacitacin, el
plan de liberacin del personal, los reconocimientos y recompensas.

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2. ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Entradas

Herramientas y tcnicas

1 Plan de gestin de los

recursos humanos.

1 Asignacin Previa.

2 Factores ambientales de
la empresa.

3 Adquisicin.

3 Activos de los procesos

de la organizacin.

2 Negociacin.
4 Equipos Virtuales.
5 Anlisis de decisiones
multicriterio.

Salidas
1 Asignaciones de personal al
proyecto.
2 Calendarios de recursos.
3 Actualizaciones al plan para
la direccin del proyecto.

La adquisicin de personal es el proceso por el cual

los individuos son identificados y ubicados para el
desempeo de actividades concretas, este proceso
presenta dos desafos principales:
1. Maximizar el valor
de los empleados
para la organizacin.

2. Lograr niveles
satisfactorios de
actitud y compromiso
en la fuerza laboral.

El cumplimiento de los resultados del proyecto

depende, en gran medida de que se cuente con las
personas ms indicadas en cada uno de los puestos
de trabajo. Por tanto, tenemos que hacer una
adecuada adquisicin de los recursos. Para ello se
deben reconocer las necesidades de personal, llevar
a cabo los procesos de reclutamiento y seleccin,
desarrollar planes de formacin y cubrimiento
carencias y calcular los gastos de personal.

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La conformacin del equipo del proyecto muy pocas veces es realizada bajo una perspectiva organizacional y de
recursos humanos, pues en ocasiones pueden surgir factores como las restricciones, el clculo de los costes o las
asignaciones previas a otros proyectos. Como resultado de un proceso de adquisicin mal llevado se pueden presentar
situaciones como:
Un miembro clave del equipo renuncia por no llevarse bien con uno de sus compaeros, lo
cual puede causar retrasos y variaciones al presupuesto del proyecto.

Problemas de coordinacin por la distribucin inadecuada de rangos o competencia para

liderar un departamento.
Un recurso tcnico es ascendido a un cargo gerencial y ste tiene limitaciones de tipo
comunicativo por lo cual se le dificulta hablar en pblico, asistir a las reuniones o conversar
con sus compaeros.
Al personal se le dificulta trabajar en equipo y les cuesta acatar las instrucciones de sus
lderes.
Tales casos suceden da a da en los proyectos, demandando grandes esfuerzos por parte
del director, generando retrasos en el trabajo y un ambiente laboral tenso. Por ello, siempre
debemos tener presente que es el equipo y no el individuo quien constituye la columna
vertebral del proyecto.

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ENTRADAS PARA ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Plan para la gestin
de los recursos
humanos:

Constituye una gua acerca de cmo se deberan definir, constituir, dirigir, supervisar y
finalmente liberar los recursos humanos del proyecto.

Factores ambientales
de la empresa:

Aspectos relacionados con la cultura, la misin, la visin y los objetivos a lograr y la forma en
que se debe actuar como parte de la filosofa de la empresa.

Documentacin de la
empresa:

Informacin sobre los recursos humanos actuales, las polticas de administracin de personal,
la estructura de la organizacin y los activos de los procesos de la organizacin.

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HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA ADQUIRIR EL EQUIPO

DEL PROYECTO
Asignacin previa:
Seleccionar
los
miembros del equipo
del proyecto de forma
anticipada
por
la
organizacin o el
director del proyecto.

Procesos de
negociacin:
Acordar con gerentes
funcionales,
organizaciones
externas, vendedores,
proveedores,
contratistas u otros
equipos
de
la
organizacin
los
recursos
humanos
adecuados para el
proyecto.

Adquisicin:

Equipos virtuales:

Se pueden contratar
consultores
individuales
o
subcontratar trabajo a
otra
organizacin
encargada
de
contratar.

Personas
que
no
pueden
estar
directamente en el
proyecto por tiempo o
dispersin, pero que
pueden participar bien
sea a distancia o
virtualmente
aportando
una
experiencia especial a
un
equipo
del
proyecto.

Anlisis de decisin
Multicriterio:
Dada
la
diversidad
inherente a los recursos
humanos, no podemos
adoptar un solo punto de
vista a la hora de tomar
decisiones.
Es
un
reas
muy
multifuncional, complejo y
diverso,
por
tanto,
deberemos
analizar
nuestras
decisiones
considerando
diferentes
enfoques.

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SALIDAS PARA ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Las asignaciones del personal del proyecto:
El proyecto tiene completo su equipo cuando las personas apropiadas han sido
asignadas de manera fiable para trabajar en este.

El equipo del proyecto puede estar asignado de tiempo completo, de medio

tiempo, o de forma variable, dependiendo de las necesidades del proyecto.

El plan de actualizaciones de la gestin del proyecto:

Dado que la gestin de recursos humanos es un aspecto fundamental del proyectos, afecta a su planificacin lo relacionado con el tratamiento de altas, bajas,
transiciones, formacin, etc., del personal adscrito al proyecto.

Calendarios de recursos:
Contiene los perodos de tiempo donde debe trabajar cada recurso de acuerdo a la evaluacin del proyecto. Este calendario afecta todas las fases, por ejemplo,
algunos proyectos solo trabajaran durante horas laborales mientras que otros trabajan por turnos.
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3. DESARROLLAR EL EQUIPO DE PROYECTO

Entradas
1 Plan de gestin de los recursos
humanos.

Herramientas y tcnicas

2 Asignaciones de personal al
1 Habilidades interpersonales.
proyecto.
3 Calendarios de recursos.

2 Capacitacin.

3 Actividades de desarrollo del

espritu de equipo.
4 Reglas bsicas.
5 Coubicacin.

6 Reconocimiento y
recompensas.
7 Herramientas para la
evaluacin del personal

Salidas
1 Evaluaciones del desempeo
del equipo.
2 Actualizaciones a los factores
ambientales de la empresa.

La gestin de proyectos es una tarea integradora,

pues una accin o falta de toma de decisin en un
rea especfica, posiblemente afectar otras reas
del proyecto. Por ejemplo, un cambio o
inconveniente en el equipo del proyecto, afectar
los recursos humanos y las comunicaciones del
mismo, pero puede afectar o no la integracin y el
alcance del proyecto.
Ante todas estas situaciones, se espera que el
director sea tambin el principal lder del proyecto.
Cabe resaltar que, este liderazgo no est limitado
solo al director, pues podr ser demostrado por
muchos individuos en diferentes niveles del
proyecto, por ejemplo: liderazgo tcnico, liderazgo
de equipo o de comunicaciones.
Para ejercer un liderazgo eficiente y lograr un
trabajo mancomunado con el equipo del proyecto,
es necesario mejorar las competencias, la
interaccin de los miembros y el ambiente general
de trabajo, en esto consiste el desarrollo del equipo
del proyecto.

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ENTRADAS DE DESARROLLAR EL EQUIPO DE PROYECTO

Asignaciones del personal

del proyecto:

Elaborar una lista de las

personas que integran el
equipo del proyecto.

Plan para la direccin del

proyecto:

Contiene las estrategias de

capacitacin y los planes de
desarrollo del equipo del proyecto,
adems de las recompensas, la
retroalimentacin, la capacitacin
adicional y las acciones disciplinarias.

Calendarios de recursos:

Es un diagrama de los
tiempos en que cada
miembro del equipo
participar en las actividades
del proyecto.

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HERRAMIENTAS Y TCNICAS DE DESARROLLAR EL EQUIPO

DE PROYECTO
Desarrollar habilidades interpersonales.
Incluyen acciones individuales o grupales tomadas de manera especfica para el desarrollo del mejoramiento del equipo, por ejemplo: involucrar a miembros del equipo
en el proceso de planeacin, o el establecimiento de reglas bases para la administracin de conflictos.
Establecer reglas bsicas:
Permite tener claridad frente al comportamiento aceptable de los miembros del equipo del proyecto. Es necesario que estn comprometidos a cumplir estas pautas claras
desde el comienzo, de manera que se puedan reducir futuros malentendidos.
Actividades que permitan hacer equipo.

Colocation.
Agrupar en el mismo lugar a los miembros del equipo para potenciar sus individualidades mediante el trabajo juntos.
Actividades de capacitacin y entrenamiento.
Estn diseadas para el mejoramiento de habilidades, competencias, conocimiento y capacidades de los miembros del equipo del proyecto.
Estas actividades pueden ser formales o informales, por ejemplo: capacitacin en el aula, por Internet o basada en la experiencia de otro miembro del equipo.
Cuando los miembros del equipo del proyecto carecen de las habilidades tcnicas o administrativas necesarias, esto influye en el desarrollo del proyecto, por lo cual se
debern ejecutar soluciones a nivel del recurso humano, las cuales, generalmente involucran costos para el proyecto.
Sistemas de reconocimiento y recompensa.
Son acciones administrativas que buscan promover o reforzar el comportamiento de los miembros del equipo. Para que sean efectivos, tales incentivos deben hacer un
enlace entre el desempeo y una recompensa clara, explicita, y que se pueda lograr.
Por ejemplo, un administrador de proyectos que ser recompensado por cumplir con los objetivos de costo del proyecto deber tener un nivel apropiado de control
sobre el equipo y las decisiones de liderazgo.
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SALIDAS DE DESARROLLAR EL EQUIPO DE PROYECTO

Evaluaciones
del
desempeo del equipo:

A medida que se implementan esfuerzos de desarrollo del equipo del proyecto, tales como la capacitacin, el desarrollo del
espritu de equipo y la reubicacin, el equipo de direccin del proyecto realiza evaluaciones formales o informales de la eficacia del
equipo.
Se espera que las estrategias y actividades eficaces de desarrollo del equipo aumenten su desempeo, lo cual incrementa la
probabilidad de cumplir con los objetivos del proyecto.

El desempeo de un
equipo exitoso:

Se mide en trminos de xito tcnico conforme a objetivos acordados del proyecto, segn el cronograma del proyecto.

La evaluacin de la eficacia de un equipo puede incluir indicadores tales como mejoras en las habilidades que permiten a las
personas realizar las asignaciones de manera ms eficaz, mejoras a nivel de las competencias que ayudan al equipo a funcionar
mejor como equipo, reduccin del ndice de rotacin del personal y mayor cohesin del equipo.

Actualizaciones a los
factores ambientales de
la empresa:

Los factores ambientales de la empresa que pueden actualizarse como resultado del proceso desarrollar el equipo del proyecto
incluyen, entre otros, la administracin del personal y las actualizaciones a los registros de capacitacin y evaluaciones.

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4. DIRIGIR EL EQUIPO DE PROYECTO

Entradas

1 Plan de gestin de los recursos

humanos.
2 Asignaciones de personal al
proyecto.
3 Evaluaciones del desempeo
del equipo.
4 Registro de incidentes.
5 Informes de desempeo del
trabajo.
6 Activos de los procesos de la
organizacin.

Herramientas y tcnicas
1 Observacin y
conversacin.

Salidas

2 Evaluaciones del
desempeo del proyecto.

2 Actualizaciones al plan para la

direccin del proyecto.

3 Gestin de conflictos.
4 Habilidades
interpersonales

1 Solicitudes de cambio.

3 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.
4 Actualizaciones a los factores
ambientales de la empresa.
5 Actualizaciones a los activos de
los procesos de la organizacin.

No existe una frmula mgica para dirigir el equipo

del proyecto. Sin embargo, una regla bsica para
una exitosa direccin es pensar que no puede
hacerlo todo usted solo.
Adems, es necesario tener en cuenta que se
dirigen seres humanos con personalidades,
intereses y experiencias diversas, las cuales podrn,
bien sea enriquecer u obstaculizar el desarrollo del
proyecto. Esto depende de la posibilidad de
potencializar las habilidades de los miembros del
equipo.
As, la direccin del proyecto implica un
seguimiento al desempeo de los miembros del
equipo, para as evaluar y proporcionar
retroalimentaciones
permanentes,
resolver
problemas y gestionar cambios para optimizar el
desempeo del proyecto.
La direccin del proyecto debe garantizar un
ambiente laboral en el que los miembros del
equipo
puedan
trabajar
con
confianza, 19
compromiso, autoridad y responsabilidad.

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ENTRADAS PARA DIRIGIR EL EQUIPO DE PROYECTO

Para poder llevar a cabo una exitosa direccin del proyecto es necesario contar con la siguiente informacin:

Asignaciones del personal del proyecto y el plan para la direccin del proyecto:

La lista de los miembros del equipo del proyecto, sus roles y responsabilidades, la organizacin del
proyecto y el plan para la direccin de personal.
Un registro de publicaciones y sucesos y acontecimientos resaltables del proyecto.
Las evaluaciones e informes del desempeo del equipo:
Son valoraciones realizadas al desempeo del equipo del proyecto, las cuales pueden llevar a acciones
preventivas o correctivas en el mismo.
Los informes de desempeo demuestran el estado actual del proyecto en comparacin con las
proyecciones del mismo, por ejemplo los resultados respecto al control del cronograma, de costos y de
calidad del proyecto. Esta informacin permitir establecer futuras asignaciones o recompensas.
Activos de los procesos de la organizacin.

Contienen aspectos como certificados de reconocimiento, cdigo de vestimenta, boletines informativos y el

sistema de bonificaciones de la empresa.

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HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA DIRIGIR EL EQUIPO DE

PROYECTO
Tcnicas

Observar y conversar (socializar) con los

miembros del equipo del proyecto.

Efectuar un seguimiento evaluando el desempeo

del equipo durante el transcurso de un proyecto

Realizar un registro de situaciones:

Monitorear los responsables de la
resolucin de los asuntos y abordar los
obstculos que pueden impedir al equipo
alcanzar los objetivos del proyecto.

Apartarse/Eludir. Retirarse de una situacin de conflicto real

o potencial.
Suavizar/Acomodar. Hacer hincapi en los puntos de
acuerdo ms que en las diferencias.
Comprometer/Reconciliar. Buscar soluciones que aporten un
cierto grado de satisfaccin a todas las partes.
Forzar/Directo. Imponer su propio punto de vista a costa de
los dems; ofrece nicamente soluciones de tipo ganarperder.
Colaborar/Resolver problemas. Incorporar mltiples puntos
de vista y visiones a partir de perspectivas diversas; conduce
al consenso y al compromiso.

Tomar eficazmente las decisiones:

Fomentar las habilidades interpersonales
bien sean tcnicas, humanas y conceptuales
para sacar provecho de los puntos fuertes
de los miembros del equipo.

Negociar e influir en la organizacin del

proyecto. Para ello es fundamental
centrarse en los objetivos perseguidos,
estudiar los factores ambientales,
fomentar la creatividad y desarrollar las
cualidades personales de los miembros
21
del equipo.

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SALIDAS PARA DIRIGIR EL EQUIPO DE PROYECTO

Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa y a los
activos de los procesos de la organizacin:
Evaluaciones del desempeo, mapas de habilidades del personal, lecciones aprendidas y
estandarizacin de procesos para la organizacin.
Segn la PMBOK Guide, las acciones preventivas son las que pueden implementarse
para reducir la probabilidad y/o el impacto de los problemas antes de que sucedan.
Estas acciones pueden incluir la capacitacin interdisciplinaria para disminuir los
problemas durante la ausencia de miembros del equipo del proyecto y la aclaracin
adicional de roles para asegurar que se cumplan todas las responsabilidades.
Solicitudes de cambio y actualizaciones al plan para la direccin del
proyecto:
Es posible llevar a cabo cambios en el personal debido a los resultados de las
evaluaciones de desempeo, esto puede afectar el cronograma o el presupuesto y por
consiguiente el plan para la direccin del proyecto.
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