PEDOMAN PENGADAAN OBAT

BAB I
PENDAHULUAN

1.

Latar belakang.

Upaya

kesehatan

adalah

setiap

kegiatan

untuk

memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk

menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi
untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan dan/atau
upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan
untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana
kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas),
Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi,
praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat,
apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF),
pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya.
Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang
meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya,
sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan
kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik
buatan,

pengendalian

mutu

sediaan

farmasi,

pengamanan

pengadaan,

penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep
dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat
tradisional.
Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi
aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian
dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masingmasing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan
demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang
merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit.
Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang
dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat
dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien,
menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.

Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai

tujuan yaitu :
a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
b. Pengadaan (Procurement)
c. Distribusi (Distribution)
d. Penggunaan (Use)
Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang
terdiri dari :
a. Organisasi (Organisation)
b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)
c. Pengelolaan informasi (Information Management)
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces
Management)
Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut :
Seleksi & perumusan
kebutuhan

Penggunaan

Organisasi
Pembiayaan
Manajemen
Informasi

Pengadaan

Distribusi

Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :

Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan

perbekalan farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya

kekosongan

atau

kekurangan

perbekalan

farmasi

serta

meningkatkan

penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.

Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan

kesehatan.

Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur
kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan.

Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi

berdasarkan resep kepada dokter.
Instalasi

farmasi

merupakan

satu-satunya

unit

yang

bertugas

merencanakan, mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah

Sakit secara keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan
formularium yang telah ditetapkan oleh Tim Farmasi dan Terapi (Tim FT) dan
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus
direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan
produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasional dengan
harga yang terjangkau atau ekonomis.
2.

Definisi.

Pengadaan

merupakan

proses

penyediaan

obat

yang

dibutuhkan di rumah sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang
diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor,
atau pedagang besar farmasi.

BAB II
RUANG LINGKUP
Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan
dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan
kualitas obat-obat yang diterima.
Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian
kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan
pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan

dan

pemeriksaan

obat,

pembayaran,

penyimpanan,

pendistribusian

dan

pengumpulan informasi penggunaan obat.

Gambar Siklus Pengadaan Obat
Menentukan jumlah
yang dibutuhkan

Tujuan seleksi obat

Menyesuaikan
kebutuhan dan dana

Pengumpulan
informasi
pemakaian

Memilih metode
pengadaan

Mencari dan memilih

pemasok

Menentukan
persyaratan kontrak
Menerima dan
memeriksa
obat-obatan

Monitor status
pemesanan

BAB III
TATA LAKSANA

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada
saat diperlukan.
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
Pengadaan barang dan farmasi

 Pengadaan bahan dan makanan

Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan
puyer
Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan,
3 bulan ataupun 6 bulan
Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami
kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan
obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan
tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya:
Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu
tertentu),

menghindari

kelebihan

persediaan

maupun

kekurangan

persediaan
Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman
untuk mencapai total lebih rendah.
Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah,
organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai
dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan

Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di

setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode
pengadaan barang dan jasa, yaitu :
1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola
2. Produksi
a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan
produksi dan penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok
produk obat.
Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang
baik dan merupakan standar universal mencakup aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah
Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan
menurunkan harga
d. Pengadaan secara kompetitif

 Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi

yang diizinkan mengikuti.
e. Adanya komitmen pengadaan
Suplier harus
ditandatangani

menjamin

pasokan

obat

yang

kontraknya

telah

f.Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros
cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program
dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
Kembangkan kepastian pembayaran
Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18
tahun 2000
Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i.Pembagian Fungsi
Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam
aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier
dan pelelangan
j.Program Jaminan Mutu Produk
Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap
dokumen

 Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme

laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian
pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l.Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target
setidaknya setahun sekali
Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar
(market), rencana pengadaan dan realisasi

Adapun alur pengadaan obat di RSGMAU adalah sebagai berikut:

1) Instalasi farmasi mengajukan nota dinas kebutuhan obat kepada
Kajangkesgi.
2) Kajangkesgi mengajukan nota dinas kebutuhan obat ke Kalakesgilut.
3) Kalakesgilut memerintahkan pengadaan barang ke Pa. Pengadaan.
4) Pa. Pengadaan menerbitkan SOP (Surat Order Pembelian) kepada
pemasok.
5) Pemasok mengirim barang dan diperiksa tim pemeriksa
6) Barang diterima dan disimpan di gudang
7) Depo farmasi mengambil kebutuhan obat di gudang.
8) Instalasi farmasi mengambil obat di depo farmasi.
9) Pembayaran dilakukan oleh bendahara kepada pemasok sesuai dengan
tempo yang disepakati.
BAB IV
DOKUMENTASI
Dokumentasi pengadaan obat di RSGMAU dilakukan untuk setiap kegiatan.
Adapun kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dokumentasi adalah sebagai berikut:

1. Instalasi Farmasi melakukan pencatatan obat-obat yang stoknya menipis

atau sudah habis di dalam buku defekta.
2. Seluruh kebutuhan obat dalam satu bulan yang dicatat dalam defekta,
dituangkan ke dalam nota dinas untuk diajukan kepada Kajangkesgi. Instalasi
farmasi harus memiliki arsip seluruh nota dinas pengajuan kebutuhan obat yang
disusun berdasarkan urutan tanggal atau bulan.
3. Depo Farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang, dan melakukan
cross check terhadap nota dinas yang diajukan. Penerimaan barang harus
memperhatikan kondisi umum dari obat, serta tidak lupa untuk mencatatkan tanggal
expiry date serta memasukkannya ke dalam kartu stok.
4. Depo farmasi harus memiliki salinan surat pesanan obat dan faktur dari
setiap obat yang datang. Hal ini penting untuk kelengkapan administrasi setiap obat
yang beredar di RSGMAU.
5. Ka Instalasi farmasi melakukan pencatatan dan pelaporan obat yang
digunakan setiap bulannya. Untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika,
dilakukan pencatatan dan pelaporan yang ditujukan kepada Kepala Suku Dinas
Kesehatan Kota Jakarta Timur serta Kepala Balai POM Jakarta.
6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa, dilakukan pengajuan proses
retur kepada pemasok yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut.