MICROSOFT ACCESS
I. DATABASE
Langkah langkah pembuatan Database :
Aktifkan Microsoft Access
Click menu File, pilih New, pilih Blank Database pada kotak Task Pane
Lalu pilih folder tempat anda menyimpan database anda
Ketik nama databasenya yaitu Perpustakaan
II. TABEL
Langkah langkah pembuatan Table
Double klik pada Create Table in Design View
Buatlah masing masing nama field, data type dan fieldsize
Buat primary key, dengan cara klik kanan pada field yang akan dijadikan primary
key, klik primary key atau klik pada icon primary key
Simpan tabel tersebut
Isi datanya
Langkah Langkah pembuatan ComboBox :
Klik pada field yang akan dijadikan comboBox
Klik pada tab Lookup, pilih ComboBox pada Display Control
Pillih Table/Query pada RowSourceType
Pilih tabel sumber data pada RowSource
Latihan :
Tabel Pengarang
Field Name
Id_Pengarang
Pengarang
Tgl_lahir
Data Type
Text
Text
Date/Time
JK
Kota
Photo
Text
Text
OleObject
Field Size
4
25
Medium
Date
1
20
Keterangan
Primary key
Data Type
Text
Text
Text
Text
Text
Field Size
4
25
30
15
20
Keterangan
Primary key
Field Size
4
50
4
4
Byte
Keterangan
Primary key
Tabel Buku
Field Name
Id_Buku
Judul
Id_Pengarang
Id_Penerbit
Jumlah
Data Type
Text
Text
Text
Text
Number
Isi Datanya :
Tabel Anggota
Field Name
Id_Anggota
Nama_anggota
Alamat
Telp
Data Type
Text
Text
Text
Text
Field Size
7
25
25
15
Keterangan
Primary key
Isi Datanya :
Tabel Pinjam
Field Name
Id_Pinjam
Tgl_pinjam
Id_Anggota
Id_Buku1
Id_Buku2
Data Type
Text
Date/Time
Text
Text
Text
Field Size
9
7
4
4
Keterangan
Primary key
Format : Medium Date
Buat ComboBox dari Anggota
Buat ComboBox dari Buku
Buat ComboBox dari Buku
Isi Datanya :
Tabel Kembali
Field Name
Id_Kembali
Tgl_kembali
Id_pinjam
Bayar
Data Type
Text
Date/Time
Text
Currency
Field Size
9
9
Keterangan
Primary key
Format : Medium Date
Buat ComboBox dari Pinjam
Isi Datanya kecuali field Bayar (karena akan kita input nanti di form)
III. RELATIONSHIP
Langkah langkah pembuatan Relationship
Klik Menu Tools, Relationship
Masukan semua tabel yang kita punya dengan klik pada nama table lalu klik Add
Klik Close pada Kotak Show Table
Drag Field yang merupakan primary key pada sebuah table ke yang bukan
primary key ditabel lain (field nya harus sama)
Klik Enforce Referential Integrity, Cascade delete Related Fields, Cascade Update
Related Fields, Klik Ok
Latihan :
Buatlah Relationship dari tabel tabel yang ada pada database perpustakaan sebagai
berikut :
IV. QUERY
Langkah langkah pembuatan Query
Double klik Query in Design View
Klik pada table yang akan dijadikan sumber data querynya, klik Add, Klik Close
Double Klik pada field yang akan ditampilkan di query
Untuk field yang tidak ada pada tabel (merupakan field ekspresi) klik icon Build,
lalu ketik rumusnya
Untuk menjalankan query klik icon bergambar ! atau klik View, Datasheet view
Simpan Query tersebut
Latihan :
Buat query Pinjam dari tabel Pinjam dan tabel Anggota, simpan dengan nama
QPINJAM
5. Lalu beri nama command button nya (jangan gunakan spasi), klik Finish
Latihan :
Buatlah form sebagai berikut dengan
menggunakan wizard dari tabel
pengarang,
lengkapi
dengan
command button dan messagebox nya (Simpan dengan nama FRMPENGARANG)
Langkah
langkah
pembuatan
message box:
Klik icon
Design
pada
form,
atau klik menu
view, design view
Klik kanan pada command button yang akan dibuat messagebox
Klik Build Event, code builder, OK
Berikut ini adalah listing listing messagebox yang ada pada form :
Private Sub CMDFIRST_Click()
On Error GoTo Err_CMDFIRST_Click
DoCmd.GoToRecord , , acFirst
MsgBox "Sudah diawal record", vbOKOnly, "Informasi"
Exit_CMDFIRST_Click:
Exit Sub
Err_CMDFIRST_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_CMDFIRST_Click
End Sub
8
Jika kita klik command ADD maka kursor akan berada di Id_pengarang :
Private Sub CMDADD_Click()
On Error GoTo Err_CMDADD_Click
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
ID_PENGARANG.SetFocus
Exit_CMDADD_Click:
Exit Sub
Err_CMDADD_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_CMDADD_Click
End Sub
Jika kita ingin ada messagebox ketika diklik commmand Delete.
Private Sub Form_BeforeDelConfirm(Cancel As Integer, Response As Integer)
On Error Resume Next
Response = acDataErrContinue
If MsgBox("Yakin akan dihapus?", 16 + 4, "Hapus") = vbNo Then
Cancel = True
Else
Cancel = False
End If
End Sub
Jika kita isi id_pengarang tetapi id_pengarang itu sudah pernah ada dalam tabel
pengarang, sehingga muncul messagebox maka listingnya adalah :
Private Sub ID_PENGARANG_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
On Error GoTo cari
Dim cekid_pengarang As String
cekid_pengarang = DLookup("[id_pengarang]", "[Pengarang]", "[id_pengarang]='" &
ID_PENGARANG & "'")
If Not IsNull(cekid_pengarang) Then
MsgBox "Id Pengarang " + ID_PENGARANG + " Sudah Ada", 64, "Informasi"
DoCmd.CancelEvent
End If
cari:
Exit Sub
End Sub
Private Sub CMDCLOSE_Click()
On Error GoTo Err_CMDCLOSE_Click
pesan = MsgBox("Yakin mau menutup Form?", vbOKCancel, "Konfirmasi")
10
11
Pada form Peminjaman buku diatas terdapat option pilihan untuk keanggotaan, jika
dipilih Anggota maka id_anggota dan nama_anggota aktif dan dapat dipilih
sedangkan Nama Peminjam tidak aktif, jika diklik NonAnggota maka id_anggota dan
nama_anggota tidak aktif dan Nama Peminjam dapat diisi.
Cara membuat option keanggotaan
Bisa dengan menggunakan object OptionGroup, ikuti langkah wizard berikut :
1. Ketikan Nama Option pada Label Names,
2. Klik Next,
3. Pilih default choice ada/tidak,
4. klik Next,
5. Klik Next,
6. Pilih save values for later use jika kita tidak ingin simpan data nya kedalam
suatu field,
7. pilih store the values in this field dan nama fieldnya jika kita ingin
menyimpan dalam sebuah field.klik next,
8. pilih tampilan optionnya,
12
9. klik next,
10. ketik nama framenya,
11. klik Finish
Atau dengan menggunakan object Option Button. Jangan lupa untuk merubah
properties namenya
Lalu ketikkan kode program berikut : (jika anda membuat dengan menggunakan
option group maka eventnya adalah gotfocus bukan click)
13
End Sub
Latihan :
Buatlah Sebuah Form dari Tabel Kembali dan buat subform dari Tabel Pinjam dengan
nama SubPinjam dan subform dari Qkembali dengan nama SubKembali (Simpan
dengan nama FRMKEMBALI)
=Sum([denda])
Buat textbox baru di form, letakkan dibawah subkembali, labelnya beri caption
Denda, pada textboxnya beri nama txtbyrdenda. Dan pada control source (unbound)
ketikan =SubKembali.form!txtdenda
Buat textbox baru di form, letakkan dibawah subkembali, labelnya beri caption
kembali, pada textboxnya beri nama txtkembali. Dan pada control source (unbound)
ketikan =[bayar]-[txtbyrdenda]
14
VI. REPORT
Langkah langkah pembuatan Report :
Menggunakan Wizard
Membuat report menggunakan Access' wizard dengan mengikuti langkah berikut :
1. Klik ganda "Create report by using wizard" option pada Reports Database
Window.
2. Pilih sumber informasi untuk report dengan memilih tabel atau query dari
Tables/Queries menu tombol kebawah. Lalu, pilih field yang akan
ditampilkan dalam report dengan memindahkannya dari menu Available
Fields ke jendela Selected Fields gunakan tombol panah kanan > untuk
memindahkan satu field sekali atau tombol panah ganda >> untuk
memindahkan semua field sekali. Klik tombol Next > untuk pindah ke layar
berikutnya.
3. Pilih fields dari daftar arsip yang harus digolongkan dengan mengklik tombol
panah kanan. > untuk memasukkan field ke diagram. Gunakan tombol
Priority untuk mengubah perintah dari penggolongan field jika lebih dari satu
field dipilih. Klik Next > untuk melanjutkan.
4. Jika arsip harus disortir, mengidentifkasi sortiran harus disini. Pilih field
pertama arsip harus disortir dan klik tombol sortir A-Z untuk memilih dari
menaik atau menurun. Klik Next > untuk melanjutkan
5. Pilih layout dan orientasi halaman untuk report dan klik Next >.
6. Pilih warna dan graphic style untuk report dan klik Next >.
7. Pada layar terakhir, beri nama report dan pilih untuk membukanya pada Print
Preview atau Design View mode. Klik Finish untuk membuat report
Dengan menggunakan Design View
Klik Icon New pada object Report
Pilih Design view, pilih nama tabel atau query yang akan dibuat report, klik OK
Drag nama field yang akan ditampilkan ke bagian detail
Atur tampilan report
Simpan report tersebut
Latihan :
Buatlah report Pinjam dengan menggunakan wizard dari query pinjam lalu perindah
report dengan memberikan garis pada report menggunakan object rectangle dan line
yang ada di toolbox
15
Buatlah report denda dengan menggunakan design view dari QKembali masukan
fieldnya (id_kembali, telat, denda dan bayar) lalu tambahkan subreport dari tabel
pinjam design seperti berikut :
16
VII. MACRO
Merupakan sekumpulan instruksi Access yang digunakan sebagai shortcut. Bisa juga
digunakan untuk pembuatan menu
Pembuatan Menu Tabel
1.) Pilih Object Macro
klik New
2.) Klik Menu View
Macro Names
3.) Buat rancangan macro sbb:
Macro Names
&Pengarang
Action
Open Table
Penerbi&t
Open Table
&Buku
Open Table
&Anggota
Open Table
P&injam
Open Table
&Kembali
Open Table
Action Argument
Table Name : Pengarang
View : DataSheet
Data Mode : Edit
Table Name : Penerbit
View : DataSheet
Data Mode : Edit
Table Name : Buku
View : DataSheet
Data Mode : Edit
Table Name : Anggota
View : DataSheet
Data Mode : Edit
Table Name : Pinjam
View : DataSheet
Data Mode : Edit
Table Name : Kembali
View : DataSheet
Data Mode : Edit
klik New
17
Action
Open Form
Form Penerbit
Open Form
Form Buku
Open Form
Form Anggota
Open Form
Form Pinjam
Open Form
Form Kembali
Open Form
Action Argument
Form Name : FRMPENGARANG
View : Form
Window Mode : Normal
Form Name : FRMPENERBIT
View : Form
Window Mode : Normal
Form Name : FRMBUKU
View : Form
Window Mode : Normal
Form Name : FRMANGGOTA
View : Form
Window Mode : Normal
Form Name : FRMPINJAM
View : Form
Window Mode : Normal
Form Name : FRMKEMBALI
View : Form
Window Mode : Normal
Action
Open Report
Report Kembali
Open Report
Action Argument
Report Name : RPTPINJAM
View : Print Preview
Window Mode : Normal
Report Name : RPTDENDA
View : Print Preview
Window Mode : Normal
Macro Names
&Tabel
Action
AddMenu
&Form
Add Menu
&Report
Add Menu
&Keterangan
MsgBox
&Exit
Close
Action Argument
Menu Name : &Tabel
Menu Macro Name : Tabel
Menu Name : &Form
Menu Macro Name : Form
Menu Name : &Report
Menu Macro Name : Report
Message : Aplikasi Perpustakaan
Beep : Yes
Type : Information
Title : Info
Save :prompt
Klik Edit
Klik Close
19
Klik New
isi Form
Ok
Kemudian :
Pada Switchboard Pages
klik Edit
klik New
20
Kemudian
Pada switchboard page klik/sorot tableedit
Setelah itu klik New buat item Mahasiswa,matakuliah,nilai,kembali yang
terhubung dengan macro yang telah di buat.
Contoh pembuatan isi menu untuk table:
21
22
23
Cara Menjalankan Switchboard : Double klik pada Switchboard yang ada pada objek
Form.
Untuk menghapus Switchboard, Hapus Switchboard yang ada pada Form dan
Switchboard Items yang ada pada objek Table
24