PROJECT PLANNING

(Pertemuan 3)

Yus Jayusman

PENGERTIAN PROJECT PLANNING

Perencanaan proyek dilakukan dalam bentuk
dokumen perencanaan manajemen proyek (project
management planning).

Perencanaan manajemen proyek adalah deskripsi
detail dari definisi proyek yang telah dibuat.

Perencanaan Manajemen Proyek

Tujuan & ruang lingkup proyek (scope management)

Jadwal proyek (time management)

Rencana
anggaran
biaya
proyek
(cost
management)

Kualitas proyek (quality managemnet)

Sumber daya proyek (resource management)

Manajemen risiko (risk management)

Perencanaan
komunikasi
(communication
management)

Pengadaan (procurement management)

Integrasi (integration managemen)
3

TUJUAN PROJECT PLANNING

Mendefinisikan ruang lingkup.
Membuat rician jadwal pelaksanaan proyek.
Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek.
Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek.
Menetukan kualifikasi, peran dan tanggungjawab, serta
jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.

Mengidentifikasi risiko-risiko proyek dan menentukan tindakan
penanggulangannya (project risk management).

Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan
proyek (communication management).

Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan
menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek.

MEKANISME PROJECT PLANNING

Manajer proyek bersama-sama dengan tim proyek

mempelajari definisi proyek.

Membuat perencanaan manajemen proyek (project
management plan) berdasarkan definisi proyek
(project definition) yang telah dibuat.

Persetujuan (approve) dari pemilik proyek, bahwa
project management plan tersebut akan dijadikan
sebagai acuan dalam pelaksanaan proyek .

Tanggung jawab Project Management

Pelaksana project planning adalah manajer proyek dan tim
proyek.

Setiap perubahan/usulan perubahan harus melalui prosedur
kontrol perubahan (change control procedure).

Perubahan yang mempengaruhi ruang lingkup, jadwal dan
biaya harus dilaporkan oleh manajer proyek, serta harus
diketahui oleh pemilik proyek dan disetuji oleh pihak
manajemen perusahaan.

Project
manager
bertanggungjawab
penuh
untuk
mememlihara, merevisi dan mengomunikasikan project
management plan secara berkala.

Project
manager
harus
memonitor,
mengontroldan
melaporkan status proyek kepada pemilik proyek.

Project manager harus menetapkan tanggung jawab dan
wewenang masing-masing personil proyek.

Project manager, tim proyek dan pemilik proyek harus
menentukan prosedur kontrol perubahan yang akan
digunakan dalam proyek
6
.

MANAJEMEN PROYEK KEAMANAN TEKNOLOGI INFORMASI

PERENCANAAN PROYEK (PROJECT

PLANNING)

DOKUMEN YANG HARUS DIPERSIAPKAN

1. Project Definition sebagai acuan dalam pembuatan

project management plan.
2. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown
Structure).
3. Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment).
4. Jadwal Proyek (Project Schedule).
5. Rencana Anggaran Belanja (RAB) Proyek.
6. Perencanaan Komunikasi (Communication Plan),
meliputi meeting dan reporting.
7. Perencanaan Perubahan, meliputi: Change Request
Form dan Change Request Log.
8. Perencanaan Manajemen Proyek (Project Management
Plan)
8

1. Dokumen Project definition

Dokumen project defenition dijadikan acuan dalam
pembuatan perencanaan manajemen proyek.

Bila di dalam dokumen project definition, gambaran
proyek adalah secara global, maka dalam project
management plan, proyek dijelaskan lebih rinci.

Atau project management plan merupakan
breakdown dari project definition.

2. Work Breakdown Structure

Dari pendefinisian proyek perencanaan aktivitas
secara global di jelaskan kan lebih rinci lagi,
misalnya dari deskripsi aktivitas pada project
definition salah satunya Analisis & Desain Sistem
dan untuk kepentingan project management plan,
aktivitas analisis & desain Sistem di breakdown
kegiatannya menjadi gugus tugas proyek.

10

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(Work Breakdown Structure)
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang
:
WBS

GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

Fase A

1.1

Hasil (Deliverable) A1

1.2

Hasil (Deliverable) A2

Fase B

2.1

Hasil (Deliverable) B1

Paket pekerjaan

Dibuat Oleh

Nama :
Jabatan : Manajer Proyek
Tanggal :

Disetujui oleh

Nama :
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal :
11

3. Penugasan Tim Proyek

(Project Team Assignment)

1. Bisa berbentuk formal dengan dikeluarkan Surat

Keputusan Direksi.
2. Atau dibuat dalam bentuk form tertentu yang
didalamnya berisi jabatan / peranan kemudian
tanggung jawab & wewenang dan nama dari
yang diberi tugas. Form ini dibuat oleh project
manager dan disetujui oleh project owner.

12

PENUGASAN TIM PROYEK

PROYEK :
BIDANG :
JABATAN / PERANAN

Dibuat Oleh:
Nama :
Jabatan : Manajer Proyek
Tanggal :

TANGGUNG JAWAB &

WEWENANG

NAMA

Disetujui Oleh:
Nama :
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal :
13

JADWAL PROYEK (Project Schedule)

Nama Proyek :
Manajer Proyek:
Bidang
:
WBS

Gugus Tugas (Task)

Proyek

Task

1.1

Sub Task Level-1

1.1.1

Sub Task Level-2

1.1.1.1

Sub Task Level-3

Dibuat oleh
Nama
Jabatan
Tanggal

:
: Manajer Proyek
:

Durasi

Tanggal
Mulai

Tanggal
Selesai

Predecessor

Disetujui oleh
Nama :
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal :
14

Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang
:
WBS

Gugus Tugas (Task)

Proyek

1.0

Task

1.1

Sub Task Level-1

Jam
Tenaga
Kerja

Tarif
Tenaga
Kerja

Jumlah
Tenaga
Kerja

Biaya
Tenaga
Kerja

Biaya
Lain-lain

Total
Per Task

.
Lain-lain:

PERENCANAAN TOTAL

Nama :
Jabatan : Manajer Proyek
Tanggal :

Nama :
Jabatan : Pemilik Proyek
15
Tanggal :

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. PERTEMUAN (meeting))
JENIS
PERTEMUAN

AGENDA

WAKTU

PENANGGUNG
JAWAB

PARTISIPAN

MASUKAN

KELUARAN

PENANGGUNG
JAWAB

DISTRIBUSI

MASUKAN

KELUARAN

MANAJEMEN
Pertemuan
Pembukaan
Pertemuan
Tim Proyek
Pertemuan
Penutup

2. PELAPORAN (Reporting)
JENIS PELAPORAN

ITEM

WAKTU

Laporan Kemajuan
Proyek (Project
Progress Report)
Status Acara / genda
Pertemuan (Status
Meeting Agenda)
Catatatan pertemuan
(Minute of Meeting)
16

PERENCANAAN PERUBAHAN, MELIPUTI

Changes Request Form (CRF), dan Change Request Log
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN (Change Request Form)
Nomor Formulir:
Nama Proyek :
Manajer Proyek:
Bidang
:
Nama Pengusul:
Tanggal
:

Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan:

Usul diterima/ tidak

Bila tidak berikan alasan
.
Diajukan oleh:

Disetujui oleh:

Tanggal:

Tanggal:

17

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang
:
:
No Form

Deskripsi Permintaan

Nama Pengusul

Tanggal Usulan

Tanggal Persetujuan

18

19