Anda di halaman 1dari 15

TEMPAT UJI KOMPETENSI

XYZ
PANDUAN MUTU

STATUS DISTRIBUSI

TERKENDALI

TAK TERKENDALI

NOMOR EDISI

001

TANGGAL EDISI

NOMOR DOKUMEN

PM.01

TANGGAL AKTIF

TIPE DOKUMEN

Panduan Mutu

TANGGAL REVISI

Disusun Oleh:

KABAG MANAJEMEN MUTU

Diperiksa Oleh

KABAG MANAJEMEN MUTU

Disahkan Oleh

KEPALA TUK XYZ

Hal 1 dari 15

PANDUAN MUTU
STATUS REVISI

No.
Revisi

No.
Halaman

Bagian/Sub Bagian
yang Direvisi

Disetujui Oleh

Tanggal

PANDUAN MUTU
Hal 2 dari 15

KATA PENGANTAR

PANDUAN MUTU ini memberikan gambaran tentang sistem manajemen mutu yang diterapkan di
Tempat Uji Kompetensi XYZ mulai tanggal dalam upaya merealisasikan Kebijakan
Mutu TUK XYZ yaitu:
Memberikan pelayanan prima kepada pelanggan melalui penerapan sistem manajeman mutu
Pedoman BNSP 206-2007.
Prosedur yang terkandung dalam PANDUAN MUTU ini disusun berdasarkan Acuan Normatif
persyaratan Pedoman BNSP 206-2007 dan Panduan Mutu Lembaga Sertifikasi Profesi Tata Laksana
Rumah Tangga Indonesia.
PANDUAN MUTU ini bersifat terbuka, artinya dapat diperbaiki dari waktu ke waktu dengan tetap
mengacu pada persyaratan Pedoman BNSP 206-20007. Kritik dan saran terhadap PANDUAN MUTU
ini sangat kami harapkan guna penyempurnaan PANDUAN MUTU ini.

......., ......................
Kepala TUK XYZ,

............................

PANDUAN MUTU

Hal 3 dari 15

DAFTAR ISI

Bag

Judul

Halaman

Halaman Judul

Pengesahan

ii

Status Revisi

iii

Kata Pengantar

iv

Daftar Isi

1.0

Distribusi Dokumen

2.0

Istilah dan Definisi

3.0

Profile TUK XYZ dan Lingkup Akreditasi

4.0

Kebijakan Mutu

4.1

Kebijakan Prosedur

10

4.2.1

Organisasi

10

4.2.2

Funhsi, Tugas dan Wewenang

12

4.2.3

Sarana dan Perangkat

13

4.2.4

Persyaratan Manajemen

14

4.2.5

Verifikasi Tempat Uji Kompetensi

18

PANDUAN MUTU
DISTRIBUSI DOKUMEN

Hal 4 dari 15

1. Distribusi PANDUAN MUTU Terkendali


Distribusi PANDUAN MUTU Terkendali diatur sebagai berikut:
Nomor Copy
0
1
2
3
4

Penerima
Master disimpan oleh Bagian Manajemen Mutu
Kepala TUK XYZ
Bagian Administrasi
Bagian Teknis
LSP TLRTIndonesia

2. Distribusi Dokumen PANDUAN MUTU Terkendali


Dokumen PANDUAN MUTU Terkendali diberi cap/tanda Terkendali, terlihat secara jelas pada
halaman muka.
3. Distirbusi Dokumen PANDUAN MUTU tidak boleh didistribusikan keluar kantor tanpa persetujuan
dari Manajer Manajemen Mutu dan Kepala TUK XYZ. Persetujuan itu dalam bentuk tertulis,
authority letter. Referensi Dokumen Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

PANDUAN MUTU
ISTILAH DAN DEFINISI

Hal 5 dari 15

1. Tempat Uji
Komptensi

Instansi / lembaga yang menyelenggarakan pengujian

2. Peserta Uji
Kompetensi

Pemohon yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk dapat ikut


serta dalam proses sertifikasi.

3. Verifikasi

Konfirmasi melalui pengujian dan penyajian bukti bahwa persyaratan


yang telah ditetapkan terpenuhi

4. Sistem Mutu

Struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber untuk


menerapkan manajemen, pengelolaan mutu

5. Panduan Mutu

Suatu dokumen yang berisi kebijakan mutu, sistem mutu, dan


pelaksanaan mutu dalam suatu organisasi. Panduan mutu dapat juga
membuat dokumen lain yang berhubungan dengan pengaturan mutu TUK
XYZ

6. Ujian

Mekanisme yang merupakan bagian dari asesmen untuk mengukur


kompetensi calon dan menggunakan satu atau lebih metode misalnya
metode tertulis, lisan, praktek dan pengamatan.

7. Asesor
kompetensi

Seseorang yang mempunyai kualifikasi yang relevan dan kompeten untuk


melaksanakan dan/atau menilai ujian.

8. Kualifikasi

Peragaan dari atribut personal,


pengalaman kerja Profesi.

pendidikan,

pelatihan

dan/atau

9. Metode pengujian

Prosedur teknis tertentu untuk melaksanakan pengujian

10. Verifikasi

Konfirmasi melalui pengujian dan penyajian bukti bahwa persyaratan


yang telah ditetapkan terpenuhi

11. Sistem mutu

Struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber untuk


menerapkan manajemen, pengelolaan mutu

12. Panduan mutu

Suatu dokumen yang berisi kebijakan mutu, sistem mutu, dan


pelaksanaan mutu dalam suatu organisasi. Panduan mutu dapat juga
membuat dokumen lain yang berhubungan dengan pengaturan mutu LSP

13. TUK XYZ

Tempat Uji Komptensi XYZ yang terletak di Jl.

PANDUAN MUTU

Hal 6 dari 15

PROFIL TUK XYZ DAN


LINGKUP AKREDITASI
Tempat Uji Kompetensi XYZ didirikan berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT .. nomor ..
tanggal .
XYZ
adalah perusahaan yang berkembang di Surabaya bergerak di bidang
.. Melakukan kerja sama dengan berbagai pihak yang terkait dengan core
business.. dan seterusnya
TUK XYZ didirikan untuk memenuhi tersedianya tenaga profesional di bidang .
sesuai dengan kemampuan dan keahlian. Standar yang akan dikembangkan dalam pengujian
peserta uji komptensi berdasarkan unit kompetensi yang dikembangkan oleh Lembaga Sertifikasi
Profesi Tata Laksana Rumah Tangga Indonesia yang telah memperoleh lisensi dari Badan Nasional
Sertifikasi Profesi.
Ruang Lingkup yang diajukan sebagai berikut :

1.1. UMUM
No.

No. Kode Unit Kompetensi

Unit-Unit Kompetensi

1.
2.
3.
4.
5.

1.2. INTI
No.

No. Kode Unit Kompetensi

Unit-Unit Kompetensi

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.

PANDUAN MUTU
PROFIL TUK XYZ DAN
LINGKUP AKREDITASI

Hal 7 dari 15

1.3. SPESIALISASI
No.

No. Kode Unit Kompetensi

Unit-Unit Kompetensi

1.
2.
3.

PANDUAN MUTU
KEBIJAKAN MUTU

Hal 8 dari 15

Manajemen TUK XYZ memberikan pelayanan uji kompetensi yang mengutamakan mutu dan
kepuasan pelanggan serta menjamin bahwa uji kompetensi dilaksanakan dengan kejujuran teknik,
teliti, cepat, tepat dan akurat serta efisien dalam menggunakan sumber daya.

Visi
TUK XYZ mempunyai komitmen untuk memberikan layanan prima kepada para pelanggan dengan
mengedepankan profesionalisme dan menjaga obyektivitas.

Misi
Mengembangkan tenaga kerja profesional di bidang Tata Laksana Rumah Tangga yang handal dan
ditandai dengan sertifikasi yang dipercaya baik secara nasional maupun internasional
Untuk itu segala kegiatan pengujian selalu dilaksanakan berdasarkan sistem mutu yang sesuai
dengan Pedoman BNSP 206-2007, guna memberikan jaminan konsistensi kompetensi pengujian
dalam lingkup kegiatannya.
Sistem mutu TUK XYZ dituangkan dalam panduan mutu, standar operasional prosedur dan instruksi
kerja yang didokumentasikan, dimengerti dan dilaksanakan oleh semua personil secara profesional.
Kepala TUK XYZ bersama Manajer Mutu meninjau PANDUAN MUTU ini minimal satu tahun sekali,
untuk kesesuaian dan kecukupannya terhadap ketentuan dan kebutuhan lembaga dan atau
memenuhi standar sistem manajemen mutu TUK XYZ. Peninjauan dokumen ini juga dimaksudkan
untuk menilai efektivitas dan kecocokan penerapan sistem mutu yang berkesinambungan, sehingga
dapat mengidentifikasi peluang peningkatan sistem manajemen mutu.
.........., .......................
Kepala TUK XYZ

..............................

PANDUAN MUTU
ORGANISASI

Hal 9 dari 15

4.2.1
4.2.1.1.
4.2.1.2.

ORGANISASI
TUK XYZ dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur PT .. nomor .
tanggal . yang memberikan otoritas kepada TUK XYZ untuk menjalankan tugastugas uji kompetensi sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Struktur organisasi tempat uji kompetensi memiliki kepala TUK, bagian teknik
operasional dan bagian mutu yang menjamin kesesuaian manajemen yang
berkesinambungan.

4.2.1.3.

TUK XYZ bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan uji kompetensi dengan
persyaratan Pedoman LSP TLRT Indonesia untuk memuaskan kebutuhan pelanggan
serta pihak terkait yang relevan

4.2.1.4.

Tempat Uji Kompetensi XYZ :


a. Kredible dan memuaskan pelanggan, pihak yang berwenang, atau organisasi yang
memberikan pengakuan;
b. organisasi
mencakup pekerjaan yang dilakukan dalam fasilitas tempat kerja
yang permanen dan operasional;
c. Personil inti terhindar dari pertentangan kepentingan.
d. Mempunyai kebijakan dan prosedur yang menyatakan komitmen untuk
mengikuti, menerapkan persyaratan khusus sesuai profesi yang ditetapkan oleh
LSP TLRT Indonesia dalam lingkup profesinya.

4.2.1.5.

Kepala TUK mempunyai tugas-tugas sebagai berikut:


a. melaksanakan penyiapan penyelenggaraan uji kompetensi/asesmen kompetensi,
b. menjaga kesesuaian TUK terhadap persyaratan tempat kerja sesuai Pedoman
BNSP dan Pedoman-pedoman dari LSP TLRT Indonesia
c. menyiapkan rencana program dan anggaran pelaksanaan uji kompetensi,

4.2.1.6.

Bagian teknis uji kompetensi mempunyai tugas:


a. menyiapkan sarana dan prasarana uji kompetensi
b. memfasilitasi proses Uji Kompetensi,
c. menyiapkan asesor pendamping terhadap proses uji kompetensi yang dilakukan
oleh asesor uji kompetensi dari LSP TLRT Indonesia,

4.2.1.7.

Bagian manajemen mutu mempunyai tugas:


a. menerapkan sistem manajemen mutu TUK sesuai Pedoman ini,
b. memelihara berlangsungnya sistem manajemen agar sesuai dengan standar dan
pedoman yang berlaku,
c. melakukan audit internal dan kaji ulang manajemen TUK.

4.2.1.8.

Bagian Administrasi mempunyai tugas:


a. memfasilitasi unsur-unsur organisasi TUK guna terselenggarannya program uji
kompetensi,
b. melaksanakan tugas-tugas ketatausahaan organisasi TUK,

PANDUAN MUTU
ORGANISASI

Hal 10 dari 15

POSISI

NAMA

KUALIFIKASI

PENGALAMAN

Kepala TUK
Kepala Bagian Administrasi
Kepala Bagian Manajemen Mutu
Kepala Bagian Teknis

PANDUAN MUTU
FUNGSI, TUGAS DAN WEWENANG

Hal 11 dari 15

4.2.2. Fungsi, Tugas dan Wewenang TUK


4.2.2.1. TUK memiliki fungsi sebagai tempat penyelenggaraan asesmen/uji kompetensi, dan
melakukan pemeliharaan serta evaluasi penerapan standar kompetensi dalam uji
kompetensi.
4.2.2.2. TUK mempunyai tugas:
a. Membuat usulan Materi Uji Kompetensi kepada LSP TLRT Indonesia
b. Menyiapkan tempat uji kompetensi yang sesuai tempat kerja,
c. Mengkoordinasikan persyaratan administratif untuk pelaksanaan kegiatan uji
kompetensi termasuk pengusulan penugasan asesor.
d. Mengkaji ulang pelaksanaan uji kompetensi di TUK.
e. Melakukan penerimaan pendaftaran calon peserta uji kompetensi untuk disampaikan
kepada LSP TLRT Indonesia.
4.2.2.3. Wewenang
a. Mengusulkan kebutuhan biaya pelaksanaan uji kompetensi di TUK kepada LSP TLRT
Indonesia,
b. Mempromosikan uji kompetensi di wilayah kerjanya
c. Mempromosikan organisasinya sebagai TUK yang diverifikasi,
a. Mengusulkan hasil evaluasi penerapan standar kompetensi dalam pelaksanaan uji
kompetensi.

PANDUAN MUTU
SARANA DAN PERANGKAT

Hal 12 dari 15

4.2.3. Sarana dan Perangkat


4.2.3.1. TUK memiliki kantor tetap sekurang-kurangnya dalam waktu 2 tahun dan
sarana kerja yang memadai.

memliki

4.2.3.2. TUK
memiliki asesor kompetensi sesuai dengan ruang lingkup yang diajukan untuk
diverifikasi, untuk menjadi bagian dari tim asesor LSP dengan persyaratan tetap menjaga
ketidakberpihakan sebagai asesor.
4.2.3.3. TUK memiliki rencana kegiatan yang mencerminkan pelayanan yang diberikan.
4.2.3.4. TUK memiliki perangkat kerja yang meliputi:
a. Standar kompetensi sesuai lingkup layanannya,
b. Pedoman pelaksanaan sertifikasi termasuk
Kompetensi,

tata

cara

penyiapan Tempat

Uji

4.2.3.5. Perangkat
a. Peralatan dan piranti lunak yang digunakan untuk uji kompetensi
mampu
menghasilkan akurasi yang diperlukan dan sesuai dengan spesifikasi yang relevan;
b. Jika menggunakan peralatan di luar pengawasannya yang tetap,
dipastikan
persyarataan standar ini dipenuhi.
c. Peralataan dipelihara kinerjanya;
d. Peralatan pengujian, termasuk piranti keras dan piranti lunak, dijaga keamanannya
dari penyetelan yang akan mengakibatkan ketidak-absahan hasil pengujian;

Hal 13 dari 15

PANDUAN MUTU
PERSYARATAN MANAJEMEN

4.2.4. Persyaratan Manajemen


4.2.4.1. Sistem Jaminan Mutu/SOP
a. Standar Prosedur Operasi/Sistem Mutu TUK
menetapkan, menerapkan dan
memelihara Standar Prosedur Operasi(SOP)/sistem mutu yang sesuai dengan lingkup
kegiatannya,
b. Dokumentasi SOP/sistem mutu dikomunikasikan, dimengerti, tersedia, dan diterapkan
oleh semua personil yang terkait,
c. Peranan dan tanggung jawab manajemen teknis dan manajemen mutu ditetapkan
dalam panduan mutu/SOP.
4.2.4.2. Pengendalian Dokumen dan rekaman
a. TUK mengendalikan semua dokumen,
b. Dokumen SOP/sistem mutu dan rekaman diidentifikasi secara unik,
c. Dokumen yang diterbitkan
ditinjau dan disetujui oleh personil yang berwenang
sebelum diterbitkan,
d. Dokumen dikaji ulang secara berkala,
e. Rekaman mutu
mudah didapat bila diperlukan dalam fasilitas yang memberikan
lingkungan yang sesuai untuk mencegah terjadinya kerusakan atau deteriorasi,
f. Waktu penyimpanan rekaman ditetapkan.
4.2.4.3. Audit Internal dan kaji ulang manajemen
a. TUK secara periodik melaksanakan audit internal untuk memverifikasi kesesuaian
pengoperasian kegiatannya terhadap persyaratan,
b. Temuan audit ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan pada waktunya,
c. Program audit internal mencakup semua unsur sistem mutu/SOP,
d. Audit dilaksanakan oleh personil yang terlatih dan mampu yang, bila sumber daya
mengijinkan, independen dari kegiatan yang diaudit,
e. Bidang kegiatan yang diaudit, temuan audit dan tindakan perbaikan yang dilakukan
direkam,
f. Kaji ulang manajemen TUK dilakukan secara periodik sesuai jadual dan prosedur
yang telah ditetapkan,
g. Temuan kaji ulang manajemen dan tindakan yang dilakukan direkam.

4.2.4.4. Personil
a. Memastikan kompetensi personil yang melakukan pendampingan pengujian
kompetensi, mengevaluasi pelaksanaan uji, dan menandatangani laporan pengujian
kompetensi,
b. Mempunyai kebijakan dan prosedur untuk mengidentifikasi dan merencanakan
pelatihan yang dibutuhkan personil,
c. Program pelatihan relevan dengan tugas sekarang dan tugas yang diantisipasi,
d. Personil yang dikontrak dan personil teknis dan pendukung inti tambahan disupervisi
dan kompeten dan mereka bekerja sesuai dengan sistem TUK,
e. Menetapkan uraian tugas dan kewenangan tertentu kepada personil tertentu.

Hal 14 dari 15

PANDUAN MUTU

4.2.5
1/0

VERIFIKASI TUK

1 dari 1
Kabag Mutu

4.2.5. Verifikasi TUK


4.2.5.1 Tata cara pemberian status verifikasi
a. TUK mengajukan permohonan untuk mendapatkan verifikasi dengan melampirkan:
o Dokumen organisasi sesuai yang disyaratkan,
o Dokumen perangkat kerja sesuai yang disyaratkan.
b. Penilaian terhadap kelayakan TUK pemohon dilakukan dalam 2 tahap:
o Tahap pertama, dilakukan adequacy audit audit kecukupan yang menilai aspek
organisasi dan sistem melalui asesmen kesesuaian dokumen terhadap persayaratan
pedoman BNSP dan pedoman LSP, serta konfirmasi dukungan industri terkait,
o Tahap kedua, asesmen kesesuaian dokumen dan sistem terhadap persyaratan dan
Pedoman BNSP dan LSP serta kesesuaiannya terhadap pelaksanaannya.
c. Pemberian verifikasi disertai ketentuan yang mewajibkan TUK yang telah diverifikasi
mempertahankan kelayakan organisasi dan kelayakan programnya.
4.2.5.2.

Pengawasan

a. TUK berstatus verifikasi wajib mebuat laporan berkala setiap 6 bulan tentang
pelaksanaan uji kompetensi kepada LSP.
b. Laporan mencakup jumlah peserta uji kompetensi, unit kompetensi dan kualifikasi,
masalah-masalah keluhan pelanggan serta usulan perbaikan.
c. LSP melakukan surveilan terhadap TUK.
4.2.5.3.

Sanksi

a. LSP berwenang menjatuhkan sanksi kepada TUK berstatus verifikasi yang gagal
memenuhi ketentuan yang berlaku.
b. Proses pengenaan sanksi adalah melalui peringatan tertulis pertama, kedua dan ketiga
diterbitkan dalam selang waktu 1 (satu) bulan.
c. Bentuk sanksi yang diberikan berupa:
o Pemberhentian sementara kegiatan TUK,
o Pencabutan Status verifikasi.

Hal 15 dari 15