Apa itu Mutu?

Mutu adalah persepsi pelanggan mengenai sebuah barang atau jasa yang sesuai dengan
kebutuhan mereka dan memberikan pernyataan kepuasan dan spesifikasi secara lengkap.
Mutu dalam sebuah organisasi paling baik dapat dicapai dengan cara manajemen
membentuk Sistem Manajemen Mutu (SMM). SMM adalah sistem formal yang
mendokumentasikan struktur perusahaan, tugas dan tanggung jawab karyawan dan
manajemen, prosedur-prosedur yang dipersyaratkan untuk mewujudkan mutu produk atau
jasa. Empat alat mutu harus dipakai ketika membuat sebuah SMM: Manual Mutu, Prosedur
Operasi Standar, Instruksi Kerja dan dokumen-dokumen pendukung seperti diagram alir
dan catatan mutu. Keempat alat itu harus konsisten, saling berhubungan dan bekerja
bersama untuk meningkatkan nilai dari barang atau jasa.
Bagaimana Saya Mengelola Mutu?
Manajemen mutu secara efektif mengelola SMM perusahaan untuk mencapai kepuasan
pelanggan yang maksimal pada tingkat biaya terendah secara keseluruhan. Manajemen
Mutu (MM) adalah sebuah proses berkesinambungan yang memerlukan masukan waktu,
usaha dan komitment dari semua sumber daya perusahaan.
Delapan prinsip MM yang merupakan dasar MM yang efektif:
1. Fokus Pelanggan - Pahami keinginan pelanggan Anda. Ukur kepuasan pelanggan.
Berusaha untuk melampaui harapan pelanggan.
2. Kepemimpinan - Manajemen menetapkan startegi dan memimpin perusahaan
dalam mencapai tujuannya. Manajemen membuat sebuah lingkungan yang
mendorong staffnya untuk secara terus-menerus melakukan peningkatan dan
bekerja untuk memberikan kepuasan pelanggan.
3. Keterlibatan Orang - Latif staff Anda dengan efektif. Kerja tim dan keterlibatan
karyawan secara penuh menjadikan mutu sebuah kenyataan.
4. Peningkatan Terus-Menerus - Secar terus-menerus membuat segala sesuatu lebih
baik.
5. Pendekatan Proses - Pahami dan atur sumber daya dan kegiatan perusahaan untuk
mengoptimalkan operasional organisasi.
6. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta - Mengambil keputusan berdasarkan
fakta. Data harus dikumpulkan, dianalisa dan dinilai terhadap tujuan dan sasaran.
7. Pendekatan Sistem Manajemen - Tentukan urutan dan interaksi proses dan kelola
semuanya sebagai sistem. Proses yang ada harus memenuhi persyaratan
pelanggan.
8. Hubungan yang Saling Menguntungkan dengan Pemasok - Bekerja dengan para
pemasok Anda untuk menghasilkan menang-menang.
-------------------------------------------------------------------------------Apa itu ISO?
ISO atau the International Organization for Standardization adalah organisasi nonpemeringah yang didirikan pada tahun 1947. ISO memasukkan jaringan dari 157 badan
standard nasional (per 9/12/06) dari negara-negara yang memimpin industri didunia. Salah
satu tujuan dari ISO adalah mengembangkan standarisasi dunia dengan mengembagkan
pemakaian standar mutu internasional. Dengan melakukan hal tersebut, batasan-batasan
dalam perdagangan dapat dihilangkan.
ISO telah membuat 15,000 standar (per 8/16/05) di berbagai bidang industri. Sebagai
contoh standard ISO telah membuat pemberian kode standard untuk nama negara, mata
uang dan bahasa, menstandarisasikan format telpon seluruh dunia dan kartu perbankan,
maupun ukuran dan warna rambu-rambu jalan dan ketinggian bemper mobil.
ISO memasukkan 3,000 badan pekerjaan teknik (per 9/12/06), dimana sekitar 50,000 ahli
dari bidang industri, pekerja, pemerintah, dan badan standarisasi di seluruh penjuru dunia
mengembangkan dan merevisi standar-standar tersebut. ISO telah membuat standar

untuk bidang otomotive, manufaktur, mekanik, kemasan dan kesehatan serta banyak lagi.
Standar secara luas bisa dibagi menjadi tiga kategori, yang disebut dengan produk, proses
dan standard manajemen. Sebagai contoh yang pertama mengacu pada karakterisitik
yang berhubungan dengan mutu dan keselamatan. Standard proses mengacu pada
keadaan dimana produk dan jasa dibuat, dikemas atau disuling. Standard sistem
manajemen membantu organisasi mengelola operasional mereka. Standard sistem
manajemen sering digunakan untuk membantu membuat kerangka kerja yang kemudian
memungkinkan organisasi secara konsisten mencapai persyaratan-persyaratan yang
ditetapkan dalam produk dan standard proses.
Apa itu ISO 9000?
Apa perbedaan antara ISO 9000, ISO 9001, dan ISO 9001:2000? dan apa itu ISO 9002 dan
ISO 9003?
Jawaban cepatnya adalah "tidak ada". Istilah-istilah ini digunakan untuk menggambarkan
standard ISO 9001. Sebelum Desember 2000, namanya adalah standard ISO 9001, ISO
9002 dan ISO 9003; tanpa berfokus pada perbedaan teknik antara istilah-istilah tersebut,
orang-orang secara mudahnya menyebut dengan nama ISO 9000. Pada bulan Desember
2000, International Organization for Standardization (ISO) menggabungkan ISO 9001, ISO
9002, dan ISO 9003 kedalam sebuah standar ISO 9001 yang sudah direvisi. Untuk
membedakan dengan versi sebelumnya, standar yang sekarang sering disebut dengan ISO
9001:2000 atau ISO 9000:2000.
Tip: Informasi lebih detail dapat dilihat di www.iso.ch.
Ringkasan Standard ISO
Standard
ISO
9000
mengandung
persyaratan-persyaratan
yang
sebenarnya
mempengaruhi semua aspek dalam perusahaan. karena standard ISO 9000 didesain untuk
semua perusahaan di semua ukuran dan semua industri. Persyaratan-persyaratan agak
luas dan susah dibaca. Persyaratan ISO 9001:2000 terdiri dari beberapa bagian sebagai
berikut:
Bagian 1: Sistem Manajemen Mutu
Bagian standard ISO 9001:2000 ini menguraikan pentingnya langkah-langkah untuk
menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:
Identifikasi proses (atau aktivitas) yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu,
Tentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut,
Tentukan bagaimana proses-proses tersebut dijalankan secara efektive dan terkendali,
Pastikan semua informasi tersedia untuk mendukung operasional dan pemantauan prosesproses tersebut,
Ukur, pantau dan analisa proses-proses tersebut, dan terapkan tindakan yang perlu untuk
memperbaiki proses dan mencapai peningkatan yang berkesinambungan.
Sistem manajemen mutu ISO 9000 memerlukan dokumentasi yang terdapat sebuah
manual mutu, prosedur-prosedur tertentu juga instruksi kerja. Semua domumen (termasuk
catatan mutu) harus dikendalikan sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. Juga
dalam bagian ini, ISO 9001 menekankan kebutuhan untuk peningkatan berkelanjutan.
Tip: Sebagian besar perusahan melihat persyaratan dokumentasi ini suatu hal yang
menakutkan. Penggunaan model produk kami dapat menjadi keuntungan yang luar biasa.
Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.

Bagian 2: Tanggung Jawab Manajemen

ISO 9001:2000 memberikan penekanan yang besar pada komitment manajemen puncak
terhadap mutu. Bagian ini mensyaratkan kebijakan mutu dan sasaran mutu, dan diperkuat
dengan keterlibatan manajemen puncak terhadap persyaratan pelanggan.
Bagian ISO 9001 ini juga mensyaratkan manajemen puncak menetapkan tugas dan
tanggung jawab dalam perusahaan, termsduk penetapan perwakilan manajemen ISO
9000.
Tip: Gunakan format standard yang bagus untuk semua deskripsi kerja - form standard ini
akan menghemat banyak waktu ketika membuat deskripsi kerja baru, ketika melakukan
pengiklanan posisi yang dibutuhkan, ketikan melakukan evaluasi karyawan, dan
sebagainya.
Bagian 3: Manajemen Sumber Daya
Bagian dari ISO 9001:2000 ini menjelaskan persyaratan bagi sebuah perusahaan untuk
menentukan dan menyediakan sumber daya (sebagai contoh; peralatan, fasilitas, dll) yang
diperlukan untuk menerapkan dan meningkatkan proses dari sistem manajemen mutu ISO
9001 dan mencapai kepuasan pelanggan. Bagian ini juga memasukkan persyaratan
pelatihan karyawan, juga saranan fisik dan lingkungan kerja.
Tip: Gabungkan fungsi HR perusahaan kedalam sistem mutu ISO 9001 Anda, dan berikan
mereka peran dalam penerapan ISO 9001.
Bagian 4: Realisasi Produk
Standard ISO 9001:2000 mendefinisikan realisasi produk sebagai urutan proses dan sub
proses yang diperlukan untuk membuat produk. Ini adalah bagaimana produk Anda
didesain, diproduksi, diuji, ditangani, dikirim, dst. Bagian ini juga berlaku bagi penyedia
jasa. Penekanannya pada bagaimana perusahaan memahami, mengkomunikasikan dan
benar-benar memenuhi persyaratan pelanggan. Bagian ini juga terdiri dari berbagai
persyaratan bagi desain produk dan perencanaan proses, proyek dan jasa.
Tip: Sebagian besar perusahaan menulis instruksi kerja dan diagram alur untuk
menentukan dan menstandarisasikan proses kerja mereka. Anda akan menghemat banyak
waktu jika Anda mengikuti persyaratan ISO 9001 untuk pengendalian dokumen sejak awal
ketika menulis dokumen-dokumen ini.
Bagian 5: Pengukuran, Analisa dan Peningkatan
Bagian terakhir dari standard ISO 9001:2000 adalah menutupnya dengan menyediakan
persyaratan untuk aktivitas pengukuran dan pemantauan, sehingga perusahaan bisa
segera mengidentifikasi bila ada yang tidak sesuai jalur. Kegiatan pengukuran pemantauan
juga termasuk internal audit dan pemantauan persepsi pelanggan dengan maksud apakah
perusahaan telah memenuhi persyaratan pelanggan. Pengukuran dan pemantauan
memungkinkan perusahaan mengatur berdasakan fakta buak perkiraan.
Tip: Ini adalah bagian yang sangat penting dari standard ISO 9001. Tergantung dari
bagaimana hal tersebut diterapkan, hal ini dapat memberikan tambahan nilai yang luar
biasa atau malah menciptakan birokarsi dan pemborosan. Kami sangat menyarankan
untuk memberikan penekanan dalam bagian ISO 9001 yang krusial ini.
Manual Mutu ISO 9000
Standard mensyaratkan perusahaan menulis manual mutu ISO 9000 yang menjelaskan
bagaimana tiap persyaratan dalam ISO 9001:2000 diterapkan dalam perusahaan. Manual
mutu ISO 9000 merupakan perwujudan dari standard secara spesifik dalam sebuah
perusahaan.
Sementara menulis manual mutu menggambarkan sebuah halangan besar bagi sebagian
besar perusahaan, standard ISO 9001:2000 mensyaratkan lebih detail dalam bentuk
prosedur mutu, kebijakan mutu dan sasaran mutu. Kebanyakan perusahaan melakukan

kesalahan dengan membuat berbagai prosedur yang berbeda untuk memenuhi

persyaratan ini; bagaimanapun, hal ini biasanya awal dari ketidak praktisan dan birokratis
dari sistem mutu ISO 9000.
Tip: Gabungkan persyaratan dokumentasi yang berbeda (contoh; manual mutu, prosedur,
kebijakan perusahan dan sasaran mutu) sebisa mungkin kedalam satu manual mutu yang
komprehensive. Hal ini akan mengurangi pengulangan dan birokrasi, dan menghemat
waktu pelaksanaan sistem mutu. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.
Model Manual Mutu dan Form
Menggunakan model untuk manual mutu ISO 9001, prosedur dan form dapat memberikan
keuntungan yang sangat besar bagi sebuah perusahaan. Model biasanya diambil dari
bentuk manual, prosedur dan form yang sudah ada dan sudah terbukti.
Tip: Manual mutu dan prosedur mutu ISO 9000 adalah bagian yang vital dari sistem mutu
ISO 9001. Anda bisa mendapatkan keuntungan yang sangat besar dengan membeli model
manual mutu yang baik (sebuah manual mutu yang sederhana yang bisa Anda gunakan
sebagai contoh yang baik dan Anda dapat memodifikasi untuk menjadikannya sebagai
manual mutu Anda sendiri). Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.
Apa itu Sertifikasi ISO 9001?
Sertifikasi ISO 9001 juga dikenal dengan registrasi ISO 9001, atau sertifikasi ISO 9000,
atau sertifikasi ISO 9001:2000 (bila mengacu pada versi terakhir dari standard ISO 9001),
atau registrasi ISO 9001:2000. Semuanya itu mengacu pada pengesahan oleh badan
sertifikasi independen bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001 perusahaan Anda
memenuhi semua persyaratan dari standard ISO 9001:2000. All of these refer to an
independent certification body attesting that your companys ISO 9001 quality
management system meets all requirements of the ISO 9001 2000 standard. Secara
khusus, perusahaan sertifikasi mengirim satu atau lebih auditor untuk melakukan audit
awal sistem manajemen mutu. Apabila tidak ditemukan adanya celah yang berarti
terhadap persyaratan ISO 9000, sebuah sertifikat akan diterbitkan. Sertifikat secara
khusus berlaku selama tiga tahun dimana selama periode audit (biasanya tiap 6 - 12
bulan) selalu menunjukkan kesesuaian.
Tip: Evaluasi registrar Anda dengan hati-hati dengan tujuan menemukan sebuah badan
registrasi diamana auditornya fleksibel (karena ada banyak sekali cara untuk memenuhi
persyaratan ISO 9000 dan beberapa mungkin lebih baik untuk bisnis tertentu) dan auditor
yang tidak berkeberatan untuk bertukar pengalaman (auditor tidak diperbolehkan
memberikan konsultasi tetapi mereka diperbolehkan berbagi pengalaman mengenai hal
yang pernah mereka lihat di perusahaan lain).
-------------------------------------------------------------------------------Apa itu Pendekatan Proses ISO?
Standard ISO terbentuk melalui konsep Pendekatan Proses. Dua dari delapan prinsipprinsip manajemen mutu adalah kunci untuk memahami prinsip ini:
Pendekatan Proses - Pahami dan atur sumber daya dan aktivitas perusahaan untuk
mengoptimalkan operasional organisasi.
Pendekatan Sistem pada Manajemen - Tentukan urutan dan interaksi proses dan kelola
semuanya sebagai sebuah sistem. proses harus memenuhi persyaratan pelanggan.
Oleh karena itu, ketika kegiatan dan sumber daya perusahaan diatur secara optimal, dan
dikelola sebagai sebuah sistem, hasil yang diharapkan dapat tercapai dengan lebih efisien.
Untuk mengelola dan meningkatkan proses Anda dengan efektif, gunakan siklus Plan-DoCheck-Act atau PDCA sebagai panduan. Pertama, Anda merencanakan (PLAN) dengan
menentukan proses kunci Anda dan membuat standard mutu untuk proses-proses
tersebut. Berikutnya, Anda lakukan (DO) dengan menerapkan rencana. Ketiga, Anda
periksa (CHECK) dengan menggunakan pengukuran untuk menilai kesesuaian dengan
rencana Anda, dan akhirnya, Anda bertindak (ACT) dengan terus melakukan peningkatan

performa produk Anda.

-------------------------------------------------------------------------------Apa itu Unsur Sistem Manajemen Mutu?
Standard ISO adalah aturan dan panduan terdokumentasi untuk menerapkan sistem mutu
di dalam perusahaan Anda. Spesifikasi teknik tertentu dan/atau kriteria spesifik lain dapat
juga dimasukkan tergantung dari standard yang Anda pilih.
Standard ISO 9001 adalah sebuah model sistem mutu, menggambarkan proses dan
sumber daya dan proses yang diperlukan untuk registrasi sistem mutu perusahaan.
Diagram sistem ISO ini menunjukkan sistem manajemen dan proses yang merupakan
bagian dari standard manajemen mutu ISO. Ikhtisar singkat dari persyaratan kunci seperti
dibawah ini:
QMS - Dokumen proses yang diperlukan untuk memastikan produk atau jasa bermutu
tinggi dan sesuai dengan persyaratan pelanggan.
Management Responsibility - Menyiapkan visi. Menunjukkan komitmen. Fokus pada
pelanggan. Mendefinisikan kebijakan. Semua orang mendapat informasi.
Resource Management - Menugaskan orang yang tepat pada pekerjaan. Menciptakan dan
mengelola ruang kerja yang positif.
Product Realization - Pahami pelanggan dengan jelas, produk, legal dan persyaratan
desain. Pastikan spesifikasi yang ada diikuti. Periksa pemasok Anda.
Measurement, Analysis & Improvement - Identifikasi masalah dan potensi masalah yang
ada. Pantau dan ukur kepuasan pelanggan. Lakukan audit internal. Selesaikan masalah.
-------------------------------------------------------------------------------Mengapa Menerapkan Sistem Manajemen Mutu?
Menerapkan SMM di perusahaan Anda adalah keputusan manajemen yang memerlukan
pertimbangan dari operasional organisasi Anda, strategi, staff dan yang paling penting
adalah pelanggan Anda.
Standard ISO sekarang siap untuk diterapkan oleh organisasi dalam dunia industri mulai
dari manufaktur dan laboratorium sampai pada otomotif dan farmasi. Dalam banyak
contoh, pilihan untuk menerapkan standard ISO dalam sebuah perusahaan tidak hanya
hasil dari pencarian sebuah perusahaan untuk meningkatkan mutu, efisiensi dan
keuntungan, tetapi juga sebagai hasil dari penerapan iso karena:
Perintah dari pemimpin industri tertentu seperti tiga besar (DaimlerChrysler, Ford and GM)
mensyaratkan pemasok otomotif (Lihat ISO/TS 16949)
Dipersyaratkan oleh pelanggan Anda, khususnya bisnis yang berfokus secara internasional
Dipersyaratkan oleh lembaga peraturan luar negeri bagi pemasok produk dengan mutu
yang sensitif, seperti peralatan medis
Perlu untuk menjaga pasar yang ada dan keuntugan kompetitif
Untuk alasan apapun perusahaan Anda memutuskan untuk memperoleh atau
memperbaharui sertifikasi ISO, Anda perlu mempertimbangkan manfaat dan biaya yang
timbul dalam proses ini.
Manfaat ISO
Standard ISO adalah sebuah panduan yang dapat merubah sistem mutu perusahaan Anda
menjadi sebuah sistem yang efektif yang memenuhi dan melampaui harapan pelanggan.
Perusahaan Anda akan mulai menyadari manfaat ini ketika Anda menerapkan dan
mentaati standar mutu ini, dan Anda akan melihat manfaat internal dan external yang
terus bertambah.
Secara internal, proses akan sesuai dengan harapan pelanggan dan tujuan perusahaan,
sehingga membentuk sebuah lingkungan operasional yang lebih terorganisasi untuk

manajemen dan karyawan Anda. Mutu produk dan jasa akan meningkat dengan
menurunnya kerusakan dan pemborosan. Peningkatan proses akan membantu memotivasi
para karyawan dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Produk dan jasa secara
berkesinambungan akan ditingkatkan. Semua manfaat internal ini akan secara terus
menerus menghasilkan kondisi finansial yang lebih baik, sehingga menciptakan nilai lebih
bagi bisnis Anda.
Mengenai manfaat external, sertifikasi ISO menunjukkan pada pelanggan dan pemasok
Anda diseluruh dunia bahwa perusahaan Anda mempunyai rasa percaya diri, kepuasan
dan bisnis yang berkesinambungan. Perusahaan Anda juga mempunyai kesempatan untuk
meningkatkan keunggulan kompetitive, menjaga dan membangun daftar pelanggan, dan
lebih mudah tanggap pada kesempatan pasar diseluruh dunia.
Manfaat sertifikasi ISO 9000 adalah:
Peningkatan: ISO 9001 adalah alat yang bagus untuk mengembangkan fondasi yang kuat
bagi proses dan sistem. Proses dan sistem merupakan hal yang perlu penyelenggaraan
dan pengembangan sebuah perusahaan. Peningkatan mutu berjalan bersama hal tersebut.
ISO 9001 dikembangkan sebagai alat yang nyata untuk meningkatkan perusahaan.
Pemasaran: Sertifikasi ISO 9001 dapat secara efektif digunakan dalam pemasaran karena
dikenal luas sebagai standar mutu; hal itu menunjukkan pada pelanggan Anda bahwa
Anda memperhatikan mutu dengan serius, bahwa Anda proaktif dan bahwa Anda
menempatkan kepuasan pelanggan pada tempat pertama.
Persyaratan Pelanggan: Jika perusahaan Anda menyediakan produk atau jasa bagi
perusahaan lain, bebrapa dari pelanggan Anda mungkin mensyaratkan Anda tlah
disertifikasi ISO 90001 supaya dapat berbisnis dengan Anda.
Biaya ISO
Meskipun biaya penerapannya bisa ditutup denan meningkatnya penjualan, berkurangnya
kerusakan dan meningkatnya produktifitas perusahaan, investasi dari penerapan dan
pengelolaan sistem mutu ISO perlu dipertimbangkan.
Banyak faktor harus dipertimbangkan ketika menghitung biaya penerapan ISO di
perusahaan Anda. Waktu, usaha dan uang yang digunakan organisasi Anda ke dalam
registrasi standard ISO bergantung dari jumlah karyawan, lokasi, standard ISO yang dipilih
untuk registrasi dan kondisi sistem mutu dan proses Anda saat ini. Biaya tersebut meliputi:
Waktu dan usaha manajemen dan karyawan
Upgrade dan membuat dokumen
Pelatihan karyawan
Baiya registrasi
Pengelolaan
Dengan penerapan alat baru, kunci untuk meminimalkan biaya adalah dengan membekali
diri Anda sendiri dengan pengetahuan tentang proses, dan kemudian mendesain rencana
yang mungkin yang mempunyai tujuan yang realistis, sumber daya yang cukup dan jadwal
waktu pelaksanaan. Menggunakan konsultan untuk memandu Anda guna mengontrol
biaya dan mencapai tujuan Anda lebih cepat. Sebagai tambahan, jika Anda mempunyai
lokasi atau departemen yang banyak, biaya dapat ditekan dengan meningkatkan informasi
yang Anda pelajari dan sumber daya yang Anda gunakan ketika Anda melakukan proses
penerapan dan pengeloaan.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
Kapan waktu terbaik untuk memulai penerapan ISO 9001?
Idealnya Anda harus memulai ISO 9001:2000 saat pertama kali Anda memulai perusahaan
Anda. Jika Anda dalam posisi sedang memulai sebuah perusahaan baru, Anda harus
membuat proses bisnis Anda menurut persyaratan ISO 9001:2000 dan mulai menerapkan

ISO 9001:2000 sebelum Anda menrekrut karyawan. Ini adalah pendekatan yang paling
efisien karena perusahaan Anda tidak hanya segera meraih manfaat dari ISO 9000 tapi
Anda tidak perlu mengatasi hambatan untuk berubah ketika mengatur proses kerja supaya
memenuhi persyaratan standard ISO 9001:2000.
Bagaimanapun, sebagian besar perusahaan telah berdiri lama sebelum mereka memulai
menerapkan ISO 9001:2000 mereka. Karena sistem mutu ISO 9001 yang lengkap
membawa banyak manfaat bagi perusahaan, Akan selalu lebih baik untk memulai
penerapan ISO 9001 lebih awal daripada kemudian.
Bagaimana Saya Memulai Penerapan ISO 9000?
Sebagai langkah awal, Anda harus membuat diri Anda terbiasa dengan ISO 9001:2000 dan
persyaratan-persyaratannya. Anda dapat menemukan berbagai informasi bermanfaat dan
link ke bagian Link Bermanfaat. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.
Perlu berapa lama untuk menerapkan ISO 9001?
Tergantung pada Anda dan perusahaan Anda. Yang paling tercepat adalah 2-3 bulan
karena sebagian besar badan sertifikasi ISO 9001 mensyaratkan paling tidak 2 bulan
penerapan ISO 9001 sebelum audit sertifikasi. Paling realistis: jika Anda mempunyai
perusahaan yang relatif kecil (katakan, karyawan kurang dari 20 orang), jika karyawan
Anda termotivasi dan jika mereka tidak menentang adanya perubahan, jika Anda
mendapat dukungan dari semua eksekutif senior, jika Anda dan para manajer lainnya siap
memberikan waktu dan usaha yang berarti dalam usaha keras ini, dan jika Anda
menggunakan model manual mutu ISO 9001 yang benar-benar bagus (sebuah model
manual mutu ISO 9000 yang dapat Anda modifikasi untuk dibuat menjadi manual mutu
Anda sendiri), maka kemungkinan Anda akan dapat memperoleh sertifikasi dalam waktu
yang singkat antara 3-4 bulan; model untuk form ISO 9000 memberikan tambahan
penghematan waktu. Beberapa perusahaan kelihatan lebih lambat, 6-12 bulan masih
merupakan waktu yang wajar. Tetapi, perusahaan yang menulis manual mutu ISO 9001
dan prosedur ISO 9001 dari rancangan mereka sendiri ketimbang menggunakan contoh
model manual mutu ISO 9001 yang sudah terbukti, sering membutuhkan waktu sekitar 2
tahun atau lebih. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.
Apakah kita harus menggunakan konsultan ISO 9000?
Kami menemukan bahwa konsultan ISO 9000 dapat memberikan bantuan yang sangat
besar, dan mereka juta dapat menjadi penyebab kerusakan yang besar, tergantung dari
konsultan konsultannya dan tergantung dari bagaimana Anda menggunakan mereka.
Konsultan ISO 9000 yang baik dapan memberikan nilai tambah sebagai pelatih. Akan
bermanfaat apabila sanga ahli dalam masalah ISO 9000 digunakan untuk memberikan
pelatihan pada perwakilan manajemen ISO 9000, atau untuk "menjual" manfaat ISO 9000
pada manajemen puncak. Bagaimanapun, sebagian besar para konsultan mencoba untuk
menjual jasa konsultasi mereka. Trainer murni ISO 9000 biasanya merupakan pilihan yang
jauh lebih baik. Kami banyak mendengar kasus dimana konsultan ISO 9000 dengan
sengaja membuat persyaratan ISO 9000 kelihatan rumit dan supaya mereka bisa
memberikan harga tinggi bagi jasa konsultasi mereka.
Masalah yang paling umum yang kami temui adalah sistem manajemen ISO 9000 yang
birokratis dan tidak efisien. Ini adalah khas hasil dari konsultan ISO 9000 menulis dan
menerapkan prosedur dan manula mutu ISO 9000 yang berbelit dan rumit.
Jika dibutuhkan bantuan dari luar, kami menyarankan menggunakan trainer murni Iso
9000 (baik in-house maupun public class) untuk melatih perwakilan manajemen dan
eksekutif manajemen. Kami lebih jauh menyarankan mengembangkan sistem manajemen
mutu ISO 9000 in-house yang hasilnya biasanya lebih sesuai untuk perusahaan individual.
Sebuah bantuan dan penghematan waktu yang cukup besar adalah apabila Anda
menggunakan model manual mutu dan model form. Lihat Koleksi Produk kami sebagai
pertimbangan Anda.
Dokumentasi ISO 9000

ISO 9001 mewajibkan beberapa dokomen yang berbeda: sebuah manual mutu, prosedurprosedur mutu, sebuah kebijakan mutu dan sasaran mutu; sebagai tambahan, ISO 9001
mewajibkan instruksi kerja yang menyajikan panduan detail bagi para karyawan tentang
bagaimana cara mereka bekerja. Namun, standar ISO 9001 sangat jelas dimana instruksi
kerja hanya perlu dibuat bila memberikan nilai tambah (sebagai contoh, tukang cat yang
terlatih tidak akan mendapatkan manfaat dari instruksi kerja tentang bagaiman caranya
mengecat; dilain pihak, instruksi ringkas (bisa dalam bentuk form atau gambar),
diletakkan pada mesin, menjelaskan bagaimana cara mengganti filter bisa banyak
menghemat waktu). Form, yang harus disimpan dalam file setelah mereka mengisinya,
adalah juga bagian dari sistem manajemen mutu ISO 9001. Beberapa dari form yang
paling khas adalah Form Laporan Tindakan Perbaikan, Form Penilaian Karyawan dan Form
Survey Pelanggan. Penting untuk dicatat bahwa ISO 9001 tidak meminta secara langsung
form-form tersebut; namun, ISO 9001 meminta informasi catatan tertentu dan sebuah
form yang didesain dengan baik tidak hanya mensyaratkan adanya informasi tetapi juga
memberikan gambaran pada pemakainya melalui proses yang ada.
Tip: Selalu ingatkan pemakai. Beberapa lebih suka instruksi kerja dalam bentuk gamba,
yang lainnya lebih suka dalam bentuk diagram alur. Sebagian besar tidak suka kalimat
yang panjang dan berbelit.
Pengelolaan dan Peningkatan Berkesinambungan dari Sistem Mutu ISO 9001
Penting diketahui bahwan sebuah sistem mutu ISO 9001:2000 itu hidup dan secara
konstan berubah. ISO 9001:2000 memuat peningkatan berkelanjuta sebagai salah satu
dari persyaratan tersebut, dan "peningkatan berkelanjutan" tidak hanya mengacu pada
produk dan jasa sebuah perusahaan tetapi juga sistem manajemen mutu ISO 9001:2000
itu sendiri.
Mencapai Peningkatan Berkesinambungan
Standard ISO 9000 menggabungkan beberapa proses yang membantu sebuah perusahaan
terus meningkat:
Tujuan dan Matrik: tentukan tujuan pada berbagai tingkat dan menggunakan matrik
untuk memantau pencapaiannya.
Umpan Balik Pelanggan: ukur apa yang pelanggan pikir mengenai perusahaan dan
produk atau jasa yang dihasilkan.
Audit Internal: evaluasi secara berkala apakah perusahaan masih memenuhi semua
persyaratan ISO 9000.
Tindakan Perbaikan: secara sistematis mengidentifikasi masalah yang mendasar dari
masalah yang ada dan kemudian memperbaiki penyebabnya.
Tindakan Pencegahan: secara sistematis mencari masalah yang mungkin timbul dan
memperbaikinya sebelum masalah tersebut timbul.
Tinjauan Manajemen: tinjauan manajemen secara berkala mengenai indikator bisnis
yang penting dan perencanaan perbaikan.
Tip: Kami menyarankan tetap menjaga semua karyawan terlibat dalam sistem mutu ISO
9000. Sebuah gagasan yang bagus adalah untuk mengirim informasi-informasi pada
semua karyawan.
Merevisi Manual Mutu ISO 9000
Merevisi manual mutu ISO 9000 dan prosedur mutu ISO 9000 merupakan hal yang normal
dari peningkatan sistem mutu ISO 9000. Revisi-revisi ini bisa mencakup perbaikanperbaikan kecil sampai merubah total sistem mutu ISO 9000 secara keseluruhan. Jika Anda

menemukan sistem ISO 9000 perusahaan Anda berbelit dan birokratis, jika Anda
menemukan karyawan Anda benar-benar negatif dengan ISO 9000, dan jika Anda selalu
melakukan melakukan persiapan panjang setiap menghadapi audit, berarti sistem ISO
9000 Anda mempunyai banyak sekali kesempatan untuk perbaikan dan Anda harus
mempertimbangkan sebuah perubahan secara total.
Permasalahan yang Berhubungan dengan ISO 9000
Merupakan hal yang biasa bila menjumpai karyawan yang mempunyai pandangan negatif
pada ISO 9001. Sebagian besar dari mereka mengeluh tentang birokrasi yang panjang,
banyak pekerjaan tulis menulis dan kerja ekstra sebelum audit. Pada saat yang
bersamaan, mereka merasa tidak ada manfaatnya dengan ISO 9001.
Permasalahan ini bukanlah kegagalan dari ISO 9001 permasalahan ini sebagai akibat dari
cara sistem manajemen mutu 9001 diterapkan!
Masalah Khas #1: Sikap Manajemen dan Kegunaan
Sebelumnya, kita bicara mengenai manfaat ISO 9001: peningkatan internal, persyaratan
pasar dan pelanggan. Apabila manajemen bermaksud menerapkan ISO 9001 hanya untuk
alasan pemasaran atau karena persyaratan pelangan, hasil sistem mutu ISO 9001 sering
kekurangan semua komponen peningkatan internal yang penting. Mungkin saja untuk
berpura-pura (bahkan pada auditor yang berpengalaman) memiliki sistem ISO 9001 yang
efektif yang didesain untuk memperbaiki perusahaan, tetapi harga karena birokrasi dan
efisiensi bisa sangat besar.
Masalah Khas #2: Penerapan oleh Konsultan
Seringkali manajemen memutuskan untuk menyewa konsultan ISO 9000 yang diberi tugas
untuk penerapan ISO 9001. Konsultan ISO 9000 ini berjanji untuk menulis sebuah manual
mutu, prosedur-prosedur mutu dan dokumen-dokumen lainnya; dalam banyak kasus,
mereka juga menyediakan pelatihan penerapan sistem mutu. Masalah khas dengan
pendekatan ini adalah:
Konsultan ISO 9000 tidak terbiasa dengan bisnis, perusahaan dan budaya. Hasilnya adalah
sistim ISO 9001 tidak sesuai dengan perusahaan.
Konsultan ISO 9000 mencoba untuk memberikan biaya tinggi dengan membuat sistem
mutu ISO 9001 yang rumit dan berbelit.
Konsultan ISO 9000 tidak menyesuaikan pada perusahaan tertentu dan membuat sebuah
standar sistem ISO 9000. Sistem standard ini sering dibuat untuk perusahaan besar, dan
biasanya mereka terlalu birokratis bagi perusahaan ukuran kecil dan menengah.
Konsultan ISO 9000 tidak fleksibel. Daripada secara kreatif membentuk sistem ISO 9001
supaya sesuai dengan kenyataan pada sebuah perusahaan, konsultan ISO 9000 mencoba
membuat pada semua perusahaan untuk menggunakan prosedur mutu ISO 9001 yang
didesainnya satu untuk semua.
Masalah Khas #3: Perwakilan Manajemen ISO 9000 Tidak Mempunyai Kekuasaan
Manajemen eksekutif pada beberapa perusahaan secara keliru mempertimbangkan ISO
9001:2000 adalah sebuah tugas dokumentasi daripada perubahan untuk peningkatan dan
model manajemen sistematik. Sebagai konsekuensi dari salah penggambaran ini adalah
penunjukan Perwakilan Manajemen ISO 9001:2000 tanpa kekuasaan untuk membuat
perubahan yang nyata. Dalam situasi ini, adalah sangat umum menemukan perwakilan
manajemen ISO 9000 yang semakin bertambah kecewa yang semaksimal mungkin
berusaha untuk memperbaiki perusahan sementara pimpinan puncak hanya menganggap
biasa terhadap ISO 9001.
Masalah Khas #4: Kurangnya Sumberdaya
Meskipun kemampuan dan manajemen perusahaan diatas rata-rata, penerapan ISO 9000
biasanya memerlukan sumberdaya yang berarti; perwakilan manajemen ISO 9001 perlu

dilatih dan dipandu, manajemen puncak perlu diyakinkan mengenai konsep dari ISO 9001
dan manfaatnya, manual mutu ISO 9001, prosedur mutu ISO 9001 dan dokumentasi ISO
9001 lainnya perlu ditulis, proses kerja di perusahaan perlu dianalisa dan dirampingkan,
karyawan perlu dilatih, dll. Hal ini penting bagi suksesnya penerapan ISO 9001 dimana
manajemen cukup mengalokasikan waktu maupun sumber daya finansial (sebagai contoh,
untuk model manual mutu ISO 9001, atau untuk pelatihan karyawan, atau untuk audit
internal dan pelatihan auditor, dll).
Masalah Khas #5: Kurang Perbaikan
Adalah salah pemahaman yang umum bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001 perlu
diterapkan, disertifikasi dan hanya itu. Pada kenyataannya, bahwa sistem ISO 9001 harus
secara konsisten berevoluse sebagaimana perusahaan berubah, seperti kondisi pasar yang
berubah, seperti produk yang berubah, seperti teknologi yang meningkat dan seperti
kompetisi yang terus bergerak maju.
Masalah Khas #6: Membuat Jadi Rumit
ISO 9001 tidak perlu rumit!. Pada kenyataannya, sistem ISO 9001 yang lebih baik adalah
manual mutu ISO 9001 yang lebih mudah diikuti dan lebih mudah dipahami! Ada banyak
sekali alasan untuk sistem yang terlalu berbelit dan birokratis, termasuk yang disebutkan
diatas, termasuk auditor yang tidak fleksibel, dan termasuk pelatihan yang buruk.
Tip: Menarik untuk dicatat bahwa permasalahan yang digambarkan itu adalah lebih pada
konsekuensi langsung dari tindakan manajemen dan sikap manajemen, dari pada yang
sering dipersalahkan yaitu penolakan karyawan terhadap ISO 9000. Memastikan bahwa
pimpinan puncak membeli manfaat ISO 9000 dan pimpinan puncak tetap secara aktif
terlibat dalam ISO 9000 akan secara dramatis meningkatkan sistem ISO 9001:2000.
Sangat disarankan untuk dilakukan tinjauan eksekutif oleh pelatih yang kompeten sebelum
mulai penerapan ISO 9001:2000.
Tip: Penerapan ISO 9001:2000 oleh orang dalam perusahaan sebagai ganti dari konsultan
dari luar dalam banyak kasus tidak hanya lebih murah tapi juga memberikan hasil yang
sistem manajemen mutu yang lebih efisien. Kami sarankan menunjuk seorang manajer
sebagai perwakilan manajemen ISO 9001 yang mempunyai otoritas cukup untuk
melakukan perubahan didalam, kemudian siapkan orang ini dengan standard ISO
9001:2000 (ada banyak pelatihan publik bagus yang tersedia), kemudian beri orang ini
sumber daya untuk mendapatkan sebuah model atau contoh yan bagus bagi sebuah
manual mutu ISO 9001 dan prosedur ISO 9001, dan pastikan semua bagian didalam
perusahaan mengalokasikan cukup waktu untuk bekerja dengan perwakilan manajemen
ISO 9001 ini.
Tip: Pilih badan sertifikasi ISO 9000 Anda dengan hati-hati! Kami sarankan Anda
membandingkan beberapa badan registrasi ISO 9001 yang berbeda dan berikan perhatian
khusus terhadap latar belakan auditornya dan terhadap sikapnya, terhadap berbai ide
(untuk memastikan objektifitas, auditor tidak diijinkan memberi konsultasi; namun,
beberapa badan registrasi membolehkan auditornya untuk berbagi pengalaman mereka).
-------------------------------------------------------------------------------Modul ISO
ISO 9001:2000
ISO 9001 menetapkan aturan dan panduan untuk penerapan sebuah sistem manajemen
mutu kedalam organisasi dalam segala ukuran dan gambaran. Standard termasuk
manajemen mutu yang berorientasi pada proses yang mempunyai unsur peningkatan
berkelanjutan. Penekanan kuat ditujukan pada kepuasan pelanggan. Perusahaan yang
terdaftar ISO 9001 dapat memberikan pada pelanggan mereka jaminan penting mengenai
mutu dari produk dan/atau jasa mereka.
Semua persyaratan dari Standard Internasional ini dapat diterapkan pada semua jenis

organisasi yang berbeda.