SI086
PENDAHULUAN
Deskripsi Materi
Konsep dan pengertian SIM, teori organisasi manajemen, pendekatan sistem, pemecahan
masalah bisnis dengan sistem informasi, teknologi informasi (komputer dan komunikasi), sistem
informasi untuk mengambil keputusan, evaluasi sitem informasi, siklus hidup sistem, implikasi etis
dari teknologi informasi, peranan CBIS sebagai alat Bantu pengambilan keputusan.
Prasyarat
Mata kuliah Pengantar Manajemen, Pengantar Teknologi Informasi (PTI)
Petunjuk pemakaian modul
1. Pahami mata deskripsi materi
2. Pahami kompetensi dasar dengan indikatornya
3. Bacalah bab demi bab dengan cermat dan teliti
Standar kompetensi
Mampu memahami konsep dan pengertian SIM termasuk siklus hidup sistem serta
inplementasinya terhadap dunia nyata.
BAB I
Sistem, Informasi dan lingkungannya.
Kompetensi dasar :
1. Menjelaskan bentuk sistem
2. Menjelaskan karakteristik sistem
3. Menjelaskan sistem vs subsistem
4. Menjelaskan macam-macam sistem
A. Pengertian Sistem
Sistem terbagi menjadi dua pendekatan, yaitu dilihat dari pendekatan sistem yang
menekankan pada prosedurnya dan pendekatan sistem yang menekankan pada
elemen/komponennya.
Sistem dilihat dari prosedurnya menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan
Warren D. Stallings, Jr sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2001).
Berdasarkan pada elemen/komponennya sistem merupakan kumpulan dari elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan teretentu (Jogiyanto, 2001).
Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa :
Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang berinteraksi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.
Ciri utama dari sebuah sistem adalah berorentasi untuk mencapai tujuan. Tujuan itu dapat disebut
menciptakan nilai dengan mengkombinasikan sumber daya dengan cara-cara tertentu. Tiap sistem
sebenarnya mempunyai tujuan ganda, namun salah satu biasanya dijadikan prioritas utama
sehingga perlu untuk menentukan urutan prioritas. Pentingnya menentukan prioritas, salain
banyaknya tujuan kadang-kadang tujuan-tujuan tersebut dapat saling bertentangan.
Contoh sistem :
Sistem fisik
Sistem peredaran dara
Sistem transportasi
Sistem sekolah
Sistem Komputer
Sound Sistem
Uraian
Jantung dan urat-urat yang menggerakkan darah
keseluruh tubuh
Petugas, mesin dan organisasi yang menjalankan
transportasi barang
Bangunan, pendidik, petugas administrasi, buku-buku
dan sebagainya.
Perangkat keras, perangkat lunak, perangkat akal yang
berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan
computer.
Peralatan yang berfungsi bersama untuk menalankan
pengolahan suara.
B. Karakteristik Sistem
Sesuatu baru dapat disebut sistem, jika memunyai sifat atau karakteristik tertentu, yaitu :
1. Mempunyai elemen-elemen (elements)
2. Mempunyai batas (boundary)
3. Mempunyai lingkukunganluar (envirounments)
4. Mempunyai penghubung (interface)
5. Mempunyai masukkan (input)
6. Mempunyai keuaran (output)
7. Mempunyai pengolah (process)
8. Mempunyai sasaran (obyectives) atau tujuan (goal).
1. Elemen Sistem (elements)
Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem, suatu sistem
betapun kecilnya selalu mengandung elemen-elemen.
Dengan kata lain elemen adalah bagian yang terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi,
contoh : pada sistem komputer adalah tombol pada keyboard
2. Batas Sistem (boundary).
Batas sistem merupakan daerah yang mebatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau
dengan lingkungnnya lainnya. Batas sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu
kesatuan.
Batasan sistem, lingkungan yang membatasi sistem berupa :
- Personel
- Peraturan-peraturan
- Peralatan
- Biaya-biaya, dsb
3. Lingkungan Luar (envirounments)
Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi dan dipengaruhi
operasi sistem.
Contoh : pada sistem komputer, sistem listrik adalah lingkungan luar
4. Penghubung Sistem (intervace)
Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya.
Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan subsistem lainnya melalui penghubung.
Contoh : kabel pada sistem komputer.
5. Masukkan Sistem (input)
Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, berupa masukan perawatan
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input
Energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.
Contoh : energi listrik, sistem software pada sistem komputer.
Signal input
Energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
Data Internal adalah data yang bersumber dari hasil observasi yang dilakukan oleh yang
bersangkutan.
Data Eksternal adalah data yang diperoleh dari observasi orang lain, meliputi
1. Data eksternal primer adalah data yang diperoleh dari orang lain yang melakukan
observasi sendiri.
2. Data eksternal sekunder adalah data yang diperoleh dari orang lain yang dikutip dari
ucapan atau penelitian orang lain.
Contoh data : 75, 65, 72, 76, 84, 82, 45, 60 (tidak mempunyai arti dan nilainya)
Apabila ditambahkan penjelasan sebagai berikut:
Angka-angka tersebut berat badan dari beberapa orang yang berada lift Galeria Mall.
Data tersebut sudah mempunyai arti tapi belum mempunyai nilai, dalam arti kata mempengaruhi
perilaku atau pengambilan keputusan.
Berikutnya kita olah data tersebut untuk menjawab sebuah pertanyaan,
Berapa berat keseluruhan orang yang berada di lift ?
Sekarang kita dapat mengolah data asli tersebut dengan menggunakan penjelasan dari
pertanyaan di atas, untuk menghasilkan data baru yang mempunyai arti dan nilai yaitu informasi.
Sekarang dapat diambil keputusan, semisal kapasitas maksimal lift 500 kg, maka salah satu
diantara mereka harus ada yang turun agar lift bisa naik, karena berat keseluruhan adalah 559 kg.
DATA
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi,
yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data
sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat
menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang
menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang
kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual.
Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil
roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.
Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang atau suara
binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio.
Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja
dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau
aktivitas.
E. Pengertian database.
Merupakan kumpulan terpadu dari data yang disusun secara logis dan dikendalikan
secara sentral.
Database secara sendirian tidak mengandung arti dan nilai apapun.
Contoh : presensi mahasiswa, data karyawan, buku telepon dan sebagainya.
F. Pengertian Informasi
Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem? Secara
umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum
atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Kejadian-kejadin (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.
Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan
orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Disimpulkan bahwa :
Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan pengetahuan untuk
membantu pengambilan keputusan.
Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu
informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas informasi dari tiga pilar utama yakni;
akurat, tepat pada waktunya, dan relevan. Namun selain tiga hal diatas ada juga yang
menambahkan dua elemen lagi yaitu kelengkapan dan kejelasan informasi.
Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Informasi tersebut harus jelas mencerminkan maksudnya karena dari sumber
informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang
dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi
merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan, bila pengambilan keputusan terlambat,
maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak,
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi
menggunakan suatu model proses tertentu. Selanjutnya penerima informasi membuat suatu
keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang
akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses
kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini oleh John Burch
disebut dengan siklus informasi (information cycle).1 Siklus ini disebut juga dengan siklus
pengolahan data (data processing cycles).
Proses
(Model
)
Input
(Data)
Output
(Information)
Dasar
Data
Data
(ditangkap)
Penerima
Hasil
Tindakan
Keputusan
Tindakan
Siklus Informasi
Definisi Sistem Informasi Manajemen
Adalah sistem manusia/mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi
guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan
dalam sebuah organisasi
Elemen fisik SIM
1. Perangkat keras (hardware)
2. Perangkat Lunak (software)
a. Perangkat lunak sistem umum
(system software)
b. Perangkat Lunak terapan umum
( application software)
3. Data base
4. Prosedur (pedoman program/user guide)
5. Petugas pengoperasian (Sistem Aanalis, Pengola database, Spesialis
Jaringan, programmer, operator).
John Burch, Gary Grudnitski, Information System Theory and Practice, (Edisi keempat; New York: John
Wiley & Sons, 1986) hal. 3.
Perangkat
INPUT
KEYBOARD
Perangkat PROCESS
REGISTER
CONTROL UNIT
POINTING
DEVICE
ALU
SCANNER
CENSOR
VOICE
RECOGNIZER
Perangkat
OUTPUT
PRIMARY MEMORY
RAM
ROM
HARD COPY
DEV.
. Impact Printer
. Non Impact
Printer
. Pen Plotter
. Inkjet Plotter
. Computer
Output
SOFT COPY DEV.
to Microfilm
. Visual Display Unit
(COM)
. Flat Panel Display
. Electro
luminescent
Display
. Speaker
SECONDARY MEMORY
SAS
D
DAS
D
Register
Merupakan simpanan kecil yang mempunyai kecepatan tinggi, lebih cepat
sekitar 5 sampai 10 kali dibandingkan dengan kecepatan perekaman atau
pengambilan data di main memory.
Register digunakan untuk menyimpan instruksi dan data yang sedang
diproses oleh CPU, sedang instruksi-instruksi dan data lainnya yang
menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di main memory.
Main Memory (Memori Utama)
Main memory atau main storage atau internal memory atau internal
storage atau primary storage atau temporary storage atau immediate
access storage.
Main Memory terdiri dari :
- Random access memory (RAM)
digunakan untuk menyimpan program dan data yang akan diproses
oleh CPU
- Read only memory (ROM)
Hanya dapat dibaca saja dan tidak dapat diisi.
Isi ROM sudah diisi oleh pabrik pembuatnya, berupa:
- Bootstrap program
diperlukan untuk mengambil pertama kali sistem operasi dari
diskette atau dari hard disk. Proses ini disebut dengan booting.
- BIOS (Basic Input Ouput Systems)
Merupakan perangkat lunak untuk mengoperasikan alat-alat
input/output di sistem komputer.
Instruksi-instruksi yang tersimpan di ROM ini disebut juga
dengan microinstructions atau microcode atau disebut juga
dengan firmware, karena hardware dan software dijadikan satu
oleh pabrik pembuatnya
Dalam kasus yang lain, memungkinkan untuk mengubah isi dari ROM, yaitu
dengan cara memprogram kembali instruksi-instruksi yang ada di dalam
ROM tersebut. ROM yang dapat diprogram kembali adalah:
PROM (Programmable Read Only Memory)
Jenis:
Proprietary application software: program yang khusus dibuat untuk
konsumsi pemesan
Off-the-shelf application software: program yang dapat dibeli, sewa
beli (leased), dan disewa secara bebas
Sistem Informasi
Berbasis Komputer
(CBIS)
Sistem
Informasi
Akuntansi
Masala
h
Keputusan
Informasi
Sistem
Informasi
Manajemen
Sistem
Pendukung
Keputusan
Pemecaha
n Masalah
Sistem
Otomatisasi
Kantor
Sistem
pakar
Gambar
Tugas SIA
Mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta perorangan dan organisasi
diluar lingkungan perusahaan.
Karakteristik SIA
Melaksanakan tugas yang diperlukan
Berpegang pada prosedur yg relatif standar
Menangani data yang rinci
Terutama berfokus historis
Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal
Tugas SIM
Menyediakan informasi pemecahan masalah bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa.
(sekelompok Manajer)
Tugas DSS
Menyediakan informasi bagi Manajer untuk memecahkan masalah yang spesifik. (satu orang
manajer)
Tujuan DSS
Membantu manajer membuat keputusan untuk memacahkan masalah semi terstruktur
Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya
Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer
Aplikasi OA
Pengolahan kata (word processing)
Surat elektronik (electronic mail)
Voice mail
Kalender elektronik
Konferensi audio
Konferensi video
Konferensi computer
Faksimil
DLL
Sistem Pakar (expert system)
Sistem pakar terdiri dari 4 bagian utama yaitu : user interface, knowledge base, inference
engine, development engine.
User interface bisa berupa input/output multimedia, misal bisa menggunakan kamera.
Knowledge base menggunakan aturan-aturan untuk mengekpresikan logika masalah yang
pemecahannya dibantu oleh sistem pakar.
Inference engine menggunakan penalaran yang serupa manusia dalam mengolah isi dari
knowledge base.
Development engine terdiri dari bahasa pemrograman.
Sistem Informasi
ES
OA
SIA
SIM, DSS,
Peran
Kompetisi
Kolaborasi
Komunikasi
Effektifitas
Efisiensi
Peran Efisiensi
Peran Efektifitas
Peran Komunikasi
Peran Kolaborasi
Peran Kompetisi
Sistem Informasi
Perusahaan B
1. Meminta spesifikasi produk
Aplikasi
Pembelian
Aplikasi
Penjualan
Aplikasi
Utang
Dagang
5. Faktur tagihan
6. Otorisasi
pembayaran
Bank
Perusahaan A
Aplikasi
Piutang
Dagang
8. Konfirmasi
pembayaran
Bank
Perusahaan B
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Keamanan
Keamanan akses.
Keamanan transmisi.
Beban trafik yang terlalu overload.
Kesulitan sensor.
Kesulitan mengukur kinerja dari situs, apakah keberhasilannya akan
diukur dari jumlah orang yang mengunjungi atau diukur dengan cara lain.
Perangkat Lunak
Bahasa
Sistem Operasi
BIOS
Perangkat Keras
Pengelola
Database
Pemakai
Analis
Sistem
Programer
Operator
Komputer
Spesialis
Jaringan
Gambar
Rantai Komunikasi Tradisional
Gambar rantai komonukasi tradisional menggambarkan bagaimana para spesialis ini
dan pemakai bekerja sama mengembangkan sistem berbasis komputer. Panah-panah
menggambarkan arus komunikasi, termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke
pemakai. Pemakai dapat berupa seorang manajer, non-manajer, atau suatu individu
atau organisasi dalam lingkungan perusahaan.
Analis sistem
(system analist)
Pekerjaannya :
1. Menganalisis masalah
2. Merancang sistem secara umum meliputi membuat : flowchart system dan
DFD (data flow diagram)
Peran Sekarang
80% pengetahuan bisnis
Berorientasi pada manusia
Penekanan pada kompetisi
Perencanaan
strategi
Pengendalian
manajemen
Pengendalian
operasi
manajemen
tingkat
atas
manajemen
tingkat
menengah
manajemen
tingkat
bawah
Adalah penerapan program dengan pedoman yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen
yang difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.
Ekstern
(75%)
(25%)
(50%)
(25%)
(50%)
Intern
(75%)
Ringkas
(75%)
(25%)
(50%)
(50%)
Rinci
(75%)
Perencanaan
strategi
Pengendalian
manajemen
Pengendalian
operasi
manajemen
tingkat
atas
manajemen
tingkat
menengah
manajemen
tingkat
bawah
1. Pengawasan langsung
2. Terprogram
3. Terstruktur
4. Mudah diprediksi
5. Informasi umumnya
mudah tersedia
Perencanaan
strategi
Pengendalian
manajemen
Pengendalian
operasi
Tingkatan Manajemen
manajemen
tingkat
atas
manajemen
tingkat
menengah
manajemen
tingkat
bawah
Perencanaan
strategi
Pengendalian
manajemen
Pengendalian
operasi
manajemen
tingkat
atas
Informasi
pemecahan
masalah
manajemen
tingkat
menengah
Informasi
pengarahan
perhatian
manajemen
tingkat
bawah
Informasi
pengumpulan
data
Karakteristik Informasi
Perencanaan
strategi
Pengendalan
manajemen
Pengendalian
operasi
manajemen
tingkat
atas
Informasi
pemecahan
masalah
manajemen
tingkat
menengah
Informasi
pengarahan
perhatian
manajemen
tingkat
bawah
Informasi
pengumpulan
data
Flowchart
Sistem flowchart menggambarkan tahapan
proses dari suatu sistem, sedangkan
Program flowchart menggambarkan uruturutan intruksi dari suatu program.
Sistem flowchart
Simbol untuk input/output
Simbol dokumen file yang berupa kertas,
misalnya: hasil print out, formulir dsb.
1. Tersaring, padat
2. Luas
3. Tidak rutin
4. Tidak terskedul
5. Masa depan,
prediksi
6. On-line
7. Eksternal
1. Terinci, tidak
padat
2. Terfokus
3. Rutin
4. Terskedul, periodik
5. Historis
6. Off-line
7. Internal
Simbol Pembamtu
Arah data/arus data
DAFTAR PUSTAKA
1. Cheryl L.Dun,
Eterprise Information System, McGrawHill, 2005
2. Gordon B.Davis, Management Information System : Conceptual and Development,
Mc.Graw Hill,1992
3. James A OBrein,Introduction to Information System, Prentice Hall ,2001
4. James A OBrein, Management Information System,, Prentice Hall, 2004
5. Jogiyanto HM,MBA, Akt., Ph.D, Sistem Teknologi Informasi, Andi Offset, 2003
6. Kenneth C.Laudon & jane P.Laudon, Management Information Systems :
Organization and Technololgy in the Network Enterprise, Prentice Hall, 2004
7. M.Suyanto, Sistem Informasi Manajemen, IMKI Yogyakarta, 1999
8. Raymond Mc.Leod,Jr Management Information System, Prentice Hall, 2001
9. Robert G.Murdick, Information System for Nodern Management, Prentice-Hall, 1999