DIPLOMADO
PROJECT MANAGEMENT
GESTIN DE RIESGOS
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DEFINICIONES DE RIESGO
Es un evento o condicin incierta, que si sucede, tiene un efecto en por lo menos uno de los
objetivos.
Tambin es definido como un fenmeno que perciben en menor o mayor escala todos los
agentes vinculados a la ejecucin del proyecto.
Tiene asociados tres elementos primarios: evento (cambio no deseado), probabilidad (posible
ocurrencia) e impacto (cantidad apostada en el evento)
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GESTIN DE RIESGOS
La gestin de riesgos est compuesta de un conjunto de herramientas que le permiten al gestor de proyectos enfrentarse a la ejecucin de
su trabajo con mayor seguridad, teniendo como meta alcanzar los objetivos trazados. Esta gestin incluye los procesos la:
Planificacin
Clasificacin
Identificacin
Anlisis
Monitoreo
Control de
los riesgos.
El alcance de los objetivos de un proyecto puede depender de los costes, la calidad, el personal, el cronograma, los factores ambientales, la
situacin poltica actual, la satisfaccin del cliente, etc. Todos estos factores representan riesgos para el proyecto y de no hacerse una correcta
gestin a los mismos se puede pasar a la administracin de crisis, lo cual puede impactar el proyecto en demoras, baja calidad del producto,
demandas, insatisfaccin, mala imagen, etc.
Un gestor de proyectos que hace una mala gestin de riesgos, tendr que pasar a administrar crisis. En la gestin de riesgos, el gestor debe
comenzar por elaborar un plan donde queden consignadas todas las estrategias a seguir de acuerdo con los riesgos identificados. En este
documento debe quedar perfectamente definido todo lo referente al personal, los reportes, las reuniones, el presupuesto y las variables.
Debe quedar perfectamente cuantificado y cualificado cada riesgo, de forma tal que se pueda asignar un nivel de prioridad, que permita
abordar la gestin desde un punto de vista integral.
Al identificar los riesgos se deben contemplar todas las variables internas y externas que puedan llegar a afectar el proyecto, rechazando la
mentalidad de creer que los riesgos son cosas aisladas que dependen de factores ajenos.
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La ejecucin de un proyecto tiene asociados riesgos de todo tipo, por tanto, el gestor del proyecto no solo debe
estar preparado para identificarlos, controlarlos y administrarlos, sino tambin debe estar en capacidad de
afrontarlos con los recursos de que dispone. Como se menciona en PMBOK, la mejor vacuna para los riesgos
potenciales en la ejecucin de un proyecto es un adecuado y confiable proceso de planeacin.
Es importante tener en cuenta que para que la gestin de riesgos arroje los resultados esperados todas las reas de
la organizacin se deben ver involucradas y comprometidas, es decir, es una tarea conjunta entre el alcance, el
entorno, la calidad, el tiempo, el coste, la logstica, los recursos humanos, la comunicacin y la informacin.
Cuando se comienza la ejecucin del proyecto, antes de plantear fechas se debe realizar una simulacin que
permita evaluar los resultados a posibles escenarios que involucren factores cmo el clima, el entorno, los impactos
ambientales, la moneda, la bolsa, etc. Slo de esta manera se puede comenzar a tomar acciones que permitan
anticipar las crisis, controlar los riesgos y minimizar su impacto.
Un gestor que conoce y asume los riesgos, es un elemento de la organizacin que puede tomar decisiones con
mayor facilidad, evitando que se creen focos de riesgos, utilizando herramientas tales como, convocatorias,
licitaciones de proveedores, precalificaciones, anlisis de propuestas, definicin de estndares de calidad, monitoreo,
promulgacin de procedimientos, designacin de interventores, manejo adecuado del presupuesto y dems.
La incertidumbre del riesgo depende de la cantidad de informacin valiosa y disponible con que se cuente. Cuanta
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La gestin de riesgos no slo permite prepararse para tomar acciones preventivas, sino que tambin alertan sobre la
viabilidad. Por ello, durante el anlisis de riesgos, se debe realizar una categorizacin y a su vez contemplar las
restricciones existentes en el proyecto, ya sean polticas, legislativas, tcnicas, sociales, ambientales, humanas o
presupuestarias. Esto permite al gestor situarse en terreno slido y analizar objetivamente si el proyecto se encamina
hacia un panorama favorable o desfavorable.
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1.Riesgos gerenciales:
contemplan todo lo relacionado con la organizacin ejecutante, incluyen los objetivos de coste, tiempo y alcance mal definidos; las inconsistencias organizacionales internas, la priorizacin, el
posible conflicto de recursos frente a otros proyectos, las fallas en la programacin, las limitaciones operativas y las fallas presupuestarias.
2. Riesgos externos:
Son todos los relacionados con los eventos fuera de control de la organizacin tales cmo, cambios en el ambiente legal o regulatorio, asuntos relacionados con la mano de obra, cambios en las
prioridades del dueo, riesgos relativos al pas y el clima.
3. Riesgos tecnolgicos:
Tienen en cuenta la probabilidad de falla de los recursos tecnolgicos utilizados, la obsolescencia de los mismos, su aplicabilidad, su aprobacin, el cumplimiento de los estndares de la industria y
sobretodo su confiabilidad.
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5.1 Riesgo
econmico:
5.2 Riesgo
Financiero:
5.3 Riesgo
cambiario:
Referencian
la
incapacidad
gerencial de la
organizacin
ejecutante para
mantener
los
costes dentro del
presupuesto
inicial. Es posible
que esto llegue a
pasar
si
por
ejemplo
es
necesario
cambiar
un
insumo y el valor
del nuevo es
excesivamente
alto sin dar lugar
a otra alternativa.
Cuando
hay
incapacidad
de
parte
de
los
gestores
o
propietarios
de
realizar el cierre
financiero.
Cuando
es
necesario
importar insumos,
y la tasa de
cambio
se
incrementa de tal
manera que hace
insostenible
la
viabilidad
del
proyecto.
5.4 Riesgos de
suministro de
insumos:
Este es uno de los
riesgos
que
requiere uno de
los anlisis ms
serios, ya que la
organizacin
debe
estar
completamente
segura de la
calidad de los
insumos,
la
capacidad
del
proveedor,
la
permanencia en
el mercado, el
valor
acordado
entre otros.
5.5.Riesgo poltico:
Contempla
la
inestabilidad de
los gobiernos, los
cambios de la
legislacin,
las
situaciones
de
orden pblico y
los cambios en
relaciones
polticas
internacionales.
5.6 Riesgo
ambiental:
Se
presenta
cuando el trmite
de las licencias
ambientes retrasa
el
cronograma,
cuando
la
exigencia
legislativa
representa
realizar rediseos
costosos
de
tecnologa y el
pago de elevadas
multas en caso de
inconvenientes.
5.7
Riesgo
fuerza mayor:
de
Referencian
cualquier
acontecimiento
no previsto, ya
sea
poltico,
social,
tcnico,
natural,
catstrofes, etc.
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CASO
Riesgo ambiental:
Riesgo Social:
Riesgo poltico:
Riesgos tecnolgicos:
El cliente no entrega
oportunamente la informacin.
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Iniciacin
Planificacin
1.
2.
3.
4.
5.
Planificar la gestin
de riesgos.
Identificar los
riesgos.
Realizar el anlisis
cuantitativo de los
riesgos.
Realizar el anlisis
cualitativo de los
riesgos.
Planificar la
respuesta a los
riesgos.
Ejecucin
Control
Cierre
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Entradas
1 Plan para la direccin
del proyecto.
2- Acta de constitucin del
proyecto.
3 Registro de interesados.
4 Factores ambientales de la
empresa.
5 Activos de los procesos de la
organizacin.
Herramientas y tcnicas
1 Tcnicas analticas.
2 Juicio de expertos.
3 Reuniones
Salidas
1 Plan de gestin de los
riesgos.
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2. Roles y responsabilidades:
Define al lder, el apoyo y a los miembros del equipo de gestin de riesgos para cada tipo de actividad del plan de gestin de riesgos y explica sus
responsabilidades.
3. Presupuesto:
Asigna recursos y estima los fondos necesarios para la gestin de riesgos, a fin de incluirlos en la lnea base del desempeo de costes y establece los protocolos
para la aplicacin de la reserva para contingencias.
4.Calendario:
Define cundo y con qu frecuencia se realizar el proceso de gestin de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, establece los protocolos para la
utilizacin de las reservas para contingencias del cronograma y prev las actividades de gestin de riesgos que deben incluirse en el cronograma del proyecto.
5. Categoras de riesgo:
Proporciona una estructura que asegura un proceso completo de identificacin sistemtica de los riesgos con un nivel de detalle coherente, y contribuye a la
efectividad y calidad del proceso de identificar los riesgos.
Una organizacin puede utilizar una matriz de categorizacin elaborada previamente, la cual puede consistir en una simple lista de categoras o en una Estructura
de Desglose del Riesgo (RBS).
La RBS es una descripcin jerrquica de los riesgos del proyecto, identificados y organizados por categora y subcategora de riesgo, que identifica las distintas reas13
y causas de posibles riesgos.
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10. Seguimiento:
Es necesario registrar de forma documentada las actividades de gestin de riesgos con el fin de beneficiar el proyecto, teniendo en cuenta las necesidades futuras y las
lecciones aprendidas. Tambin es necesario documentar los procesos de gestin de riesgos cuando son auditados y la forma en que las auditorias son realizadas.
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2. IDENTIFICACIN DE RIESGOS
En este proceso se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto documentando sus caractersticas. Sus entradas y salidas se detallan a
continuacin.
Entradas
1 Plan de gestin de los riesgos.
Herramientas y tcnicas
1 Revisiones a la documentacin.
2 Tcnicas de recopilacin de
informacin.
4 Anlisis de supuestos.
5 Tcnicas de diagramacin.
9 Registro de interesados.
6 Anlisis FODA.
7 Juicio de expertos.
Salidas
1 Registro de riesgos
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supuestos, los archivos de proyectos anteriores, los contratos y otra informacin. La calidad de los planes, as como la consistencia entre dichos
planes y los requisitos y supuestos del proyecto, pueden ser indicadores de riesgo en el proyecto.
2. Anlisis SWOT (o DAFO: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades): Esta tcnica examina el proyecto desde cada uno de los
aspectos DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) para aumentar el espectro de riesgos identificados, incluyendo los riesgos
generados internamente. La tcnica comienza mediante la identificacin de las fortalezas y debilidades de la organizacin, enfocndose ya
sea en la organizacin del proyecto o bien en aspectos comerciales en un sentido ms amplio. A menudo, estos factores se identifican
utilizando la tormenta de ideas. El anlisis DAFO identifica entonces cualquier oportunidad y amenaza para el proyecto, procedentes
respectivamente de las fortalezas y debilidades de la organizacin. El anlisis DAFO tambin examina el grado en el que las fortalezas de la
organizacin contrarrestan las amenazas, y las oportunidades que pueden servir para superar las debilidades.
3. Juicio de expertos: los expertos con experiencia apropiada, adquirida en proyectos o reas de negocio similares, pueden identificar los riesgos
directamente. El director del proyecto debe identificar a dichos expertos e invitarlos a considerar todos los aspectos del proyecto, y a sugerir
los posibles riesgos basndose en sus experiencias previas y en sus reas de especializacin. Debe tenerse en cuenta la parcialidad de los
expertos en este proceso.
4. Tcnicas de recopilacin de informacin: algunos ejemplos de tcnicas de recopilacin de informacin utilizadas en la identificacin de riesgos
son:
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4.2.Tcnica Delphi.
Es una manera de lograr un consenso de expertos. Los expertos en riesgos del proyecto participan en esta tcnica de forma annima.
Un facilitador utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los riesgos importantes del proyecto. Las respuestas son resumidas y luego enviadas nuevamente a los expertos para que
realicen comentarios adicionales. En pocas rondas, mediante este proceso se puede lograr el consenso. La Tcnica Delphi ayuda a reducir parcialidades en los datos y evita que cualquier
persona ejerza influencias inapropiadas en el resultado.
4.3.Entrevistas.
La realizacin de entrevistas a los participantes experimentados del proyecto, a los interesados y a los expertos en la materia puede ayudar a identificar los riesgos.
4.4.Anlisis causal.
Es una tcnica especfica para identificar un problema, determinar las causas subyacentes que lo ocasionan y desarrollar acciones preventivas.
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Entradas
1 Plan de gestin de los
riesgos.
2 Lnea base del alcance.
3 Registro de riesgos.
Herramientas y tcnicas
1 Evaluacin de probabilidad e
impacto de los riesgos.
2 Matriz de probabilidad e
4 Factores ambientales de impacto.
la empresa.
3 Evaluacin de la calidad de
los datos sobre riesgos.
5 Evaluacin de la urgencia de
los riesgos.
6 Juicio de expertos.
Salidas
1 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.
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Herramientas y tcnicas
Salidas
y representacin de datos.
3 Plan de gestin del
1. Actualizaciones a los
cronograma.
2 Tcnicas de anlisis
documentos del proyecto.
cuantitativo de riesgos y de
4 Registro de riesgos.
5 Factores ambientales de la modelado.
empresa.
3 Juicio de expertos
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Herramientas y tcnicas
1 Estrategias para riesgos
negativos o amenazas.
Salidas
1 Actualizaciones al plan
2 Estrategias para riesgos para la direccin del
positivos u oportunidades. proyecto.
3 Estrategias de respuesta 2 Actualizaciones a los
a contingencias.
documentos del proyecto.
4 Juicio de expertos
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Razonable:
El coste-rendimiento de respuestas al riesgo debe definirse para que el tiempo, esfuerzos y dinero que se usan
en abordar el riesgo no sean ms del presupuesto disponible o el grado del riesgo al que est expuesto el
proyecto.
Procesable:
Debe definirse el tiempo en el que las respuestas al riesgo deben cumplirse para abordar el riesgo.
Alcanzable:
si su respuesta planificada es espera un milagro o inventa una nueva solucin radical, es posible
que quede decepcionado!
Valorada:
toda respuesta al riesgo debe funcionar! El riesgo-rendimiento de una respuesta se define mejor al
hacer una valoracin de riesgo despus de responder.
Convenida:
El consenso y compromiso de los interesados deben obtenerse antes de que se alcance acuerdo en las
respuestas, sobre todo si las respuestas propuestas pueden afectar parte del proyecto que les interesa.
Asignada y aceptada:
Cada respuesta al riesgo debe ser la responsabilidad de una sola persona (y aceptada por esta
persona) para asegurar un punto de responsabilidad en la implementacin de la respuesta.
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5. CONTROL DE RIESGOS
Entradas
1 Plan para la direccin
del proyecto.
2 Registro de riesgos.
Herramientas y tcnicas
1. Reevaluacin de los
Riesgos.
3 Anlisis de variacin y de
4
Informes
de tendencias.
desempeo del trabajo. 4 Medicin del desempeo
tcnico.
5 Anlisis de reservas.
6 Reuniones
Salidas
1. Informacin de
desempeo del trabajo.
2 Solicitudes de cambio.
3 Actualizaciones al plan para
la direccin del proyecto.
4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.
5 Actualizaciones a los
activos de los procesos de la
organizacin.