1. Auditul performantei
2. Incadrarea auditului calitatii in auditul performantei
1. Auditul performantei
Auditul performantei este instrumentul pus la dispozitia managerului care are sarcina de a
depista cele mai bune practici in domeniu, recomandate acestuia.
Auditul performantei constituie potrivit Standardelor internationale de audit INTOSAI, o
evaluare sau o examinare independenta a masurii in care o activitate, un program sau o institutie
functioneaza in mod eficient si eficace, cu respectarea economicitatii.
Auditul performantei se realizeaza prin:
Auditul economicitatii activitatilor administrative, daca se desfasoara in concordanta cu
practicile sanatoase si cu politicile manageriale;
Auditul eficientei utilizarii resurselor umane, financiare si de alta natura. Cuprinde evaluarea
sistemelor informationale, a masurilor de asigurare si urmarire a performantei si a procedurilor
manageriale in vederea remedierii deficientelor identificate;
Auditul eficacitatii realizarilor in raport cu atingerea obiectivelor clientului, a auditului
impactului real al activitatilor comparativ cu impactul dorit.
Obiective care se au in vedere in auditarea economicitatii urmaresc aspectele:
-
se analizeaza daca, in activitatea de achizitii s-a utilizat personal propriu sau specializat,
aceasta analiza duce la stabilirea unor economii cuantificabile;
se analizeaza modificarile din cadrul programelor, mai multe variante legate de utilizarea
resurselor, care conduc la acelasi rezultat propus;
analiza costului, se pot constata economii rezultate din pretul cel mai bun la calitatea cea mai
adecvata;
Obiective ale auditului eficientei (relatia dintre output si input; rezultate si resurse). Acestea
pot viza:
-
suprapunerea unor actiuni in cazul ierarhiei organizationale (2-3 persoane care se ocupa cu
acelasi lucru pe nivele ierarhice diferite).
atingerea tintelor, se analizeaza daca au fost prevazute realist, respectiv momentul de realizare
al acestei tinte, daca a fost oportun;
se utilizeaza metoda chestionarelor, informatiile fiind luate nu numai de la client, dar si din alte
surse;
Auditul performantei reprezinta examinarea sub toate aspectele a celor trei E si formularea
unui punct de vedere final asupra utilizarii celor mai bune practici in domeniu, privind operatiunile
si activitatile care se efectueaza in cadrul firmei auditate.
2. Incadrarea auditului calitatii in auditul performantei
Orientarea noii editii a standardelor ISO 9000:2000, in special ISO 9004:2000 catre performanta firmelor si catre eficienta si eficacitate, face necesara
abordarea auditului si din punct de vedere al verificarii daca dispozitiile sunt implementate efectiv si sunt corespunzatoare pentru realizarea obiectivelor.
produsele pe care le furnizeaza, de procesele angajate precum si de marimea si de structura organizatiei. Acest standard international se bazeaza pe opt
principii de management al calitatii.
loialitatea clientului,
alinierea proceselor care vor realiza cel mai bine rezultatele dorite,
Pentru a se implica personalul, managementul de la cel mai inalt nivel ar trebui sa creeze un
mediu in care autoritatea este delegata in asa fel incat, personalul sa fie imputernicit si sa accepte
responsabilitatea de a identifica oportunitati prin care organizatia poate sa-si imbunatateasca
performantele. Acestea se pot realiza prin activitati cum ar fi :
Pentru a asigura structura activitatilor de imbunatatire, managementul de la cel mai inalt nivel ar trebui sa defineasca si sa implementeze un proces pentru
imbunatatirea continua care poate fi aplicat proceselor si activitatilor de realizare si suport. Pentru a se asigura de eficacitatea si eficienta proceselor de
imbunatatire ar trebui sa se ia in considerare procesele de realizare si suport in termeni de :
Managementul ar trebui sa sustina imbunatatirile atat sub forma unor activitati continue cu
pasi mici integrate in procesele existente, cat si sub forma unor oportunitati de imbunatatire radicala
pentru obtinerea unor avantaje maxime pentru organizatie si partile interesate.
Abordarea ISO 9004:2000 de auto-evaluare este de a evalua maturitatea sistemului de
management al calitatii pentru fiecare capitol important din ISO 9004 pe o scala de la 1 (nu exista
un sistem formal) la 5 (performanta de cea mai buna clasa).
Tabel 1.
Nivel de
Nivel de performanta
Indrumare
maturitate
1.
Nu exista o abordare formala Nu exista o abordare sistematica evidenta, nu
exista
rezultate,
rezultate
slabe
sau
imprevizibile
2.
Abordare reactiva
Abordarea sistematica bazata pe corectii sau
probleme: sunt disponibile date minime despre
rezultatele imbunatatirii
3.
Abordarea stabila a unuiAbordarea bazata pe procese sistematice,
sistem formal
primele etape ale imbunatatirii sistematice: date
disponibile date despre conformarea cu
obiectivele si existenta tendintelor de
imbunatatire.
4.
Imbunatatirea
continuaSe utilizeaza procese de imbunatatire: rezultate
accentuata
bune si tendinte de imbunatatire sustinute
5.
Cea mai buna performanta dinProces de imbunatatire puternic integrat : cel
clasa
mai bun din clasa, demonstrat prin
benchmarking.
Legenda cu
documente/inregistrari
emise:
1.
2.
3.
Entitatea auditata
PLAN DE AUDIT
Perioada
auditului
Elementele de
sistem auditate
Auditor sef
Auditor
Nr. Data.
AUDITAT:
A) Subcontractant:
ADRESA, TELEFON, FAX:
B)Denumire compartiment:
Conducator structura auditata:
DESFASURAREA AUDITULUI:
Planificare audit: nr. Cod
I.
OBIECTIVUL AUDITULUI
Elementele sistemului:
Activitatile sistemului:
II.
PLANIFICAREA AUDITULUI
NOMINALIZARE AUDITORI
DOCUMENTE DE REFERINTA:
V.
Raport de audit:
Raport de neconformitate:
Lista de verificare
NR.Data
Nr.
Crt.
Intrebare
0 2
Punctaj
4 6 8
Obs
10
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
10.
11.
12.
13
14.
15.
16.
17.
18.
1
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
2
30.
reclamatiilor?
Este stabilit un sistem de prevenire a repetarii
neconformitatilor ?
Sunt stabilite responsabilitatile pentru initierea
si urmarirea actiunilor corective si preventive ?
Sunt stabilite proceduri referitoare la metodele
de calibrare pentru echipamentele de inspectie ?
Sunt disponibile standardele, etaloanele si
inregistrarile
referitoare
la
calibrarea
echipamentelor ?
Sunt stabilite proceduri si responsabilitati
pentru identificarea, controlul si aplicarea
tuturor documentelor si inregistrarilor calitatii ?
Sunt
stabilite
responsabilitati pentru
distribuirea arhivarea si pastrarea inregistrarilor
calitatii ?
Se efectueaza audituri interne ale calitatii ?
Este asigurata identificarea produselor pe
parcursul transportarii si manipularii pana la
cumparator ?
Sunt prevazute zone sigure de depozitare a
produselor inainte de livrare ?
Sunt prevazute proceduri pentru manipularea,
depozitarea, ambalarea si transportul produselor
?
Auditorii vor evalua gradul de indeplinire al clauzelor sistemului calitatii pe baza listei de
verificare (chestionarului de audit). Sunt cuprinse criteriile si factorii de influenta prin acordarea
unui punctaj. Punctajul obtinut se compara cu punctajul maxim prestabilit .
Se intocmeste Raportul de actiuni corective (RAC), Raportul de actiuni preventive
(RAP), Raportul de neconformitati de sistem si Raportul de audit