Anda di halaman 1dari 6

Tahap-Tahap Proses Pengawasan

Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan oleh manajer


ataupun atasan maka perIu dilakukan tahapan atau proses pengawasan.
langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
Menetapkan Standar
Karena menentukan standar disini yang dimaksud adalah perencanaan karena
perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal ini
berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana/
Perencanaan itu sendiri. Apa yang terjadi jika sebuah perusahaan tidak mempunyai
perencanaan.
o Perusahaan hancur
o Perusahaan tidak punya masa depan
o Perusahaan gulung tikar
Agar perusahaan tersebut dapat mencapai apa yang menjadi tujuan. Maka perusahaan
tesebut perlu yang namanya perencanaan.
Mengukur Kinerja/mengadakan penilaian
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang
dicapai terhadap standar yang telah ditentukan. Jika tidak adanya kesesuaian antara pekerjaan
dengan standar maka akan akan ada sebuah perbaikan. Apa yang terjadi jika tidak ada
evaluasi kerja.
o Salah menilai sikap kerja anggota
Memperbaiki Penyimpangan/tindakan perbaikan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan kerja yang terjadi. Maka apa yang akan terjadi jika tidak adanya tindakan
perbaikan.
o Organisasi tidak akan mencapai tujuan yang diinginkan
Dalam garis besar, jenis-jenis sandar itu dalam di golongkan kedalam tiga golongan yaitu.
Standar dalam bentuk fisik
o Kualitas hasil produksi
Kualitas hasil produksi disisni merupakan mutu barang, selera barang yang diproduksi sesuai
dengan minat pembeli.
o Kuantitas hasil produksi
Kuantitas hasil produksi disisni merupakan jumlah barang yang diproduksi, jika kualitasa
barangyang diproduksi mendapat feed back(timbal balik) yang baik dari para konsumen
otomatis jumlah produksi baranga akan semakin meningkat.
o Waktu
Waktu disini merupakan hasil produksi barang untuk tiap jam mesin kerja.
Standar dalam bentuk uang
Standar dalam bentukuang adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau
mengukur hasilpekerjaan bawahan dalam bentuk uang. Jika tidak ada hal ersebut maka
sebuah perusahaan tidak akan dapat mengetahui berapa jumlah pengeluaran dan berapa
jumlah pemasukan.

Menilai (evaluasi) Dalam Dasar Dasar Manajemen


Jadi dalam proses fase kedua bisa di bilang sebagai menilai atau evaluasi. Dengan
mempunyai maksud menilai dan membandingkan hasil pekerjaan bawahan yg biasa disebut
juga sebagai (actual result) dengan alat pengukur standar yang udah ditentukan.
Dengan itu jelas bahwa untuk dapat melaksanakan tugas 2 (dua) hal yg harus
dipenuhi atau dijalankan.
o Standar atau alat pengukur
o pekerjaan bawahan atau (actual result).
Standar apa yang dapat dipergunakan sebagai alat pengukur? Itu udah ditentuin dan
sudah ditetapkan pada fase yg paling pertama. Nah yang menjadi masalah ialah memperoleh
hasil perkejaan bawahan tadi. Nah pekerjaan bawahan itu bisa dapat diketahui dengan
berbagai cara yaitu:
o dari laporan tertulis yg disusun bawahan baik laporan rutin atau laporan istimewa.
o langsung mengunjungi bawahan untuk menanyakan hasil pekerjaannya atau bawahan
dipanggil untuk menyerahkan laporan secara lisan.
Dengan memperoleh hasil pekerjaan bawahan dengan cara yang pertama, bisa
mengandung suatu segi kelemahan. Dengan laporan tertulis dari bawahan, pimpinan sangat
sulit menentukan apa yang berupa pendapat dalam laporan itu. Bisa disimpulkan laporan
tertulis dapat disusun bawahan sedemikian rupa sehingga itu bisa bersifat sangat berlebihan
yang artinya hasil yang dicapai bawahan dilaporkan melebihi dari hasil yang sesungguhnya
dicapai. Mungkin laporan yg disusun tidak dengan semestinya, artinya tidak semua unsurunsur laporan semuanya dimuat. Melalui cara kedua pun terdapat segi kelemahannya juga.
Tidak selalu pemimpin punya cukup waktu untuk mengunjungi bawahan atau berwawancara
dengan bawahan, mengingat aktivtas-aktivitas yang lain. Mengingat jarak dan lain
sebagainya.
Nah kelemahan cara pertama dapat diatasi dengan memberikan bimbingan atau
pedoman dalam penyusunan laporan. Kelemahan pada cara kedua bisa diatasi dengan
mengangkat pembantu pimpinan yg melakukan kegiatan itu, jadi bisa dibentuk suatu badan
control (pengawas) yg bertugas mendapatkan laporan hasil pekerjaan bawahan dengan jalan
mendatangi bawahan atau lebih gampangnya memberikan laporan yang lisan. Jadi
pembentukan badan control seperti di atas, adalah suatu cara untuk mengefektifkan pimpinan
dalam melaksanakan fungsi dari pegawasan ini.
Mengadakan Tindakan Perbaikan dalam Dasar Manajemen
Sampai di fase terakhir ini hanya dilaksanakan, bila pada sebelumnya itu dapat
dipastikan terjadinya penyimpangan. Tindakan perbaikan diartikan tindakan yang diambil
untuk menyesuaikan hasil pekerjaan senyatanya yg menyimpang itu biar sesuai dengan
standar atau rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Punya contoh tindakan perbaikan
adalah tindakan yang diambil agar hasil penjualan Rp 400.000 dpat disesuaikan jadi jumlah
penjualan sebesar stengah juta rupiah.
Tindakan perbaikan dapat dilaksanakan dengan cara, dianalisa apa yang menyebabkan
terjadinya perbedaan itu. Pertama harus diketahui dulu apa yang menyebabkan terjadinya

perbedaan tersebut. Di kasih contoh dengan seorang dokter yang menghadapi pasien-pasien
nya, untuk menyembuhkan penyakit pasien si dokter tersebut harus menyelidiki apa yang
menimbulkan atau menyebabkan terjadinya penyakit itu. Nah baru setelah diketahuinya apa
penyebab penyakit itu, diberikanlah obat yang sesuai untuk menyembuhkan pasien itu. Dapat
disamakan bila pemimpin sudah mengetahui apa yang menyebabkan terjadinya
penyimpangan, maka haruslah dia segera mengambil segala tindakan perbaikan.
Penyimpangan bisa terjadi karena satu atau beberapa sebab :
o kekurangan factor-faktor produksi.sehingga kirim barang yg dipesan langganan terlambat
o tidak cakap pimpinan penjualan untuk mengorganisir natural dan human resources dalam
lingkungannya.
o Sikap-sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis.
Dapat diuraikan dari sebab di atas pimpinan sudah dapat menetapkan dengan pasti
sebab terjadinya penyimpangan barulah bisa diambil tindakan perbaikan. Dan bila
penyimpangan terjadi karena sebab pertama, maka pimpinan dapat mengadakan tindakan
perbaikan dengan jalan misalnya menambah tenaga kerja di bagian pengiriman tadi. Kalau
sebab kedua, pimpinan memunculkan tindakan perbaikan dengan cara memperbaiki cara
seleksi pimpinan, atau dengan jalan mendidik kembali kepala bagian penjualan tersebut tadi.
Kalau penyimpangan terjadi karena sikap pegawai yang apatis Sikap apatis itu, sangat tidak
menguntungkan bagi diri sendiri dan orang lain, sehingga keberadaan seseorang yang
memiliki sikap apatis dalam segala hal dan permasalahan hidup, justru akan merugikan
dirinya sendiri, orang lain dan lingkungan. Fenomena sosial dari sikap apatis, tentu akan
berpengaruh negatif, dan sungguh tidak menguntungkan. Nah ini dapat diselesaikan dengan
cara memberikan daya perangsang yang lebih baik kepada para pegawai. Atau bisa juga
mengubah kebijaksanaan personalia yang dianut oleh perusahaan dan lain sebagainya.
1. Menetapkan Standar
Kegiatan pengawasan adalah mengukur atau menilai pelaksanaan atau hasil pekerjaan
dari pada pejabat atau pekerja, untuk dapat melakukan pengukuran harus mempunyai alat
pengukur (standar), Standar ini adalah mutlak diperlukan, yaitu untuk mengukur atau menilai
apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan sasaran-sasaran yang ditentukan (standar) atau
tidak. Standar tersebut harus ditetapkan lebih dahulu sebelum para pekerja melaksanakan
pekerjaan (tugas-tugasnya), dan para pekerja harus tahu benar ukuran yang dipergunakan
untuk menilai pekerjaannya. Karena itu harus dijelaskan sebaik-baiknya kepada para pekerja
sebelum melaksanakan pekerjaannya.
Dalam garis besarnya, jenis-jenis standar itu dapat digolongkan ke dalam empat bentuk yaitu:
a. Standar fisik :
1) Jumlah produksi
2) Kwalitas produksi
3) Jumlah langganan

b. Standar moneter :
1) Biaya tenaga kerja
2) Biaya penjualan
3) Laba kotor
4) Pendapatan penjualan
c. Standar waktu :
1) Kecepatan produksi
2) Batas waktu selesainya suatu pekerjaan
Demikianlah berbagai jenis standar yang dipergunakan untuk menilai efektif tidaknya kegiatan
kegiatan para pekerja. Bentuk standar mana yang akan dipergunakan akan tergantung kepada
jenis kegiatan yang akan dinilai.

2. Pengukuran Kegiatan
Agar pengukuran kegiatan dapat dilakukan secara tepat perlu diperhatikan:
a)

Berapa kali (how after) pelaksanaan seharusnya diukur (setiap jam, setiap hari, setiap bulan
dan sebagainya).

b)

Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan (laporan tertulis, inspeksi visual,
melalui telepon).

c)

Siapa (who) yang terlibat pengukuran (manajer, kepala bagian dan sebagainya).
Adapun pelaksanaan pengukuran tersebut dapat dilakukan dengan:
a)

Observasi/inspeksi

b)

Laporan lisan dan tertulis

c)

Pengujian/test, mengambil sample

d)

Metode otomatis

3. Membandingkan kegiatan dengan standar

Dimaksudkan

untuk

mengetahui

ada/tidaknya

penyimpangan-penyimpangan

(deviasi). Penyimpangan-penyimpangan dianalisa untuk mengetahui mengapa standar tidak


dapat dicapai dan mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.

4. Melakukan tindakan koreksi


Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, maka tindakan ini harus
diambil/dilakukan. Tindakan koreksi mungkin berupa:
a)

Mengubah standar mula-mula (mungkin standar terlalu tinggi atu rendah).

b)

Mengubah pengukuran kegiatan (inspeksi terlalu sering/kurang, mungkin mengganti sistem


pengukuran).

c)

Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

Pengawasan menurut T. Hani Handoko (2004: 363) biasanya terdiri paling sedikit
lima tahap, sebagai berikut :
1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar
mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan
untuk penilaian hasil-hasil, tujuan, sasaran, kuota, dan target pelaksanaan dapat digunakan
sebagai standar.
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur
pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu tahap kedua dalam pengawasan adalah
menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran dilakukan
sebagai proses yang berulang-ulang dan terus menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan
pengukuran pelaksanaan, yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan baik tertulis maupun
lisan. Metoda- metoda otomatis dan inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan
sampel.
4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpanganpenyimpangan. Perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau
standar yang telah ditetapkan merupakan tahap yang paling mudah dilakukan, tetapi
kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak
dapat dicapai.
5. Pengambilan tindakan korektif bila perlu
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil.
Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah,
pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.

- See more at: http://www.zoeldhan-infomanajemen.com/2013/03/proses-dasarpengawasan.html#sthash.0sTRN0UA.dpuf