Anda di halaman 1dari 7

Writing business message

Writing merupakan tahapan kedua dari 3 tahap proses penulisan. 3 tahapan ini
membantu meyakinkan anda menyampaikan pesan secara efektif dan efisien.

Beradaptasi dengan audiens anda


Sensitif terhadap audiens anda

Menggunakan kata anda


Etika bisnis
Menekankan sisi positif
Bahasa yang bebas bias

Menggunakan kata anda


Mengapa harus menggunakan kata anda dibandingkan saya atau kami?
Karena ketika pesan terutama dalam hal bisnis menggunakan kata saya atau
kami, pesan tersebut punya kesan mementingkan diri sendiri dan cenderung
tidak memperhatikan audiens.
Kata anda dapat digunakan sebagai kata ganti kata saya, milik saya,
kami/kita

Namun pada beberapa kesempatan akan lebih baik menghindari penggunaan


kata anda, terutama jika penggunaan kata anda terdengar terlalu otoriter
atau terlalu menuduh.
Selain itu ketika menggunakan kata anda, pastikan untuk mempertimbangkan
budaya lain dan kebijakan organisasi. Ada beberapa budaya yang menganggap
menyebutkan prestasi seseorang merupakan hal yang tidak sopan karena dalam
sebuah tim, seluruh anggota bertanggung jawab atas keberhasilan yang dicapai.
Sehingga dalam kasus tersebut, lebih baik menggunakan kata kami atau kita
akan lebih dihargai.

Mempertahankan standar etik


Cara lain yang bagus untuk menunjukkan perhatian kepada audiens dan untuk
memperoleh rasa hormat dari mereka adalah dengan menunjukkan etiket dalam
pesan anda. Selain itu dengan bersikap lebih sopan kepada audiens, anda telah
menujukkan perhatian pada mereka.
Begitu juga anda dapat mengalami rasa frustasi ketika berhubungan dengan
orang lain atau dengan rekan anda, anda dapat mengatakan apa yang anda
pikirkan dengan kata kasar. Tetapi melepaskan emosi akan semakin
memperburuk keadaan. Anda dapat menunjukkan kemampuan berdiplomasi
untuk menyalurkan apa yang ingin dikatakan.

Menekankan sisi positif


Sepanjang hidup anda, mungkin ada kalanya anda diharuskan untuk
menyampaikan berita buruk. Disaat anda menjadi salah satu jajaran manajemen,
anda pasti dihadapkan pada situasi dimana berita negative dapat mempengaruhi
berbagai pihak. Tetapi ada perbedaan antara menyampaikan berita negative
dengan menjadi negative. Ketika penyampaian berita negative dengan nada
yang juga terdengar negative, maka anda dapat memberikan tekanan lainnya
pada hubungan bisnis.

Jika ingin memberikan kritik, jangan berfokus pada kesalahan namun berfokuslah
pada apa yang dapat dilakukan orang tersebut agar menjadi lebih baik.

Bila anda menghadapi situasi negative, carilah cara untuk mengurangi hal
tersebut dengan menekankan hal positif dari situasi tersebut. Tunjukkan pada
audiens anda, manfaat yang akan didapatkan dengan merespon pesan.

Selain itu anda dapat menggunakan eufemisme untuk mengganti kata-kata


dengan konotasi negative. Eufemisme merupakan istilah yang lebih halus
sehingga anda dapat mengungkapkan fakta namun tidak kasar sehingga fakta
menjadi lebih mudah diterima.

Menggunakan bahasa yang bebas bias


Menghindari bahasa yang bebas bias berarti menghindari penggunaan kata-kata
dan frasa yang menggolongkan dan menyinggung orang lain secara tidak adil
yang berhubungan dengan gender, ras, etnik, umur.
Bias dapat terjadi dalam berbagai bentuk :
Contoh

Hindari

Sebaiknya

Bias Gender

Mankind,

Humanity,

Menggunakan katakata yang


mengandung man

man-made,
businessman,
salesman,

artificial,

foreman,

Executives,
Sales representatives,
Supervisor

Bias Ras/etnik
Menetapkan
stereotip

Asisten saya orang


Amerika Afrika
berbicara dengan jelas
dibandingkan saya

Asisten saya berbicara


lebih jelas
dibandingkan saya.

Mary, 58 tahun baru


saja bergabung dengan
departemen kita

Mary baru saja


bergabung dengan
departemen kita

Para pekerja yang


pincang menghadapi
banyak hambatan di
tempat kerja

Para pekerja dengan


keterbatasan fisik
menghadapi banyak
hambatan di tempat
kerja.

Bias umur
Memasukkan umur
dalam kalimat
sehingga menjadi
tidak relevan
Bias cacat
Mendahulukan cacat
daripada
kemampuan orang
tersebut

Membangun hubungan yang kuat dengan audiens anda


Memusatkan perhatian pada kebutuhan audiens merupakan hal yang penting.
Namun di sisi lain komunikator juga memiliki prioritas sendiri. 2 usaha berikut ini
dapat membantu komunikator untuk menyampaikan kebutuhannya saat akan
membangun hubungan positif dengan audiens.

Membangun kredibilitas anda


Respon para audiens pada setiap pesan yang dikirimkan sangat bergantung
pada persepsi audiens terhadap kredibilitas anda. Kredibilitas merupakan ukuran
tentang kepercayaan mengenai seberapa besar anda dapat diandalkan serta
seberapa besar rasa percaya yang dapat anda timbulkan pada orang lain.
Untuk mempertahankan kredibilitas, anda memerlukan beberapa karakteristik
berikut :
1. Kejujuran > menunjukkan kejujuran akan membuat anda mendapatkan
penghormatan dari audiens anda meskipun audiens anda belum tentu setuju
atau menerima pesan yang anda sampaikan.
2. Obyektivitas > menunjukkan anda mampu menjauhkan diri dari situasi yang
dipengaruhi perasaan anda.

3. Kesadaran akan kebutuhan audiens > Biarkan audiens tahu bahwa anda
memahami apa yang penting bagi mereka.
4. Dukungan > Bila audiens tidak mengetahui diri anda, anda dapat meminta
bantuan kepada seseorang yang dikenal dan dipercaya
5. Kinerja > Keterampilan komunikasi saja tidak cukup, orang perlu mengetahui
bahwa mereka dapat mengandalkan anda untuk menyelesaikan pekerjaan
tersebut.
6. Kepercayaan diri > Audiens perlu tahu bahwa anda mempercayai diri anda
sendiri serta pesan yang anda sampaikan
7. Gaya komunikasi > Dukung pendapat anda dengan bukti, bukan istilah-istilah
kosong seperti mengagumkan, luar biasa, bukan main, sensasional dan
revolusioner.
8. Ketulusan > Ketika anda sedang memuji, jangan terlalu hiperbolis. Namun
tekankan kualitas.

Memproyeksikan citra perusahaan


Ketika anda berkomunikasi dengan pihak luar, secara tidak langsung anda akan
menjadi juru bicara bagi organisasi anda. Kesan yang anda buat akan
mendorong atau merusak reputasi seluruh organisasi. Sehingga anda harus
mengutamakan minat dan preferensi gaya komunikasi organisasi.
Untuk mempelajari gaya komunikasi, anda dapat mengamati kolega anda yang
lebih berpengalaman untuk mengetahui cara mereka berkomunikasi.

Mengendalikan gaya dan nada anda


Gaya merupakan cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada tertentu
atau kesan secara keseluruhan. Anda dapat membuat variasi gaya, struktur
kalimat dan perbendaharaan kata untuk menciptakan nada yang oenuh kekuatan
atau obyektif, pribadi atau formal, dsb.
Pilihlah gaya yang tepat untuk menyampaikan pesan dan menjalin hubungan
dengan pembaca.

Menggunakan nada percakapan


Rentang nada dari pesan bisnis anda dapat berkisar dari informal, percakapan
sampai formal. Anda dapat menggunakan nada ini sesuai dengan keperluan dan
kebutuhan anda.
Berikut ini merupakan contoh tiga tingkat nada
Nada formal
Digunakan untuk
kesempatan yang
sangat formal
Dear Ms. Navarro:
Enclosed please find the
information that was
requested during our

Nada percakapan
Digunakan untuk
sebagian besar
komunikasi bisnis
Dear Ms. Navarro:
Heres the information
you requested during
our phone conversation

Nada informal
Digunakan untuk
komunikasi dengan
teman dan rekan dekat
Hi Gabriella,
Hope all is well. Just
sending along the
information you asked

telephone
communication of May
14. As was mentioned at
that time, Midville
hospital has significantly
more doctors of
exceptional quality than
any other health facility
in the state.
As you were also
informed, our
organization has quite
an impressive network of
doctors and other
health-care professionals
with offices located
throughout the state. In
the event that you
should need a specialist,
our professionals will be
able to make an
appropriate
recommendation.
In the event that you
have questions or would
like additional
information, you may
certainly contact me
during regular business
hours.

on Friday. As I
mentioned, Midville
Hospital has the best
doctors and more of
them any other hospital
in the state.
In addition, we have a
vast network of doctors
and other health
professionals with offices
throughout the state. If
you need a specialist,
they can refer you to the
right one.
If you would like
information, please call
any time between 9.00
and 5.00. Monday
through Friday.

for. As I said on Friday,


Midville Hospital has
more and better doctors
than any other hospital
in the state.
We also have a large
group of doctors and
other health
professionals with offices
close to you at work or a
home. Need a specialist?
Theyll refer you the
right one.
Just give me a ring if you
want to know more. Any
time from 9.00 to 5.00
should be fine
Take care,
Sam

Sincerely,
Samuel G. Barenz

Most sincerely yours,


Samuel G.Berenz

Menggunakan bahasa yang lugas


Bahasa yang lugas adalah cara menyampaikan informasi dalam gaya sederhana
dan tidak berkias sehingga audiens dapat dengan mudah memahami maksud
dari pesan yang ingin anda sampaikan.
Bahasa yang lugas akan membantu menyederhanakan pesan yang ingin
disampaikan.
Gunakan istilah khusus atau terminology khusus pada kalimat yang terstruktur
dengan jelas dan paragraph yang terorganisasi dengan baik.

Memilih kalimat aktif atau pasif


Pilihan anda untuk menggunakan kalimat aktif atau pasif akan mempengaruhi
nada pesan anda. Anda dapat menggunakan kalimat aktif ketika subyek sedang
melaksanakan tindakan ataupun obyek melakukan tindakan.

Contoh : John menyewa kantor


Sedangkan kalimat pasif di gunakan ketika subyek menerima tindakan.
Contoh : Kantor disewa John
Ketika anda mengunakan kalimat aktif, pesan anda akan terdengar kurang
formal dan memudahkan pembaca untuk mengetahui siapa yang melaksanakan
tindakan. Kalimat aktif akan menghasilkan kalimat yang lebih pendek dan kuat
serta membuat tulisan anda lebih padat dan mudah dipahami.
Sedangkan kalimat pasif menurunkan tekanan pada subyek dan menyatakan
secara tersirat bahwa tindakan dilakukan seseorang. Kalimat pasif tidak praktis,
tidak jelas dan sering membuat kalimat menjadi lebih panjang.
Namun kalimat pasif dapat digunakan dalam beberapa kondisi/situasi tertentu.
Secara umum, hindari
kalimat pasif

Secara umum gunakan


kalimat aktif

Prosedur baru telah


dikembangkan oleh tim operasi

Tim operasi telah


mengembangkan prosedur
baru

Masalah hukum telah


disebabkan oleh kontrak ini

Kontrak ini menyebabkan


masalah hukum

Kadang-kadang hindari
kalimat aktif

Kadang-kadang gunakan
kalimat pasif

Anda kehilangan barang kiriman

Barang kiriman telah hilang

Saya merekrut tujuh insinyur


bulan lalu

Tujuh insinyur direkrut


kemarin