CONCEPT AND THEORIES:

DEFINITION OF KNOWLEDGE AND

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Disusun Oleh :
Masangga Ferbiyana Mukti

1106120091

SI-GAB
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI
UNIVERSITAS TELKOM
BANDUNG
2015

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat dan hidayah-Nya
Penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul concept and theories: definition of
knowledge. Adapun maksud dari makalah ini adalah memberi tahu kepada pembaca tentang
definisi dari knowledge dan sistem knowledge management.
Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada Dosen matakuliah Knowledge management,
Ibu Dr. Ir. Luciana Andrawina, M.T yang telah membimbing dan memberikan arahannya
dalam penyusunan laporan ini. Penulis berharap semoga makalah ini dapat menambah
pengetahuan dan memberikan manfaat bagi pembaca.
Penulis menyadari masih terdapat banyak keterbatasan dan pengalaman dari penulis,
sehingga dirasa masih banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh karena itu penulis
meminta maaf atas semua keterbatasan tersebut, dan mengharapkan kritik dan saran dari
pembaca agar penulis dapat menjadi lebih baik lagi di masa yang akan datang.

Bandung, 30 November 2015

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................................1
DAFTAR ISI..............................................................................................................................2
BAB I

PENDAHULUAN..................................................................................................3

I.1 Latar Belakang.....................................................................................................................

I.2 Tujuan..................................................................................................................................
I.3 Manfaat................................................................................................................................
BAB II

PEMBAHASAN......................................................................................................4

II.1. Definisi Knowledge..............................................................................................................

II.2. Tipe dan medium Knowledge..............................................................................................
II.3. Knowledge Management System..........................................................................................
BAB III

KESIMPULAN......................................................................................................11

DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................12

BAB I

I.1

PENDAHULUAN

Latar Belakang
Pada era modern besar atau tidaknya suatu perusahaan tidak hanya di lihat dari berapa

pendapatan, jumlah produksi, luas lahan, ataupun seberapa banyak mesin untuk produksi
yang dimiliki perusahana tersebut. Tetapi besarnya perusahaan dilihat dari sumber daya
manusia yang ada dalam perusahaan tersebut, dalam artian disini adalah knowledge ataupun
pengetahuan. Karena dengan knowledge yang ada pada suatu perusahaan memungkinkan
perusahaan tersebut untuk mengembangkan perusahaan dari berbagai aspek atau lini tanpa
mengeluarkan biaya lebih ataupun biaya operasional. Dengan knowledge juga perusahaan
akan mudah beradaptasi untuk bersaing dengan lingkungan yang ada.
Maka dari itu perlunya perusahaan untuk mendalami keilmuan dan konsep yang dari
knowledge itu sendiri agar penerapan knowledge menjadi lebih terarah, efektif dan effisien.
Untuk mengelola knowledge yang ada diperlukan juga suatu sistem berbasis IT agar
pengelolaan siklus hidup knowledge menjadi lebih interaktif dan mudah. Maka tidak hanya
diperlukannya pemahaman tentang knowledge management itu sendiri tetapi diperlukannya
juga pemahaman tentang sistem knowledge manajemen untuk mendukung pengelolaan
knowledge yang ada pada suatu perusahaan.
I.2

Tujuan

Adapun tujuan dari dibuatnya makalah ini adalah:

1. Untuk memahami konsep knowledge management
2. Untuk memahami alur proses knowledge management
3. Untuk memahami konsep knowledge management system
I.3

Manfaat

Adapun manfaat dari pembuatan makalah ini diantaranya:

1. Membandingkan konsep knowledge management
2. Mengetahui perbedaan konsep knowledge management life cycle
3. Mengetahui perbedaan knowledge management, organizational memory, dan
organizational learning.

BAB II

PEMBAHASAN

II.1.Definisi Knowledge
Knowledge terdiri dari semua harapan kognitif, observasi yang sangat teratur,
terakumulasi, dan tertanam dalam konteks experience, komunikasi, atau kesimpulan
yang oleh seseorang atau kelompok gunakan untuk menafsirkan situasi dan
menghasilkan suatu aktivitas, tingkah laku, dan solusi tanpa mempermasalahkan
seberapa besar harapan yang rasional dan digunakan secara sengaja.
Aktor bisa berupa sebagai sense dari agent, yang bisa berupa individu atau
entitas sosial seperti tim atau komunitas ataupun organisasi yang berperan sebagai
entitas yang melakukan proses knowledge. Aktor akan selalu menjadi bagian dari
social context yang mempengaruhi proses dari knowledge itu sendiri (organization,
accumulation, embedding in a context). Knowledge sendiri bisa di definisikan sebagai
kapasitas untuk menafsirkan dan melakukan suatu aksi.
Knowledge selalu terkoneksi dengan sistem history untuk mencocokan suatu
kejadian dan episode meskipun terikat oleh suatu memori. Dalam level organisasi,
memory tersebut terdiri dari otak seseorang yang dengan baik terhubung pada suatu
knowledge dan otak individu lain dengan masing-masing hubungannya.
Definisi dari istilah knowledge dapat di presentasikan dengan menggambarkan
perspektif dari knowledge management.

Gambar 1. the term knowledge and its application in KM

Pada Gambar 1. kita bisa melihat alur dari sebuah knowledge yang berawal
dari sebuah kebenaran dan kontruksi sosial yang kemudian menjadi suatu produk,
keahlian, sumberdaya organisasi, dan sebuah intelektual yang terdapat pada suatu
objek, suatu individu, atau sistem sosial yang menjadi sebuah knowledge. Dimana
knowledge itu sendiri berada dalam suatu siklus hidup yang didukung melalui suatu
sistem yang disebut sistem knowledge management.
5

Pada siklus hidup knowledge kali ini terdapat 9 tahapan dari mulai knowledge
tersebut diciptakan sampai knowledge tersebut di sampaikan, diantaranya tahapannya
yaitu:

Create: Merupakan proses dimana pengetahuan itu diciptakan atau dibuat.

Identify: Merupakan proses identifikasi atau pengelompokan jenis knowledge

yang ada.
Formalize: Pada tahap formalize merupakan tahap pembakuan knowledge

yang ada sehingga knowledge berbentuk baku dan formal.

Organize: Merupakan tahap mengatur dan mengelola knowledge yang ada.
Share: Kemudian knowledge saling di bagikan atau bertukar dari personal ke

personal ataupun diskusi atau komunikasi diantara suatu komunitas.

Distribute: Merupakan tahapan diamana proses knowledge yang ada harus
benar benar sampai pada orang-orang yang berkepentingan dan memerlukan

knowledge tersebut sehingga penggunaan knowledge menjadi tepat.

Refine: Merupakan tahap dimana knowledge di letakan pada suatu konteks

sehingga bisa dilakukan suatu aksi.

Apply: Merupakan proses knowledge beradaptasi sehingga bisa menyatu

dengan konteks yang ada.

Feedback: Proses dimana output yang ada dikembalikan ke proses input atau
proses penerimaan saran atau masukan untuk memulai kembali proses create.

II.2.Tipe dan medium knowledge

Jika dilihat pada Gambar 1. Sebuah knowledge memiliki beberapa tipe dan
perantara untuk menyampaikan atau mengolah knowledge

tersebut melalui

knowledge management life cycle yang didukung oleh knowledge management

system. Beberapa tipe dan perantara dalam suatu knowledge sendiri diantaranya:
Source
Source dibedakan antara knowledge internal dan knowledge eksternal.
Knowledge internal berasal dari organisasi itu sendiri,baik dari proyek yang
dikerjakan, korperasi antar divisi dan lain lain. Knowledge eksternal sendiri berasal
dari organisasi lain yang bersumber dari pegawai yang baru direkrur konsultan,
supplier, costumer.
Accessibility
Knowledge yang terdokumentasi dapat salurkan melalui inranet atau sistem
management document yang dapat di akses oleh semua member dari organisasi yang
6

sebelumnya telah diberi akses khusus untuk mengakses dimana knowledge tersebut
telah terdokumentasi.
Security
Security adalah issue yang sangat penting dalam penanganan KMS, KMS
sendiri harus di design dan dipilah knowledge mana yang harus di protect untuk
menghindari ancaman dari hacker yang harus benar-benar di perhatikan.
Formality
Organisasi di dunia bisnis saat ini memiliki berbagai hirarki, peraturan, peran,
dan SOP masing-masing. Knowledge yang ada harus memiliki standarisasi baik itu
dalam bantuk knowledge tersebut ataupun cara penyampaiannya, sehingga setiap
pekerjanya dapat menyampaikan knowledgenya.
Externalization
Proses eksternalisasi merupakan peroses konversi baik itu dari tacit knowledge
ataupun explicit kowledge dimana bersumber dari tiap masing masing Individu dan
merubahnya menjadi ekxternalisasi agar bisa secara mudah di adaptasi oleh semua
orang dan KMS bisa membantu untuk menyampaikan explicit knowledge tersebut
untuk merekonstruksi ulang context dari knowledge tersebut.
Generelization
Sebelum knowledge didistribusikan kepada jumlah orang-orang yang lebih
besar, beberapa pengalaman dapat di generelasikan kedalam bentuk sebuah lesson
learned dengan memetakan beberapa factor yang menjadi acuan untuk outcome, dan
mengaggregasi beberapa pengalaman yang sama untuk menjadi suatu bestpractice.

Medium
Medium atau perantara dalam knowledge bisa berarti sebuah object,
sesesorang, ataupun social system. Orang sendiri bisa di representasikan menjadi
sebuah individu dimana social system merepresentasikan Collective knowledge.
Content
Knowledge pada organisai dapat dibagi sesuai

area utama dari organisasi

tersebut. Konten dari knowledge sendiri biasanya berupa suatu produk atau proses
yang bisa menjadi atribut dalam suatu divisi ataupun organisasi.
II.3.Knowledge management system
7

KM akan lebih baik dipahami ketika konsep memori organisasi (OM) dan
organisasi pembelajaran (OL) dimasukkan. Jenex dan Olfman (2002) mengemukakan
bahwa tiga bidang tersebut saling terkait dan memiliki dampak terhadap efektivitas
organisasi. Efektivitas organisasi adalah seberapa baik organisasi tersebut beraktivitas
untuk membuat organisasi lebih kompetitif. OL adalah proses yang digunakan
organisasi untuk belajar membuat aktivitas menjadi lebih baik. OL akan berhasil jika
penggunanya memanfaatkan pengetahuan.
Knowledge Management System adalah system yang diciptakan untuk
memfasilitasi penangkapan, penyimpanan, pencarian, transfer dan penggunaan
kembali pengetahuan. Alavi dan Leidner (2001) mendefinikan KMS sebagai IT
(Information Technology)-based systems developed to support and enhance the
organizational processes of knowledge creation, storage/retrieval, transfer, and
application.. Tidak semua KM di implementasikan dengan IT, namun keberadaan IT
menjadi enabler bagi implementasi KM.
Terdapat banyak bentuk implementasi IT pada KM, diantaranya:

Knowledge management system

Knowledge warehouse
Organizational memory system
Organizational memory information system

Gambar 2. KM/OM/OL model (Jennex & Olfman, 2002)

Gambar tersebut menjelaskan dampak dari manajemen pengetahuan untuk

keefektifan organisasi. Siklus ini diawali dari organization learning, yaitu organisasi
yang mau belajar, bagaimana meningkatkan suatu aktifitas dalam organisasi yang
8

mendatangkan suatu nilai yg bisa dihitung(kuantifikasi) untuk meningkatkan

knowledge yang dipakai untuk keputusan yang menguntungkan(keuntungan
kompetitif). Hal ini sangat penting untuk menjaga keberlangsungan organisasi tsb.
Dalam organisasi manajemen pembelajaran digunakan untuk meningkatkan
kemampuan organisasi agar menjadi lebih baik, yaitu dengan adanya pembelajaran
dari individu tersebut. Manajemen disini akan memonitor apakah individu tersebut
sudah baik(dalam arti pengetahuan dari individu sudah cukup baik atau belum).
Knowledge apa yang dibutuhkan untuk KM dalam organisasi tsb? maka dengan
adanya kebutuhan knowledge, manajemen perlu mengumpulkan orang-orang untuk
mengidentifikasikan knowledge yang dibutuhkan dimasa yang akan datang. Jika
pengetahuan tersebut sudah terkumpul maka selanjutnya akan disimpan di
Organizational Memory (OM). OM tersebut disimpan dalam database dimana suatu
waktu knowledge tersebut dibutuhkan maka individu yang membutuhkan bisa
mengambil informasi/knowledge tsb dari OMS(Organizational Memory System) .
OMS merupakan suatu database perangkat lunak untuk menyimpan semua
pengetahuan yang dibutuhkan masa depan. Jika setiap individu dalam organisasi
tersebut mau belajar dari pengetahuan yang ada maka hal ini akan meningkatkan
kemampuan organisasi tersebut karena kinerja individu yang meningkat.

BAB III

KESIMPULAN

KM (Knowledge Management) memiliki alur yang berawal dari basis

atau sumber knowledge yang di formulasikan pada suatu organisasi melalui media
objek, individu ataupun social system dengan berbagai tipe knowledge yang ada
dan di proses melalui suatu siklus knowledge management life cycle dengan
menggunakan platform knowledge management system.
Knowledge management life cycle sendiri memiliki berbagai macam
pengertian dan perbedaan sesuai dengan bagaimana knowledge tersebut akan
diolah oleh suatu sistem knowledge management. Berawal dari proses
diciptakannya knowledge, identifikasi, pengolahan, dibagikannya knowledge,
distribusi, disatukannya knowledge dalam satu konteks, di lakukannya suatu aksi,

dan proses feedback sehingga knowledge akan menjadi masukan bagi siklus hidup
knowledge berikutnya.
Knowledge sendiri dapat didukun oleh berbagai sistem berbasis Teknologi
Informasi, dan akan menjadi efektif jika dipadukan dengan sistem memori
organisasi yang di gunakan sebagai pusat data dari knowledge dan sistem
pembelajaran organisasi agar knowledge yang ada pada suatu perusahaan bisa terus
berkembang dan bukan hanya menjadi input bagi organisasi tetapi knowledge
menjadi masukan bagi individu dalam organisasi tersebut untuk terus berkembang.

10

DAFTAR PUSTAKA
Ronald Maier, Knowledge Management Systems Information and Communication
Technologies for Knowledge Management, 2007.
Alavi, M. & Leidner, D. (2001). Review: Knowledge management & knowledge
management systems: Conceptual foundations & research issues. Management
Information systems Research Center, Vol. 25.
Jennex, M.E., dan Olfman, L, (2002), Organization Memory Knowledge Effects on
Produtivity, a Longitudinal Study, Proceedings of th 35 th Annnual Hawali
International Conference on System Sciences , IEEE Computer Society.

11