BAB XII REVENUE CYCLE: SALES TO CASH COLLECTING

REVENUE CYCLE: SALES TO CASH COLLECTING

Siklus pendapatan (revenue Cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi
terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai
pembayaran atas penjualan tersebut.
Tujuan utama dari siklus pendapatan yaitu menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada saat
yang tepat untuk harga yang sesuai. Keputusan yang harus dibuat oleh manajemen untuk mencapai tujuan tersebut
adalah sebagai berikut:

Sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
Berapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana persediaan tersebut harus disimpan?
Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Apakah perusahaan menjalankan fungsi

pengiriman sendiri atau memberdayakan (outsourcing) ke pihak ketiga yang ahli dalam bidang logistik?
Berapa harga optimal untuk setiap produk dan jasa?
Apakah kredit untuk pelanggan harus diperpanjang? Persyaratan kredit apa yang seharusnya ditawarkan?

Berapa banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk setiap pelanggan?

Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah organisasi menjalankan empat

aktivitas dasar pada siklus pendapatan yaitu :

1. Entri Pesanan Penjualan

2. Pengiriman
3. Penagihan
4. Penerimaan Kas
A. Siklus Informasi Siklus Pendapatan
Seperti sebagian besar organisasi besar menggunakan sebuah sistem Enterprice Resource Planning
(ERP), yang mendukung aktivitas bisnis siklus pendapatan.

Proses
Departemen penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang diterima melalui telepon, faks, atau surat.
Terlepas dari bagaimana sebuah pesanan diterima sebelumnya, sistem dapat dengan cepat melakukan
verifikasi kelayakan kredit pelanggan, mengecek ketersediaan persediaan, dan memberitahu departemen
gudang dan pengiriman mengenai penjualan yang disetujui. Para pegawai gudang dan pengiriman
memasukkan data mengenai aktivitas mereka segera setelah aktivitas dijalankan.

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XII REVENUE CYCLE: SALES TO CASH COLLECTING

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman umum pertama adalah data induk tidak akurat atau tidak valid. Salah satu cara untuk mengurangi
ancaman data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah dengan menggunakan berbagai kontrol
integritas pemrosesan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data.
Ancaman kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah dari informasi sensitif,
seperti kebijakan harga atau informasi pribadi tentang pelanggan. Salah satu cara untuk mengurangi risiko
ancaman ini adalah mengkonfigurasi sistem untuk menggunakan kontrol akses yang kuat yang membatasi
siapa saja yang dapat melihat informasi tersebut.
Ancaman ketiga menyangkut kehilangan atau kerusakan data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko
ancaman ini adalah dengan menggunakan backup dan Disaster Recovery Procedures.

B.

Entri Pesanan Penjualan

Siklus pendapatan dimulai dengan diterimanya pesanan dari pelanggan. Departemen penjualan, yang
bertanggung jawab kepada wakil presiden pemasaran biasanya melakukan proses entri pesanan penjualan, tetapi
para pelanggan juga dapat memasukkan sendiri data pesanan melalui formulir yang dibrikan perusahaan melalui
situs yang tersedia.
a. Mengambil Pesanan Pelanggan
Data pesanan pelanggan dicatat pada dokumen order penjualan. Dokumen pesanan penjualan bisa
berbentuk dokumen fisik atau dalam bentuk elektronik yang ditampilkan pada layar monitor komputer. Pesanan
penjualan berisi informasi tentang nomor item, kuantitas, harga, dan ketentuan lainnya dari penjualan.

Proses
Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh karyawan. Kini, organisasi
memanfaatkan IT agar pelanggan dapat melakukan entri data terhadap pesanannya sendiri. Cara
untuk melakukannya adalah dengan mengisi formulir di situs Web perusahaan. Cara lain adalah
menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan elektronik dalam format
yang kompatibel dengan sistem perusahaan. Kedua teknik meningkatkan efisiensi dan mengurangi
biaya dengan menghilangkan kebutuhan untuk keterlibatan manusia dalam proses penerimaan order
penjualan. Selain pemotongan biaya, situs Web juga dapat meningkatkan penjualan.

Ancaman dan Pengendalian

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XII REVENUE CYCLE: SALES TO CASH COLLECTING

Ancaman dasar dalam entri pesanan penjualan adalah bahwa data penting mengenai pesanan akan
hilang atau tidak akurat. Hal ini tidak hanya menciptakan inefisiensi, tetapi juga mungkin secara negatif
memengaruhi persepsi pelanggan sehingga memberikan dampak negatif bagi penjualan di masa
depan. Sistem ERP menggunakan berbagai pengendalian edit entri data untuk menanggulangi
ancaman. Ancaman kedua adalah memerhatikan keabsahan dari pesanan.
b. Persetujuan Kredit
Sebagian besar penjualan bisnis ke bisnis dibuat secara kredit. Maka, secara otomatis terdapat
ancaman yaitu kemungkinan munculnya piutang tidak tertagih. Membutuhkan otorisasi yang tepat bagi setiap
penjualan kredit untuk menurunkan ancaman ini.
Untuk pelanggan lama dengan sejarah pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal bagi setiap
penjualan biasanya tidak diperlukan. Persetujuan kredit hanya melibatkan pengecekan file induk pelanggan
untuk memverifikasi adanya rekening, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah
dari pesanan plus saldo rekening terbaru tidak melebihi batasnya. Peresetujuan kredit harus dilakukan sebelum
barang dikeluarkan dari persediaan dan dikirimkan ke pelanggan.
Dalam penjualan kredit perlu dibuat laporan umur piutang (accounts receivable aging report), di mana
laporan tersebut mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar. Informasi
yang disediakan oleh laporan tersebut berguna untuk memproyeksikan waktu arus kas masuk masa depan yang
terkait dengan penjualan, memutuskan untuk meningkatkan batas kredit bagi pelanggan tertentu, dan untuk
mengestimasi piutang yang tidak tertagih.
c. Mengecek Ketersediaan Persediaan
Tenaga penjualan perlu menentukan apakah persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan
sehingga para pelanggan dapat mengetahui tanggal pengiriman yang diharapkan.

Proses
Dokumen persediaan menunjukkan informasi untuk staf pesanan penjualan yaitu: kuantitas di tangan,
kuantitas yang telah terikat ke pelanggan lain, dan kuantitas yang tersedia. Jika persediaan di tangan
tidak cukup untuk mengisi pesanan, maka dilakukan pemesanan kembali (back order) untuk
mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang harus dibuat. Sistem kemudian
menghasilkan picking ticket yang mencantumkan barang dan kuantitas dari barang yang dipesan.

Ancaman dan Pengendalian

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XII REVENUE CYCLE: SALES TO CASH COLLECTING

Catatan persediaan yang akurat sangat penting untuk menghindari stockout dan excess inventory.
Sistem ERP terintegrasi, memfasilitasi penggunaan metode persediaan perpetual yang mengurangi
risiko dari stockout yang tidak terduga.
d. Merespons Permintaan Pelanggan
Proses entri pesanan penjualan juga menyertakan respons terhadap permintaan pelanggan. Salah satu
cara untuk mengawasi kinerja retensi (mempertahankan) pelanggan adalah dengan membuat sebuah laporan
secara periodik bahwa usia para pelanggan berdasarkan jumlah tahun telah melakukan pembelian.
Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket perangkat lunak
khusus, disebut Customer Relationship Management System (CRM), untuk mendukung proses ini. Sistem CRM
membantu organisasi menjelaskan informasi mengenai para pelanggan untuk memfasilitasi layanan yang lebih
efisien dan lebih personal. Sistem CRM juga membantu menghasilkan penjualan tambahan.
C. Pengiriman
a. Mengambil dan Mengepak Pesanan
Langkah pertama dalam memenuhi pesanan pelanggan meliputi memilih barang yang tepat dari
persediaan dan mengepaknya untuk pengiriman.

Proses
Proses ini didasarkan pada Picking Ticket yang dibuat oleh proses entri pesanan penjualan. Para
pekerja gudang menggunakan picking ticket untuk mengidentifikasi produk dan kuantitas dari setiap
produk mengeluarkannya dari persediaan.

Ancaman dan Pengendalian

Salah satu masalah potensial adalah risiko memilih barang yang salah atau kuantitas yang salah.
Teknologi pergudangan otomatis dapat meminimalkan kemungkinan kesalahan tersebut. Pemindai
kode batang dan RFID dapat mengeliminasi kesalahan ketika digunakan oleh sistem untuk
membandingkan barang dan kuantitas yang diambil oleh para pekerja gudang dengan informasi
pesanan penjualan.
Ancaman lainnya adalah pencurian persediaan. Beberapa prosedur pengendalian yang dapat
mengurangi risiko atas pencurian perediaan. Pertama, persediaan harus disimpan dalam sebuah lokasi
aman dengan akses fisik yang terbatas. Kedua, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan harus
didokumentasikan.

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XII REVENUE CYCLE: SALES TO CASH COLLECTING

b. Mengirim Pesanan

Proses
Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor pesanan penjualan,
nomor barang, dan kuantitas dimasukkan menggunakan terminal online. Proses ini memperbarui kolom
kuantitas di tangan dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan sebuah slip pengepakan
dan berbagai salinan dari bill of lading. Slip pengepakan mencantukan kuantitas dan deskripsi setiap
barang yang disertakan dalam pengiriman. Bill of lading adalah sebuah kontrak hukum yang
menjelaskan tanggung jawab atas barang dalam transit.

Ancaman dan Pengendalian

Ada dua potensi masalah yaitu pencurian dan kesalahan pengiriman (error shipping). Penanganan
tenang pencurian seperti yang dijelaskan pada bagian sebelumnya. Untuk menanggulangi kesalahan
pengiriman, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk membandingkan kuantitas, jumlah barang dan jenis
barang yang dimasukkan oleh petugas pengiriman dengan informasi dari pesanan pembelian dan
menampilkan peringatan jika ada ketidakcocokan data sehingga permasalahn tersebut terseleaikan
sebelum pengiriman terjadi.

c. Penagihan
1) Penagihan Faktur
Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang yang dikirim sangat penting. Aktivitas yang
terlibat hanyalah kegiatan pengolahan informasi yang mengumpulkan kembali dan merangkum informasi
dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman.

Proses
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang memberitahu
pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran.
Sistem ERP yang terintegrasi juga menyediakan peluang untuk menggabungkan proses
penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran dengan menggunakan data mengenai sejarah
pembelian pelanggan lama untuk mengirimkan informasi mengenai produk dan jasa terkait.

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman yang terkait dengan proses penaghian faktur adalah kegagalan untuk menagih
pelanggan, yang menyebabkan kerugian asset dan data yang salah mengenai penjualan,

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XII REVENUE CYCLE: SALES TO CASH COLLECTING

persediaan, dan piutang. Pemisahan fugsi pengiriman dan penagihan mengurangi risiko ini terjadi
dengan sengaja.
2) Pemeliharaan Piutang
Fungsi bagian penting, yang melapor kepada kontrolir, menjalankan dua tugas utama:
menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan berikutnya
mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

Proses
Dua cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan saldo maju. Dalam
metode faktur terbuka, pelanggan biasanya membayar berdasarkan setiap faktur. Dalam metode
saldo maju, para pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam
laporan bulanan, bukannya berdasarkan pada setiap faktur.

Ancaman dan Pengendalian

Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada kerugian penjualan di
masa depan dan juga dapat mengindikasikan kemungkinan pencurian kas. Untuk memasitikan
bahwa seluruh pengiriman uang diproses, jumlah rekening pelanggan yang diperbarui harus
dibandingkan dengan jumlah cek yang diterima.

3) Penerimaan Kas
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan dan proses pembayaran dari para
pelanggan.

Proses
Karena kas dan cek dapat dicuri dengan mudah, penting untuk mengambil langkah-langkah yang
tepat untuk mengurangi risiko pencurian. Untuk mitigasi risiko ini, bendahara, orang yang
bertanggungjawab untuk mencatat penyetoran dari pelanggan, tidak boleh mendapatkan akses
secara fisik kepada kas atau cek. Sebagai gantinya, kasir, yang melapor kepada bendahara,
menangani penyetoran pelanggan dan menyetorkannya ke bank.

Ancaman dan Pengendalian

Tujuan utama dari fungsi penerimaan kas adalah untuk mengamankan pengiriman uang
pelanggan. Secara spesifik, pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan.
1. Menangani kas atau cek dan mem-posting uang ke rekening pelanggan.

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XII REVENUE CYCLE: SALES TO CASH COLLECTING

2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi memo kredit.
3. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank.

AHMAD EDI SUSILO

A31115752