Anda di halaman 1dari 53

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING PADA PT

KOBEXINDO Tbk DI JAKARTA

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTIK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)

Muhammad Suryanto
NIM: 12136494

Program Studi Manajemen Informatika


Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2015

PENILAI KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah di nilai pada tanggal .................................................

PENILAI

(................................)

Saran-saran dari penilai:


....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

iii

KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya saya dapat menyelesaikan tugas
laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini
penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan
kuliah kerja praktek yang saya ambil adalah sebagai berikut :

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PURCHESING


PADA PT KOBEXINDO Tbk DI JAKARTA
Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu
mata kuliah KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) pada program Diploma III ( D3 ) AMIK
BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi dan
beberapa sumber literatur yang mengandung penulisan ini. saya menyadari bahwa
tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah
kerja praktek ini tidak lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini kami
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI


2. Ibu Novita Indriyani,S.kom,M.kom sebagai dosen mata kuliah pemodelan
sistem berbasis objek yang telah memberikan bimbingan, arahan , saran serta
dukungan kepada saya dalam menyelesaikan tugas ini.
3. Staff / Karyawan / dosen dilingkungan AMIK BSI.
4. Bp Suseno Selaku HRD PT KOBEXINDO Tbk.
5. Para Karyawan/Karyawati PT KOBEXINDO Tbk.
6. Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual
kepada saya.
7. Serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan
bantuannya dalam pembuatan KKP. Serta semua pihak yang terlalu banyak
untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Saya
iv

DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Laporan KKP ................................................................................................. i
Lembar Persetujuan Laporan KKP ....................................................................................... ii
Penilai Kuliah Kerja Praktik ................................................................................................. iii

Kata Pengantar ................................................................................................................ iv


Daftar Isi ......................................................................................................................... vi
Daftar Simbol ................................................................................................................. viii
Daftar Gambar ................................................................................................................ ix
Daftar Tabel .................................................................................................................... x
Daftar Lampiran ............................................................................................................. xi
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................
1.1. Umum .........................................................................................................
1.2. Maksud dan Tujuan .....................................................................................
1.3. Metode Penelitian .......................................................................................
1.4. Ruang Lingkup ............................................................................................
1.5. Sistematika Penulisan .................................................................................

1
1
3
3
4
5

BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................................... 6


2.1. Konsep Dasar Sistem .................................................................................. 6
2.1.1. Pengertian Sistem .............................................................................. 6
2.1.2. Pengertian Informasi ......................................................................... 7
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi ............................................................. 7
2.1.4. Karateristik Sistem ............................................................................ 11
2.1.5. Klasifikasi Sistem ............................................................................. 12
2.2. Peralatan Pendukung (tool system) ............................................................. 13
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ................................................................
3.1. Umum .........................................................................................................
3.2. Tinjauan Perusahaan ...................................................................................
3.2.1. Sejarah Perusahaan ..........................................................................
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ........................................................
3.3. Prosedur Sistem Berjalan ............................................................................
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ................................................
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan ......................................................................
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan .........................................................................
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ............................................
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ............................................
3.7. Permasalahan ..............................................................................................
3.8. Pemecahan Masalah ....................................................................................

vi

18
18
18
19
20
23
23
26
29
29
31
33
33

BAB IV PENUTUP ....................................................................................................... 35


4.1. Kesimpulan ................................................................................................. 36
4.2. Saran ........................................................................................................... 36
DAFTAR PUSAKA .......................................................................................................
DAFTAR RIWAYAT HIDUP .......................................................................................
SURAT KETERANGAN PKL ......................................................................................
LAMPIRAN-LAMPIRAN .............................................................................................

vii

36
37
38
39

DAFTAR SIMBOL
a.Simbol Data Diagram (DFD)
EXTERNAL ENTITY
Simbol yang menggambarkan suatu
Sumber atau tujuan pada arus data.

DATA FLOW
Data yang menggambarkan arus data.

PROCESS
Simbol yang menggambarkan suatu proses
Sedang berlangsung.

DATA STORE
Simbol yang menggambarkan suatu tempat
Menyimpan dan mengambil.

viii

DAFTAR GAMBAR
Halaman
1.Gambar III 1. Struktur Organisasi .............................................................................. 20
2.Gambar III 2. Diagram Konteks Sistem Berjalan ........................................................ 23
3.Gambar III 3. Diagram Nol Sistem Berjalan .............................................................. 24
4.Gambar III 4. Diagram Detail Proses .......................................................................... 25

ix

DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel II.1 Notasi Tipe Data ............................................................................................ 16
Tabel II.2 Notasi Struktur Data ..................................................................................... 17

DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1.Lampiran A.1
2.Lampiran A.2
3.Lampiran A.3
4.Lampiran A.4

.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................

xi

40
41
42
43

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum

Dalam era globalisasi ini seiring

dengan perkembangan dan kemajuan

teknologi yang semakin canggih, maka arus informasi haruslah disampaikan secara
cepat dan akurat. Dengan demikian meluasnya kegiatan dan kebutuhan manusia
semakin membutuhkan komputer guna menyelesaikan masalah dan kegiatan dengan
cepat dan akurat hal ini pula yang dirasakan oleh perusahaan besar maupun
perusahaan yang sedang berkembang.
Didalam menghadapi perdagangan bebas dan persaingan antar perusahaan
maka akan muncul masalah-masalah yang komplek didalam dunia usaha. Salah satu
masalah yang komplek itu adalah di butuhkanya informasi yang luas yanng dapat
berguna bagi kepentingan intern maupun pihak ekstern. Pada dasarnya keberhasilan
perusahaan maupun industri dalam menghadapi tantangan erat saat ini terletak pada
kemampuan perusahaan dalam melakukan pengolahan informasi tersebut. Selain itu
juga memberikan dampak ekonomi yang berkaitan dengan perdagangan bebas.
Sebagai akibat dalam menghadapi persaingan-persaingan yang akan terjadi dalam
perdagangan bebas maka perusahaan atau industri dituntut selalu meningkatkan
sistem informasi. Dalam pelaksanaan sistem informasi secara efektif maka di
butuhkan teknologi komputer. Komputer merupakan alat canggih tepat waktu dan
tepat guna dalam membantu proses pelayanan transaksi, membutuhkan serta untuk
mempermudah atau mempercepat proses kerja. Apabila suatu perusaan atau industri
telah menggunakan komputer untuk kegiatan usahanya terutama kegiatan pengolahan
data secara maksimal maka dapat dikatakan perusahaan tersebut sistem kerjanya
bersifat manual. Pengolahan data menghasilkan informasi yang berguna bagi
kepentinagan pihak intern atau ekstern perusahaan kecuali pesaing. Selain itu sistem
informasi banyak membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan.

Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan akan mengetahui hasil


kegiatan usahanya atau pendapatanya melalui sub bagian dari sistem tersebut yaitu
sistem purchesing/pembelian.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas Laporan
KKP ini yaitu dengan judul:

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING PADA


PT KOBEXINDO Tbk

1.2. Maksud dan Tujuan


Adapun maksud dan tujuan penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang di dapat selama
perkuliahan
2. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki
wawasan pengetahuan.
3. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang
cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari
penelaahan yang original.
4. Lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada pengusaha.
Sedangkan tujuan dalam penulisan KKP ini adalah untuk memenuhi mata
kuliah kuliah kerja praktek pada semester lima jurusan manajemen informatika
Akademik manajemen informatika dan komputer bina sarana informatika.

1.3. Metode Penelitian


Metode penelitian merupakan langkah penting di dalam penyusunan
laporan Riset khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan penelitian
penulis melakukan pengumpulan data melalui cara :
1. Wawancara (interview)
Dalam penulisan laporan riset ini, untuk mendapatkan informasi secara
lengkap maka penulis melakukan suatu metode tanya jawab mengenai semua
kegiatan yang berhubungan dengan purchesing di PT KOBEXINDO Tbk
2. Pengamatan (observation)
Penulis

melakukan

pengamatan

langsung

terhadap

kegiatan

yang

berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut


langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui
kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.

3. Studi Pustaka
Selain melakukan kegiatan tersebut diatas penulis juka melakukan studi
kepustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di
perpustakaan akademi manajemen informatika bina sarana informatika
maupun di perpustakaan lainya.

1.4. Ruang Lingkup


Didalam penulisan laporan KKP ini, Penulis membahas tentan sistem
informasi purchesing di PT Kobexindo Tbk jakarta. Mengingat pembahasan tentang
purchesing itu cukup luas dan agar laporan KKP ini dapat tercapai sasaran ruang
lingkup pembahasan meliputi proses pembelian, proses persetujuan, dan proses
laporan.

1.5. Sistematika Penulisan


Untuk mengetahuai

secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan

kuliah kerja praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan
untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan kuliah kerja
praktek ini.
Untuk memudahkan dalam penulisan KKP, saya membuat sistematika dalam 4 Bab
yaitu:

BAB I

PENDAHULUAN
Pada bab ini penulisan Berisi tentang Umum/latar belakang, maksud
dan tujuan,metode penelitian,ruang lingkup dan sistematika penulisan

BAB II

LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulisan menjelaskan tentang konsep dasar sistem,dan
peralatan pendukung(tools system)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN


Pada bab ini penulisan membahas menenai hal yang bersifat
umum,tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan

strukur organisasi dan prosedur system berjalan, diagram alir data


(DAD) system berjalan,kamus data system berjalan yang memiliki sub
antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaraan,bab ini juga
menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.
BAB IIII

PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran
yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan laporan kuliah kerja
praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi pembaca maupun bagi
pengelola PT Kobexindo Tbk.

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
2.1.1. Pengertian Sistem
Definisi Sistem Menurut Jerry Fith Gerald sistem adalah suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sistem tertentu.
Menurut Raymond Mc. Leod (2001 : 11) sistem adalah sekelompok elemen yang
teriintegritas dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.
Sedangkan menurut Drs. KOMARUDIN sistem adalah suatu susunan yang
teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur-prosedur
yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksana kegiatan dari satu
organisasi.
Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi
meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang
tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai
elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan
lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang
akan dicapai.
Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat
elemen yang digabungkan satu sama yang lainnya untuk suatu tujuan bersama.
Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin prosedur, dokumen, data atau elemen
lain yang teroganisir elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping terhubung
satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.

2.1.2. Pengertian Informasi


Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Jogiyanto
(2005:8) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data
merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event)
adalah suatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity)
adalah berupa objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan
terjadi.
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Lertch dan Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto (2005:11)
Sistem

informasi

adalah

suatu

sistem

didalam

suatu

organisasi

yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi


organisasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Tujuan dari sistem informasi adalah menyajikan informasi untuk mengambil
keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, kegiatan operasi
subsistem suatu perusahaan, sehingga dapat diambil kesimpulan sistem informasi
memberi suatu cara untuk memandang suatu organisasi sebagai suatu keseluruhan
sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas.
Pemanfaatan komputer bahwa bagi aplikasi manajerial yaitu sistem informasi,
meskipun fakta bahwa komputer tidak lebih dari pada sekedar sebuah alat untuk

mengolah data, banyak manajer memandangnya sebagai elemen sentral terpenting


dalam suatu sistem informasi.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah
blok bangunan (Building Block) yang terdiri dari:
a. Blok Masukan (Input Block)
Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta
metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data
tersebut ke dalam sistem. Masukan disini terdiri dari transaksi, permintaan,
pertanyaan, perintah, dan pesan. Umumnya masukan harus mengikuti aturan
dan bentuk tertentu mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan
pengolahannya. Cara untuk memasukkan masukan ke dalam sistem dapat
berupa tulisan tangan, formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti
sidik jari, papan ketik (keyboard) dan lain-lain.
b. Blok Model (Model Block)
Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukkan
dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi
hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematical model dapat
mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu
pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu
laporan ringkas. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di
basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
8

c. Blok Keluaran (Output Block)


Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan serta semua
pemakai sistem. Keluaran sistem merupakan faktor utama yang menentukan
blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika suatu sistem informasi tidak sesuai
dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model,
teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya. Keluaran sistem
informasi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian, cek,
laporan dan lain sebagainya. Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran
sistem informasi dapat berupa layar monitor, mesin pencetak (printer), alat
pendengar (audio), atau microfilm. Umumnya keluaran sistem akuntansi berupa
hasil cetak mesin cetak dan tayangan pada monitor komputer.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi. Teknologi
merupakan tool box dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri
system secara keseluruhan teknologi terdiri dari tiga bagian yaitu brainware,
software dan hardware.
e. Blok Basis (Database Block)
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk
melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data secara fisik berupa media
untuk menyimpan data, seperti kartu buku besar, pita magnetik, disk, dll. Basis
9

data dapat dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan
bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitian,
dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Basis data merupakan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu
lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak
untuk memanipulasinya.
f. Blok Kendali (Control Block)
Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakini bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila telanjur kesalahankesalahan dapat langsung diatasi.
Suatu informasi dapat dikatakan berkualitas jika memiliki beberapa unsurunsur, antara lain seperti dibawah ini:
a. Akurat
Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahankesalahan tidak bisa
atau menyesatkan.
b. Tepat waktu
Yang dimaksud dengan tepat waktu disini adalah informasi yang datang pada
penerimanya tidak boleh terlambat.
c. Relevan
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.

10

2.1.4.

Karateristik Sistem
Modal utama sebuah sistem adalah input, proses dan output. Itu merupakan

sebuah sistem yang sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai masukan dan
keluaran. Sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu seperti :
1. Komponen (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi
membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Bundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang
lainya dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar (Enviroment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
mennguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut
4. Penghubung Sistem (interface)
Pengubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sistem
ke sistem lainya.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input).
6. Keluaran (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem
tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
11

2.1.5. Klasifikasi Sistem


1. Sistem abstrak
Merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik (sistem teologia), Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara
fisik contohnya seperti sistem komputer, sistem kuntansi dan lain sebagainya.
2. Sistem Alamiah
Merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam. Contohnya seperti sistem
matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya.
3. Sistem buatan manusia
Merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang
melibatkan

interaksi

manusia

dengan

mesin

disebut Humanmachine

System contohnya seperti sistem informasi.


4. Sistem Tertentu (Deterministic System)
Merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan contohnya seperti Sistem Komputer.
5. Sistem tak tentu (Probabilistic System)
6. Sistem tertutup (Close System)
7. Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan
sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur
tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi
kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah
(relatively

closed

system) secara

relatif

tertutup,

tidak

benar-benar

tertutup. Sistem terbuka (open system) merupakan sistem yang berhubungan


dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

12

2.2. Peralatan Pendukung (Tool System)


Dalam penulisan kuliah kerja praktek ini penulis menggunakan peralatan (tool
system) sebagai alat bantu dalam menyediakan kuliah kerja praktek ini, adapun
peralatan yang di gunakan:
A. Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir misalnya lewat telepon, surat dan
sebagainya, atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan misalnya file
card, microfile, hard disk, tape, diskette dan lain sebagainya.
DFD merupakan alat yang akan digunakan pada metodologi pengembangan
sistem yang terstruktur (struktured analisys and design). DFD merupakan alat yang
cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem
dengan struktur.
DFD adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) yang
berfungsi untuk menggambarkan arus dari data sistem dan untuk membantu didalam
komunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Diagram Arus Data sering
digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data
tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
DFD merupakan gambaran secara logika. Adapun pengertian secara umum
dari DFD adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem (autoformat) atau
komputerisasi satu gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam
bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan
mainnya. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang
menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan dan atau
dikembangkan dan memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari levelyang
paling

tinggi

kemudian

menguraikannya

13

menjadi level yang

lebih

rendah.

Kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (looping),


proses keputusan perhitungan. Pada DFD terdapat beberapa tingkatan, yaitu :
a. Diagram konteks
Adalah diagram yang berada pada level yang paling tinggi yaitu level nol yang
menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Pada level ini DFD
menggambarkan jaringan masukkan dan keluaran sistem. Diagram ini dibuat
untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan diproses atau dengan
katalain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau
global darikeseluruhan sistem yang telah ada.
b. Diagram Nol
Merupakan diagram yang berada pada level satu, yang menggambarkan
proses-proses utama dari sistem didalamnya terdiri dari hubungan antara
sumber aliran data dan simpanan data. Diagram ini dibuat untuk
menggambarkan

tahapan

proses

yang

ada

didalam

konteks,

yang

penjabarannya lebih terperinci.


c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendetaillagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
Aturan main dalam Diagram Arus Data adalah sebagai berikut :
a. Tidak boleh menghubungkan antara external entity dan external entity
secara langsung
b. Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store
secara langsung
c. Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan external entity
secara langsung atau sebaliknya
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada data flow yang
keluar.

14

B. Kamus Data
Model berikutnya yang akan dibahas adalah Kamus Data (Data Dictionary).
Kamus Data tidak menggunakan notasi grafis sebagaimana halnya DFD, tetapi
porsinya dalam memodelkan sistem tidak perlu diragukan lagi, sebuah model tidak
lengkap tanpa Kamus Data. Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan
kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data
yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka Kamus Data harus memuat halhal berikut:
a. Nama arus data
Kamus Data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama
dari arus data juga harus dicatat di Kamus Data.
b. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias
perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk
orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat
faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan
bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik
faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang
sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
c. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke
proses yang lainya. Data yang mengalir biasanya dalam bentuk lapran serta
dokumen hasil cetakan komputer.
d. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat
di Kamus Data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan
input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

15

e. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
Kamus Data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keteranganketerangan tentang arus data tersebut. Misalnya nama dari arus data adalah
Tembusan Permintaan Persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai
tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
f. Struktur data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di Kamus Data terdiri
dari item-item data apa saja.
Selain hal di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut
notasi tipe data, notasi atau simbol yang digunakan di bagi menjadi dua
macam yaitu :
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini di gunakan untuk membuat spesifikasi
format input maupun output suatu data. Notasi umum digunakan
antara lain :
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
Notasi
X
9
A
Z
.
,
/

Keterangan
Setiap karakter
Angka Numeric
Karakter Alfabet
Angka nol ditampilkan sebagai spasi
kosong
Titik, sebagaui pemisah
Koma, sebagai pemisah pecahan
Hypen, sebagai tanda penghubung
Slash, sebagai tanda pembagi

Sumber : Tata Sutabri (Analisa Sistem Informasi, hal : 172)

16

b. Notasi Struktur Data


Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana
notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Table II.2. Notasi Struktur Data


Notasi
=
+
0
{}
[]
I
*
@

Keterangan
Terdiri
Dan (and)
Pilih (boleh ya atau tidak)
Pengulangan Proses (iterasi)
Pemisah salah satu pilihan
Pemisah plihan didalam tanda [ ]
Keterangan atau catatan
Petunjuk (key field)

Sumber : Tata Sutabri (Analisa Sistem Informasi, hal:172)

17

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Proses purchesing dalam suatu usaha secara garis besar ditentukan oleh
adanya permintaan dan kebutuhan dari pelanggan dan tersedianya sarana yang siap
dipergunakan. Seiring dengan perkembangan zaman, proses purchesing ini memiliki
alur yang di gunakan untuk mengatur proses transaksi pembelian yang terjadi setiap
harinya.
Pada PT Kobexindo Tbk transaksi pembelian yang terjadi diawasi oleh
pemimpin/manager. pengawasan di lakukan setiap harinya dengan melihat terhadap
arsip-arsip yang berhubungan dengan penyewaan lapangan. Arsip yang mendukung
proses penyewaan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut sudah
terkomputerisasi, jadi pengelola dapat lebih mudah memeriksanya.
Kobexindo adalah salah satu distributor peralatan berat terbesar dan
terkemuka di Indonesia yang menyediakan produk-produk dari merek ternama dunia
seperti Komatsu, UD Trucks, Scania, Bomag, Tadano, dan Komatsu Forest.

3.2. Tinjauan Perusahaan


Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi
serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

18

3.2.1. Sejarah Perusahaan


Kobexindo Tractors Tbk (KOBX) didirikan tanggal 28 September 2002 dan
memulai kegiatan usaha komersialnya pada tahun 2002. Kantor pusat KOBX
berlokasi di Kobexindo Tower, Jl. Pasir Putih Raya Blok E-5-D, Ancol, Pademangan,
Jakarta Utara. Kobexindo memiliki 4 kantor cabang utama yang terletak di
Pekanbaru, Surabaya Sidoarjo, Banjarmasin Banjarbaru, dam Balikpapan.Induk
usaha Kobexindo Tractors Tbk adalah PT Kobexindo Investama, dengan persentase
kepemilikan sebesar 88,42%. Sedangkan induk usaha terakhir Kobexindo Tractors
Tbk adalah PT Marga Mas Investama, PT Millenium Capital Investment dan PT
Prima Adiwarna Sejahtera.
Berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan KOBX
adalah menjalankan usaha dalam bidang distributor, perdagangan dan Jasa. Kegiatan
utama KOBX adalah distributor dalam menjual alat-alat berat termasuk penjualan
suku cadang dan servis alat-alat berat
Merek utama alat-alat berat dan industrial yang di pasarkan,di jual dan di
distribusikan oleh kobexindo dan anak usahanya, yaitu Doosan Excavator, NHL
Rigid Dump Trucks, Tata Daewoo Off-road Heavy Duty Truck, Dressta Bulldozer,
Farm Tractor Belarus, Jungheinrich Electric Forklifts dan Hako Vacuum Sweeper
Machines.
Pada tanggal 27 Juni 2012, KOBX memperoleh pernyataan efektif dari
Bapepam-LK

untuk

melakukanPenawaran

Umum

Perdana

Saham

KOBX

(IPO) kepada masyarakat sebanyak 272.500.000 dengan nilai nominal Rp100,- per
saham dengan harga penawaran Rp400,- per saham. Saham-saham tersebut
dicatatkan pada Bursa Efek Indonesia (BEI) pada tanggal 05 Juli 2012.

19

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang


menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian
yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui
secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya.
Berikut adalah struktur organisasi yang ada di PT Kobexindo Tbk:
CEO
Komite Eksekutif

Dewan
Komisaris

Komite audit
Komite nominasi

Direksi

Direktur
bagian

Direktur
bagian

Komite
GCG

Corp.planning
risk dan
manajemen

Presiden direktur

Direktur
bagian

Corporate
bussines

Corp.
audit

Marketing
operation

Finance
dan budget

Procurement
dan
invesment

Corp.learn
center

accounting

Corp.learn
center

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT United Tractors

20

Direktur
bagian

ESR dan
GA

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:


1. Dewan Komisaris: Dewan komisaris merupakan non excutive management
yang selalu mengikuti atau memantau perkembangan serta pelaksanaan
kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Dewan komisaris ini juga secara
periodik melakukan pengawasan dan memberikan saran-saran atau melakukan
konsultasi mengenai kebijakan yang diperlikan oleh Direktur Utama dan
kemajuan perusahaan.
2. Direksi: Tugas pokok Direksi adalah melaksanakan pengurusan Perusahaan
sesuai kepentingan dan tujuan Perusahaan dan bertindak selaku pimpinan
dalam pengurusan tersebut. Direksi melakukan segala tindakan pengurusan
maupun mengenai pemilikan kekayaan Perusahaan termasuk mengikat
Perusahaan dengan pihak lain dan/atau pihak lain dengan Perusahaan, sesuai
pembatasan yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Perusahaan. Secara
hukum, Direksi mewakili Perusahaan baik di dalam maupun di luar
pengadian.
3. Direktur Utama: Direktur utama menentukan dasar-dasar kebijaksanaa
perusahaan dengan dibantu oleh direktu dan mengawasi pelaksanaan operasi
melalui laporan-laporan yang diterima maupun pengawasan langsung di
lapangan.
4. Direktur: Direktur bertanggung jawab kepada direktur utama dalam
melaksanakan tugas dan wewenangnya memimpin langsung operasi
perusahaan dengan menggunakan sumber-sumber yang dimiliki secara
optimum guna mencapai tujuan perusahaan. Dalam organisasi direktur
membawahi para manager perusahaan serta menyusun rencana kerjasama
dengan para manager atas dasar kebijaksanaan direktur utama yang telah
digariskan
5. Manajer pemasaran: Manajer perusahaan bertanggung jawab atas penyusunan
perencanaan
pengembangan

pemasaran,

mengawasi

produk-produk

pelaksanaan

perusahaan

serta

pemasaran

dan

menangani

atau

mengkoordinir kegiatan promosi produk-produk yang dihasilkan. Manajer


21

perusahaan ini juga menggaris bawahi bagian A & P (Advertising and


Promotion) dan pra sales supervisor.
6. Manajer produksi: Manajer produksi bertanggung jawab dalam hal :
a. Menyusun rencana produksi dan jadwal promosi
sesuai dengan jumlah pesanan produksi yang
diperoleh dari bagian pemasaran.
b. Mengkoordinir kegiatan produksi dan mengawasi
pelaksanaan produksi termaksud kualitas produk
yang dihasilkan. Serta bertanggung jawab atas
diselesaikannya produk yang diminta sesuai waktu
yang ditentukan oleh bagian pemasaran.
c. Kelancaran

dan

efisiensi

produksi

dan

hasil

produksinya.
7. Manajer pembelian:

Manajer pemberlian

bertanggung jawab dalam

melakukan pemesanan pembelian bahan baku yang diperlukan kepada para


pemasok berdasarkan slip permintaan pembelian bahan baku dari bagian yang
memeerlukan.
8. Manajer keuangan: Manajer keungan bertanggung jawab atas masalah
keuangan perusahaan, mengadakan negosiasi dengan pihak lembaga
keuangan/bank yang berhubungan dengan msalah keungan perushaan,
menganalisis keungan perusahaan, menganalisis laporan keuangan yang
dibuat oleh bagian akuntansi , menganalisi kebutuhan dana dalam pelaksanaan
kegiatan operasi , mengatur dan membuat anggaran dan arus kas/dana, serta
memberikan laporan-laporan tersebut secara periodik kepad direktur.

9.

Manajer personalia: Manajer personalia dan umum bertugas merencanakan


pengadaan dan penempatan tenaga kerja , penyeleksian terhadap calon tenaga
kerja, memberikan sangsi kepada karyawan yang melanggar ketentuan
perusahaan, mengkoordinir kebersihan, pelayanan dan keamanan pabrik ,
sertta mengurus kegiatan lainnya seper humas dan hubungan dengan
pemerintah.
22

3.3. Prosedur Sistem Berjalan


Kegiatan sistem purchasing/pembelian unit alat berat yang di lakukan PT
Kobexindo Tbk ini semuanya berdasarkan proses kegiatanya.
Adapun tahapan proses penjualanya sebagai berikut:
1. Proses pemesanan
2. Proses pembayaran
3. Proses pelaporan
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Untuk menggambarkan sistem berjalan secara logika, saya mencoba
menggunakan diagram arus data yang berfungsi untuk mempermudah pemahaman
sistem yang sedang berjalan.
a. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan


Keterangan:
DKP

:Daftar kebutuhan part

PPB

:Permohonan pembelian barang

PO

:Purchase Order

STG

:Sudah terima gudang

23

PPUB :Permohonan pembelian unit baru


PKB

:Pemberitahuan barang baru

LSO

:Laporan stok opname

PPC

: Production Planning Control

PPIC : Production Planning Inventory Control


b. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan


24

c. Diagram Detail Sistem Berjalan

Gambar III.3 Diagram Detail Sistem Berjalan

25

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan


Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara
lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang
data

yang di cari. Yang akan di jelaskan disini adalah dokumen masukan dan

keluaran yang berhubungan dengan pembelian alat berat pada PT Kobexindo Tbk

1. Kamus data Dokumen Masukan


a. Purchase Order
Nama Arus Data

:Purchase Order

Alias

:PO

Bentuk Data

:Manual/Cetakan komputer

Arus Data

: Customer Proses 1.0


Proses 1.0 Salesman
Marketing Proses 2.0Proses 20 Arsip PO

Penjelasan

:Sebagai salah satu syarat pemesanan barang/unit

Periode

:setiap melakukan pemesanan barang

Volume

:1-25 Surat

Struktur Data

: Header + Isi + Footer


-. Header = judul + tahun + no_PO + tanggal + dipesan
oleh + dibeli
oleh + tanggal_pakai + proyek + nama_supplier +
telp_fax
+ contact_person + cara_pembayaran[tunai kredit]
-. Isi = 1{ no+ nama_barang + kuantitas +harga satuan
+(pot_harga) +
jumlah + keterangan + total
-.

Footer

lembar

ttd_pelaksana

ttd_asst_manager_proyek +
ttd_manager_proyek + cttn_cara_pembayaran
26

b. Bukti transfer
Nama Arus Data

:Bukti Ttransfer

Alias

:Bukti transfer

Bentuk Data

:Cetakan komputer

Arus Data

: Customer Proses 2.0


Proses 2.0 Arsip Bukti Transfer

Penjelasan

:Berisi keterangan pembayaran

Periode

:setiap melakaukan transaksi

Volume

:1-25 Surat

Struktur Data

: Header + Isi + Footer


-. Header = tgl + judul
-. Isi = nama_perusahaan + no_transaksi+tanggal_jam
+ dari_rekening +
ke_rekening

nama_penerima

jumlah

tanggal_efekif +
email_penerima
-. Footer = cetak + simpan
c. Buku Barang
Nama Arus Data

:Buku Barang

Bentuk Data

:Dokumen

Arus Data

: Buku Barang proses 2.0


Barang proses 3.0

Penjelasan

:Melihat detail barang

Periode

:Pembuatan NP dan SJ

Volume

:1-100 Surat

Struktur Data

: Header + Isi + Footer


- Header = Date(tgl_bln_thn)
-. Isi = kodebarang + nama + satuan + merk + hpokok +
hjual + stok akhir
- Footer = hal_no

27

2. Kamus Data Dokumen Keluaran


a. Faktur Pajak
Nama Arus Data

:Faktur Pajak

Alias

:FP

Bentuk Data

:Cetakan Manual

Arus Data

:Arsip SJ-proses 3.0-costumer


Proses 3.0-Arsip copy FP

Penjelasan

:Untuk kelengkapan dokumen tagihan

Periode

:setiap terjadi pembelian

Volume

:enam lembar setiap transaksi pembelian

Struktur Data

:Kode_faktur+PKP+pembeli_BKP

b. Surat Penawaran
Nama Arus Data

:Surat Penawaran

Alias

:SP

Bentuk Data

:Cetakan Manual/Komputer

Arus Data

:Marketing-proses-01

Penjelasan

:Surat yang berisi spesifikasi dan harga unit

Periode

:setiap melakukan penawaran unit

Volume

:1-25 surat

Struktur Data

:nama_perusahaan + alamat_perusahaan +
telp_perusahaan + no_surat_penawaran +
tgl_surat_penawaran + nama_kota +
-. Isi = nama_unit + merk_unit + harga +
cara_pembayaran + pengiriman + kapasitas_bulan +
waktu_penyerahan_unit + lain_lain
-.

Footer

salam

ttd_marketing

stempel_perusahaan
Stempel_perusahaan *nama_perusahaan*

28

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan


Yang di maksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari
bentuk dokumen-dokumen yang di gunakan dalam proses pembelian unit alat
berat.bentuk dokumen ini sendiri di golongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen
masukan dan dokumen keluaran.

3.6.1. Bentuk Dokumen Masukun (input)


Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar
untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu
keluaran yang disebut dengan output. Dokumen masukan yang digunakan adalah
sebagai berikut :
a. Nama dokumen

: Item Request atau Nota Konsep

Fungsi

: Untuk acuan data barang yang dibutuhkan

Sumber masukan

: Tiap Departemen

Tujuan

: Finance

Frekuensi

: Setiap ada barang yang dibutuhkan

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk dokumen

: Lampiran A.

b. Nama dokumen

: Purchase Order

Fungsi

: Untuk melakukan pemesanan barang

Sumber masukan

: Purchasing

Tujuan

: Supplier

Frekuensi

: Setiap ada pembelian barang

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk dokumen

: Lampiran A.2

c. Nama dokumen

: Faktur Pembelian

29

Fungsi

: Untuk menginput data pembelian

Sumber masukan

: Supplier

Tujuan

: Finance

Frekuensi

: Setiap ada pembelian

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk dokumen

: Lampiran A.3

d. Nama dokumen

: Faktur Pajak

Fungsi

: Untuk menginput pajak pembelian

Sumber masukan

: Supplier

Tujuan

: Staf Pajak, Finance

Frekuensi

: Setiap ada pembelian atas barang PKP

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk dokumen

: Lampiran A.4

e. Nama dokumen

: Tanda Terima Faktur

Fungsi

: Untuk bukti kapan faktur dikirimkan/diterima

Sumber masukan

: Supplier

Tujuan

: Finance

Frekuensi

: Setiap ada pengiriman atas pembelian barang

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk dokumen

: Lampiran A.5

f. Nama dokumen
Fungsi

: Kwitansi Bermaterai
: Untuk bukti pembelian barang dan dasar pembayaran
hutang

Sumber masukan

: Supplier

Tujuan

: Purchasing, Accounting, Finance

Frekuensi

: Setiap ada pembelian barang

Media

: Kertas

30

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk dokumen

: Lampiran A.

3.6.2. Bentuk Dokumen Keluaran (output)


Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung
kegiatan manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen
keluaran yang digunakan adalah sebagai berikut :
a. Nama dokumen
Fungsi

: Slip Pembayaran Bank


: Untuk bukti pembayaran melalui bank transfer, cek
ataupun giro

Sumber masukan

: Finance

Tujuan

: Supplier

Frekuensi

: Setiap ada pembayaran barang melalui akun bank

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk dokumen

: Lampiran B.1

b. Nama dokumen

: Slip Pembayaran Kas

Fungsi

: Untuk bukti pembayaran atas pembelian barang

Sumber masukan

: Finance

Tujuan

: All Department

Frekuensi

: Setiap ada pembayaran atas faktur tertentu melalui kas

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk dokumen

: Lampiran B.2

c. Nama dokumen
Fungsi

: Slip Pemindahan
: Sebagai bukti pembayaran hutang menggunakan bank
ayat silang

Sumber masukan

: Finance

Tujuan

: Accounting

Frekuensi

: Setiap bulan
31

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk dokumen

: Lampiran B.3

d. Nama dokumen
Fungsi

: Laporan Pembayaran Hutang


: Sebagai laporan pembayaran hutang tiap periode
tertentu

Sumber masukan

: Finance

Tujuan

: Direksi

Frekuensi

: Setiap bulan

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Bentuk dokumen

: Lampiran B.4

32

3.7. Permasalahan
Sistem Purchasing yang telah berjalan pada PT Kobexindo Tbk umumnya
telah berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses pembelian,proses
transaksi sampai pengiriman barang atau unit.Tetapi penulis melihat sedikit
kelemahan pada sistem tersebut.
Adapun kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Adanya fungsi ganda pada bagian accounting, yaitu sebagai finance dan
accounting
b. Belum terdapatnya link yang menghubungkan data-data antar bagian
purchasing dan accounting
c. Arus dokumen yang kurang efisien karena melibatkan banyak pihak
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah tersebut disarankan:
a. Melakukan pemisahan fungsi finance dan accounting.mengkaji ulang dan
melakukan pemisahan fungsi, tugas dan wewenang dalam struktur
organisasi dengan memisahkan bagian finance dan accounting. Hal ini di
maksudkan agar selalu terjadi pengecekan (internal check) dalam
pelaksanaan suatu transaksi, sehingga dapat mengurangi kemungkianan
terjadinya kecurangan
b. Dengan adanya link yang menghubungkan data-data antar bagian maka
dapat mempercepat arus informasi pada perusahaan dan memudahkan
dalam pencarian data dan dapat melihat sesuai dengan hak akses masingmasing bagian
33

c. Mengurangi keterlibatan banyak pihak, dengan hanya melibatkan pihakpihak yang penting dan terpercaya dalam melakukan pengecekan dan
penandatanganan dokumen-dokumen perusahaan

34

BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Sebagai akhir dari bab ini penulis kuliah kerja praktik ini, maka saya selaku
penulis memberi kesimpulan bahwa sistem purchasing pada PT Kobexindo Tbk
berjalan secara baik. Namun penulis menemukan sedikit permasalahan yang harus di
perbaiki dan di tanggulangi. Diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Adanya fungsi ganda pada bagian accounting, yaitu sebagai finance dan
accounting
b. Belum terdapatnya link yang menghubungkan data-data antar bagian
purchasing dan accounting
c. Arus dokumen yang kurang efisien karena melibatkan banyak pihak
4.2. Saran
Sebagai dari akhir penulisan kuliah kerja praktik ini, saya akan memberikan
saran-saran sebagai berikut:
a. Perusahaan seharusnya mengurangi pihak-pihak yang tidak terlalu penting
untuk terlibat dalam penandatanganan dokumen
b. Perusahaan membutuhkan software accounting agar lebih mudah mengolah
data

35

DAFTAR PUSTAKA
H.M, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Kedua.
Yogyakarta: ANDI Offset
Komaruddin. 1998, Analisa dan design sistem informasi edisi pertama. Surabaya
Whitten,Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6 Yogyakarta:
Andi
Fathansyah. 1999. Basis data. Cetakan pertama. bandung
WWW.Kobexindo.com/sejarah.com

36

LAMPIRAN A.1

39

LAMPIRAN A.2

40

LAMPIRAN A.3

41

LAMPIRAN A.4

42