Definisi rapat

1. 1. Rapat adalah berkumpulnyasekelompok orang untukmenyatukan pemikiran

gunamelaksanakan urusan perusahaan.Dalam bab ini membahas rapatformal yang
melibatkan empat orangatau lebih, rapat organisasidimaksudkan untuk
berkomunikasi,perencanaan, penetapankebijaksanaan, pengambilankeputusan, atau
pemberian motivasikepada . Agar berlangsung efektif
2. 2. Rapat merupakan sarana komunikasidalam organisasi. Meskipundemikian, rapat tidak
selalumenghasilkan keputusan yangefektif. Oleh karena itu, rapat perludiselenggarakan
dengan efisienmengingat pentingnya arti waktubagi pelaku bisnisSetiap hari suatu
organisasi atauperusahaan menerima informasi dariberbagai organisasi lain.
Kecepatanarus informasi memerlukankeputusan yang tepat. Keputusanyang diambil
berdasarkan informasiakan berpengaruh pada aspekperusahaan
3. 3. Sebelum rapat diselenggarakan,pimpinan rapat harus menentukantahapan-tahapan
untukkeberhasilannya.Untuk itu, ia harus menetapkanperlu tidaknya
penyelenggaraanrapat, menentukan :tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan
menyiapkan lokasi rapat .
4. 4. Rapat, pada umumnya dikategorikansebagai rapat informasional, ataurapat
pengambilan keputusan.Tujuan rapat informasional adalahberbagai informasi
danmengoordinasikan suatu tindakan.Rapat ini dapat meliputi briefingper orang oleh
setiap peserta ataupresentasi oleh pimpinan yangdiikuti dengan pertanyaan
daripeserta.Rapat pengambilan keputusanterutama berkenaan denganpersuasi, analisis,
dan pemecahanmasalah.
5. 5. Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas,perlu dipastikan bahwa orang-orang
yang dapatmemberikan sumbangan pikiran dan yangmenentukan dalam pengambilan
keputusan dapathadir. Untuk memudahkan mengundang orangdalam rapat, maka
ingatlah aturan ini, 8-18-1800:8 orang peserta.18 orang peserta.jika ingin
mengobarkan antusiasme tim denganmemperkenalkan sebuah produk baru.
Undanglah1800 orang atau lebih untuk rapat
6. 6. PresensPersetujuan agendaPersetujuan durasi waktu rapatLaporan
PimpinanLaporan ManajerPengembangan pasarProduk baruKeuanganPekerjaan
yang tertundaPengembangan tugasPengumumanPenundaan
7. 7. Fungsi rapat adalahmengikuti informasi yangberkembang dengan cepat.Manajer
menerimainformasi melalui sistemkomunikasi yang sangatcepat dari
berbagaiperusahaan dan individudari berbagai penjuru.
8. 8. Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tigaklasifikasi: rapat yang baik, rapat yang
buruk,dan rapat yang tidak perlu. Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri
sebagaiberikut:Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semuapeserta rapat.Agenda
disusun untuk mencapai tujuan rapat.Rapat diikuti oleh orang-orang yang
berkompeten,baik sebagai kontributor ataupun penerimainformasi dari rapat.Rapat
berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan,sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa
adawaktu dan tindakan yang sia-sia.Alat bantu visual dengan gambar yang jelas
dantajam digunakan pada saat yang memungkinkan.Peserta rapat memahami peran
masing-masing,hadir dengan persiapan yang direncanakan, danmemberikan

9.

10.

11.

12.

13.
14.

15.
16.

17.

kontribusi.Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapatyang telah dibahas secara

tuntas.Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik
9. Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan
tempat penyelenggaraan rapatperlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau
tidaknya menyelenggarakan rapat. Menentukan tujuan Sebelum rapat
diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik untuk mencapai
tujuan. Memilih peserta rapat Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang
penting dan merupakan kunci bagi pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah
peserta harus mencerminkan tujuan rapat. Menyusun agenda Meskipun sifat rapat
kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya disiapkan daftar
materi yang akan dibahas dalam rapat.
10. Langkah-langkah penting yang perludiperhatikan untuk mempersiapaknrapat adalah,
sebagai berikut:Menyiapkan agenda rapatPenyampaian undangan rapat lebihawal
untuk memberikan waktu yang cukup kepada pesertaMemastikan semua yang
diundangdapat hadirMemastikan kesiapan fasilitas
11. . Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian
kecil sebagai berikut: Pimpinan rapat datang terlambat Ruang rapat tidak
dipersiapkan dengan baik Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar Pimpinan
kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu Peserta rapat
datang terlambat Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon Peserta
menunjukkan ketidaksiapan
12. Melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa agenda telah diterima oleh
peserta rapat. Rapat diselenggarakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan tanpa
harus menunggu kehadiran seluruh peserta rapat. Memberikan indikasi bahwa agenda
rapat diikuti dan rapat akan selesai pada waktu yang telah ditetapkan
13. Presentasi Rapat Kerja
14. Untuk presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan
informasi. Untuk rapat pengambilan keputusan atau pemecahan masalah, jumlah
peserta maksimum lima orang. Untuk rapat identifikasi permasalahan, jumlah peserta
maksimum sepuluh orang. Untuk rapat informasional, jumlah peserta maksimum tiga
puluh orang. Untuk rapat panitia, jumlah peserta maksimum yang efektif tidak lebih
dari tujuh orang.
15. Ukuran Ruangan Luas ruangan harus sesuai dengan jumlah peserta rapat
Akustik Ruang besar yang kosong seringkali berakustik buruk Gangguan
16. Pimpinan rapatadalah orang yang bertanggung jawabatas keberlangsungan rapat.
Seorangpimpinan rapat yang baik tidakmendominasi seluruh rapat sehinggamengurangi
kesempatan peserta untukmemberikan saran atau masukan,tetapi juga tidak bersikap
pasifsehingga kehilangan kendali atas rapatyang dipimpinnya
17. Mengetahui apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat. Berbicara
menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh peserta rapat.
Mengetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat pendahuluan..
Berbicara dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat..
Memperhatikan dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap peserta rapat.
Mengikuti agenda rapat langkah demi langkah. Menjaga arah rapat agar tidak
menyimpang dari tujuan.

18. 18. Pemimpin rapat yang baik tidakmendominasi kesempatanberbicara dan

mengutarakanpendapatnya kepada forumpeserta rapat, melainkanmembawa forum ke
dalamdiskusi untuk mendapatkanmasukan, opini dan pemikiranpeserta rapat.
Diskusimerupakan inti sebuah rapatyang baik
19. 19. Mengajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaan yang tidak cukup dijawab dengan
sekedar ucapan ya atau tidak Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan
peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat. Menyampaikan pertanyaan peserta
yang ditujukan kepada peserta lain melalui pimpinan rapat. Mengabaikan pernyataan
yang tidak relevan dengan tujuan rapat. Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika
diskusi menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan. Bersikap tegas terhadap peserta
yang mendominasi diskusi. Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk
memberikan dorongan kepada kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran yang
sama. Mengajukan pertanyaan
20. 20. Menutup Rapat :Pada akhirnyasebuah rapat, pimpinan harus dapatmenutup rapat
pada saat yang tepat.Apabila semua pokok bahasan yangtersebut dalam agenda telah
tercakupdalam rapat, ada kecenderunganpeserta untuk mulai membuat rekapitulasi