La norma

OHSAS 18001
y su implementacin

Estructura de la Norma OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 tiene un
enfoque estructurado de gestin en
S&SO y hace nfasis en las prcticas
proactivas preventivas, mediante la
identificacin de peligros y la
evaluacin de control de los riesgos
relacionados con el sitio de trabajo.

Poltica de S&SO
La poltica del sistema de S&SO de la empresa es el punto inicial y crucial para la
implantacin del sistema. En ella se establece un sentido general de direccin y se
fijan los principios de accin para la organizacin. La 18002 dice: "Determina los
objetivos respecto a la responsabilidad y desempeo de S&SO requeridos en toda la
organizacin y demuestra el compromiso formal de la organizacin, particularmente
el de su alta gerencia, con la buena gestin de S&SO".
La poltica de S&SO debe ser coherente con la identificacin de peligros riesgos y del
nivel de seguridad requerido, de acuerdo con su estrategia. Al igual que en otras
normas de gestin, se exige un compromiso para el mejoramiento continuo, lo cual
debe estar de acuerdo con el control de los riesgos y con los niveles de referencia
adoptados.

Planificacin
La planificacin tiene que ver con la estrategia
para el desarrollo del sistema. Incluye la
identificacin de peligros, as como la
evaluacin y el control de riesgos, de sus
actividades, productos y servicios. Tambin
contempla la identificacin de los requisitos
legales y normativos que son aplicables para la
empresa, en materia de seguridad y salud
ocupacional y el establecimiento de objetivos
medibles, para poder cumplir con lo
especificado en la poltica de S&SO.

Implementacin y operacin
La implementacin y operacin contempla la
estructura administrativa (responsabilidad y
autoridad) que permita la implantacin del
sistema, adems del suministro de los recursos
necesarios para el mismo. Incluye tambin
requisitos para el entrenamiento,
concientizacin y competencia de los
empleados y contratistas, la consulta y la
comunicacin con las diferentes partes
interesadas, la documentacin que soporta el
sistema y su control, as como el control
operativo y la preparacin y respuesta ante
emergencias.

Verificacin y accin correctiva

El captulo de verificacin y accin correctiva incluye
requisitos relacionados con la identificacin de los
parmetros claves de desempeo en S&SO para
determinar su cumplimiento; el establecimiento de
procedimientos para el reporte y la evaluacin/investigacin de accidentes, y no conformidades, con el
fin de prevenir la ocurrencia de situaciones similares y
detectar las causas potenciales de no conformidades; la
conservacin de registros para demostrar que el sistema
de gestin de S&SO opera de manera efectiva y que los
procesos se han llevado a cabo bajo condiciones
seguras, as mismo, se contempla la auditora como
herramienta para revisar y evaluar continuamente la
efectividad del sistema de gestin.

Revisin por la gerencia

Finalmente se establece el requisito de revisin
gerencial, mediante la cual se realiza la revisin
peridica del funcionamiento del sistema, permitiendo
detectar los puntos dbiles y tomar las medidas
correctivas del caso.
Para la implantacin de un sistema ele gestin se sigue
el Ciclo Deming P-H-V-A. (Planear, Hacer, Verificar y
Actuar). "El Ciclo Deming es un ciclo de control que
integra cuatro actividades fundamentales para lograr
un determinado fin. Se aplica a la solucin de
problemas, la realizacin de un proyecto y en general
a todos los procesos y actividades de mejoramiento".

Elementos de una administracin exitosa

en Seguridad y Salud Ocupacional

POLTICA DE S&SO
Explicacin del requisito
La poltica del sistema de S&SO de la empresa
es el punto inicial para la implementacin del
sistema. En ella se establecen las directrices
generales de la alta gerencia y se fijan los
planes de accin en lo relacionado con
seguridad y salud ocupacional. Determina los
objetivos respecto a la responsabilidad y
desempeo de S&SO, requeridos en toda la
organizacin y demuestra el compromiso con la
gestin de S&SO.

Requisito OHSAS 18001

La alta gerencia debe definir la poltica de S&SO de la organizacin,
que especifique claramente los objetivos generales de S&SO y un
compromiso para el mejoramiento continuo del desempeo en
S&SO.
La poltica debe:
a) ser apropiada para la naturaleza y la escala de los riesgos en
S&SO de la organizacin;
b) incluir un compromiso de mejoramiento continuo;
c) incluir un compromiso para cumplir con la legislacin vigente
aplicable de S&SO y con otros requisitos que haya suscrito la
organizacin;
d) estar documentada e implementada y ser mantenida;
e) ser comunicada a todos los empleados con la intencin de que
stos sean conscientes de sus obligaciones individuales en S&SO;
f) estar disponible a las partes interesadas;
g) ser revisada peridicamente para asegurar que siga siendo
pertinente y apropiada para la organizacin.

PLANIFICACIN
Para la identificacin de peligros, evaluacin y control
de riesgos
Explicacin de requisito
La norma OHSAS 18001 en su numeral 4.3.1 requiere que,
como resultado de la planificacin para la identificacin de
peligros, evaluacin y control de riesgos, la organizacin
establezca uno o varios procedimientos para la
identificacin de peligros (fuente o situacin con potencial
de dao en trminos de lesin o enfermedad, dao a la
propiedad, al ambiente de trabajo o . la combinacin de
estos), evaluacin de riesgos (combinacin de la
probabilidad y la consecuencia de que ocurra un evento
peligroso especfico) e implementacin de medidas de
control :para los mismos, teniendo en cuenta las entradas
y salidas asociadas con las actividades, procesos,
productos y/o servicios actuales y pasados pertinentes de
la organizacin.

Por actividad rutinaria se puede

entender: operaciones normales de la
planta de produccin o de la organizacin.
Por actividad no rutinaria se puede
entender: operaciones ocasionales como
limpieza, mantenimiento de la planta,
arranque o parada de planta.

Requisito OHSAS 18001

La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la
continua identificacin de peligros, la evaluacin de riesgos y la
implementacin de las medidas de control necesarias. Estos
procedimientos deben incluir:
actividades rutinarias y no rutinarias;

actividades de todo el personal que tenga acceso al sitio de

trabajo (incluso subcontratistas y visitantes);

las instalaciones en el sitio de trabajo, provistas por la

organizacin o por terceros.
La organizacin debe asegurar que los resultados de estas
evaluaciones y los efectos de estos controles sean tomados en
cuenta cuando se fijen los objetivos de S&SO. La organizacin
debe documentar y mantener una informacin actualizada.

La metodologa de la organizacin para la identificacin de

peligros y evaluacin de riesgos debe:
definirse con respecto a su alcance, naturaleza y
planificacin del tiempo para asegurar que sea proactiva
ms que reactiva;
proveer los medios para la clasificacin de riesgos y la
identificacin de los que se deban eliminar o controlar
como se define en los numerales 4.3.3 y 4.3.4;
ser consistente con la experiencia operativa y las
capacidades de las medidas de control de riesgos
empleadas;
proporcionar un soporte para la determinacin de los
requisitos de habilidades, la identificacin de necesidades
de entrenamiento y/o el desarrollo de controles operativos;
proveer los medios para el seguimiento a las acciones
requeridas con el fin de asegurar tanto la efectividad como
la oportunidad de su implementacin.

Identificacin de peligros
La identificacin de un peligro es la parte ms importante
dentro de cualquier proceso de valoracin de riesgos.
Para poder llevar a cabo dicha identificacin, es
necesario tener una definicin precisa de los equipos,
actividades y materiales utilizados en los procesos de la
organizacin. El conocimiento completo del uso
proyectado de los equipos y materiales, y su previsible
mal uso resultan de primordial importancia para la
identificacin de peligros.
El propsito de identificar los peligros es ubicar todas las
posibles fuentes de riesgo para obtener como resultado
un listado de eventos peligrosos.

La identificacin de peligros es aplicable en

los siguientes mbitos:
En seguridad (incluyendo riesgos
tecnolgicos)
En salud humana (riesgos ocupacionales)
De manera general, los pasos que se deben
seguir en cada caso se relacionan a
continuacin:

Seguridad
1.

Identificacin del peligro.

Materiales, equipo y
procedimientos, por ejemplo:
tamao de inventarios y
ubicacin de materiales
flamables, reactivos o
altamente txicos.
Acontecimientos que pueden
originar un peligro, por
ejemplo: mal funcionamiento
de equipos, error humano,
falla de diques de contencin, etc.

Salud Ocupacional
1. Anlisis de datos/identificacin
del peligro. Cantidades y
concentraciones de agentes
qumicos, fsicos y biolgicos en
un medio ambiente en un sitio o
rea de estudio; seleccin de
sustancias qumicas de inters.

Seguridad

Salud Ocupacional

2.

Estimacin de probabilidad/frecuencia de las causas.

Posibilidad de iniciacin/
propagacin de acontecimientos
y accidentes por causas internas
o externas.

2. Evaluacin de exposicin.
Receptores potenciales incluyendo
subgrupos sensibles, tasas de
exposicin y tiempos

3.

Anlisis de consecuencias.
Naturaleza, magnitud y
probabilidad de efectos
adversos, por ejemplo: incendios,
explosiones, liberacin sbita de
materiales txicos, etc.

3. Evaluacin de respuesta a dosis de

toxicidad.
Relacin entre exposicin o dosis y
efectos adversos para la salud.

4.

Evaluacin de riesgos.
Integracin de probabilidades y
consecuencias para la expresin
cuantitativa de riesgos de
seguridad.

4. Caracterizacin de riesgos.
Integracin de toxicidad y datos de
exposicin para expresin cualitativa o
cuantitativa de riesgos para la salud;
anlisis de incertidumbre.

Tcnicas para la identificacin de peligros en S&SO:

Metodologas cualitativas

Metodologas cuantitativas

HAZOP: Estudio de peligro y

operatividad
AMEF: Anlisis de modo y efecto de
fallas
FTA: Anlisis de rbol de falla
ETA: Anlisis de rbol de eventos
Anlisis de Causa-Consecuencia
Anlisis de contabilidad humana
ACC. Anlisis de causa y
consecuencias
What if?: Deteccin y anlisis de
desviaciones sobre el comportamiento
normal previsto
Anlisis de Seguridad en el Trabajo

Gua Tcnica Colombiana CTC

45
Metodologas propias de las
Administradoras de Riesgos
Profesionales (ARP)

Capacidad de aceptacin de riesgos

La identificacin de peligros no determina
el grado de seguridad o inseguridad en s
mismo asociado al riesgo. Los criterios
para determinar este grado pueden estar
determinados, en primera instancia, por la
legislacin, o de no ser as, por las
polticas de administracin de riesgos de
la empresa.

Un riesgo asociado con niveles de

exposicin superiores a los mximos
permisibles establecidos en la
legislacin, directrices internacionales
o de la misma organizacin debe ser
controlado sin importar su costo.

Fuente generadora del peligro

Escaleras, altura de
ventanas
Desniveles de pisos
Materiales en el piso
Motor de vehculo
Manipulacin de materiales y
herramientas
Uso de herramienta cortante
Acometida elctrica

Clasificacin Identificacin del factor de

del riesgo
riesgo asociado

Locativo

Cadas de altura

Locativo
Locativo
Mecnico
Mecnico

Cadas a nivel
Cadas a nivel
Atrapamientos
Golpes, machucones

Mecnico
Elctrico

Heridas
Quemaduras o
electrocucin
Prdida de la audicin

Ruido generado por equipo

de limpieza
Exposicin al sol
Solventes de limpieza

Fsico
Fsico
Qumicos

Animales

Biolgicos

Manejo de cargas y

Ergonmicos

Quemaduras
Lesiones en la piel y
lesiones hepticas
Mordedura de serpientes,
picaduras de insectos
Problemas

Evaluacin de riesgos
Como se mencion anteriormente, riesgo
implica la probabilidad de ocurrencia de
un evento adverso y la magnitud de las
consecuencias

Evaluacin cualitativa.
Este tipo de evaluacin no involucra la cuantificacin de
parmetros, utiliza escalas descriptivas para evaluar la
probabilidad de ocurrencia de cada evento. En general,
este tipo de evaluacin se utiliza:
Como una evaluacin inicial para identificar
situaciones que ameriten un estudio ms profundo.
Cuando el riesgo percibido no justifica el tiempo y
esfuerzo que requiere un anlisis ms profundo.
Cuando no existe informacin suficiente para la
cuantificacin de los parmetros.

Evaluacin cuantitativa
Este tipo de evaluacin utiliza valores
numricos, en lugar de escalas
cualitativas, para estimar la probabilidad
de ocurrencia de cada evento. La calidad
del anlisis depende directamente de la
calidad de la informacin. En trminos
generales, se prefiere este tipo de
estudios pues brindan una base ms
slida para tomar decisiones, incluyendo
la consideracin de la incertidumbre en la
cuantificacin de los parmetros.

Control de riesgos
En salud humana la secuencia lgica para atacar un
riesgo con el fin de disminuirlo es:

Trabajar en la fuente
Trabajar en el medio
Y, por ltimo, trabajar en la proteccin del individuo, a travs de
elementos de proteccin personal (EPP).

El control de los riesgos se puede definir a travs de:

Controles de diseo e ingeniera

Controles administrativos
Prcticas de trabajo
Controles en la fuente
Equipo de proteccin individual

Por ejemplo en el desarrollo de un trabajo de

pintura por aspersin en el cual se genera un
alto nivel de ruido por el funcionamiento del
compresor de aire, se podran aplicar los
siguientes controles:

Control de diseo o ingeniera: trasladar el compresor

fuera del rea de pintura.
Trabajar en la fuente: hacer un adecuado
mantenimiento al compresor para mantenerlo en
condiciones ptimas de funcionamiento.
Trabajar en el medio: instalar barreras acsticas que
aslen el ruido generado por el funcionamiento del
compresor.
Proteccin del individuo: uso de elementos de
proteccin personal (auditiva).

Requisito OHSAS 18001

La organizacin debe establecer y mantener un
procedimiento para identificar y tener acceso a
los requisitos de S&SO, tanto legales como de
otra ndole, aplicables a ella.
La organizacin debe mantener esta
informacin actualizada. Debe comunicar la
informacin pertinente sobre requisitos legales y
de otra ndole a sus empleados y otras partes
interesadas.

1. REGLAMENTACIN TCNICA GENERAL

REGLAMENTO

Resolucin
2400 de 1979

ENTIDAD
EMISORA

ARTCULOS
APLICABLES

Ministerio
de Trabajo
y
Seguridad
Social

Art. 29. Todos los

sitios de trabajo,
pasadizos, bodegas y servicios
sanitarios debern
mantenerse en
buenas condiciones de higiene y
limpieza. Por ningn motivo se
permitir la acumulacin de polvo,
basuras y desperdicios

CMO SE DA
EL CUMPLIM.

DISTRIBUCIN
EN LA
EMPRESA

Aplicacin
Toda la
del
empresa
Programa de
Aseo
Institucional

2. REGLAMENTACIN TCNICA ESPECFICA

REGLAMENTO
Ley 769 de
agosto 6/2002
Cdigo
Nacional de
Trnsito

ENTIDAD
EMISORA

ARTCULOS
APLICABLES

Ministerio de
Transporte

Art. 18. La
licencia de
conduccin
habilitar a su
titular para
manejar vehculos automotores, de acuerdo con las
categoras que
para cada
modalidad
establezca el
reglamento.

CMO SE DA
EL CUMPLIM.
Todas las personas que requieran conducir
vehculos de la
empresa, tienen
su licencia de
conduccin
vigente. Adicionalmente la
Gerencia de
Salud Ocupacional realiza
exmenes a
dichas personas y
autoriza el manejo
de los vehculos ,
de acuerdo a la
categora.

DISTRIBUCIN
EN LA
EMPRESA
Gerencia de
Salud
Ocupacional
Divisin de
Transportes

3. NORMAS TCNICAS GENERALES

REGLAMENTO

Norma
Tcnica
Colombiana
3701 de
marzo 15 de
1995

ENTIDAD
EMISORA

ICONTEC

ARTCULOS
APLICABLES

N 6.
INDICADORE
S DE
CONSECUEN
CIA.
6.1. ndice general de frecuencia. 6.2.
ndice de
severidad.
6.4. ndice de
lesin incapacitante

CMO SE DA
EL CUMPLIM.

DISTRIBUCIN
EN LA
EMPRESA

Los ndices
Divisin de
de FrecuenS&SO
cia, Severidad
Global y
Lesin
Incapacitante
se calculan de
acuerdo a la
norma por el
Coordinador
de S&SO

4. NORMAS TCNICAS ESPECFICAS

REGLAMENTO

ASME-B 31.8
1995

ENTIDAD
EMISORA

ASME

ARTCULOS
APLICABLES

CMO SE DA
EL CUMPLIM.

DISTRIBUCIN
EN LA
EMPRESA

ASME Parte
840.1 (a) La
intencin de
los requerimientos de diseo debe ser
apropiada a la
seguridad
pblica.

Los diseos
son revisados
y analizados
mediante tcnicas tales
como el
HAZOP,
WHAT IF, etc.
Que garantizan el mnimo
riesgo para la
seguridad pblica

Divisin de
Diseo y
desarrollo Divisin de
Operaciones

Para acceder a la legislacin y normatividad aplicable y para mantener

actualizada la identificacin de los requisitos legales se pueden
realizar, entre otras, las siguientes actividades:
Mantener comunicacin con la ARP, para enterarse de las
novedades de la legislacin en Seguridad y Salud Ocupacional.
Consultar pginas Web de los Ministerios, como por ejemplo:
Ministerio de la Proteccin Social, Ministerio de Minas y Ministerio
de Transporte, entre otros.
Mantener comunicacin con ICONTEC y con el Consejo
Colombiano de Seguridad - CCS, para conocer las nuevas
normativas en Seguridad y Salud Ocupacional.
Consultar, va Internet, las pginas Web de organismos
relacionados con la Gestin S&SO, tales como ANS y ASME entre
otros, para enterarse de las normas emitidas o en proceso de
emisin, que tengan relacin con los procesos que se desarrollan
en la empresa.

Consultar las actualizaciones del software DATALEGIS.

Realizar los trmites internos necesarios para la adquisicin de las
normas referidas, cuando ello sea pertinente.
Analizar la legislacin y normas recibidas o consultadas, y
determinar su aplicabilidad en los procesos de la empresa.
Comunicar a los responsables de los procesos, la legislacin y
normas analizadas, con los comentarios y observaciones
pertinentes que faciliten su aplicacin o ejecucin, as como
establecer o sugerir los plazos respectivos.
Hacer seguimiento a la ejecucin o implementacin de la
normatividad aplicable.
Mantener actualizada y disponible para todos los interesados, la
Matriz de Requisitos Legales de Seguridad y Salud Ocupacional

Objetivos
Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe establecer y mantener
documentados los objetivos de S&SO para cada funcin
y nivel pertinente dentro de la organizacin.
Nota. Es conveniente que los objetivos se cuantifiquen,
siempre que sea posible.
Al establecer y revisar sus objetivos la organizacin debe
considerar sus requisitos legales y de otra ndole,
peligros y riesgos de S&SO, opciones tecnolgicas y
requisitos financieros, operativos y empresariales y los
puntos de vista de las partes interesadas. Los objetivos
deben ser consistentes con la poltica de S&SO,
incluyendo el compromiso con el mejoramiento continuo.

Los objetivos de S&SO podran incluir:

Reduccin de los niveles de riesgo.
Mejoras adicionales al sistema de gestin de
S&SO para incrementar su eficacia.
Mejora de las caractersticas existentes.
Eliminacin o reduccin en la frecuencia de
incidentes particulares indeseados.

Requisito OHSAS 18001

La organizacin debe establecer y mantener un (os)
programa(s) de gestin en S&SO para lograr sus
objetivos. Esto debe incluir documentacin de:
La responsabilidad y autoridad designadas para el logro
de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de
la organizacin; y
Los medios y el cronograma con los cuales se lograrn
esos objetivos. El (los) programa(s) de gestin en S&SO
se debe(n) revisar a intervalos regulares y planificados.
Cuando sea necesario debe(n) ser ajustado(s) para
involucrar los cambios en las actividades, productos,
servicios o condiciones de operacin de la organizacin.

Controlar los peligros y riesgos ocupacionales de los trabajadores que

laboran en la organizacin de tal manera que se evite la ocurrencia de
accidentes, incidentes y enfermedades profesionales
Recursos asignados (financieros, humanos, equipos y
logstica)

Programacin
en tiempo para
el desarrollo de
la actividad

Indicador de
cumplimiento
y/o resultado

Actividad por
desarrollar

Responsable

Divulgar las
polticas de S&SO

Representante de
la Gerencia para
el Sistema de
S&SO

$ 1.000.000

Primer trimestre
del ao

Promedio en la
evaluacin
aplicada al
personal

Desarrollar campaa de liderazgo

y autocuidado y
trabajar con el
modelo de Cero
accidentes

Jefe de Seguridad
Industrial

$ 3.000.000

Primer semestre
del ao

Reduccin en la
accidentalidad.
Cumplimiento de
las charlas de
sensibilizacin
programadas.

Definir y desarrollar el Programa

de Entrenamiento
en Seguridad
Industrial

Jefe Divisin de
Gestin Humana

$ 6.000.000
Saln de
Capacitaciones

Primer y segundo
semestre del ao

Cumplimiento de
las actividades del
programa de
entrenamiento.

IMPLEMENTACIN Y OPERACIN
Requisito OHSAS 18001
Estructura y responsabilidad
Las funciones, responsabilidades y autoridad del
personal que administra, desempea y verifica
actividades que tengan efecto sobre los riesgos de
S&SO de las actividades, instalaciones y procesos de la
organizacin se deben definir, documentar y comunicar,
con el fin de facilitar la gestin de S&SO.
La responsabilidad final por S&SO recae en la alta
gerencia.

La gerencia debe proveer recursos esenciales para la

implementacin, control y mejoramiento del sistema de gestin de
S&SO.
Nota: Los recursos incluyen recursos humanos y destrezas
especializadas, tecnologa y recursos financieros.
La persona designada por la gerencia de la organizacin debe tener
una funcin, responsabilidad y autoridad definidas para:
a)

asegurar que los requisitos del sistema de gestin de S&SO se

establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las
especificaciones de esta norma;

b)

asegurar que se presenten a la alta gerencia los informes

sobre el desempeo del sistema de gestin de S&SO para
revisin y como base para el mejoramiento de dicho sistema.

Todas aquellas personas que tengan responsabilidad gerencial

deben demostrar su compromiso con el mejoramiento continuo del
desempeo en S&SO.

Entrenamiento, concientizacin y competencia

Requisito OHSAS 18001
El personal debe ser competente para realizar las tareas que puedan tener impacto sobre S&SO en el sitio de
trabajo. La competencia se debe definir en trminos de educacin, entrenamiento y/o experiencia apropiados.
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para asegurar que los empleados que trabajan en
cada una de las funciones y niveles pertinentes tengan conciencia de:
la importancia de la conformidad con la poltica y procedimientos de S&SO y con los requisitos del sistema de
gestin de S&SO;
las consecuencias, reales o potenciales, de sus actividades de trabajo para la S&SO y los beneficios que tiene
en S&SO el mejoramiento en el desempeo personal;
sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la poltica y procedimientos de S&SO y con
los requisitos del sistema de gestin de S&SO, incluida la preparacion para emergencias y los requisitos de
respuesta (vase el numeral 4.4.7);
las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos operativos especificados.
En los procedimientos de entrenamiento se deben tomar en cuenta los diferentes niveles de:
responsabilidad, habilidad y educacin;
riesgo.

Ejemplo de un plan de entrenamiento en S&SO

EMPRESA:
TIPO DE
ENTRENAMIENTO

PLAN DE ENTRENAMIENTO EN
S&SO AO 2006

PR003-01 Versin
01 2006-01-25

ASISTENTES

FECHA
PROGRAMADA

RESPONSABLE
DEL
ENTRENAMIENTO

Primeros Auxilios

Brigadistas

Noviembre 15

ARP

Formacin de
Auditores

Auditores Internos

Diciembre 2

ICONTEC

Sensibilizacin en el
sistema de S&SO

Todos los
empleados

Diciembre 20

Representante de la
Gerencia

Consulta y comunicacin
Requisito OHSAS 18001:
La organizacin debe tener procedimientos para asegurar que la
informacin pertinente sobre S&SO se comunica a y desde los empleados
a otras partes interesadas.
Las disposiciones para la participacin y las consultas de los empleados se
deben documentar e informar a las partes interesadas.
Los empleados deben:
ser involucrados en el desarrollo y revisin de las polticas y procedimientos
para administrar los riesgos;
ser consultados cuando haya cambios que afecten la salud y seguridad en
el sitio de trabajo;
estar representados en asuntos de salud y seguridad; y
ser informados sobre quin(es) son su(s) representante(s) para S&SO y el
representante designado por la gerencia (vase el numeral 4.4.1).

Documentacin
Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe establecer y mantener informacin
en un medio adecuado, el cual puede ser magntico o
impreso, que:
a)

describa los elementos clave del sistema de gestin

y la interaccin entre ellos; y

b) proporcione orientacin a la documentacin

relacionada.
Nota: Es importante que la documentacin se mantenga
en el mnimo requerido para que sea efectiva y eficiente.

Los documentos mnimos necesarios que genera y requiere el

sistema son: poltica, objetivos y programas de gestin de S&SO,
legislacin y normatividad de referencia, procedimientos e
instructivos de trabajo, desarrollados para aquellos puestos en los
cuales el riesgo existente lo exige y plan en caso de emergencias.
Dentro de los procedimientos se deberan incluir los relacionados
con los siguientes aspectos establecidos en la norma:
Identificacin de peligros y evaluacin de riesgos
Identificacin de requisitos legales
Entrenamiento
Consulta y comunicacin
Control de documentos
Procedimientos requeridos para el control operativo
Preparacin y respuesta ante emergencias
Seguimiento y medicin del desempeo del sistema
Investigacin de accidentes
Tratamiento de no conformidades y accin correctiva y preventiva
Control de registros
Auditora interna

Control de documentos
Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos que le
permitan controlar todos los documentos y datos requeridos por
esta norma para asegurar que:
a) se puedan localizar;
b) sean actualizados peridicamente y revisados cuando sea
necesario y sean aprobados por personal autorizado;
c) las versiones vigentes de los documentos y datos pertinentes
estn disponibles en todos los sitios en que se realicen
operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del
sistema de S&SO;
d) los documentos y datos obsoletos se retiren rpidamente de
todos los puntos de emisin y de uso, o de otra forma asegurar
contra el uso no previsto; y
e) se identifiquen adecuadamente los documentos y datos que se
conserven archivados con propsitos legales o de
preservacin del conocimiento, o ambos.

Control Operativo
Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe identificar las operaciones y actividades
asociadas con riesgos identificados donde se deba aplicar medidas
de control. La organizacin debe planificar estas actividades,
incluido el mantenimiento, con el fin de asegurar que se lleven a
cabo bajo condiciones especificadas, para lo cual debe:
a) establecer y mantener procedimientos documentados para
cubrir situaciones en que su ausencia pueda causar
desviaciones de la poltica y objetivos de S&SO;
b) estipular criterios de operacin en los procedimientos;
c) establecer y mantener procedimientos documentados con los
riesgos identificados de S&SO de los bienes, equipos y
servicios que la organizacin compre y/o utilice y comunicar los
procedimientos y requisitos operativos pertinentes a los
proveedores y contratistas;
d) establecer y mantener procedimientos para el diseo del sitio
de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria,
procedimientos operativos y organizacin del trabajo, incluso su
adaptacin a las capacidades humanas, con el fin de
eliminar o reducir los riesgos de S&SO.

Compras de bienes, equipos y servicios:

Todas las compras que afecten o puedan afectar la seguridad y la salud de los trabajadores,
deben ser controladas para asegurar que stas cumplan los requisitos establecidos. Se
deben establecer los requisitos que se van a exigir a los proveedores y los contratistas en
relacin con la seguridad, por ejemplo:
A contratistas, personal que provenga de empresas de servicios temporales y cooperativas
que desarrollan actividades dentro de las instalaciones de la organizacin se les debe
exigir: uso de elementos de proteccin personal apropiados al riesgo de la actividad que
van a realizar, cumplimiento de permisos de trabajo, sealizacin del lugar de trabajo,
requisitos legales aplicables, entre los que se encuentran: afiliacin ARP y EPS, definicin e
implementacin de Programas de Vigilancia Epidemiolgica (PVE) y Programa de Salud
Ocupacional, entre otros y disponibilidad de hojas de seguridad de los productos.
Para proveedores de equipos, se debe exigir el cumplimiento de los estndares de
seguridad nacionales e internacionales y reglamentacin aplicable a los equipos que
suministren.
Para proveedores de sustancias qumicas se debe exigir el suministro de las hojas de
seguridad en castellano.
Estos requisitos se deben incluir dentro de las condiciones de compra o de los contratos.
As mismo se deben establecer las acciones por tomar en el caso de incumplimiento de los
requisitos de seguridad, lo cual debera estar especificado en el contrato de servicio o en la
orden :e compra.

Trabajos considerados de alto riesgo :

Para los trabajos considerados de alto riesgo, que se
identificaron en la etapa de planificacin, se deben
establecer procedimientos de trabajo seguro o
estndares de trabajo y se debe asegurar la
competencia del personal que realiza estos trabajos, de
acuerdo con el numeral 4.4.2 de la norma OHSAS
18001. As mismo, se deben utilizar mecanismos de
control de entrada y salida del personal a los sitios
peligrosos, emitir los permisos de trabajo que se
requieran y usar etiquetas y candados de bloqueo segn
sea apropiado. Como ejemplo de trabajos de alto riesgo
se pueden considerar aquellos realizados en altura, en
espacios confinados, excavaciones, trabajos en caliente,
entre otros.

Preparacin y respuesta ante emergencias

Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe establecer y mantener planes y
procedimientos para identificar el potencial de y la respuesta a
accidentes y situaciones de emergencia y para prevenir y mitigar las
posibles enfermedades y lesiones que estn asociadas.
La organizacin debe revisar sus planes y procedimientos de
preparacin y respuesta ante emergencias, en especial despus de
que ocurran accidentes y situaciones de emergencia.
La organizacin tambin debe probar peridicamente tales
procedimientos cuando sea prctico.
De acuerdo con lo anterior es necesario realizar un anlisis de
vulnerabilidad para identificar y valorar las posibles situaciones de
emergencia que pueden presentarse y tomar las medidas que se
requieran; tambin se debe designar al personal encargado de
poner en prctica estas medidas, as como comprobar
peridicamente su adecuado funcionamiento.

Se debe contar con una brigada para la atencin de

emergencias, la cual debe estar conformada por
personal entrenado para tal fin. El personal que conforma
la brigada debe estar informado sobre los riesgos
existentes en la empresa, de acuerdo con la
identificacin de peligros y evaluacin de riesgos. As
mismo debe tener conocimiento de los medios de
proteccin disponibles y su uso. Deben estar claramente
definidas las responsabilidades de cada uno de los
miembros de la brigada y la funcin que desempearn
durante la atencin de la emergencia.
El plan de emergencia debe ser divulgado a toda la
organizacin y se deben realizar simulacros, con el fin de
probar su eficacia. Los resultados de los simulacros
deben quedar documentados y ser evaluados, para
establecer acciones en caso de detectarse aspectos por
mejorar o desviaciones respecto a lo establecido. Los
simulacros se deben realizar peridicamente.

VERIFICACIN Y ACCIN CORRECTIVA

Medicin y seguimiento del desempeo
Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente el
desempeo en S&SO. Estos procedimientos deben tener en cuenta lo siguiente:
Medidas cuantitativas y cualitativas apropiadas para las necesidades de la organizacin.
Seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de S&SO de la organizacin.
Medidas proactivas de desempeo con las que se haga seguimiento a la conformidad con el programa de
gestin de S&SO, criterios operacionales, legislacin aplicable y requisitos reglamentarios.
Medidas reactivas de desempeo para seguimiento de accidentes, enfermedades, incidentes (incluyendo
casi accidentes) y otras evidencias histricas de desempeo deficiente en S&SO.
Registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medicin para facilitar el anlisis
subsiguiente de acciones correctivas y preventivas.
Si se requiere equipo de monitoreo para la medicin y seguimiento del desempeo, la organizacin debe
establecer y mantener procedimientos para la calibracin y mantenimiento de tales equipos. Se deben
conservar registros de las actividades de mantenimiento y calibracin as como de los resultados.

Mediciones de higiene industrial:

Para determinar cules son las actividades de medicin de Higiene
Industrial necesarias en la organizacin, se debe tener en cuenta,
entre otras:
Exposicin de los trabajadores a factores de riesgo qumico:
solventes orgnicos, bien sea en forma de vapores, neblinas o gases.
Exposicin de los trabajadores a factores de riesgo fsico: ruido,
vibraciones, niveles de iluminacin, temperaturas extremas,
radiaciones ionizantes y radiaciones no ionizantes.
Exposicin de los trabajadores a factores de riesgo biolgico: virus,
bacterias, hongos, animales, plantas.
Como resultado de las mediciones de Higiene Industrial, la
organizacin debe determinar el grado de riesgo relativo al cual se
encuentran expuestos los trabajadores y tomar las acciones
correctivas segn corresponda.

Inspecciones de seguridad:
Para el desarrollo de inspecciones de seguridad se pueden tener en cuenta varias modalidades y
frecuencias, las cuales se deben determinar de acuerdo con el nivel de riesgo identificado como resultado
de la evaluacin de riesgos. Se debera disear un Programa de Inspecciones, que incluya por ejemplo:
Inspecciones sistemticas en los sitios de trabajo.
Observacin de los trabajadores, con el fin de evaluar su comportamiento e identificar prcticas de
trabajo inseguras que requieran correccin.
Inspecciones para comprobar la adecuada aplicacin y eficacia de los procedimientos seguros de trabajo
y permisos de trabajo.
Inspeccin para asegurar la adecuada identificacin y uso de sustancias qumicas peligrosas de manera
que se cumpla con las precauciones y recomendaciones establecidas en las hojas de seguridad
correspondientes.
Inspecciones para asegurar el buen estado y uso sistemtico de los Elementos de Proteccin Personal.
Inspecciones preoperacionales de maquinaria y equipos, desarrolladas para verificar que las partes
relacionadas con seguridad estn en buen estado y en las condiciones requeridas para su uso.
Para desarrollar las inspecciones se deberan utilizar listas de verificacin para ayudar a que stas se
hagan de manera sistemtica y se conserve evidencia de los resultados de las mismas que faciliten el
posterior anlisis y subsiguiente aplicacin de acciones correctivas y preventivas.

Seguimiento mdico a la salud de los

trabajadores:

Como seguimiento a la salud de los

trabajadores la organizacin debe
asegurar que el sistema de gestin de
S&SO incluye: exmenes de ingreso,
exmenes peridicos, exmenes de retiro
y exmenes de los Programas de
Vigilancia Epidemiolgica.

Accidentes, incidentes, no conformidades y

acciones correctivas y preventivas
Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para definir la responsabilidad y
autoridad con respecto a:
a)
el manejo e investigacin de:
accidentes;
incidentes;
no conformidades;

b)
c)
d)

la aplicacin de acciones para mitigar las consecuencias de los accidentes, incidentes y

no conformidades;
la iniciacin y realizacin de las acciones correctivas y preventivas;
la confirmacin de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas emprendidas.

Estos procedimientos requieren la revisin de todas las acciones correctivas y preventivas

propuestas mediante procesos de evaluacin de riesgos antes de su implementacin.
Cualquier accin correctiva y preventiva que se emprenda para eliminar las causas de no
conformidades reales y potenciales debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y acorde
con los riesgos S&SO encontrados.
La organizacin debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos
documentados generado por las acciones correctivas y preventivas.

Registros y administracin de registros

Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la
identificacin, mantenimiento y disposicin de los registros de
S&SO, as como los resultados de las auditoras y revisiones.
Los registros de S&SO deben ser legibles, identificables y trazables
de acuerdo con las actividades involucradas. Los registros de
S&SO se deben almacenar y mantener de forma que se puedan
recuperar fcilmente y proteger contra daos, deterioro o prdida.
Los tiempos de conservacin de los registros de S&SO se deben
establecer y registrar.
Los registros se deben mantener, segn sea apropiado para el
sistema y la organizacin, con el fin de demostrar conformidad con
esta norma.

Algunos ejemplos de los registros que se

pueden generar en el sistema de gestin en
seguridad y salud ocupacional son:
Informes de revisin por la gerencia
Informes de auditoras internas As como
registros de:
acciones correctivas
acciones preventivas
acciones de mejora
formacin del personal
permisos de trabajo (trabajos en altura,
espacios confinados, trabajos en caliente,
trabajos con soldadura, entre otros)
la competencia del personal (educacin,
experiencia, habilidad)... etc.

Auditora Interna
Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe establecer y mantener un programa y procedimientos
para realizar auditoras peridicas al sistema de gestin de S&SO, con el fin
de:
a)
determinar si el sistema de gestin de S&SO:
1)
es conforme con las disposiciones planificadas para la
gestin
de S&SO, incluidos los requisitos de esta norma;
2)
ha sido implementado y mantenido en forma apropiada; y
3)
es efectivo en cumplir la poltica y objetivos de la
organizacin;
b)
revisar los resultados de auditoras previas;
c)
suministrar informacin a la gerencia sobre los resultados de las
auditoras.
El programa de auditora, incluyendo cualquier agenda, se debe basar
en los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de
la organizacin y los resultados de auditoras previas. Los procedi- mientos
de auditora deben cubrir el alcance, frecuencia, metodolo- gas y
competencias, as como las
responsabilidades y requisitos
para
realizar auditoras e informar resultados.
Siempre que sea posible las auditorias deben ser ejecutadas por personal
independiente de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que
se est auditando.

REVISIN POR LA GERENCIA

Requisito OHSAS 18001
La alta gerencia de la organizacin debe revisar, a
intervalos definidos, el sistema de gestin de S&SO para
asegurar su adecuacin y efectividad permanente. El
proceso de revisin de la gerencia debe asegurar que se
recoja la informacin necesaria que le permita a la
gerencia llevar a cabo esta evaluacin. Esta revisin
debe estar documentada.
La revisin por la gerencia debe contemplar la posible
necesidad de cambiar la poltica, objetivos y otros
elementos del sistema de gestin de S&SO, teniendo en
cuenta los resultados de la auditora al sistema de
gestin de S&SO, las circunstancias cambiantes y el
compromiso para lograr el mejoramiento continuo.

Para asegurar que la revisin por la gerencia contemple todo el sistema de gestin de seguridad
y salud ocupacional, puede tenerse en cuenta la siguiente informacin de entrada:
La adecuacin de la poltica y los objetivos del sistema de gestin de seguridad y salud
ocupacional para las necesidades actuales.
La metodologa para la revisin por la gerencia puede adecuarse a la organizacin y pueden
consistir en:
El anlisis de accidentalidad y las acciones correctivas implementadas.
El anlisis del ausentismo presentado en la organizacin (por reas, por causas, por sector, por
edad) y las acciones correctivas implementadas.
El anlisis de datos de los programas de vigilancia epidemiolgica implementados en la
organizacin, de acuerdo con la prioridad de los riesgos identificados.
El anlisis de datos de los exmenes de ingreso, peridicos y de retiro (diagnstico de salud).
Los informes de un ciclo de auditoras internas de todos los procesos o de las reas y auditoras
externas.
Los cambios en el sistema, por ejemplo, diseos de nuevos puestos de trabajo, adquisicin de
nuevos equipos para los procesos.
Anlisis del informe de la implementacin de acciones correctivas, acciones preventivas y de
mejora del sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional.
Seguimiento a los programas de gestin orientados al cumplimiento de los objetivos del sistema
de S&SO.
Seguimiento a las actividades asignadas de la revisin anterior.
El seguimiento de la implementacin del plan de emergencia y de las acciones generadas de los
simulacros.
El seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales y de otra ndole.
El anlisis de la informacin de los diferentes mecanismos de comunicacin con los empleados.
Las necesidades de formacin, por ejemplo formacin en hojas de seguridad, formacin en los
riesgos presentes.
El anlisis de los estudios de Higiene Industrial para los riesgos presentes en la organizacin.

La metodologa para la revisin por la gerencia puede adecuarse a la

organizacin y pueden consistir en:
Reuniones formales con agenda establecida, actas y acciones
correctivas, preventivas y de mejora, las cuales pueden ser
presenciales o a travs de los mecanismos como videoconferencia,
teleconferencia.
Reuniones parciales en diferentes niveles, por plantas, o por
procesos de la organizacin, donde se generen actas o
informes que
vayan a la revisin de la alta direccin, para la revisin
global del
sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional.
La informacin de salida para la revisin por la gerencia debe ser registrada
y debe contemplar las soluciones, las decisiones, la asignacin de los
recursos, los responsables y las fechas de implementacin de las acciones.
Los registros se pueden llevar en actas de reuniones formales, que pueden
almacenarse y distribuirse en papel o medio magntico.
La revisin de la gerencia se debe realizar cuando se haya concluido la
implementacin del sistema de S&SO. En este mismo sentido, no se
considera revisin las actividades desarrolladas en el seguimiento a la
implementacin.