Anda di halaman 1dari 5

SALINAN TIDAK TERKAWAL

SALINAN TIDAK TERKAWAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN JABATAN PENDIDIKAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008

BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PEJABAT PENDIDIKAN WILAYAH PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH

PK03

PENGURUSAN

PEMANTAUAN

Salinan boleh diperoleh daripada:

http://pkpmbpsh.blogspot.com

boleh diperoleh daripada: http://pkpmbpsh.blogspot.com Hak Cipta Terpelihara © Bahagi an Pengurusan Sekolah Harian

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00

Cipta Terpelihara © Bahagi an Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan

Muka Surat |1/5

Cipta Terpelihara © Bahagi an Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan

SALINAN TIDAK TERKAWAL

3.1 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memastikan proses pemantauan ke lokasi dilaksanakan secara terancang dan berkesan bagi mengukur pencapaian objektif seperti yang berikut:

a. Melaksanakan pemantauan bagi lokasi yang telah ditetapkan merujuk kepada Perancangan Strategik dan SKU/ SKT tahun semasa.

b. Menerima maklum balas pemantauan dari lokasi yang tidak mencapai prestasi dalam tempoh 14 hari bekerja.

c. Melaksanakan pemantauan susulan dalam tempoh 30 hari dari tarikh maklum balas diterima.

3.2 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD untuk semua pemantauan ke lokasi dengan merujuk kepada Perancangan Strategik dan SKU/ SKT tahun semasa.

3.3 RUJUKAN

3.3.1 Manual Kualiti

3.3.2 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550), Bahagian VIII, Bab 5 – Pemeriksaan Institusi Pendidikan oleh Ketua Pendaftar.

3.3.3 Surat pekeliling dan surat arahan dalaman yang sedang berkuat kuasa

3.4 DEFINISI

3.4.1 Pemantauan Memerhati, memeriksa dan mencerap perkembangan atau kemajuan sesuatu perkara, perkembangan sesuatu projek dan fenomena secara kerap serta teliti yang bertujuan untuk mengawal, mencegah, memperbaik, mengawasi, membuat pembetulan dan penambahbaikan berdasarkan spesifikasi dan prestasi yang ditetapkan.

3.4.2 Pemantau Pegawai yang melaksanakan pemantauan secara individu atau

berpasukan.

3.4.3 Instrumen Pemantauan Dokumen yang disediakan oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD untuk proses

pemantauan.

3.4.4 Dapatan Pemantauan Catatan/ dokumen/ instrumen yang telah dilengkapkan bagi menerangkan hasil/ rumusan pemantauan ke lokasi.

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan

Muka Surat |2/5

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan

SALINAN TIDAK TERKAWAL

3.4.5 Maklum Balas Pemantauan Maklum balas pemantauan ialah tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang dikemukakan oleh pihak lokasi bagi dapatan yang gagal memenuhi prestasi ditetapkan.

3.4.6 Pemantauan Susulan Pemantauan yang dilaksanakan dengan tujuan membuat verifikasi ke atas maklum balas yang diterima melalui:-

a. Pemantauan semula ke lokasi; atau

b. Penghantaran bukti lengkap penambahbaikan oleh lokasi; atau

c. Penurunan kuasa memantau kepada pegawai yang lain.

3.4.7 Kriteria Pemantauan Asas pemilihan lokasi yang dipantau.

3.4.8 Spesifikasi Pemantauan Bidang yang dipantau.

3.4.9 Prestasi Perkhidmatan/ Kerja Prestasi yang ditetapkan merujuk kepada jumlah keseluruhan skor dan skor setiap item yang perlu dicapai oleh lokasi.

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan

Muka Surat |3/5

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan

SALINAN TIDAK TERKAWAL

3.5 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

Pengarah/ TPPPW/ PPD (BPSH/ JPN/ PPW/ PPD)

1. Mengeluarkan arahan melaksanakan pemantauan.

Surat/ Memo/ Minit Mesyuarat/ e-mel

KPP/ KU (BPSH) KS/ KPP/ PP (JPN) TPPPW/ PPPW/(PPW) PPD/TPPD/ (PPD)

2. Menentukan kriteria pemilihan lokasi yang hendak dipantau.

Senarai lokasi/ kriteria

3. Menentukan spesifikasi pemantauan.

Senarai spesifikasi

 

4. Menentukan prestasi perkhidmatan/ kerja bagi lokasi yang dipantau. Prestasi yang ditetapkan merujuk kepada jumlah keseluruhan skor dan skor setiap item yang perlu dicapai.

Senarai prestasi yang ditetapkan

Pemantau

5. Menyediakan takwim pemantauan.

Perancangan atau Takwim

6. Menyedia dan menentukan instrumen berdasarkan objektif pemantauan.

7. Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen yang telah disediakan.

Instrumen

Pemantauan

Dapatan

Pemantauan

8. Menyedia dan menyerahkan dapatan pemantauan (instrumen) dan borang PK03-1 kepada lokasi pada hari pemantauan.

PK03-1 Borang Rumusan Dapatan Pemantauan

9. Mendapatkan maklum balas pemantauan dari lokasi dalam tempoh 14 hari bekerja.

PK03-2 Borang

Maklum Balas

Dapatan

 

Pemantauan

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan

Muka Surat |4/5

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan

SALINAN TIDAK TERKAWAL

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

 

10. Melaksanakan pemantauan susulan

PK03-3 Borang

dalam tempoh 1 bulan dari tarikh maklum balas diterima untuk membuat verifikasi dengan salah satu kaedah berikut :

a. Pemantauan semula ke lokasi; atau

Pemantauan

Susulan

b. Penghantaran bukti lengkap penambahbaikan oleh lokasi; atau

c. Penurunan kuasa memantau kepada pegawai yang lain.

11. Menyediakan laporan pemantauan untuk diserahkan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 3 minggu selepas selesai pemantauan (jika tidak memerlukan pemantauan susulan) atau selepas selesai pemantauan susulan.

Laporan

pemantauan

12. Membentangkan laporan pemantauan dalam Mesyuarat Pengurusan setelah selesai pemantauan susulan.

Minit mesyuarat

Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK12 Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan

 

REKOD KUALITI

   

TEMPOH

 

BIL

JENIS REKOD

SIMPANAN

LOKASI

1

PK03-1 Borang Rumusan Dapatan Pemantauan

1 Tahun

 

2

PK03-2 Borang Maklum Balas Dapatan Pemantauan

1 Tahun

Bahagian/ Sektor/

3

PK03-3 Borang Pemantauan Susulan

1 Tahun

Unit

4

Instrumen Pemantauan

1 Tahun

5

Laporan Pemantauan

1 Tahun

3.6

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan

Muka Surat |5/5

Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian | 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan