Anda di halaman 1dari 9

MODUL PERKULIAHAN

KOMUNIKASI
BISNIS
PENULISAN BAD NEWS
DAN PESAN PERSUASIF
c

Fakultas
Ekonomi dan
Bisnis

Program
Studi

Manajemen

Tatap
Muka

07

Kode MK

Disusun Oleh

MK10230

Erna S. Imaningsih, SE, M.Si

Abstract

Kompetensi

Organisasi bisnis perlu


memperhatikan bagaimana
penulisan bad news karena
Kesalahan pengorganisaiannya
dapat menimbulkan citra buruk
bagi perusahaan, Demikan
juga pesan persuasive harus
dikuasai oleh perusahaan
dalam rangka mencapai tujuan
tertentu dengan cara
membujuk

Diharapkan mahasiswa dapat


menjelaskan bagiamana
mengorganisasikan penulisan
bad news. Demikian juga
penulisan pesan persuaif.
Dengan demikian tujuan
perusahaan tecapi secara
efektif

Latar Belakang
Maksud dari pesan bad news adalah untuk menyampaiakn informasi yang kurang
menyenangkan dengan tetap ,menjaga atau memperhatikan bagaimana dampaknya bagi
audiens.
Conrohnya berita duka cita, pemutusan hubungankerja (PHK), penurunan jabatan,
penolakan kredit, kegagalan ujian, penolakan lamaran kerja, dan sebagainya.
Untuk mencapai tujuan tersebut kita harus mempertimbangkan bagaimana pandangan
audiens. Kalau perlu hingga memberikan manfaat,.
Dalam penulisan bad news perusahaan harus memperhatikan beberapa hal di antaranya :
1. Strategi Pengorganisasian Pesan Bad news
2. Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif
3. Penyampaian Bad news ke Pelanggan

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News

Terdapat tiga sasaran utama ketika menyampaikan berita buruk;


(1) menyampaikan berita buruk,
(2) memperoleh penerimaan mengenai berita buruk,
(3) mempertahankan niat baik sejauh mungkin dengan penerima.

1
3

Menciptakan Audience-Centered Tone

Membantu penerima memahami bahwa berita buruk anda mewakili


keputusan perusahaan

Membantu penerima memahami bahwa, dengan keadaan tertentu,


keputusan anda adil dan beralasan

Membantu penerima tetap bersikap baik terhadap bisnis anda dan


mengendalikan ego penerima.

Oleh karena itu dalam menyampaikan pesan berita buruk anda harus
berusaha melakukan hal-hal berikut ini:

Menekankan pada sasaran penerima dan bukan sasaran anda sendiri

Komunikasi Bisnis
Erna S. Imaningsih, SE, M.Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning


http://www.mercubuana.ac.id

Mencari sisi terbaik dalam diri penerima

Menggunakan ungkapan positif bukan yang negatif

Memilih Pendekatan Organisasional (Pendekatan Tidak Langsung)

1. Pembuka
Gunakan penyangga atau kalimat pembuka
Penyangga adalah kalimat pembuka yang netral untuk berita buruk, bersifat
memberikan apresiasi, penghargaan dan hal-hal positif lainnya. Penyangga
digunakan dalam menyampaikan berita buruk secara tidak langsung.
Misalnya: Kami menghargai upaya-upaya anda selama ini
2. Kemukakan alasan
Dalam memberikan alasan, bersikaplah bijaksana dengan menonjolkan bagaimana
keputusan akan menguntungkan penerima (bukan menfokuskan pada mengapa
keputusan itu baik bagi anda dan perusahaan).
Misalnya, jika menolak permintaan kredit, tunjukkan bahwa keputusan anda akan
menghindarkannya dari hutang yang terlalu banyak.
3. Bad News
Pertama, tidak menekankan berita buruk:
Meminimalkan ruang dan waktu yang dikhususkan untuk itu
Jadikan dalam anak kalimat dari kalimat majemuk
Sisipkan berita buruk ditengah paragraf atau gunakan ekspresi dalam tanda kurung.

1
3

Komunikasi Bisnis
Erna S. Imaningsih, SE, M.Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning


http://www.mercubuana.ac.id

Kedua, gunakan pernyataan yang berbentuk pengandaian (bila atau kalau) untuk
mengatakan bahwa penerima sebenarnya dapat menerima, atau mungkin suatu hari
akan menerima jawaban yang menyenangkan.
4. Penutup
Penutup yang positif dapat membangkitakan semangat dan pesan akan nampak
lebih positif
1. Membina niat baik
2. Menawarkan saran tindakan
3. Memberi pandangan ke masa depan

B. Pendekatan Langsung
Diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai
alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
Alasan menggunakan pendekatan langsung
1. Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke point yang dituju
2. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan
3. Pesan disampaikan secara empati

Penulisan Pesan-pesan Persuasif

Pengertian
Persuasi adalah suatu proses mengubah sikap orang atau proses mempengaruhi
tidakan/perilaku mereka.
Persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyajikan pesan dengan cara yang
membuat pembaca atau pendengar merasa mempunyai pilihan dan mengarahkan
mereka untuk memilih setuju
Merencanakan Pesan Persuasif
1
3

Komunikasi Bisnis
Erna S. Imaningsih, SE, M.Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning


http://www.mercubuana.ac.id

Perencanaan Pesan-pesan Persuasif


Menentukan tujuan pesan persuasif harus jelas, yaitu bagaimana meyakinkan pihak
penerima atas apa yang kita sampaikan.
Analisis Audiens
Pesan persuasif yang baik berkaitan erat dengan keinginan dan minat penerima.
Pertanyaan yang harus diajukan sebelum menulis pesan persuasif:

Siapa penerima pesan?

Apa yang ingin mereka lakukan?

Bagaimana kemungkinan mereka menolak

Posisi alternartif apa yang harus saya pelajari?

Bagaimana kredibilitas saya mempengaruhi pesan?

Apa yang dianggap paling penting oleh pengambil keputusan?

Bagaimana mungkin kebudayaan organisasi mempengaruhi strategi saya?

Pertimbangan dalam Menyusun Pesan Persuasif


1. Mempertimbangkan perbedaan budaya
Pemahaman dan respek seseorang terhadap perbedaan budaya tidak hanya akan
membantu memuaskan kebutuhan penerima pesan tapi juga akan membantu
mereka menghormati anda.
2. Memilih pendekatan organisasional
Pendekatan tak langsung: jika penerima bereaksi tidak menguntungkan terhadap
pesan yang disampaikan
Pendekatan langsung: jika pesan panjang dan rumit; atau jika pembaca lebih
menyukai keterusterangan.
3. Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas merupakan kemampuan untuk dipercaya karena anda dapat diandalkan
dan percaya diri.
Salah satu cara terbaik untuk memperoleh kredibilitas adalah mendukung pesan
anda dengan fakta, misalnya dengan: kesaksian, dokumen, garansi, statistik, hasil
riset, dan lain-lain.
Cara lain untuk memperoleh kredibilitas termasuk:
menjadi seorang ahli
1
3

Komunikasi Bisnis
Erna S. Imaningsih, SE, M.Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning


http://www.mercubuana.ac.id

Bersikap antusias
Bersikap objektif
Bersikap jujur
Bersikap dapat dipercaya
Mempunyai niat baik
Menetapkan pijakan yang sama
Mengembangkan Pesan Persuasif
1. Kerangka Argumentasi
Attention
Meyakinkan penerima sejak awal bahwa anda mempunyai sesuatu yang bermanfaat
atau menarik untuk dikatakan. Awali setiap pesan persuasif anda dengan pernyataan
yang menyita perhatian yang:

Disesuaikan dengan orangnya

Berorientasi pada penerima


Langsung
Relevan
Menarik
Interest
Menjelaskan hubungan pesan dengan penerima. Dalam bagian minat
ini meliputi:
Lanjutkan tema pembuka dengan lebih rinci.
Kaitkan manfaat secara spesifik pada kalimat-kalimat yang
merenggut perhatian.
Desire
Membuat penerima ingin berubah dengan menjelaskan bagaimana
perubahan akan menguntungkan mereka.
Dalam bagian keinginan ini, meliputi:
Berikan bukti pendukung pernyataan anda
Tarik perhatian pada lampiran

1
3

Komunikasi Bisnis
Erna S. Imaningsih, SE, M.Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning


http://www.mercubuana.ac.id

Action
Menyarankan tindakan yang anda inginkan untuk diambil penerima. Dalam bagian ini
dapat diakhiri dengan:

Saran langkah spesifik yang dapat diambil penerima

Ulangi pernyataan manfaat bagi penerima bila bertindak seperti yang anda inginkan

Buat tindakan semudah mungkin

2. Memilih Daya Pemikat


Pemikat Emosional
Untuk membujuk penerima anda dapat menyentuh emosi manusia
dengan mendasarkan argumen anda pada kebutuhan atau simpati
penerima, asalkan imbauan emosional anda halus.
Menggunakan kata-kata seperti: sukses, prestise, catatan kredit,
penghematan, gratis, nilai dan kenyamanan; menempatkan penerima
dalam kerangka pikiran tertentu dan membantu mereka menerima
pesan anda juga.
Daya tarik emosional dan logis diperlukan untuk menulis pesan persuasif yang
berhasil. Menemukan keseimbangan yang tepat antara kedua jenis imbauan tersebut
tergantung pada 4 faktor, yaitu:
Tindakan yang ingin dicapai
Harapan pembaca
Tingkat penolakan yang harus diatasi
Sejauh mana anda merasa mendapat mandat untuk menjual atau
menyampaikan sudut pandang anda.
Pemikat Logika
Pesan persuasif dapat disampaikan dengan menggunakan logika
dalam penyampaian pesan, antara lain:
Nyatakan penyataan anda dengan jelas
Dukung pernyataan anda dengan alasan yang jelas
Bila penerima sudah menerima alasan anda, maka anda dapat
melanjutkan dengan simpulan.

1
3

Komunikasi Bisnis
Erna S. Imaningsih, SE, M.Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning


http://www.mercubuana.ac.id

Bila penerima belum menerima alasan, anda harus


mendukung alasan ini dengan pernyataan lain yang jelas, dan
seterusnya sampai anda mencapai persamaan yang
mendasar
Daya pikat logika memerlukan alasan manusia. Imbauan ini dapat
menggunakan:
Analogi. Yaitu memberi alasan dari bukti spesifik untuk bukti
spesifik
Induksi. Yaitu alasan dari bukti spesifik kepada simpulan
umum
Deduksi. Adalah alasan dari generalisasi kepada simpulan
yang spesifik.
Pertimbangan etika
Untuk mempertahankan etika tertinggi cobalah membujuk tanpa
memanipulasi.
Arti positif dari membujuk adalah mempengaruhi penerima dengan
memberikan informasi kepada mereka untuk memilih.
Menulis Pesan Persuasif
Jenis-jenis Permintaan Persuasif
Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Melakukan suatu tindakan atau penyesuaian dalam mempertahankan
permintaan anda tetap dalam batas.
Gunakanlah perencanaan organisasional AIDA
2. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
Disebut juga surat keluhan; sasarannya adalah membujuk seseorang untuk
melakukan penyesuaian bagi kepentingan anda atau perusahaan anda.
Buat klaim persuasif anda:
Lengkap dan spesifik
Bernada percaya diri dan positif
Klaim seperti ini dapat terjadi dalam hubungan antara perusahaan dengan
pemasok. Kadang-kadang bisa terjadi barang yang dipesan tidak sesuai
dengan spesifikasi yang diminta, baik volume, jenis, kualitas ataupun
karakteristik yang lain.

1
3

Komunikasi Bisnis
Erna S. Imaningsih, SE, M.Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning


http://www.mercubuana.ac.id

Daftar Pustaka
1. Komunikasi Bisnis, Djoko Purwanto, edisi ketiga
2. Komunikasi Bisnis yang Efektif, Siswanto Sutojo, seri manajemen 5
3. Komunikasi Bisnis, Courtland L, Bovee, John V. Thill, Edisi kedelapan 2008

1
3

Komunikasi Bisnis
Erna S. Imaningsih, SE, M.Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning


http://www.mercubuana.ac.id

Anda mungkin juga menyukai