PENGGUNAAN KATA /

UNGKAPAN KHUSUS
DI DALAM SURAT
RASMI

Surat rasmi mestilah formal dan tidak

bersahaja walaupun pengirim dan
penerimanya saling mengenali atau sahabat
karib.
Pemilihan kata-kata dan ungkapan yang
digunakan di dalam surat rasmi amat penting
dan ia adalah elemen yang menggambarkan
sesuatu surat rasmi itu formal.
Di dalam surat menyurat, terdapat banyak
penggunaan kata-kata atau ungkapan tertentu
yang mempunyai makna tersendiri.
Ia berfungsi sebagai pemberi isyarat bagi
makna keseluruhan sesuatu surat rasmi atau
penanda kandungan surat rasmi.
Aspek yang paling penting dalam surat rasmi
adalah penggunaan ganti nama diri dan
ungkapan khusus.

PENGGUNAAN GANTI NAMA DIRI

a)

Kata Ganti Diri Pertama

Perkataan yang paling sesuai
digunakan adalah saya yang mana
ia merujuk kepada diri sendiri atau
kami yang merujuk kepada
perkumpulan (lebih dari seorang)

b)

Kata Ganti Diri Kedua

Perkataan yang sesuai digunakan ialah

tuan atau puan.
Perkataan puan boleh digunakan
tanpa membezakan wanita yang telah
berkahwin atau belum berkahwin.
Jika penerima surat seorang yang
mempunyai gelaran, maka kita perlu
menggunakan gelarannya sebagai
ganti diri kedua.
Contoh : Prof, Dr. dan sebagainya.

c)

Kata Ganti Diri Ketiga

Perkataan yang paling sesuai

digunakan ialah beliau.
Jangan gunakan perkataan dia
kerana nampak kurang sopan.
Jika orang ketiga terdiri dari
golongan pemerintah, kata ganti
diri yang sesuai adalah baginda.

KATA-KATA / UNGKAPAN KHUSUS

Penggunaan

kata-kata atau ungkapan

khusus amat penting kerana ia membawa
maksud yang tersendiri dan juga
berfungsi sebagai pemberi isyarat bagi
makna keseluruhan surat rasmi.

Dengan

kata lain, kata-kata atau

ungkapan khusus itu berfungsi sebagai
penanda wacana kandungan surat rasmi.

Terdapat

iaitu :

beberapa jenis penanda wacana

1)

Penanda Rujukan

Bermaksud ungkapan yang merujuk

kembali kepada perkara-perkara
yang sudah berlaku atau sudah
disebut.

Ia biasa digunakan pada awal ayat.

Contoh :

Merujuk kepada perkara yang tersebut

di atas;
Berhubung dengan perkara tersebut;
Sehubungan dengan itu;

2)

Penanda Penyertaan

Bermaksud ungkapan tersebut

dengan sendirinya memberi isyarat
bahawa ada disertakan sesuatu
bersama-sama surat berkenaan.

Contoh :

Bersama-sama ini disertakan

Dengan ini saya lampirkan ..

3)

Penanda Makluman

Bermaksud ungkapan yang

menunjukkan adanya pemakluman yang
dibuat.

Biasanya ungkapan ini mengandungi

perkataan maklum atau dimaklumkan.

Contoh :

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa

Adalah dimaklumkan ..

4)

Penanda Sebab-Musabab

Ungkapan ini berfungsi dalam

menimbulkan perkataan antara satu
peristiwa dengan peristiwa yang lain.

Contoh :

Berhubung dengan lawatan yang akan

dibuat, jabatan ini ingin mencadangkan dua
orang wakil untuk turut serta di dalam
lawatan tersebut.
Di atas kerjasama yang telah saudara
berikan
Oleh sebab

5)

Penanda Perintah

Terbahagi kepada 2 iaitu:

i) Perintah Hormat
- Perintah Hormat Harapan
Contoh : Kami mengharapkan pihak tuan
dapat menerima cadangan kami
- Perintah Hormat Nasihat
Contoh : Tuan adalah dinasihatkan supaya .
- Perintah Hormat Permohonan / Permintaan
Contoh : Kami ingin mendapatkan penjelasan daripada
tuan tentang perkara
tersebut.
ii) Perintah Kurang Hormat
Contoh : Tuan adalah diingatkan supaya tidak cuai dalam
menjalankan tugas.

6)

Penanda Matlamat

Menunjukkan adanya matlamat atau

tujuan yang hendak dicapai.

Biasanya ianya dimulakan dengan

perkataan untuk.

Contoh :

Untuk pengetahuan pihak tuan .

Untuk makluman pihak puan .
Untuk tindakan Yg. Bhg. Prof.
selanjutnya ..

7)

Penanda Perwakilan

Ungkapan ini digunakan untuk

menyatakan bahawa surat tersebut
ditulis bagi pihak atau ditulis
sebagai wakil (on behalf)

Contoh :

Bagi pihak rakan-rakan sejawatan dan

diri saya sendiri ..
Saya bagi pihak Pengarah Program
infin merakamkan penghargaan ..

8)

Penanda Pendapat

Ungkapan yang digunakan

mempunyai perkataan seperti
pendapat, pandangan dan
sebagainya.

Contoh :

Pada pendapat saya .

Kami berpandangan bahawa ..

9)

Penanda Sambungan

Contoh :

Susulan daripada percakapan telefon

di antara saya dan saudara tempoh
hari ..
Lanjutan daripada surat saya yang
terdahulu .

10) Penanda

Penegas

Perkataan yang biasanya

digunakan ialah adalah dan
lazimnya digunakan pada awal
ayat.

Contoh :

Adalah dengan hormatnya

dimaklumkan .
Adalah menjadi harapan kami ..

11)

Penanda Sikap

Bermaksud kata-kata atau ungkapan yang

boleh menggambarkan perasaan.

Terbahagi kepada 2 iaitu :

i) Penanda Sikap Positif
Contoh :

Saya mengucapkan ribuan terima kasih kerana ..

Kerjasama tuan amat dihargai.
Sukacita dimaklumkan bahawa ..
Saya bersetuju membenarkan saudara

ii)
Penanda Sikap Negatif
Contoh :

Dukacita dimaklumkan bahawa ..

Kesulitan yang berlaku amat dikesali.

12) Penanda

Penamat

Ungkapan yang menunjukkan

bahawa surat akan berakhir.

Contoh :

Sekian untuk makluman dan perhatian

tuan.