Anda di halaman 1dari 11

SURAT NIAGA

A. Arti Surat Niaga


Surat niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau
badan-badan serta organisasi-organisasi dan perusahaan-perusahaan yang
menyelenggarakan usaha dengan tujuan untuk mencari laba.
Usaha-usaha dapat meliputi perdagangan, perindustrian, atau usaha lainnya
seperti perusahaan jasa angkutan, perbankan, asuransi, pergudangan dan
sebagainya.

Usaha-usaha

yang

dijalankan

pun

dapat

bermacam-macam

bentuknya, seperti perusahaan perorangan, Perseroan Komanditer, Perseroan


Terbatas, Firma dan Perusahaan Negara.
Dalam dunia usaha, surat niaga memegang peranan yang sangat penting,
sebab hampir sebagian besar berkomunikasi dengan pihak luar ataupun relasi
banyak dilakukan dengan surat-menyurat. Surat dalam dunia usaha merupakan
waki perusahaan yang menjelaskan apa yang ingin disampaikan, diminta kepada
dan pihak luar. Oleh sebab itu surat niaga harus disusun sebaik-baiknya, jelas dan
dapat dipahami oleh pihak lain.
Surat niaga yang baik dan teratur dapat membawa nama baik bagi
perusahaan pengirim atau perusahaan yang diwakilinya. Sebaliknya jika surat
niaga tidak baik, tidak dapat dipahami maka perusahaan tersebut akan tercemar
nama baiknya dan dinilai perusahaan yang tida bonafide.
Mengingat hal tersebut diatas, banyak perusahaan yang menyerahkan urusan
surat-menyurat kepada karyawan yang telah ditunjuk dan mempunyai keahlian
dalam bidang surat-menyurat tersebut.
Dalam dunia usaha banyak sekali masalah-masalah yang timbul dan setiap
masalah

harus

diselesaikan

dengan

baik.

Setiap

permasalahan

yang

diselesaikannya, harus dapat menyenangkan dan tidak merugikan setiap pihak.


Ada beberapa macam surat niaga, yaitu sebagai berikut:
1. Surat perkenalan barang;
2. Surat permintaan penawaran;
3. Surat penawaran atau offerte;
4. Surat pesanan atau order;
5. Faktur dan rekening;
6. Surat pengantar barang dan daftar persediaan barang;
7. Surat pengiriman barang;
8. Surat keberatan atau complaint;
9. Surat pengaduan atau klaim;
10. Surat pembayaran dan surat penagihan;

11. Telegram dan surat penegasannya;


12. Surat edaran; dan
13. Surat promosi.
B. Lingkup Penulisan Surat Niaga
Dalam kegiatan niaga, terutama jual beli maka keberadaan surat niaga
sangat diperlukan, baik oleh penjual maupun pembeli. Proses terjadinya jual beli
tentunya disertai dengan kegiatan surat-menyurat antara penjual dengan pembeli.
Surat-surat niaga tersebut, ada yang berasal dari penjual dan ada pula yang berasal
dari pembeli.
1. Surat dari penjual
Ada beberapa macam surat niaga yang berasal dari penjual, antara lain:
a. surat perkenalan;
b. surat penawaran;
c. surat pengiriman pesanan yang disertai faktur;
d. surat permintaan pembayaran; dan
e. surat pengakuan penerimaan pembayaran.
2. Surat dari pembeli
Ada beberapa macam surat niaga yang berasal dari pembeli, antara lain:
a. Surat permintaan penawaran;
b. Surat pesanan;
c. Surat pemberitahuan penerimaan barang;
d. Surat pengiriman pembayaran; dan
e. Surat yang berkenaan dengan pengaduan seandainya terjadi
penyimpangan dalam jual beli.
Jika digambarkan lingkup penulisan surat niaga tampak seperti logam di
bawah ini.
Penjual

Pembeli
Surat perkenalan

1
Surat permintaan penawaran
2
Surat penawaran
3
Surat pesanan
4
Surat pengantar pengiriman barang disertai faktur
5
Surat pemberitahuan penerimaan barang
6
Surat permintaan pembayaran (surat tagihan)
7
Surat pengiriman pembayaran
8

Surat pengakuan penerimaan pembayaran


9
Surat pengaduan (klaim) jika tidak sesuai dengan pesanan
10
Surat balasan pengaduan
11
C. Istilah-Istilah Bisnis dan Dokumen-Dokumen Bisnis
1. Istilah-istilah dalam bisnis dan cara penerapannya
Istilah dalam bisnis adalah kata-kata atau kalimat-kalimat

yang

dipergunakan dunia bisnis yang mengandung arti atau maksud tertentu. istilahistilah ini baik yang diambil dari bahasa Indonesia maupun dati bahasa asing yang
sudah dibakukan.
Bila kita menggunakan istilah-istilah tersebut, baik pihak produsen,
pedagang maupun konsumen dan pihak-pihak terkait dengan itu, pasti akan
mengetahui apa yang harus diperbuat atau dilakukannya, sesuai dengan maksud
dan arti kata-kata tersebut.
Berikut ini dikemukakan istilah-istilah yang ada dalam dunia bisnis.
a. discount (potongan) atau korting
potongan (discount) dalam jual beli sudah menjadi kebiasaan. Biasanya
penjual memberi potongan dengan maksud untuk menarik perhatian pembeli
supaya tetap menjadi langganan atau semua pembeli berlangganan kepadanya.
Potongan yang diberikan dapat berupa potongan harga dan potongan berat
barang.
1) Potongan harga
Potongan harga dapat dibedakan atas:
Rabat adalah potongan harga yang diberikan oleh penjual kepada
pembeli, karena pembeli membeli dalam jumlah banyak.
Potongan kontan atau tunai yaitu potongan yang diberikan oleh
penjual kepada pembeli karena pembeli membayar barang dengan tunai
atau kontan.
Potongan istimewa atau premi adalah potongan yang diberikan oleh
penjual kepada pembeli karena pembeli telah membeli barang dalam
jumlah yang banyak pada waktu-waktu tertentu atau waktu yang telah
ditetapkan.
Rafaksi adalah potongan yang diberikan kepada pembeli karena kualitas
barang yang dikirimkan penjual kepada pembeli lebihh rendah daripada
contohnya. Dalam praktek rafaksi ini ditentukan dengan persen (%).
2) Potongan berat barang

Tarra netto atau potongan berat yaitu semua pembungkus sebelum


diisi barang terlebih dahulu ditimbang satu persatu, setelah diisi lalu
ditimbang lagi maka terdapatlah berat brutto dikurangi berat pembungkus
(tarra), sama dengan berat netto harga barang.
Tarra asli atau tarra produksi yaitu harga satu karung (satu
pembungkus) saja yang ditimbang, pembungkus lain disamakan seperti
yang telah ditimbang kemudian diisi barang dan ditimbang lagi
(selanjutnya dikurangi tarra).
Tarra uso (tarra kebiasaan) yaitu penjual menentukan potongan berat
pembungkus pada dasar kebiasaan dalam perdagangan, yaitu tarra ini
ditentukan dengan persen (%).
Tarra undang-ungang (tarra

pabean)

yaitu

potongan

berat

pembungkus yang ditentukan oleh udang-undang yang berlaku, tarra


demikian ditentukan oleh pabean (douane).
b. syarat-syarat penyerahan barang
Ketentuan tentang penyerahan barang adalah penting, karena penyerahan
sangat erat kaitannya dengan risiko dan biaya-biaya yang menjadi tanggungan
masing-masing yaitu pembeli dan penjual.
Dalam jual beli ada beberapa istilah-istilah penyerahan barang, yaitu sebagai
berikut.
1) Loko gudang
Penjual menyerahkan barang digudangnya dalam keadaan belum dibungkus,
belum ditimbang, ongkos menimbang, membungkus sam;ai dibawa ke tempat
pembeli adalah tanggungan pembeli.
2) Eks gudang
Dalam hal ini penjual menanggung ongkos untuk menimbang dan
membungkus barang, tetapi setelah barang dibawa keluar gudang maka biaya
dan ongkos tersebut menjadi tanggungan pembeli.
3) Franko stasiun
Semua ongkos-ongkos sampai barang berada di stasiun kota penjual adalah
tanggungan penjual, sedangkan mulai dari stasiun sampai ke tempat pembeli
adalah tanggungan pembeli.
4) FAS (Free Along Side)
Semua ongkos-ongkos dari tempat penjual sampai barang berada disisi kapal
kota pelabuhan penjual menjadi tanggungan penjual, sedangkan dari sana
sampai ke tempat pembeli adalah tanggungan pembeli.

5) F.O.B (Free On Board)


Penjual menanggung segala biaya-biaya sampai barang berada di atas kapal
kota pelabuhan pembeli, sedangkan dari sana sampai ke tempat pembeli
adalah tanggungan pembeli.
6) C & F (Cost and Freight)
Semua ongkos-ongkos sampai berada di pelabuhan kota pembeli adalah
tanggungan penjual, dari pelabuhan sampai ke tempat pembeli adalah
tanggungan pembeli.
7) C.i.f (Cost Inssurance Freight)
ongkos-ongkos mulai dari tempat penjual ditambah dengan biaya asuransi
sampai di pelabuhan adalah tanggungan penjual, sedangkan dari sana sampai
ke tempat pembeli adalah tanggungan pembeli.
8) Franko gudang pembeli
Ongkos-ongkos mulai dari tempat penjual sampai barang masuk ke gudang
pembeli adalah tanggungan penjual.
9) F.o.p (Free On Plane)
Semua ongkos sampai berada si pelabuhan udara pembeli, termasuk ongkos
bongkar, sedangkan ongkos peron menjadi tanggungan pembeli.
10) Franko laut pelabuhan pembeli
Penjual menanggung ongkos-ongkos sampai barang berada di atas kapal
pelabuhan pembeli, sedangkan ongkos bongkar dan lain-lain sampai barang
berada di tempat pembeli adalah tanggungan pembeli.
c. istilah-istilah bisnis dalam syarat-syarat pembayaran
Keterangan mengenai pembayaran dan syarat-syaratnya harus jelas apakah
itu mengenai waktu, tempat atau potongan bila ada. Keterangan dalam waktu
pembayaran adalah sebagai berikut ini.
1) Kredit pembeli (dibayar dimuka)
Pembeli membayar terlebih dahulu harga barang, baik uang muka harga
barang seluruhnya, walaupun barang-barang itu diserahkannya kemudian oleh
penjual kepada pembeli. Hal ini merupakan suatu kepercayaan dari pembeli
terhadap penjual.
2) Remborns atau cash on delevery
Maksudnya barang-barang dapat diterima pembeli, bila pembeli sudah
membayar harga barang tersebut.
3) Pembayaran tunai (kontan, per kos)

Dalam perdagangan besar, pembayaran dapat dilakukan dalam jangka waktu


30 hari dianggap kontan, begitu pula pembayaran dengan cek dianggap
kontan.
4) Kredit penjual (pembayaran kemudian)
Maksudnya pembeli membayar harga barang kemudian setelah barang
diterima, mungkin pembeli membayar harga barang dari hasil penjualan
barang tersebut. Ini merupakan kepercayaan penjual kepada pembeli.
5) Cash and cary
Biasanya terjadi pada perdagangan kecil atau transaksi jual beli sehari-hari.
Dalam hal ini, penjual menyerahkan barang dengan segera pada waktu itu
juga, setelah pembeli membayar harga barang pada kasir.
Dilihat dari segi batas waktu pembayaran maka kredit dapat dibedakan atas :
Kredit jangka pendek adalah pembeli harus melakkan pembayaran
dalam batas waktu tudak boleh lebih dari 12 bulan (1 tahun).
Kredit jangka menengah adalah pembeli melakukan pembayaran
lebih dari 1 tahun sampai dengan 2 tahun.
Kredit jangka panjang yaitu dimana pembeli dapat melunasi harga
barang-barang dari 2 sampai 5 tahun.
Kredit tidak terhingga pembayaran barang dilakukan di atas 5 tahun
sampai harga barang seluruhnya lunas, ada juga yang di atas 10 tahun
tetapi jarang di jumpai.
d. istilah-istilah bisnis dalam alat-alat pembayaran
1) Pembayaran dengan cek
Cek adalah surat perintah dari orang yang namanya tertulis dalam surat itu
(penabung) supaya bank membayar sejumlah uang yang tercantum di
dalamnya kepada pembawa surat tersebut. Cek dapat dianggap sebagai alat
pembayaran yang disamakan dengan uang.
2) Uang giral
Uang giral yaitu kertas-kertas berharga yang dibuat dan dikeluarkan oleh
bang yang dapat dianggap sebagai alat pembayaran seperti cek, bilyet giro
dan sebagainya.
3) Wesel
Wesel adalah surat perintah tidak bersyarat dari seseorang kepada seseorang
yang lain, supaya orang yang diberi perintah membayar sejumlah uang
tertentu kepada orang yang tertulis namanya dalam surat itu, pada tanggal
tertentu, wesel itu juga sering dipakai sebagai alat pembayaran.
4) Uang chartal atau kartal

Uang kartal yaitu alat pembayaran yang terdiri atas uang logam dan uang
kertas.
5) Promes
Disebut juga surat sanggup yaitu suatu pernyataan dari seorang debitur
bahwa ia akan membayar hutangnya pada waktu tertentu kepada orang yang
tertulis namanya pada surat itu.
e. istilah-istilah bisnis dalam pengepakan
Pengepakan barang merupakan hal yang penting dalam perdagangan.
Karena itu penjual perlu menyebutkan macam pengepakan barang, sehingga
pembeli mempunyai gambaran tentang keselamatan barang dari tempat penjual
sampai berada di tangan pembeli. Ada beberapa macam pengepakan, yaitu sebagai
berikut.
1) Peti yaitu peri kayu yang berukuran besar digunakan untuk barang dalam
ukuran banyak, dipakai untuk pengiriman di dalam negeri, sedangkan untuk
pengiriman ke luar negeri dimasukkan lagi ke dalam kontainer (peti kemas).
2) Drum yaitu drum besi biasa dipakai barang cair, minyak kelapa atau barang
lainnya.
3) Zak yaitu kantong-kantong dari kertas yang kuat tahan air, digunakan untuk
semen atau terigu.
4) Kharton yaitu kertas karton berbentuk peti, digunakan untuk mentega, susu
atau rokok.
5) Barrel drum dari kayu yang diikat dengan pita besi, dapat dipakai untuk
minyak tanah, minyak kelapa atau peku dan skrup atau mur.
6) Bale yaitu bal adalah pengepakan barang-barang yang ringan untuk kapas,
kapuk dan lain-lain.
7) Box yaitu peti-peti kayu dalam ukuran kecil.
8) Kerat adalah peti kayu tetapi jarang-jarang atau kerangka dipakai untuk
tempat botol minnuman, sedangkan yang berukuran besar sekali dapat
dipakai untuk menyimpan mobil.
f. istilah-istilah bisnis dalam contoh atau monster atau sample
Contoh barang atau monster, sangat penting sekali, sehingga pembeli dapat
menentukan kualitas barang yang dipesannya setelah melihat contoh-contoh
barang tersebut.
1) Contoh penawaran (offerte) adalah contoh dengan memperinci kualitas
barang-barang yang ditawarkan pada surat penawaran yang dapat
menggambarkan ciri-ciri dari barang tersebut.

2) Contoh penjualan (monster nitval atau shipping sample) yaitu contohcontoh yang diambil dari barang-barang yang akan dijual kepada pembeli.
3) Contoh standar (contoh dengan ukuran tetap) merupakan contoh kualitas
barang yang dinyatakan dengan type, senagai ukuran tetap, pembeli tinggal
menyebutkan type atau ukurannya saja kalau akan memesan barang-barang
tersebut, misalnya untuk gula: SAS 24, untuk kopi disebut minuman reguler,
Good, Superior, Prime, Extra Prime, untuk teh B.O.P (Broken Orange
Peceo), pecco. Contoh ini disebut juga contoh baku.
4) Contoh telquel yaitu tidak memberi contoh berupa barang, tetapi dengan
nama baik dari penjual, pembeli sudah percaya.
5) Contoh tikaman yaitu contoh yang diambil dari tiap-tiap partai barang yang
ditawarkan, seperti menawarkan beras, ditikam goninya, kemudian beras
dikeluarkan sedikit.
6) Contoh asli adalah contoh berupa barang-barang yang dikirimkan pada
waktu menawarkan barang, dikirimkan bersama-sama surat penawaran.
2. Dokumen-dokumen dalam bisnis dan klasifikasinya
Dokumen adalah alat bukti tertulis yang paling penting dalam dunia bisnis,
sebab dalam penyerahan uang ataupun barang harus ada bukti yang jelas,
sehingga memudahkan pencatatan administrasi, baik bagi penjual atau produsen
maupun bagi pembeli atau pedagang.
Dokumen-dokumen bisnis terdiri dari:
a. Kuitansi yaitu alat bukti tertulis pada waktu pembayaran atau penyerahan
sejumlah uang, dimana penerima uang harus menulis nama yang
menyerahkan uang, jumlah uang yang diterimanya, bila jumlah yang
diterima besar, penerima harus menandatangani di atas materai.
b. Bon kontan adalah sebagai bukti permintaan atau pesanan sesuatu barang
tertentu yang dapat diserahterimakan setelah harga barang-barang tersebut
dilunasi.
c. Invoice (faktur) adalah daftar perhitungan atas barang-barang yang
diperjualbelikan. Dalam faktur tertulis nama barang, harga satuan, harga
seluruhnya, potongan harga, harga yang harus dibayar seluruhnya. Jumlah
terakhir dari perhitungan disebut harga faktur.
Macam-macam faktur :
Faktur pro forma atau disebut faktur pura-ura atau faktur bayangan
yaitu apabila pembeli memintanya, supaya ada bayangan tentang

harga barang yang dipesannya, harga faktur mungkin saja akan


berubah karena disesuaikan dengan harga-harga barang-barang selama
diproduksi.
Faktur sementara yaitu daftar perincian barang-barang bersifat
sementara yang diberikan bersama-sama barang yang dikirimkan,
tetapi setelah barang diterima pembeli maka faktur tersebut akan
diganti dengan faktur yang sebenarnya atau faktur definitif.
Nota pro faktur yaitu perkiraan hasil penjualan barang yang diterima
penjual dari perantara dagang/makelar.
Faktur definitif adalah faktur yang sebenarnya, yang jumlah
pembayarannya (harga fakturnya sudah pasti) tidak dapat berubahubah dan langsung dibayar pembeli.
Faktur berisi hal-hal berikut ini:

Nama perusahaan penjual barang;


Nama orang atau perusahaan pembeli;
Tempat dan tanggal serta nomor faktur;
Banyaknya barang yang dijual;
Harga satuan dan harga keseluruhan;
Potongan harga (bila ada);
Jumlah uang dinyatakan dengan huruf-huruf;
Kode = yang menunjukkan bila ada kesalahan perhitungan, maka

kesalahan tersebut dapat dibatalkan;


SEO = Save Errore at Ommisione;
E&OE = Errors and Omminsions Excepted;
Salam penutup, nama perusahaan penjual, nama jelas dan tanda
tangan penanggung jawab; dan
Tanda tangan atau nama jelas penerima barang.
Contoh Faktur

CV. ARMICO

Bandung, Tgl. ............ 19 ........

AMC PENERBIT DAN PERCETAKANTuan ..........................................


Jl. Madurasa Utara No. 10 Toko
Telp. 5205407 5201786
Po. Box 1520/Bd.
...................................................
BANDUNG - 40253

FAKTUR
Bank: PANIN, BRI, NISP, BDN
Banyaknya
Nama Buku

No. ................... /AR/ ................


Harga Satuan
Jumlah

Pembayaran : ...............................
Tanda terima,

JUMLAH Rp.
Hormat kami,

d. Konosemen adalah sebuah surat angkut bila barang-barang dikirimkan


dengan kapal laut. Dalam konosemen ditulis dengan terperinci nama
barang-barang, kualitas, jumlah, harga,penyerahan dan pembayaran.
Konosemen ini dapat diperjualbelikan, karena telah dianggap mewakili
barang-barang.
e. Cedul atau ceel adalah surat bukti penyimpanan barang di gudang
pelabuhan (enterpo), dan tanda bukti ini merupakan dokumen yang dapat
dijaminkan di Bank untuk mendapatkan kredit Bank.
f. Packing list adalah daftar perincian barang yang ada dalam peti yang
gunanya untuk memudahkan mengetahui isi barang dalam peti. Packing
list termasuk salah satu dokumen bisnis.
Pengiriman barang dengan kapal laut atau udara disertai dengan packing
list, gunanya untuk memudahkan para petugas bea cukai mengadakan
pemeriksaan yang ada dalam peti. Sebab dengan adanya packing list
tersebut mudah dapat diketahui isi dari setiap peti atau colli.
Packing list berisi:
Nomor urut peti disertai kode;
Isi peti;
Ukuran peti; dan
Berat peti, netto atau brutto.
Contoh Packing List
Nomor
Peti
SB I
SB II
SB III

Isi
50
100
100
25
25
60
25
75

batang sabun cuci


buah sabun mandi
pak rokok Lancer
pak rokok Commoder
pak rokok Kretek
pak rokok kansas Filter
pak rokok Kretek
pak rokok teda

Ukuran
Berat Bruto
Peti
Veto
50 x 30 x 40 55 kg
60 x 50 x 50

55 kg

50 x 50 x 50

55 kg

Jakarta, 18 April 2003

PT. SEHAT

Gunawan
Pimpinan

g. Surat pengantar barang sering juga disebut surat jalan, gunanya sebagai
tanda bukti penyerahan barang kepada penerima (pembeli atau pemesan).
Disamping itu juga berguna untuk menjamin keamanan selama perjalanan
pada waktu barang itu diangkut, terutama bila ada pemeriksaan dari pihak
berwajib. Surat pengantar barang ini, juga termasuk dokumen bisnis.
Pada surat pengantar barang tercantumkan:
Nama serta alaman penjual dan pembeli barang;
Nomor pesanan;
Nomor surat pengantar dan nomor kendaraan;
Nomor urut barang yang dikirim;
Jenis dan banyaknya barang yang dikirim;
Keterangan barang, tempat dan tanggal pengirimannya; dan
Nama pengirim dan penerima barang.
Contoh Surat Pengantar

PERUSAHAAN UBIN TERASO


SINAR BERLIAN
Jl. Pal Merah Barat 110 B
JAKARTA
Yang terhormat,
...........................................
...........................................
...........................................
: ..................
Surat pengantar nomor
Kendaraan nomor

...

.
: ..................
.

Harap diterima barang-barang seperti tersebut dibawah ini.


No.
Banyaknya
Nama Barang

Keterangan

Yang menerima,

Jakarta, ................................. 2003


Yang mengirim,

( ____________ )

( ____________ )