Anda di halaman 1dari 6

KADET REMAJA SEKOLAH

1.,Arahan Pentadbiran.
Am
Arahan Pentadbiran merupakan arahan khas yang dikeluarkan untuk menyelaraskan
sesuatu aktiviti atau sebahagian dari aktiviti yang dipertanggungjawabkan.
Sebagai pegawai di dalam sesebuah organisasi ia adalah merupakan sebahagian dari
makanisma pelaksana di dalam organisasi tersebut. Oleh itu adalah penting bagi
seseorang pegawai merancang dan mengeluarkan arahan pentadbiran yang jelas supaya
sesuatu tugas itu dapat difahami oleh semua peringkat dan dapat dilaksanakan dengan
lancar dan menepati objektif. Nota ini bukanlah panduan yang mutlak, sebaliknya jika
seseorang pegawai mengimbas semula sesuatu tugasan yang telah dilaksanakannya
dengan mengenal pasti kekuatan dan kelemahan tugasan maka proses ini akan membantu
mematangkan seseorang pegawai itu.
Objektif
Nota ini merupakan panduan asas untuk pegawai-pegawai yang masih baru di dalam
organisasi KRS untuk melaksana sesuatu tugas yang diamanahkan.
Tujuan arahan pentadbiran.
Antara tujuan arahan pentadbiran adalah seperti berikut:
1)
Supaya agihan tugas tidak bertindih antara petugas di dalam
organisasi. Matalamat ini dapat dicapai dengan menyediakan senarai nama pegawai di
dalam organisasi. Senarai ini akan dapat membantu seseorang pegawai untuk menyemak
tugasan yang telah deberi kepada setiap pegawai di dalam senarai. Melalui senarai semak
ini juga tugas dapat diagih secara adil dan saksama dan memastikan tidak berlaku
ketidakseimbangan dalam agihan tugas.
2)
Supaya pegawai dapat gambaran yang jelas akan tang
gungjawab yang diberi. Ini akan membantu pegawai tersebut bersedia secara mental
akan tanggungjawab dan matalamat tugas yang akan dilaksanakan.
3)
Supaya pelaksanaan tugas dapat berjalan serentak dan menjimat
masa. Matalamat ini dapat dicapai dengan mengeluarkan arahan awal. (Warning Orders)
4)
Supaya tidak berlaku pembaziran tenaga,sumber dan masa.
Keupayaan pegawai untuk melihat sesuatu tugas itu dari sudut SEBELUM, SEMASA
dan SELEPAS dari aspek lojistik,sumber insan dan masa dan ruang akan membantu
mencapai matalamat ini.

Aspek-aspek panduan asas untuk membantu penyediaan arahan pentadbiran.


2.Kitaran Pentadbiran. Berikut adalah kitaran pentadbiran yang dapat membantu dalam
menyediakan arahan pentadbiran.
2.1 Penyediaan draf rancangan (am)
Penyediaan konsep keseluruhan bererti pegawai pelaksana dan
pasukannnya hendaklah terlebih dahulu mentafsirkan tugas yang perlu dilaksanakan.
Sebagai contoh Perasmian Hari Gerko Sekolah, atau sebagai Perbarisan Kehormatan
untuk VIP, Majlis Penutupan Rasmi Perkhemahan KRS Kenbangsaan dan
sebagainya. Setiap majlis mempunyai ciri-ciri tersendiri dan memerlukan kaedah
pelaksanaan yang berbeza.
Pelaksana hendaklah memastikan tugas yang diberi melalui
perbincangan yang teratur dengan pegawai yang memberi arahan. Setelah itu barulah
draf rancangan am disediakan.
Draf rancangan am biasanya meliputi perkara-perkara berikut:1) Tujuan aktiviti,majlis, ; Perkhemahan?Persamian? Pembukaan?
Dll.
2) Masa; jangka waktu aktiviti.
3) Tempat;tapak perkhemahan? padang kawat? Dalam dewan? Etc.
4) ; KKU? Statik? Dinamik?komposisi? ie str of the parade and
assignments of the various tasks to app holders.
5) Urutan dan pengisian majlis; senaraikan satu persatu dari mula
hingga akhir.
6) Keperluan-keperluan khusus.
7) Draf AJK
2.2 Tinjauan
Tinjauan perlu dilakukan untuk memastikan faktor-faktor bantuan
lojistik , personal dan keperluan-keperluan tadbir adalah dapat membantu dan
mempermudahkan pelaksanaan majlis yang telah dirancang di dalam draf rancangan.
Kaedah tinjauan boleh dilakukan melalui komunikasi atau secara fizikal. Segala
maklumat yang didapati hendaklah dicatatkan untuk mengenalpasti sumber-sumber
yang diperlukan dapat di guna pakai semasa majlis sebenar tanpa sebarang kecacatan
dan kegagalan dari segi fungsinya. Sumber yang tidak dapat diperolehi hendaklah
diusahakan melalui saluran-saluran lain yang wajar dan jika masih gagal, alternatif
hendaklah dirancangkan. Berikut adalah maklumat yang perlu dicatatkan semasa
tinjauan. Ia juga merangkumi tinjauan di tempat alternatif jika ada keperluan.
Tinjauan boleh dilakukan oleh pembantu-pembantu yang bersesuaian.
1) Kesesuaian tempat; kapasiti? Selamat?sesuai?
2) Pelan tempat yang sedia ada di mana majlis atau aktiviti akan dijalankan
3) Kedudukan tempat-tempat tertentu yang akan diadakan semasa majlis; tapak
perkhemahan, tempat aktiviti ,pentas utama? Tempat duduk tetamu VIP? dll,

4)
5)
6)
7)
2.3

MC di mana? Meja hadiah & cenderamata? Tempat kereta VIP berhenti? Laluanlaluan, Matahari? Menghadap VVIP? Pelaku? Holding place VVIP
(refreshments?); Commn ,links& signals loc .How many?
Power point; berfungsi? Alternatif? PA sys (selamat? Dari cuaca?){Biasanya
akan ditinjau oleh AJK yang dilantik, tetapi lebih selamat jika diambil perhatian}
Kebenaran-kebenaran tertentu yang memerlukan korespoden dari pihak tertentu.
Contoh Jab. Hutan dll.(jika perlu)
Keselamatan/Kawalan/Pertolongan cemas
Pengangkutan

Persiapan (preparation)

Sebagai pegawai pelaksana, setelah segala maklumat tinjauan dikumpul


dan dianalisa beliau bolehlah memulakan langkah seterusnya ia itu persiapan
(preparation). Perkara yang perlu dilakukan adalah seperti berikut:1) Menyediakan senarai Ajk
2) Menyenaraikan tugas-tugas AJK
3) Memanggil mesyuarat-mesyuarat.
Nota: Keperluan yang perlu diambil perhatian sebagai senarai semak supaya tidak
terlepas pandang semasa mesyuarat.
i)

Jumlah personel yang terlibat dalam aktiviti yang dirancang


mengambil bahagian & komposisi
ii)
Jumlah Petugas bagi setiap AJK
iii)
Kawalan lalulintas
iv)
Keselamatan
v)
Protokol dan jemputan
vi)
Perhubungan untuk koordinasi antara ajk.
vii)
Pancaragam (jika ada)
viii) Juruacara
ix)
Penulis skrip MC
x)
Penulis ucapan VIP
xi)
Juruiring VIP dan memberi taklimat kpd VIP apa yang akan
berlaku (guide)
xii)
Perubatan
xiii) Seranta
xiv) Cenderahati, Pentas Hormat; khemah2 dan meja hadiah&
xv)
Kerusi VIP
xvi) Bendera dan susunatur
xvii) Pembuka pintu VIP
xviii) Kenderaan VIP (Tempat Letak)
xix) Pakaian anggota dan tetamu khas dan penonton.
xx)
Sistem PA& Juruteknik
xxi) Waktu raptai dan berapa kali? Raptai plan B?

xxii)
xxiii)
xxiv)
xxv)
xxvi)

Papan tanda arah


Jamuan dan minuman
Buku aturcara majlis
Panduan baca ikrar, senikata lagu tertentu
Pembaca doa dan skrip doa.

Pegawai pelaksana hendaklah melihat perkara di atas dari aspek SEBELUM,SEMASA


dan SELEPAS.
2.4.Pelaksanaan.
Pelaksanaan sesuatu aktiviti atau majlis rasmi hendaklah mematuhi
beberapa perkara dasar yang menjadi teras istiadat pasukan KRS. Ini
adalah bagi memastikan setiap Majlis Rasmi yang dijalankan adalah
mempunyai keseragaman dan kaedah yang sama. Ini tidak bermaksud
setiap Majlis yang dilaksanakan adalah bagaikan salinan fotostate.
Penekanan adalah
Majlis dari segi pelaksanaan urutan kawat-kawat yang dilakukan.
Kandungan aktiviti adalah terletak kepada majlis yang dijalankan.
Persamian Penutup Kursus adalah berbeza dari segi kandungan
peristiwanya daripada Majlis Perasmian Hari Kecemerlangan Sekolah atau
aktiviti perkhemahan .Namun begitu dari segi kaedah pelaksanaan
mestilah mematuhi piawai yang telah ditetapkan. Persamaan yang
dimaksudkan adalah seperti berikut:
Contoh:
1) Perbarisan masuk padang di ikuti oleh pegawai masuk baris. *
2) Ucapan Aluan oleh MC kepada tetamu yang telah tiba.
3) Pengumuman ketibaan
4) Perbarisan memberi Hormat
5) Nyanyian Lagu Negaraku dan KRS/dll.
6) Ketua perbarisan Lapor
7) Pemeriksaan Perbarisan (jika ada)
8) Doa
9) Ikrar KRS ( utk. Majlis tertentu spt. Hari Ulangtahun KRS)
10) Ucapan-ucapan
11) Penyampaian hadiah;cenderahati dll.
12) Ketua perbarisan Lapor untuk meneruskan tugas.
13) VIP meninggalkan Majlis
14) Ketua-ketua detesman melapor
15) Perbarisan keluar padang

Contoh Format Arahan Pentadbiran


KRS Daerah Perak Tengah.
ARAHAN PENTADBIRAN KURSUS PEMANTAPAN PEGAWAI TADBIR DAERAH
NEGERI PERAK.
Rujuk:
A
B
C.

Buku Panduan Kurikulum KRS 2006


Takwim aktiviti KRS Negeri Perak 2006
Lain-lain rujukan yang berkaitan dengan aktiviti.

AM
1.
Pada tahun ini kursus bagi Pegawai Sekretariat KRS Daerah Negeri Perak
dilaksanakan sepertimana yang telah ditetapkan oleh takwim aktiviti JPN. Kursus ini
melibatkan Pegawai-pegawai Sekretariat yang akan dilaksanakan di Pos Raya.
TUJUAN
2.
Tujuan arahan ini adalah untuk memberi garis panduan bagi melaksanakan
dan menyelaraskan semua aspek pentadbiran dan lojistik yang diperlukan supaya kursus
ini dapat dilaksanakan dengan lancar dan mencapai matalamat yang telah ditetapkan.
Objektif Am
3.
Objektif kursus ini adalah untuk memantapkan keupayaan Pegawai
Sekretariat KRS Daerah bagi membantu mereka dalam melaksanakan tugas-tugas di
daerah masing-masing.
Konsep Kursus
4.
Konsep kursus adalah .............................penerangan apa yang ingin dicapai.
Melalui kaedah apa..., teori dalam kelas? Diluar ? kombinasi?
Sekiranya perkhemahan...intergrasi? pertandingan antara individu? Negeri? dll.
Objektif Khusus
5.

Objektif khusus adala............


a)
Melatih dan....
b)
Memberi pendedahan Pegawai Sekretariat....
c)
Memupuk disiplin ....

Arahan Koordinasi

6.

Masa. Contoh
Jurulatih dan urusetia telah berada di tempat kursus :
Jangkamasa peserta melapor
Pelampung dan rakit dihantar ke Pantai Pancur
Perasmi majlis tiba
Berada di check-point
Bot Penyelamat berada dikawasan aktiviti
Dll
Lokasi penting
Jika ada
Perhubungan
Kaedah... walkie-talkie? Dll.
Kenderaan
Keselamatan
Tatatertib
Boleh dan tidak boleh dilakukan dos and donts
Contoh; Jangan keluar dari kawasan perkhemahan selepas.d