TATACARA

SURAT MENYURAT

TUJUAN SURAT RASMI

TUJUAN SURAT RASMI

Surat rasmi ditulis untuk tujuan seperti
berikut :
Membuat permohonan
Membuat aduan / bantahan / cadangan /
pemberitahuan / arahan / notis
Membuat rayuan
Membuat jemputan rasmi
Menempah barangan
Meminta kebenaran
Atau apa-apa yang melibatkan urusan rasmi

BENTUK DAN FORMAT

SURAT RASMI

i)

MAKLUMAT PENGIRIM

a) Kepala Surat Rasmi (Letterhead)

Surat-surat yang dihantar di dalam atau di luar

kawasan Universiti mestilah menggunakan kepala
surat rasmi persatuan/kelab/jawatankuasa kolej
masing-masing.
Kepala surat rasmi persatuan/kelab/jawatankuasa
kolej boleh didapati daripada setiausaha agung /
pembantu setiausaha masing-masing.
Maklumat yang terdapat pada kepala surat rasmi
ialah :
Logo / lambang persatuan / kelab /
jawatankuasa kolej
Nama jabatan / kelab / jawatankuasa kolej
Alamat lengkap
Nombor telefon dan fax

b)

Rujukan Surat

Terdapat 2 jenis rujukan :

1) Rujukan kami
2) Rujukan tuan

Tujuan rujukan surat adalah bagi memudahkan

rujukan pihak pengirim dan pihak penerima
mengesan surat-surat dan mengambil tindakan.

Rujukan surat biasanya terletak di bahagian

bawah kepala surat rasmi.

c)

Tarikh Surat

Tarikh yang ditulis pada surat rasmi adalah

tarikh surat tersebut ditaip / ditandatangani.

Tarikh biasanya ditulis di bawah no. rujukan

surat atau di sebelah kanan selari dengan
nama negeri alamat pengirim.

Cara yang biasa digunakan untuk menulis

tarikh ialah:

10 Disember 2004 ; atau

10 hb Disember 2004

ii)

MAKLUMAT PENERIMA

Di dalam surat rasmi, maklumat penerima mesti mengandungi :

Nama penerima / jawatan penerima

Alamat lengkap penerima

Jika penerima surat bukan ahli persatuan / kelab / jawatankuasa

kolej, pastikan surat rasmi berkenaan mestilah melalui dan
salinan individu-individu yang tertentu seperti berikut :

Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar); atau

Timbalan Pendaftar HEP; atau

Penolong Pendaftar HEP; atau

Pengetua; atau

Presiden Persatuan / Kelab / Jawatankuasa Kolej

Semua surat rasmi yang dibuat melalui individu-individu di

atas, mestilah mendapatkan cop pengesahan dan tandatangan
individu berkenaan.

Satu salinan surat berkenaan hendaklah disediakan dan

diberikan kepada individu berkenaan bagi tujuan rekod.

iii)

KATA SAPAAN

Kebiasaannya surat rasmi dimulakan

dengan kata sapaan seperti berikut :
Yg. Bhg. Dato/Prof.
Dr. / Tuan / Puan / Saudara / Saudari

Kata sapaan lazimnya ditulis di

bahagian bawah baris akhir alamat
penerima (setelah dilangkaukan 2 baris)

vi)

KANDUNGAN SURAT

a)

Tajuk Surat

Surat rasmi perlu mempunyai tajuk surat yang

perlu ditulis sebelum kandungan surat
dimulakan.

Tajuk surat mesti mencerminkan isi

kandungan surat (ringkas dan padat).

Tajuk surat tidak perlu diakhiri dengan noktah.

Kebiasaannya tajuk surat ditulis di bawah kata

sapaan (setelah dilangkau 2 baris) dengan
menggunakan huruf besar serta dihitamkan
(bold) dan kadangkala digaris di bawahnya.

b)

Isi / Kandungan Surat Rasmi

Kandungan surat rasmi adalah terdiri daripada

maklumat, isi atau hal yang berkaitan dengan tajuk
surat yang ingin disampaikan kepada penerima surat.

Ianya perlu jelas dan hanya memuatkan maklumat

yang berkaitan sahaja.

Di dalam surat rasmi, lazimnya dihadkan kepada satu

perkara sahaja. Tindakan mencampurkan beberapa
perkara di dalam satu surat boleh menimbulkan
beberapa masalah seperti :

Beberapa perkara mungkin tertinggal dari tindakan

Keutamaan perkara tidak diketahui.

Kandungan surat perlu disusun dalam beberapa

perenggan mengikut kesesuaian dan dinomborkan
mengikut turutan kecuali perenggan pertama dan
perenggan terakhir (penutup).

c)

Penutup Surat

Surat rasmi biasanya ditutup dengan maklumat

yang berkaitan dengan arahan, syarat, harapan
dan sebagainya.

Contoh : Kerjasama pihak tuan amat

diharapkan
untuk mempertimbangkan
permohonan ini.

Selain dari itu, surat rasmi biasanya diakhiri

ddengan ungkapan tertentu seperti sekian,
terima kasih atau sekian, dimaklumkan
serta motto organisasi / persatuan / kelab /
jawatankuasa kolej seperti Berkhidmat Untuk
Negara (huruf besar dan dihitamkan)

v)

HUJUNG SURAT

Bahagian ini memuatkan maklumat

tentang pengirim surat iaitu tandatangan,
nama, jawatan rasmi, nombor telefon
serta email (jika ada).

Di bawah ungkapan rasmi / motto,

terdapat ungkapan hormat atau rujukan
dari pengirim seperti Yang benar atau
Salam hormat dan sebagainya.

Setiap surat rasmi mestilah

ditandatangani oleh Presiden / Pengarah
Program / Setiausaha dan tidak
dibenarkan menandatangani bagi pihak
orang lain.

CONTOH SURAT RASMI

CONTOH SURAT RASMI

Rujukan Kami : UTM.06.01/Persatuan/Kelab/JKM/Jld (
Rujukan Tuan :
Nama / jawatan Penerima
Alamat lengkap penerima

(Rujukan Surat)

Tarikh : (Selari dengan nama negeri alamat pengirin dan

tarikh srat ditaip atau ditandatangani)

Melalui dan salinan:

Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
Universiti Teknologi Malaysia
81310 UTM Skudai, JOHOR
Tuan / Puan,
Tajuk Surat (HURUF BESAR DAN DIHITAMKAN)
Merujuk kepada perkara di atas, adalah dimaklumkan (Perenggan tiada nombor dan rapat
di sebelah kiri)
2.
3.

Isi surat yang berkaitan dengan tajuk surat.

Isi surat

Kerjasama dan pertimbangan yang sewajarnya dari pihak tuan amat kami harapkan. (Penutup
Surat)
Sekian, terima kasih
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

(Huruf besar dan dihitamkan)

Yang benar
NAMA PENUH PENGIRIM (Huruf Besar dan dihitamkan)
Jawatan (Hurug kecil)
No. Telefon

ETIKA MEMBUAT
SURAT RASMI

ETIKA MEMBUAT SURAT RASMI

Mesti mempunyai maklumat penerima yang lengkap dan

tepat.
Semua surat menyurat hendaklah dipanjangkan melalui
TNC (HEP).
Mesti menggunakan kepala surat rasmi (letterhead).
Jika surat rasmi ditaip menggunakan komputer,
kebiasaannya menggunakan tulisan Times New Roman
atau Bookman Old Style saiz 10 - 12
Mesti mempunyai tarikh dan no. rujukan yang betul.
Mempunyai tajuk dan isi surat yang berkaitan serta
ringkas dan padat.
Menyertakan lampiran (jika perlu) dan lampiran perlu
dinomborkan (contoh : Lampiran I,II atau Lampiran A,B
dan sebagainya)
Semua surat rasmi mesti mempunyai tandatangan
pengirim, nama penuh, jawatan dan no. telefon.
Salinan surat kepada yang berkaitan.
Semua sampul surat tidak perlu digam kecuali surat sulit.
Semua perbelanjaan pos adalah di bawah urusan HEP

KESILAPAN SURAT
RASMI

Kesilapan Pada Surat Rasmi

Yang Sering Berlaku

Maklumat penerima surat tidak lengkap atau salah.

Tidak mempunyai tarikh dan nombor rujukan

Persatuan / Kelab / JKM.

Kesilapan protokol / status jawatan penerima surat

Tajuk dan isi surat tidak berkaitan antara satu sama

lain.

Isi surat dan bahasa yang tidak lengkap serta meleret.

Salinan surat (salinan kepada) yang tidak berkenaan

atau tidak diberikan.

Tiada tandatangan pengirim.

Butir-butir aktiviti / program / perasmian yang tidak

lengkap.

SEKIAN
TERIMA KASIH