Anda di halaman 1dari 23

Cronos ERP - Warehouse

Management System

2013 IndoGlobal Solutions. All rights reserved.

DAFTAR ISI
Daftar Isi .............................................................................................................................. 2
Tujuan.................................................................................................................................. 3
Scope ................................................................................................................................... 3
Komponen Utama ............................................................................................................... 4
Obyektifitas Sistem ............................................................................................................. 5
1. Proses Global WMS ................................................................................................. 5
1.

Multi Gudang ................................................................................................... 5

2.

Single Gudang .................................................................................................. 6

2. Menu WMS ............................................................................................................. 7


3. Struktur Gudang ...................................................................................................... 8
4. Register Master Data .............................................................................................. 9
1.

Lokasi Gudang .................................................................................................. 9

2.

Tipe Lokasi ....................................................................................................... 9

3.

Bin Lokasi ....................................................................................................... 10

4.

Nama Barang ................................................................................................. 10

5. Alur Pengadaan Barang ......................................................................................... 11


6. Alur Penerimaan Barang ....................................................................................... 17
7. Alur Permintaan Barang User Cabang .................................................................. 20
8. Stok Opname ......................................................................................................... 21
1.

Stok Opname Adjustment Manual ................................................................ 21

2.

Stok Opname Menggunakan Excel SpreadSheet .......................................... 21

9. Pembagian Wilayah............................................................................................... 22

TUJUAN
Tujuan dibuatnya dokumen ini adalah untuk mendefinisikan kerangka disain aplikasi WMS yang
disesuaikan berdasarkan kebutuhan proses bisnis. Dokumen ini akan menjadi acuan
pengembangan aplikasi oleh tim pengembang software PT. Indoglobal Solution dalam memenuhi
serta melengkapi secara komprehensif atas implementasi Sistem Informasi Manajemen.
Dokumen ini adalah kerangka dasar yang menyesuaikan dengan operasional proses customer
dan dimungkinkan terjadi pembaruan apabila dalam implementasinya terdapat masukan baru atas
kasus kasus yang terdapat dalam operasional bisnis Customer.

SCOPE
Hasil akhir dari Flow process ini akan menjadi acuan dalam implementasi Sistem Informasi
WMS Customer dalam hal:
Implementasi System Business to Business menggunakan WMS yang mendukung
kegiatan transaksi mutasi Inventory seperti :
1. Pengadaan Barang
2. Pengeluaran Barang
3. Penerimaan Barang
4. Retur Barang
5. Pengolahan data mutasi Barang
Integrasi fungsi konsolidasi, kolaborasi, validasi, dan Pelaporan dalam 1 portal.

KOMPONEN UTAMA
Item

Keterangan

Ketergantungan

Level kapasitas User


Struktur Gudang
Standar Operating Procedure
Flow Proses Mutasi Inventory
Registrasi Gudang

Kebutuhan

Efisiensi dan akurasi kinerja bisnis


Proses yang iteratif dan ter-otomatisasi.
Jadwal Pengerjaan yang ketat & dan diperlukan review serta monitoring
dari share holder

User

User Gudang Pusat


User Gudang Cabang

Rangkuman
Jadwal
Pengerjaan

Target implementasi pada bulan ______ 2012


Bottom-Up Schedule (Jadwal Team Pengembang Aplikasi)
Project Review dan stabilisasi.

Resiko

Kerangka Kesiapan (Readiness Framework)


Organizational Change Management
OnSite Operational Framework & Service Management
Tambahan Kasus baru
Service Level Konektifitas Jaringan antar Gudang Pusat Gudang
Cabang

Appendiks

Mendokumentasikan setiap perubahan.


Mendokumentasikan setiap penemuan
percepatan dalam disain fisik.

yang

mempengaruhi

OBYEKTIFITAS SISTEM
Obyektifias sistem merupakan standar model yang menjadi acuan dasar implementasi WMS
berdasarkan hasil survey pada operasional proses bisnis CUSTOMER yang dapat dikelompokkan
dalam 7 Kategori, yaitu
1. Proses Global WMS
2. Menu WMS
3. Struktur Gudang
4. Registrasi Master Data
5. Alur Pengadaan
6. Alur Penerimaan
7. Alur Permintaan Cabang
8. Stok Opname
9. Pembagian Wilayah

1. Proses Global WMS


1. Multi Gudang
START

ORDER
PEMBELIAN

SISTEM
KONTROL
KONSUMSI

PERMINTAAN
BARANG

SUPPLIER

PENERIMAAN
BARANG

GUDANG UTAMA

OUTLET
SUPPLY
REQUEST
(OSR)

GUDANG OUTLET 1

USER
OUTLET 1

GUDANG OUTLET 2

USER
OUTLET 2

GUDANG OUTLET 3

USER
OUTLET 3

STOCK
TRANSFER

STOCK TRANSFER
KONTROL
INVOICE

VALIDASI
INVOICE

STOP

DISTRIBUSI

USAGE

2. Single Gudang
START

ORDER
PEMBELIAN

SISTEM
KONTROL
KONSUMSI

PERMINTAAN
BARANG

SUPPLIER

PENERIMAAN
BARANG

GUDANG UTAMA

OUTLET 1

OUTLET 2
OUTLET 3

KONTROL
INVOICE

VALIDASI
INVOICE

STOP

DISTRIBUSI

USAGE

2. Menu WMS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Stok Barang
Stok Opname
Stok Opname Import
Daftar Supplier
Permintaan Barang
Permintaan Pembelian
Reminder Minimum Stok
Penerimaan
Penerimaan Barang Supplier
Penerimaan Permintaan
Retur Penjualan
Penukaran Faktur
9. Pengeluaran
Pengeluaran Barang
Pengiriman Barang
Retur Pembelian

3. Struktur Gudang
LOKASI GUDANG

TIPE LOKASI

BIN LOKASI

NAMA BARANG
Contoh :
LOKASI GUDANG
GUDANG OBAT
GUDANG SPARE PART
GUDANG MATERIAL
GUDANG FAST MOVING

REKALASI NAMA AKUN


PERSEDIAAN OBAT
PERSEDIAAN SPAREPART
PERSEDIAAN MATERIAL
PERSEDIAAN FAST MOVING

LOKASI
GUDANG OBAT
GUDANG OBAT
GUDANG OBAT
GUDANG OBAT
GUDANG SPARE PART
GUDANG SPARE PART
GUDANG SPARE PART
GUDANG MATERIAL
GUDANG MATERIAL
GUDANG MATERIAL

TIPE LOKASI
OBAT LUAR
SUPPOSITTORIA
SYRUP
INFUS
ELEKTRIK
MEKANIKAL
KOMPUTER
BERAS
GANDUNG
SEMEN

TIPE LOKASI
OBAT
ELEKTRIK
MEKANIKAL
KOMPUTER

BIN LOKASI
RAK 01
RAK 01
RAK 01
RAK 01
TIPE LOKASI
OBAT
ELEKTRIK
MEKANIKAL
KOMPUTER

BIN LOKASI
RAK 01
RAK 02
RAK 01
RAK 01

NAMA BARANG
DECOLGEN
KABEL NYM
GEAR BOX
MONITOR

4. Register Master Data


1. Lokasi Gudang

2. Tipe Lokasi

3. Bin Lokasi

4. Nama Barang

5. Alur Pengadaan Barang


a) ALUR PROSES

GUDANG

PEMBELIAN /
PURCHASING

Reminder Stok
Permintaan
Pembelian

Daftar Permintaan
Pembelian
Pembuatan PO

AKUNTING

GUDANG

Validasi Jurnal

Penerimaan Barang

b) USER TERKAIT

Gudang
Pembelian
Manager
Akunting

c) URUTAN PROSES USER GUDANG


NO

PROSES USER GUDANG

1.

Login

MANAGER
Cek Stok Kebutuhan
Approval Manager

PEMBELIAN
Validasi Data
Pembelian
Cetak Order
Pembelian

NO

PROSES USER GUDANG

2.

1) Menu Logistik Permintaan Pembelian

3.

User Pembelian akan melanjutkan proses pengadaan sampai dengan pengiriman Surat
Pesanan ke Supplier

4.

Supplier mengirimkan barang ke Gudang

5.

1) Menu Logistik Penerimaan Barang SUPPLIER

NO

PROSES USER GUDANG

6.

Selesai

d) URUTAN PROSES USER PEMBELIAN


NO

PROSES USER PEMBELIAN

1.

Login

2.

1) Menu Pembelian Daftar Permintaan Pembelian

3.

Manager melakukan approval

4.

1) Menu Pembelian Order Pembelian


2) Cetak PO

NO

PROSES USER PEMBELIAN

5.

User Gudang siap melakukan penerimaan barang

6.

Selesai

e) KONTROL TRANSAKSI
NO

KONTROL

KETERANGAN

1.

Satuan Barang

Penggunaan satuan barang berdasarkan level satuan barang


dengan pembakuan masing masing jumlah yang sudah
ditentukan. Pada transaksi order pembelian penggunaan
satuan dapat dirubah menggunakan satuan terbesar atau
terkecil berdasarkan kesepakatan antara pihak pembeli
dengan SUPPLIER, contoh level satuan seperti dibawah :

Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari


SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan
satuan terkecil.

2.

Harga Pembelian

Entry harga pembelian pada menu Order Pembelian harus


menggunakan harga yang sama atau lebih kecil dari harga
dasar Provider sebelum PPN.

3.

Pajak

Nilai PPN per barang akan secara otomatis terisi 10% apabila
Supplier/SUPPLIER adalah PKP (Pengusaha Kena Pajak) . Setting
PKP dapat dilihat pada menu Master Data Supplier /
SUPPLIER

NO

KONTROL

KETERANGAN

4.

Workflow / Urutan Proses

Proses transaksi pengadaan barang harus mengukuti urutan


proses seperti diatas. Entry setiap proses tidak dapat dilakukan
apabila proses sebelumnya belum lengkap.

6. Alur Penerimaan Barang


a) ALUR PROSES

Penerimaaan
Barang PBF
Validasi Barang

Gudang

Akunting
Validasi Jurnal
Penerimaan

Penerimaan
Faktur
Validasi Jurnal
Keuangan

Gudang /
Keuangan

b) USER TERKAIT

Gudang
Akunting

c) URUTAN PROSES
NO

PROSES

USER

1.

Penerimaan Barang SUPPLIER

GUDANG

2.

Validasi Jurnal Keuangan

AKUNTING

NO

PROSES USER GUDANG

1.

Login

7.

2) Menu Logistik Penerimaan Barang SUPPLIER

NO

PROSES USER GUDANG

2.

Selesai

d) KONTROL TRANSAKSI
NO

KONTROL

KETERANGAN

1.

Satuan Barang

Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari


SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan
satuan terkecil.

2.

Validasi Transkasi
Keuangan

Jurnal untuk penerimaan barang adalah sbb:


PERKIRAAN

DEBET

Persediaan

XXX

PPN Masukan Yang Belum


Difakturkan

XXX

Hutang Belum Diverifikasi

3.

Nomor Batch

KREDIT

XXX

Nomor Batch harus diisi sebagai acuan penggunaan barang


berdasarkan expired date barang.

7. Alur Permintaan Barang User Cabang


a) ALUR PROSES

User
Gudang
Pengeluaran
Barang

User

Validasi
Penerimaan
Barang
Entry
Penerimaan
Barang

Permintaan
Barang
b) USER TERKAIT

User Gudang Cabang


User Gudang Pusat

c) URUTAN PROSES
NO

PROSES

USER

1.

Permintaan Barang

USER GUDANG CABANG

2.

Pengeluaran Barang

USER GUDANG PUSAT

3.

Penerimaan Permintaan Barang

USER GUDANG CABANG

4.

Stok Barang (Visual Checking)

USER GUDANG CABANG

d) KONTROL TRANSAKSI
NO

KONTROL

KETERANGAN

1.

Stok Barang

Untuk menggunakan barang hasil permintaan, user peminta


harus menginputkan data barang yang telah diterima dari
bagian gudang menggunakan menu LOGISTIK

PENERIMAAN PERMINTAAN BARANG.


Verifikasi jumlah penerimaan barang oleh user dapat
dilihat pada menu LOGISTIK STOK BARANG

8. Stok Opname
1. Stok Opname Adjustment Manual

2. Stok Opname Menggunakan Excel SpreadSheet

9. Pembagian Wilayah
Pembagian Wilayah merupakan acuan penting dalam implementasi aplikasi WMS karena
pemetaan wilayah menggunakan kode yang menjadi ketergantungan modul lain seperti :
1. Kode Akun cabang
2. Kode Departemen
3. Kode Gudang Cabang

Gudang 1
Daerah 1
Gudang 2

Lokasi
Cabang

Gudang 1
Daerah 2
Gudang 2

Head Office
Jalan Tegal Parang Utara III No. 33
Jakarta Selatan 12790
Telp
Fax
Email
web

: 021- 7911109
: 021- 79188443
: contact@igs.co.id
: www.IGS.co.id

Contact
Abdullah Soedarmo
email
: abdullah@igs.co.id
HP
: 0815 11 431 401
Ahmad Rudy Budiarto
email
: rbudiarto@igs.co.id
HP
: 081-555640478 / 081-252557693
Skype
: rbudiarto

www.CronosERP.com