Anda di halaman 1dari 31

Production Planning and Inventory Control

( PPIC)

Pengertian PPIC

Peranan PPIC dalam Supply Chain


Tugas-Tugas PPIC
Syarat Kinerja PPIC
Inventory (Persediaan)
Manajemen Produksi dan Operasi
Faktor-faktor Perencanaan Operasi
Reorder point
1

(Produksi)

PPIC (Production Planning and Inventory Control) yaitu


suatu departement dalam suatu organisasi perusahaan
yang berfungsi merencanakan dan mengendalikan
rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan
rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan
jumlah inventory agar sesuai dengan kebutuhan yang ada.
PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang
menjembatani dua departement yaitu: marketing dan
produksi. PPIC menterjemahkan kebutuhan marketing
kedalam bentuk rencana produksi dan ketersediaan bahan
baku yang akan dijalankan agar order yang diterima
marketing bisa dikirim tepat waktu dan tepat quantity.
4

Sebuah perencanaan produksi akan berjalan dengan


baik jika ditunjang dengan adanya persediaan
bahan baku yang memadai.
Sementara persediaan bahan baku juga memberikan
kontribusi biaya yang cukup besar sehingga
komponen biaya ini juga perlu untuk dikendalikan.
Melihat pentingnya fungsi perencanaan produksi
dan pengendalian persediaan, maka perlu adanya
usaha untuk mengelolanya secara efisien untuk
mendapatkan hasil yang optimal.

Perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan


susu
segar,
di
mana
perusahaan
tersebut
menghasilkan produk (finish goods) dengan kategori
fast moving product, sehingga ketepatan produksi
suatu barang sangat penting sekali dalam hal ini.

Bagaimana caranya perusahaan tersebut dapat


memproduksi
barang
tidak
kekurangan
atau
berlebihan?
Di sini peran dari PPIC sangatlah penting, PPIC harus
dapat menangani persoalan produksi tersebut.

(Penghasilan Ongkos / Biaya)

Tugas tugas PPIC :


Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi sesuai order
yang diterima.
Memenuhi permintaan sample dari Marketing dan memantau proses
pembuatan sample sampai terkirim ke pelanggan.
Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari marketing
dengan memperhatikan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material
produksi menurut standard stock yang ideal.
Memonitor semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di
gudang maupun yang akan didatangkan sehingga proses produksi dan
penerimaan order bisa berjalan lancar dan seimbang.
Menyusun jadwal proses produksi routing dan quantity yang tepat sehingga
barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
Menjaga keseimbangan lini kerja di produksi agar tidak ada mesin yang
overload sementara mesin lain tunggu order.
Menginformasikan ke bagian marketing jika ada masalah di proses produksi
yang menyebabkan delay delivery.
Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh
informasi akurat dan up to date.

Syarat agar kinerja PPIC bisa optimal :


1. Ada rencana penjualan yang jelas dari marketing.
2. Ada keseimbangan jenis order sesuai dengan mesin yang
dimiliki perusahaan.
3. Ada standard kapasitas produksi tiap-tiap mesin.
4. Ada pengaturan delivery time yang merata dari marketing
sesuai kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.
5. Ada pedoman waktu kedatangan (time arrival) untuk
pengadaan bahan/material, baik lokal maupun impor.
6. Ada batasan minimum dan maksimum stock.
7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan bagian
terkait yaitu marketing, produksi, purchasing (pembelian),
logistic warehouse (gudang persediaan), quality control dan F
& A (Finance & Accounting).

10

11

12

13

14

15

INVENTORY
Inventory (persediaan) memiliki arti yang sangat penting bagi operasi
suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksi dan
memastikan order yang diterima marketing bisa selesai tepat waktu.
Ada 3 alasan mengapa inventory perlu dikendalikan yaitu:
Antisipasi adanya unsur ketidakpastian permintaan (order dari
marketing).
Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier.
Adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu (lead time) barang yang
kita pesan.
Untuk mengendalikan inventory itulah mengapa di PPIC ada bagian
yang
namanya
MRP (Material
Requirement
Planning) agar
ketersediaan bisa benar-benar seimbang dan tidak berlebihan, karena
inventory pada dasarnya adalah biaya. Inventory yang berlebihan tentu
akan membebani cash flow perusahaan.
16

Alasan Inventori :

Trade Off (penukaran ) antara ongkos simpan dan


ongkos pesan.

Mengantisipasi permintaan tak terduga.

Mengantisipasi permintaan Musiman.

Mengantisipasi Fluktuasi Demand.

Memanfaatkan Diskon (kalau ada).

Mengantisipasi kenaikan harga.


Fungsi Inventori:

Menghindari keterlambatan pengiriman.

Menghindari ada material/part yg rusak.

Menghindari kenaikan harga.

Menghindari tidak ada barang (musiman).

Mendapatkan diskon (beli banyak).

Menjamin kelangsungan produksi.


17

Menurut George R. Terry perencanaan adalah: planning is the selecting


and relating of fact and the making and using of assumption regarding the
future in the visualization and formulating of proposed activities believed
necessary to achieve desired result.

Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:


(1) Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta,
data dan keterangan kongkret.
(2) Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan
pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan
datang.
(3) Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut
tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan
yang mengganggu kelancaran usaha.

18

19

Perencanaan dan
Pengendalian
Operasi

20

Perencanaan dalam arti yang seluas-luasnya tidak lain adalah:


suatu proses mempersiapkan secara sistematis kegiatankegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai sesuatu tujuan
tertentu.

Perencanaan dan pengendalian produksi yaitu merencanakan


kegiatan-kegiatan produksi, agar apa yang telah direncanakan
dapat terlaksana dengan baik.

Perencanaan produksi
produks : aktivitas untuk menetapkan produk
yang diproduksi, jumlah yang dibutuhkan, kapan produk
tersebut harus selesai dan sumber-sumber yang dibutuhkan.

21

Pengendalian produksi : aktivitas yang menetapkan


kemampuan sumber-sumber yang digunakan dalam
memenuhi rencana, kemampuan produksi berjalan
sesuai rencana, melakukan perbaikan rencana.

22

Perencanaan operasi berfokus pada lima kategori utama:


1. Perencanaan
kapasitas: Jumlah produk yang dapat
diproduksi perusahaan dalam kondisi kerja normal adalah
yang dimaksud dengan kapasitas.
2.

Perencanaan lokasi: Dalam perencanaan lokasi, manajer


operasi produksi barang mempertimbangkan faktor-faktor
seperti kedekatan dengan bahan baku dan pasar;
ketersediaan tenaga kerja; biaya energi dan transportasi;
peraturan dan pajak; serta kondisi kehidupan masyarakat.

3.

Perencanaan tata ruang: Tata ruang mesin, peralatan, dan


pasokan menentukan seberapa cepat perusahaan dapat
menanggapi permintaan pelanggan. Ada 3 macam model
penataan ruang kerja :

23

Tata Ruang Proses


Pengaturan kegiatan produksi yang mengelompokkan peralatan
dan orang-orangnya berdasarkan fungsinya.

24

Tata Ruang Seluler


Pengaturan kegiatan produksi yang dirancang untuk memindahkan
satu kelompok produk melalui alur yang sejenis.

25

Tata Ruang Produk


Pengaturan kegiatan produksi yang dirancang khusus untuk membuat
satu jenis produk melalui urutan tahapan yang tetap.

26

Perencanaan operasi berfokus pada lima kategori utama: (lanjutan ...)


4.

Perencanaan
mutu:
Standar
kualitas
mesti
dikembangkan untuk kedua produk dan metode
bekerja, untuk memastikan hasil yang memuaskan
dari proses produksi.

5.

Perencanaan metode: Bila manajer mengurangi


pemborosan dan inefisiensi dengan mengidentifikasi
setiap
tahap
produksi
dan
metode
spesifik
pelaksanaannya,
para
manajer
mempraktikkan
perbaikan metode.

27

Adalah titik pemesanan kembali. Agar pembelian bahan yang sudah


ditetapkan dalam EOQ (Economic Order Quantity) atau kuantitas
pemesanan paling ekonomis tidak menganggu kelancaran kegiatan
produksi, maka diperlukan waktu pemesanan kembali bahan baku
(Reorder Point).
Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah:
1. Lead Time.
Time Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan antara bahan
baku dipesan hingga sampai diperusahaan. Lead Time ini akan
mempengaruhi besarnya bahan baku yang dugunakan selama masa
lead time, semakin lama lead time maka akan semakin besar bahan
yang diperlukan selama masa lead time.
2. Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu
(Average Usage)
Usage
3. Persediaan pengaman (Safety Stock),
Stock yaitu jumlah persediaan bahan
minimum Yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga
kemungkinan keterlambatan datangnya bahan baku, sehingga tidak
terjadi stagnasi.
stagnasi

28

Dari ketiga faktor tersebut, maka Reorder Point dapat dicari


dengan rumus sebagai berikut :

Reorder Point =( LD x AU ) + SS
LD = Lead Time (waktu pesan sampai bahan datang)
AU = Average Usage (Pemakaian rata- rata)
SS = Safety Stock (persediaan pengaman)

29

Contoh soal:
PT Djarum menetapkan lead time bahan baku tembakau
selama 4 minggu, pemakaian rata- rata sebesar 250 ton
perminggu, safety stock yang ditafsir sebesar pemakaian
rata-rata untuk 2 minggu.
Dari data ini, maka reorder pointnya adalah sebagai berikut :
Reorder Point = ( LD x AU ) + SS
= (4 x 250) + (2 x 250)
= 1.500 ton

30

31