Anda di halaman 1dari 50

REGULATORY COMPLIANCE

DI INDUSTRI FARMASI
What?

HOW?

Why?
When
?

A. Retno Tyas Utami.


4 Januari 2014

POKOK BAHASAN
Pendahuluan (sistem pengawasan )
Inspeksi CPOB Regulatori BADAN POM RI
Maturity Industri Farmasi
Summary Evaluasi CAPA Industri Farmasi
Penyusunan CAPA
Format Matriks Corrective and Preventive Action
(CAPA)
Pelayanan Publik DitWasProd PT & PKRT terkait
CAPA
Improvement Oleh Industri Farmasi

Sistem Pengawasan Obat dan Makanan


(SISPOM) 3 lapis
Pemerintah

Fungsi regulatori
terhadap produk,
sarana dan
standard

Pelaku Usaha

Penyediaan Obat
& Makanan
Bermutu

Masyarakat

Perlindungan Diri
& Keluarga dari
Obat dan
Makanan yg
Berisiko

KERANGKA REGULATORI DALAM RANGKA MENJAMIN KHASIAT,


KEAMANAN DAN MUTU OBAT

Quality Assurance
JAMINAN KHASIAT,
KEAMANAN DAN MUTU

Dokumentasi, Monitoring dan Evaluasi


Pengawasan
Pre-Market
(Evaluasi
dalam proses
pemberian
NIE)

Elemen Regulatori
(fungsi yg
komprehensif
termasuk inspeksi
recall,
laboratorium
pusat & propinsi)

Elemen Teknik
(Spesifikasi
mutu, , GMP,
GLP, GPP, GDP,
GSP, GCP)

Pengawasan
Post-Market
( untuk
jaminan mutu,
keamanan dan
kebenaran
informasi
produk)

Legislasi yang memadai dan penegakan hukum

INSPEKSI CPOB
REGULATORI BADAN POM RI

GMP PHILOSOPHY
AVOID :
Contamination
Mix-up
Cross contamination

QRM
Documentation
Personel

Prinsip penerapan CPOB


Pertama: jaminan konsistensi produksi yang
dapat menghasilkan produk dengan jaminan
mutu sepanjang masa hidup produk tersebut,
Kedua: adanya standar dan persyaratan
berdasarkan kajian risiko yang harus dipenuhi
mulai dari bahan awal, selama proses dan akhir
produksi serta sesudah dipasarkan, dan,
Ketiga: adanya komitmen dan persamaan
persepsi dari semua pihak yang terkait, baik dari
sisi profesional dan pimpinan industri farmasi,
maupun dari sisi regulator.

Inspeksi Rutin
1. Inspeksi Badan POM RI direncanakan dan dilaksanakan
berdasarkan Quality Risk Management dengan perhitungan dan
pembobotan faktor risiko yang dimiliki oleh industri farmasi.
2. Parameter/risiko yang dipertimbangkan dalam persiapan program
inspeksi tahunan, antara lain:
Tipe fasilitas/Sertifikat CPOB yang
dimiliki dan tingkat kekritisan
produk yang dibuat (kompleksitas
pabrik, proses dan produk)
Riwayat industri (profil defisiensi
dari inspeksi terakhir, jumlah
defisiensi mayor dan kritikal) a.l:

Riwayat dan trend produk recall;


Riwayat keluhan/kasus;
Tindak lanjut atau sanksi yang
diberikan dan respon yang diberikan

Aktivitas industri:
Fasilitas digunakan juga untuk
produksi produk nonfarmasi;
Menerima kontrak
manufaktur; Produksi
menggunakan zat aktif yang
bersifat toksik, potensi tinggi,
berbahaya dan sensitif
(hormon,
betalaktam, sefalosporin dll.)

Penyimpangan yang sering ditemukan


(1):
Penyimpangan Bets, a.l:
Penyimpangan dari prosedur
pengolahan induk;
Penyimpangan terhadap
prosedur pengemasan induk;
Memenuhi spesifikasi dalam
proses, produk antara, produk
ruahan maupun obat jadi.

Penyimpangan non Bets, a.l:


Sarana penunjang misalnya
sistem tata udara, listrik, uap
air, dll;
Penyimpangan hasil
pemantauan lingkungan;
Penyimpangan terhadap
Protap.
Tes / Uji :
Hasil Uji di Luar Spesifikasi
terhadap hasil pemeriksaan
produk

Penyimpangan yang sering ditemukan


(2):

Penanganan bahan dan kapasitas


gudang tidak memandai
Program Audit Internal dan Audit
Eksternal (Supplier) tidak
memadai
Program Kalibrasi, Kualifikasi dan
Validasi tidak berjalan dengan
baik
Pengendalian terhadap kondisi
yang berpotensi kontaminasi,
kontaminasi silang dan mix up
tidak memadai
Kegiatan rutin pembuatan,
pengemasan dan pengujian tidak
sesuai dengan dossier registrasi

Ketersediaan reference standard


laboratorium tidak lengkap
Pengujian produk akhir tidak
dilakukan untuk setiap zat aktif
Pelulusan produk jadi tidak
memadai
On site Assessment thd data
registrasi
Data yang ditemukan onsite tidak
sesuai dengan data yang disampaikan
kepada Direktorat Penilaian
Bukti fisik produk yang sedang
diregistrasi tidak ada atau tidak
lengkap
Data dossier lengkap akan tetapi raw
data pelaksanaan pengujian terhadap
produk tidak lengkap

Penyimpangan terkait HULS


Pengendalian Perubahan
Tidak menerapkan change
control terhadap perubahan
yang dilakukan, antara lain
perubahan terhadap:
bahan baku, bahan pembantu
dan bahan kemas primer
formulasi
prosedur produksi

Penanganan Penyimpangan

Belum dilakukan identifikasi


penyimpangan apa saja yang
berpengaruh terhadap produk
Personil tidak memahami
penyimpangan seperti apa saja yang
perlu dilaporkan
Penyimpangan tidak selalu dilaporkan
dan ditangani segera
Tidak selalu dievaluasi dan diinvestigasi
maupun dikaji secara komprehensif
untuk mencari akar permasalahan
terhadap penyimpangan selama proses
produksi dan obat TMS di pasaran
Penyimpangan non-bets (suhu,
kelembaban, sistem tata udara,
pemantauan lingkungan) tidak selalu
diperhatikan

FREKUENSI INSPEKSI RUTIN


Standar: Dalam waktu masa berlaku sertifikat
sekurang-kurangnya pernah diinspeksi 2 kali
MANAJEMEN
RISIKO

FAKTOR-FAKTOR RISIKO

RATING RISIKO

Rekomendasi frekuensi inspeksi rutin ke site pabrik

Tindak Lanjut Inspeksi CPOB


MANAJEMEN RISIKO

Tindak lanjut
berdasarkan
jumlah
temuan
kritikal dan
mayor
Dahulu Saat ini

Kritikal
tindakan pengamanan segera dapat diambil dan
inpeksi kembali dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan

Kritikal karena temuan berulang & Mayor


tergantung kepada risk assessment akan diikuti dengan
inspeksi kembali dalam kurun waktu 6-12 bulan

Minor
Merupakan temuan yang tidak dikategorikan sebagai
incompliance terhadap CPOB

Tindak lanjut lebih jauh akan diambil jika hasil dari follow up inspection masih
menunjukkan ketidakpatuhan terhadap persyaratan CPOB

MATURITY INDUSTRI
FARMASI

Maturity of GMP Attitude and


Compliance
5. GENERATIVE
Compliance is just part of how
we do business here

4. PROACTIVE
Increasingly
Informed

We work sensibly on the problems


that we still find

3. CALCULATIVE
We have systems in place to
manage most compliance risks

2. REACTIVE
Compliance is important, so we do a
lot every time we have a problem

1. PATHOLOGICAL
We havent ever been caught, so we
must be doing pretty good

Increasingly
Trustful

Pertanyaan Pemenuhan Persyaratan CPOB sebagai Indikator Kematangan


Sikap CPOB

Patologis
Tindakan paling minimum apa yang
harus kita ambil sehingga setidaknya kita
masih bisa bertahan dari inspeksi BPOM
dan bisa menjual produk kita?
Bagaimana cara kita menyembunyikan
ini dari inspektur BPOM karena kita tak
akan sanggup menerima konsekuensi
bila ini diketahui?
Apa yang dilakukan oleh IF lainnya?
Jika sebelumnya tidak bermasalah,
kenapa kita harus merubahnya
sekarang?
Tidak ada CAPA, QMS, QRS, MAI dan CI

Generatif
Kita memperbaiki dan mencegah (CAPA)
Bagaimana kita dapat memastikan
kualitas produk (QMS)
Apakah asumsi dalam model risiko saya
tepat? (QRS)
Apakah kita menempatkan sumber daya
yang tepat dan memadai untuk secara
efektif melakukan monitoring dan
menghilangkan risiko untuk
meningkatkan sistem yang kita miliki? (
MAI)
Pelajaran apa yang dapat kita ambil dari
risk assessment terakhir; apakah asumsi
yang diambil perlu diupdate? Bagaimana
kita dapat melakukan continuous
improvement?
Ada CAPA, QMS, QRS, MAI dan CI

SUMMARY EVALUASI
DOKUMEN CAPA
INDUSTRI FARMASI

CAPA
(Corrective Action and Preventive
Action)

Acceptable

Justifiable

Implementable

Contoh GAP dalam


EVALUASI CAPA

Persyaratan

Butir persyaratan yang dicantumkan


tidak relevan dengan temuan.

Root Cause Analysis


Root Cause Analysis hanya berupa pengulangan
dari temuan dan bukan analisis dan investigasi
untuk mencari root cause.
Tidak ada/tidak melakukan root cause analysis.
Misal: penyebab terjadinya suatu temuan selalu
dibebankan pada personil dan CAPA berupa pelatihan
terhadap personil

Corrective and Preventive Action


(CAPA)
Tindakan perbaikan tidak memperbaiki sampai ke akar masalah, sehinga potensial terjadi
penyimpangan yang sama di tempat sama atau berbeda.
Perbaikan hanya sampai pada tahap correction dan belum sampai pada corrective action
& preventive action untuk mencegah berulang kembalinya temuan.
Misal: seringkali perbaikan terhadap suatu temuan hanya berupa koreksi suatu kesalahan yang terjadi kemudian
dinyatakan closed. Penerapan tindakan pencegahan agar tidak terjadi hal serupa di kemudian hari tidak selalu
dipertimbangkan.

Langkah perbaikan yang diambil tidak efektif karena root cause terjadinya temuan
seringkali langsung disimpulkan tanpa ada investigasi terhadapnya.
Misal: berangkat dari asumsi-asumsi yang mungkin, industri farmasi langsung melakukan tindakan perbaikan.

Langkah perbaikan tidak sistematis yaitu tidak menjabarkan tahap-tahap pekerjaan yang
akan ditempuh untuk melakukan perbaikan.
Tidak ada tindakan yang dilakukan.

Batas Waktu Penyelesaian (Timeline)


Batas waktu untuk tiap-tiap tahap pekerjaan perbaikan tidak dicantumkan.
Seringkali suatu perbaikan dilakukan melalui tahap-tahap tertentu yang harus ditempuh namun
batas waktu penyelesaian untuk tiap tahap ini tidak ditetapkan, misal: untuk renovasi ruangan
yang mengubah kelas kebersihan, a.l. melalui tahapan CC, renovasi bangunan, renovasi HVAC &
kualifikasi namun tidak ditantumkan time line untuk tiap tahapan tersebut.

Tidak reasonable karena terlalu lama.


Perbaikan yang dapat dilakukan dengan segera tanpa memerlukan waktu yang lama (tidak terkait
investasi dan pembangunan atau pengembangan suatu sistem) tidak segera dilakukan, misal:
untuk perubahan SOP yang tidak memerlukan studi terlebih dahulu namun ditetapkan timeline 6
bulan.

Tidak logis karena alokasi pengerjaan perbaikan tidak mencukupi (sempit).


Pengerjaan perbaikan dilakukan dengan tergesa-gesa sehingga tidak mempertimbangkan alokasi
waktu yang diperlukan untuk melakukan langkah-langkah perbaikan yang perlu ditempuh, misal
renovasi HVAC 2 minggu padahal harus melalui tahapan pemasangan & kualifikasi.

Tidak menetapkan batas waktu penyelesaian.

Bukti Perbaikan CAPA

Bukti perbaikan sulit atau tidak


dapat dievaluasi oleh evaluator.
bukti perbaikan dalam suatu dokumen
tidak cross reference dengan temuan dll.

Bukti perbaikan tidak


dilampirkan.

BAGAIMANA
MENYUSUN CAPA
YANG BAIK ?

Langkah Penyusunan CAPA


1

Identifikasi
Tetapkan masalah
secara jelas

Evaluasi
Hitung luas masalah dan
dampaknya

Implementasi
Laksanakan tindakan
yang ditetapkan
7

Rencana Tindakan
Susun daftar tindakan
yang dilakukan

Tindak Lanjut
Verifikasi dan nilai
efektivitasnya

Investigasi
Susun rencana
investigasi

Analisis
Lakukan analisis
secara seksama

1. Identifikasi -- Penjelasan masalah


Deskripsi masalah - singkat tapi lengkap.
Deskripsi harus memuat informasi yang
cukup agar masalah (spesifik) yang
diuraikan mudah dimengerti.

1. Identifikasi -- Bukti
Daftar informasi spesifik, dokumen2,
atau data tersedia yang menunjukkan
bahwa masalah benar - benar ada.

2. Evaluasi
Situasi harus dievaluasi untuk menentukan
1) tindakan yang perlu diambil
2) tingkat penindakan yang dibutuhkan.
Suatu evaluasi harus mencakup :
Dampak potensial dari masalah.
Risiko terhadap perusahaan atau pelanggan
Tindakan perbaikan (segera) yang mungkin
dibutuhkan

2. Evaluasi-- Dampak potensial


Tentukan dan dokumentasikan secara
spesifik mengapa masalah menjadi
perhatian kita dan kemungkinan
dampaknya terhadap perusahaan
dan/atau pelanggan.
Kemungkinan dampak terhadap biaya, fungsi,
mutu produk, keamanan, kehandalan, dan/atau
kepuasan pelanggan.

2. Evaluasi -- Risiko
Berdasarkan hasil evaluasi dampak, adakan
penilaian keseriusan masalah.
Tingkat risiko terkait dengan masalah akan
mempengaruhi tindakan yang akan diambil dan
prioritasi yang diberikan terhadap situasi
tersebut.

2. Evaluasi -- Tindakan perbaikan (segera)


Dampak potensial dan pertimbangan/penilaian
risiko mungkin mengindikasikan perlunya
pengambilan tindakan segera untuk memperbaiki
situasi sampai suatu solusi akhir dapat dilaksanakan.
Dalam kasus tertentu tindakan perbaikan (segera)
mungkin sudah memadai. Bila demikian halnya, CAPA
dapat diakhiri (closed) setelah mendokumentasikan
pertimbangan terhadap keputusan ini dan tindakan
lanjut untuk menyelesaikan masalah.

3. Investigasi -- strategi
Tulis instruksi khusus untuk menentukan
kontributor dan akar penyebab masalah.
Prosedur ini mengarahkan pengkajian
komprehensif dari semua kemungkinan situasi
yang terkait dengan masalah dan harus
mempertimbangkan :
- peralatan

- Material

- personalia

--

Prosedur

- Rancangan / desain

--

Pelatihan

- Perangkat lunak

- Faktor eksternal

4. Analisis -- Analisis akar penyebab problema


Gunakan data untuk melengkapi analisis
akar penyebab problema
Ini melibatkan pencarian penyebab
problema yang aktual daripada hanya
menangani symptom.
Menemukan penyebab utama problema
esensial untuk menentukan CA dan/atau
PA yang tepat.

5. Rencana Tindakan (Action)


Dengan menggunakan hasil analisis, metode terbaik
untuk memperbaiki situasi (atau mencegah terjadinya
pengulangan situasi di kemudian hari) dapat
ditentukan.
Semua tugas/pekerjaan yang perlu dieksekusi
diidentifikasi dan dimasukkan ke dalam Rencana
Tindakan.
Rencana tersebut mencakup perubahan yang harus
dilakukan dan menetapkan penanggung-jawab /
pelaksana kerja.

5. Rencana Tindakan
Daftar semua aktivitas dan pekerjaan yang harus
dilakukan untuk memperbaiki masalah yang ada
atau mengeliminasi masalah potensial, dan
mencegah terulangnya masalah.
Sangat penting untuk mengidentifikasi semua
tindakan yang diperlukan dan bahwa tindakan
tersebut sudah memperhatikan tiap kemungkinan
penyebab masalah dan situasi yang diakibatkan
oleh masalah tersebut.

5. Rencana Tindakan -- perubahan


Perubahan yang dibutuhkan untuk dokumentasi,
proses, prosedur, atau modifikasi sistem hendaklah
diuraikan.
Perubahan harus dirinci secukupnya sehingga jelas
dimengerti apa yang harus dikerjakan dan apa saja
hasil perubahan yang didapat.

5. Rencana Tindakan -- Pelatihan (Training)


Pelatihan karyawan merupakan bagian esensial
dari tiap perubahan yang dilakukan sehingga harus
dijadikan bagian dari Rencana Tindakan.
Agar menjadi efektif, semua modifikasi dan
perubahan yang dilakukan harus dikomunikasikan
ke tiap orang, departemen, pemasok, d.l.l yang
terkait atau yang bakal terkena dampak perubahan
tersebut.

6. Tindakan Implementasi
Rencana Tindakan yang telah disusun
dieksekusi. Semua pekerjaan dan aktivitas
yang telah diidentifikasi dituntaskan.
Buat rangkuman/ringkasan tindakan yang
dilakukan. Semua modifikasi terhadap
dokumen, proses, d.l.l. didaftarkan.

7. Tindak lanjut
Evaluasi terhadap tindakan yang diambil merupakan
salah satu langkah yang paling fundamental dalam
proses CAPA.
Evaluasi ini tidak saja memverifikasi penyelesaian
(yang sukses) dari pekerjaan dan aktivitas yang
diidentifikasi, namun juga menilai ketepatan dan
efektivitas tindakan yang diambil.

Format Matriks CAPA


Nama Industri Farmasi
Alamat
Tujuan Inspeksi
Tanggal Inspeksi

No.

Temuan

:
:
:
:

Persyaratan1

Root Cause
Analysis2

CAPA3

Status4

Batas waktu5
penyelesaian

Keterangan:
1. Diisi dengan persyaratan yang harus dipenuhi sesuai Pedoman CPOB yang berlaku.
2. Hasil analisis akar permasalahan sesuai SOP Penanganan Penyimpangan
3. CAPA perlu dijelaskan secara terperinci langkah-langkah tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.
4. Status diisi dengan sudah selesai atau dalam proses. Bila dalam proses, batas waktu penyelesaian diisi.
5. Batas waktu penyelesaian yang reasonable dan diisi untuk tiap langkah.

Change Control Untuk melihat ada/ tidak dampak perubahan

Penanggung
Jawab

PELAYANAN PUBLIK
DITWASPROD PT &
PKRT TERKAIT CAPA

Desk CAPA
Desk CAPA dapat dilakukan di:
Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT atau
Balai/Balai Besar POM

Mekanisme pelaksanaan Desk CAPA:


Berdasarkan hasil evaluasi CAPA oleh Badan POM maka industri farmasi
dapat dipanggil untuk melaksanakan Desk CAPA di Direktorat Pengawasan
Produksi PT & PKRT
Industri farmasi mengajukan diri (melakukan perjanjian) untuk dapat
melaksanakan Desk CAPA.
Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT merencanakan pelaksanaan
Desk CAPA di Balai/Balai Besar POM.

Tujuan Desk CAPA :


Mempercepat pemahaman Industri Farmasi terhadap CAPA dan diskusi
terkait regulatory advice untuk memenuhi persyaratan CPOB.
Meningkatkan mutual understanding antara Badan POM dan Industri
Farmasi.

Verifikasi CAPA
Dilakukan di site terutama bila ada perbaikan
fisik yang harus diverifikasi

IMPROVEMENT
OLEH INDUSTRI FARMASI

Internal Audit
Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 8-INSPEKSI DIRI, AUDIT MUTU DAN AUDIT
& PERSETUJUAN PEMASOK Prinsip
Tujuan inspeksi diri adalah untuk mengevaluasi apakah semua aspek produksi dan
pengawasan mutu industri farmasi memenuhi ketentuan CPOB. Program inspeksi diri
hendaklah dirancang untuk mendeteksi kelemahan dalam pelaksanaan CPOB dan
untuk menetapkan tindakan perbaikan yang diperlukan. Inspeksi diri hendaklah
dilakukan secara independen dan rinci oleh petugas yang kompeten dari perusahaan
yang dapat mengevaluasi penerapan CPOB secara obyektif.
Inspeksi diri hendaklah dilakukan secara rutin dan, di samping itu, pada situasi
khusus, misalnya dalam hal terjadi penarikan kembali obat jadi atau terjadi penolakan
yang berulang. Semua saran untuk tindakan perbaikan supaya dilaksanakan. Prosedur
dan catatan inspeksi diri hendaklah didokumentasikan dan dibuat program tindak
lanjut yang efektif. .

Manajemen Risiko Mutu

Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 1-Manajemen Mutu Butir 1.6 s/d 1.7 dan
Aneks 14 - Manajemen Risiko Mutu

Sistem Pemastian Mutu didesain secara menyeluruh


dan diterapkan secara benar serta menginkorporasi
Cara Pembuatan Obat yang Baik termasuk
Pengawasan Mutu dan Manajemen Risiko Mutu.

Penanganan Penyimpangan

Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 1Manajemen Mutu Butir 1.2.k)


Sistem Pemastian Mutu yang benar dan tepat bagi
industri farmasi hendaklah memastikan bahwa
penyimpangan dilaporkan diselidiki dan dicatat.

Pengendalian Perubahan

Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 12-Kualifikasi dan Validasi Butir 12.46
Hendaklah tersedia prosedur tertulis yang merinci langkah yang diambil jika ada usul
perubahan terhadap bahan awal, komponen produk, peralatan proses, lingkungan
kerja (atau pabrik), metode produksi atau pengujian ataupun perubahan yang
berpengaruh terhadap mutu atau reprodusibilitas proses. Prosedur pengendalian
perubahan hendaklah memastikan bahwa data pendukung cukup untuk menunjukkan
bahwa proses yang diperbaiki akan menghasilkan suatu produk sesuai mutu yang
diinginkan dan konsisten dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.