Anda di halaman 1dari 14

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PERTEMUAN 12

Oleh :
Cumlaude boys

Fakultas Ekonomi dan Bisnis


Universitas Udayana
2015

1. Pengertian Manajemen Data


1.1 Field, Item Data, Atribut, dan Elemen

Istilah field, item data, atribut, dan elemen sering digunakan bergantian untuk
menggambarkan bagian terkecil dalam data yang akan disimpan dan dimunculkan kembali
dalam sebuah sistem informasi. Contoh field mencakup beberapa item berikut: nama
pelanggan, nomor jaminan sosial karyawan, nomor pesanan penjualan, dan nomer rekening
pelanggan. Record adalah kelompok item data yang terkait dengan entitas tertentu seperti
seorang pelanggan, karyawan, vendor, tagihan, dan sebagainya.
1.2 Fixed-Length Record dan Variable-Length Record
Record dalam sebuah file dapat memiliki panjang data yang bersifat tetap atau
variabel. Dalam sebuah fixed-length record, baik jumlah field dan panjangnya (ukuran
karakter) tiap field sudah tetap atau tertentu. Fixed-length record lebih mudah dimanipulasi
dalam aplikasi komputer dibandingkan dengan variable-length record karena ukuran fixedlength record terstandarisasi. Kebanyakan record yang disimpan dalam direct-access storage
devices (DASD) adalah fixed-length.
Kelemahan fixed-length record adalah tiap field harus cukup besar untuk memuat
perkiraan entri yang paling maksimum dalam field tersebut. Akibatnya, biasa terdapat spasi,
misal menyisakan 25 spasi atau banyak spasi untuk sebuah nama, yang pada kenyataan
banyak nama hanya memerlukan 8 karakter atau kurang. Dalam variable-length record, lebar
field dapat disesuaikan untuk tiap data occurrence.
1.3 Record Key dan Sekuensi File
Key atau record key adalah item data atau kombinasi item data yang secara unik
mengidentifikasi sebuah record tertentu dalam sebuah file. Istilah urutan acak relatif berlaku
untuk sebuah field yang file-nya tidak diurutkan. Sebelum mengurutkan lima record
sebelumnya, file tersebut pada dasarnya relatif berada dalam urutan acak (random order)
terhadap field WARSHE.
2. Sistem Manajemen Database dan Arsitekturnya
Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen
database:

tingkat

konseptual,

tingkat

logika,

dan

tingkat

fisik.

Dalam

upaya

mengimplementasi sebuah database yang telah ditentukan pada tingkat konseptual, field
dengan data-data dan record khusus harus ditentukan. Sebagai contoh, akan lebih mudah
untuk menampilkan catatan rekening pelanggan dengan pesanan yang telah dilakukannya.
Oleh karena itu, field dan record dalam database distruktur dan diorganisasi dalam cara yang
logis kemudian dikembangkan menjadi struktur data logika. Tiga jenis dasar struktur data

logika dapat digunakan untuk mencapai tujuan tesebut, yakni hierarkis, jaringan, dan
relasional.

Gambar 1. Arsitektur Database


2.1 Arsitektur Konseptual
Model data entity-relationship (E-R) merupakan salah satu pendekatan yang populer.
Model E-R secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada.

Gambar 2. Diagram E-R untuk PART, SUPPLIER, dan LOCATION


Teknik-teknik pemodelan konseptual semuanya memiliki dua kelemahan umum.
Pertama, terdapat begitu banyak cara untuk memodelkan sebuah perusahaan sehingga proses
evaluasi terhadap hasil sebuah teknik tertentu bukanlah hal yang mudah. Kedua, ada risiko

bahwa aplikasi sebuah teknik tertentu dapat menghasilkan gambaran yang tidak lengkap
terhadap sistem yang sedang dimodelkan.
2.2 Arsitektur Database pada Tingkat Logika: Struktur Data Logika
Tugas utama yang dihadapi oleh seorang analis ketika mendesain sebuah database
adalah mengidentifikasi dan mendesain hubungan yang sistematis di antara setiap segmen.
Database harus distruktur sedemikian rupa sehingga mampu menyediakan bagi para
penggunanya informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang efektif. Hubungan
yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logika, yang
juga biasa disebut skema atau model database.
Tiga model utama dalam struktur data data logika yang dibahas dalam buku ini
adalah: (1) model pohon atau hierarkis, (2) model jaringan, dan (3) model relasional.
Struktur pohon dan hierarkis adalah representasi langsung proses segmentasi yang
dijelaskan dibagian terdahulu. Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan
satu set field (atau segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkat
berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Struktur jaringan adalah model yang
memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orangtua. Oleh karena itu,
sebuah jaringan merupakan sebuah struktur data yang lebih bersifat umum daripada model
pohon. Beberapa DBMS tidak secara langsung menyediakan struktur jaringan, namun karena
setiap struktur jaringan dapat diubah menjadi struktur pohon, maka dimungkinkan untuk
mengimplementasikan struktur jaringan dalam sistem yang berorientasi pohon. Model
CODASYL adalah sebuah model jaringan.
Mengimplementasikan struktur pohon dan jaringan merupakan bagian dalam
arsitektur fisik database daripada arsitektur logisnya. Terdapat beragam cara untuk
mengimplementasikan struktur pohon dan jaringan. Dalam sebuah daftar organisasi, setiap
record berisi satu atau lebih penunjuk (field) yang mengindikasikan alamat record logis
berikutnya dengan atribut-atribut yang sama. Sebuah record tagihan dapat berisi sebuah field
yang berisi kunci tagihan lainnya dari vendor yang sama. Sebuah record dapat pula dipecah
menjadi beberapa daftar. Daftar ini disebut organisasi multilist.
Sistem hiperteks adalah sistem yang berbasis penunjuk (pointer-based system) yang
memungkinkan pengguna untuk menjelajahi database secara acak dengan memilih beberapa
kata atau objek kunci. Jaringan data semantik mirip dengan sistem hiperteks. Perbedaannya
adalah record lintas hubungan pada jaringan terbatas pada teks, sementara pada sistem
hiperteks, lintas hubungan dapat memasukkan objek multimedia seperti foto dan bentuk

grafis lainnya. Struktur data relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel
dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan.
Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah
tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi. Tabel yang dapat
memenuhi aturan-aturan ini dikatakan ternormalisasi. Tabel yang tidak memenuhi aturanaturan tersebut dikatakan tidak ternormalisasi. Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal
tersebut, proses pembaruan entri-entri dalam tabel menyebabkan permasalahan. Normalisasi
hanyalah sebuah proses mengubah struktur record dari bentuk pohon atau jaringan menjadi
tabel-tabel yang sesuai. Hal ini bukanlah proses yang sulit karena dimungkinkan untuk
memasukkan sebuah diagram pohon ke tabel tunggal.
Ketiga bentuk normal, adalah :
BENTUK NORMAL
Bentuk normal pertama

ATURAN
Membagi tabel-tabel untuk

Bentuk normal kedua

menghapus repeated group


Membagi tabel-tabel sehingga tidak
ada kunci yang menentukan nilai dari

Bentuk normal ketiga

sebuah field nonkunci


Membagi tabel-tabel sehingga tidak
ada field nonkunci yang menentukan
nilai-nilai dari field nonkunci lainya

2.3 Arsitektur Database: Tingkat Fisik


Pembahasan arsitektur database tingkat fisik akan focus kepada tiga metode akses
file: sekuensial, indeks, dan langsung. DASD mampu mendukung seluruh metode tersebut,
dan pilihan yang terbaik dari ketiganya akan tergantung paa aplikasi tertentu. Pada sebuah
file akses sekuensial, record hanya dapat diakses dalam sekuens mereka sebelumnya. Sebagai
contoh, jika terdapat 100 record dalam sebuah file, seseorang harus mengakses 99 record
yang pertama sebelum dapat mengakses record yang terakhir. Sekuens sebelumnya biasanya
adalah sebuah pertama sebelum dapat mengakses record yang terakhir. Sekuens sebelumnya
biasanya adalah sebuah hasil record yang telah diurutkan oleh beberapa kunci record.
Pengorganisasian file sekuensial tidak menjadi sarana yang bermanfaat jika record
yang perlu diakses hanya sedikit, padahal file berisi banyak record. File sekuensial
bermanfaat dalam pemrosesan bentuk batch, yang biasanya mengakses seluruh record dalam
sebuah file. Prosedur yang biasanya dilakukan adalah pertama mengurutkan transaksi dan file

utama dalam kunci yang sama. Aplikasi ini dapat memperbarui piutang dagang pelanggan
(dalam file master) untuk mencerminkan pembayaran yang diterima (dalam file transaksi).
Pertama, program akan mengurutkan kedua file dengan urutan kecil-besar berdasarkan nomor
rekening. Kemudian, program membaca seluruh record dari setiap file.
Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan digunakan
untuk membangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah indeks untuk file
aslinya. Bentuk file seperti ini disebut file berindeks atau file terinversi. Tentunya saja
dimungkinkan untuk memiliki lebih dari satu indeks untuk suatu file. Sebuah file dikatakan
terinfersi penuh bila terdapat indeks di setiap field-nya. Struktur file ISAM sebuah file ISAM
secara struktual terdiri atas tiga daerah yang berbeda: indeks, bidang utama, dan bidang
overflow.
File akses-langsung memungkinkan record secara individu dimunculkan dengan
segera tanpa menggunakan indeks. Hal ini dilakukan dengan menempatkan tiap record
dengan lokasi penyimpanan yang menyediakan hubungan dengan nilai record kunci. Oleh
karena itu, dengan metode akses-langsung satu hal yang dibutuhkan untuk menempatkan
sebuah record hanyalah nilai kuncinya.
Transformasi acak digunakan secara luas sebagai metode penyimpanan dan
penempatan record dalam sebuah file akses-langsung. Ada empat record yang berbeda dalam
file tersebut, sebaliknya tiap kunci record digunakan dalam penghitungan matematis. Sekali
sebuah file dimuati oleh record-record tersebut. Setiap record dapat diakses secara langsung
dengan melewati kunci yang ada melalui penghitungan acak untuk menentukan alamatnya;
media kemudian mengakses record tertentu ini secara langsung dengan melewati record
lainya dalam file tersebut.
Kelemahan penyimpanan cadangan dan penggunaan overflow sering melebihi
keunggulan yang didapat dari pengorganisasian file akses-langsung. Akses-langsung
memungkinkan terjadinya proses pembaharuan nonsekuensial yaitu tidak diperlukannya
pengurutan dan pengelompokan transaksi dalam bagian-bagian tertentu. Keunggulan lain file
akses-langsung adalah kecepetan akses untuk record individual. Record-record tersebut dapat
dengan segera diakses.
2.4 Aspek Ekonomis pada Teknik Pengorganisasian File
Pertimbangan ekonomis paling mendasar dalam pemrosesan file ditentukan
sepenuhnya oleh rasio aktivitas yang diakses dibagi dengan jumlah record dalam suatu file
dan waktu respons yang diinginkan untuk pemrosesan dan penempatan.

Teknik-teknik

Waktu terbaik untuk

pengorganisasian file

menggunakannya

Sekuensial

Rasio

aktivitas

Keterbatasan

tinggi, Tidak memungkinkan

seperti dalam pemrosesan untuk


batch
Indeks

Rasio

mengakses

secepat record tunggal


aktivitas

untuk

rendah Pembaharuan file

ukuran

file membutuhkan indeks

menengah sampai besar


Indeks-sekuensial

File perlu diproses dalam Sama seperti halnya


batch(rasio

aktivitas indeks dan sekuensial

tinggi)

nonbatch

dan

(rasio aktivitas rendah)


Langsung

Rasio aktivitas rendah, Butuh kunci untuk


file-file berukuran besar, menempatkan record.
jaringan dan pohon

Membandingkan rata-rata biaya per transaksi yang diproses untuk ketiga teknik
tersebut untuk sebuah rentang rasio aktivitas tertentu. Pengorganisasian sekuensial
merupakan pendekatan yang memiliki biaya tetap untuk memproses file, berbeda dengan
pengorganisasian akses-langsung yang merupakan pendekatan bersifat variable. Dalam akseslangsung, biaya pemrosesan setiap record sebanding dengan jumlah record yang diproses ,
berapapun jumlah record yang diproses. Dalam pemrosesan sekuensial, total biaya tetapnya
cukup besar namun seiring peningkatan jumlah record yang diproses, biaya pun semakin
tersebar luas dan dan pada akhirnya biaya per transaksi menurun dengan cepat.
2.5 Arsitektur File, Perangkat Keras, dan Waktu Respons
Waktu respons dapat menjadi sebuah permasalahan besar pada database besar yang
mungkin diakses oleh ratusan ribuan pengguna pada saat yang sama. Jika system database
dan perangkat keras computer tidak sesuai dengan permintaan, maka pengguna akan
menunggu dengan sia-sia dalam waktu yang lama untuk queri mereka. Oleh karena itu,
system database harus didesain dengan baik bagi penggunanya dan perangkat harus cukup
cepat untuk mengerjakan semua pekerjaan yang diminta.
3. Sistem Database dalam Praktek

3.1 Apa Yang Dilakukan Sistem Manajemen Database


Sistem manajemen database (DBMS) adalah program computer yang memampukan
seseorang pengguna untuk menciptakan dan memperbaharui file-file, menyeleksi dan
memunculkan kembali data dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan. Seluruh
DBMS memiliki tiga atribut umum berikut ini untuk mengelola dan mengorganisasi data.
1.

Bahasa Deskripsi Data (Data Definition Language)


Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika database,
yang disebut skema. Skema tersebut mencakup:
a)

Nama elemen data

b)

Jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen data numeric.

c)

Jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social)


Data Definition Language juga digunakan untuk mendefinisikan subskema, yang
merupakan database yang dapat dilihat pemakai individual. Data Definition Language dapat
digunakan untuk membuat, memdifikasi, dan menghapus tabel tabel dalam lingkup
relasional.

2.

Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation Language)


Data Manipulation Language mencakup perintah-perintah untuk pemutkhiran,
pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu
menggunakan Data Manipulation Language, tetapi program aplikasi (misalnya, program
penggajian atau system akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan pernyataan Data
Manipulation Language untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.

3.

Bahasa Kueri Data (Data Query Language)


Data Query Language adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung yang
memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari database. Terdapat penghubung
bahasa alami yang memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi dengan
menggunakan bahasa sehari-hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam gaya bahasa
permintaan, dan jika pemakai menyampaikan permohonan yang tidak lengkap, system akan
menyampaikan pertanyaan seperlunya untuk memastikan masalahnya.

Gambar mengenai pemrosesan sebuah query pengguna jika dikaitkan dengan skema,
subskema, DDL, dan DML

3.2SQL Data Manipulation Language


Structured Query Language (SQL) adalah teknologi yang digunakan untuk
memunculkan informasi dari database. SQL merupakan bahasa pemrograman nonprocedural.
Bahasa ini memungkinkan penggunaanya untuk fokus.
Empat bentuk pernytaan DML (data manipulation language) yang merupakan komponen
SQL adalah:
1. SELECT

: Memunculkan baris tabel

2. UPDATE

: Memodifikasi baris tabel

3. DELETE

: Memindahkan baris dari tabel

4. INSERT

: Menambahkan baris baru pada tabel

3.3Queri Select
SELECT biasanya kalimat pertama dalam pernyataan SQL yang dimaksudkan untuk
mengekstrak data dari sebuah database, SELECT menentukan field-field mana saja (missal
item-item dalam sebuah database) atau ekspresi-ekspresi dalam field yang ingin anda
munculkan. Klausa FROM mengindikasikan tabel mana yang berisi item-item tersebut.
FROM diperlukan dan mengikuti SELECT.

SELECT Field SELECT (memilih) field tertentu (missal item) berdasarkan nama.
Jika anda ingin memasukan lebih dari satu item, pisahkan item-item tersebut dengan koma.
Urutkan item-item yang anda ingin untuk dimunculkan.
ORDER BY ORDER BY mengurutkan tampilan data dalam urutan tertentu
berdasarkan klausa. ORDER BY adalah opsional. Jika anda tidak memasukannya, data yang
muncul tidak akan urut.
WHERE Condition anda dapat menggunakan WHERE untuk menentukan record
mana saja dari tabel yang tercantum dalam klausa FROM yang akan muncul dalam hasil
pernyataan SELECT. WHERE adalah opsional, namun bila dimasukkan, ia akan mengikuti
FROM.
Arithmetic Expression SQL memungkinkan ekspresi aritmatika untuk dimasukan
dalam klausa SELECT.
Fungsi Agregat Kita dapat memilih sejumlah nilai yang dihitung dengan fungsi
agregat.

Fungsi

COUNT

(*) AS

tally

mengilustrasikan

bagaimana

menghitung

jumlah occurrence dalam sebuah tabel hasil dan nama hasil (AS tally).
SELECT COUNT (*) AS tally FROM keyword
Klausa AS tally memberikan fungsi agregat dengan nama tally, yang akan
digunakan dalam laporan. Klausa AS bersifat pilihan atau opsional dengan fungsi agregat.

Group By mengombinasikan record-record dengan nilai-nilai identik dalam daftar


field tertentu ke dalam sebuah record tunggal. Nilai ringkasan (summary value) dibuat untuk
setiap daftar record jika anda memasukan sebuah fungsi agregat, seperti SUM atau COUNT,
dalam pernyataan SELECT. Jika pernyataan SQL memasukan klausa WHERE, record akan
dikelompokan setelah mengaplikasikan kondisi WHERE kedalam record. GROUP BY
bersifat pilihan, namun ketika ia dimasukan, GROUP BY akan mengikuti FROM dan
WHERE. Nilai-nilai ringkasan akan dihilangkan bila tidak terdapat fungsi agregat dalam
pernyataan SELECT. Contoh berikut ini meringkas penghitungan perusahaan berdasarkan
negara.
SELECT company. Country, count (company. country) AS tally FROM company GROUP
BY company. Country

Inner Join Mengombinasikan field-field dari beberapa tabel. Contoh berikut ini
memasukan nama perusahaan untuk perusahaan 15 untuk setiap topiknya dalam tabel notes.
SELECT company. Nama, notes. Topic
FROM company INNER JOIN notes
ON Company. Company = notes. Company
WHERE company. Company = 20

Nested Queries Seseorang dapat menentukan sebuah queri dalam klausa WHERE
yang dijalankan sebelum queri yang berada di luar menghasilkan satu atau lebih baris yang
kemudian dibandingkan dengan baris yang dihasilkan oleh queri yang berada diluar. Contoh
berikut ini menemukan nama perusahaan yang memiliki kod SIC Max (yang paling besar).
SELECT name
FROM Company
WHERE SIC = (SELECT MAC (SIC) FROM Company)
Perhatikan bahwa nested query SELECT MAX (SIC) FROM company berada dalam
Tanda kurung.

Queri UPDATE, INSERT, dan DELETE


Jenis query ini digunakan untuk memodifikasi sebuah database.
Pernyataan UPDATE terdiri atas 3 klausa yaitu:

1)

UPDATE tablename

2)

SET column- assignmen- list

3)

WHERE conditional expression


Dalam SET, column assigment- list memasukkan kolom-kolom yang telah diperbarui dan
nilai-nilai yang di - set dan mengambil bentuk kolom- nama1 = nilai 1, kolom- nama2 = nilai
2,... klausa WHERE bersifat pilihan. Bila digunakan, klausa WHERE menentukan sebuah
kondisi untuk UPDATE untuk menguji kapan memroses setiap baris dalam tabel.
Bentuk umum pernyataan DELETE terdiri atas 2 yaitu:

1)

DELETE FROM tablename

2)

WHERE conditional expression


Pernyataan DELETE menghapus baris-baris dari tablename yang memenuhi kondisi yang
ditentukan dalam klausa WHERE.
Pernyataan INSERT memiliki 2 bentuk umum. Bentuk yang paling sederhana digunakan
untuk memasukan sebuah baris tunggal dalam sebuah tabel.

1)

INSERT INTO tablename

2)

VALUES (constant - list)


Pernyataan INSERT juga dapat digunakan bersamaan dengan sebuah queri pernyataan
SELECT untuk menyalin baris suatu tabel lainnya.

3.4Perlunya Sistem Manajemen Database


DBMS mengintegrasikan,menstandarisasi, dan menyediakan keamanan untuk
beragam aplikasi akuntansi. Bila tidak terdapat integrasi, tiap jenis aplikasi akuntansi seperti
penjualan, pembayaran gaji dan piutang akan menyimpan terpisah file-file data independen
dan program computer untuk mengelola file-file tersebut.
Solusi untuk masalah penyimpanan file-file independen terletak pada pemisahan secara
fisik penanganan data dari penggunaan logis file-file tersebut. Hal ini menuntut dua
perubahan mendasar. Pertama, penyimpanan data terintegrasi dalam suatu database tunggal,
dan kedua, seluruh akses untuk file (database) yang terintegrasi ini dilakukan melalui suatu
sistem perangkat lunak tunggal yang didesain untuk mengelola aspek-aspek fisik penanganan
dan penyimpanan data. Hal tersebut merupakan karakteristik penting dalam pendekatan
database terhadap pemrosesan data.
Selain masalah manajemen data dan penyimpanan, setiap file independen
membutuhkan instruksi pemrosesan dan penyimpananya sendiri karena isi dan struktur
filenya tidak terstandarisasi. Kemampuan yang berhubungan dengan informasi non-kunci
dibatasi karena setiap aplikasi program individual harus menentukan instruksi rinci yang
berhubungan dengan penanganan fisik data.
Independensi Data
Kata file kehilangan artinya dalam lingkungan database. Sebuah file utama tunggal
dapat dibagi ke dalam sejumlah file subsistem, dan file-file tersebut dikombinasikan dan
dikombinasikan ulang ke dalam sejumlah file lainya. Perangkat lunak database memisahkan
aspek fisik dan logika penggunaan file; hal ini membuka spectrum luas kemampuan
pemrosesan informasi yang tidak akan dapat dilakukan tanpa perangkat lunak tertentu.
keamanan
Keunggulan DBMS lainnya adalah memberikan kode keamanan untuk item data dan
atribut-atribut pemrosesannya. Salah satu bagian file kamus data bersisi sebuah daftar
penggunaan sistem terotorisasi dank ode akses dan keamanan. Kode-kode tersebut akan
menentukan item data yang akan dimunculkan oleh penggunaan DBMS; dan kode-kode

tersebut dapat juga untuk membatasi dan menentukan pemrosesan yang dapat digunakan oleh
pengguna untuk setiap item data.

Gambar yang menunjukan aplikasi satu yang memiliki otoritas unutuk meminta hanya
item X,Y,A dan B dan otoritas untuk memodifikasi/memperbarui hanya field A dan B.
Aplikasi dua dapat meminta X,Y,C dan D untuk memodifikasi hanya C dan D. Hal yang sama
pada aplikasi tiga yang memiliki otoritas untuk mengakses namun tidak untuk memodifikasi
item data manapun, sebagaianya melalui sebuah hierarki keamanan atau kode privasi untuk
item item data dan database.
3.5 Dokumentasi dan Administrasi Database
Kamus

database

digunakan

baik

terpisah

maupun

dengan

DBMS

untuk

mensentralisasi, mendokumentasi,mengontrol dan mengoordinasi penggunaan data dalam


sebuah organisasi. Kamus data merupakan sebuah urutan file yang memiliki catatan
occurrence yang berisi deksripsi kamus data sebuah field.
Sebuah alias muncul ketika para pengguna yang berbeda menggunakan field yang
sama, namun memiliki nama yang berbeda. Sebagai contoh, sebuah gudang dapat dipanggil
requisition number, sementara item data yang sama dipanggil oleh penjualan dengan nama
order number. Alias juga muncul disebabkan item data yang sama disebut sebagai hal yang
berbeda pula. Pengkodean (encoding) merujuk kepada bentuk fisik item data yang akan
disimpan dalam BCD atau EBCDIC. Pemilik (owner) merujuk kepada pengguna yang

memiliki tanggung jawab akhir atau kepentingan utama berkenaan dengan integritas
occurrence sebuah item data.

Item-item Pada Data Dictionary Occurrenc


Spesifikasi
Nama
Definisi
Alias

Karakteristik
Ukuran
Rentang nilai
Pengkodean
Editing data

Utilisasi
Pemilik
Di mana digunakan
Kode keamanan
Tujuan utama sebuah kamus data adalah mengurangi atau paling tidak mengawasi
inskonsistensi penggunaan yang dihasilkan dari pemrosesan alias dan kelebihan data sejauh
mungkin. Tanggung jawab untuk kamus data harus disentralisasikan pada seorang
administrator database (DBA). Administrasi database bertanggung jawab mennaggulangi
ketidak-cocokan dan masalah koordinasi dan komunikasi antara kelompok-kelompok
pengguna ketika memakai bersama sebuah database. Tugas utama DBA adalah menetapkan
standar, konversi dan dokumentasi sumber-sumber data. Admisnistrasi kamus data
merupakan alat utama yang digunakan DBA untuk melaksanakan tugas tersebut. Pengawasan
data yang efektif merupakan pendekatan database yang paling penting untuk pemrosesan
data.