Proses dan Kerja Tim

Training Program Manajemen Tim

dan Kepemimpinan
Oleh Widhiyosiswanto

Disajikan untuk :
PT. Mahakam Sumber Jaya
Februari 2008
Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 1
 KEPEMIMPINAN
MERUPAKAN
SEBUAH PROSES SOSIAL

Yang difokuskan pada interaksi antara orang-

orang yang merupakan makhluk sosial dalam
menyelesaikan tugas

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 2

 Definisi Tim

• Tim adalah sekelompok orang dengan

tujuan yang sama yang harus berinteraksi
untuk mencapai tujuan tersebut

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 3

 Tugas Pemimpin

“Untuk menciptakan, menjaga dan

meningkatkan kerja sekelompok orang
sehingga mereka dapat mencapai tujuan dan
menjaga tujuan tersebut sepanjang waktu”

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 4

 Langkah-langkah Dalam
Kepemimpinan Tim yang Efektif
• Menentukan Konteks dan menjelaskan tujuan
• Menjabarkan batasan-batasan
• Mengidentifikasi masalah-masalah kritis
• Memberikan dorongan untuk kontribusi
• Membuat keputusan dan menerangkan rencana dengan jelas
• Memberikan tugas
• Memonitor tugas
• Melatih
• Meninjau ulang

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 5

 PROSES KEPEMIMPINAN

Jelaskan konteks dan tujuan

Uraikan batasan dan aturan

Antisipasi hal-hal kritis

Minta saran dan pendapat

Buat Keputusan dan

penjelasan atas rencana

Berikan tugas
QQRT

Bimbing Pantau

Tinjau Ulang

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 6

Perilaku Pemimpin Tim Perilaku Anggota Tim

Jelaskan Konteks dan

tujuan
Jelaskan batas-batas &
Pahami konteks dan tujuan
aturan
Berikan saran dan pendapat
Antisipasi hal-hal kritis
mengenai cara melakukan sesuatu

Pemberian Tugas
Minta Saran dan Pendapat Dengarkan pendapat orang lain
CPQQRT
Buat Keputusan tentang
Terima keputusan yang telah dibuat Konteks
rencana yang jelas
Tujuan
Berikan tugas yang jelas Perjelas tugas-tugas anda Kualitas
Kuantitas
Pusatkan perhatian pada tugas Sumber Daya
Pantau kemajuan
anda bekerjasamalah Waktu
Bimbing anggota tim Terima bimbingan yang diberikan

Tinjau kegiatan Minta untuk ditinjau

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 7

 Tugas Anggota Tim

“Terlibat secara aktif dakam proses tim dan memberikan

kontribusi secara kritis terhadap perencanaan dan
implementasi kerja”

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 8

 Langkah-langkah Dalam
Keanggotaan Tim yang Efektif
• Pahami konteks dan tujuan
• Berikan saran dan pendapat mengenai cara melakukan sesuatu
• Dengarkan
• Terimalah keputusan
• Perjelas tugas-tugas anda
• Pusatkan perhatian pada tugas anda dan bekerjasamalah
• Terima bimbingan yang diberikan
• Mintalah untuk ditinjau.

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 9

 Proses Tim
Peran Saling Melengkapi

Pemimpin Anggota

Menjelaskan TUJUAN Memahami/minta penjelasan

Mengenali MASALAH UTAMA Mengenali-Dengar
Mencari/dengar SUMBANGAN Dengar/Memberikan
Membuat KEPUTUSAN Menerima
Memberikan PEMBERIAN TUGAS Meminta penjelasan
Memantau MENJALANKAN TUGAS Fokos/Bekerjasama
Belajar/Mengajarkan BIMBINGAN Mengajarkan/Belajar
Memberikan PENINJAUAN ULANG Meminta

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 10

 TIM & KERJA TIM

Kerja tim – semua pekerjaan –

merupakan akuntabilitas perorangan

Perilaku kepemimpinan dan keanggotaan yang baik,

keduanya sangat penting dalam kerja tim

Dalam setap tugas tim , ada akuntabilitas untuk

mengembangkan dan mempertahankan
hubungan yang efektif

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 11

Pertanggungjawaban Memimpin
dan kepemimpinan
Memimpin sub-tugas yang berbeda-beda dalam sebuah
tim atau menunjukkan tingkah laku kepemimpinan
(tingkah laku yang mempengaruhi terhadap hasil yang
konstruktif)

Akuntabilitas hasil yang berlangsung lama masih

merupakan akuntabilitas pemimpin tim

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 12

 Pemberian Tugas

Tugas adalah pemberian tugas khusus

- untuk mencapai suatu hasil
- dalam batasan waktu tertentu
- sumber daya yang telah ditetapkan

• Biasanya terjadi dalam hubungan antara atasan langsung

dengan bawahan
• Menetapkan kerangka kerja dimana seseorang dapat
melaksanakan kerjanya
• Merupakan proses sosial antara dua orang

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 13

 Komponen Tugas

• Konteks dn Tujuan
C Tujuan dan bagaimana kaitannya dengan kinerja yang lain
dan gambaran tugas yang lebih luas
P
• Hasil
Q Kualitas dan kuantitas

Q • Sumber Daya
Anggaran, staf, peralatan, kewenangan, informasi,
R waktu, jam, kerja staf, lokasi geografis, ……….

T • Waktu
Waktu penyelesaian masksimum

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 14

 Pemberian Tugas

Mengapa ? Konteks &

Tujuan
Apa ?=Hasil Kuantitas &
Kualitas
Dengan Apa ? Sumber Daya
Sampai Kapan ? Waktu

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 15

 Konteks

• Memberikan gambaran kepada saya apa yang sedang

terjadi di sekitar tugas tersebut. Memberikan
gambaran tugas yang lebih luas.
• Memungkinkan saya membuat keputusan dalam hal
detail, perubahan atau prioritas bila saya harus
melakukannya.
• Memberitahu di mana tugas saya berada dan apa
dampak yang ditimbulkannya.

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 16

 Tujuan

• Pernyataan singkat mengenai tujuan untuk

mengaikan detail tugas dan konteks

• Pernyataan satu kalimat tanpa ‘dan’ / atau

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 17

 Perumusan dan Pemberian
Tugas
Adalah proses dua arah antara orang-orang
Bila efektif, proses itu akan :
• Membangun dan memperkuat komitmen
• Mengurangi ketidakpastian
• Memperlihatkan bagaimana suatu tugas berhubungan dengan
tugas-tugas lainnya (gambaan lebih luas)
• Memungkinkan adanya pertanyaan dan umpan balik
• Membentuk kesepakatan mengenai siapa yang
bertanggungjawab atas tugas

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 18

 Perumusan Tugas

• Adalah suatu pekerjaan bagi orang yang

memberi tugas
• Akan mempengaruhi kualitas pemberian tugas
serta pekerjaan itu sendiri
• Sering tidak disediakan waktu yang memadai

Video Clip

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 19

 Membuat Perumusan Tugas

1. Bagi anda sendiri tugas-tugas tersebut harus jelas

2. Tetapkan tugas apa yang akan anda berikan
3. Pertimbangkan kemampuan individu yang dibutuhkan
4. Tetapkan konteks dan tujuannya.
5. Setujui hasilnya
6. Pertimbangkan batas-batas kebijakannya

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 20

 Membuat Perumusan Tugas …..lanjutan
7. Rumuskan dengan jelas waktu penyelesaian tugas
8. Sebutkan dimensi khusus dan cakupan lingkup tugas
9. Cek untuk memastikan bahwa pemahaman sudah
sama
10. Tinjau kembali prioritas untuk tugas yang
lain/berikutnya
11. Tetapkan sistem untuk peninjauan kembali

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 21

 Memahami Pekerjaan Saya
Daftar Periksa
1. Apa maksud pimpinan saya dan apa tugas saya dalam
perencanaan keseluruhannya ?
2. Apa yang harus saya lakukan atau tugas penting apa yang
harus saya selesaikan untuk memenuhi permintaan mereka ?
3. Apakah saya memiliki kebebasan untuk bertindak dan
apakah benar-benar ada kendala-kendala?
4. Apakah situasi yang sesungguhnya telah berubah dan
apakah manajer saya akan memberikan tugas-tugas ini
meskipun ia mengetahui bahwa keadaan telah berubah ?

Video Clip

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 22

Tanggung Jawab Pemberi Tugas

• Merumuskan tugas secara tepat sebagai bagian kerja

keseluruhan mereka termasuk membuat prioritas.
• Tugas yang diberikan harus jelas dan sertakan masukan
Anggota Tim dalam tugas tesebut.
• Mengecek untuk memastikan tugas telah kelas dan dipahami.
• Menentukan proses pemantauan dan peninjauan ulang
• Pantau perkembangannya, perbaiki atau beri tugas kembali
bila perlu

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 23

 Kewenangan Pemberi Tugas

• Memberikan Tugas
• Meninjau kembali, memberikan penghargaan dan mengenali
siapa yang diberi tugas.
• Meminta pelaporan dan umpan balik
• Menghentikan Tugas- memberikan pengarahan atau
memberikan tugas kembali

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 24

 Tanggung Jawab Penerima
Tugas
• Memahami Tugas dan konteksnya
• Memberikan input terhadap tugas tersebut, syarat-
syaratnya dan kesesuaiannya dengan tugas lain.
• Memberikan informasi tentang kemajuan tugas.
• Mengangkat masalah dan perhatian, terutama bila
keadaan lingkungan berubah, maslah-masalah penting
baru mencuat atau bila tugas terlihat keluar dari jalur.
• Melaksanakan tugas sesuai dengan harapan pemberi
tugas

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 25

 Kewenangan Pemberi Tugas
• Memberikan masukan dalam konstruksi tugas- termasuk
kesesuaian Tugas tersebut dengan tugas-tugas mereka
yang lain
• Mencari informasi mengenai anggota tim yang lain dan
tugas mereka
• Mengangkat masalah dan memberikan umpan balik
tehadap kemajuan tugas
• Menetapkan jalur (pendekatan apa yang digunakan
untuk menjalankan tugas) dalam batasan kendala dan
tugas.
• Meminta peninjauan kembali atas pelaksanaan kerja.

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 26

 Implikasi terhadap Organisasi

• Terdapat keseimbangan dinamis antara memiliki sistem dan

prosedur kerja dan memberikan lingkup kepada seseorang
agar dapat mempertimbangkan dan membuat keputusan
(demikian juga untuk meningkatkannya)
• Mengambil semua hak seseorang untuk melakukan
pertimbangan dalam rangka melaksanakan tugasnya dalam
hal yang tidak manusiawi.
• Memberikan tantangan terlalu besar kepada seseorang akan
sama buruknya dengan memberikan terlalu sedikit
tantangan.

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 27

 Beberapa Perangkap bagi
Pemimpin Tim
• Tidak dapat melihat masalah dari sudut pandang anggota
• Terlalu terlibat dalam pelaksanaan
• Merasa selalu mempunyai jawaban
• Bersikap seolah-olah seorang ahli
• Mengabaikan segi-segi interaksi sosial dan program
• Memperbaiki satu hal saja
• Takut memimpin – enggan dilihat sebagai pemimpin

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 28

 Beberapa Perangkap Bagi
Anggota
• Diam saja
• Tidak mendengarkan
• Melaksanakan “pekerjaan saya sendiri”
• Melaksanakan pekerjaan orang lain
• Mencari alternatif namun tidak melapor ke atasan
• Memecah belah tim
• Membuktikan anda selalu benar
• Mengabaikan bimbingan
• Takut mengambil alih kepemimpinan tim

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 29

 Memberikan Umpan Balik
Untuk membantu merubah perilaku

Perilaku Hasil
(Behavior) (Output)

Masa Depan Perasaan

(Future) (Feeling)

Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 30

 BERAPA PEDOMAN
PENGGUNAAN UMPAN BALIK
Behaviour (perilaku) Apakah fokusnya pada fakta-fakta yang dapat diamati ?
Fokus pada fakta Apakah jelas ? Apakah spesifik ?
Apakah aktual ?

Outcome (Hasil) Konsekuensi yg sesungguhnya atau yg diasumsikan ?

Pengaruh pada tim, Apakah hal itu sudah menjelaskan hasil yang relevan ?
perusahaan, Adakah kemungkinan mendapat persetujuan
keselamatan, dsb
Feeling (Perasaan) Apa tanggapan saya pribadi terhadap perilaku itu ?
Pengaruhnya pada Adakah perilaku itu memenuhi harapan saya ?
diri sendiri Apakah hal itu menolong saya mendapatkan sesuatu
untuk masa depan ?
Future (Masa Depan) Bagaimana kita dapat mengubahnya menjadi tindakan?
Mengubah umpan Apa yang bisa kita lakukan untuk mengubahnya ?
balik menjadi Bagaimana saya dapat melibatkan anda dalam hasil ?
tindakan Apakah anda ikut bertanggung-jawab ?
Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 31
 Selamat Bekerja

Anda mempunyai

Tim Hebat
Luar biasa
Ir. Widhiyosiswanto, CH, NFNLP widhiyo@yahoo.com
Training Manajemen Tim dan Kepemimpinan 32