Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta

Buku Panduan
SISTEM ADMINISTRASI KARTU JAKARTA PINTAR

Pusat Perencanaan Dan Pengendalian

Pendanaan Pendidikan Personal dan
Operasional (P6O)

uptp6o.disdikdki@gmail.com

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ................................................................................................................................. i
PENDAHULUAN ........................................................................................................................ 1
ROLE SEKOLAH ....................................................................................................................... 2
Login .......................................................................................................................................... 2
Administrasi Sekolah.................................................................................................................. 3
Download Dokumen ................................................................................................................... 5
Blokir Sekolah ............................................................................................................................ 5
Pendaftaran KJP ........................................................................................................................ 8

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

PENDAHULUAN
Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar (KJP) merupakan sistem informasi terintegrasi untuk
menatalaksanakan

program

KJP

secara

efektif,

efisien

dan

akuntabel.

Setiap stakeholder yang terlibat dalam penatalaksanaan KJP akan mendapat akses ke sistem
sesuai dengan hak dan perannya masing-masing.
Aplikasi ini digunakan antara lain untuk melakukan input proses Pendaftaran penerima KJP,
Verifikasi, Persetujuan dan Pelaporan penerima KJP.

Aplikasi ini sepenuhnya terintegrasi,

terpusat dan real-time berbasis web.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

ROLE SEKOLAH
Login
Untuk masuk ke aplikasi web KJP dapat diakses di www.kjp.jakarta.go.id :

1. Halaman Beranda, dihalaman

beranda

terdapat

menu

Masuk Sistem KJP untuk

Login.

2. Tampilan form Login. Untuk

masuk

ke

Sistem

KJP

sebagai berikut :
a. Isi

field

Username

(menggunakan

NPSN

Sekolah) dan Password.

b. Ketikan

Verification

Code.
c. Klik Login.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

Terdapat 4 Modul dalam Role sekolah yaitu Administrasi Sekolah, Download

Dokumen, Pemblokiran Sekolah dan Pendaftaran KJP.

Administrasi sekolah berfungsi untuk mengubah data sekolah dan mengelola

data Verifikator.
Download dokumen berfungsi untuk mendownload Buku Panduan Sistem KJP.
Pemblokiran sekolah berfungsi untuk Memblokir siswa yang melanggar aturan
KJP.
Pendaftaran KJP berfungsi untuk Pendaftaran KJP dari mulai daftar hingga
persetujuan Kepsek.

Administrasi Sekolah

1. Tampilan Awal Role Sekolah.

2. Pilih

modul

Administrasi

Sekolah, Maka muncul list

data verifikator.
3. Klik

tombol

Ubah

untuk

mengubah data verifikator.

4. Klik

tombol

Hapus

untuk

menghapus data verifikator.

5. Klik tombol Tambah Data
Verifikator untuk menambah
data verifikator.
6. Klik

tombol

Sekolah

Data

untuk

Pokok

mengubah

data pokok sekolah.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

7. Tampilan form Tambah Data

Verifikator/Ubah

Data

Verifikator.

Untuk

menambah/mengubah

data

verifikator sebagai berikut :

a. Isi field NIP dan Nama.
b. Klik tombol Simpan untuk
menambah/mengubah
data verifikator.
c. Klik tombol Batal untuk
membatalkan.

8. Tampilan form Data Pokok

Sekolah.

Untuk

mengubah

data pokok sekolah sebagai

berikut :
a. Isi

semua

field

Data

field

Data

Sekolah.
b. Isi

semua

Kepala Sekolah.
c. Klik tombol Simpan untuk
mengubah

data

pokok

sekolah.
d. Klik tombol Batal untuk
membatalkan.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

Download Dokumen

1. Pilih

modul

Download

Dokumen, Maka muncul list

dokumen.
2. Klik tombol Download untuk
mendownload dokumen.

Blokir Sekolah

1. Pilih modul Pemblokiran Sekolah, Maka muncul list

siswa yang diblokir.
2. Klik

tombol

Pemblokiran

Baru untuk menambah data

siswa yang diblokir.
3. Klik

tombol

Lihat

Alasan

Pemblokiran untuk melihat

alasan siswa yang diblokir.
4. Klik

tombol

Pemblokiran

untuk menyetujui pemblokiran

siswa oleh Kepala Sekolah.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

5. Tampilan form Pemblokiran

Baru. Untuk menambah siswa
yang diblokir sebagai berikut :
a. Pilih siswa yang akan
diblokir.
b. Pilih minimal salah satu
Alasan

Pemblokiran

Siswa (jika siswa yang

melakukan

kesalahan).

Atau pilih minimal salah

satu

Alasan

Pemblokiran Ortu (jika

orang

tua

yang

melakukan kesalahan).
c. Isi field Pelapor dan ID
Pelapor.
d. Klik

tombol

Pilih

File/Choose File untuk

Upload

Bukti

Pelanggaran.
e. Klik tombol Simpan untuk
menambah

data

siswa

yang diblokir.
f.

Klik tombol Batal untuk

membatalkan.

6. Tampilan form Lihat Alasan

Pemblokiran.
7. Klik tombol Kembali untuk
kembali ke halaman utama
Pemblokiran Sekolah.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

8. Tampilan form Pemblokiran.

Untuk menyetujui pemblokiran
siswa oleh Kepala Sekolah
sebagai berikut :
a. Klik

tombol

File/Choose

File

Pilih
untuk

Upload File Persetujuan

Kepsek.
b. Klik tombol Blokir untuk
menyetujui

data

siswa

yang diblokir.
c. Klik tombol Batal untuk
membatalkan.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

Pendaftaran KJP

1. Pilih modul Pendaftaran KJP, Maka muncul list tab sebagai berikut :
Penerima Sebelumnya Untuk melihat data siswa penerima KJP tahun
sebelumnya dan untuk mendaftarkan ulang kembali siswa penerima KJP tahun
sebelumnya.
Sementara Untuk melihat data siswa calon penerima KJP yang telah didaftarkan
dan siap diverifikasi.
Verifikasi Untuk melihat data siswa calon penerima KJP yang telah didaftarkan
dan untuk memverifikasi data siswa calon penerima KJP.
Rekomendasi Untuk melihat data siswa calon penerima KJP yang telah
diverifikasi dan untuk merekomendasikan data siswa calon penerima KJP secara
perorangan/kolektif agar dapat dibuatkan SKTM oleh pihak PTSP.
Kelengkapan Berkas Untuk melihat data siswa calon penerima KJP yang telah
direkomendasi dan untuk menginput Nomor Surat Rekomendasi Sekolah dan NO
SKTM dari PTSP.
Persetujuan Kepsek Untuk melihat data siswa calon penerima KJP yang telah
melengkapi berkas dan untuk menyetujui/membatalkan data siswa calon penerima
KJP.
Disetujui Untuk melihat data final siswa calon penerima KJP yang telah disetujui
oleh Kepala Sekolah.
Dibatalkan Untuk melihat data siswa yang dibatalkan untuk menjadi calon
penerima KJP.
Upload dan Cetak berkas Untuk mengupload berkas siswa yang diperlukan
untuk memenuhi persyaratan KJP, untuk mengupload form verifikasi & foto rumah
jika belum diupload, dan untuk mencetak BAP jika lupa mencetak BAP.
Arsip Data Penerima Untuk melihat arsip data penerima KJP.
2. Klik tombol Input Data Siswa untuk menginput data siswa calon penerima KJP.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

3. Tampilan tab Penerima Sebelumnya. Untuk mendaftarkan ulang data siswa

penerima sebelumnya Klik tombol Daftar Ulang.

4. Tampilan form Input Data Siswa/Daftar

Ulang/Edit

Data

Siswa.

untuk

menginput data siswa calon penerima

KJP sebagai berikut :
a. Isi field Input NIK dan Input Nomor
KK.
b. Klik

tombol

Cek

NIK

untuk

pengecekan NIK ke server dukcapil.

c. Pendataan KJP dalam satu tahun
dibuat menjadi 2 tahap, Untuk
Tahap

hanya

dilakukan

pengecekan dukcapil, apabila siswa

terdaftar

di

data

kependudukan

Prov. DKI Jakarta maka siswa

dapat

menjadi

penerima

KJP.

Tahap 2 selain mengecek siswa

terdaftar di dukcapil, juga mengecek
jenjang dan kelas siswa, apabila
siswa telah terdaftar di satu sekolah
dan

mendaftar

di

sekolah

lain

karena naik jenjang maka dilakukan

mutasi oleh pihak sekolah yang

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

baru,

Sistem

peringatan

terdaftar

memberikan

bahwa
di

siswa

sekolah

telah

lain

dan

diharapkan melakukan mutasi, dan

siswa tersebut tetap akan mengikuti
proses

verifikasi,

kelengkapan

berkas dan proses lainnya.

d. Terdapat Pula pengecekan Umur,
apabila

NIK

yang

didaftarkan

Berusia lebih dari 20 tahun atau

Kurang dari 6 tahun, maka akan
muncul peringatan, apakah yakin
NIK yang dimasukan sudah benar?
e. Setelah

siswa

berhasil

melalui

Pengecekan NIK, maka akan tampil

form seperti di gambar f.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

10

f. Isi

semua

field

Biodata

Siswa.
g. Isi semua field Data Pribadi
Siswa. Untuk field NPWP jika
tidak punya NPWP kosongkan
saja.
h. Isi semua field

Data Wali

(nama yang akan menjadi

QQ

di

buku

tabungan).

Untuk field NPWP jika tidak

punya NPWP kosongkan saja.
i. Isi

semua

field

Kontak

Darurat (orang selain wali,

dan

tidak

boleh

sama

dengan wali).
j. Klik tombol Simpan untuk
menyimpan data siswa yang
telah

diinput.

tersimpan,
tersebut

Setelah

data
berada

siswa
di

tab

Sementara.
k. Klik

tombol

Batal

untuk

membatalkan.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

11

5. Tampilan tab Sementara.

6. Klik NIK siswa atau klik tombol Edit untuk mengedit data siswa.
7. Klik tombol Verifikasi/Ceklis Hijau untuk memindahkan data siswa ke tab
Verifikasi, terdapat pesan apakah siswa akan diverifikasi ? klik tombol OK jika
siswa sudah siap untuk diverifikasi, dan klik tombol Batal jika siswa belum siap
untuk diverifikasi. Untuk pendataan KJP tahap 2 jika ada data siswa yang naik
jenjang setelah klik tombol Verifikasi/Ceklis Hijau, maka data siswa akan
langsung berada di tab Persetujuan Kepala sekolah, karena berasumsi siswa
tersebut telah diverifikasi, telah direkomendasi, dan telah melengkapi berkas.

8. Tampilan tab Verifikasi.

9. Klik NIK siswa untuk mengedit data siswa.
10. Klik tombol Kembali untuk kembali ke tab Sementara.
11. Klik tombol Input untuk menginput hasil verifikasi yang telah dilakukan oleh
verifikator yang mengunjungi siswa calon penerima KJP.
12. Klik tombol Form untuk mencetak form verifikasi.
13. Klik tombol BAP untuk mencetak form BAP yang digunakan untuk bukti yang
menyatakan layak dan tidak layaknya siswa menerima bantuan KJP.
14. Jika siswa tersebut tidak layak klik tombol Batal untuk memindahkan data siswa ke
tab Dibatalkan.
15. Jika siswa tersebut layak klik tombol Layak/Ceklis Hijau untuk memindahkan data
siswa ke tab Rekomendasi.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

12

16

16. Tampilan form Input Hasil Verifikasi. Untuk menginput hasil verfikasi sebagai berikut :
a. Isi semua kriteria Informasi Anggota Rumah Tangga sesuai Instrumen Tinjauan
Lapangan yang telah diisi oleh verifikator berdasarkan hasil visitasi.
b. Isi semua kriteria Kondisi sosial-ekonomi sesuai Instrumen Tinjauan Lapangan
yang telah diisi oleh verifikator berdasarkan hasil visitasi.
c. Isi semua kriteria Aset Rumah Tangga sesuai Instrumen Tinjauan Lapangan yang
telah diisi oleh verifikator berdasarkan hasil visitasi.
d. Pilih nama Verifikator yang telah melakukan visitasi kepada siswa calon penerima
KJP.
e. Klik tombol Pilih File/Choose File pada field Form Verifikasi untuk Upload File
Form Verifikasi/Instrumen Tinjauan Lapangan.
f.

Klik tombol Pilih File/Choose File pada field Gambar Tempat Tinggal untuk
Upload Foto Rumah/Tempat Tinggal siswa calon penerima KJP.

g. Klik tombol Simpan untuk menyimpan hasil verifikasi yang telah diinput.
h. Klik tombol Batal untuk membatalkan.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

13

17

17. Tampilan form Verifikasi yang siap dicetak.

18

18. Tampilan form BAP yang siap dicetak.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

14

19

19. Tampilan

tab

Rekomendasi.

Untuk

membuat

surat

rekomendasi

secara

kolektif/perorangan sebagai berikut :

a. Masukan no rekomendasi pada field Input No Rekomendasi.
b. Klik tombol Cetak Rekomendasi untuk mencetak surat rekomendasi.

Satu no

rekomendasi dapat digunakan untuk banyak siswa/kolektif dan dapat digunakan juga
untuk perorangan. Contoh, dalam tab Rekomendasi terdapat 30 siswa yang siap
direkomendasikan. Masukan nomor rekomedasi, contoh AV14253637276156, lalu
klik Cetak Rekomendasi. Maka ke 30 siswa tadi memiliki nomor rekomendasi yang
sama. Apabila ada siswa yang tertinggal, cetak dengan no rekomendasi yang
berbeda.
c. Klik tombol Cetak Excel untuk mencetak daftar nama-nama siswa calon penerima
KJP yang berada pada tab Rekomendasi.
d. Klik tombol Kirim/Ceklis Hijau untuk memindahkan data siswa ke tab Kelengkapan
Berkas dan untuk mengirim data siswa ke PTSP domisili sekolah sesuai dengan
Kelurahan yang telah dipilih pada Data Pokok Sekolah.
e. Setelah

sukses

mengirimkan

data

siswa

ke

PTSP,

lalu

kirimkan

Surat

Rekomendasi dan Daftar Nama-nama Siswa yang telah direkomendasi dari pihak
Sekolah kepada pihak PTSP domisili sekolah sesuai dengan Kelurahan yang telah
dipilih pada Data Pokok Sekolah.
f.

Klik tombol Kembali untuk kembali ke tab Verifikasi.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

15

20

20. Tampilan tab Kelengkapan Berkas.

21. Klik tombol Kembali untuk memindahkan data siswa ke tab Rekomendasi.
22. Klik tombol Input Nomor Berkas untuk menginput Nomor Surat Rekomendasi
Sekolah dan No SKTM dari PTSP.
23. Klik Persetujuan Kepsek/Ceklis Hijau untuk memindahkan data siswa ke tab
Persetujuan Kepsek.

24

24. Tampilan form Input Nomor Berkas. Untuk menginput nomor berkas sebagai berikut :
a. Isi field Nomor Surat Rekomendasi Sekolah sesuai dengan nomor rekomendasi
yang diberikan pihak Sekolah kepada pihak PTSP.
b. Isi field No SKTM dari PTSP sesuai dengan nomor SKTM yang diberikan pihak
PTSP kepada pihak Sekolah.
c. Klik tombol Simpan untuk menyimpan Nomor Surat Rekomendasi Sekolah dan No
SKTM dari PTSP yang telah diinput.
d. Klik tombol Tutup untuk membatalkan nomor yang telah diinput.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

16

25

25. Tampilan tab Persetujuan Kepsek.

26. Klik tombol Setuju untuk menyetujui dan memindahkan seluruh data siswa yang berada
di tab Persetujuan Kepsek ke tab Disetujui.
27. Klik tombol Kembali untuk memindahkan data siswa ke tab Kelengkapan Berkas.
28. Klik tombol Lihat Verifikasi untuk melihat hasil verifikasi siswa.
29. Klik tombol Lihat Berkas untuk melihat berkas-berkas siswa.
30. Klik tombol Batal untuk membatalkan data siswa calon penerima KJP.

31

31. Tampilan form Lihat Verifikasi.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

17

32

32. Tampilkan form Lihat Berkas.

33. Klik tombol Tampilkan untuk menampilkan berkas yang telah diupload.
34. Klik tombol Unduh untuk megunduh berkas yang telah diupload.

35

35. Tampilan form Pembatalan Penerima KJP. Untuk membatalkan data siswa calon
penerima KJP isi alasan pembatalan pada field Alasan Pembatalan, lalu klik tombol
Simpan.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

18

36

36. Tampilan tab Disetujui.

37. Klik tombol Cetak Persetujuan untuk mencetak Surat Persetujuan Kepsek mengenai
daftar final siswa penerima KJP.
38. Klik tombol Cetak Daftar Calon Penerima untuk mencetak daftar nama-nama siswa
calon penerima KJP.
39. Klik tombol Cetak Berkas untuk mencetak daftar berkas-berkas siswa calon penerima
KJP.
40. Klik tombol Lihat Verifikasi untuk melihat hasil verifikasi siswa.
41. Klik tombol Lihat Berkas untuk melihat berkas-berkas siswa.
42. Untuk Sekolah Umum bawalah Surat Persetujuan Kepsek, Daftar Calon Penerima,
dan Daftar Berkas yang telah dicetak kepada Kasie Pendidikan Kecamatan untuk
diperiksa dan ditanda tangani. Untuk Madrasah diberikan kepada Kantor Kemenag
Kota untuk diperiksa dan ditanda tangani.

43

43. Tampilan form Lihat Verifikasi.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

19

44

44. Tampilkan form Lihat Berkas.

45. Klik tombol Tampilkan untuk menampilkan berkas yang telah diupload.
46. Klik tombol Unduh untuk megunduh berkas yang telah diupload.

47

47. Tampilan tab Dibatalkan.

48. Klik tombol Cetak Siswa Yang Dibatalkan untuk mencetak daftar nama-nama siswa
yang dibatalkan menjadi penerima KJP.
49. Klik tombol Lihat Verifikasi untuk melihat hasil verifikasi siswa.
50. Klik tombol Lihat Berkas untuk melihat berkas-berkas siswa.
51. Klik tombol Ubah Alasan untuk mengubah alasan pembatalan dan untuk menganulir
pembatalan.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

20

52

52. Tampilan form Lihat Verifikasi.

53

53. Tampilkan form Lihat Berkas.

54. Klik tombol Tampilkan untuk menampilkan berkas yang telah diupload.
55. Klik tombol Unduh untuk megunduh berkas yang telah diupload.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

21

56

56. Tampilan form Ubah Alasan. Untuk mengubah alasan dan menganulir pembatalan
sebagai berikut :
a. Isi field Alasan Pembatalan.
b. Klik tombol Perbaharui Alasan/Ceklis Hijau untuk menyimpan alasan pembatalan
yang telah diperbaharui.
c. Klik tombol Tutup untuk membatalkan menyimpan alasan yang telah diperbaharui.
d. Klik tombol Anulir Pembatalan untuk menganulir pembatalan data siswa calon
penerima KJP, dan jika berhasil dianulir data siswa tersebut akan kembali ke tab
Sementara.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

22

57

57. Tampilan tab Upload & Cetak Berkas.

58. Klik tombol Upload Berkas untuk mengupload berkas-berkas siswa calon penerima
KJP.
59. Klik tombol Upload Verifikasi untuk mengupload berkas verifikasi dan gambar tempat
tinggal/foto rumah siswa calon penerima KJP.
60. Klik tombol Cetak BAP untuk mencetak form BAP yang digunakan untuk bukti yang
menyatakan layak dan tidak layaknya siswa menerima bantuan KJP.

61

61. Tampilan form Upload Berkas. Untuk mengupload berkas-berkas siswa calon penerima
KJP sebagai berikut :
a. Klik tombol Pilih File/Choose File untuk memilih berkas siswa yang akan diupload.
b. Klik tombol Upload untuk mengupload berkas siswa yang telah dipilih.
c. Klik tombol Tampilkan untuk menampilkan berkas siswa yang telah diupload.
d. Untuk mengubah No Rekomendasi dan No SKTM, masukan No Rekomendasi
atau No SKTM lalu klik tombol Upload untuk menyimpan No Rekomendasi atau No
SKTM yang telah diubah.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

23

62

62. Tampilan form Cetak BAP.

63

63. Tampilan tab Arsip Penerima. Untuk mencari arsip data penerima KJP sebagai berikut :
a. Pilih Tahun KJP.
b. Pilih Tahap KJP.
c. Masukan NIK atau Nama Siswa yang ingin dicari.
d. Klik tombol Cari untuk mencari data arsip siswa penerima KJP yang telah difilter
berdasarkan tahun, tahap, dan NIK atau Nama Siswa.
64. Klik tombol Lihat Verifikasi untuk melihat hasil verifikasi siswa.
65. Klik tombol Lihat Berkas untuk melihat berkas-berkas siswa.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

24

66

66. Tampilan form Lihat Verifikasi.

67

67. Tampilkan form Lihat Berkas.

68. Klik tombol Tampilkan untuk menampilkan berkas yang telah diupload.
69. Klik tombol Unduh untuk megunduh berkas yang telah diupload.

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

25