Anda di halaman 1dari 51

SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN BARANG

DAGANGAN PADA PT. STARS INTERNASIONAL


DI JAKARTA

TUGAS KULIAH KERJA PRAKTEK


Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Tambahan Nilai UAS Mata Kuliah Sistem
Informasi Akuntansi Kelas 11.4F.07 Disusun Oleh :

TANTY INDRA DEWI


DECHY SULISTIO NINGSIH
FARANITA DAMAYANTI
NUR FATIMAH
EVA RETNOWATI

KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat serta
petunjuk darinya kami dapat menyelesaikan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini
dengan baik. Kami menyadari bahwa dalam menyelesaikan Tugas Kuliah Kerja
Praktek ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak secara langsung maupun
tidak langsung, maka pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih
kepada:
1. Ibu Deasy Novayanti, SE, MAK, AK, selaku dosen mata kuliah Sistem
Informasi Akuntansi kelas 11.4F.07
2. Bapak Sigit Suhartono selaku Pimpinan PT. Stars Internasional
3. Bapak Aris Irianto selaku Direktur HRD PT. Stars Internasional
4. Bapak Robby Gunawan selaku Manager Keuangan PT. Stars Internasional
5. Karyawan karyawati Bagian Keuangan dan Bagian EDP (Electrical Data
Processing) dan seluruh Staff PT. Stars Internasional Jakarta yang telah banyak
membantu dan membimbing.
6. Seluruh teman - teman kelas 11.4F.07 yang telah banyak membantu dan
memberi motivasi kepada kami dalam pembuatan tugas kuliah kerja praktek ini
7. Kedua Orang Tua, terima kasih atas semua dukungan yang kalian berikan
Pada kami, hingga tugas kuliah kerja praktek ini selesai youre the best father
and mother i ever had in this world.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Tugas Kuliah Kerja
Praktek ini masih terdapat kekurangan baik dalam hal penulisan, pembahasan,
susunan laporan, tata bahasa maupun material yang disajikan. Oleh karena itu
penulis akan selalu menerima kritik dan saran yang membangun demi
kesempurnaan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini agar dapat lebih bermanfaat bagi
semua pihak.
03 Mei 2014

Penulis
I

DAFTAR ISI
Kata Pengantar..... i
Daftar Isi..................................................................................................ii
Daftar Gambar.........................................................................................iii
Daftar Lampiran......................................................................................iv
BAB I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang................................................................................
1.2 Penjelasan Judul..............................................................................
1.3 Rumusan Masalah Dan Tujuan Penelitian.......................................
1.4 Manfaat Penelitian...........................................................................
1.5 Metode Penelitian............................................................................
1.5.1 Ruang Lingkup Penelitian..................................................
1.5.2 Prosedur Pengumpulan Data..............................................
BAB II Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem...........................................................................
2.1.1 Sistem Akuntansi...............................................................
2.1.2 Tujuan Sistem Akuntansi...................................................
2.1.3 Konsep Dasar Pembelian...................................................
2.2 Informasi Yang Diperlukan oleh Manajemen.................................
2.3 Bagian Yang Terkait......................................................................
2.4 Dokumen Yang Digunakan............................................................
2.5 Catatan Akuntansi Yang Digunakan..............................................

2.6 Bagan Alir......................................................................................


2.7 Sistem Pengendalian Intern...........................................................
2.7.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern.........................
2.7.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern...............................
2.7.3 Unsur Pengendalian Intern............................................
BAB III Gambaran Subyek Penelitian
3.1 Gambaran Umum Perusahaan.......................................................
3.1.1 Sejarah Perusahaan.........................................................
3.1.2 Visi dan Misi PT. Stars Internasional.............................
3.1.3 Tujuan Perusahaan..........................................................
3.2 Struktur Organisasi PT. Stars Internasional...................................
3.3 Profil Perusahaan............................................................................
3.4 Lokasi Perusahaan..........................................................................
3.4.1 Lokasi..............................................................................
3.4.2 Klasifikasi........................................................................
3.4.3 Wilayah Pemasaran..........................................................
BAB IV Pembahasan Masalah
4.1 Sistem dan Prosedur Pembelian Pada PT. Stars Internasional.............
4.2 Dokumen Yang Digunakan..............................................................
4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan................................................
4.4 Fungsi Yang Terkait.........................................................................
4.5 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem....................................

4.6 Struktur Pengendalian Intern............................................................


BAB V Kesimpulan Dan Saran
5.1 Kesimpulan.......................................................................................
5.2 Saran.................................................................................................
Daftar Rujukan
Lampiran

II

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 (Sistem Pembelian Kredit).................................................
Gambar 2.2 (Sistem Pembelian Kredit lanjutan)...................................
Gambar 2.3 (Prosedur Pencatatan Utang)..............................................
Gambar 3.1 (Struktur Organisasi)..........................................................
Gambar 4.1 (Flowchart Sistem Pembelian.............................................
Gambar 4.2 (Flowchart Sistem Pembelian Lanjutan)............................

III

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Purchase Order (Surat Order Pembelian)


Lampiran 2 : Kartu Hutang
Lampiran 3 : Tanda Terima
Lampiran 4 : Faktur Penjualan
Lampiran 5 : Pertelaan Barang Masuk

IV

BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pesatnya perkembangan dunia usaha menyebabkan kegiatan dalam
organisasi perusahaan semakin rumit dan kompleks. Terlebih lagi dengan
semakin terbukanya pasar dalam era globalisasi sekarang ini yang menyebabkan
masing-masing perusahaan dituntut untuk dapat bertahan dengan mengikuti
perubahan-perubahan yang ada di masyarakat dan mengembangkan usahanya
dalam iklim persaingan yang semakin keras.
Dengan adanya pasar bebas ini merupakan tantangan bagi Indonesia
untuk bisa bersama dengan negara-negara lain yang memproduksi barang
sejenis. Oleh karena itu untuk bisa bersaing dengan produsen barang-barang
dari negara lain kita harus memproduksi barang dengan harga jual yang murah
dengan kualitas yang baik sehingga produk kita bisa diterima oleh konsumen.
Semakin tingginya persaingan yang ada, maka setiap perusahaan dituntut untuk
berlomba mempertahankan keberadaannya dengan cara melakukan sistem dan
prosedur pembelian barang agar dapat mempertahankan kelangsungan hidup
perusahaan pada era pasar bebas nanti. Sistem pembelian barang tentu saja
memudahkan kita dalam mempersiapkan sebuah sistem akuntansi yang matang.
Pengertian sistem akuntansi sendiri seperti yang telah dijelaskan oleh Mulyadi
(2001:3) : Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan
yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan
yang dibutuhkan oleh konsumen yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan. Dengan adanya sistem akuntansi yang
terencana dengan matang maka dapat dihasilkan produk yang sesuai dengan
kualifikasi yang diinginkan.
Pembelian merupakan salah satu bagian yang penting dalam berhasilnya
operasi suatu perusahaan sebab pembelian merupakan aktivitas awal dari
operasional perusahaan. Untuk menciptakan sistem akuntansi pembelian yang
baik diperlukan kerjasama dan komunikasi yang baik antara pimpinan, karyaan
dan bagian-bagian yang terkait. PT.STARS INTERNASIONAL, tempat penulis
mengadakan penelitian, transaksi pembeliannya telah menggunakan sistem
akuntansi yang hampir dikatakan sempurna sebab semua sistem pengendalian
intern 99% telah berjalan dengan efektif. Dengan latar belakang sistem
akuntansi pembelian barang PT.STARS INTERNASIONAL, kami dalam
penelitian kali ini tertarik untuk mengambil judul SISTEM DAN PROSEDUR
PEMBELIAN BARANG DAGANGAN PADA PT.STARS INTERNASIONAL
JAKARTA.
1.2 Penjelasan Judul

Agar tidak terjadi kesalahan penafsiran dalam judul Tugas Kuliah Kerja
Praktek ini, maka kami akan memberikan judul sebagai berikut:
1. Sistem
Adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
2. Prosedur
Adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang teradi
berulang-ulang.
3. Pembelian
Adalah proses pengadaan barang yang dibutuhkan oleh
perusahaan.
4. Barang Dagangan
Adalah barang yang akan dijual oleh perusahaan.
5. PT.STARS INTERNASIONAL
Adalah tempat yang dijadikan subyek penelitian oleh kelompok
kami.

1.3 Rumusan Masalah

Adapun rumusan yang diambil oleh penulis sebagai berikut :


1. Bagaimana implementasi sistem akuntansi pembelian barang di PT.STARS
INTERNASIONAL ?
2. Bagaimana sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi pembelian
barang di PT.STARS INTERNASIONAL ?

1.4 Tujuan Penelitian


Dalam penyusunan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini ada bebarapa macam tujuan yang
hendak dicapai, adapun tujuan tersebut adalah :
1. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai mekanismne sistem akuntansi pembelian
barang di PT.STAR INTERNASIONAL Jakarta.
2. Untuk mengetahui sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi pembelian barang
pada PT.STAR INTERNASIONAL Jakarta.

1.4 Manfaat Penelitian


Adapun manfaat penelitian dalam Tugas Kuliah Kerja Praktek ini, antara
lain :
1. Bagi Perusahaan
Memberikan saran serta masukan yang berguna bagi perusahaan dalam
menjalankan dan menerapkan sistem akuntansi pembelian barang beserta sistem
pengendalian internnya.
2. Bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan serta wawasan mengenai sistem akuntansi
pembelian barang di PT.STARS INTERNASIONAL Jakarta.
3. Bagi Pembaca
Sebagai bahan petunjuk sekaligus informasi yang diperlukan untuk
mengetahui sistem akuntansi pembelian barang didalam kenyatannya khususnya
pada PT.STARS INTERNASIONAL Jakarta.

1.5 Metode Penelitian


1.5.1 Ruang Lingkup Penelitian
Agar dalam menyusun Laporan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini tidak
menyimpang dari permasalahan maka ruang lingkup pembahasan hanya terbatas
pada sistem pembelian barang secara kredit yang dilakukan oleh PT.STARS
INTERNASIONAL Jakarta.
1.5.2 Prosedur Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja
Praktek ini adalah:
1. Interview
Yaitu, suatu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara
atau tanya jawab dengan pihak yang terkait dalam perusahaan.
2. Pemanfaatan Data
Yaitu, suatu teknik pengumpulan data dengan cara memanfaatkan data yang
telah diperoleh dari pihak perusahaan.

BAB II

LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan diuraikan beberapa landasan teori yang digunakan untuk
mengarahkan pada pokok bahasan yang telah dikemukakan pada bab I.
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
yang lainnya, yang berbagian bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu
(Mulyadi, 2001 : 2). Menurut James A. Hall (2001 : 5) bahwa sebuah sistem
adalah sekelompok dua atau lebih komponen komponen yang bersatu untuk
mencapai tujuan yang sama (common purpose).
Nugroho Widjayanto (2001 : 2) menyatakan bahwa :
Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian bagian yang saling berinteraksi
untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan
output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu
dioperasikan. Proses merupakan aktivitas yang merubah input menjadi output,
sedangkan output merupakan hasil operasi.
Pengertian menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2006 : 2)
adalah :
Sistem adalah merupakan rangkaian dari dua atu lebih komponen komponen
yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Dari
pengertian tersebut dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem adalah
kumpulan komponen yang berinteraksi membentuk satu kesatuan dan keutuhan
yang komplek didalam komplek tertentu untuk mencapai tujuan umum.

Sesuatu dapat disebut sebagai sistem apabila memenuhi dua syarat,


pertama adalah memiliki bagian bagian yang saling berinteraksi dengan
maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Bagian bagian itu disebut subsistem
atau ada yang menyebutkan sebagai prosedur. Agar sistem dapat berjalan
dengan baik maka sub subsistem atau prosedur prosedur itu harus saling
berinteraksi antara satu dengan yang lainnya.
Syarat kedua bahwa adanya suatu sistem harus memiliki tiga unsur yaitu
input, proses, dan uotput. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga pada
saat sistem dioperasikan. Proses merupakan penggerak yang merubah input
menjadi output, sedangkan output merupakan hasil operasi.
2.1.1 Sistem akuntansi
Menurut Mulyadi (2001 : 3) mendefinisikan :
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan
oleh manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi
sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir,
catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.
2.1.2 Tujuan Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001 : 19) tujuan dari penyusunan Sistem Akuntansi
adalah :
1. Menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
2. Memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
3. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk
memperbaiki tingkat kenadalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk
menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan
kekayaan perusahaan.
Sistem akuntansi hendaknya diarahkan pada ketiga aspek diatas agar
sistem berjalan dengan baik.

2.1.3 Konsep Dasar Pembelian


Menurut Barry Render (2005 : 414) adalah :
Pembelian berarti perolehan barang dan jasa. Tujuan pembelian adalah :
1. Membantu identifikasi produk dan jasa yang dapat diperoleh secara eksternal.
2. Mengembangkan, mengevaluasi, dan menentukan supplier, harga dan
pengiriman yang terbaik bagi barang dan jasa tersebut.
Sistem pembelian barang terkait dengan persediaan barang, karena setiap
terjadi pembelian akan menambah jumlah persediaan barang di gudang.
Pelaksanaan mekanismen sistem tidak selalu sama, hal ini dipengaruhi dari jenis
perusahaan dan bergerak dalam bidang tertentu. Beberapa yang harus
diperhatikan dalam sistem pembelian, yaitu informasi yang diperlukan oleh
perusahaan khusunya manajemen, dokumen-dokumen yang digunakan, bagian
yang terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
serta sistem pengendalian internnya. Jika suatu sistem pembelian dilakukan
sesuai dengan prosedur yang telah diterapkan, maka pelaksanaan kerja pada
bagian yang terkait akan tercapai sesuai dengan yang diharapkan.
Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian (Mulyadi, 2001 : 299)
Sistem akuntansi pembelian merupakan bagian dari sistem akuntansi
yang dirancang dan digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang
diperlukan oleh manajemen.
Transaksi pembelian baik yang diselenggarakan dalam manual system
maupun yang diselenggarakan dalam lingkungan pengolahan data elektronik
dapat digolongkan menjadi dua yaitu :
Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan
pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
Pelaksanaan mekanisme sistem pembelian di tiap-tiap perusahaan berbeda dan
tidak selalu sama, hal tersebut tergantung dari besar kecilnya perusahaan dan
bentuk dari perusahaan.

2.2 Informasi yang diperlukan oleh manajemen


Informasi keuangan dalam suatu perusahaan sangatlah penting dan
dibutuhkan oleh berbagai pihak terutama oleh manajemen sebagai salah satu
pihak intern perusahaan yang berkepentingan dalam hal tersebut guna
mengambil keputusan dan kebijakan untuk langkah yang selanjutnya. Untuk
mengetahui kegiatan sistem pembelian tersebut, manajemen membutuhkan
informasi seperti yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001 : 303) yaitu :
1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorderpoint)
2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
6.Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
2.3 Bagian yang terkait dengan sistem pembelian
Dalam sistem akuntansi pembelian terdapat beberapa fungsi yang terkait
dalam sistem pembelian tersebut. Menurut Mulyadi (2001 : 299) fungsi-fungsi
yang terkait tersebut adalah :
1. Bagian gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembeliaan
sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan juga berfungsi untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Bagian pembelian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan barang dan
mengeluarkan order pembelian kepada supplier yang telah dipilih.
3. Bagian penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap
jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari supplier untuk mementukan
barang dapat diterima atau tidak oleh perusahaan.

4. Bagian akuntansi
Fungsi akuntansi yang terakit dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatat utang yang bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pembelian ke
dalam register bukti kas keluar dan juga untuk menyelenggarakan arsip
dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi catatan utang dan fungsi
pencatat persediaan bertanggung jawab atas pencatatan harga pokok
persediaan yang dibeli ke dalam kartu persediaan. Dengan kata lain fungsi ini
bertanggung jawab atas pencatatan utang dan pencatatan persediaan.
2.4 Dokumen Yang digunakan
Transaksi perusahaan merupakan penggerak sistem akuntansi. Tanpa
transaksi perusahaan, berart sistem akuntansi keuangan nantinya tidak memiliki
input, dan berarti pula prosesing sistem tidak berjalan lancar. Setiap transaksi
pasti memerlukan sebuah dokumen yang digunakan sebagai bukti riil. Saat ini,
dokumen tidak hanya berbentuk kertas, melainkan juga berbentuk kertas (hard
copy).
Menurut Mulyadi (2001 : 303) Dokumen adalah obyek fisik dimana
transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan. Dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut :
1. Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian gudang atau
bagian pemakai barang untuk meminta bagian purchasing (pembelian)
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang
tersebut didalam surat tersebut. Surat pemesanan pembelian ini biasanya dibuat
dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk bagian purchasing, dan
tembusannya untuk arisp bagian yang meminta barang. Lihat contoh surat
permintaan pembelian pada gambar.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut
jumlah rupiah pembelian besar.

3. Surat Order Pembelian


Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada supplier yang
telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai
berikut :
a) Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian
yangdikirimkan kepada supplier sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh
perusahaan.
b) Tembusan Pengakuan Oleh Supplier
Tembusan surat order pembelian ini dikirmkan kepada supplier,
dimintakan tanda tangan dari supplier dan dikirim kembali ke perusahaan
sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta
kesanggupan supplier memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam
dokumen tersebut.
c) Tembusan Bagian Unit Peminta Barang
Tembusan ini dikirmkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa
barang yang diminatinya telah dipesan.
d) Arsip Tanggal Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang
telah dipesan.
e) Arsip Supplier
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama supplier, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai
supplier.
f) Tembusan Fungsi Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan
sebagai otorisasi untuk menerima barang yang sejenis, spesifikasi, mutu,
kuantitas, dan suppliernya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
g) Tembusan Fungsi Akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai
salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang


Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan
bahwabarang yang telah diterima dari supplier telah memenuhi jenis,
spesifikasi,mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order
pembelian.
5. Surat Perubahan Order Pembelian
Dokumen ini kadangkala diperlukan untuk dilakukan perubahan terhadap
isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut
dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan
desain atau bisnis.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran
kas untuk pembayaran utang kepada supplier dan yang sekaligus berfungsi
sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
2.5 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk pencatatan transaksi pembelian
menurut Mulyadi (2001 : 38) adalah sebagai berikut :
1. Register Bukti Kas Keluar
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jika
pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure.
2. Jurnal Pembelian
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jika
pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure.
3. Kartu Utang
Buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok
jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedure. Jika pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payablre
procedure sebagai catatan utangnya adalah arsip bukti kas keluar yang dibayar.

2.6 Bagan Alir


Menurut Nugroho (2001 : 39) bahwa bagan alir adalah suatu diagram
simbol yang menampilkan aliran data dan rangkaian tahapan operasi dalam
suatu sistem. Jadi, bagan alir merupakan deskripsi berupa aliran data dan
rangkaian dari sistem akuntansi.
Bagian Gudang
Mulai

SOP
6

Membuat
SPP

Lap. Pengiriman
Barang

2
1
SPP

Kartu Gudang

Gambar 2.1
Sistem Pembelian Kredit (Mulyadi, 2001 : 320)

Bagian Pembelian
7

Dari Pemasok

SPP

Mencatat
tanggal SOP
6&7

Membuat
SPPH

SSPH

Faktur

LPB

Membuat
SOP

Ke
Pemasok

PH

Memeriksa
Faktur

Faktur

SPH
SPH

SPP

Dari Pemasok
7

6
Membuat
Perbandingan
Harga

5
4
3

PH

SOP
1

2
Dikirim Ke Pemasok

Catatan:
SPP : Surat Permintaan Pembelian
SOP : Surat Order Pembelian
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH : Surat Penawaran Harga
PH
: Penawaran Harga

Gambar 2.2
Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) (Mulyadi, 2001 : 321)
Bagian Penerimaan

Bagian Utang

Bagian Kartu Persediaan

Menerima barang
Dari pemasok yg
Disertai surat
Pengantar

Sop

Faktur

LPB

SOP

Surat
pengan
tar

10

Bukti Kas
Keluar 2

Membandingkan faktur
dari Pemasok De Sop

Memeriksa Barang Yang


Dikirim

Membuat Bukti
Kas Keluar

Membuat Laporan
Penerimaan

Register Bukti
Kas

Faktur
LPB 1
SOP
SOP

SOP 4

2
Bukti Kas 1

2
N

Laporan 1
Penerimaan
Barang

9
Ka

keluar

Dikirim ke bagian

Arsip

Gudang bersama
Dengan barang Register Bukti Kas
Keluar

bukti
kas

T
10

Gambar 2.2
Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) (Mulyadi, 2001:322)

Bagian Hutang

Yang
belum
di

bayar

Dari Bagian Pembelian

Faktur
DP

LPB
Surat
Order
Pembelia

BTF
BKK

2
BKK
1
Bartch

Register
Bukti kas
keluar

transfer
form
Mengisi bartch
form transfer

DP
2
Bukti kas
keluar
1

Mengisi bartch
form transfer

Mengisi bartch
form transfer

T
1

Gambar 2.3

6
4Prosedur Pencatatan Utang (Mulyadi, 2001 : 323)

BKK
Batch1

BKK
1
Batch

Transfer
Form

Transfe
r Form

Penyimpanan &
Control Total
Register
Bukti Kas
Keluar

Control
Register
Total
Cek
RA

BKK
Batch
Transfe
r Form

Cek

Terminal
Batch Input
Control Total
Log
3

Arsip
Transaksi
Pembelian

Ke bagian kas

Log And
Control
Total

Gambar 2.3
Prosedur Pencatatan Utang (Lanjutan) (Mulyadi, 2001 : 323)

Operator Komputer

Arsip Induk
Utang
(Updated)

Baca &
Sortasi

Arsip Transaksi
Pembelian

Control
Total

Arsip Bkk Yang


Akan Dibayar
RUN

Penyimpana
n & Control
Total

Sort &
Edit

Run
Arsip Transaksi
Pembelian

Arsip Induk
Utang
(Updated)

Run

Membuat
Cek Dan
Reg Cek

Arsip Induk
Persediaan

Membuat Reg
BKK & Update
Arsip Induk
Arsip Induk
Pembelian
(Updated)

Arsip Induk
Utang
(Updated)

Arsip Induk
Utang
(Updated)

RA
2
CEK
1

Register
Cek

Penyimpanan
& Control
Total

Register Buku
Kas Keluar
8

Gambar 2.3 Prosedur Pencatan utang (Lanjutan) (Mulyadi, 2001: 325)

2.7 Sistem Pengendalian Intern

Control
Total

2.7.1 Pengertian Pengendalian Intern


Menurut Mulyadi (2001 : 165) menjabarkan sebagai berikut :
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.
Sedangkan pengertian menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 18)
Bahwa pengendalian intern (internal control) adalah suatu sistem pengendalian
yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang
diterapkan dalam perusahaan.
Menurut Al Haryono Jusup (2001 : 252) menjelaskan bahwa :
Pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh Commisioner,
manajemen, dan personel satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat
keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal sebagai berikut :
1. Keandalan pelaporan keuangan
2. Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku
3. Efektifitas dan efisiensi operasi
Kesimpulan yang dapat diambil berupa definisi Sistem Pengendalian
Sistem Intern bermacam pendapat yang sebenarnya sangat berguna bagi
perusahaan karena mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan
tentang keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang dan
peraturan yang berlaku.

2.7.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 18) tujuan sistem pengendalian


intern :
1. mengamankan aktiva perusahaan
2. Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi
3. Meningkatkan efisiensi
4. Mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran
organisasi
Sedangkan menurut Mulyadi (2001 : 163) tujuan sistem pengendalian
intern lebih rinci diantaranya :
1. Tujuan pengendalian akuntansi, yang meliputi :
- Menjaga kekayaan organisasi / perusahaan
- Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
2. Tujuan pengendalian administrasi, yang meliputi :
- Mendorong efisiensi
- Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Dari beberapa tujuan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan
pengendalian intern meliputi :
1. Melindungi atau mengamankan aktiva / harta kekayaan perusahaan
2. Mengecek, ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Melakukan pengendalian secara administrasi untuk mencegah pemborosan,
kecurangan baik yang dilakukan oleh pihak dalam maupun pihak luar
perusahaan dan mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien.
4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

2.7.3 Unsur Pengendalian Intern

Berdasarkan pengertian tentang pengendalian intern diatas terdapat


unsur-unsur yang berkaitan dengan pengendalian intern dalam sistem pembelian
(Mulyadi, 2001 : 311) :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
diantaranya :
A. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan
intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian,
fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat
dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Pemisahan
kedua fungsi ini akan mengurangi risiko diterimanya barang yang :
- tidak dipesan oleh perusahaan.
- Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang
dipesan oleh perusahaan.
- Tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian.
B. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntanasi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan
pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi
yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi pembelian berada di tangan
Bagian Pembelian yang berada langsung di bawah Direktur Utama, sedangkan
fungsi akuntansi berada di tangan Bagian Utang dan Bagian Kartu Persediaan.
Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin
ketelitian dan keandalan data akuntansi.
C. Fungsi penerimaan harus dilaksanakan oleh fungsi gudang.
Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab
atas penerimaan atau penolakan barang yang diterima pemasok.

2. Otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang


cukup terdapat kekayaan, utang, pendapatan dan biaya diantaranya :
A. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang
yang disimpan dalam gudang atau fungsi pemakai barang, untuk barang yang
langsung pakai.
B. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang
lebih tinggi.
C. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
D. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih
tinggi.
E. Pencatatan terjadinya utang didasarkabn pada bukti kas keluar yang
didukung dengan suart order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur
dari supplier.
F. Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher
register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Praktek yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fugsi masing-masing unit
organisasi :
A. Surat permintaan pembelian bernomor urut vetak dan pemakaiannya
dipertanggun jawabkan oleh fungsi gudang.
B. Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggung
jawabkan oleh fungsi pembelian.
C. Laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi penerimaan.
D. Supplier dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai supplier.
E. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini
telah menerima tembusan suart order pembelian dari fungsi pembelian.
F. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan
membandingkan dengan tembusan suart order pembelian.

G. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian dalam


faktur dari supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
H. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
I. Pembayaran faktur dari supplier dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran
guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
J. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukung dicap LUNAS oleh fungsi
pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada supplier.

BAB III
GAMBARAN SUBYEK PENELITIAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. STARS INTERNASIONAL didirikan pada tanggal tahun 28 Mei
2001 yang didirikan bersama dari delapan orang yang telah berpengalaman dan
sebelumnya pernah bekerja di sebuah perusahaan retail sepatu ternama yaitu PT.
Sepatu Bata. Kedelapan orang tersebut mempunyai posisi yang cukup
menjanjikan selama bekerja di PT. Sepatu Bata, yaitu tiga orang menjabat
sebagai Distrik Manager, dua orang menjabat sebagai Area Manager, dan tiga
orang lagi menjabat sebagai Branch Manager. Selama perjalanan karirnya,
mereka lebih banyak bergelut di bidang pemasaran retail. Menyadari bahwa
pada akhir masa tugasnya, mereka memiliki kemampuan yang cukup potensial
untuk berbisnis retail sepatu secara mandiri, maka secara resmi mereka
mengundurkan diri dengan baik dari PT. Sepatu Bata dan dengan berbekal
kemampuan yang telah mereka miliki selama 25 tahun bekerja di PT. Sepatu
Bata mereka sepakat untuk bersama-sama mendirikan sebuah badan usaha yang
bergerak di bidang alas kaki. Pada awal perkembangannya, PT. STARS
INTERNASIONAL hanya terdiri dari 30 unit toko sepatu yang masih tersebar
di wilayah Jakarta Timur dengan kantor pusat berada di Rawamangun. Barangbarang yang dijual didapat dan dipesan dari beberapa pengrajin lokal dan
beberapa pabrik sepatu di Surabaya seperti Ardiles dan New Era.
Sejalan dengan perkembangan dunia usaha yang semakin pesat. PT.
STARS pun pernah mengalami jatuh bangun dalam membangun usahanya. Pada
awal tahun 2003 jumlah toko yang dimiliki telah mencapai 63 unit toko. Seiring
dengan itu PT. STARS memindahkan kantor usahanya dari Rawamangun ke
wilayah Jakarta Utara tepatnya di Jl. Pademangan Timur Jakarta Utara. Delapan
pendiri perusahaan tersebut dinamakan Dewan Direksi yang mempunyai
kedudukan dan tanggung jawab masing-masing yang sesuai dengan bidangnya.
Saat ini, PT. STARS telah memiliki 267 unit toko yang tersebar di setiap
wilayah Indonesia, yaitu Jawa Barat, Jawa Timur, Jawa Tengah, Kalimantan,
Sulawesi, Sumatera, Bali, Nusa Tenggara Timur, Nusa Tenggara Barat dan
Papua. PT. STARS juga memiliki satu unit toko di Malaysia.

3.1.2 Visi, Misi PT. STARS INTERNASIONAL Jakarta


Dalam perkembangan usahanya, setiap perusahaan harus memiliki visi
dan misi yang dijadikan pedoman bagi perusahaan dalam melakukan kegiatan
usahanya agar dapat berjalan dengan baik sesuai pedoman yang ada.
Adapun visi dan misi PT. STARS INTERNASIONAL yaitu :
Visi dari PT. STARS INTERNASIONAL Jakarta
Visi perusahaan adalah menjadi Perusahaan Dagang (Trading Company)
yang Kompetitif, Berkualitas, Berkompetensi serta menguasai sumber dan
Jaringan Pemasaran di Dalam dan Luar Negeri.
Misi dari PT. STARS INTERNASIONAL Jakarta
Adapun misi perusahaan diantara lain :
a. Melaksanakan transaksi perdagangan lokal maupun lintas negara.
b. Memenuhi harapan seluruh stakeholders
c. Memberikan layanan yang lengkap dan kompetitif kepada pelanggan.
d. Melakukan perdagangan umum yang menangani produk alas kaki dengan
kualitas yang baik
3.1.3 Tujuan Perusahaan
Pada umumnya tujuan perusahaan dapat dibedakan menjadi dua yaitu :
1. Tujuan Jangka Pendek
Adalah tujuan yang telah ditetapkan dan direncanakan atau merupakan
langkah-langkah yang ditempuh oleh perusahaan didalam kegiatan
operasionalnya guna memenuhi apa yang telah dikehendaki oleh perusahaan
didalam kegiatan operasionalnya guna memenuhi apa yang telah dikehendaki
oleh perusahaan akan memberikan suatu manfaat serta harapan demi
kelangsungan hidup perusahaan. Adapun tujuan jangka pendek perusahaan
adalah :
a. Meningkatkan volume penjualan
b. Memperluas daerah pemasaran
c. Mendapatkan keuntungan atau laba yang maksimal
2. Tujuan jangka panjang adalah :
a. Mengembangkan usaha perusahaan atau melakukan ekspansi
b. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

3.2 Struktur Organisasi


Untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan diperlukan
adanya pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan
kemampuan masingmasing anggota. Oleh karenanya dalam penyempurnaan
organisasi PT.STARS INTERNASIONAL melakukan restrukturisasi organisasi
secara bertahap untuk menghasilkan kegiatan organisasi yang fleksibel dan
dinamis sehingga mampu menghadapi dan menyesuaikan dengan situasi dan
kondisi yang selalu berubah.
Struktur organisasi adalah suatu kerangka atau alur yang
mengidentifikasikan hubungan antara jabatan-jabatan itu sendiri maupun antara
bidang kerja yang satu dengan yang lain, sehingga kedudukan, wewenang, dan
tanggung jawab masing-masing pihak lebih jelas.

Gambar 3.1

STRUKTUR ORGANISASI
PT. STARS INTERNASIONAL JAKARTA

Direktur Utama

Direktur
Controlling
& Auditing

Direktur
Operasion
al

Direktur
HRD

ASM

Direktur
Keuangan

Direktur
Distribusi

Direktur
Renovasi &
Perawatan
Toko

Direktur
EDP

Manager
Keuanga

Manager
Gudang

Manager
EDP

Kasir

Staff
Gudang

Staff EDP

Superviso
r
Manager
health &
Insurance

Auditor

Staff
Acountin

Sumber : Intern Perusahaan (diolah)

Job Description :
1. Direktur Utama
a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan
b. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian
(manajer)
c. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan
d. Mewakili perusahaan atas nama perseroan untuk melakukan bisnis dengan
perusahaan lain
e. Mewakili perusahaan dalam perkara pengadilan
2. Direktur Controlling & Auditing

Staff
Renovasi

a. Mengawasi dan melindungi asset perusahaan


b. Menyusun perencanaan stock opname pada toko-toko yang akan di audit oleh
auditor
3. Auditor
a. Secara berkala melakukan pemeriksaan stock opname pada toko-toko
4. Direktur Operasional
a. Menetapkan target penjualan harian selama satu periode pada setiap toko
b. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas kondisi di setiap toko
c. Menilai atau mengukur kinerja setiap toko dalam penjualan setiap toko
d. Mengawasi kinerja setiap toko
5. ASM (Area Sales Manager)
a. Bertanggung jawab kepada Direktur Operasional atas kondisi di setiap toko
b. Mengawasi setiap toko yang termasuk di dalam wilayahnya setiap periode
c. Memberikan pengarahan kepada setiap Store Supervisor

6. Supervisor

a. Bertanggung jawab kepada ASM dan Direktur Operasional atas toko yang
dibawahi
b. Mampu membangun tim kerja yang solid guna meningkatkan penjualan
c. Mempengaruhi, mengarahkan, meyakinkan dan menggerakkan para
pegawainya untuk bisa bekerja sama dengan baik.
7. Direktur HRD
a. Merekrut pegawai baru
b. Mengkoordinasikan perumusan sistem pengadaan, penempatan, dan
pengembangan pegawai
c. Bertanggung jawab kepada Dewan Direksi atas pengarahan dan pengawasan
atas pengadaan tenaga kerja
d. Berhubungan dengan pihak luar dalam hal ketenaga kerjaan
8. Manager Health & Insurance
a. Mengatur asuransi jiwa pegawai dan tunjangan kesehatan para pegawai
b. Bertanggung jawab stock yang ada di toko meliputi asuransi kebakaran dan
asuransi pencurian.
9. Direktur Keuangan
a. Menyusun rencana penyusunan keuangan perusahaan yang akan diserahkan
kepada staff accounting
b. Berhubungan dengan pihak bank dalam hal yang berkaitan dengan laporan
keuangan perusahaan
10. Manager Keuangan
a. Menyusun laporan laba rugi perusahaan setiap akhir periode
b. Menyusun neraca perusahaan setiap akhir periode
11. Kasir
a. Melakukan pembayaran atas setiap tagihan dari supplier
b. Membayar gaji karyawan gudang dan karyawan harian tetap lainnya

12. Staff Accounting

a. Membantu manager keuangan menyusun laporan keuangan perusahaan


b. Memeriksa data keuangan perusahaan sehari-hari
13. Direktur distribusi
a. Mengkoordinir staff gudang dalam hal penerimaan dan pengiriman barang
b. Berhubungan dengan pihak ekspedisi terkait dengan proses pengiriman
barang
14. Manager gudang
a. Mengatur pengiriman barang ke toko-toko
b. Mengatur penerimaan barang dari supplier
15. Staff Gudang
a. Mengatur barang yang akan dikirimkan ke setiap toko-toko sesuai perintah
manager gudang
b. Merapikan barang-barang di gudang sesuai dengan urutannya
16. Direktur EDP
a. Memprogram database untuk penyimpanan catatan transaksi seluruh toko
b. Selalu meng-update program komputer untuk jaringan seluruh toko dan
perusahaan
c. Mengawasi kinerja karyawan bagian EDP
17. Staff EDP
a. Mengentry data penjualan dan pembelian yang dikirim oleh setiap toko
melalui SMS yang langsung diterima oleh server EDP.
b. Memeriksa laporan penjualan setiap toko sebelum diserahkan ke bagian
keuangan
c. Membuat daftar stok barang setiap toko
18. Manager EDP
a. Mengkoordinir staff EDP terkait pengadaan hardware dan software

19. Direktur Renovasi & Perawatan Toko

a. Menyusun pemborong yang akan merenovasi toko


b. Mengawasi toko pada saat toko di renovasi.
3.3 Profil Perusahaan
PT. STARS INTERNASIONAL merupakan perusahaan yang sedang
berkembang yang bergerak dibidang retail sepatu, sandal dan acecoriesnya
seperti kaos kaki dan tali sepatu. PT. STARS INTERNASIONAL didirikan pada
tanggal 28 Mei 2001 yang didirikan oleh delapan orang yang telah
berpengalaman dan sebelumnya pernah bekerja dari sebuah perusahaan retail
sepatu ternama dan berkantor pusat di Jakarta Timur. Perusahaan ini didirikan
karena dasar atas adanya peluang bisnis dibidang sepatu dan sandal dengan
didukung oleh cukup banyaknya usaha home industry ( pengrajin sepatu dari
Jawa Timur ). PT. STARS INTERNASIONAL membuka beberapa toko sebagai
outlet eceran sepatu dan sandal dengan konsep sewa menyewa maupun membeli
langsung outlet tersebut. Pengadaan barangnya didapat dari hasil produksi para
pengrajin sepatu dan sandal di Jawa Timur. Oleh karena itu, terdapat dua
sasaran utama yang akan dijangkau oleh perusahaan. Pertama, dapat
menampung remaja-remaja putus sekolah dengan riwayat pendidikan minimal
SLTA atau sederajat untuk dijadikan pramuniaga di toko-toko Stars. Seiring
dengan bertambahnya jumlah toko Stars, maka PT. STARS INTERNASIONAL
mengadakan pelatihan kepada setiap pramuniaga agar dapat dijadikan
supervisor di toko-toko Stars. Kedua, membantu pemasaran hasil produksi para
pengrajin sepatu. Selama perjalanan karienya, telah diketahui bahwa para
pengrajin tersebut memiliki kemampuan khusus dibidang produksi sepatu dan
sandal akan tetapi tidak menguasai teknik menjualnya. Dalam hal ini, PT.
STARS INTERNASIONAL berperan untuk menyalurkan hasil produksi para
pengrajin tersebut dengan model, kuantitas, dan merek yang ditentukan oleh
perusahaan.
Dengan tingginya kebutuhan konsumen yang diiringi dengan
perkembangan zaman yang pesat, PT. STARS INTERNASIONAL mencoba
menjual produk lain seperti pakaian dan tas sekolah. Semangat yang tinggi
dalam perjalanan panjang perusahaan ini saat hanya masih merupakan tokotoko kecil menjadi perusahaan yang mapan adalah yang utama bagi semua yang
ada didalamnya. Seiring dengan berkembangnya kegiatan usahanya, PT STARS
INTERNASIONAL yang berkantor di daerah Rawamangun Jakarta Timur
kemudian dipindahkan di daerah Pademangan Timur jakarta utara yang
merupakan sentra usaha di Jakarta, daerah ini juga dekat dengan lokasi supplier
sepatu dan sandal dan sarana transportasinya pun mudah dijangkau. Sekitar
tahun 2004 PT. STARS INTERNASIONAL mengalami perkembangan yang

pesat sampai saat ini sehingga jumlah toko bertambah hingga 267 toko yang
tersebar di kota Indonesia dan 1 diantaranya berada di Malaysia.
3.4 Lokasi Perusahaan
3.4.1 Lokasi
PT. STARS INTERNASIONAL berlokasi di Jl. Rawamangun Timur,
lokasi yang strategis dimana dalam mendirikan bangunan di wilayah tersebut
tentu mempunyai beberapa alternatif tujuan dan maksudnya,
adapun tujuan dan maksudnya antara lain sebagai berikut :
a. Wilayah tersebut memiliki letak yang strategis, dimana alat transportasi yang
mendukung pengiriman barang.
b. Wilayah tersebut mempunyai arti dalam penghematan biaya transportasi serta
mempermudah arus penyampaian barang dari produsen ke konsumen.
c. Masyarakat setempat sangat mendukung dengan berdirinya perusahaan
tersebut.
3.4.2 Klasifikasi
PT. STARS INTERNASIONAL merupakan perusahaan yang
berjenisperdagangan di bidang retail sepatu, sandal dan accecorisnya.
Perusahaan inimembeli barang dagang ke pabrik produksi (distributor) yang
memberikan hargamurah namun tetap berkualitas tinggi kemudian barang yang
dibeli diberi label STARS kemudian di supply ke toko-toko STARS
INTERNASIOANAL yang tersebar di seluruh Indonesia.
3.4.3 Wilayah Pemasaran
Daerah pemasaran PT. STARS INTERNASIONAL menjangkau seluruh
wilayah Indonesia daerah timur sampai barat Indonesia. Daerah pemasaran
terbanyak berada di pulau Jawa. Dengan berkembangnya kegiatan usaha PT.
STARS merambah dunia usahanya sampai keluar negeri yaitu Malaysia. Untuk
meningkatkan laba PT. STARS INTERNASIONAL mencoba bekerja sama
dengan perusahaan yang memproduksi sepatu ternama seperti Ardiles, Ando,
Carvil dan lain-lain. Perusahaan yang bekerja sama dengan PT. STARS
INTERNASIONAL menitipkan barang produksinya di toko STARS
INTERNASIONAL untuk dijual ke pasaran. Kerja sama ini sangat
menguntungkan bagi PT. STARS INTERNASIONAL karena selain dapat
meningkatkan laba perusahaan namun bisa menjaga hubungan baik sesama

perusahaan industri di Indonesia. Daerah pemasaran produk PT. STARS


INTERNASIONAL tersebar di seluruh Indonesia sampai di luar Indonesia yaitu
Malaysia sehingga PT. STARS INTERNASIONAL mempunyai toko hingga
267 toko dan satu diantaranya berada di Malaysia.

BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
Berdasarkan hasil pengamatan pada PT. Stars Internasional, maka kami
menjelaskan sebagai berikut :
4.1 Sistem dan Prosedur Pembelian Pada PT. Stars Internasional Surabaya
Pembelian yang terjadi atau yang dilakukan oleh PT. Stars Internasional
adalah 100% Pembelian Kredit, dalam hal ini transaksi pembelian dalam
PT.Stars Internasional ini ditandai atau diawali dari adanya permintaan dari
masing-masing toko untuk meminta barang yang sudah habis kepada fungsi
gudang yang kemudian fungsi gudang mengecek persediaan barang tersebut
melalui data persediaan yang ada didalam komputer dan jika persediaan telah
mencapai batas minimum maka secara otomatis fungsi pembelian akan
membuat surat permintaan pembelian barang yang akan diotorisasi oleh kepala
bagian pembelian kemudian
akan dilakukan pemesanan kepada pemasok barang yang akan dipesan.
4.2 Dokumen yang digunakan
Beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
pada PT. Stars Internasional terdiri atas :
1. Surat Order Pembelian
Pada PT. Stars Internasional dokumen ini lebih sering disebut dengan
istilah Purchase Order (PO). Dokumen ini digunakan untuk memesan barang
kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini berisi nama, atau jenis barang,
jumlah barang yang dipesan, ukuran, harga per unit, harga eceran, total harga
(nett), tempo pembayaran, dan tanggal pengiriman. Surat Order Pembelian ini
terdiri dari tiga rangkap. Rangkap pertama berwarna putih dipegang oleh
Pemasok, rangkap kedua berwarna merah dipegang oleh Bagian Pembelian, dan
rangkap yang ketiga berwarna kuning dipegang oleh Bagian Keuangan.
2. Pertelaan Barang Masuk (PBM)
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukan bahwa
barang
yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan
kuantitas seperti yang tercantum dalam Surat Order Pembelian. Pertelaan
barang masuk terdiri dari 3 rangkap. Rangkap pertama dipegang oleh Supplier,
lembar kedua dipegang oleh bagian gudang, dan lembar ketiga dipegang oleh
bagian keuangan.

3. Faktur
Dokumen ini diperoleh dari pemasok yang digunakan sebagai bukti
bertambahnya utang karena telah dilakukannya pembelian kredit. Faktur terdiri
dari dua rangkap, rangkap pertama dipegang oleh perusahaan dan rangkap
kedua dipegang oleh pemasok.
4. Tanda Terima Barang
Dokumen ini digunakan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah
diterima di gudang. Bagian gudang akan mencatatnya ke dalam pertelaan
barang masuk dan keluar.
4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada PT. Stars Internasional yaitu :
1. Jurnal Pembelian
Jurnal ini merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
transkasi pembelian kredit yang dilakukan oleh PT. Stars Internasional Jakarta.
2. Kartu Utang
Kartu utang disini digunakan untuk mencatat nama-nama pemasok
danmencatat mutasi dari setiap utang sehingga dapat diketahui saldo utangnya.
Pada PT. Stars Internsional, kartu utang diisi berdasarkan faktur penjualan dari
pemasok.
3. Kartu Persediaan
Pada PT. Stars Internasional, pencatatan persediaan barangnya sudah
dilakukan dengan komputerisasi, sehingga untuk mengecek data persediaannya
dapat dilihat melalui data persediaan yang ada di komputer.

4.4. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pembelian


Dalam menjalankan suatu sistem perlu adanya fungsi-fungsi yang terkait,
pada PT. Stars Internasional ini ada beberapa fungsi yang terkait dalam sistem
pembeliannya yaitu :
1. Fungsi Gudang
Fungsi gudang ditangani oleh bagian gudang.Fungsi ini bertanggung
jawab
dalam melaksanakan kegiatan penerimaan barang, penempatan, penyimpanan
dan penyaluran barang-barang ke tiap toko serta mengarahkan dan mengawasi
pelaksanannya.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi ini ditangani oleh bagian pembelian (merchandiser). Fungsi ini
bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan
berhak menentukan pemasok mana yang akan dipilih dalam pengadaan barang.
Fungsi ini juga mempunyai wewenang untuk membuat surat order pembelian
dan mengirimkannya kepada pemasok atau supplier yang telah dipilih.
3. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini ditangani oleh bagian akuntansi seperti kasir dan staff
akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pembelian
secara kredit. Jadi fungsi inilah yang akan mencatat bertambahnya utang
perusahaan dan mencatat pemasok-pemasok perusahaan dengan cara dilakukan
pencatatan transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar
dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang
berfungsi sebagai catatan utang.
4. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini ditangani oleh bagian penerimaan. Fungsi ini bertanggung
jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang
yang diterima dari pemasok guna menentukan layak tidaknya barang tersebut
diterima oleh perusahaan.
4.5 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
Dalam sistem pembelian pada PT. Stars Internasional terdiri dari
beberapa prosedur yang membentuk jaringan itu yaitu :
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini, bagian gudang akan melakukan permintaan
pembelian kepada bagian pembelian jika persediaan digudang sudah menipis.
Selain itu, bagian pembelian juga akan melakukan pemesanan barang dengan
melihat data persediaan di komputer setiap tiga kali seminggu.

2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok


Dalam prosedur ini, bagian pembelian melakukan penawaran harga
kepada pemasok dengan bernegosiasi supaya mendapatkan harga yangterendah
dengan mutu baik. Jika harga sudah disetujui maka akandibuatkan surat order
pembelian. Pemilihan pemasok dilakukan secaralisan setelah melakukan
beberapa seleksi barang dengan memperhatikan mutu, kualitas dan model
barang yang ditawarkannya.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini, bagian pengadaan barang sebagai fungsi pembelian
akan membuat surat order pembelian berdasarkanpengecekan pada data
persediaan. Pengecekan data persediaan dilakukan setiap tiga minggu sekali
oleh masing-masing bagian atau
kategori barang. Jika persediaan barang tersebut sudah mencapai batas
minimum maka bagian pembelian (merchandiser) membuat purchase order
untuk memesan kembali barang tersebut kepada pemasok yang bersangkutan.
Pada saat purchase order dibuat, bagian pengadaan akan mengisikannya sesuai
dengan jenis, nama barang, kode barang, ukuran
dan harga yang akan dipesan kepada pemasok. Jangka waktu pembayaran
ditetapkan 90 hari kerja (tiga bulan) dihitung saat barang sampai di gudang.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaanmengenai
jenis, kuantitas, mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian
membuat laporan penerimaan barang (pertelaan barang masuk) untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. Pada saat pemasok
mengirimkan barang ke perusahaan, pemasok membawa surat jalan, faktur
penjualan pemasok, dan lembar purchase order yang dipegang oleh pemasok
pada saat perusahaan memesan barang. Pertelaan barang masuk terdiri dari tiga
rangkap. Lembar pertama dipegang oleh supplier, lembar kedua dipegang oleh
bagian gudang, dan lembar ketiga dipegang oleh bagian keuangan. Satu minggu
setelah barang diterima di gudang, bagian keuangan akan memberikan Bilyet
Giro kepada pemasok untuk melunasi pembayaran barang yang dibeli dari
pemasok tersebut. Jumlah yang tercantum di dalam Bilyet Giro sesuai dengan
nilai barang yang dikirim oleh pemasok dengan tanggal jatuh tempo 90 hari
setelah barang sampai di gudang. Bilyet Giro ini harus diotorisasi oleh Direktur
Utama atau Direktur Keuangan.
5. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan
barang, dan faktur penjualan dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan
utang pada kartu hutang berdasarkan nama pemasok.

FLOW CHART :

Gambar 4.1
Flowchart Sistem Pembelian Pada Perusahaan

Fungsi Pembelian

Fungsi Gudang

Mulai

Membuat SOP
Menerima Barang yang
diterima dari Pemasok

3
2
SOP

SOP

Faktur

1
1

2
Ke Pemasok
T

Catatan :
SOP : Surat Order Pembelian
PBM : Pertelaan Barang Masuk
BKK : Bukti Kas Keluar
BG : Bilyet Giro
Sumber : Data Internal Perusahaan : 2009 diolah

Tanda
Terima

Gambar 4.2
Flowchart Sistem Pembelian Pada Perusahaan (lanjutan)
Fungsi Penerimaan

Fungsi Akuntansi
Dari pemasok
2

Pencatatan

Memeriks
a Barang
Yang Di
kirim

SOP

Faktur
1
Memeriksa
Barang Yang Di
kirim
Kartu Hutang

Membuat PBM

Kartu
Persediaan
SOP

PBM
2

Dicatat Ke Dalam
Jurnal Pembelian

N
T

Sumber : Data Internal Perusahaan : 2009 diolah

Deskripsi Bagan Alir

Selesai

Dari gambar flowchart diatas dapat digambarkan bahwa siklus akuntansi


pembelian pada PT.Stars Internasional Surabaya adalah sebagai berikut :
Langkah atau kegiatan dimulai dari fungsi pembelian yang mana dalam hal ini
ditangani oleh bagian pembelian (merchandiser) . setiap tiga minggu sekali
bagian pembelian melakukan pengecekan data persediaan sesuai dengan
kategori masingmasing bagian pembelian. Hal ini dikarenakan pada PT. Stars
Internasional terdapat beberapa kategori sepatu dan sandal sehingga setiap
kategorinya terdapat satu orang yang menanganinya. Jika persediaan sudah
mencapai batas minimum, bagian pembelian akan melakukan pemesanan
dengan membuat purchase order yang berisikan jenis barang yang akan dipesan
kepada pemasok. Purcahse order tersebut terdiri dari rangkap tiga. Rangkap
pertama dipegang oleh pemasok, rangkap kedua dipegang oleh bagian
pembelian dan rangkap ketiga dipegang ole bagian keuangan. Pengarsipannya
dilakukan berdasarkan nomor purchase order. Kemudian setelah barang dikirim
oleh pemasok dan diterima oleh perusahaan, yang akan menanganinya adalah
fungsi gudang dimana dalam hal ini adalah bagian gudang. pada saat bagian
gudang menerima barang bersamaan dengan faktur penjualan dan fotokopi
purcahse order dari pemasok maka bagian gudang akan membuatkan tanda
terima barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima di gudang. tanda
terima barang ini diotorisasi oleh bagian gudang dan diarsipkan menurut nomor
urut tanda terima.Langkah selanjutnya adalah pemeriksaan barang yang dikirim
oleh pemasok yang mana dalam hal ini fungsi penerimaan ditangani oleh bagian
penerimaan.
penerimaan akan melakukan pemeriksaan pada barang yang dikirim
supaya dicocokan dengan purchase order yang dibuat oleh bagian pembelian.
Setetelah selesai memeriksa, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan
barang (pertelaan barang masuk). Pertelaan barang masuk terdiri dari tiga
rangkap. Rangkap pertama dipegang oleh pemasok, rangkap kedua dipegang
oleh bagian gudang, dan rangkap ketiga dipegang oleh bagian keuangan.
Pengarsipannya dilakukan berdsarkan tanggal dibuatnya dan nomor urut
pertelaan barang masuk tersebut. Kemudian setelah fungsi akuntansi yang
ditangani oleh bagian akuntansi menerima purcahse order rangkap ketiga akan
melakukan pencatatan. Sebelum melakukan pencatatan, bagian akuntansi akan
memeriksa terlebih dahulu dokumen-dokumen sumber yang berhubungan
dengan pembelian seperti faktur, purchase order dan pertelaan barang masuk
supaya disesuaikan hasil perkalian antara harga dengan unit yang dipesan sudah
benar sehingga tidak terjadi kesalahan pembayaran dalam pelunasan kepada
pemasok.

5.6 Struktur Pengendalian Intern

Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
2. Fungsi pembelian terpisah dengan fungsi akuntansi
3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
4. Tidak diperkenankannya transaksi pembelian yang hanya dilakukan oleh satu
fungsi saja. Sehingga prosedurnya mulai dari fungsi gudang, fungsi pembelian,
dan fungsi akuntansi.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi dan pembelian.
2. Pertelaan barang masuk diotorisasi oleh bagian pembelian dan bagian
gudang.
3. Bilyet giro harus diotorisasi oleh direktur utama atau direktur keuangan.
4. Faktur penjualan harus diotoriasi oleh bagian akuntansi
5. Tanda terima barang harus diotorisasi oleh bagian gudang.
Praktik Yang Sehat
1. Pemasok dipilih berdasarkan persetujuan penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
2. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang dengan cara di beri
tickmark yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan mencocokan
barang dengan tembusan surat order pembelian.
3. Bukti kas keluar akan dicap lunas oleh fungsi akuntansi jika Bilyet Giro
telah diberikan kepada pemasok yang bersangkutan.
4. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran
guna mencegah hilangnya kesempatan mendapatkan potongan tunai.
5. Fungsi akuntansi melakukan pengecekan terhadap harga, syarat pembelian,
dan jumlah perkalian unit uang dipesan dengan harga satuan sebelum faktur
tersebut diproses untuk dibayar.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN


5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa kami pada PT. Stars
Internasional Jakarta, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Pada PT. Stars Internasional Jakarta dokumen yang digunakan dalam
proses pembelian adalah surat order pembelian, pertelaan barang masuk,
faktur, bukti kas keluar, dan tanda terima barang. Surat order pembelian
atau purchase order digunakan sebagai bukti atau lampiran pemesanan
barang kepada pemasok yang telah dipilih. suart order pembelian
diotorisasi oleh bagian pembelian atau direktur operasional. Pertelaan
barang masuk digunakan sebagai pencatatan atas barang yang diterima
setelah disesuaikan jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitasnya seperti yang
tercantum didalam Purchase Order. Faktur digunakan sebagai bukti
bertambahnya utang karena telah dilakukannya pembelian kredit. Faktur
dibuat oleh pemasok yang akan diberikan kepada perusahaan. Dan
dokumen terakhir yang digunakan adalah tanda terima barang, dokumen
ini digunakan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima di
gudang. Tanda terima dibuat oleh bagian gudang dan diserahkan kepada
pemasok.
2. Pencatatan atas semua proses pembelian pada PT. Stars Internasional
Jakarta dilakukan oleh masing-masing bagian yang bertanggung jawab
didalamnya. Catatan yang digunakan antara lain jurnal pembelian, kartu
utang, dan kartu persediaan. Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat
tranaksi pembelian kredit yang dilakukan oleh PT. Stars Internasional
Surabaya. Kartu utang digunakan untuk mencatat mutasi dari setiap utang
sehingga dapat diketahui saldo utang tiap pemasok. Kartu persediaan
digunakan untuk mencatat data persediaan dan mengecek data
persediaan. Pada PT. Stars pencatatan persediaannya sudah menggunakan
sistem komputerisasi.
3. Terdapat beberapa prosedur dalam proses pembelian barang pada
PT.Stars Internasional Surabaya antara lain prosedur permintaan
pembelian, prosedur permintaan harga dan pemilihan pemasok, prosedur
order pembelian, prosedur penerimaan barang, dan prosedur pencatatan
utang.
4. Penerapan sistem pengendalian intern pada PT. Stars Internasional
Surabaya sudah dijalankan dengan sangat baik. Dikatakan sangat baik
dikarenakan antara lain :
a. Adanya pemisahan fungsi : fungsi pembelian, fungsi penerimaan
barang, fungsi akuntansi, dan fungsi gudang.
b. Semua dokumen diotorisasi oleh bagian yang bertanggung jawab.
c. Sudah dilakukan praktik yang sehat :
- dilakukan penawaran harga oleh pemasok

- dilakukan pemeriksaan barang oleh bagian penerimaan barang


- Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran
- Bagian akuntansi melakukan pengecekan harga sebelum
melakukan pembayaran kepada pemasok.
5.2 Saran
Dengan memperhatikan kesimpulan yang telah ditarik oleh penulis maka
penulis dapat memberikan saran yang kemungkinan dapat membantu
perusahaan agar dapat meningkatkan kedisiplinan kerja dalam rangka mencapat
tujuan perusahaan secara maksimal sebagai berikut :
Bagi Mahasiswa
Mahasiswa yang ingin meneliti lebih lanjut diharapkan bisa mencari topik
penelitian lain sehingga ada variasi obyek pengamatan.
Bagi Perusahaan
1. Sebaiknya semua dokumen diberi nomor urut tercetak.
2. Sebaiknya perusahaan membuat surat permintaan penawaran harga dan
pemilihan pemasok yang ditujukan kpada pemasok yang akan melakukan
penawaran barang kepada perusahaan.
3. Perusahaan sebaiknya mengevaluasi sistem otorisasi atas dokumen pertelaan
barang masuk yang sehatusnya ditanda tangani oleh bagian penerimaan namun
kenyataannya masih ditanda tangani oleh bagian gudang.
4.Perusahaan sebaiknya selalu mengevaluasi pemasok.

DAFTAR PUSTAKA

Barry, Render. 2005. Manajemen Operasi. Edisi Ketujuh. Salemba Empat.


James, A. Hall. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba
Empat.
Marshal, B. Romney dan Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information
System. Edisi Kesembilan. Salemba Empat.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Salemba Empat
Widjayanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Pertama.
Erlangga.
Yusup, Al Haryono. 2001. Auditing (Pengauditan). Edisi Pertama. Yogyakarta :
STIE Yayasan Keluarga Pahlawan Negara.