Tugas

Aktivitas
Membuat daftar kebutuhan material
dan alat

Plan Procurement Management

Membuat make or buy decision

Membuat SOW Pengadaan

Membuat dokumen pengadaan

Membuat dokumen pengadaan

Membuat rencana manajemen

pengadaan

No Breakdown

Output

1.
2.

Mengidentifikasi kebutuhan dari

WBS/lingkup proyek
Melakukan survey pasar

Daftar Kebutuhan
Laporan hasil survey pasar

3.

Membuat daftar supplier dan harga

tiap item

Daftar supplier

1.

Membuat make or buy decision

berdasarkan aspek biaya (direct &
indirect cost)

2.

Membuat make or buy decision

berdasarkan aspek waktu

3.

Membuat make or buy decision

berdasarkan aspek kualitas

4.

Membuat make or buy decision

berdasarkan aspek resiko

5.

Membuat make or buy decision

berdasarkan aspek ketersediaan
lahan

6.

Membuat daftar pekerjaan yang

dikerjakan sendiri dan yang
diserahkan kepada pihak ketiga

7.
1.

Membuat keputusan make or buy

Menentukan spesifikasi item

Spesifikasi pekerjaan/barang

2.

Membuat design barang/pekerjaan

Gambar pekerjaan/desain barang

3.
4.

Membuat lokasi dan timing

pengadaan
Membuat SOW pengadaan

Jadwal pengadaan
SOW Pengadaan

1.

Membuat kualifikasi untuk memilih

calon penyedia barang/jasa

Kualifikasi calon penyedia barang/jasa

2.
3.
4.

Membuatan persyaratan teknis dan

administrasi untuk calon penyedia
barang/jasa
Menentukan jenis kontrak
Membuat draft kontrak

Persyaratan teknis
Jenis Kontrak
Draft kontrak

5.

Melakukan permintaan proposal

kepada calon penyedia jasa/barang
(RFP)

Proposal dari calon penyedia

jasa/barang

Make or Buy Decision

Daftar pekerjaan sendiri dan yang

diserahkan kepada pihak ketiga
Make or buy Decision

6.

melakukan permintaan untuk harga

penawaran dari calon penyedia
jasa/barang (RFB)

Harga penawaran

7.
8.

Request for Quotation

Menyusun dokumen pengadaan

Harga per satuan item/pekerjaan

Dokumen Pengadaan

1.

Membuat metode evaluasi kualifikasi Metode evaluasi kualifikasi

2.
3.

Membuat metode evaluasi proposal

dan harga penawaran
Membuat metode pembayaran

Metode evaluasi proposal dan harga

penawaran
Metode pembayaran

4.
5.

Membuat metode serah/terima

jasa/barang
Membuat estimasi biaya

Metode serah/terima
estimasi biaya

6.

Menyusun rencana manajemen

pengadaan

Rencana manajemen pengadaan

LOGISTIK

QS

QC

SAM

SOM

SEM

PM
A/I

C/I

I
I
I

A/I

A/I

C/I

A/I

R
C
C

I
A

R
A
I

I
I

I
I

I
I
I

A/I

I
I
I
I
I

Owner

Warehouse

PERENCANAAN

R/I
R
R
R
R
C
R
R

R/I
R/I
R/I
A/R/I

A/R/I
I
R/I
A/R/I

C/I

A/R/I
A/R/I
R/I
A/R/I
A/R/I
A/R/I
A/R/I
A/R/I
R/I

Tugas

Aktivitas

Melakukan proses
kualifikasi

No
1.
2.

Mengumumkan pengadaan
Melakukan evaluasi kualifikasi

3.

Menetapkan calon penyedia yang

memenuhi kualifikasi

4.
1.

Mengumumkan
hasilrapat
evaluasi
Membuat
undangan
untuk calon
penyedia yang lolos kualifikasi

2.

Memberikan penjelasan saat rapat

Conduct Procurement

Melaksanakan Rapat
3.
Penjelasan (Aanwijzing)
4.

Melaksanakan evaluasi
penawaran

Breakdown

Melakukan survey lokasi bersama

calon penyedia barang/jasa
Membuat change request

5.

Membuat perubahan pada dokumen

pengadaan

1.

Melakukan evaluasi penawaran calon

penyedia

2.

Membuat undangan pembuktian

kualifikasi calon penyedia lulus
evaluasi

3.

4.

5.

Melakukan pembuktian hasil kualifikasi

calon penyedia yang lulus evaluasi
Membuat undangan negosiasi teknik
dan harga
Melakukan negosiasi teknis dan harga
dengan calon penyedia lulus evaluasi
Menetapkan pemenang pengadaan

1.
2.

Membuat Kontrak
Pengadaan

3.

Membuat resource calendar

Membuat undangan bidder conference
kepada calon penyedia yang lolos
kualifikasi dan evaluasi

Membuat Kontrak
Pengadaan
4.
5.
6.

Melakukan bidder conference untuk

menyamakan persepsi mengenai
lingkup kerja calon penyedia
Membuat kontrak
Menandatangani kontrak

7.

Membuat surat perintah mulai kerja

8.

Membuat surat pesanan barang/jasa

Pengumuman
pengadaan
Daftar calon
penyedia yang
lulus evaluasi

A/I

A/R

A/I
I
A/R/I

C/I

Daftar calon
penyedia yang
lulus evaluasi

Undangan
pembuktian
kualifikasi

Berita acara
pembuktian
kualifikasi

A/I

Undangan
negosiasi teknis
dan harga
Berita acara
negosiasi teknis
dan harga
Surat penetapan
pemenang
resource calendar

undangan bidder
conference

A/I

A/R/I
I

A/I

QS

QC

Notulen rapat

Addendum
dokumen
pengadaan

SAM

Pengumuman hasil
evaluasi
Undangan rapat

Berita acara
survey bersama
change request

SOM

SEM

PM

Output

A/I

I
A/R

A/I
C/I

Surat perintah
mulai kerja

A/I

Surat pesanan
barang/jasa

A/I

berita acara bidder

conference
Kontrak

Owner

Warehouse

PERENCANAAN

LOGISTIK
R/I
R/I

R/I/A

R/I/A

C/I

R/I

A/I/R

C/I

R/I

A/R/I

A/R/I

R/I

A/R/I

R/I

R/I

A/R/I

C/I

R/I

R/I
I

R/I

R/I

Tugas

Aktivitas

No Breakdown

Melaksanakan 1.
monitoring
2.
kegiatan
pengadaan
3.

Control Procurement

Melaksanakan
pembayaran

Melakukan dokumentasi
pelaksanaan pengadaan

1.

Melakukan pembayaran uang

muka

2.

Mengurus pembuatan jaminan

pembayaran uang muka untuk
diajukan ke owner

3.

Mengajukan permintaan
penggantian uang muka ke
owner

4.

Melakukan pembayaran sesuai

dengan prestasi pekerjaan

5.

Menyiapkan dokumen tagihan

akhir prestasi ke owner

6.

Mengajukan surat tagihan

bulanan ke owner

1.

Mengevaluasi kinerja
pengadaan dari aspek waktu

2.

Mengevaluasi kinerja
pengadaan dari aspek biaya

Membuat
laporan evaluasi
kinerja
3.
pengadaan

Menyelesaikan
klaim dan
sengketa

Melaksanakan monitoring
pelaksanaan pengadaan
Membuat change request

Mengevaluasi kinerja
pengadaan dari aspek resiko

4.

Mengevaluasi kinerja
pengadaan dari aspek kualitas

5.

Menyusun laporan kinerja

(Work performance
information)

1.

Melakukan analisa pengajuan

klaim dan analisa sengketa
dari pihak ketiga

Menyelesaikan
klaim dan
2.
sengketa

Membuat rekomendasi solusi

penyelesaian klaim dan
sengketa

3.

Menyelesaikan sengketa
melalui jalur hukum atau non
hukum

4.

Mengajukan klaim dan

banding kepada owner

Laporan hasil monitoring

change request
update dokumen rencana
manajemen
berita acara pembayaran
uang muka

A/R/I

A/I

jaminan pembayaran dan

surat pengajuan
Berita acara penggatian
uang muka
Berita acara pembayaran

QC

SAM

SOM

SEM

PM

Output

A/I

R/I

A
invoice tagihan
A/I

R/I

Spesifikasi
pekerjaan/barang

Gambar pekerjaan/desain
barang

C
Jadwal pengadaan
C

A/I

C/I

SOW Pengadaan
I
Laporan kinerja pengadaan
I

Penyelesaian sengketa,
klaim dan banding dan
dokumen klaim

A/R/I

Penyelesaian sengketa,
klaim dan banding dan
dokumen klaim

A/I

A/R

C/I

C/I

C/I

A/R

Owner

Akuntansi

Warehouse

PERENCANAAN

QS

LOGISTIK
A/R/I
I
R/I

R/I

R/I

R/I

R/I
I

A/R/I

A/R/I

A/R/I

R/I

A/R/I

R/I

I
I

Tugas

Aktivitas

Melaksanakan pembayaran

Close Procurement

Membuat laporan kinerja

akhir pengadaan

No Breakdown
Melakukan pembayaran
final ke penyedia
1.
2.

Invoice tagihan
akhir

3.

Mengurus pembuatan
jaminan pemeliharaan

Jaminan
pemeliharaan

1.

Mengevaluasi kinerja
pengadaan dari aspek
waktu

Spesifikasi
pekerjaan/baran
g

2.

Mengevaluasi kinerja
pengadaan dari aspek
biaya

Gambar
pekerjaan/desai
n barang

3.

Mengevaluasi kinerja
pengadaan dari aspek
resiko

Jadwal
pengadaan

4.

Mengevaluasi kinerja
pengadaan dari aspek
kualitas

SOW Pengadaan

5.

Menyusun laporan kinerja Laporan kinerja

akhir
pengadaan
Melakukan analisa
pengajuan klaim dan
analisa sengketa dari
pihak ketiga

3.

Penyelesaian
Membuat rekomendasi
solusi penyelesaian klaim sengketa, klaim
dan banding
dan sengketa
dan dokumen
klaim
Menyelesaikan sengketa
melalui jalur hukum atau
non hukum

4.

Mengajukan klaim dan

banding kepada owner

1.

Membuat berita acara

serah terima

2.

2.
Menutup Kontrak

berita acara
pembayaran ke
pihak ketiga

Mengajukan invoice final

ke owner

1.

Menyelesaikan klaim dan

sengketa

Output

Membuat berita acara

penutupan kontrak

Berita acara
serah terima
Berita acara
penutupan
kontrak

Menutup Kontrak
3.

4.

Membuat rekomendasi
penutupan kontrak
Pemutusan/penutupan
kontrak

rekomendasi
penutupan
kontrak
Berita acara
pemutusan
kontrak

PERENCANAAN

LOGISTIK

QS

QC

SAM

SOM

SEM

PM

A/I

A
I

R/I
I

R/I/A

R/I/A

R/I/A

R/I/A

C/I

R/I/A

A/I

R/I

A/R/I

A/I

R/I

A/R

C/I

C/I

C/I

A/R

R/I

R/I

R/I

A/R

R/I

I
I

Akuntansi

Owner

Warehouse