Anda di halaman 1dari 43

Modul 1 : PROYEK DAN KONSEP

PERENCANAAN PROYEK

Jurusan Teknik Sipil


Fakultas Teknik
Universitas Sriwijaya

Daftar Isi
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Definisi Kegiatan Proyek


Ciri Pokok Proyek
Sasaran Proyek dan Tiga Kendala
Kegiatan Proyek vs. Kegiatan
Operasional
Ukuran, Kompleksitas dan Macam
Proyek
Timbulnya Suatu Proyek
3

Definisi Kegiatan Proyek


Kegiatan Proyek:
Suatu kegiatan sementara yang berlangsung
dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi
sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk
melaksanakan tugas yang sasarannya telah
digariskan dengan jelas.
Tugas tersebut dapat berupa membangun pabrik,
membuat produk baru atau melakukan penelitian
dan pengembangan
4

Ciri pokok proyek


Memiliki

tujuan yang khusus, produk akhir


atau hasil kerja akhir;
Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria
mutu dalam proses mencapai tujuan di atas
telah ditentukan;
Bersifat sementara. Titik awal dan akhir
ditentukan dengan jelas;
Nonrutin. Jenis dan intensitas kegiatan
berubah sepanjang proyek berlangsung
5

Sasaran Proyek dan Tiga Kendala


Di dalam mencapai
proses mencapai tujuan
proyek telah ditentukan
batasan, yaitu:
Besar biaya
(anggaran) yang
dialokasikan

Jadwal

Mutu yang harus


dipenuhi

Biaya
Anggaran

Jadwal

Mutu

Waktu

Kinerja

Anggaran
Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak
melebihi anggaran.
Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah
besar dan jadwal bertahun-tahun, anggarannya bukan
hanya ditentukan untuk total proyek tetapi dipecah bagi
komponen-komponennya, atau per periode tertentu
(misalnya per kwartal) yang jumlahnya disesuaikan
dengan keperluan.
Dengan demikian, penyelesaian bagian-bagian proyek
pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode
7

Jadwal
Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan
tanggal akhir yang telah ditentukan.
Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya
tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan.

Mutu
Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi
spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan.
Memenuhi persyaratan mutu = mampu memuhi tugas
yang dimaksudkan (fit for the intended use)

Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik.


Artinya, jika ingin meningkatkan kinerja produk yang telah
disepakati dalam kontrak, maka umumnya harus diikuti
dengan menaikkan mutu, yang selanjutnya berakhir pada
menaiknya biaya melebihi anggran. Sebaliknya bila ingin
menekan biaya, biasanya harus berkompromi denganw
aktu atau jadwal.

Dari segi teknis, ukuran keberhasilan proyek


dikaitkan dengan sejauh mana ketiga sasaran
tersebut dapat dipenuhi.
10

TENAGA KERJA

PERALATAN
SEKUEN
(SEQUENCE)

PROYEK

METODA

POLA
PERLETAKAN

GERAK (MOTION)

ILUSTRASI PROYEK
11

Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional


Kegiatan Proyek
Kegiatan Operasional
Bercorak dinamis, nonrutin
Berulang-ulang (rutin)
Siklus proyek relatif pendek
Berlangsung dalam jangka waktu
panjang
Intensitas kegiatan di dalam periode
Intensitas Kegiatan relatif sama
siklus proyek berubah-ubah (naik
turun)
Kegiatan harus diselesaikan
Batasan anggaran dan jadwal tidak
berdasarkan anggaran dab jadwal
setajam dalam proyek
yang telah ditentukan
Terdiri dari bermacam-macam
Macam kegiatan tidak terlalu banyak
kegiatan yang memerlukan berbagai
disiplin ilmu
Macam dan keperluan sumber daya
Kebutuhan sumber daya berubah,
relatif konstan
baik macam maupun volumenya

12

Ukuran, Kompleksitas dan Macam Proyek


Menurut G.J. Ritz (1990) kriteria susunan proyek E-MK
(proyek Engineering-Manufaktur-Konstruksi) adalah sbb:
Ukuran
($ juta)

Jam-orang
Kantor pusat (ribu)

Jam-orang Lapangan
(ribu)

4-40

24-240

Medium (11-75)

40-200

240-1.200

Besar (80-200)

200-500

1.200-3.000

Super (250-600)

500-900

3.000-6.000

1.600-4.000

10.000-24.000

Kecil (1-10)

Mega (1.000-3.000)

13

Kompleksitas Proyek

Kompleksitas proyek tergantung dari hal-hal sebagai


berikut:
Jumlah macam kegiatan di dalam proyek
Macam dan jumlah hubungan antar kelompok (organisasi)
di dalam proyek
Macam dan jumlah hubungan antarkegiatan (organisasi)
di dalam proyek dengan pihak luar.
Jadi, kompleksitas tidak tergantung dari besar kecilnya
ukuran dari suatu proyek.

14

Macam Proyek
Proyek

Engineering-Konstruksi

Komponen kegiatan utamanya terdiri dari pengkajian


kelayakan, desain engieering, pengadaan, dan konstruksi.
Contohnya: Pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan,
jalan raya, fasilitas industri dll

15

Macam Proyek
Proyek

Engineering-Manufaktur

Dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru. Jadi, produk tersebut


adalah hasil usaha kegiatan proyek (proses untuk menghasilkan produk
baru).
Kegiatan utamanya meliputi desain engineering, pengembangan produk
(product development), pengadaan, manufaktur, perakitan, uji coba fungsi
dan operasi produk yang dihasilkan.
Contohnya: Pembuatan ketel uap, generator listrik, mesin pabrik,
kendaraan mobil dsb.
Bila kegiatan manufaktur dilakukan berulang-ulang, rutin dan
menghasilkan produk yang sama dengan terdahulu, maka kegiatan ini
tidak lagi diklasifikasikan sebagai kegiatan proyek

16

Macam Proyek
Proyek

Penelitian dan Pengembangan

Bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan


dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu.
Dalam mengejar hasil akhir, proyek ini sering kali
menempuh proses yang berubah-ubah demikian pula
dengan lingkup kerjanya.
17

Macam Proyek
Proyek

Pelayanan Manajemen

Banyak perusahaan memerlukan proyek seperti ini, misalnya:


- merancang sistem informasi manajemen mengenai perangkat
lunak maupun perangkat keras
- merancang program efisiensi dan penghematan
- diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan.
Proyek tersebut tidak membuahkan hasil dalam bentuk fisik,
tetapi laporan akhir

18

Macam Proyek
Proyek

Kapital

Berbagai badan usaha atau pemerintah memiliki kriteria


tertentu untuk proyek kapital. Hal ini berkaitan dengan
penggunaan dana kapital (istilah akuntansi) untuk investasi.
Proyek kapital umumnya meliputi pembebasan tanah,
penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan (mesinmesin), manufaktur 9pabrikasi) dan konstruksi pembvangun
fasilitas produksi

19

Timbulnya Suatu Proyek


Rencana pemerintah
misalnya proyek pembangunan prasarana, seperti
jalan, jembatan, bendungan, saluran irigasi,
pelabuhan, lapangan terbang dll (untuk
kepentingan umum bagi masyarakat)
Permintaan pasar
Terjadi bila suatu ketika pasar memerlukan
kenbaikan suatu macam produk dalam jumlah
besar. Permintaan ini dipenuhi dengan jalan
membangun sarana produksi baru.

20

Timbulnya Suatu Proyek

Dari dalam perusahaan yang bersangkutan


Dimulai dengan adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari
segala aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya
menjadi proyek.
Misalnya proyek yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja
dan memeperbaharui (modernisasi) perangkat dan sistem kerja
lama agar lebih mampu bersaing

Dari kegiatan penelitian dan pengembangan


Dari kegiatan tsb dihasilkan produk baru yang diperkirakan akan
banyak manfaat dan peminatnya, sehingga mendorong
dibangunnya fasilitas produksi, Misalnya komoditi obat-obatan dan
bahan kimia lainnya.
21

22

Daftar Isi
1. Definisi Perencanaan
2. Proses dan Sistematika
Perencanaan Proyek
3. Pendekatan Sistematis pada
Perencanaan
4. Prinsip-prinsip Perencanaan
5. Proses Perencanaan
6. Hirarki Perencanaan
7. Perencanaan yang Efektif
23

Definisi
Perencanaan (planning) merupakan suatu
proses pembuatan asumsi asumsi tentang
masa datang, pengumpulan informasi dan
pendapat/opini dalam upaya mencapai tujuan/
sasaran tertentu.
Sasarannya: menyelesaikan proyek sesuai
standar kualitas yang disyaratkan, dalam
batasan waktu dan biaya yang dianggarkan.
Pada dasarnya Perencanaan adalah
MANAJEMEN WAKTU
24

Karena Perencanaan (planning) hanya berupa


dugaan manusia untuk masa mendatang,
maka wajar jika pada batas tertentu
perencanaan mengandung beberapa
kesalahan,
misalnya pelaksanaan/implementasi di
lapangan suatu rencana (actual progress)
berbeda/ menyimpang dari yang
direncanakan, karena perencanaan bukan
suatu yang bersifat statis.
25

Pengamatan dan pengukuran perlu dilaksanakan


untuk memantau implementasi suatu rencana dalam
rangka untuk mengetahui besarnya penyimpangan
(deviasi) pelaksanaan terhadap rencana semula.
Proses pemantauan ini disebut dengan
PENGENDALIAN (CONTROL).
Oleh karena itu Perencanaan (planning) dapat
dianggap sebagai dasar pondasi dari Pengendalian.
26

Proses dan Sistematika Perencanaan Proyek

A.
Menetapkan Tujuan

B.
Menetukan sasaran
untuk mencapai tujuan

D.
Memilih alternatif

C.
Mengkaji jarak posisi
Awal terhadap sasaran
Dan tujuan

E.
Menyusun rangkaian
Langkah untuk mencapai
Sasaran dan tujuan

27

Suatu Rencana (plan) harus selalu diperbaharui (update) untuk mengakomodasi perubahan perubahan
yang mungkin terjadi seperti:
Perubahan Desain (variasi)
Delays (misalnya karena cuaca, pemogokan)
Perubahan sumber daya yang tersedia (tenaga
kerja,
alat, material)
Perubahan prioritas (biasanya berkaitan dengan
kepentingan pemilik proyek)

28

Proses perencanaan suatu pekerjaan konstruksi


biasanya meliputi beberapa kegiatan utama yang
sangat menentukan bagaimana suatu proyek kontruksi
akan dilaksanakan, seperti:
menyiapkan anggaran (budget),
membuat perkiraan perkiraan (forecast),
melakukan studi kelayakan,
membuat program konstruksi, jadwal, dan lainnya.

29

Perbedaan antara Planning, Programing dan Scheduling :


Planning
Suatu istilah yang mengacu pada konsep menyeluruh (global) dari
upaya memperkirakan suatu rangkaian kegiatan yang akan
dilaksanakan di masa datang
Programming
Mengacu pada upaya identifikasi kegiatan-kegiatan yang diperlukan
untuk menyelesaikan proyek, hubungan antar kegiatan kegiatan
tersebut, dan urutan rangkaian pelaksanaannya.
Scheduling
Suatu proses kuantifikasi dari suatu program untuk tujuan
pengukuran biaya, pengukuran waktu, dan pengukuran efisiensi
alokasi sumber daya yang akan digunakan.

30

PERENCANAAN (PLANNING) APAKAH


BENAR-BENAR DIPERLUKAN ???
Apabila suatu pekerjaan konstruksi tidak didahului oleh
perencanaan maka:

Akan ada ketidakpastian tentang mungkin atau tidak


ditepatinya tanggal penyelesaian proyek yang disebutkan
dalam kontrak

Akan ada ketidakpastian tentang akibat dari suatu


penundaan (delay), perubahan desain, dan lainnya

Pengendalian pelaksanaan proyek konstruksi akan


dikendalikan secara putting out fires

Akan terjadi penggunaan sumberdaya yang tidak efisien


Biaya proyek akan sulit dikendalikan
Alokasi anggaran yang berlebihan untuk komponen biaya
cadangan (contingencies) yang berkaitan dengan resiko
(risk) dan ketidakpastian (uncertainty)

31

PROSES PERENCANAAN YANG BAIK AKAN MEMBANTU


PENGELOLA PROYEK DALAM MENGIDENTIFIKASI
ELEMEN-ELEMN KUNCI (KEY ELEMENT) DARI PROYEK,
YANG PADA AKHIRNYA BERMANFAAT DALAM
PENGEMBANGAN STRATEGI PELAKSANAAN
KONSTRUKSI YANG PALING EFEKTIF, MENGORGANISASI
DAN MENGELOLA SUMBERDAYA YANG DIPERLUKAN,
DAN MENYEDIAKAN DASAR PENGENDALIAN PROYEK
YANG EFEKTIF SEHINGGA SASARAN-SASARAN PROYEK
DAPAT DICAPAI.
Dengan kata lain dengan melakukan proses perencanaan
yang baik, artinya dalam mencapai hasil yang lebih produktif
kita bekerja dengan lebih cerdik (working smarter) bukan
hanya sekerja bekerja dengan lebih keras (working harder)

32

SIAPA YANG MEMBUAT


RENCANA ???
Setiap orang dapat membuat rencana, akan tetapi
agar sesuai dengan rencana tentunya harus
melibatkan para pengguna rencana itu sendiri dalam
penyusunannya.
Keberhasilan suatu rencana berbanding lurus dengan
partisipasi
calon
pengguna
dalam
proses
penyusunannya.
33

Pendekatan Sistematis pada Perencanaan


PERENCANAAN (PLANNING) HARUS DAPAT MENJAWAB :
Kegiatan apa saja yang harus dilakukan dalam proyek ini?; Langkah
apa saja yang harus dilakukan agar proyek dapat diselesaikan
secara ekonomis?; dan Sumberdaya apa saja yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek ini?
P
E

R
E
N
C
A
N
A
A
N

Sebagai penentuan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai


tujuan proyek yang telah ditetapkan
Merupakan cara untuk meminimumkan resiko.
Sebagai suatu proses penentuan apa saja yang harus
dilakukan hari ini agar didapatkan hasil (out-put proyek) yang
lebih baik pada esok hari

34

Prinsip-prinsip Perencanaan
Membuat keputusan sebelum melaksanakan sesuatu
Mengandalkan pemikiran logis
Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan
sebenarnya
Mengkaji berbagai alternatif dan memilih pilihan-pilihan
terbaik
Mempertimbangkan perilaku manusia
Mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin
terjadi
35

Proses Perencanaan
Adapun langkah-langkah utama dalam proses perencanaan adalah
1. Menetapkan sasaran Perencanaan (Planing Objectives)
2. Pengenalan (Familiarsation)
3. Mengevaluasi Sumberdaya
4. Metoda Konstruksi
5. Mengembangkan Sekuen (sequence)
6. Menghitung waktu pelaksanaan
7. Review
8. Menerapkan (Implement)

36

Menetapkan Sasaran Perencanaan (Planning


Objective)
Sasaran spesifik akan tergantung pada tahapan proyek
yang akan direncanankan, tetapi biasanya mencakup :
Definisi proyek dan uraian tentang apa yang akan
dicapai (dibangun)
Produk perencanaan yang diperlukan dan para calon
penggunanya

37

Pengenalan (familiarsation)
Menguji seluruh informasi yang tersedia
Menentukan informasi tambahan yang masih
diperlukan
Mengembangkan tanggapan awal tentang solusi
terhadap permasalahan

Mengevaluasi Sumberdaya
Menentukan sumberdaya apa saja (buruh,material,
peralatan, dana, dll) yang tersedia
Memecahkan pekerjaan yang harus dilakukan
menjadi komponen komponen kegiatan (work
Breakdown Structure)
38

Hirarki Perencanaan
MENENTUKAN TUJUAN DAN SASARAN
MERUMUSKAN PERENCANAAN STRATEGI

MENJABARKAN PERENCAANAN OPERASIONAL


- Paket kerja

- Organisasi
- Anggaran
- Jadwal
- Tenaga Kerja
- Program mutu

Jawaban atas pertanyaan


-Kegiatan apa yang akan dilakukan
- Bagaimana kegiatan hrs dilakukan
-Siapa yang melakukan
-Kapan kegiatan dikerjakan

39

PERENCANAAN STRATEGIS
Keputusan yang harus diambil:
1. Go or not to go bagi keberlanjutan proyek
2. menetukan filosofi desain
3. menentukan bobot sasaran pokok
4. memilih macam kontrak
5. menentukan mekanisme pelaksanaan, yaitu
memilih antara dikerjakan sendiri (pemilik),
memakai jasa kontraktor atau konsultan atau
kombinasi.
40

PERENCANAAN OPERASIONAL
Unsur unsur Perencanaan Operasional :
1. Perencanaan lingkup proyek dan penyusunan
SRK
2. Rancangan organisasi yang akan menangani
proyek
3. Rencana jadwal kegiatan
4. Perkiraan biaya atau anggaran
5. Proyeksi keperluan tenaga kerja, material, dan
peralatan.
41

Perencanaan yang Efektif


Perencanaan yang efektif apabila memenuhi syaratsyarat antara lain:
1. Penyampaian perencanaan kepada semua pihak
yang berkaitan dengannya.
2. Penjabaran perencanaan yang bersifat umum
menjadikan suatu action plan.
3. Usahakan sejauh mungkin menggunakan parameter
kuantitatif.
4. Adanya pengkajian ulang (review) secara periodik.
5. Penyusunana perencanaan yang realistis yang tidak
terlalu optimis atau konsevatif.
6. Dipikirkan kontigensi, untuk menanggulangi situasi
yang tidak terduga.

42

Selesai