Anda di halaman 1dari 30

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

PENYUSUNAN SISTEM INFORMASI REVISI ONLINE (SIRO)


DENGAN PEMANFAATAN APLIKASI SBOX

Disusun Oleh:

Nama

: Andhika Rizky

NIP

: 19831221200641002

Unit Kerja

: Biro Perencanaan, Sekretariat


Kementerian Sekretariat Negara

PROGRAM DIKLAT KEPEMIMPINAN


TINGKAT IV ANGKATAN IX
KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI
2016

DOKUMEN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

1. Judul Proyek Perubahan


Penyusunan Sistem Informasi Revisi Online (SIRO) Dengan Pemanfaatan
Aplikasi Sbox.

2. Latar Belakang (Burning Issues)


Masalah strategis yang menjadi permasalahan klasik setiap tahun
anggaran pada Kementerian/Lembaga adalah penyerapan anggaran pada
awal tahun yang sangat lambat dan penumpukan penyerapan anggaran
pada akhir tahun sehingga mengakibatkan ketidakseimbangan keuangan
negara,

melambatnya

roda

perekonomian

dan

terhambatnya

pembangunan.
Penyebab utama yang mengakibatkan lambatnya penyerapan yaitu:
a) Perencanaan kegiatan tidak sesuai dengan kebutuhan.
b) Lemahnya koordinasi antara Perencana dengan Pelaksana Anggaran.
c) Kesalahan Bagan Akun Standar (BAS).
d) Anggaran kegiatan yang diblokir / tanda bintang karena belum lengkap
data pendukung.
e) Adanya penghematan anggaran.
f)

Proses pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, dimana sikap K/L


yang masih terlalu berhati-hati dalam proses, faktor kelengkapan
dokumen dan faktor kesiapan program.

Hal ini juga terjadi pada Kementerian Sekretariat Negara, secara


khusus dapat kami beri contoh penyerapan anggaran pada Satuan Kerja
Sekretariat Negara dari Tahun 2012 s.d. 2015.

Dilihat dari data-data penyerapan anggaran pada Satuan Kerja


Sekretariat Negara dari Tahun 2012 sampai dengan Tahun 2015 di atas
maka dapat diteliti bahwa penyerapan anggaran rata-rata triwulan I
sebesar 5,97%, triwulan II sebesar 18,29%, triwulan III sebesar 36,36%
dan triwulan IV sebesar 83,56%.
Dari data tersebut dapat disimpulkan bahwa kendala penyerapan
anggaran pada Kementerian/Lembaga terjadi juga di Satuan Kerja
Sekretariat

Negara.

Kondisi

ini

sangat

merugikan

yang

dapat

mengakibatkan melambatnya target serapan anggaran, tidak tercapainya


target kinerja output, kegiatan serta kinerja organisasi.
Untuk mengatasi masalah di atas salah satunya melalui revisi
anggaran yang dilakukan pada masing-masing Kementerian/Lembaga.
Pengertian revisi anggaran adalah perubahan atau pergeseran anggaran
belanja untuk memenuhi target kinerja Keluaran (Output) yang terdapat
dalam dokumen Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Satuan Kerja yang
sebelumnya telah disepakati dalam dokumen Rencana Kerja Anggaran
Kementerian/Lembaga.
Pada organisasi Kementerian Sekretariat Negara berdasarkan
Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 3 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara juga
melakukan fungsi revisi anggaran yang dilakukan oleh Bagian Pemantauan
dan Evaluasi, Biro Perencanaan.
Salah satu tugas Subbagian Pemantauan dan Evaluasi I, Bagian
Pemantauan dan Evaluasi yaitu melakukan penyiapan bahan koordinasi
penyusunan,

penelaahan,

dan

pembahasan

revisi

Daftar

Isian

Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan revisi Petunjuk Operasional Kegiatan


Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (POK DIPA) pada Sekretariat
Kementerian, Inspektorat, dan lembaga lain yang anggarannya secara
administratif dikoordinasikan oleh Kementerian Sekretariat Negara.

Selama ini, fungsi penyiapan bahan koordinasi penyusunan,


penelaahan, dan pembahasan revisi DIPA dan revisi POK DIPA
dilaksanakan berdasarkan:
a) Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 3 Tahun 2007 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Perencanaan Dan Penganggaran Pada Bagian
Anggaran 007 (Sekretariat Negara).
b) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 214/PMK.05/2013 tentang Bagan
Akun Standar.
c) Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 224/KEP/2013
tentang Kodefikasi Segmen Akun Pada Badan Akun Standar.
d) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 65/PMK.02/2015 tentang Standar
Biaya Masukan Tahun Anggaran 2016.
e) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 143/PMK.02/2015 tentang
Petunjuk Penyusunan Dan Penelaahan Rencana Kerja Dan Anggaran
Kementerian

Negara/Lembaga

Dan

Pengesahan

Daftar

Isian

Pelaksanaan Anggaran.
f)

Peraturan Menteri Keuangan PMK Nomor 196/PMK.02/2015 tentang


Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 143/PMK.02
/2015 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja
dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga dan Pengesahan Daftar
Isian Pelaksanaan Anggaran.

g) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 15/PMK.02/2016 tentang Tata


Cara Revisi Anggaran Tahun Anggaran 2016.
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan dimaksud di atas, diatur
bahwa revisi anggaran dapat berupa:
a. Perubahan rincian anggaran yang disebabkan oleh penambahan
atau pengurangan pagu anggaran;
b. Perubahan rincian anggaran dan/atau pergeseran anggaran dalam
hal pagu anggaran tetap; dan/ atau

c. Revisi administrasi yang disebabkan oleh kesalahan administrasi,


perubahan rumusan yang tidak terkait dengan anggaran, dan/ atau
pemenuhan persyaratan dalam rangka pencairan anggaran.
Namun,

jika

disederhanakan

berdasarkan

kewenangan

pengesahannya dapat dibagi menjadi:


a. Revisi POK DIPA
Kewenangan pengesahannya berada pada Kuasa Pengguna
Anggaran (KPA) dengan syarat pergeseran anggaran tidak
mengubah Kode Pengaman/Digital Stamp yang tertera dalam
DIPA.
b. Revisi DIPA.
1) Kewenangan

pengesahannya

berada

pada

Dewan

Perwakilan Rakyat bila terdapat pergeseran anggaran


antar

program

atau

perubahan

pagu

Anggaran

Pendapatan dan Belanja Negara Perubahan (APBN-P).


2) Kewenangan pengesahannya berada pada Kementerian
Keuangan (Direktorat Jenderal Anggaran atau Kantor
Wilayah

Direktorat

Jenderal

Perbendaharaan)

bila

pergeseran anggaran mengakibatkan perubahan Kode


Pengaman/Digital Stamp yang tertera dalam DIPA.
Kondisi saat ini dalam pelaksanaan revisi anggaran yang dilakukan
pada Satuan Kerja Sekretariat Negara banyak terjadi keterlambatan
penyampaian hasil revisi kepada unit kerja pengusul yang mengakibatkan
lambatnya penyerapan anggaran, keterlambatan tersebut disebabkan
antara lain:
a) Waktu pengajuan permohonan revisi anggaran yang terlalu dekat
dengan pelaksanaan kegiatan.
b) Pengajuan permohonan revisi anggaran yang tidak sesuai dengan
standar dan tidak disertai data dukung yang lengkap.

c) Proses revisi anggaran dilakukan setelah mendapatkan dokumen fisik


dan arahan dari Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
d) Lamanya waktu pembahasan permohonan revisi anggaran dengan
meggunakan metode tatap muka.
e) Kurangnya sumber daya manusia yang memproses pengajuan revisi
anggaran dari unit kerja.
Sehingga kondisi yang diharapkan adalah sebagai berikut:
a) Penyelesaian permohonan revisi anggaran dilakukan cepat, tepat dan
akurat.
b) Setiap pengajuan permohonan revisi anggaran harus sesuai dengan
standar disertai data dukung yang lengkap.
c) Proses revisi anggaran dapat dilakukaan segera setelah mendapatkan
dokumen digital dari PPK disertai data dukung yang lengkap.
d) Lamanya waktu pembahasan permohonan revisi anggaran dapat
dipersingkat dengan media digital/sosial.
Permasalahan tersebut di atas dapat diselesaikan melalui:
a) Penggunaan aplikasi berbasis online yang bisa dipakai setiap saat
untuk pengajuan revisi anggaran salah satunya penggunaan Aplikasi
Sbox yang dimiliki oleh Kementerian Sekretariat Negara yang akan
dimodifikasi menjadi Sistem Informasi Revisi Online (SIRO) dalam hal
penyampaian permohonan revisi anggaran, permintaan data dukung,
penyampaian hasil revisi anggaran, penyampaian Arsip Data
Komputer, informasi peraturan-peraturan tentang revisi anggaran dan
unduhan aplikasi perencanaan dan penggaran.
b) Peningkatan kinerja Standar Operasional Prosedur (SOP) Revisi
Anggaran

dengan

melakukan

debirokratisasi

dalam

hal

penyederhanaan proses pembahasan revisi POK DIPA cukup dengan


penelaahan mandiri.

3. Tujuan dan Manfaat


a. Tujuan
Untuk meningkatkan pelayanan dalam penyelesaian revisi anggaran
secara cepat dan tepat sehingga berdampak meningkatnya kinerja
kegiatan dan penyerapan anggaran pada Satuan Kerja Sekretariat
Negara.
b. Manfaat
a) Bagi Institusi
1. Mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian
Sekretariat Negara.
2. Meningkatkan kinerja Biro Perencanaan guna mewujudkan
pelaksanaan tugas dan fungsinya secara lebih efektif dan
efisien.
3. Meningkatkan kualitas pelayanan dalam penyelesaian revisi
anggaran kepada unit kerja di Lingkungan Satuan Kerja
Sekretariat Negara.
4. Meningkatkan penyerapan anggaran Kementerian Sekretariat
Negara.

b) Bagi Pemangku Kepentingan


1. Meningkatkan penyerapan anggaran pada

Kementerian

Sekretariat Negara.
2. Meningkatkan kinerja kegiatan dalam pencapaian ouput pada
masing-masing Unit Kerja di Lingkungan Satuan Kerja
Sekretariat Negara.
3. Mempermudah pengajuan dan proses penyelesaian revisi
anggaran.

c) Bagi Peserta
1. Dapat menyelesaikan proses revisi anggaran secara mudah,
cepat, dan tepat.

2. Pengarsipan revisi anggaran lebih terstruktur.


3. Pelaksanaan kegiatan lebih efektif dan efisien.

4. Diskripsi Proyek
Penyusunan Sistem Informasi Revisi Online (SIRO) Dengan
Pemanfaatan Aplikasi Sbox yang akan dilakukan merupakan gagasan baru
yang belum pernah dilakukan di Satuan Kerja Sekretariat Negara yang
meliputi Sekretariat Kementerian, Deputi Bidang Sumber Daya Manusia,
Deputi Bidang Perundang-undangan dan Deputi Bidang Hubungan
Kelembagaan dan Kemasyarakatan.
Penyusunan SIRO tersebut sangat penting karena:
NO

Keterangan

Pola Lama (Manual)

Pola Baru (Sistem)

1.

Waktu penyelesaian 1. Revisi POK DIPA 1. Revisi POK DIPA


revisi
(12 hari kerja)*
(9 hari kerja)*
2. Revisi DIPA (25 2. Revisi DIPA (22
hari kerja)*
hari kerja)*
*Sesuai SOP
*perkiraan

2.

Pengarsipan Berkas

3.

Proses penyelesaian Tidak terpantau


revisi

Terpantau

4.

Penyampaian revisi

Dokumen fisik

Dokumen digital

5.

Pembahasan

Tatap muka

Tatap
online

6.

Informasi peraturan Tidak ada


revisi

Ada

7.

Helpdesk

Ada

Dokumentasi
fisik Dokumentasi digital
masih
berantakan sudah
terstruktur
(pencarian sulit)
(pencairan mudah)

Tidak ada

muka

dan

Sebagai langkah pendahuluan, project leader melalui kepala Biro


Perencanaan akan membentuk tim efektif dan kemudian mengadakan
rapat pembahasan untuk membahas petunjuk teknis pelaksanaan, bisnis
proses, struktur basis data dan hak akses serta membahasan masalah-

masalah yang akan dihadapi kemudian. Setelah itu, dilanjutkan dengan


pengujian atau trial dalam rangka untuk menunjukkan keefektifan SIRO.

5. Ruang Lingkup Perubahan


a. Fokus Proyek Perubahan adalah peningkatan kualitas pelayanan
penyelesaian revisi anggaran dengan menggunakan Sistem Informasi
Revisi Online melalui pemanfaatan aplikasi file sharing Sbox. Tahapantahapan yang akan dilakukan adalah:
1) Merancang desain sistem dan basis data serta hak akses.
2) Penginputan data revisi kedalam basis data.
3) Uji coba sistem.
4) Sosialisasi dan implementasi sistem.
5) Pengembangan dan pengintegrasian sistem.
b. Lokus penyusunan proyek perubahan dilaksanakan di lingkungan
Subbagian Pemantauan dan Evaluasi I dan Subbagian Pemantauan
dan Evaluasi II, Bagian Pemantauan dan Evaluasi, Biro Perencanaan,
Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian Sekretariat
Negara.

6. Identifikasi Pemangku Kepentingan (Stakeholder)


Stakeholder disini terbagi menjadi internal dan eksternal, dengan
adanya kemungkinan resistensi dari beberapa stakeholder terutama yang
berhubungan dengan pengembangan jaringan internet dan penggunaan
server serta storage milik Unit Kerja lain.
Pembagian stakeholder internal dan eksternal antara lain:
a. Stakeholder Internal.
a) Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara.
b) Kepala Biro Perencanaan, Sekretariat Kementerian

10

c) Kepala Bagian Program dan Anggaran I, Biro Perencanaan.


d) Kepala Bagian Program dan Anggaran II, Biro Perencanaan.
e) Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi, Biro Perencanaan.
f) Kepala Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi I, Biro Perencanaan.
g) Kepala

Sub

Bagian

Pemantauan

dan

Evaluasi

II,

Biro

Bagian

Pemantauan

dan

Evaluasi

III,

Biro

Perencanaan.
h) Kepala

Sub

Perencanaan.
i) Staf pada Bagian Pemantauan dan Evaluasi, Biro Perencanaan.
j) Biro Keuangan, Sekretariat Kementerian.
k) Biro Informasi dan Teknologi, Sekretariat Kementerian.
l) Biro Umum, Sekretariat Kementerian
b. Stakeholder Eksternal.
a) Menteri Sekretaris Negara selaku pengguna anggaran.
b) Deputi Bidang Sumber Daya Manusia, Sekretariat Negara.
c) Deputi Bidang Perundangan-undangan, Sekretariat Negara
d) Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan,
Sekretariat Negara.
e) Direktorat Jenderal Anggaran, Kementerian Keuangan.
f) Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Kementerian Keuangan.
g) Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.
h) Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi DKI
Jakarta.
i) Inspektorat Kementerian Sekretariat Negara
j) Unit Kerja di Lingkungan Sekretariat Kementerian dan Kedeputian
Sekretariat Negara.
k) Kuasa Pengguna Anggaran.
l) Seluruh Pejabat Pembuat Komitmen di Lingkungan Sekretariat
Kementerian dan Kedeputian Sekretariat Negara.

11

Analisis Stakeholders

(LATENTS)
1. Menteri Sekretaris Negara
selaku Pengguna Anggaran
2. Deputi Bidang Sumber Daya
Manusia
3. Deputi Bidang Perundanganundangan
4. Deputi Bidang Hubungan
Kelembagaan dan
Kemasyarakatan

(PROMOTERS)
1. Kepala Biro Perencanaan
2. Sekretaris Kementerian selaku
Kuasa Pengguna Anggaran

3. Kepala Bagian Pemantauan


dan Evaluasi
4. Kepala Subbagian
Pemantauan dan Evaluasi I
5. Kepala Subbagian
Pemantauan dan Evaluasi II
6. Kepala Sub Bagian
Pemantauan dan Evaluasi III.

(APATHETICS)

(DEFENDERS)

1. Direktorat Jenderal Anggaran,


Kementerian Keuangan

1. Biro Keuangan

2. Direktur Jenderal
Perbendaharaan, Kementerian
Keuangan

3. Kepala Bagian Program dan


Anggaran I dan II

2 Inspektorat Kementerian

3. Kepala Badan Pengawasan


Keuangan dan Pembangunan

4. Unit Kerja di Lingkungan


Satuan Kerja Sekretariat Negara

4. Kepala Kantor Wilayah


Direktorat Jenderal
Perbendaharaan Provinsi DKI
Jakarta.

5. Seluruh Pejabat Pembuat


Komitmen di Lingkungan
Sekretariat Kementerian dan
Kedeputian Sekretariat Negara.

12

Analisis stakeholders pada proyek perubahan ini adalah sebagai


berikut:
1) Promoters, memiliki kepentingan dan dukungan yang tinggi dan
memiliki pengaruh yang kuat terhadap upaya perubahan yang
dilaksanakan oleh project leader
Stakeholders pada poyek perubahan ini yang termasuk
kelompok

promoters

adalah

Kepala

Biro

Perencanaan,

Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara selaku Kuasa


Pengguna Anggaran, Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi,
Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi I, Kepala
Subbagian Pemantauan dan Evaluasi II, dan Kepala Sub Bagian
Pemantauan dan Evaluasi III.
Potensi:
Stakeholders pada kelompok ini mendukung proyek perubahan
yang sedang dilakukan karena mempunyai kepentingan yang
besar atas tercapainya hasil dari poyek perubahan.
Strategi Komunikasi;
a) Melibatkan dalam Tim Efektif
b) Memberikan informasi perkembangan proyek perubahan
c) Berdikusi mengenai ide/gagasan dalam proyek perubahan
2) Defenders, memiliki kepentingan dan dukungan yang tinggi,
namun tidak memiliki pengaruh yang kuat terhadap upaya
perubahan yang dilaksanakan oleh project leader.
Stakeholders pada poyek perubahan ini yang termasuk
kelompok

defenders

adalah

Biro

Keuangan,

Inspektorat

Kementerian Sekretariat Negara, Kepala Bagian Program dan


Anggaran I, Unit Kerja di Lingkungan Satuan Kerja Sekretariat

13

Negara, Seluruh Pejabat Pembuat Komitmen di Lingkungan


Satuan Kerja Sekretariat Negara.
Potensi:
Stakeholders pada kelompok ini mendukung proyek perubahan
yang sedang dilakukan walaupun tidak mempunyai kepentingan
yang besar atas tercapainya hasil dari poyek perubahan.
Strategi Komunikasi:
a) Melakukan sosialiasi tentang tata cara perubahan pengajuan
permohonan revisi melalui SIRO .
b) Melaksanakan rapat koordinasi untuk mengevaluasi kinerja
sistem informasi revisi online.
3) Apathetics tidak memiliki pengaruh dan kepentingan yang kuat
terhadap upaya perubahan yang dilaksanakan oleh project
leader.
Stakeholders pada poyek perubahan ini yang termasuk
kelompok Apathetics adalah Menteri Keuangan, Direktur
Jenderal Anggaran, Kementerian Keuangan, Direktur Jenderal
Perbendaharaan,

Kementerian

Keuangan,

Kepala

Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, Kepala Kantor


Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi DKI
Jakarta.
4) Latents memiliki pengaruh yang kuat namun tidak memiliki
kepentingan terhadap dalam upaya perubahan yang akan
dilaksanakan oleh project leader.
Stakeholders pada poyek perubahan ini yang termasuk
kelompok latents adalah Menteri Sekretaris Negara, Deputi
Bidang Sumber Daya Manusia, Sekretariat Negara, Deputi
Bidang Perundangan-undangan, Sekretariat Negara dan Deputi

14

Bidang

Hubungan

Kelembagaan

dan

Kemasyarakatan,

Sekretariat Negara.

7. Tatakelola Pelaksanaan Proyek Perubahan.

Kepala Biro
Perencanaan

Kepala Bagian
Pemantauan dan
Evaluasi / Mentor

Coach

Tim Perancangan
Desain Sistem

Project Leader

Tim Database dan


Hak Akses

Tim Pendukung

a. Kepala Biro Perencanaan


a) Bertindak sebagai pengarah dalam penyusunan proyek perubahan
sekaligus user dari inovasi yang akan dilaksananakan.
b) Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam penyusunan
proyek perubahan.
b. Mentor
a) Bertindak sebagai pembimbing peserta secara profesional karena
pada proyek perubahan ini, mentor juga sekaligus menjadi user dari
inovasi yang akan dilaksanakan.
15

b) Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam memetakan


permasalahan pada lingkup bidang pemantauan dan evaluasi.
c) Memfasilitasi peserta dalam menyelesaikan proyek perubahan.
c. Coach
a) Memberikan dorongan dan motivasi kepada project leader dalam
pelaksanaan proyek perubahan.
b) Melakukan diskusi dalam penyusunan proposal proyek perubahan,
penyusunan proyek perubahan, dan pada proses pelaksanaannya.
c) Melakukan monitoring kegiatan peserta dalam kurun waktu yang
telah ditetapkan.
d) Melakukan komunikasi dengan mentor terkait dengan proyek
perubahan.
d. Project Leader
a) Membentuk tim efektif
b) Lebih berinisiatif untuk berkomunikasi dengan mentor dan coach
c) Melakukan komunikasi secara aktif mengenai perkembangan
implementasi proyek perubahan
d) Melakukan komunikasi dengan stakeholders
e) Melakukan proyek perubahan yang digagas secara konsisten
f) Mengantisipasi

resiko

yang

mungkin

dihadapi

di

dalam

penyusunan

proyek

implementasi proyek perubahan


e. Tim Efektif
a) Memberikan

masukan

dalam

proses

perubahan.
b) Menjalankan tugas dan fungsi sesuai dengan

pembagian

pekerjaan masing-masing sehingga pengumpulan data dapat


terlaksana dengan baik sesuai dengan target.
16

c) Berpartisipasi aktif dalam proyek perubahan


d) Menyusun strategi bekerja yang efektif dalam mewujudkan proyek
perubahan dalam kerangka waktu terbatas (2 bulan)
e) Mengantisipasi potensi konflik internal tim efektif maupun dengan
pihak eksternal dan mengelola konflik tersebut secara positif
f)

Menyusun dan melaksanakan job description

g) Saling memberikan saran dan masukan terhadap pekerjaan


sesama anggota tim
h) Mengkomunikasikan kendala hambatan dan perkembangan tugas
kepada project leader
i)

Segala sesuatu yang menjadi keputusan berada pada project


leader.

Adapun tugas-tugas tim efektif yang akan dibentuk yaitu:


a) Tim Perancangan Desain Sistem
1) Merancang bisnis proses sistem informasi revisi online.
2) Merancang alur proses program.
3) Membuat buku panduan pengoperasian.
b) Tim Pembuatan Basis data dan Hak Akses.
1) Mempersiapkan sbox dan sistem online.
2) Merancang struktur basis data.
3) Membuat hak akses masing-masing stakeholder.
c) Tim Pendukung.
1) Menginput data revisi kedalam basis data
2) Pengadministrasi pelaksanaan proyek perubahan.

17

Nama-nama pejabat dan pegawai yang akan terlibat di dalam proyek


perubahan ini adalah sebagai berikut:

NO
1.

NAMA
Sukma Irawan

JABATAN
Kepala Biro
Perencanaan
(Pengarah)

TUGAS
- Pengarah pelaksanaan
proyek perubahan.
- Membantu komunikasi
terhadap stakeholder
eksternal

2.

Andhika Rizky

Kesubbag
Pemantauan dan
Evaluasi I
(Project Leader)

- Mengkoodinasikan tim
efektif.
- Membuat laporan dan
evaluasi pelaksanaan
proyek perubahan.

Tim Perancangan Desain Sistem


3.

Hendry Arisandi

Kabag Pemantauan

- Tim Leader/Mentor.

dan Evaluasi

- Memberikan supervisi.

(Ketua Tim)
4.

Kisia Revin

Kasubbag

- Merancang mengenai

Anggehta

Pemantauan dan

bisnis proses sistem

Evaluasi II

informasi revisi online.

(Anggota)
5.

Eko Yunanto

Kasubbag
Pemantauan dan

- Merancang Buku
Panduan Pengoperasian.

Evaluasi III
(Anggota)

18

NO

NAMA

JABATAN

TUGAS

Tim Penyusun Basis Data dan Hak Akses


6.

Elis Nurzanah

Kepala Subbagian

- Tim Leader

Keamanan Informasi

- Membuat hak akses

dan Layanan

pengguna sistem

Pengguna

informasi revisi online.

(Ketua Tim)
7.

Insan Akhir

Pranata Komputer

- Membuatan struktur

Suryana

Muda

basis data sistem

(Anggota)

informasi revisi online.

Tim Pendukung
8.

Ronny Dwi

Analis Rencana

- Tim Leader

Caisario

Program dan

- Menyiapkan kelengkapan

Kegiatan

administrasi proyek

(Ketua Tim)

perubahan.
- Menginput data revisi
kedalam basis data.

9.

Ratih Indah

Analis Rencana

Sundari

Program dan
Kegiatan
(Anggota)

10.

Yudi Trijayadi

Staf Pendukung
(Anggota)

- Menginput data revisi


kedalam basis data
- Membuat berita acara
rapat
- Mendokumentasikan
seluruh proses kegiatan
dalam proyek perubahan.
- Membantu pelayanan
rumah tangga.

19

8. Milestone Proyek Perubahan (Tahapan Kegiatan dan Capaian Jangka


Pendek, Menengah, dan Panjang)
a. Jangka Pendek
Output:

Terbentuknya

Sistem

Informasi

Revisi

Online

yang

menggunakan Sbox.
Tahapan yang dilakukan untuk mencapai output tersebut adalah
sebagai berikut:
MINGGU (2016)
NO

URAIAN TAHAPAN KEGIATAN

APRIL
3

1.

Menyusun Tim Efektif Proyek


Perubahan

2.

Rapat koordinasi dengan Tim Efektif


Proyek Perubahan

3.

Forum Group Discussion bersama


stakeholder internal maupun eksternal

4.

Merancang desain Sistem Informasi


Revisi Online (bisnis proses dan alur
data sistem)

5.

Membuat basis data sistem beserta


pemberian hak akses kepada
stakeholder

6.

Penginputan data revisi anggaran


kedalam sistem sbox

7.

Uji coba sistem informasi revisi online

8.

Pembuatan buku pedoman


pengoperasian sistem

MEI
1

JUNI
4

20

b. Jangka Menengah
Output: Tersosialisasinya dan terimplementasinya Sistem Informasi
Revisi Online yang menggunakan Sbox kepada seluruh stakeholder di
Sekretariat Kementerian dan Kedeputian Sekretariat Negara.
Tahapan yang dilakukan untuk mencapai output tersebut adalah
sebagai berikut:
2016
NO

URAIAN TAHAPAN KEGIATAN

2017
BULAN

7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6
1.

Sosialisasi dan Implementasi


Sistem Informasi Revisi Online
(PPK dan Unit Kerja Pada
Sekretariat Kementerian)

2.

Sosialisasi dan Implementasi


Sistem Informasi Revisi Online
(Biro Keuangan, Inspektorat
Kementerian dan Pusdiklat
Kemensetneg)

3.

Sosialisasi dan Implementasi


Sistem Informasi Revisi Online
(PPK dan Unit Kerja Pada Deputi
Bidang Sumber Daya Manusia)

4.

Sosialisasi dan Implementasi


Sistem Informasi Revisi Online
(PPK dan Unit Kerja Pada Deputi
Bidang Hubungan Kelembagaan
dan Kemasyarakatan)

5.

Sosialisasi dan Implementasi


Sistem Informasi Revisi Online
(PPK dan Unit Kerja Pada Deputi
Bidang Perundang-undangan)

6.

Mengevaluasi dan perbaikan


pelaksanaan sistem informasi
revisi online

21

c. Jangka Panjang
Output: Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi Revisi Online
yang lebih independen dan terintegrasi dengan sistem informasi
perencanaan.
Tahapan yang dilakukan untuk mencapai output tersebut adalah
sebagai berikut:
2017
NO

URAIAN TAHAPAN KEGIATAN

TRIWULAN
I

1.

Pengembangan Sistem yang lebih


Independen dan penambahan fitur-fitur
baru

2.

Pengintegrasian
dengan
informasi perencanaan

2018

II

III IV I

II

sistem

9. Potensi Kendala/Masalah dan Strategi Mengatasai Kendala/Masalah.


Potensi kendala/masalah yang akan dihadapi dalam dalam
pencapaian proyek perubahan penyusunan sistem infomasi revisi online
adalah:
a) Timeline pengerjaan sistem yang pendek.
b) Kesibukan dari tim efektif yang harus berbagi pekerjaan tugas dan
fungsi dengan pengerjaan dari proyek perubahan.
c) Kurangnya sarana dan prasarana dalam mengimplementasikan sistem
dimaksud seperti server yang mumpuni, storage data sistem untuk
penyimpanan basis data.

22

III

IV

Dengan adanya kendala-kendala di atas maka perlu dilakukan


strategi untuk mengatasinya yaitu
a) Perlu ada komunikasi yang efektif dengan tim efektif agar tahapantahapan proyek perubahan dapat terselesaikan.
b) Perlu adanya reminder kepada tim efektif untuk dapat mengingatkan
waktu pada tahapan proses perubahan.
c) Mengkomunikasikan kebutuhan sarana dan prasarana kepada Biro
Informasi dan Teknologi, Sekretariat Negara.
d)

Faktor Kunci Keberhasilan


Faktor kunci keberhasilan yang harus dilakukan untuk melaksanakan
proyek perubahan yaitu komitmen dan dukungan pimpinan, kerja sama
dengan tim efektif yang solid didukung dengan komitmen bersama serta
koordinasi dan kolaborasi dengan para stakeholder internal.

e) Rencana

Kegiatan

dan

Time

Schedule

Pelaksanaan

Proyek

Perubahan
Rencana kegiatan dari milestone jangka pendek, jangka menengah
dan jangka panjang di atas akan dijelaskan menjadi tahapan-tahapan
berupa waktu pelaksanaan yang rinci serta penjelasan output yang ada dan
penanggung jawab dari setiap tahapan kegiatan..

23

a) Jangka Pendek
APRIL
NO

URAIAN TAHAPAN KEGIATAN

Menyusun Tim Efektif Proyek


Perubahan

JUNI

MINGGU
3

1.

MEI

OUTPUT
1

Rapat koordinasi dengan Tim


Efektif Proyek Perubahan

JAWAB

SK TIM

Project Leader,
Kabag PE dan
Karo Perencanaan

Notulen

Project Leader

Laporan
Kegiatan

Project Leader,
Kabag PE dan
Karo Perencanaan

Bisnis Proses
dan
Flowchart

Project Leader dan


Tim Perancangan
Desain Sistem

Struktur
Basis Data
dan Bagan
Hak Akses

Project Leader dan


Tim Penyusunan
Basis Data dan
Hak Akses

(20 s.d. 22 April 2016)


2.

PENANGGUNG

(27 April 2016)


3.

Forum Group Discussion


bersama stakeholder internal
maupun eksternal
(28 April dan 4 Mei 2016)

4.

Merancang desain Sistem


Informasi Revisi Online (bisnis
proses dan alur data sistem)
(9 Mei s.d. 18 Mei 2916)

5.

Membuat basis data sistem


beserta pemberian hak akses
kepada stakeholder

24

(19 Mei s.d. 3 Juni 2016)

APRIL
NO

Penginputan data revisi


anggaran kedalam sistem sbox

JUNI

MINGGU
3

6.

MEI

URAIAN TAHAPAN KEGIATAN


4

OUTPUT
1

PENANGGUNG
JAWAB

Laporan

Project Leader dan


Tim Pendukung

Laporan

Project Leader,
Tim Perancangan
Desain Sistem dan
Tim Penyusunan
Basis Data dan
Hak Akses

Laporan

Project Leader dan


Tim Perancangan
Desain Sistem

(27 Mei s.d. 6 Juni 2016)


7.

Uji coba sistem informasi revisi


online
(3 Juni s.d. 17 Juni 2016)

8.

Pembuatan buku pedoman


pengoperasian sistem
(10 Juni s.d. 17 Juni 2016)

25

b) Jangka Menengah.
2016
NO

URAIAN TAHAPAN KEGIATAN

Sosialisasi dan Implementasi


Sistem Informasi Revisi Online
(PPK dan Unit Kerja Pada
Sekretariat Kementerian)

OUTPUT

BULAN
7

1.

2017

9 10 11 12 1

PENANGGUNG
JAWAB

6
Laporan

Project Leader,
Kabag PE dan
Karo Perencanaan

Laporan

Project Leader,
Kabag PE dan
Karo Perencanaan

Laporan

Project Leader,
Kabag PE dan
Karo Perencanaan

(Bulan Juli s.d. September 2016)


2.

Sosialisasi dan Implementasi


Sistem Informasi Revisi Online
(Biro Keuangan, Inspektorat
Kementerian dan Pusdiklat
Kemensetneg)
(Bulan Oktober s.d November
2016)

3.

Sosialisasi dan Implementasi


Sistem Informasi Revisi Online
(PPK dan Unit Kerja Pada Deputi
Bidang Sumber Daya Manusia)

26

(Bulan Desember 2016 s.d.


Januari 2017)

2016
NO

URAIAN TAHAPAN KEGIATAN

Sosialisasi dan Implementasi


Sistem Informasi Revisi Online
(PPK dan Unit Kerja Pada Deputi
Bidang Hubungan Kelembagaan
dan Kemasyarakatan)

OUTPUT

BULAN
7

4.

2017

9 10 11 12 1

PENANGGUNG
JAWAB

6
Laporan

Project Leader,
Kabag PE dan
Karo Perencanaan

Laporan

Project Leader,
Kabag PE dan
Karo Perencanaan

Laporan

Project Leader,
Kabag PE

(Bulan Februari s.d. Maret 2017)


5.

Sosialisasi dan Implementasi


Sistem Informasi Revisi Online
(PPK dan Unit Kerja Pada Deputi
Bidang Perundang-undangan)
(Bulan April s.d. Mei 2017)

6.

Mengevaluasi dan perbaikan


pelaksanaan sistem informasi
revisi online
(Bulan Juli 2016 s.d. Juni 2017)

27

c) Jangka Panjang
2017
NO

URAIAN TAHAPAN KEGIATAN

TRIWULAN
I

1.

Pengembangan Sistem yang lebih


Independen dan penambahan fitur-fitur
baru.
(Tahun 2017 s.d. 2018)

2.

Pengintegrasian
dengan
informasi perencanaan
(Tahun 2018)

sistem

2018

II

III IV I

II

OUTPUT
III

PENANGUNG
JAWAB

IV
Pengembangan
Sistem dan
Penambahan
Fitur

Project Leader,
Kabag PE, Tim
Perancangan
Desain Sistem
dan Tim
Penyusunan Basis
Data dan Hak
Akses

Pengintegrasian
Sistem

Project
Leader,
Kabag PE dan
Karo Perencanaan

28