Anda di halaman 1dari 48

KEGIATAN PENERIMAAN DAN

PENYIMPANAN BARANG
(FARMASI)
Dra. Endang Adriyani, Apt. MARS

Ihr Logo

Kegiatan penerimaan barang farmasi


Kegiatan Panitia Penerimaan barang
Menerima barang harus sesuai dengan yang
tercantum dalam kontrak. Baik dalam hal :
1.

Kuantitas

2.

Kualitas

3.

Spesifikasi

4.

Packing

5.

Seal

Your Logo

I. PENERIMAAN
Definisi:
Proses serah terima perbekalan farmasi dari
rekanan / distributor kepada Tim Penerima
Barang untuk selanjutnya diserahkan ke gudang
farmasi dalam keadaan baik.

Here comes your footer Page 3

Your Logo

TUJUAN PENERIMAAN
Pemeriksaan barang yang dikirim rekanan /

distributor sesuai dengan yang diharapkan /


dibutuhkan rumah sakit
Mencegah selisih jumlah barang

Here comes your footer Page 4

Your Logo

LANJUTAN
PEDOMAN PENERIMAAN PERBEKALAN
FARMASI :
1. PABRIK HARUS MEMPUNYAI
SERTIFIKAT ANALISA
2. BARANG HARUS BERSUMBER DARI
DISTRIBUTOR UTAMA
3. HARUS MEMPUNYAI MATERIAL
SAFETY DATA SHEET (MSDS)
4. KHUSUS ALKES HARUS
MEMPUNYAI CERTIFICATE OF
ORIGIN.

Your Logo

KEBIJAKAN :
PENYIMPANAN

BARANG DISIMPAN DIGUDANG FARMASI


ALUR :
DISTRIBUTOR

P. PENERIMA

GUDANG FARMASI

SISTEM PENYIMPANAN KOMPUTERISASI / TANPA KARTU STOCK


KEBIJAKAN :
STOK FISIK SETIAP AKHIR BULAN / SEWAKTU-WAKTU
PENCATATAN OBAT-OBATAN YANG MENDEKATI ED & SLOW

MOVING

Your Logo

PENYIMPANAN
PERBEKALAN
FARMASI DIKELOLA
SEDEMIKIAN RUPA
SEHINGGA :
1. Kualitas barang dapat dipertahankan
2. Barang terhindar dari kerusakan fisik
3. Pencaharian barang mudah dan cepat
4. Memudahkan pengawasan persediaan dan
barang ED
Your Logo
5. Barang aman dari pencurian

Your Logo

Your Logo

Penyimpanan :

1. User (Box)
2. Depot (gudang kecil/ gudang pembantu
3. Gudang Utama/Besar

UNTUK PEMBUATAN GUDANG YG BAIK PERLU :


1. PERENCANAAN RUANG PENYIMPANAN
2. PERENCANAAN DAN PENGOPERASIAN ALAT

PENGATUR BARANG

3. PENYELENGGARAAN PROSEDUR PENYIMPANAN


4. PENGAMANAN

Your Logo

A. ALUR PENERIMAAN BARANG FARMASI


REKANAN / DISTRIBUTOR

TIM PENERIMA BARANG


FARMASI
GUDANG TRANSITO IN
(KARANTINA)
GUDANG FARMASI

Here comes your footer Page 11

Your Logo

PERSYARATAN PENERIMAAN BARANG


Barang sesuai dengan Surat Pesanan (kemasan, bentuk sediaan,
Kekuatan, jumlah barang, dll)
Barang sesuai dengan faktur (harga, jumlah barang, diskon, bonus, dll)
Disertai sertifikat analisa (CA)
Disertai sertifikat keaslian (CO)

bila perlu

Disertai material safety data sheet (MSDS)


Cek waktu kaduluarsa
Cek nomor batch
Cek wadah pengiriman (untuk sediaan termolabil)

Here comes your footer Page 12

Your Logo

Lanjutan
Sertifikat analisa:
dokumen yang menyatakan bahwa suatu produk telah memenuhi
persyaratan kualitas yang telah ditetapkan untuk produk tersebut melalui uji
kimia kualitatif dan kuantitatif
Sertifikat keaslian (cerificate of origin)
dokumen yang dikeluarkan oleh produsen alat kesehatan yang
menyatakan keaslian suatu produk
Material safety data sheet (MSDS)
dokumen yang dikeluarkan oleh produsen yang memuat
keterangan penanganan suatu bahan dari bahaya terhadap manusia dan
lingkungan

Here comes your footer Page 13

Your Logo

II. PENYIMPANAN
Penyimpanan obat adalah kegiatan pengamanan
untuk menjamin mutu:
Sedemikian rupa sehingga pasien mendapat obat
sesuai dengan yang diharapkan
Menjamin ketersediaan
Menjamin kelangsungan pendistribusian

Here comes your footer Page 14

Your Logo

TUJUAN PENYIMPANAN:
Memperpanjang umur barang dengan cara
memelihara dengan baik dan memperhatikan
stabilitas
Meningkatkan kegunaan
Meningkatkan efisiensi dan meniadakan
pemborosan

Here comes your footer Page 15

Your Logo

KEBUTUHAN UNTUK PENYIMPANAN


a. Ruangan
b. Peralatan
c. Tenaga terlatih disiplin, kualifikasi memadai dan kejujuran
d. Kondisi kerja dan fasilitas baik

Here comes your footer Page 16

Your Logo

METODE PENYIMPANAN
Alfabetis, bentuk sediaan, kelas terapi
Tingkat penggunaan (slow moving & fast moving)
Sistem FIFO, FEFO agar mudah diakses
Narkotika dan psikotropika (sesuai ketentuan regulasi)
Memudahkan kontrol, stok opname & pengambilan
barang

Here comes your footer Page 17

Your Logo

TEMPAT PENYIMPANAN
Gudang adalah tempat yang digunakan untuk kegiatan:
Penerimaan
Penyimpanan, terdiri dari :
- Gudang mekanis
- Gudang manual
- Ruang penyimpanan
Pendistribusian
Administrasi gudang
Here comes your footer Page 18

Your Logo

PERSYARATAN GUDANG FARMASI


Gudang Farmasi harus memiliki syarat agar dapat
melaksanakan fungsinya dengan baik yaitu:
A.Persyaratan fasilitas
B.Persyaratan administrasi
C.Persyaratan ruang penyimpanan

Here comes your footer Page 19

Your Logo

Faktor yang perlu diperhatikan dalam perencanaan


fasilitas gudang / depo farmasi:
Letak ruang rawat / poli rawat jalan
Letak gudang utama
Ketersediaan tenaga kerja
Ketersediaan tenaga listrik
Ketersediaan air
Fasilitas pengangkutan

Here comes your footer Page 20

Your Logo

A. PERSYARATAN FASILITAS GUDANG


Aman (dari kehilangan, kerusakan, kadaluarsa, dll).
Tidak semua orang dapat masuk area gudang,
kunci dipegang staf yang bertanggungjawab
Kondisi yang sesuai (kelembaban, sinar matahari,
temperatur, penerangan, kerapihan, kebersihan,
sirkulasi udara)

Here comes your footer Page 21

Your Logo

A. PERSYARATAN FASILITAS GUDANG


Cukup untuk tempat persediaan barang
Layout mudah (untuk monitoring, penempatan dan
pendistribusian)
Terhindar dari bahaya kebakaran (alat pemadam
kebakaran, dilarang merokok)
Penanganan bahan berbahaya (tanda peringatan
sesuai dengan standar Tim K3 rumah sakit)

Here comes your footer Page 22

Your Logo

PERAWATAN / PENGAMANAN GUDANG


Kebersihan
Kontrol terhadap serangga dan tikus
Inspeksi rutin: barang rusak, pencurian, rembesan
air / kebocoran
Pemisahan barang rusak / kadaluarsa untuk segera
dimusnahkan
Sampah mudah terbakar, tidak boleh menumpuk
dalam gudang
Here comes your footer Page 23

Your Logo

PERAWATAN / PENGAMANAN GUDANG


Larangan tidak boleh merokok
detektor api & alat pemadam kebakaran yang berfungsi
sempurna
pelatihan tehnik memadamkan api dan tindakan darurat
penyelia gudang dari ruang kerja dapat melihat aktifitas
di gudang
Hanya petugas berwenang yg dapat masuk gudang

Here comes your footer Page 24

Your Logo

B. PERSYARATAN ADMINISTRASI GUDANG


Pencatatan yang akurat secara manual atau
terkomputerisasi
Kartu stok
Buku mutasi persediaan
Formulir permintaan dari ruangan/ depo

Here comes your footer Page 25

Your Logo

B. PERSYARATAN ADMINISTRASI GUDANG


Formulir pengawasan persediaan
Pengawasan oleh Apoteker:

Sewaktu-waktu (prioritas barang berdasarkan


analisa ABC

Periodik (stok opname)

Here comes your footer Page 26

Your Logo

C. PERSYARATAN RUANG PEYIMPANAN


Sesuai instruksi dari produsen (brosur obat). Jika tidak
tercantum disimpan pada kondisi normal:
- Tempat kering (RH 70-75%)
- Suhu terkendali 15-250 C (AC)
Suhu dingin: pharmaceutical refrigerator
Digunakan untuk meyimpan produk yg sensitif thd panas,
dilengkapi dg kartu pengontrol suhu. Contoh: produk vaksin,
serum, supp, ovula, reagen
Ruang beku: -200 s/d. -100 C
Pencatatan suhu tertinggi (harus ada termometer)

Here comes your footer Page 27

Your Logo

Here comes your footer Page 28

Your Logo

C. PERSYARATAN RUANG PEYIMPANAN


Ruang tahan api
Ventilasi
Atap dengan insulator (bahan yg menyerap panas dari glass
wool yg dilapis alumunium)
Terpisah dengan gudang biasa
Dapat mencegah penyebaran api
Pintu jeruji

Here comes your footer Page 29

Your Logo

GUDANG TAHAN API


Digunakan untuk menyimpan:
Bahan korosif (asam asetat glasial, ammonia, NaOH,
Na Nitrat, dll)
Produk mudah terbakar (aseton, eter, alkohol)
Gas medis

Here comes your footer Page 30

Your Logo

ALAT PEYIMPANAN
Rak obat
Pallet
Trolley
Hand truck
Fork lift
dll

Here comes your footer Page 31

Your Logo

Here comes your footer Page 32

Your Logo

Here comes your footer Page 33

Your Logo

Here comes your footer Page 34

Your Logo

Here comes your footer Page 35

Your Logo

Here comes your footer Page 36

Your Logo

Here comes your footer Page 37

Your Logo

PENYUSUNAN BARANG
FIXED LOCATION
- Petugas cepat hafal tempat barang
- tidak fleksibel jika terjadi perubahan
kuantitas barang
- ada lokasi kosong,
yang baru terisi jika barang datang
FLUID LOCATION
- Penentuan kebutuhan tempat disesuaikan dg jenis
dan jumlah barang yg akan datang
- barang yang ada dapat dipindahkan
agar lokasi cukup
SEMI FLUID LOCATION
- Berubah sesuai kebutuhan
- ada lokasi tertentu untuk beberapa item
Your Logo
barang
yg
Here comes your
footer Page
38 terpilih

TATA LETAK RAK BARANG


1. Frequent access
2. Frequent and infrequent access
3. Infrequent access

Here comes your footer Page 39

Your Logo

Here comes your footer Page 40

Your Logo

Here comes your footer Page 41

Your Logo

Here comes your footer Page 42

Your Logo

III. PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian adalah proses penyerahan
perbekalan farmasi dari gudang farmasi
kepada ruang rawat / depo farmasi / fasilitas
pelayanan kesehatan lain di rumah sakit untuk
diberikan kepada pasien

Here comes your footer Page 43

Your Logo

CARA PENDISTRIBUSIAN
FIFO (First in first out)
FEFO (First expired first out)
Penempatan rak:
- obat fast moving lebih mudah dijangkau
- gerakan petugas harus seminimal
mungkin
- cara pengangkutan
Jadwal pendistribusian
Serah terima
Here comes your footer Page 44

Your Logo

ALUR PENDISTRIBUSIAN BARANG

Masuk

Here comes your footer Page 45

Keluar

Your Logo

ALUR PENDISTRIBUSIAN BARANG

Masuk

Here comes your footer Page 46

Keluar

Your Logo

ALUR PENDISTRIBUSIAN BARANG

Keluar

Masuk

Here comes your footer Page 47

Your Logo

Here comes your footer Page 48

Your Logo