Anda di halaman 1dari 17

42

BAB III
SURVEI DAN OBSERVASI

1.

Organisasi

PT.PLN (Persero) J & P Unit Produksi Bandung merupakan perusahaan milik


negara yang sekarang berstatus perseroan terbatas. PT.PLN (Persero) J & P unit
produksi ini bergerak dalam bidang perbaikan alat-alat listrik sekaligus sebagai
gudang penyimpanan material dan alat-alat listrik atau keperluan lainnya yang
sekiranya dianggap keperluan atau kebutuhan oleh Perusahaan Umum Listrik
Negara, khususnya yang termasuk dalam wilayah kerja PLN distribusi jawa barat.
PT. PLN (Persero) J & P unit produksi Bandung dipimpin oleh seorang manajer
unit yang membawahi unit-unit atau bagian-bagian dalam organisasi atau
suborganisasi.dimana setiap bagian saling berkaitan dan berhubungan antar satu
sama lainnya dan membentuk sebuah sistem untuk tercapainya tujuan dari
perusahaan.
3.1.1

Sejarah Singkat Perusahaan

Di negara kita ini perlistrikan dimulai pada pertengahan abad ke 19 digunakan


terutama hanya untuk maksud penerangan sebagai ganti lampu minyak dan lampu
gas. Riwayat singkat perkembangan organisasi perlistrikan di Indonesia pada
umumnya dan di Jawa Barat pada khususnya, sejak tahun 1905 sampai Indonesia
merdeka.
Masa Penjajahan Hindia Belanda
1. Tahun 1905
Berdiri Batavia Electricteit Maants Happij, disingkat dengan BEEM yang
bertugas membangun jaringan listrik di kota-kota Indonesia.
2. Tahun 1919

42

Di buat akte perusahaan perlistrikan dihadapan Notaris Mr. Adisan


Hendrik Pan Husaisan di Batavia. Aktenya No. 213 tanggal 31 Desember
1919, kemudian BEEM digabung menjadi GEBEO Banten.
3. Tahun 1921
Setelah pendirian akte notaris maka tahun inilah GEBEO di Banten berdiri
tepatnya 1 Januari 1921.
Masa Pemerintahan Jepang (1914 1945)
Pada masa ini pendistribusian tenaga listrik diusahakan oleh Jawa Derki Djiyosa
Bandoeng Shi Sha. Sedang untuk pembangkit dan penyaluran dilakukan oleh dua
instansi yaitu SEIBEO DERKI DJIYOSA pada periode tahun 1942 sampai tahun
1945 oleh DENET KOSBA pada tahun 1943 1945.
Masa Perjuangan Fisik Setelah Kemerdekaan (1945 1948)
Pada massa revolusi perjuangan fisik perlistrikan negara kita khususnya Jawa
Barat dilaksanakan pemerintah RI dengan nama Djawatan Listrik.
Masa Nasionalisasi dan sesudahnya.
4. Tahun 1957
Pada tahun ini terjadi nasionalisasi perusahaan milik asing, maka GEBEO
diambil alih tepat tanggal 27 Desember 1957.
5. Tahun 1972
Di dalam peraturan pemerintah No. 18 tahun 1972 tentang Perum Listrik
Negara dalam Bab 1 dan 2 disebutkan hal yang menyangkut status PLN,
untuk jelasnya ayat-ayat tersebut antara lain :
1. PLN didirikan dengan peraturan pemerintah No. 19 tahun 1965,
yaitu peraturan pemerintah No.11 Tahun 1970, dengan (Perusahaan
Umum) sebagai yang tertera dalam pasal 2 ayat 2 Undang-undang
No.9 tahun 1969, dengan nama Perusahaan Listrik Negara.
2. Peraturan berlakunya perusahaan pemerintah No.18 tahun 1972
maka semua ketentuan dalam peraturan Pemerintah No. 19 tahun
1965, Peraturan Pemerintah No.11 tahun 1969 dan Peraturan
Pemerintah No. 30 tahun 1972.

42

6. Tahun 1981
Sehubungan telah dikeluarkannya Peraturan Pemerintah yang baru No. 54
tahun 1981 tentang Perum Listrik Negara maka PP No. 18 tahun 1872
dinyatakan masih berlaku hanya saja didalamnya terdapat pasal yang
dirubah dan disesuaikan.
Berdasarkan Peraturan Mentri PUTL No. 013/PRT/1975 tanggal 8 September
1975 tentang tata kerja Perusahaan Umum Listrik Negara maka PLN mengadakan
reorganisasi menyangkut nama, tugas dan wilayah kerja di daerah. Kemudian
berdasarkan pengumuman PLN exsploitasi XI No. 05/DIII/Sek/1975 tanggal 14
juli 1975 PLN exsploitasi XI berubah menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara
Distribusi Jawa Barat. Dengan adanya Peraturan Pemerintah RI No. 23 tahun
1994 tanggal 16 juni 1994 tentang pengalihan bentuk Perusahaan Umum Listrik
Negara menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dengan Sebutan PT. PLN
(Persero) Distribusi Jawa Barat sejak tanggal 30 Juli 1994 sesuai akte pendirian
PT. PLN (Persero) Bengkel Distribusi, tanggal 1 Januari 1998 terpisah dari PT.
PLN (Persero) Distibusi Jawa Barat dan bergabung dengan PT.PLN (Persero) Unit
Bisnis Jasa Perbengkelan sesuai dengan kebijakan tentang restrukturisasi PLN
dengan nama baru yaitu PT. PLN (Persero) Jasa Perbengkelan Unit Produksi
Banten.
3.1.2

Struktur Organisasi

Struktur organisasi penggambaran secara grafik yang menggambarkan struktur


kerja, struktur organisasi hanya dapat menunjukan hubungan wewenang yang
formal dan tidak dapat menggambarkan seberapa besar wewenang, tanggung
jawab dan deskripsi pekerjaan yang rinci.
Struktur

organisasi

memiliki

arti

penting

karena

struktur

organisasi

menggambarkan pola hubungan sub unit atau bagian-bagian dalam prusahaan.


Dengan mengetahui struktur organisasi dapat diperoleh suatu gambaran tentang

42

bagian-bagian yang ada di dalamnya, apa peranan masing-masing bagian tersebut,


wewenang, tanggung jawab, fungsi dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh.
seorang personil di dalam suatu organisasi, tugas dan fungsinya perlu dibuat
supaya masing-masing personil mengerti kedudukannya di organisasi.
Adapun struktur organisasi PT. PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi
Bandung adalah sistem Fungsional Garis. Manajer Unit merupakan pimpinan
tertinggi membawahi Assisten Manajer. Assisten Manajer membawahi Supervisor.
Untuk membantu mengelola kelancaran perusahaan manager Unit Produksi
Bandung dibantu oleh 3 Assistan Manajer dan masing-masing Assistan Manajer
Membawahi Supervisor.

Selanjutnya Supervisor

membawahi urusan-urusan

yang diperlukan dengan kebutuhan perusahaan, secara jelasnya dapat dilihat dari
gambar struktur organisasi sebagai berikut:

GAMBAR 3.1
Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) J & P Unit Produksi
Bandung

42

Struktur organisasi PT. PLN (Persero) J & P unit produksi Bandung dapat
dijelaskan sebagai berikut

A.

1. Manajer Unit Membawahi :


a. Asisten Manajer Perencanaan dan Administrasi Konrak
b. Asisten Manajer Produksi
c. Asisten Manajer Administrasi dan Keuangan
d. Ahli Madya / Ahli Muda Pemasaran
e. Ahli Pratama Pengendalian Mutu

2. Bidang Perencanaan dan Administrasi kontrak


Asisten Manajer Perencanaan dan Administrasi Kontrak membawahi :
a. Supervisor Administrasi Kontrak
b. Supervisor Pengadaan Logistik
c. Supervisor Perencanaan
3. Bidang Produksi
Asisten Manajer Produksi membawahi :
a. Supervisor Elektrikal
b. Supervisor Manufaktur
c. Penyaringan/lab
4. Bidang Administrasi dan Keuangan
Asisten Manajer Administrasi dan Keuangan membawahi :
a. Supervisor Administrasi Kepegawaian
b. Supervisor Akuntansi
c. Supervisor Keuangan
d. Supervisor Gudang

42

3.1.3

Uraian Pekerjaan

Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan yang dilakukan yaitu tentang


"Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Material Pada Bagian Pengadaan
Logistik di PT.PLN (Persero) J&P Unit Produksi Bandung maka akan diuraikan
lebih lanjut uraian pekerjaan bagian yang terlibat langsung pada proses
pengadaan material di PT. PLN (Persero) J&P Unit Produksi Bandung,
1. Manajer Unit
a.Tugasnya adalah

mengatur dan bertanggung jawab terhadap seluruh

kegiatan yang ada di PT, PLN (Persero) J&P Unit Produksi Bandung.
2. Asisten Manajer Perencanaan dan Administrasi Kontak
a. Bertanggung jawab terhadap perencanaan pengadaan material maupun
Barang.
b. Membuat perintah pengadaan barang sesuai dengan persetujuan Manajer
Unit.
3. Bagian Pengadaan Logistik
a. Memeriksa dan meneliti kualitas serta kuantitas barang yang akan diterima
oleh gudang.
b. Melaksanakan pengadaan kebutuhan bahan / peralatan kerja bengkel unit
produksi.
c. Melaksanakan penerimaan Material dari pihak ke 3 sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
d. Menyiapkan dokumen-dokumen administrasi pengadaan.
e. Menyimpan dokumen-dokumen hasil pengadaan.
f. Membuat rekap dari kegiatan pengadaan.
g. Menyiapkan data untuk bahan laporan pengadaan.

42

4. Bagian Perencanaan
a. Merencanakan anggaran biaya atau pembelanjaan perusahaan.
b. Membuat Surat Perintah Kerja Intern berdasarkan perintah dari Asman
Perencanaan dan Administrasi Kontrak.
c. Dalam pelaksanaannya bekerja sama dengan semua seksi.
5. Bagian Gudang
a. Melaksankan penerimaan dan pengeluaran barang-barang sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
b. Melaksankan penatan dan pengamatan barang-barang gudang.
c. Memberikan informasi mengenai keadaan persedian barang ke bagian
Teknik.
d. Menyiapkan data untuk bahan laporan.
e. Dalam pelaksanaannya bekerja sama dengan semua seksi.
6. Bagian Keuangan
a. pengelolaan dana dan daur kas
b. pemantauan anggaran belanja dan pendapatan unit produksi
c. pencatatan pajak perusahaan
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Pada subbab ini akan dideskripsikan prosedur sistem pengadaan material yang
sedang berjalan di bagian pengadaan logistik di PT. PLN (Persero) J&P Unit
Produksi Bandung, prosedur tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Berdasarkan Surat Perintah Kerja Intern (SPKI) dari Bagian Perencanaan
yang merupakan surat perintah untuk melakukan pengadaan material,
Bagian Pengadaan Logistik akan membuat Surat Permintaan Penawaran
Harga (SPPH) Sebanyak 2 Rangkap. Rangkap 2 dikirimkan ke Supplier
yang telah dipilih berdasarkan data-data supplier, rangkap 1 diarsipkan di
Bagian Pengadaan Logistik.

42

2. Kemudian supplier yang telah dikirimi SPPH akan membalas dengan


Surat Penawaran Harga (SPH), berdasarkan SPH dari Supplier kemudian
akan dipilih supplier yang harga penawarannya mendekati dengan harga
yang direncanakan dalam SPKI, setelah ada supplier yang terpilih
kemudian bagian Pengadaan Logistik akan negosiasi dengan pihak
supplier.
3. Bila dalam proses negosiasi ditemukan kesepakatan harga maka akan
dibuatkan

Berita Acara Negoisasi sebanyak 2 rangkap, rangkap 1

diarsipkan dan rangkap ke 2 akan dikirimkan ke supplier. Bila tidak


ditemukan kesepakatan harga maka pemesanan akan dibatalkan dan akan
dilakukan pemesanan pada Supplier yang lain.
4. Setelah dilakukan negosiasi dan telah dibuatkan BA Negosiasi untuk
Supplier yang telah sepakat atas harga material yang diperlukan, kemudian
bagian Pengadaan Logistik akan membuat FPBUPL (Formulir Pembelian
Barang Untuk Pemakaian Langsung) dibuat sebanyak 3 rangkap yang
kemudian dikirimkan ke manajer unit untuk ditandatangani oleh manajer
unit. Yang kemudian didistribusikan sebagai berikut :
1. Rangkap 1 dikirimkan ke Supplier
2. Rangkap 2 diarsipkan di bagian Pengadaan Logistik
3. Rangkap 3 dikirimkan ke bagian Keuangan.
5. Setelah Supplier menerima FPBUPL dari PT.PLN, maka Supplier harus
mengirimkan material pada jangka waktu yang telah ditentukan oleh PT.
PLN dengan menggunakan Surat Jalan.

6. Tiap 1 bulan sekali akan dibuatkan laporan pengadaan sebanyak 3


rangkap. yang terdiri dari laporan biaya pembelian material, laporan
penyerahan material, rekap berita acara negosiasi, rekap perintah kerja
intern.Yang kemudian Rangkap 1 dan 2 dikirimkan ke Asman Perencanaan

42

dan Administrasi Kontrak sebagai laporan pertanggungjawaban dan


rangkap 3 diarsipkan dibagian Pengadaan Logistik.
Untuk lebih jelasnya aliran dokumen dari sistem berjalan mengenai sistem
pengadaan material pada bagian Pengadaan Logistik di PT.PLN (Persero) J&P
Unit Produksi Bandung maka dapat dilihat pada gambar 3.2 Mapping Chart
sistem yang sedang berjalan.

42

42

GAMBAR 3.2
Mapping Chart Sistem Berjalan
3.3

Aliran Informasi Sistem Berjalan

42

Untuk memperlihatkan lebih jelas mengenai transaksi dan keterkaitan dari setiap
bagian atau subsistem pada sistem informasi pengadaan material maka diperlukan
suatu penggambaran yaitu dengan menggunakan Context Diagram, Data Flow
Diagram (DFD) level 0 maupun level 1.
3.3.1

Context Diagram Sistem Berjalan

Pada context diagram berikut ini akan digambarkan aliran data pada sistem
pengadaan material oleh entitas yang terlibat langsung pada sistem yang sedang
berjalan.

GAMBAR 3.3
Context Diagram Sistem Berjalan
Untuk lebih jelasnya aliran data dari sistem yang berjalan mengenai sistem
pengadaan material di PT. PLN (Persero). Maka akan digambarkan lebih lanjut

42

dengan Data Flow Diagram (DFD) level 0yang dapat dilihat pada gambar 3.4
DFD Level 0 sistem barjalan:

GAMBAR 3.4
DFD Level 0 Sistem Berjalan

42

Untuk menjelaskan proses-proses yang tidak tergambar pada DFD level 0 maka
digambarkan DFD level 1 untuk proses tertentu yang merupakan hasil
dekomposisi dari DFD level 0 sistem berjalan.

GAMBAR 3.5
DFD Level 1 Proses 2.0 Negosiasi Harga

42

GAMBAR 3.6
DFD Level 1 Proses 4.0 Periksa Material dan Dokumennya
3.4 Data Dictionary
Tabel 3.1
Perintah Kerja Intern
Data Dictionary : Perintah Kerja Intern
Nama

:Perintah Kerja Intern

Deskripsi

:Perintah untuk melakukan pengadaan material dari bagian


,perencanaan

Volume

:20 buah/tahun

Akses

:Direct Access , diproses langsung ketika terjadi transaksi

Retensi

:5 tahun, dapat dimusnahkan setelah 15 tahun sesuai aturan


pemerintah.

Struktur :
Perintah_Kerja_Intern=No_SPKI+Tanggal+Total+{No+Uraian+Satuan+
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,Volume+Harga_Satuan+Jumlah_Harga+Sub_total}
Data Dictionary : Permintaan Penawaran Harga
Nama

: Pemintaan Penawaran Harga

Deskripsi

:,Permintaan kepada supplier untuk memberikan penawaran

,, ,,harga.
Tabel 3.2
Volume
: 105 buah/bulan
Permintaan Penawaran Harga
Akses
: Batch, diproses secara berurutan sesuai prioritas material yang
,,harus dipenuhi terlebih dahulu.
Retensi

: 5 tahun, dapat dimusnahkan setelah 15 tahun sesuai aturan


,,pemerintah

Struktur :
Permintaan_Penawaran_Harga=Nomor+Tanggal+Nama_Supplier+Tanggal_ ,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,penawaran_harga+{No+Nama_material+
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ukuran+Harga_Satuan}

42

Tabel 3.3
Data Hasil Negosiasi
Data Dictionary : Data Hasil Negosiasi
Nama

: Data Hasil Negosiasi

Deskripsi

:,Pemberitahuan kesepakatan harga antara supplier dengan PT.


,,PLN (persero) J & P Unit produksi Bandung

Volume

: 53 buah/bulan

Akses

: Batch, diproses berurutan berdasarkan tanggal diterimanya


,,Surat Penawaran Harga (SPH)

Retensi

: 5 tahun, dapat dimusnahkan setelah 15 tahun sesuai aturan


,,pemerintah

Struktur :
Data Dictionary : Data Pembelian Material
Data_Hasil_Negosiasi=Nomer+Tanggal+Nama_Supplier+Jumlah+PPN+Total,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,+
Nama
:, Data Pembelian Material
{Nama_Barang+Volume+Satuan+Harga_Penawaran,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
Tabel
3.4
+HPS+Harga_negosiasi+Jumlah_Harga+Anggota_
Deskripsi
:, Permintaan pembelian material kepada supplier
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,Pengadaan
}
Tabel 3.4
Volume
: 53buah/bulan
Data Pembelian Material
Akses
: Batch, diproses berurutan berdasarkan tanggal dibuatnya
,,,Berita Acara Negosiasi
Retensi

: 5 tahun, dapat dimusnahkan setelah 15 tahun sesuai aturan


,,pemerintah.

Struktur :
Data_Pembelian_Material=Nomer+Tanggal+No_SPKI+Nama_Supplier+ ,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,Alamat+Jumlah+Total+
{Nama_Barang+Volume+,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,Satuan+Harga+Jumlah_
Harga+keterangan+

42

Tabel 3.5
Data Penyerahan Material
Data Dictionary : Data Penyerahan Material
Nama

:Berita Acara Penyerahan Barang

Deskripsi

:Tanda Bukti yang digunakan untuk menyerahkan material ke


,bagian ,gudang untuk disimpan dan sebagai bukti bahwa
,material telah ,dikirim oleh supplier dalam keadaan baik

Volume

:53 buah/Bulan

Akses

:Batch, diproses berurutan berdasarkan tanggal terima pada


Surat Jalan

Retensi

:5 tahun. Dapat dimusnahkan setelah 15 tahun sesuai aturan


pemerintah

Struktur :
Data_Penyerahan_Material=Tanggal_BAPB+No_FPBUPL+Tanggal_
,,,,,,,,,,,FPBUPL+No_SPKI+{Nama_Barang+Volume+
,,,,,,,,,,,Satuan+Keterangan+pemeriksa}