Anda di halaman 1dari 12

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
A.

PENDAHULUAN
Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai rumusan
tujuan yang ingin dicapai. Organisasi yang mempunyai rumusan
tujuan yang jelas akan mendapatkan kesulitan kearah mana
organisasi iti akan dibawa. Perumusan tujuan organisasi yang jelas
akan memudahkan organisasi dalam menentukan kebijakan
organisasi. Melalui tujuan tersebut, sebuah organisasi mendapat
gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa,
mendapatkan
landasan
bagi
organisasi,
memudahkan
menentukan macamnya tugas, dan akan mudah menentukan
PRODER KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi,
simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ). Perumusan tujuan meski
menjadi syarat mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah
merupakan satu-satunya syarat. Rumusan tujuan perlu ditopang
oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah pentingnya diantaranya
(anggota), kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya seperti
kesektariatan dan administrasi

B.

TUJUAN
A. KOMPETENSI DASAR
setelah mengikuti pembelajaran ini diharapkan peserta mampu
mengelola sekretariat denganbenar
B. INDKATOR KEBERHASILAN
setelah mengikuti pembelajaran ini diharapkan peserta mampu
:
1. Menjelaskan pengertian sekretaris dan kesekretariatan
2. Menjelaskan fungsi kesejretariatan dan administrasi
kesekretariatan
3. mengelola tata kearsipan
4. mengelola surat menyurat sesuai tata kelola persuratan

C.

SEKRETARIAT DAN SEKRETARIS


A. Kesekretariatan ditinjau dari sudut administrasi mempunyai
arti:
Sempit, merupakan suatu proses yang biasa dinamakan
sebagai:
o - pencatatan
- penghimpunan
o - pengolahan
- pengadaan
o - pengiriman
- penyimpanan
o - pemusnahan
- informasi
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

32

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

Luas, merupakan suatu kelompok yang mempunyai fungsi


penunjang di dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pengertian Sekretariat
Pada pokoknya sekretariat adalah suatu organisasi yang
melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha dan
lain-lainnya.
B. Sekretaris
Pengertian Sekretaris
Seorang petugas yang pekerjaan pokoknya melaksanakan /
menyelenggarakan tugas urusan korespondensi untuk seluruh
pejabat yang ada dalam organisasi (Sutarto).
Syarat-syarat Pokok Seorang Sekretaris
Kepibadian yang sesuai
Pengetahuan umum
Pengetahuan khusus
Skill dan teknik kesekretariatan
Praktek (magang)
Kewajiban Sekretaris
Sebagai pengelola informasi untuk digunakan oleh pihakpihak yang mempunyai wewenang mengambil keputusan,
bantuan tata usaha.
C. Macam-macam Sekretaris
* Sekretaris organisasi
- Bekerja atas perintah pimpinan
- berwenang untuk turut membuat rencana organisasi,
membuat
keputusan, melakukan pengarahan, melakukan
pengkoordinasian, menjalankan kontrol, dan melakukan
pnyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja
terutama
untuk
kepentingan
organisasi
sebagai
keseluruhan . Dengan
kata lain sekretaria organisasi
membantu melakukan fungsi manajemen tertinggi yang
meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan,
pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan.
* Sekretaris pemimpin
Hanya melaksanakan tugas perintah pimpinan (ketua) dan
melakukan tugas terutama untuk kepentingan pimpinan.

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

33

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

D.

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

FUNGSI KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN


A. Fungsi kesekretariatan :
1. memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi kesegala
pihak baik internal maupun eksternal
2. mengamankan rahasia organisasi
3. mengelola dan memelihara dokumen organisasi yang berguna
bagi
kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen
4. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
5. Pencatatan dilakukan sesuai sistem sbg pertanggung jawaban
dan sbg sumber informasi
6. Sebagai alat pelaksana pusat ketata usahaan
7. Sebagai alat komunikasi organisasi
8. Sebagai pusat dokumentasi
B. Fungsi Adm Kesekretariatan
1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
2. Pencatatan dilakukan sesuai sistem sbg pertanggung jawaban
dan sbg sumber informasi
3. Sebagai alat pelaksana pusat ketata usahaan
4. Sebagai alat komunikasi organisasi
5. Sebagai pusat dokumentasi

E.

RUANG LINGKUP KEGIATAN SEKRETARIAT


A. Ruang Lingkup Kegiatan sekretariat :
1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan khususnya
yang berhubungan dengan surat menyurat meliputi,
pembuatan, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan
penyimpanan
2. menyelenggarakan tata hubungan baik intern dan ektern
(humas)
3. Menyelenggarakan kepanitiaan dan rapat
4. Menyelenggarakan pangaturan penerimaan tamu/kunjungan
dll
5. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat
menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan
fasilitas penunjang tugas pokok
B. Ruang Lingkup Administrasi Kesekretariatan:
1. Surat menyurat/korespondensi
2. Pengarsipan
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

34

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

3.
4.
5.
6.

Peminjaman arsip & barang


Pengelolaan peralatan & perlengkapan
Kebersihan sekretariat
Komunikasi informasi organisasi
7. Kunjungan/anjangsana organisasi
8. Albuminasi & dokumentasi photo kegiatan
9. Database pengurus
10.
11.
12.

VI.

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

Penyelenggaraan raat-rapat
Pembuatan panduan organisasi & kepanitiaan
Pelatihan kesekretariatan

ARSIP
A. Pengertian Arsip
Adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematika / sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali (The Liang Gie).
B. Pengertian Warkat
Setiap catatan tertulis ataupun bergambar yang memuat
keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat
orang untuk membantu ingatannya.
C. Nilai dari suatu warkat
1. Administrasi value (nilai administrasi)
2. Legal value (nilai hukum)
3. Fiscal value (nilai di bidang keuangan)
4. Research value (nilai penelitian)
5. Educational value (nilai pendidikan)
6. Documentary value (nilai dokumentasi)

D. Tujuan penyimpanan warkat


1. Menyediakan warkat bila diperlukan
2. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang
diperlukan
3. Mengumpulkan warkat-warkat yang mempunyai hubungan
satu dengan lainnya
4. Menghemat tempat penyimpanan
5. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya
pencurian maupun dari kebakaran
6. Tetap menjaga kerahasiaan jika warkat itu benar-benar
diperlukan
E. Penyusutan warkat dilakukan apabila:
1. Warkat tersebut tidak berguna (kadaluarsa)
2. Warkat sudah tidak bernilai sejarah lagi
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

35

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

3. Warkat sudah kehilangan nilai informasinya


4. Warkat sudah tidak bernilai ilmiah lagi
Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh petugas arsip adl
Ketelitian, kecerdasan, kecekatanan, kerapihan.

VII.

SURAT MENYURAT
A. Pengertian
Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita
tertulis yang timbul dari adanya pencatatan, laporan,
perencanaan atau program dan keputusan yang
memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan
kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
Surat menyurat dibagi menjadi 2 macam yaitu:
1. Surat masuk, ialah tulisan-tulisan atau berita yang diterima
dari instansi / pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di
sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk
tugas ini.
2. Surat keluar, ialah semua tulisan-tulisan atau berita yang
dikirimkan kepada instansi-instansi / pihak lain, yang setiap
konsep untuk diajukan kepada pemimpin disalurkan melalui
Kepala Sekretariat / Sekretaris atau pejabat yang diberi
wewenang meneliti.

B. Bagian-bagian Surat Masuk dan Surat Keluar


1. Surat Masuk
Tanggal
- petunjuk pada nomor yang lalu
nomor agenda
- perihal surat masuk (isi)
nomor dan tanggal masuk
- petunjuk pada nomor berikutnya
lampiran
- keterangan
alamat pengirim (terima dari)

2. Surat Keluar
Tanggal
- petunjuk pada nomor yang lalu
Nomor surat
- perihal
Lampiran
- petunjuk pada nomor berikutnya
Kepada
- keterangan
C. SURAT
Pengertian
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

36

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

Surat adalah alat untuk menguraikan isi hati atau maksud


terhadap orang lain secara tertulis. Orang lain di sini dapat
diartikan perorangan / badan.
Surat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang
memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa
yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis


yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan
lain-lain kepada pihak lain.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
warta.
D. Fungsi surat dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:
1. Sebagai tanda pendukung secara tertulis
2. Sebagai tanda bukti tertulis
3. Sebagai alat pengingat
4. Sebagai bukti sejarah
5. Sebagai bahan dokumentasi
6. Sebagai duta / wakil dari suatu organisasi / badan
7. Untuk menjamin keamanan
8. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
9. Alat pengukur kegiatan organisasi
10. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)
E. Sifat surat adalah sebagai berikut:
1. Ekonomis, karena biaya pengiriman surat relatif murah
2. Praktis, sebab menjamin kerahasiaan dan dapat
menghilangkan perasaan
3. Efektif, sebab berita yang disampaikan sesuai dengan
sumbernya

1.
2.
3.
4.
5.
6.

F. Syarat membuat surat yang baik, sebagai berikut:


Memahami masalah pokok yang akan disampaikan
Menurut tata bahasa yang berlaku
Bahasa sederhana dan tidak perlu panjang lebar
Menggunakan istilah-istilah yang umum dipakai dalam surat
Menggunakan kata-kata yang tepat
Sebaiknya menggunakan bahasa yang sopan dan hormat
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

37

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

7. Isi surat hendaknya terperinci dan jelas.


8. Obyektif
9. Sistematis
10. Jelas: kepada siapa, darimana, tentang apa
11. Lengkap isinya
12. Wujud fisik yang menarik (kwalitas kertas, bentuk surat, ketikan,
dsb)
G. Pembagian surat menurut tujuannya sebagai berikut:
1. Surat pemberitahuan
2. Surat permohonan
3. Surat susulan

4.
5.
6.
7.
8.
9.

Surat panggilan
Surat kuasa
Surat pesanan
Surat perintah
Surat laporan
Surat peringatan
10.
Surat keputusan
11.
Surat pengantar
H. Pembagian surat menurut jumlah penerima surat adalah:
1.
2.
3.
4.

Surat biasa, pengumuman, surat edaran


Cara penomoran (surat keluar) disusun sebagai berikut:
Nomor urut surat keluar, kodeUnit Kerja, kode biro/bidang
Contoh: 800/714/III.03.8/XII/2014
800 : kode bagian spt Kepegawain/sekretariat/ keuangan
(dalam Tata Nakah persuratan)
714 : no urut surat
III.03 : Satuan kerja
XII
: bulan pembuatan surat
2014 : tahun pembuatan surat

I. Susunan surat dibagi dalam 3 bagian yaitu:


1. Kepala surat, yang terdiri dari:
Nama organisasi/kesatuan; Tanggal, bulan, dan tahun;
Nomor; Klasifikasi; Lampiran; Perihal; Alamat; u.p (untuk
perhatian) apabila diperlukan
2. Isi surat, terdiri dari:
o Pendahuluan
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

38

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

o Uraian / maksud
o Kalimat penutup
3. Penutup surat, terdiri dari:
o Nama jabatan
o Tanda tangan
o Nama pejabat
o Cap dan stempel, bagi kwartir-kwartir yang telah
ditentukan penggunaan cat atau stempel
o Tembusan

Penyelesaian mengenai isi surat adalah sebagai berikut:


1)

Berpedoman kepada 5 kaidah syarat pokok yaitu:


Teliti
Terang jelas
Singkat padat
Meyakinkan
Menurut pedoman pokok (standarisasi)

2) Isi surat disusun dalam 3 bagian yaitu:

Pendahuluan
Uraian maksud
Kalimat penutup

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

39

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

40

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

41

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

42

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG
KARANG 2016

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

43