Anda di halaman 1dari 36

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN

MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

PENGORGANISASIAN KEGIATAN / KEPANITIAAN


A.

Konsep Dasar Pengorganisasian Kegiatan / Kepanitiaan


Istilah panitia sering disamakan dengan istilah komite, komisi,
gugus tugas (task force atau task group). Terlepas dari istilah
semuanya mengandung pengertian yang sama, yaitu sekelompok
orang kepada siapa sejumlah persoalan dibebankan. Jadi yang
dimaksud dengan panitia atau komite adalah sekelompok orang yang
ditunjuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak
dapat diselesaikan seseorang (pejabat/pimpinan) atau oleh beberapa
orang.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Panitia adalah
kelompok orang yang ditunjuk atau dipilih untuk mempertimbangkan
atau mengurus hal-hal yang ditugaskan kepadanya. Istilah lain yang
sering digunakan adalah komite. Pengertian lainnya dari panitia
adalah sekumpulan individu yang dipilih untuk mengerjakan tugastugas tertentu dalam suatu acara yang direncanakan oleh suatu
organisasi. Panitia juga dapat berarti sekumpulan individu yang
dipilih untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu dalam suatu acara
yang direncanakan oleh suatu organisasi.
Namun panitia ada bermacam-macam, tergantung dari jenis
dan sifat tugas atau kegiatan yang dijalankan. Panitia yang lazim
dikenal di Indonesia, diantaranya adalah : panitia kerja, panitia kecil,
panitia bersama, panitia pembantu, panitia pengarah, panitia
pelaksana, dan panitia perumus. Panitia kerja adalah kelompok orang
yang bertugas melaksanakan suatu penyelidikan khusus untuk
kepentingan organisasi. Panitia kecil adalah suatu bentuk panitia
yang merupakan bagian dari panitia yang lebih besar dengan jumlah
dan lingkup kerja yang lebih sedikit. Panitia bersama adalah suatu
bentuk panitia yang anggotanya terdiri dari beberapa organisasi
yang berbeda untuk suatu tujuan yang sama. Panitia pembantu
adalah panitia kecil yang bertugas membantu tugas panitia
pelaksana.
Panitia pelaksana (Organizing Committee) adalah panitia yang
bertugas langsung secara operasional dalam pelaksanaan kegiatan
atau sering juga disebut dengan istilah panitia lapangan.
Panitia pengarah (Steering Committee) adalah panitia dengan
susunan personalia para ahli atau pejabat yang bertugas sebagai
penanggung jawab utama kegiatan dan memberikan arahan kepada
panitia pelaksana.
Panitia perumus adalah kelompok orang yang bertugas untuk
merumuskan hasil dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan oleh
organisasi ataupun merumuskan suatu tujuan atau kegiatan untuk
kepentingan organisasi.
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

50

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

Nama suatu panitia dapat juga diambil dari jumlah anggota,


ataupun nama orang atau kasus yang ditangani. Nama panitia
bukanlah masalah yang prinsip karena mempergunakan nama
apapun, tugas panitia adalah untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
khusus yang dibebankan kepadanya dengan sebaik mungkin.
Pengorganisasian adalah suatu upaya untuk mengusahakan
hubungan secara efektif antar orang-orang dalam suatu kelompok
yang bertujuan untuk melahirkan kerjasama yang efisien sehingga
dapat menyelesaikan pekerjaan.
Dengan kata lain, suatu tugas yang dikerjakan secara terorganisir
seharusnya terselesaikan dengan lebih baik dan lebih cepat daripada
tugas yang sama yang dikerjakan dengan tidak terorganisir. Maka
jika kita berorganisasi tetapi hasil kerja kita tidak lebih baik dan
lebih cepat dibandingkan pekerjaan orang lain; maka dapat
dikatakan kita belum bisa berorganisasi.
Kepanitiaan adalah proses sekelompok orang dalam mengarahkan
aktivitas bersama untuk mencapai tujuan tertentu. Sehingga dapat
disimpulkan bahwa kepanitiaan adalah sebuah organisasi kecil yang
membutuhkan kemampuan manajemen organisasi yang baik,
meliputi cara menjalankan organisasi, membangun sebuah tim,
menetapkan anggaran belanja kegiatan, merencanakan program
kerja, mengalokasikan sumber daya, problem solving, effective
planning, productive meeting, teknik kepanitiaan dll).
B.

C.

Tujuan
Tujuan umum pembentukan kepanitiaan adalah:
1.
Merencanakan, mengelola, melaksanakan memonitor
dan mengevaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan suatu
kegiatan.
2.
Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan
dan pelaksanaan suatu kegiatan.
3.
Mengelola materi kegiatan.
4.
Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif
bagi pelaksanaan kegiatan organisasi.
5.
Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional
yang berkaitan dengan kegiatan.
6.
Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan
semua unsur yang terlibat dalam kegiatan
Wewenang
Wewenang yang dimiliki oleh panitia berbeda-beda. Ada panitia
yang mempunyai wewenang untuk mengambil fungsi-fungsi
manajemen, ada panitia yang berhak membuat keputusan, tetapi
ada pula yang tidak berhak membuat keputusan. Panitia juga
merupakan kelompok orang-orang yang diberi tugas dan wewenang
untuk melaksanakan tindakan administratif yang khusus, dan dalam
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

51

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

pelaksanaannya menunjukkan posisi sebagai staff (Organizing


Commitee) atau sebagai executive (executive commite/Steering
Commitee).
Berdasarkan wewenang administratif yang diberikan kepada
panitia, panitia dapat dibedakan menjadi panitia eksekutif dan
panitia staff. Panitia eksekutif/Steering Committee (SC) diberi
wewenang untuk mengambil keputusan, dan keputusan itu mengikat
para bawahan. Hal ini berarti Organizing Committee (OC) harus
memberikan pertanggungjawaban kepada SC. OC tidak diberi
wewenang untuk mengambil keputusan. OC hanya bertindak sebagai
pemberi advis saja.

D.

Ciri-Ciri Panitia
Menurut sifatnya, panitia dapat dibedakan menjadi : panitia
yang bersifat formal, panitia yang bersifat informal, panitia yang
bersifat permanen dan panitia yang bersifat temporer.
Ciri-ciri Panitia yang Bersifat Formal adalah sebagai berikut :
1. Dibentuk atas dasar wewenang yang membentuk.
2. Mempunyai tempat dalam struktur organisasi.
3. Mempunyai tujuan yang jelas.
4. Menerima delegasi wewenang dan tugas tertentu.
Ciri-ciri Panitia yang Bersifat Informal :
1. Tidak adanya pembentukan dari eksekutif yang berwenang.
2. Tidak ada pemberian tugas yang bersifat khusus.
3. Anggota-anggotanya berkumpul secara spontan berdasarkan
kebutuhan yang sama.
4. Anggota-anggotanya lebih banyak, yang sering disebut dengan
istilah task group, atau task oriented, atau task force (gugus
tugas).
5. Panitia informal dibentuk tanpa adanya pendelegasian wewenang.
Ciri-ciri Panitia yang Bersifat Permanen :
1. Dibentuk secara formal.
2. Mempunyai daya laku yang tidak terbatas waktunya, sepanjang
organisasi masih memerlukan panitia.

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

52

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

Ciri-ciri Panitia yang Bersifat Temporer :


1. Dibentuk secara informal.
2. Dapat juga dibentuk secara formal tetapi mempunyai daya laku
sementara. Apabila tugas tertentu sudah selesai maka panitia itu
bubar.
Ciri-ciri Organisasi yang Berbentuk Panitia adalah sebagai
berikut :
1. Kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok
orang.
2. Semua anggota mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab
yang sama.
3. Para pekerja dikelompokkan menurut jenis tugas yang harus
dilakukan dalam bentuk satuan tugas, gugus tugas.
4. Semua anggota panitia ikut ambil bagian dalam membicarakan
tugas-tugas yang harus dikerjakan.
5. Keputusan diambil secara consensus.
6. Masing-masing anggota panitia bebas dalam mengemukakan
pendapat.
7. Ketua panitia tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.
8. Masing-masing anggota pannitia biasanya mau mendengarkan
pendapat anggota yang lain.
Dalam praktiknya organisasi berbentuk panitia secara murni tidak
ada. Pelaksanaannya biasanya dikombinasi dengan bentuk-bentuk
organisasi lain, misalnya dikombinasi dengan bentuk organisasi
lini/garis, atau dengan bentuk organisasi fungsi.
E.

Fungsi
Fungsi umum kepanitiaan adalah :
1. Membuat dan merencanakan format kegiatan/desain acara.
2. Menyempurnakan organisasi panitia.
3. Membangun koordinasi dan kerja sama.
4. Menetapkan keputusan operasional,
5. Melakukan inventarisasi, publikasi dan dokumentasi.
6. Melaksanakan tahap-tahap acara.
7. Upgrading, peningkatan dan evaluasi seluruh kegiatan
Fungsi-fungsi yang lain dari sebuah kepanitiaan diantaranya:
1. Ruang aktualisasi potensi diri (pembelajaran)
2. Sarana untuk Mengidentifikasi kemampuan individu dalam hal
manajerial terhadap suatu pekerjaan. Apakah anda / ia merupakan
strong leader atau tidak?
3. Wahana untuk menguji sensitifitas kerja dalam kerja bersama.
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

53

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

4. Melatih professionalisme dalam bekerja.


5. Melatih diri untuk membiasakan bertoleransi dan memahami
orang lain. Apakah anda orang yang suka memaksakan kehendak
anda, otoriter atau yang bagaimana?
F.

Manfaat dan Kerugian


Pikiran pokok yang mendorong dibentuk suatu panitia atau
komite untuk suatu tugas tertntu adalah jika jelas nyata bahwa
sebuah panitia akan memberikan lebih banyak faedah, baik
dipandang dari hasil, cara kerja maupun dari sudut lain.
Beberapa patokan dimana pekerjaan panitia lebih bermanfaat
antara lain:
1. Mengurangi beban aktivitas pengurus.
2. Memberi kesempatan anggota dalam aktivitas kepemimpinan dan
kepengurusan
3. Merupakan salah satu bentuk pengkaderan
4. Bila ada suatu masalah yang akan ditangani dimana dibutuhkan
keterangan dan pendapat dari tenaga ahli, misalnya akan
mengadakan perencanaan kegiatan yang memerlukan pendapat
dan pertimbangan serta pengalaman orang-orang tertentu dalam
masing-masing bidang keahlian.
5. Untuk suatu hajat yang membutuhkan kerja sama dari beberapa
bagian. Misalnya, dalam suatu organisasi yang sedang
berkembang. Pada suatu ketika keuangan menghadapi kesulitan,
maka untuk mencari jalan keluar perlu dibentuk suatu komite
yang bertugas untuk mengatasi masalah ini.
6. Tujuan komite tersebut adalah untuk mengadakan koordinasi
antara keuangan organisasi dengan kebijaksanaan penjualan,
pembelian dan produksi sehingga dapatlah diatasi masalah
keuangan tersebut.
7. Bila sebuah organisasi menghadapi persoalan yang akibat
buruknya akan dirasakan oleh seluruh anggota organisasi, maka
perlu sekali untuk membentuk suatu komite guna memecahkan
persoalan yang khusus. Yang dipilih menjadi panitia atau komite
dalam hal ini hendaknya yang representatif, perlu diperhatikan
bahwa pekerjaan yang akan dikerjakan oleh panitia itu
memerlukan kecakapan dan ketangkasan, karena pekerjaan ini
memerlukan waktu yang sangat singkat serta kerapihan kerja,
maka anggota yang duduk dalam panitia mewakili golongan yang
berkepentingan.
Aspek dalam kepanitiaan yang merugikan antara lain:
1. Karena terdiri dari beberapa anggota dengan tanggung jawab
yang beraneka ragam serta latar belakang yang berbeda pula,
maka pekerjaan panitia itu dapat tersesat jalannya, apabila dalam
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

54

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

panitia terdapat beberapa pendapat yang berbeda-beda atau


bertentangan yang didukung oleh sebagian anggota, maka
pendapat-pendapat inilah yang mungkin tidak menghasilkan
keputusan, bahkan melahirkan tiga fikiran berbeda.
2. Waktu yang harus disediakan dan ongkos yang dikeluarkan
merupakan hal-hal yang perlu diperhatikan dan selalu
diperhitungkan.
Mungkin
sekali
anggota
panitia
harus
mengadakan perjalanan ke berbagai tempat untuk memperoleh
lebih banyak keterangan.
3. Terpecahnya tanggung jawab. Suatu delegasi mempunyai
tanggung jawab yang tidak hanya diberikan kepada seseorang
saja, tetapi kepasa suatu kelompok. Mereka masing-masing
mempunyai rasa tanggung jawab yang berbeda. Berbeda kalau
kekuasaan itu diberikan kepada seseorang. Akibat dari itu semua,
mereka tidak akan selalu merasa memikul beban atau tanggung
jawab jawab jika sebagian usaha gagal sama sekali. Bahkan
mereka mungkin menyalahkan satu sama lain. Dengan demikian
mereka mengalihkan tanggung jawab itu.
A.

Tahap Pembentukan Kepanitiaan


Pengurus organisasi memerlukan panitia untuk melaksanakan
suatu kegiatan. Jika telah terbentuk suatu panitia maka Pengurus
mendelegasikan tugas dan tanggungjawabnya kepada panitia
tersebut. Dalam melaksanakan suatu kegiatan panitia berhak
mengatur dirinya sendiri dan juga memiliki hak untuk
mempergunakan fasilitas organisasi di bawah koordinasi pengurus.
Namun panitia memiliki wewenang terbatas. Tahapan pembentukan
kepanitiaan secara umum adalah:
1. Menetapkan tujuan, sasaran serta target acara dan kepanitiaan.
2. Observasi dan penyusunan proposal.
3. Menetapkan Sterring Committee (SC).
4. Menetapkan Organizing Comitee (OC).
5. Merekrut anggota kepanitiaan.
6. Mengeluarkan SK legitimasi.

B.

Susunan Kepanitiaan dan tugas pokok


Tugas panitia secara umum adalah melaksanakan kegiatan-kegiatan
kepanitiaan yang meliputi: 1. merencanakan kegiatan. 2.
mempersiapkan kegiatan. 3. melaksanakan kegiatan. 4. melaporkan
kegiatan. Adapun susunan panitia dan tugas pokok yang melekat
pada posisi itu adalah :
1. Panitia pengarah (steering committee) terdiri dari satu orang
ketua dan satu atau beberapa orang anggota. dipilih dari
pengurus bidang yang bersangkutan atau orang yang dianggap
memiliki pengetahuan dalam menangani kegiatan yang
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

55

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

diselenggarakan.
Panitia
pengarah
memiliki
tugas
dan
kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan materi pokok
kegiatan. Adapun pembagian tugas untuk masing-masing
personalia panitia pengarah adalah sebagai berikut:
1. Ketua Panitia Pengarah memiliki tugas
a. Memimpin panitia pengarah sesuai dengan ketentuanketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan
organisasi .
b. Memimpin
rapat-rapat
kepanitiaan
sesuai
dengan
ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan
oleh pimpinan organisasi.
c. Mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan.
d. Mendelegasikan tugas yang berkaitan dengan tugas panitia
pengarah kepada orang yang dianggap mampu.
2. Sekretaris Panitia Pengarah memiliki tugas
a. Membantu Ketua panitia pengarah dalam melakasanakan
tugasnya.
b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi
panitia pengarah.
c. Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretarian panitia
pengarah.
d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaskanaan tugastugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang
ditentukan.
3. Anggota Panitia Pengarah memiliki tugas
a. Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan kerja panitia
pengarah.
b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai tugas yang
diemban oleh masing-masing anggota.
c. Merumuskan materi pokok kegiatan sesuai dengan
pembidangan kerja masing-masing personal.
d. Melasanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugastugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang
ditentukan
2. Panitia pelaksana (organizing committee) terdiri dari ketua,
sekretaris dan bendahara beserta masing-masing seksi yang
diperlukan. dipilih dari personal pengurus, anggota atau
simpatisan yang dapat berpartisipasi dalam kepanitiaan tersebut
yang amanah, jujur dan ahli di bidangnya. open recruitment
Pantia Pelaksana memiliki tugas dan kewenangan dalam
hal-hal berkaitan dengan teknis operasional yang berkaitan
dengan pelaksanaan kegiatan. Adapun pembagian tugas untuk
masing-masing personalia adalah sebagai berikut :

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

56

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

1. Ketua Panitia memiliki tugas :


a. Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan
kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan organisasi.
b. Mewakili panitia kedalam dan keluar organisasi sesuai
dengan ketentuan ketentuan dan kebijaksanan yang
digariskan oleh pimpinan organisasi.
c. Memelihara hubungan yang erat dengan lembaga yang
relevan dengan tugas panitia.
d. Memimpin rapat-rapat sesuai dengan ketentuan-ketentuan
dan kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan
organisasi.
e. Mengarahkan, membimbing, mengevaluasi dan mengawasi
persiapan dan pelaksanaan kegiatan.
2. Wakil Ketua Panitia memiliki tugas :
a. Mewakili ketua panitia apabila ketua panitia berhalangan
sesuai dengan kebijaksanaan yang ditentukan oleh ketua
panitia.
b. Membantu ketua panitia dalam mengarahkan, membimbing
dan mengawasi persiapan dan pelaksanaan kegiatan sesuai
dengan pembidangan tugas dan atau kebijaksanaan yang
ditentukan.
c. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelasakanaan tugas
tertentu sesuai dengan pembidangan tugas
yang
ditentukan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh ketua
panitia.
3. Sekretaris Panitia memiliki tugas :
a. Membantu ketua panitia dan wakil ketua panitia dalam
melaksanakan tugasnya.
b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi
kegiatan.
c. Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretariatan
kegiatan.
d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugastugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang
ditentukan.
4. Wakil Sekretaris Panitia memiliki tugas :
a. Mewakili sekretais panitia apabila sekretaris panitia
berhalangan sesuai dengan kebijaksanaan yang ditentukan.
b. Membantu sekretaris panitia dalam melaksanakan tugasnya.
c. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelasakanaan tugastugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang
ditentukan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh
sekretaris panitia.
5. Bendahara Panitia memiliki tugas :
a. Membantu ketua panitia dan wakil ketua panitia dalam
melaksanakan tugasnya.
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

57

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan


sarana-sarana lainnya untuk menunjang pelaksanaan
kegaitan, sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjuk
pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia.
c. Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk
mengumpulkan dana yang dikoordinasikan bersama
sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yang
digariskan oleh ketua panitia.
d. Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana.
e. Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
f. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang
menyangkut pendanaan.
g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan
tugas yang ditentukan.
6. Wakil Bendahara Panitia memiliki tugas :
a. Mewakili bendahara panitia apabila bendahara panitia
berhalangan.
b. Membantu
bendahara
panitia
dalam
melaksanakan
tugasnya.
c. Melaksanakan
tugas-tugas
tertentu
sesuai
dengan
pembidangan tugas yang ditentukan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh
bendahara panitia.
7. Bidang-Bidang Kepanitia memiliki tugas umum
a. Mengikuti perkembangan keadaan dibidangnya masingmasing secara terus menerus.
b. Menyusun rencana kebijaksanaan dan rencana kegiatan
dibidangnya masingmasing.
c. Melaksanakan rencana kegiatan bidangnya masing-masing.
d. Mengadakan koordinasi, komunikasi dan kerjasama dengan
bidang-bidang yang bersangkutan dengan pelaksanaan
tugasnya.
e. Dalam melaksanakan tugasnya melakukan konsultasi dan
koordinasi dengan bidang-bidang dilingkungan kepanitiaan.
f. Memberikan pertimbangan dan saran-saran kepada ketua
panitia tentang langkah-langkah yang perlu diambil pada
bidang-bidangnya masing-masing.
Bagian-bagian kepanitian ditentukan sesuai dengan kebutuhan
pelaksanaan program kerja umumnya dibagi atas bidang-bidang
berikut ini :
1. Bagian Dana/Keuangan
a. Menyusun anggaran pembiayaan kegiatan.
b. Mengupayakan dan mengelola dana.
c. Merencanakan dan mengatur keluar masuknya berkas
proposal pencarian dana.
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

58

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

d. Membuat database instansi atau pihak yang akan


dijadikan donatur atau sponsor.
e. Mempersiapkan dan mengatur sarana pendukung dana
usaha dalam upaya pencarian dana.
f. Membuat usaha-usaha profit oriented untuk menambah
kas panitia.
g. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua
panitia.
h. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
2. Bagian Kesekretariatan
a. Mengatur
dan
mempersiapkan
pengadaan
dan
pengurusan
kesekretariatan
berikut
sarana
pendukungnya.
b. Menyusun/membuat dan menginformasikan kegiatan
kepada pihak yang berkepentingan .
c.
Mengkomunikasikan dan menginformasikan kegiatan
kepada pihak yang berkepentingan .
d. Mengatur dan mempersiapkan rapat kepanitiaan dan
distribusi surat undangannya.
e. Mengatur dan mempersiapkan pendaftaran peserta
berikut sarana pendukungnya.
f.
Membuat dokumentasi jalannya kepanitiaan secara
keseluruhan dan mengatur tertib administrasi.
g. Mengatur dan mempersiapkan pendaftaran peserta
berikut sarana pendukungnya.
h. Mengurus surat-surat perizinan
i.
Mengirimkan surat-surat tembusannya ke pihak -pihak
terkait.
j.
Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua
panitia.
k. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
3. Bagian Acara
a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh acara
yang berkaitan dengan kegiatan.
b. Membuat dokumentasi jalannya acara secara keseluruhan
dan mengatur tertib dokumentasi.
c.
Membuat laporan dokumentasi.
d. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang
berkaitan deangan acara.
e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua
panitia .
f.
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
4. Bagian Keamanan
a. Mengatur dan mepersiapkan penataan seluruh kegiatan
yang berkaitan dengan keamanan kegiatan.
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

59

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang


berkaitan deangan keamanan kegiatan.
c.
Melakukan koordinasi kegiatan keamanan yang
berkaitan deangan kegiatan .
d. Menghimpun potensi tenaga pelaksana pengamanan
kegiatan.
e. Menjalin kerja sama dengan instansi terkait.
f.
Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua
panitia.
g. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
5. Bagian Transportasi/Akomodasi
a. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi.
b. Mengatur transportasi pihak-pihak diluar panitia seperti
pembicara.
c.
Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal
peminjaman/penyewaan alat transportasi.
d. Melakukan penataan atas fasilitas kegiatan.
e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua
panitia.
f.
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
6. Bagian Perlengkapan
a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan
kegiatan
yang
dibutuhkan
serta
mengupayakan
pengadaannya
dengan
sebelumnya
mengadakan
koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan
perlengkapan sarana
b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal
peminjaman / penyewaan peralatan
c.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan
pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan
d. Mengadakan
dan
mendistribusikan
perlengkapan
kegiatan.
e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua
panitia.
f.
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
C.

Hak dan Kewajiban Panitia


Panitia berhak untuk :
a. Berbicara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul
atau saran baik secara lisan maupun tulisan .
b. Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai proseduryang berlaku.
Panitia berkewajiban untuk :
a. Menjalankan
tugasnya
dengan
sungguh-sungguh
secara
tuntas,sesuai tugasnya masing-masing yang telah diatur dalam
deskripsi kerja.
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

60

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

b. Menghadiri undangan rapat dan tepat waktu.


c. Mentaati tata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah
diberlakukan.
d. Menjaga nama baik panitia serta memelihara stabilitas, ketertiban
dan keamanan kepanitian dan kegiatan.
e. Panitia
harus
siap
ditegur
dan
melaksanakan
sanksi/konsekuensinya bila mana melakukan atau kelalaian yang
dianggap bisa merusak kelancaran kegiatan
D.

Mekanisme Kerja
Panitia bekerja untuk mengoptimalkan sumberdaya organisasi yang
ditujukan untuk kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada penciptaan
iklim yang kondusif dalam pelaksananan kegiatan. Mekanisme kerja
kepanitiaan dilakukan oleh setiap personalia pada pembidangannya
masing-masing dengan melakukan kerja sama dengan setiap unit
kerja yang relevan melalui upaya-upaya yang memadukan,
menyerasikan dan menyelaraskan berbagai sasaran dan kegiatan
yang saling berkaitan agar setiap gerak dapat mencapai sasaran,
tempat dan waktu yang tepat. Dalam pelaksanaannya, koordinasi
dilakukan melalui dua pola koordinasi, yaitu;
1. Koordinasi Vertikal [hierarkis]
Koordinasi vertikal merupakan koordinasi yang dilakukan oleh
panitia terhadap anggota yang dikoordinasikannya.
2. Koordinasi Fungsional
Koordinasi fungsional diartikan sebagai koordinasi yang dilakukan
antar bagian dalam kepanitiaan dan lembaga di luar kepanitiaan
dalam lingkup tugas yang saling berkaitan menurut asas
fungsionalisasi dikoordinasikan melalui organisasi.

E.

Urutan Kerja Kepanitiaan


Personil panitia bekerja secara team dalam melaksanakan tugas
yang dibebankan kepada mereka, diharapkan mereka memiliki
teamwork yang baik, sehingga dapat menyelesaikan tugas dengan
memuaskan. Aktivitas panitia secara garis besar adalah: 1.
menyelenggarakan rapat (meeting). 2. menyusun proposal dan
mencari dana. 3. menyusun time schedule kegiatan dan acara. 4.
menghubungi pihak-pihak yang terkait acara. 5. melaksanakan dan
mengatur jalannya acara. 6. membuat dokumentasi dan laporan
kegiatan.
Tugas-tugas personalia dalam panitia adalah merupakan satu
kesatuan yang bulat yang tidak dapat dipisahkan, tetapi dapat
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

61

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

dibedakan, oleh sebab itu setiap anggota panitia dalam


melaksanakan tugasnya wajib melakukan, memelihara dan
mengadakan konsultasi dan kerjasama yang erat dan serasi secara
terus menerus antara anggota-anggota panitia.
1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program
Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa :
Karena tugas (melaksanakan kegiatan Qurban Idul Adha)
Karena adanya moment/kesempatan (peringatan hari besar)
Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin
melaksanakan Bakti Sosial)
Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi
liburan panjang)
Karena adanya tujuan yang ingin dicapai
Karena program kerja organisasi
Kegiatan yang akan dilaksanakan sebaiknya :
Bervariasi
dan
menarik,
orang
akan
bosan
menghadiri/mengikuti
kegiatan
yang monoton dan
tidak
menarik
Frekuensinya relatif sering, untuk eksistensi organisasi.
Secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang
bersifat kolosal dan partisipatif
Agar
ide-ide
kegiatan
dapat
muncul dan dapat
diwujudkan, maka anggota organisasi harus sering bertemu.
Hal ini karena biasanya ide lebih mudah muncul dari obrolan
bersama teman-teman yang memiliki satu visi. Selain itu ide
dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll)
Salah satu cara membangun rencana kegiatan adalah sebagai
berikut :
a) Menentukan Tujuan (Visi)
b) Menentukan Sasaran-sasaran Antara (Misi); dilakukan jika
dirasa perlu
c) Merencanakan kegiatan/aktivitas yang perlu dilakukan agar
tujuan tercapai. Tetaplah berada pada bagian ini sampai anda
mengetahui Bagaimana cara anda mencapai tujuan anda.
Kegiatan yang direncanakan hendaknya bervariasi, kreatif dan
menarik (Karena manusia akan bosan dengan kegiatan yang
monoton). Secara terencana melaksanakan kegiatan kolosal
dan partisipatif (Untuk mengukuhkan peran dan eksistensi
organisasi)
d) Menentukan waktu pelaksanaan kegiatan/aktivitas tersebut.

Kumpulkan ide sebanyak mungkin

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

62

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

Kumpulkan ide-ide yang berbeda (jangan terperangkap


dengan satu pola pikir saja)
Jangan menilai ide-ide terlalu dini
Bermainlah dengan ide-ide
Jangan panik jika suatu ide kreatif itu lambat munculnya

2. Perencanaan Kegiatan
Perencanaan merupakan penentuan program pelaksanaan
kegiatan yang akan membantu tercapainya tujuan kegiatan.
Dibawah ini tercantum beberapa hal yang perlu diperhatikan
yang berkaitan dengan perencanaan :
Pelaksanaan kegiatan tergantung pada baik buruknya
perencanaan.
Perencanaan harus diarahkan pada tercapainya tujuan. Jika
tujuan tak tercapai, mungkin disebabkan oleh kurang
sempurnanya perencanaan.
Perencanaan harus didasarkan atas kenyataan-kenyataan
obyektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerjasama
yang efektif.
Perencanaaan harus mengandung atau dapat memproyeksikan
kejadian-kejadian pada masa yang akan datang.
Perencananan harus bisa memikirkan secara matang, jelas dan
mendetil, serta terarah, mengenai kebijaksanaan metode,
prosedur dan standar hasil kerja untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
Perencanaan harus memberikan pedoman dasar kerja dan
latar belakang bagi fungsi-fungsi manajemennya, yaitu
pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian, penyelesaian
akhir kegiatan dan evaluasi.
Kegiatan pertama adalah rapat awal untuk menyikapi ide/rencana
tersebut. Yang pertama dilakukan adalah membuat persiapan
rapat :
a) Menentukan waktu dan tempat rapat
b) Memilih peserta dan mengundangnya
Sebaiknya undangan rapat dibuat secara tertulis. Keunggulan
menggunakan surat :
Mengantisipasi kelalaian dalam mengundang peserta rapat.
Sebelum membuat undangan sebaiknya mempersiapkan
daftar undangan rapat.
Mengantisipasi kesalahan informasi akan waktu dan tempat
rapat
Beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika
diundang secara resmi dengan surat
Jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta
rapat termotivasi untuk datang

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

63

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

c) Mempersiapkan perangkat-perangkat rapat :


Pimpinan Rapat dengan tugas :
Membuka rapat
Menjelaskan tujuan rapat / masalah yang hendak dibahas
Memfasilitasi
pembicaraan,
merangsang
kontribusi
peserta, membatasi alur pembicaraan
Menyimpulkan dan menutup
Notulen (Hal-hal yang perlu dicatat : waktu dan tanggal
rapat, nama pimpinan rapat, presensi peserta rapat,
agenda yang dibahas, hasil-hasil rapat, tanda tangan
pengesahan)
Peralatan penunjang (misalnya papan tulis)
Agenda rapat
Agenda rapat awal (hal-hal umum yang biasanya dibahas) :
d) Penentuan deskripsi kegiatan umum yang belum terdefinisi.
Pada program kerja mungkin masih ada deskripsi kegiatan
yang belum terdefinisi (bentuk kegiatan, nama kegiatan, dll)
Cara yang dapat digunakan dengan cara Brain Storming yang
dilanjutkan dengan diskusi terhadap hasil-hasil yang masuk.
Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan analisis SWOT.
Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan
ini baik untuk dilaksanakan atau tidak. Program dan sasaran
dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh
anggota yang terkait.
e) Pembuatan Proposal
Pembuatan proposal dilakukan dengan berpedoman pada tata
cara penyusunan proposal kegiatan.
f) Pembuatan Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan
Petunjuk pelaksanaan ini merupakan penjelasan dan
penjabaran bentuk teknis dari konsep umum yang termuat
dalam
proposal.
Didalamnya
berisikan
hal-hal
yang
berkenaaan dengan teknis pelaksanaan sebagai pedoman dan
dasar pelaksanaan bagi panitia pelaksana. Sistematika
penyusunan petunjuk pelaksanaan ini antara lain;
a. Strategi Kebijakan Kegiatan. Berisikan strategi kebijakan
organisasi yang ditetapkan dalam upaya keberhasilan
pencapaian tujuan kegiatan yang dilaksanakan oleh panitia
pelaksana. Misalnya :
Strategi penggalangan : upaya menarik simpati
masyarakat yang berada dalam ruang lingkup kegiatan
agar mendukung dan membantu pelaksanaan kegiatan
ini.
Strategi dalam membuka dan memelihara hubungan
baik dengan pihak-pihak luar yang berkaitan dan
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

64

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

berkepentingan dengan kegiatan ini (sponsor atau


lembaga/instansi terkait).
b. Bentuk dan Metode Kegiatan. Menjelaskan metode dan
bentuk teknis kegiatan yang direncanakan. Format dari
metode kegiatan ini tergantung pada ciri dan karakteristik
kegiatan. Yang terpenting adalah bahwa penjelasan yang
dibuat diupayakan seteknis mungkin dan mendetil, misalnya
:
Metode kegiatan : Ceramah
Bentuk teknis : Pengajaran dengan ceramah dan diskusi
di dalam ruangan dengan satu nara sumber dalam
bentuk partisipasi aktif : dialog dua arah.
Nara Sumber : Anggota aktif organisasi yang ahli
dibidangnya.
Bahan /materi : Manajemen organisasi.
Pelaksanaan : Ceramah selama 1 jam dan diskusi (Tanya
jawab) selama 30 menit.
Sarana prasarana : 1 buah kelas, seperangkat alat
presentas dan makalah.
c. Perangkat Pelaksana
Menjelaskan perangkat-perangkat pelaksana kegiatan
secara jelas, termasuk pihak-pihak luar terkait yang
diharapkan akan turut berperan serta dalam upaya
penyuksesan kegiatan.
d. Langkah-langkah kegiatan
Berisikan langkah-langkah persiapan pelaksanaan kegiatan.
g) Scheduling
Perencanaan waktu kerja ini sangat penting dan prinsipil dalam
melakukan manajemen organisasi kegiatan. Penggunaan
waktu dalam kegiatan haruslah efektif, dan setiap
perencanaan harus memiliki target waktu dan target kerja
yang jelas. Ini berguna untuk proses pengawasan dan
pengendalian dalam rangka mendisiplinkan pelaksana
kegiatan, dan juga sebagai alat indikator untuk melakukan
evaluasi. Mengulur waktu tanpa alasan yang jelas, serta
pengerjaan yang sifatnya terburu-buru, merupakan wujud dari
ketidakdisiplinan dan rasa kurang bertanggung jawab dari
seorang pelaksana kegiatan. Harus disadari bahwa, jika ada
salah satu dari komponen kegiatan yang tidak berjalan sesuai
dengan rencana, jelas ini akan mempengaruhi kegiatan
lainnya, apalagi bila hal tersebut sangat prinsipil, misalnya
seksi
perijinan.
Pelaksanaan
bisa
menyimpang
dari
perencanaan semula, dan bahkan jadinya berkesan dipaksakan
asal jadi atau asal ada saja. Dampaknya selain menggangu
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

65

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

proses kegiatan, juga akan merusak nilai dari hasil kegiatan itu
sendiri. Sangat disayangkan, bahwa proses perencanaan dan
persiapan yang telah memakan waktu dan biaya yang tidak
sedikit menjadi hancur akibat kelalaian yang tidak
bertanggung jawab dari satu komponen saja. Dibawah ini
adalah contoh dalam membuat perencanaan waktu kerja.
Standard time schedule :
Aktivitas

Waktu
I
I

II

A
B
.

Perencanaan waktu kerja keseluruhan kegiatan.


No
Seksi
Waktu Kerja
Kegiatan
Juni
Juli
1 2 3 4 1 2 3 4
1
Kesekretariat
an
2
Perijinan
3
Dana
4

Ke
t

Perencanaan waktu kerja per sekesi kegiatan, contoh


Perencanaan Kegiatan Seksi Kesekretariatan
No
Kegiatan
Waktu Kerja
Ke
t
Juni
Juli
1 2 3 4 1 2 3 4
1
Pendaftara
n Peserta
2
Surat
pemanggil
an
3
SK
Kegiatan
4

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

66

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

h) Strukturisasi Team
Yang pertama kali dipilih biasanya adalah ketua, dalam
struktur biasanya yang selalu ada adalah sekertaris dan
bendahara (Wakil dapat diadakan sesuai dengan kebutuhan).
Bidang-bidang yang ada disesuaikan dengan detail langkah
yang perlu dilaksanakan (rujukan pada time schedule).
Usahakan padat karya dan jangan ada yang terlalaikan. Sistem
komando (kontrol, evaluasi, disiplin) yang dapat dilakukan
langsung kepada ketua melalui coordinator. Jika SDM kurang,
maka dapat dilaksanakan fungsi yang merangkap
Seorang
ketua
panitia
hendaknya
minimal
memiliki
pengetahuan
yang
cukup akan kegiatan
yang akan
dilaksanakannya dan mampu bersikap adil (atas amanat yang
diterimanya) dalam memberikan tugas.
Sedangkan anggota yang memilih hendaknya memilih ketua
tersebut
dengan
serius
dan
bersedia
taat
kepada
ketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala sulit.
Walaupun
telah ada
ketua panitia,
kepemimpinan
kepanitiaan tetap bersifat kolektif.
Kesalahan seorang panitia akan ditanggung
oleh
seluruh
panitia. Jangan terlalu bergantung kepada ketua.
i)

Job Description
Pemimpin
yang
tidak
melakukan
fungsi
pengorganisasian/fungsi pembagian kerja dalam proses
kepemimpinannya bukanlah seorang pemimpin yang baik dan
proses manajemen di dalamnya bisa dikatakan tidak berfungsi.
Pengorganisasian ini dibutuhkan agar pembagian kerja/tugas
dapat dilakukan dan spesialisasi keahlian/keterampilan dapat
dimanfaatkan semaksimal mungkin. Untuk itulah ditetapkan
job description (uraian pekerjaan) yang akan mempermudah
pemimpin untuk membagi-bagikan tugas dan melakukan
pendelegasian wewenang kepada setiap pelaksana kegiatan.
Wewenang ini dianggap sebagai hak panitia yang diberikan
ketua untuk bergerak menjalankan tugasnya. Job Description
ini memiliki kegunaan antara lain :
a. Sebagai
dasar
untuk
melakukan
rekruitmen
dan
penempatan panitia.
b. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja
seseorang.
c. Sebagai dasar untuk melaksanakan evaluasi jabatan.
Acuan job description dapat melalui time schedule yang telah
ada. Tujuan dari pendeskripsian tugas :
Agar setiap panitia mengerti (detail) tugas-tugas yang
harus diselesaikannya
Agar tidak ada tumpang tindih tugas
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

67

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

Agar tidak ada tugas yang terlalaikan


Agar setiap panitia dapat mandiri bekerja (tanpa harus
menunggu komando dari ketua)
Agar setiap panitia dapat mengembangkan kreasinya (saat
mereka mengetahui apa yang boleh dilakukan dan apa
yang tidak boleh dilakukan)
Job Description ini berisikan nama dan identifikasi jabatan
yang menjelaskan tugas dan wewenang serta tanggung jawab
yang dibebankan pada panitia pelaksana kegiatan. Sistematika
penyusunannya berikut penjelasan adalah :
Nama jabatan ditulis berikut nama pelaksananya.
Tugas, yaitu adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh
pelaksana. Dalam penyusunannya dibagi dua yaitu Tugas
Umum dan Uraian Tugas. Tugas Umum ini berisikan
penjelasan yang perlu ditulis yang berkaitan dengan
tugasnya, dan melalui Uraian Tugas nantinya diuraikan
secara terperinci.
Tanggung jawab menguraikan sebatasmana ia bertanggung
jawab dan kepada siapa ia harus mempertanggungjawabkan
hasil kerjanya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Job
Description ini adalah :
Jelas, penyusunan redaksionalnya harus jelas, dengan kata
lain tidak memungkinkan adanya penafsiran lain.
Logis, apa yang tertera haruslah dianggap memungkinkan
pelaksanaannya.
Terpadu, pembagian tugas dan wewenang setiap pelaksana
tidak
boleh
ada
yang
bertabrakan
atau
saling
bersinggungan. Koordinasi antar seksi perlu dijelaskan agar
tanggung jawab per seksi jelas dan tidak saling melempar
tanggung jawab.
Mendetil, perincian jabatan yang diuraikan diupayakan
semendetil mungkin.
Fleksibel, pelaksana kegiatan diberi hak untuk melakukan
improvisasi dalam tugasnya sejauh tidak keluar atau
menyimpang dari tugasnya dan wewenangnya.
j)

Penentuan agenda lain yang baru dapat diselesaikan setelah


ada struktur panitia misalnya anggaran dana, kegiatan pasca
rapat, sosialisasi hasil rapat pada peserta yang berhalangan
datang, karena hasil rapat perlu disosialisasikan kepada
anggota
lainnya yang
tidak
hadir
sewaktu
rapat
agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas
kegiatan ini.

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

68

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

3. Persiapan kegiatan
Dalam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya
sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang
telah disepakati sewaktu rapat awal. Sering timbul masalahmasalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Karena itu
kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting
dalam tahap ini.
Beberapa hal dasar yang perlu diperhatikan dalam
persiapan kegiatan :
a. Melaksanakan time schedule dan job description
Setiap panitia dituntut untuk berinisiatif (tidak menunggu
disuruh baru bekerja) dan kreatif (mengusahakan agar tugasnya
dapat terselesaikan dengan optimal) dalam menyelesaikan
tugas-tugasnya guna mencapai tujuan.
b. Membangun kekuatan keuangan
Dana merupakan masalah yang vital bagi tiap organisasi.
Sumber pendanaan dapat diusahakan dari : kampus, iuran/infaq
anggota, donatur, usaha pencarian dana, sponsorship, kas
organisasi, dll.
Sumber-sumber dana :
Dana Usaha :
Penjualan baju
Penjualan soal-soal ujian tahun lalu
Penjualan koran bekas
Profit kegiatan
Sponsorship
Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik (orang lebih
tertarik membacanya daripada proposal lain), jelas,
memastikan adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya.
Yang perlu diperhatikan adalah : Arsip proposal, Penjelasan
ikatan kerjasama, Komunikasi (duta pembawa proposal)
Arsip-arsip dalam proposal sponsorship :
Surat pengantar
Proposal
Pada lampiran terdapat ketentuan sponsorship
Surat tanda terima proposal
Surat perjanjian kerja sama
Donatusi
Yang perlu diperhatikan adalah : Kejelasan Proposal,
Komunikasi (duta pembawa proposal), Ada cinderamata,
Kwitansi.
Arsip-arsip dalam proposal donatusi :
Surat pengantar
Proposal
Pada lampiran terdapat ketentuan donatusi
Kwitansi
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

69

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

Cinderamata
Dana Pribadi
c. Perlu adanya jalur informasi & komunikasi internal
Kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena
memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda.
(Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)
d. Perlu adanya pengarsipan yang baik
Agar evaluasi dan monitoring serta pembelajaran bagi angkatan
selanjutnya dapat berjalan dengan efisien.
e. Monitoring situasi
Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi
persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya
sewaktu rapat awal.
f. Kontrol, evaluasi dan disiplin
Akan sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi
dalam rapat awal. Maka evaluasi berkala akan sangat
bermanfaat untuk segera menyelesaikan masalah-masalah
tersebut. Pemantauan (semangat) panitia juga sangat penting.
Jika semangat panitia menurun, maka harus segera diantisipasi.
g. Kebersamaan
Setiap panitia bertanggung jawab juga terhadap keberhasilan
tugas panitia yang lain
Hal yang sangat penting dalam persiapan kegiatan adalah
pengurusan perijinan pelaksanaan kegiatan.
Pengurusan
perizinan dapat dibagi dua :
a. Perizinan dengan proposal
Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak
semula kita telah membina hubungan yang baik dengan
pihak pemberi izin.
b. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal)
Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja.
Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman
ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes,
dsb.
Beberapa
organisasi
memiliki beberapa kegiatankegiatan mendasar
yang
jika
perizinannya
gagal,
kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan.Kegiatan-kegiatan
ini umumnya adalah kegiatan mendasar bersifat kegiatan
rohani yang jika diizinkan dijalankan dengan legal, jika tidak
biasanya tetap dilaksanakan dengan istilah Under Ground
Movement.
4. Pelaksanaan kegiatan
Beberapa hal umum yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan
kegiatan
a. Technical meeting

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

70

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

Point-point penting yang dibahas pada saat technical meeting


adalah:
Rundown acara
Tanggung jawab setiap individu pada saat acara
Plan A / plan B
Pembangkitan semangat anggota (motivasi)
b. Evaluasi harian
Dilaksanakan apabila kegiatan lebih dari 1 hari, agar kegiatan
dihari berikutnya tidak terjadi kesalahan yang sama.
Prinsip penting dalam pelaksanaan kegiatan :
a. Pemimpin harus memahami benar mengenai konsep dan
tujuan kegiatan serta dituntut untuk mampu menerangkan dan
menjabarkannya kepada seluruh perangkat pelaksana
kegiatan. Selain itu juga, ia juga harus tegas dalam
menjalankan kepemimpinannya.
b. Pemilihan dan penempatan sumber daya manusia mesti sesuai
dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki.
c. Motivasi terhadap pelaksana kegiatan perlu diciptakan agar
mereka tidak saja mampu melaksanakan tugas, melainkan
dengan sukarela bersedia melakukannya.
d. Pemimpin harus bisa memahami karakteristik dari sifat-sifat
dan perilaku bawahannya.
e. Sebagai upaya untuk menjaga keharmonisan dan kekompakan
panitia, suarasuara dan keinginan panitia harus didengar dan
diupayakan penerapannya sejauh tidak menyimpang dari
tujuan semula.
f. Setiap panitia harus mempunyai catatan kegiatan sendiri yang
berkaitan dengan tugasnya masing-masing.
g. Pengawasan dan pengendalian harus senantiasa terus
dilakukan tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan dari
perencanaan semula.
h. Koordinasi dan kerjasama antara tim yang ada harus selalu
dibina; suatu tim dapat ditentukan kapan harus siap untuk
membantu tim yang lain.
i. Sekretariat panitia harus ada dan berjalan semestinya,
dimaksudkan bilamana ada hal-hal penting ataupun ada
perubahan-perubahan yang mendadak, komunikasi dan
koordinasi terus berjalan, sehingga setiap permasalahan baru
bisa secepatnya diantisipasi dan diselesaikan.
5. Pengawasan dan Pengendalian
Pengendalian
merupakan
fungsi
untuk
meneliti
apakah
pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan. Dalam hal ini,
Job Description dan Perencanaan Waktu Kerja dijadikan sebagai
acuan untuk pengendalian. Sedangkan Pengawasan merupakan
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

71

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

fungsi untuk meneliti apakah yang dihasilkan sesuai dengan


standar hasil kerja yang ditetapkan sebelumnya. Berbagai
dokumentasi diperlukan untuk maksud ini seperti laporan
penggunaan biaya, laporan hasil kerja, dan lain sebagainya.
Pelaksanaan kegiatan selalu harus ditinjau ulang kembali setiap
waktu secara periodik supaya dapat diketahui tanda-tanda
kemungkinan pelaksanaan yang menyimpang dari rencana
semula. Bentuk formal yang biasa digunakan dalam pengendalian
dan pengawasan ini adalah berbentuk rapat berkala, harian,
mingguan atau dua mingguan, yang membahas laporan hasil
kerja panitia dan evaluasi kerja. Didalamnya dibahas pula
permasalahan-permasalahan dan kendala-kendala yang timbul
serta perubahan-perubahan pada rencana
Acara selesai bukan berarti kegiatan telah berakhir. Biasanya,
panitia banyak yang langsung menghilang setelah acara selesai.
Padahal sebetulnya masih ada hal-hal yang belum selesai yang
perlu dibereskan dan ditertibkan. Bilamana ini tak terselesaikan,
dampaknya bisa merusak citra panitia berikut organisasinya, dan
juga nilai dari hasil kegiatan yang dicapai. Walaupun hasilnya baik
dan tujuannya tercapai, nilainya akan jadi berkurang akibat
penyelesaian akhir kegiatan yang tidak tuntas.
Hal yang perlu ditekankan dalam penyelesaian akhir kegiatan ini
adalah jangan sampai ada satu pihak pun, terrutama pihak luar
yang kecewa atau tidak puas terhadap penyelesaian akhir
kegiatan ini. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal dibawah ini :
Persoalan administrasi dan keuangan harus tuntas, jangan
sampai ada yang terlewat.
Sisa-sisa atribut kegiatan dikumpulkan dan dibereskan
kembali.
Fasilitas sarana dan prasarana, termasuk logistik yang
digunakan harus dikembalikan ke tempat semula dalam
keadaan semula dengan pengecekan terlebih dahulu bila
terjadi kerusakan pada saat digunakan.
Membuat ucapan terima kasih berupa surat atau kenangkenangan kepada pihak luar yang telah membantu sebagai
upaya membina hubungan yang baik dalam jangka panjang.
Memastikan bahwa setelah acara berakhir, tidak ada satu pun
dari perangkat dan partisipan pelaksana seperti panitia
ataupun peserta, mengalami hal-hal yang tidak dikehendaki
seperti gangguan fisik atau pun jasmani sebagai akibat
langsung dari pelaksanaan kegiatan pada saat kegiatan
tengah berlangsung.
Membuat laporan akhir per seksi dan laporan pertanggung
jawaban secara keseluruhan.
6. Evaluasi

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

72

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

Evaluasi diartikan sebagai penilaian terhadap pelaksanaan


rencana baik pada setiap tingkat sasaran (hasil dan tujuan)
maupun pada fungsi-fungsi manajemen organisasi serta faktorfaktor eksternal yang mempengaruhinya. Baik tidaknya suatu
evaluasi sangat tergantung dari rencananya itu sendiri. Suatu
rencana baik apabila di dalam rencana tersebut memuat unsurunsur evaluasi yaitu indikator dari tingkat sasaran (hasil dan
tujuan) serta standar hasil kerja seseorang. Hasil evaluasi ini
berguna untuk menilai kekuatan dan kemampuan organisasi
dalam melaksanakan suatu kegiatan, yang bisa dimanfaatkan
sebagai bahan-bahan pertimbangan untuk kegiatan berikutnya
baik yang sejenis maupun yang tidak sejenis.
Hasil suatu evaluasi harus memberikan umpan balik untuk dua
maksud dibawah ini, yaitu :
Memperbaiki dan menyempurnakan rencana berikutnya
melalui
reformulasi
perencanaan (perumusan kembali
perencanaan).
Membantu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi oleh
para pelaksana kegiatan.
Dalam manajemen organisasi kegiatan ini, maka tahapan evaluasi
yang digunakan,yaitu :
1. Tahap Pertama : Evaluasi Perencanaan.
Evaluasi pada tahap ini dilakukan setelah rencana
ditetapkan. Tahap ini dimaksudkan untuk menilai kekuatan
organisasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan dan
untuk
menilai
kekuarangan/kelemahan
yang
perlu
ditanggulangi.
2. Tahap Kedua : Evaluasi Pelaksanaan.
Tahap ini dilaksanakan pada saat kegiatan berlangsung.
Banyaknya evaluasi pada tahap pelaksanaan sangat
tergantung dari kebutuhan.
3. Tahap Ketiga : Evaluasi Akhir.
Evaluasi tahap ini dilakukan setelah kegiatan berakhir, untuk
melihat dampak dari seluruh pelaksanaan rencana pada
hasil kegiatan.
Inti yang dilakukan pada saat evaluasi
Sempurnakan
aktivitas-aktivitas
yang
bermanaat
dan
berhasil
Kaji dan cari penyebab aktivitas-aktivitas yang gagal
Temukan dan hilangkan aktivitas-aktivitas yang tidak
bermanfaat
Hasil
evaluasi
hendaknya
diarsipkan
dalam
bentuk
laporan kegiatan yang sistematis. Evaluasi disini mencakup
evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan
dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari:
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

73

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

a. Deskripsi pelaksanaan setiap tahapan


b. Hasil-hasil dari tahapan tersebut
c. Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi
d. Saran bagi kegiatan selanjutnnya
Evaluasi
berguna
untuk
mengetahui
kekurangan
dan
kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat
ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.
a. Bagi angkatan pelaksananya :
Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi
agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa
dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang
menjadi lebih baik
b. Bagi angkatan berikutnya :
Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya
Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol
F.

Teknik Rapat dalam Kepanitiaan


Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang
luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang
melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan
penting. Sedangkan dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat
berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan
pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang
berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih
kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
Jenis Rapat :
1. Rapat Anggota
2. Rapat
Pengurus
(Rapat
Kerja,Rapat
Koordinasi,
Rapat
Pimpinan,dsb).
3. Diskusi.
Fungsi Rapat
1. Penyampaian informasi
2. Pemecahan masalah
3. Mengidentifikasi masalah.
4. Menentukan alternatif.
5. Menguji alternatif.
6. Rapat implementasi.
Prosedur Penyelenggaraan Rapat
1. Persiapan
a. Menyiapkan rencana.
b. Menyiapkan agenda rapat.
c. Menyiapkan kertas kerja.
d. Menyiapkan pembicara/peserta.
e. Mempersiapkan tempat dan waktu.
f. Metode Pengambilan keputusan.
g. Penutupan rapat.
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

74

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

2. Pelaporan dan Evaluasi


a. Pelaporan
Jelas, lengkap dan singkat.
Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.
Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok
pembicaraan, keputusan.
b. Evaluasi
Dilakukan bersama panitia/pengurus.
Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan,
pelaksanaan, dan hasil.
Yang berperan dalam Rapat
1. Pemimpin Rapat.
2. Peserta Rapat.
3. Undangan dan nara sumber.
4. Materi/bahan rapat.
5. Tata ruang dan tempat duduk.
Persyaratan Pemimpin Rapat
1. Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.
2. Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.
3. Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.
4. Pandai menerapkan gaya kepemimpinan
Upaya mensukseskan Rapat
1. Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.
2. Pemimpin Rapat harus :
a. Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan
mencegah pembicaraan yang menyimpang.
b. Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
c. Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat
menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan
pendapat.
3. Hal-hal lain yang perlu dalam rapat :
a. Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak
relevan dengan agenda rapat.
b. Hindarkan adanya gangguan dari luar.
c. Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh
pimpinan rapat.
d. Rapat jangan buru-buru selesai dan juga jangan terlalu lama.
Indikator Rapat yang berhasil:
1. Semua undangan/peserta hadir.
2. Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.
3. Peserta aktif dan banyak masukan.
4. Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.
5. Sasaran yang direncanakan tercapai.
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

75

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

6. Keputusan rapat dapat dilaksanakan.


Teknik Persidangan
1. Jenis Persidangan
1) Sidang Pleno :
a. Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
b. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c. Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
d. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu
yang berhubungan dengan Permusyawaratan
2). Sidang Paripurna :
a. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
b. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan
keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3). Sidang Komisi
a. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b. Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau
yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu
seorang Sekretaris Sidang Komisi
d. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi
dalam Komisi tersebut
e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas
dari Komisi yang bersangkutan
3. Aturan Personalia Sidang
1) Peserta
Hak peserta:
a. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan
pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik
secara lisan maupun tertulis
b. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam
pengambilan keputusan
c. Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam
proses pemilihan
d. Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses
pemilihan
Kewajiban peserta:
a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2) Peninjau
Hak Peninjau:

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

76

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

-. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan


pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik
secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
3) Presidium Sidang
a. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta
Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh
Panitia Pengarah
b. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur
jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati
peserta
c. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan
menjalankan tata tertib persidangan
4. Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :
1 kali ketukan
a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin
perpoin (keputusan sementara).
c. Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
d. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang
waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak
perlu meninggalkan tempat sidang.
e. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang
dianggap keliru.
2 kali ketukan
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang
cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan
perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
3 kali ketukan
a. Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
1. Membuka sidang
Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya
nyatakan dibuka. tok.tok.tok
2. Menutup sidang
Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I
saya nyatakan ditutup. Tok..tok..tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan
sidang berikutnya tok.
4. Mengambil alih pimpinan sidang
Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih tok
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

77

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

5. Menskorsing sidang
Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit
tok.tok.
6. Mencabut skorsing
Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan
sidang dilanjutkan tok.tok
7. Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok. Peserta sidang harap tenang !
Syarat-syarat Presidium Sidang :
a. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
b. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
c. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam
situasi kritis
d. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi
persidangan
Sikap Presidium Sidang :
a. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
b. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
c. Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta
4. Quorum dan Pengambilan Keputusan
a. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh
sekurang-kurangnya n + 1 dari peserta yang terdaftar
pada Panitia (OC).
b. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk
mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara
terbanyak ( + 1) dari peserta yang hadir di persidangan.
c. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak
terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum
dilakukan pemungutan suara ulang
5. Interupsi
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam
sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk
pelaksana an sidang tersebut.Macam macam interupsi antara
lain :
d. Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk
meminta penjelasan atau memberikan masukan yang
berkaitan dengan jalannya persidangan. Mis. saat
pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka
seseorang berhak mengajukan interuption of order agar
persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya
sehingga tidak melebar dan semakin bias.

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

78

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

e. Interruption of information, Bentuk interupsi berupa


informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta
siding termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal
(mis. informasi atau data tentang topik yang dibahas)
ataupun eksternal (mis. situasi kondisi di luar ruang sidang
yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya
persidangan).
f. Interruption of clarification, Bentuk interupsi dalam rangka
meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta siding
lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika
seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan
terhadap suatu pernyataan.
g. Interruption of explanation, Bentuk interupsi untuk
menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar
tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan
terhadap pernyataan kita.
h. Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan
bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah
diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara
pribadi.
Pelaksanaan Interupsi :
a. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih
dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium
Sidang
b. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak
menggangu persidangan
c. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu
menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka
Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil
alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium
Sidang dan atau Peserta Sidang.
6. Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh
peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan
umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.
7. Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang
ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi
dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.
Teknik Diskusi
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat,
dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud
untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih
teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan dan
merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

79

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu argumentasi,


adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan
pemikiran/paham seseorang.
Manfaat Diskusi :
a. Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik
untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi
b. Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan
wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.
Pola-Pola Diskusi :
1. Prasaran
a. Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang
pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).
b. Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain
(penyanggah / pembahas).
c. Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.
2. Ceramah
a. Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.
b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk
meminta penjelasan yang lebih teliti.
3. Diskusi Panel
a. Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis
meninjau masalah dari segi tertentu.
b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk
meminta penjelasan dari panelis.
4. Brainstorming
a. Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta
diskusi oleh pimpinan.
b. Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak
mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.
c. Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya.
Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan
dan pembahasan lebih lanjut.
Persyaratan Diskusi :
1. Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :
a. Tata tertib tidak ketat.
b. Setiap orang diberi kesempatan berbicara.
c. Kesediaan untuk berkompromi.
2. Bagi peserta diskusi :
a. Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.
b. Sanggup berpikir bebas dan lugas.
c. Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.
d. Mau menerima pendapat orang lain yang benar.
e. Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.
3. Bagi pemimpin diskusi :
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

80

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

a. Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.
b. Pandai menyimpulkan.
c. Sikap tidak memihak.

PERTANGGUNGJAWABAN KEPANITIAAN
A.

Konsep Dasar Laporan Penyelenggaraan Kegiatan


Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas /pejabat
tertentu kepada petugas atau pejabat lain dalam suatu sistem
administrasi . Lebih lanjut dikatakan bahwa laporan adalah sustu
dokumen sebagai hasil dari serangakaian kegiatan mencari dan
menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu. Dengan demikian
laporan merupakan keterangan atau informasi yang dihimpun,
diolahdan disajikan secara tertulis.
Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan
atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu
berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada
si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan
berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si
pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor
melakukan suatu kegiatan. Kemudian laporan itu diberitahukan
secara lisan maupun tulisan oleh si pelapor. Dalam pembuatan suatu
laporan formal bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang
baik,jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan
itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari
segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan
yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu
kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama
dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan katakami bila yang
menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.
Laporan kegiatan atau laporan pertanggungjawaban adalah
suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan yang
harus disampaikan oleh panitia penyelenggara kepada pihak yang
memberi tugas sebagai pertanggungjawaban kegiatan yang
berlangsung. Selain itu, laporan pertanggungjawaban juga memiliki
definisi sebagai suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan
memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit
organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi derajatnya.

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

81

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

Laporan kegiatan merupakan suatu laporan yang memiliki


fungsi untuk :
a. Fungsi Informatif dan Komunikasi, Laporan bisa digunakan sebagai
sumber informasi bagi pembacanya. Fungsi ini juga berguna
sebagai dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan
b.Fungsi Pertanggung jawaban, Laporan merupakan suatu bentuk
pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan /
atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
c. Fungsi Pengawasan, Dengan membaca laporan, seorang atasan
bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan
tanpa harus melihat langsung.
d.Fungsi Pengambilan Keputusan, Laporan dari bawahan dapat
digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan
keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang
pimpinan Bagian/divisi dapat menggunakan laporan divisi lain
untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri
e. Fungsi
Evaluasi,
laporan dapat mengetahui
bagaimana
perkembangan organisasi yang bersangkutan. Selain itu juga
sebagai bahan umpan balik untuk kegiatan yang akan datang.
f. Fungsi Dokumentasi, laporan juga mempunyai fungsi sebagai alat
dokummentasi dan referensi.
B.

Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan


Pada dasarnya laporan pertanggungjawaban suatu kegiatan
dibagi menjadi dua yaitu laporan pertanggungjawaban program
acara dan laporan pertanggungjawaban penggunaan dana platform
atau subsidi. Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua
pertanyaan mengenai : apa (what), mengapa (why), siapa (Who),
dimana (where), kapan (when), bagaimana (how).
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan
dapat mudah memahami. Laporan diusahakan agar singkat dan
padat, runtut atau sistimatis, mudah dipahami isinya, isinya lengkap,
menarik penyajiannya, berpegangan pada fakta, data dan persoalan
actual, tepat pada waktunya.
Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda
bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya. Untuk mempermudah
penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang
pernah diajukan. Laporan kegiatan dengan sebaiknya dengan
tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait.
1. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Divisi/Seksi
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

82

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

PANITIA
BEM/HIMPUNAN
POLITEKNIK/UNIVERSITAS
DIVISI/SEKSI .
Struktur divisi :
a. Koordinator divisi :
b. Anggota divisi
: .
A. Pra pelaksanaan
(hal-hal yang dilakukan sebelum acara dilaksanakan)
B. Pelaksanaan
(hal-hal yang dilakukan divisi selama acara berlangsung)
C. Pasca pelaksanaan
(kegiatan yang dilakukan setelah acara berlangsung)
D. Kendala dan solusi
(poin-poin yang berisikan tentang apa saja kendala yang
dihadapi selama pra pelaksanaan hingga pasca pelaksanaan
; serta solusi yang dilakukan)
E. Kritik dan saran
(berhubungan dengan kritik terhadap divisi dari divisi
lainnya dan saran yang diberikan dari divisi tersebut)
2. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

BEM/HIMPUNAN
UNIVERSITAS/POLITEKNIK
Nomor Kegiatan
:
Nama Kegiatan
: .
Penanggung Jawab
: .. NIM.
Peserta Kegiatan:
Target
Realisasi
Anggaran
Rencana
Realisasi
Sisa

: .. orang
: orang
: Rp .,00
: Rp ..,00
: Rp .,00
Hormat kami,

..
Ketua Panitia/Program

..
Sekretaris

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

83

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

Mengetahui,
..
Pembina/Penanggungjawab

Ketua/Presiden Organisasi

.
Direktur/Dekan
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
.
BEM/HIMPUNAN..
UNIVERSITAS/POLITEKNIK.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.

NAMA KEGIATAN
LATAR BELAKANG
PENANGGUNG JAWAB
MAKSUD DAN TUJUAN KEGIATAN
WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN
RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAAN
Rencana Mekanisme Kegiatan
Rencana Anggaran Biaya
Susunan Kepanitiaan

VII. PELAKSANAAN KEGIATAN


PRA PELAKSANAAN
(berisi tentang kegiatan yang dilakukan saat pra kegiatan)
PELAKSANAAN
Mekanisme dan realisasi kegiatan (berisi tentang kegiatan
yang dilakukan pada saat pelaksanaan. Kalau lebih dari 1
acara (sesi 1, sesi2) atau lebih dari 1 hari, maka
dijabarkan per hari/per sesi. Dibuat dalam bentuk poinpoin.)
Realisasi Anggaran Biaya
PASCA PELAKSANAAN
(berisi tentang laporan setelah hari H. Dibuat dalam
bentuk poin-poin.)
VIII. EVALUASI dan HASIL KEGIATAN
Faktor penghambat dan faktor pendukung
Terjawabnya realita melalui program ini
Tercapainya Visi, Misi dan Renstra Organisasi melalui
program ini
Kesiapan program secara keseluruhan
Tercapainya tujuan melalui program ini
Follow up program (jika ada)
Pencapaian sasaran target peserta
| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

84

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN


MAHASISWA

POLTEKES TANJUNG KARANG


2016

Kendala dan solusi


Kritik dan Saran
EVALUASI PESERTA (jika ada, contoh : melalui kuesioner)
Hasil rekapitulasi kuisioner dalam bentuk grafik batang.
Manfaat yang diperoleh secara keseluruhan (Dibuat dalam
bentuk poin-poin diakhir rekapitulasi)
Kritik dan saran (Dibuat salam bentuk poin-poin diakhir
rekapitulasi)
V. KESIMPULAN
berisi penjelasan apakah program ini perlu diadakan lagi
berkaitan dengan :
Pemenuhan tujuan yang semula direncanakan
Pencapaian target peserta berupa presentase dari target
peserta

Menjawab realita yang diangkat


Apakah sesuai dengan Rencana Strategis / Rencana
Operasional Organisasi
Apakah telah berhasil mengatasi kendala yang ada
dengan mencari solusi yang terbaik.
LAMPIRAN LPJ DIVISI
(dijelaskan masing-masing divisi dalam bentuk poin-poin)
1. Pra pelaksanaan
2. Pelaksanaan
3. Pasca pelaksanaan
4. Kendala dan solusi
5. Kritik dan saran
LAMPIRAN
1. Surat masuk dan Surat keluar
2. Absensi/Presensi Rapat, kegiatan
3. Notulensi rapat
4. Dokumentasi min. 2 buah
5. Form sponsor
6. Angket evaluasi (jika ada)
7. dll, yang dirasa perlu untuk dilampirkan

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung

85