MANAJEMEN RUANG LINGKUP PROYEK

Manajemen Ruang Lingkup Proyek meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan
bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang
diperlukan, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Proses manajemen ruang lingkup proyek yang utama:

1. Inisiasi
Proses otorisasi secara resmi sebuah proyek baru atau proyek yang ada untuk
melanjutkan ke tahap berikutnya. Dalam beberapa organisasi, proyek tersebut tidak secara
resmi dimulai sampai setelah selesainya penilaian kebutuhan, studi kelayakan, rencana awal,
atau bentuk analisis lainnya yang diprakarsai sendiri secara terpisah
Proyek biasanya diotorisasi sebagai akibat dari satu atau lebih hal berikut:
Sebuah permintaan pasar (misalnya, sebuah perusahaan mobil mengotorisasi
sebuah proyek untuk membangun lebih banyak mobil yang efisien bahan bakar
dalam menanggapi kekurangan bensin).

 Kebutuhan bisnis (misalnya, sebuah perusahaan pelatihan mengotorisasi sebuah

proyek untuk membuat program baru untuk meningkatkan pendapatan
perusahaan).
Permintaan pelanggan (misalnya, sebuah utilitas listrik mengotorisasi sebuah
proyek untuk membangun sebuah gardu baru untuk melayani sebuah area industri
baru).
Sebuah kemajuan teknologi (misalnya, sebuah perusahaan elektronik
mengotorisasi sebuah proyek baru untuk mengembangkan sebuah pemutar video
game setelah terjadi kemajuan dalam memori komputer).
Suatu persyaratan hukum (misalnya, produsen cat mengotorisasi sebuah proyek
menetapkan pedoman penanganan bahan beracun).
Kebutuhan sosial (misalnya, sebuah organisasi non-pemerintah di negara
berkembang mengotorisasi sebuah proyek untuk menyediakan sistem air minum,
kakus, dan pendidikan sanitasi untuk masyarakat berpenghasilan rendah tingkat
penderita kolera yang tinggi).
1.1 Input untuk Inisialisasi

Definisi Produk. Deskripsi produk mendokumentasikan karakteristik produk atau layanan

yang dilakukan pada proyek. Deskripsi produk biasanya akan memiliki detail yang
sedikit dalam fase awal dan lebih rinci dalam tahapan yang berikutnya dimana

karakteristik produk akan semakin diuraikan.

Rencana Strategis. Semua proyek harus mendukung kinerja tujuan strategis organisasi rencana strategis organisasi harus dipertimbangkan sebagai faktor dalam keputusan

pemilihan proyek.
Kriteria Pemilihan Proyek. Kriteria seleksi Proyek biasanya didefinisikan dalam
hubungan manfaat dari produk proyek dan dapat mencakup keseluruhan perhatian

manajemen (pengembalian keuangan, pangsa pasar, persepsi publik, dll).

Informasi Historis. Informasi historis tentang hasil seleksi baik hasil keputusan pemilihan
proyek sebelumnya maupun kinerja proyek sebelumnya harus pula dipertimbangkan.
Ketika inisiasi melibatkan persetujuan untuk tahap berikutnya dari proyek, informasi
mengenai hasil dari fase sebelumnya seringkali kritis.

1.2 Alat dan Teknik untuk Inisialisasi

Metoda Pemilihan Proyek. Metode seleksi Proyek melibatkan pengukuran nilai atau
daya tarik pada pemilik proyek. Metode seleksi proyek termasuk mempertimbangkan

kriteria keputusan (beberapa kriteria, jika digunakan, harus digabungkan menjadi fungsi
nilai tunggal) dan sarana untuk menghitung nilai dibawah ketidakpastian.
Metode seleksi Proyek umumnya termasuk dalam salah satu dari dua kategori besar :
Metoda pengukuran manfaat pendekatan metode perbandingan, model penilaian,
kontribusi manfaat, atau model -model ekonomi.
Metoda optimasi keterbatasan model matematika dengan menggunakan metode

linear, non linear, dinamis, integer, dan algortima pemrograman multi-obyektif.

Penilaian Ahli. Penilaian Ahli seringkali diperlukan untuk menilai masukan untuk proses
ini. Seperti keahlian dapat diberikan oleh setiap kelompok atau individu dengan
pengetahuan khusus atau pelatihan dan tersedia dari berbagai sumber, termasuk:
o Unit lain dalam organisasi.
o Konsultan.
o Stakeholder, termasuk pelanggan.
o Profesional dan asosiasi teknis.
o Kelompok industri.

1.3 Hasil dari Inisialisasi

Piagam Proyek. Sebuah project charter adalah sebuah dokumen yang resmi
mengotorisasi sebuah proyek. Ini harus mencakup, baik secara langsung atau dengan

referensi ke dokumen lain:

Kebutuhan bisnis yang mana proyek ini dilakukan.
Deskripsi produk.
Identifikasi/Penugasan Manajer Proyek. Secara umum, manajer proyek harus
diidentifikasi dan ditugaskan sebagai awal dari proyek tersebut. Manajer proyek harus
selalu diberikan sebelum memulai rencana pelaksanaan proyek dan lebih baik sebelum

perencanaan proyek dilakukan.

Kendala. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek
tersebut. Misalnya, anggaran yang telah ditetapkan adalah kendala yang sangat mungkin

untuk membatasi pilihan tim yang menyangkut ruang lingkup, staf, dan jadwal.
Asumsi.

2. Perencanaan Ruang Lingkup

Lingkup perencanaan adalah proses semakin merinci dan mendokumentasikan pekerjaan
proyek (lingkup proyek) yang menghasilkan produk proyek. Lingkup perencanaan proyek
dimulai dengan masukan awal deskripsi produk, Piagam proyek, dan definisi awal kendala
dan asumsi.

2.1 Input pada Perencanaan Ruang Lingkup

Deskripsi Produk.
Piagam Proyek.
Kendala.
Asumsi.

2.2 Alat dan Teknik untuk Perencanaan Ruang Lingkup

Analisa produk.

Analisis Produk melibatkan pengembangan pemahaman yang lebih baik dari produk
proyek. Ini mencakup teknik seperti produk rekayasa rincian analisis sistem, value

engineering, analisis nilai, analisis fungsi, dan fungsi penyebaran kualitas.

Analisa Benefit/Biaya
Manfaat analisis biaya melibatkan memperkirakan biaya dan tidak berwujud nyata
(pengeluaran) dan manfaat (keuntungan) dari berbagai proyek dan alternatif produk, dan
kemudian menggunakan ukuran finansial, seperti hasil investasi atau payback period

untuk menilai relatif keinginan alternatif diidentifikasi.

Identifikasi Alternatif.
Ini adalah istilah umum untuk setiap teknik yang digunakan untuk menghasilkan
pendekatan yang berbeda-gen untuk proyek. Ada berbagai teknik mengelolaan umum
yang sering digunakan di sini, yang paling umum di antaranya adalah brainstorming dan

berpikir lateral.
Penilaian Ahli.

2.3 Hasil dari Perencanaan Ruang Lingkup

Peryataan Ruang Lingkup. Pernyataan Ruang lingkup didokumentasikan untuk

menyediakan dasar proyek masa depan dan untuk membuat keputusan dan
mengkonfirmasikan atau mengembangkan pemahaman lingkup proyek umum

diantara para stakeholder.

Pernyataan ruang lingkup harus mencakup, baik secara langsung atau dengan
referensi ke dokumen lain:
Dasar proyek kebutuhan bisnis yang ditujukan untuk proyek yang dilakukan.
pembenaran Proyek ini menyediakan dasar untuk mengevaluasi timbal balik pada
masa depan.
Produk proyek ringkasan singkat dari deskripsi produk
Penyerahan proyek daftar ringkasan sub produk yang lengkap dan tanda
terima penyerahan penyelesian proyek.
Tujuan Proyek kriteria yang dapat dihitung yang harus dipenuhi untuk proyek
yang akan dinilai berhasil.

Detail

dukungan.

Pendukung

detail

untuk

laporan

cakupan

harus

didokumentasikan dan terorganisir yang diperlukan untuk memfasilitasi

penggunaannya oleh proses manajemen proyek lainnya

Rencana Managemen Ruang Lingkup. Dokumen ini menjelaskan bagaimana

ruang lingkup proyek akan dikelola dan bagaimana perubahan ruang lingkup akan
diintegrasikan ke dalam proyek. Hal ini juga harus mencakup penilaian terhadap
stabilitas yang diharapkan ruang lingkup proyek (yaitu, seberapa besar
kemungkinan untuk berubah, seberapa sering, dan seberapa banyak).

3. Definisi Ruang Lingkup

Pengelompokan penyampaian proyek besar ke dalam bagian yang kecil, dengan komponen
yang mudah diatur.

3.1 Input Pada Definisi Ruang Lingkup

Pernyataan Ruang Lingkup

Kendala.
Ketika sebuah proyek dilakukan di bawah kontrak, kendala yang ditentukan oleh
ketentuan kontrak sering menjadi pertimbangan utama selama pendefinisian ruang

lingkup.
Asumsi.
Hasil Perencanaan Lain.
Output dari proses di bidang pengetahuan lainnya harus ditinjau ulang untuk dampak

yang mungkin timbul pada lingkup definisi proyek.

Informasi Historis.
Informasi historis tentang proyek sebelumnya harus dipertimbangkan dalam definisi
ruang lingkup. Informasi tentang kesalahan dan kelalaian pada proyek-proyek
sebelumnya akan sangat berguna.

3.2 Alat dan Teknik untuk Definisi Ruang Lingkup

Template Work breakdown structure. WBS dari proyek sebelumnya yang sering dapat

digunakan sebagai template untuk sebuah proyek baru.

Dekomposisi/penguraian. Dekomposisi melibatkan pengelompokan penyampaian proyek

utama atau subdeliverables menjadi lebih kecil, komponen yang lebih mudah ditangani
sampai kiriman didefinisikan dalam detail yang memadai untuk mendukung
pengembangan kegiatan proyek (perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan menutup).

3.3 Hasil dari Definsi Ruang Lingkup

Work Breakdown Structure

Sebuah WBS adalah pengelompokan berorientasi deliverable. Komponen proyek yang

mengatur dan menentukan total cakupan proyek; bekerja tidak dalam WBS berada di luar
lingkup proyek. Seperti pernyataan ruang lingkup, WBS yang sering digunakan untuk
mengembangkan atau mengkonfirmasi bahwa pengertian umum tentang ruang lingkup
proyek.

WBS tidak harus dicampur adukkan dengan jenis lain struktur breakdown yang digunakan
untuk menyajikan informasi proyek. struktur lainnya yang umum digunakan di beberapa
area aplikasi meliputi:
Contractual WBS (CWBS), yang digunakan untuk menentukan tingkat pelaporan bahwa
penjual akan menyediakan pembeli. CWBS umumnya termasuk kurang detail dibanding
WBS digunakan oleh penjual untuk mengelola pekerjaan penjual.
Organizational breakdown structure (OBS), yang digunakan untuk menunjukkan
komponen pekerjaan yang telah ditetapkan yang unit organisasi.
Resource breakdown structure (RBS), yang merupakan variasi dari OBS dan biasanya
digunakan ketika komponen pekerjaan yang ditugaskan untuk individu.

4. Verifikasi Ruang Lingkup

Lingkup verifikasi adalah proses mendapatkan penerimaan formal lingkup proyek oleh
stakeholder (sponsor, klien, pelanggan, dll). Hal ini membutuhkan meninjau hasil penyerahan
dan bekerja untuk memastikan bahwa semua diselesaikan dengan benar dan memuaskan. Jika
proyek dihentikan awal, proses verifikasi lingkup harus menetapkan dan dokumen tingkat dan
sejauh penyelesaian. Lingkup verifikasi berbeda dari kontrol kualitas (dijelaskan dalam bagian
8.3) terutama berkaitan dengan penerimaan hasil kerja sementara kontrol kualitas ini berkaitan
dengan kebenaran dari hasil kerja. Proses ini umumnya dilakukan secara paralel untuk
memastikan ketepatan dan penerimaan.

4.1 input untuk cakupan verifikasi

1. Hasil kerja. Hasil kerja adalah kiriman yang telah sepenuhnya atau sebagian
diselesaikan merupakan output dari pelaksanaan rencana proyek (dibahas dalam bagian 4.2).
2. Dokumentasi produk. Dokumentasi produk adalah untuk menggambarkan produk
proyek harus tersedia untuk diperiksa. Istilah yang digunakan untuk menggambarkan
dokumentasi ini (rencana,spesifikasi,dokumentasi teknis, gambar,dll) bervariasi berdasarkan
area(wilayah) aplikasinya.
3. Work breakdown structure. WBS membantu dalam mendefinisikan ruang lingkup dan
harus digunakan untuk memverifikasi proyek pekerjaan (lihat bagian 5.3.3.1).
4. Scope statement. Scope statement mendefinisikan ruang lingkup dalam beberapa detail
dan harus diverifikasi (lihat bagian 5.2.3.1).
5. Project plan. Project plan di jelaskan dalam bagian 4.1.3.1.
4.2 peralatan dan teknik untuk cakupan verifikasi.

1. inspection. Inspection meliputi kegiatan seperti mengukur memeriksa, dan pengujian

dilakukan untuk menentukan apakah hasil sesuai dengan persyaratan.berbagai inspeksi disebut
ulasan, review produk, audit, dan penelusuran, dalam beberapa area aplikasi, istilah-istilah yang
berbeda memiliki arti yang sempit dan spesifik.
4.3 output dari cakupan verifikasi
1. Formal acceptance. Dokumentasi bahwa klien atau sponsor telah menerima produk
dari fase proyek atau point utama harus disiapkan dan didistribusikan. Penerimaan tersebut
mungkin bersyarat, terutama pada akhir fase.
5. Ruang Lingkup Pengendalian Perubahan
Untuk mengendalikan perubahan lingkup proyek. Bersangkutan dengan a) mempengaruhi
faktor-faktor yang menciptakan perubahan ruang lingkup untuk memastikan bahwa
perubahan yang disepakati, b) menentukan bahwa perubahan lingkup telah terjadi, dan c)
mengelola perubahan yang sebenarnya ketika dan jika mereka terjadi. Lingkup perubahan
kontrol harus benar-benar terintegrasi dengan proses kontrol lainnya (jadwal kontrol,
pengendalian biaya, kontrol kualitas, dan lain-lain, seperti dibahas dalam Bagian 4.3).

5.1 input to scope change control

1. work breakdown structure. WBS dijelaskan di bagian 5.2.2.1. Ini mendefinisikan
dasar ruang lingkup proyek.
2.perfomance reports. Laporan kinerja, dibahas dalam Bagian 10.3.3.1, memberikan
informasi tentang kinerja lingkup, seperti yang penyerahan sementara telah selesai dan yang
belum. Laporan kinerja juga dapat mengingatkan tim proyek untuk isu-isu yang dapat
menyebabkan masalah di masa depan.
3 change request. Permintaan perubahan dapat terjadi dalam banyak bentuk-lisan atau
tertulis,langsung atau tidak langsung, eksternal atau internal dimulai, dan secara hukum wajib
atau opsional. Perubahan mungkin memerlukan perluasan ruang lingkup atau memungkinkan
menyusutkannya. Permintaan perubahan Kebanyakan adalah hasil dari:

* Suatu peristiwa eksternal (misalnya, perubahan dalam peraturan pemerintah).

* Kesalahan atau kelalaian dalam mendefinisikan lingkup produksi (misalnya, kegagalan untuk
memasukkan fitur yang dibutuhkan dalam desain sistem telekomunikasi)
* Kesalahan atau kelalaian dalam mendefinisikan lingkup proyek (misalnya, menggunakan BOM
bukannya WBS)
* Sebuah nilai tambah perubahan (misalnya, sebuah proyek rehabilitasi lingkungan dapat
mengurangi biaya dengan mengambil keuntungan dari teknologi yang tidak tersedia ketika
lingkup awalnya didefinisikan)
* Menerapkan rencana darurat atau rencana solusi untuk menanggapi risiko, seperti yang
dijelaskan dalam bagian 11.6.3.3.
4. scope management plan. Rencana pengelolaan lingkup dijelaskan dalam bagian
5.2.3.3.
5.2 peralatan dan teknik untuk scope change control
1. scope changes. Suatu pengendalian perubahan lingkup mendefinisikan prosedur
dimana lingkup proyek dapat diubah. Ini mencakup dokumen, sistem pelacakan, dan tingkat
persetujuan yang diperlukan untuk perubahan otorisasi. Kontrol perubahan lingkup harus
diintegrasikan dengan kontrol perubahan terpadu dijelaskan dalam bagian 4.2 dan, khususnya,
dengan sistem di lingkup tempat kontrol produk. Ketika proyek ini dilakukan di bawah kontrak,
pengendalian perubahan lingkup juga harus mematuhi semua ketentuan kontrak yang relevan.
2. performance meansurement. kinerja measurement.Performance, dijelaskan dalam
Bagian 10.3.2, membantu untuk menilai besarnya setiap variasi yang memang terjadi.
Menentukan apa yang menyebabkan varians relatif terhadap baseline dan memutuskan apakah
varians membutuhkan tindakan korektif adalah bagian penting dari kontrol lingkup perubahan.
3. additional planning. Beberapa proyek berjalan tepat sesuai rencana. Perubahan
lingkup Calon mungkin memerlukan modifikasi WBS atau analisis pendekatan alternatif (lihat
Bagian 5.3.3.1 dan 5.2.2.3, masing-masing).
5.3 output dari scope change control
1. Scope changes. Perubahan lingkup adalah setiap modifikasi lingkup proyek disepakati
seperti yang didefinisikan oleh WBS disetujui. Perubahan lingkup sering membutuhkan
penyesuaian biaya, waktu, kualitas, atau tujuan proyek lainnya. Proyek perubahan lingkup

diumpankan kembali melalui proses perencanaan, teknis dan dokumen perencanaan yang
diperbarui sesuai kebutuhan, dan pemangku kepentingan akan diberitahu sesuai.
2.corrective action. Tindakan korektif adalah segala sesuatu dilakukan untuk membawa
masa depan yang diharapkankinerja proyek sesuai dengan rencana proyek.
3. lesson learned. Penyebab varians, alasan di balik korektif tindakan yang dipilih, dan
jenis-jenis pelajaran dari kontrol lingkup perubahan harus didokumentasikan, sehingga informasi
ini menjadi bagian dari sejarah database untuk kedua proyek ini dan proyek lain dari organisasi
yang melakukan.
4. adjusted baseline. Tergantung pada sifat dari perubahan, yang sesuai Dokumen dasar
dapat direvisi dan diterbitkan kembali untuk mencerminkan perubahan disetujui dan membentuk
dasar baru untuk perubahan masa depan.