Anda di halaman 1dari 19

MANUAL PROSEDUR

PENANGANAN ASET DAN BARANG INVENTARIS

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2011
MANUAL PROSEDUR
0

PENANGANAN ASET DAN BARANG INVENTARIS


FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen
Revisi
Tanggal

:
:
:

00600 06007
0
5 Juni 2011

Dibuat oleh

Kasubag Umum dan Perlengkapan


Ttd
Supriyadi, S. Sos.

Dikendalikan oleh :

Pembantu Dekan II FTUB


Ttd
Dr. Ir. Pitojo Tri Juwono, MT

Disetujui oleh

Dekan Fakultas Teknik UB


Ttd
Prof. Ir. Harnen Sulistio, MSc, PhD

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...................................................................2
I.
Tujuan dan Pengertian...........................................3
II. Pihak-pihak yang terkait........................................7
III. Referensi...............................................................7
IV. Ruang Lingkup......................................................7
V. Mekanisme dan Prosedur .....................................7
VI. Bagan Alir Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil
Barang
Dan Jasa (pengadaan di atas Rp. 10 juta)...........11
VII. Bagan Alir Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil
Barang Dan Jasa (pengadaan di atas Rp. 100 juta)
11
VIII. Bagan Alir Kodefikasi dan Distribusi Barang......13
IX.
Bagan Alir Pengeluaran Barang Secara
Periodik ......
X.
Bagan Alir Pengeluaran Barang Sewaktu-waktu
XI.
Bagan Alir Pemeliharaan Aset
XII. Bagan Alir Pemeriksaan BMN

I.

Tujuan dan Pengertian


Tujuan Manual Prosedur Pengurusan Aset dan
Barang Inventaris ini adalah sebagai acuan bagi
sub bagian Umum dan Perlengkapan dalam
melakukan pengadaan, penerimaan, kodefikasi,
distribusi dan pemeliharaan aset dan barang
inventaris di Fakultas Teknik UB
Dalam Manual Prosedur ini terkait beberapa
pengertian :
Pembantu
Dekan II adalah
pejabat
yang
bertanggungjawab atas penanganan aset dan
barang inventaris milik Fakultas Teknik
Universitas Brawijaya.
Kepala Bagian Tata Usaha adalah
pejabat
pelaksana administrasi atas penggunaan aset
dan barang inventaris Fakultas Teknik
Kepala Subbag. Umum & Perlengkapan adalah
Kasubbag. yang bertugas mengkoordinasi
aset dan barang inventaris
Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan
adalah kepala urusan yang menangani
langsung urusan aset dan barang inventaris
Unit Kerja adalah suatu bagian yang mempunyai
tugas dan fungsi tertentu dibidang akademis,
penelitian
dan
pengabdian
kepada
masyarakat serta fungsi pengontrolan kinerja
di lingkungan FT UB.
Unit Kerja di FT UB terdiri dari :
1. Dekanat
2. Jurusan/Program Studi
3. Program Magister dan Doktor
3

4.

Badan Penelitian Pengabdian Masyarakat


/Dewan Penerbit
5. Gugus Jaminan Mutu
Aset adalah harta/kekayaan tetap yang dimiliki dan
diberdayakan untuk kegiatan operasional di
lingkungan Fakultas Teknik UB meliputi
gedung dekanat, gedung
masing-masing
jurusan, gedung D Pasca Sarjana, pos satpam,
jalan trotoar dalam area Fakultas Teknik,
saluran air, pagar dan sarana
prasarana
lainnya di seluruh unit kerja FT UB
Barang inventaris adalah barang berwujud yang
dipergunakan
atau
dimanfaatkan
oleh
pengguna barang di lingkungan Fakultas
Teknik
BMN
adalah
Barang
Milik
Negara
yang
dipergunakan untuk aktivitas operaional di
Lingkungan Fakultas Teknik.
Distribusi dan kodefikasi barang inventaris adalah
suatu kegiatan yang bersifat tanggung jawab
dalam
masalah
pencatatan
barang,
pengkodefikasian
dan
distribusi
barang
diperuntukkan agar semua barang yang
dimiliki Fakultas tercatat sesuai jenisnya
Pemeliharaan aset adalah kegiatan pemeliharaan
dan perbaikan gedung dan sarana prasarana
lainnya di lingkungan Fakultas Teknik UB
Pemeriksaan BMN adalah kegiatan pemeriksaan
BMN dalam rangka memastikan kecocokannya
dengan data yang telah terhimpun dalam
SIMAK-BMN
4

SIMAK-BMN adalah Sistem Informasi Manajemen


dan Akuntansi Barang Milik Negara
Khusus untuk pengadaan barang dan jasa,
pengertian-pengertian yang perlu dipahami
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah Pejabat
yang
berwenang
menetapkan
rencana
pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang
meliputi :

Spesifikasi teknis barang/jasa

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Rancangan kontrak
Panitia/Pejabat
penerima
barang/jasa
adalah
panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA
yang bertugas memeriksa dan menerima
barang/jasa.
PA/KPA adalah Pengguna Anggaran atau Komite
Pengguna anggaran APBN di lingkungan
Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.
Penyedia Barang/Jasa adalah adalah badan usaha
atau orang perseorangan yang menyediakan
barang/pekerjaan
konstruksi/jasa
konsultasi/jasa lainnya.
Pengguna Jasa adalah Unit Kerja yang terdapat di
lingkungan
FT UB yang terdiri dari
Jurusan/Program studi , Program Magister dan
Doktor, BPP&GJM.
Unit Kerja adalah suatu bagian yang mempunyai
tugas dan fungsi tertentu dibidang akademis,
penelitian
dan
pengabdian
kepada
masyarakat serta fungsi pengontrolan kinerja
5

di lingkungan FT UB.
Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun
tidak berwujud, bergerak maupun tidak
bergerak,
yang
dapat
diperdagangkan,
dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh
pengguna barang.
Jasa
lainnya adalah jasa yang membutuhkan
kemampuan tertentu yang mengutamakan
ketrampilan (skillware) dalam suatu sistem
tata kelola yang telah dikenal luas di dunia
usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
atau segala pekerjaan dan atau penyedia jasa
selain konsultasi, pelaksanaan pekerjaan
konstruksi dan pengadaan barang.
Jasa konsultasi adalah jasa layanan profesional
yang
membutuhkan keahlian tertentu
diberbagai
bidang
keilmuan
yang
mengutamakan adanya olah pikir (brainware)
Pekerjaan konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang
berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi
bangunan atau pembuatan wujud fisik
lainnya.
Penerimaan dan pemeriksaan barang/jasa adalah
kegiatan
penerimaan
dan
pemeriksaan
barang/jasa
dalam
rangka
memastikan
kecocokannya
dengan
spesifikasi
dan
persyaratan yang telah ditentukan dalam
kontrak
antara
PPK
dengan
penyedia
barang/jasa yang dibiayai dengan APBN di
lingkungan
Fakultas
Teknik
Universitas
Brawijaya.
6

Pengujian barang/jasa adalah kegiatan pengujian


barang/jasa
sesuai perjanjian antara PPK
dengan penyedia barang/jasa dalam rangka
memastikan kecocokannya dengan spesifikasi
dan persyaratan yang telah ditentukan dalam
kontrak
antara
PPK
dengan
penyedia
barang/jasa yang dibiayai dengan APBN di
lingkungan Fakultas Teknik UB

II.

Pihak-pihak yang terkait


a. Pembantu Dekan II FT UB
b. Kepala Bagian Tata Usaha
c. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan
d. Kepala Urusan Keuangan
e. Unit Kerja
f. Sopir
g. Peminjam Perorangan

III.

Referensi
Manual Mutu Fakultas Teknik (00600 05000)

IV.

Ruang Lingkup
Penanganan aset dan barang inventaris serta jasa
berlaku bagi seluruh unit kerja dan seluruh civitas
akademika
di
lingkungan
Fakultas
Teknik
Universitas Brawijaya.

V. Mekanisme dan Prosedur


Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil pekerjaan
Barang/Jasa (pengadaan di atas Rp. 10 juta)
7

Penyedia
barang/jasa
menyerahkan
hasil
pekerjaan barang/jasa kepada
Panitia/Pejabat
penerima hasil pekerjaan barang/jasa
Panitia/Pejabat
penerima
hasil
pekerjaan
barang/jasa
melakukan
pengecekan
apakah
barang/jasa yang di kirim sudah lengkap sesuai
pesanan atau kontrak.
Panitia/Pejabat
penerima
hasil
pekerjaan
barang/jasa
mencatat
ketidaksesuaian,
kekurangan atau cacat barang/jasa yang diterima
/diperiksa.
Penyedia barang/jasa melakukan pencatatan
terhadap
ketidaksesuaian, kekurangan atau
cacat barang/jasa yang telah diserahkan kepada
Panitia/Pejabat
penerima
hasil
pekerjaan
barang/jasa
Penyedia barang/jasa akan memenuhi dan
melengkapi
ketidaksesuaian, kekurangan atau
cacat
barang/jasa yang telah dikirim sesuai
dengan waktu perjanjian yang telah ditetapkan.
Panitia/Pejabat
penerima
hasil
pekerjaan
barang/jasa menerima hasil pekerjaan barang/jasa
yang lengkap dan sesuai pesanan/kontrak.
Panitia/Pejabat
penerima
hasil
pekerjaan
barang/jasa membuat berita acara pemeriksaan
dan
penerimaan barang/jasa setelah hasil
pemeriksaan dinyatakan lengkap dan sesuai
dengan ketentuan pesanan/kontrak.
Panitia/Pejabat
penerima
hasil
pekerjaan
barang/jasa bersama-sama penyedia barang/jasa
8

menandatangani Berita Acara Penerimaan dan


Pemeriksaan
setelah hasil pemeriksaan
dinyatakan lengkap/sesuai dengan pesanan atau
kontrak.
Panitia/pejabat
penerima
hasil
pekerjaan
barang/jasa
menyerahkan
Berita
Acara
Penerimaan dan Pemeriksaan barang/jasa kepada
Bag.
Keuangan
dan
memberikan
tembusan/fotocopy
kepada
pengguna
barang/jasa, Perlengkapan dan ULP
Bag.
Keuangan
melakukan
pembayaran
barang/jasa sesuai ketentuan yang berlaku

Penerimaan, pemeriksaan dan penyerahan hasil


pekerjaan barang/jasa (pengadaan di atas Rp.
100 juta)

Penyedia mengajukan permintaan secara tertulis


kepada PPK untuk menyerahkan pekerjaan

PPK
menugaskan
panitia/pejabat
penerima
barang/jasa
untuk
melakukan
penilaian
barang/jasa

Panitia/pejabat penerima barang/jasa melakukan


pemeriksaan dan pengujian terhadap hasil
pekerjaan barang/jasa apakah sudah sesuai
dengan perjanjian dalam kontrak.

Panitia/pejabat penerima barang/jasa mencatat


ketidaksesuaian, ketidakcocokan spesifikasi dan
kekurangan
hasil
pekerjaan
barang/jasa
diserahkan oleh
Penyedia hasil pekerjaan
barang/jasae
9

Panitia/pejabat penerima barang/jasa membuat


berita acara pemeriksaan dan pengujian hasil
pekerjaan barang/jasa
Panitia/pejabat penerima barang/jasa melaporkan
catatan hasil pemeriksaan berikut berita acara
pemeriksaan dan pengujian kepada PPK untuk
diketahui dan mendapatkan disposisi/arahan lebih
lanjut.
Hasil disposisi dari PPK, kemudian ditindaklanjuti
untuk diberitahukan kepada penyedia hasil
pekerjaan barang/jasa.
Panitia/pejabat
penerima
barang/jasa
memberikan kesempatan kepada penyedia untuk
memberikan sanggahan jika merasa keberatan
terhadap hasil pemeriksaan, selama 3 (tiga) hari
sejak
pemberitahuan
dan
Panitia/pejabat
penerima barang/jasa
wajib untuk menindak
lanjuti.
Panitia/Pejabat penerima barang/jasa bersamasama penyedia hasil pekerjaan barang/jasa
menandatangani Berita Acara Pemeriksaan dan
mencatat
ketidaksesuaian,
ketidakcocokan
spesifikasi dan kekurangan
hasil pekerjaan
barang/jasa yang telah diserahkan setelah tidak
ada sanggahan.
Penyedia hasil pekerjaan barang/jasa memenuhi,
memperbaiki /menyelesaikan dan melengkapi
hasil pekerjaan barang/jasa yang
cacat/tidak
sesuai dan tidak lengkap
setelah tidak ada
sanggahan.
10

Penyedia
hasil
pekerjaan
barang/jasa
menyerahkan seluruh barang/jasa yang sesuai
dengan ketentuan kontrak beserta sertifikat
garansi kepada PPK pada waktu yang telah
ditentukan kepada PPK
PPK menerima penyerahan seluruh hasil pekerjaan
barang/jasa dari
penyedia hasil pekerjaan
barang/jasa berikut menerima garansinya.
PPK dan penyedia menandatangani berita acara
serah terima hasil pekerjaan barang/jasa
dan
berita acara penerimaan, pemeriksaan dan hasil
uji coba.
PPK melakukan pembayaran barang/jasa dengan
L/C sesuai ketentuan umum yang berlaku

Kodefikasi dan Distribusi Barang

Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan


menerima barang inventaris beserta surat jalan
dari penyedia barang inventaris Fakultas

Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan


melakukan
pengecekan
apakah
sudah
sesuai/belum antara barang yang dipesan dengan
surat jalan

Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan


membuat berita acara serah terima barang antara
pihak Fakultas/PD II dengan penerima barang di
Unit Kerja FT UB

Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan


melakukan pencatatan barang inventaris yang

11

telah diserahkan ke unit kerja ke dalam buku


inventaris barang milik negara
Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan
melakukan kodefikasi barang sesuai aturan
Operator
SIMAK
BMN
memasukkkan
data
pembelian barang inventaris ke dalam aplikasi
SIMAK BMN
Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan
melalui operator SIMAK BMN melaporkan hasil
distribusi dan kodefikasi barang inventaris kepada
Kasubbag Umum dan Perlengkapan
Kasubag Umum & Perlengkapan meneruskan
laporan ke PD II untuk diketahui

Pengeluaran Barang Secara Periodik


Pengeluaran Barang Sewaktu-Waktu
Pemeliharaan Aset

Pemohon atau unit kerja membuat surat


permohonan yang ditujukan kepada Kasubbag
Umum & Perlengkapan dengan tembusan kepada
PD II dan KTU

Kasubbag Umum & Perlengkapan melakukan


cek/survey lapangan untuk mengetahui kondisi
sebenarnya terkait jenis permohonan yang
diajukan

Kasubbag Umum & Perlengkapan memberikan


laporan kepada PD II setelah meminta persetujuan
dari KTU

PD II memberikan persetujuan setelah mendapat


laporan dari Kasubbag Umum & Perlengkapan
12

Kasubbag Umum & Perlengkapan bersama bagian


perlengkapan melaksanakan kegiatan perbaikan/
pemeliharaan secara langsung atau dengan cara
pengadaan penyedia jasa borongan
Kasubbag Umum & Perlengkapan memberikan
laporan kepada pemohon/unit kerja FT UB jika
pekerjaan telah selesai dikerjakan.
Pemohon/unit kerja melakukan kontrol terhadap
jenis pekerjaan yang telah selesai dikerjakan

Pemeriksaan Internal BMN

Tim pemeriksa internal membuat jadwal kerja


pemeriksaan BMN selama satu periode

Tim pemeriksa internal meminta data BMN yang


tercatat di SIMAK BMN dari Kasubbag Umum &
Perlengkapan yang tercatat di masing-masing unit
kerja/jurusan/ prodi/pascasarjana

Tim pemeriksa internal mengolah data yang telah


diberikan oleh Kasubbag Umum & Perlengkapan

Tim pemeriksa internal membuat surat ke masingmasing unit kerja, memberitahukan bahwa akan
melakukan pemeriksaan aset BMN

Tim pemeriksa internal melakukan pemeriksaan ke


masing-masing unit kerja dengan membawa data
yang tercatat dari SIMAK BMN

Tim pemeriksa internal mencatat hasil temuan


pemeriksaan di dalam berita acara pemeriksaan
sesuai format yang telah disediakan oleh tim

Tim pemeriksa internal melaporkan berita acara


pemeriksaan kepada Dekan atau PD II untuk
13

diketahui dan mendapatkan disposisi/arahan lebih


lanjut.
Hasil disposisi dari Dekan atau PD II, kemudian
ditindaklanjuti
untuk
diberitahukan
kepada
masing-masing unit kerja.
Tim pemeriksa internal memberikan kesempatan
kepada penyedia untuk memberikan sanggahan
jika
merasa
keberatan
terhadap
hasil
pemeriksaan, selama 3 (tiga) hari sejak
pemberitahuan dan tim pemeriksa internal wajib
untuk menindak lanjuti.
Tim pemeriksa internal bersama-sama KTU/para
pimpinan unit kerja menandatangani Berita Acara
Pemeriksaan setelah tidak ada sanggahan.
Tim pemeriksa internal
menyerahkan berita
acara pemeriksaan kepada Dekan atau PD II
sebagai laporan tugas dan tanggungjawabnya
selama satu periode pemeriksaan.

14

VI.

Bagan Alir Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Barang/Jasa (pengadaan di


atas Rp. 10 juta)

15

VII. Bagan Alir Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Barang/Jasa (pengadaan di
atas Rp. 100 juta)

16

17

18