Anda di halaman 1dari 10

BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setap kegiatan organisasinya,
baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk
baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi
organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena
itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan
proses-proses perencanaan.
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan
ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan.
Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun
kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena
fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan
dalam perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama
dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini,
perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya
pada intuisi dan firasat (dugaan).
Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada pengertian Planning OF Action dan
unsur-unsur apa yang menyusunnya. Dalam manajemen, perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan
mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

1.2 Rumusan Masalah


1. Apa itu pengertian Planning Of Action ?
2. Apa saja unsur-unsur yang menyusun POA tersebut ?

1.3 Tujuan
1. Mahasiswa dapat mengetahui apa pengertian dari Planning Of Action.
2. Mahasiswa dapat mengetahui apa saja unsur yang menyusun Planning Of Action tersebut.

BAB II
PEMABAHASAN

A. Pengertian POA (Planning Of Action)


Action planning merupakan kumpulan aktivitas kegiatan dan pembagian tugas diantara
para pelaku atau penanggung jawab suatu program.Lebih lanjut, Action Planning merupakan
penghubung antara tataran konsep atau cetak biru dengan kumpulan kegiatan dalam jangka
panjang, menengah maupun jangka pendek.
Plan of action adalah rencana yang sifatnya arahan yang bisa dilaksanakan. Jadi berupa
suatu rencana yang telah diatur agar bisa direncanakan.
Action plan (rencana aksi) adalah satu set tugas yang diberikan kepada individu atau tim
yang berisi daftar target untuk setiap tugas serta tenggat waktu, orang yang bertanggung jawab,
dan langkah-langkah untuk sukses. Rencana aksi memberikan gambaran untuk individu atau tim
bagaimana kesuksesan mereka akan mempengaruhi pencapaian tujuan seluruh organisasi
(Kamus Bisnis).
Biasanya POA berlaku untuk program-program yang tertentu atau kegiatan tertentu. Hal
ini dipergunkan agar :
1)

Tahap pelaksanaan bisa berjalan runtut.

2)

Tidak ada tahapan penting terlewati.

3)

Memudahkan yang terkait agar jelas posisinya dan kewajibannya.

Bagi yang bisa bekerja di lapangan sering hal ini dianggap menyita waktu, karena
menganggap telah biasa melaksanakan. Keadaan seperti ini akan menghambat proses bekerja
dari pengalaman.
Karena POA akan jelas :
1)

apa yang dilakukan

2)

bagaimana melakukan

3)

bagaimana cara mengukur hasil

Dengan POA yang tercatat, akan bisa dievaluasi untuk dapat meningkatkan mutu
pelayanan. Disadari, suatu konsep/ cetak biru tanpa tindak lanjut atau pelaksanaan diibaratkan

wacana atau buzz word yang tidak memberikan nilai tambah bagi kebaikan dan kemajuan
organisasi.Sedangkan pelaksanaan/ kegiatan tanpa konsep, akuntabilitas pihak pelaksana dan
target-target dan ukuran akan mengundang kekacauan.Ibarat nahkoda tanpa haluan, kegiatankegiatan yang dijalankan diatas menjadi semacam kumpulan kegiatan reaktif, tidak
berpola.Sehingga dalam jangka panjang akan mengakibatkan demotivasi para anggota organisasi
dan bahkan akan menyebabkan organisasi berhenti bertumbuh, dimana organisasi hanyut
kedalam pusaran ritual yang berputar di satu tempat.
Proses action planning memerlukan keterampilan, komitmen dan motivasi tinggi dari
para pelaksana. Keterampilan, keahlian, competency, pengalaman yang didapat merupakan
modal dasar penentu bagi sukses atau tidaknya pelaksanaan cetak biru tersebut.tanpa bekal
keterampilan, keahlian, competency yang dibutuhkan serta pengalaman yang memadai, maka
pencapaian target terhadap hasil yang diharapkan oleh atasan akan jauh.
Komitmen di sisi lain diperlukan, meskipun si pelaksana memiliki keterampilan yang
mumpuni.Namun tanpa komitmen,integritas,loyalitas si pelaksana pada pekerjaan, maka
pencapaian target akan menyimpang dari yang diharapkan. Motivasi, semangat,spirit untuk
menjalankan pekerjaan hingga tuntas sangat diperlukan untuk memastikan tidak ada waktu/
tenaga yang terbuang (tidak terarah) untuk mengerjakan hal-hal yang tidak memberikan
kontribusi bagi organisasi.
In action 3 modal dasar (keterampilan, komitmen, motivasi) secara berimbang menjamin
tidak adanya peluang untuk tidak menjalankan apa yang telah dijanjikan pelaksana diawal,
penyimpanan target, dan terbuangnya waktu dan tenaga sia-sia.
Komponen Plan of action
Bagaimana komponen atau tahap-tahap penting bagi POA yang harus ada. Dan harus
menjamin :
1)

Kelengkapan rencana

2)

Urutan tahapan yang urut

3)

Jelas apa yag harus dikerjakan

B. Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai
unsur-unsur perencanaan yaitu :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan

4. Kapan tindakan tersebut dilakukan


5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat
rencana yang baik yakni :
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh
yang menerima sehingga penafsiran ang berbeda-berbeda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang
seebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan
diadakan peneysuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan
begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga
stabilitasnya setiap harus ada dalam pertimbangan.
4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor
produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada
dalam organisasi.

C. Langkah untuk Membuat Action Plan


9 langkah untuk membuat sebuah Action Plan (Strategi,goal)
Perencanaan adalah persiapan awal menuju tindakan. Sebaiknya secara analitis,
perencanaan harus dipisahkan dari implementasi sehingga pengambilan keputusan atas kebijakan
sangat penting dapat diambil dan implikasinya dapat dipahami lebih awal sebelum tindakan.
Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat
tahap sebagai berikut :
1.

Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

2.

Merumuskan keadaan saat ini

3.

Mengidentifikasikan segala kemudhan dan hambatan

4.

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Berikut 9 langkah untuk membuat Action Plan :


1.

Kemukakan solusi anda dalam rangkaian goal.

Setelah anda menyepakati sebuah masalah tertentu di dalam organisasi anda, pertama
anda perlu mendefinisikan solusi tersebut kedalam sejumlah goal dan objektif. Sebagai contoh ,
setiap goal dapat diekspresikan sebagai berikut : agar kita dapat . . . . kita harus . . . . catat
setiap goal dibagian atas papan tulis atau selembar kertas.
2.

Hasilkan sebuah daftar berbagai tindakan untuk setiap goal.

Gunakan brain storming untuk menghasilkan sebuah daftar tindakan untuk mencapai
sebuah goal dan catat ini dibawah goal. Atur daftar tindakan yang diusulkan secara berurutan.
3.

Siapkan time line

Dimulai dengan sebuah titik waktu berlabel sekarang dan berakhir dengan titik berlabel
tujuan tercapai, buat time line untuk mengalokasikan tanggal date line disetiap tindakan yang
telah diurutkan, yang terdaftar di bawah goal tertentu. Penting sekali bagi anda menyelesaikan
urutan dan waktu secara tepat jika anda ingin meraih tujuan tercapai secara efektif.
4.

Alokasikan sumber-sumber yang ada .

Sumber daya finansial dan SDM harus dialokasikan untuk setiap langkah tindakan. Jika
sumber yang ada terbatas atau selalu kurang dari kebutuhan pada tiap apapun, mungkin
sebaiknya anda kembali ke langkah sebelumnya dan merevisi action plan anda.
5.

Identifikasi masalah yang kemungkinan akan muncul.

Pertimbangankan berbagai hal yang kemungkinan tidak berjalan sesuai rencana dalam
proses pencapaian goal tertentu. Daftarkan masalah-masalah tersebut dan identifikasi
penyebabnya dan tindakan yang tepat untuk mengatasinya. Tindakan ini mungkin perlu
ditambahkan ke slot yang sesuai di dalam time line.
6.

Kembangkan strategi untuk memantau kemajuan

Daftarkan cara untuk memantau kemajuan dari action plan yang telah dibuat. Tahapantahapan pemantauan harus disertakan juga dalam time line.
7.

Delegasikan tugas-tugas.

Ambil setiap titik pada time line secara bergantian dan tanyakan : siapa yang akan
melakukan apa, pada tanggal yang telah ditentukan untuk melakukan tugas yang telah ditetapkan
? bagikan tugas-tugas ini kepada setiap individu atau tim yang sesuai.

8.

Perkiraan berbagai biaya

Berikan pertimbangan pada ekspenditur yang diperlukan untuk menyelesaikan tugastugas yang ada. Semua biaya yang harus dimasukkan pada saat penyusunan anggaran. Jika dana
tidak tersedia, tugas harus ditinjau ulang dan bila perlu direvisi atau dihilangkan.

9.

Implementasikan rencana

Terjemahkan semua informasi anda ke kertas baru, daftarkan semua tindakan yang
diperlukan, orang yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu, dan kapan tugas tersebut harus
diselesaikan. Setelah action plan sudah diselesaikan, informasi ini sekarang dapat diberikan
kepada semua yang terlibat.
Proses Pembuatan Rencana :
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa
ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa
yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
Secara umum, dunia manajemen menggunakan prinsip POAC. atau Planning,
Organizing, Actuating, dan Controlling. Prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh
organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka. Berikut akan kami
jelaskan masing masing point tersebut :
a.

Planning
Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Yaitu harus
SMART yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak
terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat
diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan.
Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan
tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan,
bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
b.

Organizing

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya


diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan.
Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job
Description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan
wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut

maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu
prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.
c.

Actuating

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan
pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua
sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali
memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja
sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk
mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.
d.

Controlling

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka
dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit.
Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah
bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam
tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat
segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi
dan perkembangan zaman.
Alasan Perlunya Perencanaan
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang
dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapain tujuantujuan di waktu yang akan
datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusn yang lebih baik. Oleh karena itu,
perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen
tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :
1. Untuk mencapai protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. Untuk mencapai positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah :
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan

2. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas


3. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
5. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
6. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
8. Menghemat waktu, usaha, dan dana
Beberapa kelemahan perencanaan adalah :
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi
nyata
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi
4.

Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah
pada saat masalah tersebut terjadi

5.

Ada beberapa rencana yang diikuti caracara yang tidak konsisten

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
1. Planning Of Action merupakan kumpulan aktivitas kegiatan dan pembagian tugas
diantara para pelaku atau penanggung jawab suatu program.
2. Sebuah perencanaan itu sangat penting untuk melakukan suatu aktifitas, kegiatan, atau
tindakan yang akan kita lakukan. Karena tanpa adanya perencanaan, aktifitas yang akan kita
lakukan itu tidak akan terstruktur, dan dapat diselseikan dengan baik.
3. Unsur-unsur Planning Of Action : tindakan apa yang harus dikerjakan, apa sebabnya
tindakan tersebut harus dilakukan, dimana tindakan tersebut dilakukan, kapan tindakan
tersebut dilakukan, siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, bagaimana cara
melaksanakan tindakan tersebut.

3.2 Saran
Agar kita dapat merancang perencanaan terlebih dahulu ebelum kita melakukan tindakan
tersebut. Sehingga hasil yang kita dapatkan maksimal.

Daftar Pustaka

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE Yogyakarta


Stoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga Jakarta
Griffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga - Jakarta