Anda di halaman 1dari 14

Daftar Isi

 Cover ……………………………………………………………….……1

 Daftar isi ……………………………………………………………….…2

 Ringkasan ………………………………………………………….…… 3

 Pendahuluan …………………………………………………………… 4

 Perbandingan antara rencana dengan realisasi ……………………5

 Uraian kegiatan

a. IT …………………………………………………………………… 6

b. Aset tanah dan bangunan …………………………………………7

c. Catering dan wisma …………………………………………..……7

d. Personalia ………………………………………………………..…8

e. Transportasi …………………………………………………………8

f. Analisa transportasi ………………………………………………10

 Perencanaan ………………………………………………………….11

 Kesimpulan dan pembelajaran ………………………………………12

 Snapshot kegiatan ………………………………………………….…13

2
Ringkasan.

Dokumen ini merupakan laporan kerja unit BMTS-IT April 2010. berfungsi sebagai
dokumentasi kerja unit, mengetahui kemajuan yang telah dicapai, mengetahui
hambatan dan menarik pembelajaran dari setiap kegiatan.

Realisasi kerja unit belum maksimal bahkan cenderung berkurang jika


dibandingkan dengan pencapaian bulan sebelumnya. Terbatasnya jumlah minggu
efektif untuk menyelesaikan pekerjaan menjadi kendala utama. Selama bulan
April hanya tersedia dua minggu efektif, karena ada dua kali pelatihan yaitu
manajemen keuangan dan Cefil Basic serta satu event hari bumi. Oleh karenanya
sisa kegiatan bulan April yang belum terlaksana, akan dijadwalkan menjadi
perencanaan bulan Mei 2010.

Dalam bulan April ada dua peristiwa terkait dengan asset, yaitu sewa tanah
parkiran SATUNAMA di dusun Duwet RT 06, Oleh Pt. Lancar Mukti Abadi, selama
satu tahun, dan PKBI Sleman resmi menempati ruangan kantor barunya di
gedung Radio mulai Mei 2010.

Meskipun ada kegiatan diluar perencanaan, tapi secara umum pencapaian kerja
unit BMTS- IT April 2010 lebih rendah dari bulan sebelumnya. Ini terlihat dari tidak
terlaksananya perencanaan di awal bulan. Hal ini mengindikasikan bahwa
semakin banyak frekuensi pemakaian gedung dan catering, yang berarti semakin
banyak sumberdaya yang terserap, maka semakin menurun perhatian staf pada
realisasi kegiatan yang sudah direncanakan. Kedepan unit BMTS-IT perlu lebih
cermat dalam membuat perencanaan. Pembelajaran yang dapat diambil adalah :

 Pentingnya koordinasi antar divisi-antar unit. Hal ini terkait dengan penggunaan
ruangan diklat SATUNAMA maupun sarana transportasi. Kasus mis-komunikasi
dalam penyelenggaraan Musyawarah cabang PKBI Sleman dengan Pelatihan
Cefil Basic. Serta overhaul mobil lapangan menjadi pelajaran agar informasi
sekecil apapun terkait dengan penggunaan aset selalu dituliskan di papan pesan
umum.
 Terkait dengan pemeliharaan alat transportasi, hendaknya Unit BMTS
mempunyai catatan terperinci dan analisis biaya perawatan.
 Perlu memikirkan dan menganalisa kebutuhan transportasi lembaga. Sekaligus
mencoba peluang-peluang untuk menghemat biaya-biaya maupun rasa ewuh
pekewuh.
 Mempercayai begitu saja pengguna mobil, tanpa mengetahui pengetahuan
pengguna terhadap karakteristik mobil perlu menjadi perhatian. Kasus rusaknya
mobil ranger menjadi pengalaman bagaimana seharusnya manajemen
transportasi bisa mengurusi hal-hal tehnis, misal dengan memberikan coaching
pada para pengemudi.
 Perlu memikirkan pengelolaan Gedung JT secara lebih baik.

3
Pendahuluan
Pencapaian kerja bulan April 2010 unit BMTS-IT, kurang memuaskan karena
terbatasnya waktu efektif menyelesaikan seluruh rencana. Tersedia 2 minggu
efektif. Sisa minggu terbagi untuk persiapan 2 kali pelatihan dan 1 kali persiapan
event hari bumi serta persiapan kantor PKBI. Oleh karenanya sisa kegiatan bulan
April yang belum terlaksana, akan menjadi perencanaan bulan Mei 2010.

Bulan ini aset yang sudah tidak memiliki nilai buku ditawarkan kepada umum
dengan mekanisme lelang, menyelesaikan pembuatan jalan penghubung
bangunan Nova dan bangunan PEP, untuk unit IT terlaksana pekerjaan
perpanjangan domain www.satunama.org dan selesainya masa probation bagi staf
IT a/n Bima Sakti.

Kegiatan yang terealisasi secara bertahap adalah keputusan Perkumpulan


Keluarga Berencana Indonesia (PKBI-Sleman). berkantor di bagian belakang,
Gedung Radio SATUNAMA. PKBI menyumbang biaya sewa sebesar Rp
4.800.000/ th

Sedangkan untuk unit IT Hal yang belum terlaksana dengan baik adalah
menentukan mekanisme lelang barang-barang eks IT dan pelatihan ketrampilan
menggunakan email dan komputer bagi staf BMTS disebabkan coordinator IT sakit
selama 2 minggu.

Ringkasan kegiatan bulan April 2010 antara lain adalah :

- Menerima kunjungan Evaluator ABV (Asia Business Volunteer) Anne Laisk pada
tanggal 6 April 2010. Hasilnya tersampaikan informasi tentang hasil kerja
volunteer ABV Noven Purnell Webb.
- Menawarkan asset (tidak terpakai) milik lembaga, berupa dispenser dan pohon
kelapa di kebun. Hasilnya sudah ada dua kali penawaran melalui group duwet,
dengan hasil kurang memuaskan.
- Menyelesaikan perpanjangan kontrak domain www.satunama.org . Hasilnya
domain berlaku hingga April 2011.
- Ruangan kantor PKBI Sleman siap digunakan. PKBI akan menyumbang biaya
sewa sebesar Rp 4.800.000/ th untuk biaya orperasional bulanan, unit BMTS
telah menginformasikan kepada penyewa, tentang akan adanya biaya tambahan
untuk listrik, kebersihan dan internet, sebesar Rp. 300.000 / bln. Dan telah
dipahami.
- Disepakatinya kontrak dengan PT. Lancar Mukti Abadi untuk menyewa lahan
parkir SATUNAMA selama 1 tahun ( 1 Mei 2010 – 30 April 2011) dengan nilai
kontrak Rp. 3.500.000
- Pembuatan jalan penghubung Nova- PEP, jalan telah direvisi dan layak
digunakan, serta accesable bagi diffable.
- Keputusan manajemen tentang Jagad Tani (JT). JT diserahkan pengelolaannya
pada unit BMTS-IT. Proses penawaran kepada khalayak umum akan
diumumkan segera.
- Taft Ranger masuk bengkel, Perlu revisi pada bagian kaki-kaki mobil dan mesin
secara total.

4
Perencanaan vs Realisasi

Rencana Realisasi Keterangan


-Finalisasi SOP peminjaman Draft Awal masih belum ada Ada wacana mobil operasional kantor
Mobil dan Bis, termasuk di kemajuan akan dikurangi dan menjajagi wacana
dalamnya perhitungan untuk sewa
overtime driver
-Finalisasi SOP Sewa Draft Awal masih belum ada Wacana untuk menjual dua unit
Sepeda motor untuk peserta kemajuan sepeda motor dan menjadikannya
pelatihan dengan 1 unit baru.
-Perawatan, pembersihan Terlaksana
Mobil
-Asset yang kurang layak Terlaksana sebagian Untuk Asset komputer harus
akan di lelang diinventaris terlebih dahulu
-Menentukan mekanisme Belum ditentukan
sewa asset bergerak ( Mobil,
Motor)
-Mempersiapkan sekat dan Terlaksana dengan biaya
perlengkapan Ruang Radio Rp. 800.000
untuk Kantor PKBI
-Pelatihan penanggulangan Belum terlaksana
bahaya kebakaran bagi staf
dan karyawan
-Meneruskan pengerjaan Akses penghubung Nova- Pt.LMA sudah membayarkan sewa
conblok untuk jalan di Dusun PEP sudah selesai di buat, tanah 1 tahun, sebesar 3,5 Juta.
Duwet, yang merupakan namun untuk pengerjaan Pengerjaan conblock akan
akses ke SATUNAMA- conblock jalan dusun duwet diserahkan pada dusun, satunama
Belum terlaksana sifatnya akan membantu.
termasuk jalan penghubung
PEP dan Nova
-Bekerjasama dengan PEP Tidak terlaksana Belum ada koordinasi lebih lanjut
Baru menginventarisasi
sertifikat tanah.
-Membuang sampah pada Belum terlaksana Sementara masih dibuang di Kebun
dinas PU JT. Sudah didapatkan informasi
mengenai biaya restribusi sampah
PU Sleman
-Lelang pohon kelapa Terlaksana Harga yang ditetapkan dalam lelang
tidak tercapai. Pemenang lelang Pak
Mul
-Lelang pengelolaan Sawah Tidak terlaksana Ada wacana sawah akan dikelola
sendiri cq Pak Surip
-Pak Mul akan memberikan Belum terlaksana Kesibukan masih tinggi. Staf yang
training bagi sopir. akan detraining tidak semuanya ada
di kantor.
-Mengurus perpanjangan Terlaksana
sewa domanin
satunama.org
IT
RENCANA REALISASI KETERANGAN
- Pengecekan berkala Desktop div CB sudah LCD perlu pengecekan pihak
terhadap desktop / laptop / dicheck, laptop setyo, sam, eksternal
LCD / monitor cb, dicheck. satu LCD tidak
berfungsi optimal
- Jaringan wireless di lotta, Belum terealisasi

5
nova diperluas
- Menentukan mekanisme Sudah ada SOP Akan dishare ke duwet
lelang LCD projector yang
rusak
- Melelang CPU yang rusak Belum terealisasi koordinator IT sudah mencari pihak
< 10 Unit yg bersedia membeli
- Mempersiapkan lemari Belum terealisasi akan koordinasi dengan BMTS
asset ( kamera, laptop, lcd
)
- Training untuk staf IT baru Belum ada training secara
khusus, tapi beberapa trik
sudah diajarkan
- Training email bagi staf Belum terealisasi sudah ada modul pelatihan, tinggal
BMTS ( Mul, Atun, Ismadi, cocokan waktu dengan tim BMTS
Suhono, Wanto,
Gusdiman )
- staf security akan dilatih Belum terealisasi, Rekap presensi sudah dilakukan oleh
menggunakan computer koordinator IT sedang Mbak Dwi. Staf Security  mendapat
lebih intensif, termasuk mendisgn program penugasan lain untuk memperlancar
melakukan rekap presensi databasenya penggunaan komputer.
staf secara dengan
program data base.
- Training penggunaan Belum terealisasi akan mengatur waktu dengan staff
database, email, alfresco yang berminat.
- Tersedianya informasi Koordinator IT sudah panduan masih berupa captures, ,
tentang IT, yang membuat beberapa panduan akan dishare ke duwet.
mendukung pekerjaan staf penggunaan komputer
( update antivirus )
- Mengurus perpanjangan sudah diurus, domain tinggal mencari server hosting yang
sewa domanin berlaku hingga April 2011 lebih baik dan skenario pendanaan
satunama.org yang lebih murah.
HASIL YANG TIDAK
DIRENCANAKAN
-Sewa radio untuk kantor Terealisasi
PKBI
-Sewa Ruangan Kelas Besar Terealisasi
untuk Muscab PKBI
-Pembuatan Akses diffable Terealisasi
dan biopori di carport
-Sewa tanah dari PT Lancar Terealisasi
Mukti Abadi

Uraian Kegiatan
a. IT
Selama bulan April Pengunjung
www.satunama.org berdasarkan negara
pengakses terbanyak adalah dari
Indonesia, (53,85%) , Sedangkan dari
negara seperti Australia (0,09%) dan
Jerman (0,12%) tidak banyak
mengunjungi web SATUNAMA.

6
www.satunama.org selama bulan April 2010 telah dikunjungi oleh 384 alamat
internet unik, dengan rata-rata 49 kunjungan/ hari dan tertinggi 85
kunjungan/hari. Web kita ditemukan oleh pengunjung berdasarkan kata kunci
seperti “satunama, lowongan kerja di satunama dan pendidikan orang dewasa”.

Pengunjung www.satunama.org, terbanyak pada bulan April 2010, ada kemungkinan hal ini terkait
dengan iklan lowongan kerja di Web SATUNAMA yang dipublikasikan melalui Internet. Dugaan ini
diperkuat dari kata kunci yang biasa dipakai yaitu ‘ lowongan pekerjaan di satunama ’ yang
mendominasi pencarian web SATUNAMA.

b. Asset Tanah dan bangunan.

Tanah yang menjadi lahan parkir milik SATUNAMA seluas 303m2, per 1 Mei
2010 disewa oleh PT.Lancar Mukti Abadi dengan besar sewa Rp. 3.500.000/
tahun. Sedangkan PKBI Sleman, menyewa sebagian ruang di Radio
SATUNAMA dengan sewa sebesar Rp. 4.800.000 / tahun. Pada bulan April-Mei
2010 ada staf magang dari Yayasan Gunung Palung yang menggunakan fasilitas
penginapan di wisma lotta dengan tariff Rp 750.000/bulan.

c. Catering dan wisma


Pelayanan wisma dan catering bulan April
2010, melayani dua pelatihan. Yaitu pelatihan
keuangan probas 23 Orang (12-17 April ) .
untuk Evaperca PEP 33 Orang (19-22 April)
dan training Cefil Basic 32 Orang (26 April
2010 – 1 Mei 2010 ). Tidak ada keluhan
mengenai penginapan maupun catering dari
peserta pelatihan. Khusus untuk pelatihan
Cefil basic yang didominasi oleh anak muda,
semua makanan yang disajikan habis,
bahkan sempat kurang pada hari pertama, karena sebagian peserta cocok
dengan lauknya. Sebagai langkah antisipasi agar peserta yang belakangan
mendapatkan bagiannya, maka tim dapur mengeluarkan makanannya secara
bertahap.

7
d. Personalia
7 April 2010, penandatanganan kontrak kerja Kasi Mulyanto untuk masa 2
tahun. Pada bulan ini masa percobaan kerja bagi Bima Sakti telah selesai dan
dilanjutkan dengan kontrak kerja selama 1 tahun. Dalam bulan ini sempat juga
diwacanakan mengenai berlanjut atau tidaknya kontrak kerja staf security
Suwanto, yang akan berakhir Juni 2010.

e. Transportasi-
Operasional harian kantor dengan mobil seharusnya menyenangkan dan
nyaman karena mobil yang siap pakai. Bagaimana cara membuat biaya
perjalanan lebih murah, aman dan nyaman ? pertanyaan tersebut dapat dijawab
dengan beberapa alternative pilihan.

Ada dua pilihan, menyewa ataupun memelihara mobil. Untuk pilihan menyewa
tahap awal sudah dijajaki kerjasama sewa dengan TRAC. ( Toyota Astra Rent a
Car) . Unit BMTS telah mencoba menjajagi kemungkinan harga sewa untuk
kendaraan operasional yang efisien bahan bakar, sekaligus perawatannya
ditanggung oleh pihak yang menyewakan data-data yang diperoleh adalah
sebagai berikut :

* Harga sewa unit per


Type Tahun
bulan
Avanza 1.3 G M/T 2008 3,800,000
Avanza 1.3 G M/T 2006 3,500,000
* Harga Sewa Unit Diatas Belum Termasuk Ppn 10%.

Adapun fasilitas yg berikan antara lain :


1. Semua biaya perbaikan & perawatan unit di tanggung oleh TRAC
2. Perpanjangan STNK selama masa sewa
3. Mobil pengganti
4. Asuransi unit Comprehensive dengan pertanggungan resiko sendiri (deductible) sebesar maksimal
Rp.250.000,- setiap per kejadian dan Pertanggungan Pihak Ketiga (TPL) maksimal Rp.50.000.000,-
5. 24 Hours Emergency Call and Services
6. S.O.S= Serasi On The Spot Service (Service unit di tempat user)
7. Pick Up and Drop Off Services
8. Night Services (servis unit di Pool TRAC pada malam hari)

Sedangkan untuk tetap mempertahankan mobil lama, dengan melakukan


perbaikan pada bagian mesin dan kaki-kaki mobil Ranger-pun sudah dianalisa
dengan hasil sebagai berikut.

Kombinasi strategi pemanfaatan Ranger

- Mempertahankan mobil Ranger sebagai mobil lapangan, dengan pertimbangan


kehandalan dan pemakaian bahan bakar yang ekonomis.

- Fungsi mobil dikaitkan dengan program. Sehingga operasional mobil bisa


terbiayai, misal program seperti PRB ( Penanggulangan Resiko Bencana) Mobil
dijadikan unit “ rescue “ – sebelum bencana : aktif kampanye di daerah
rawan,saat bencana – menjadi mobil P3K –pasca bencana : program-program
pemulihan.

8
- Mengintensifkan perawatan mobil dan memberikan kursus singkat (coaching)
kepada sopir /pemakai tentang seluk belum mobil berpenggerak ganda

- Bekerjasama dengan komunitas penggemar mobil 4WD, dalam perawatan rutin


dan pemeliharaan mobil

- Memperketat kriteria pengemudi kendaraan, termasuk mewajibkan pengemudi


lulus dalam “scrutiny” process

- Membeli mobil baru yang sesuai kebutuhan lapangan yang user friendly untuk
efisiensi biaya perawatan, jaminan ketersediaan suku cadang dan kepastian
lulus uji emisi gas buang.

- Menyewa mobil dengan tahun lebih muda untuk tujuan operasional lapangan

Kesimpulan ini berangkat dari analisa SWOT yang ditunjukkan oleh diagram
dibawah ini.

9
Kombinasi strategi yang dapat dilakukan pada mobil ranger
Kegiatan Unit BMTS- IT April 2010

Perencanaan

BMTS
Rencana PJ Keterangan
- Membuat aturan penggunaan mobil untuk operasional
kantor / privat
- Melelang aset-aset yang kurang layak.
- Inventarisasi Asset (Peralatan tukang, masak, perkap kelas,
mebel, seprai, korden, lemari, meja makan dll)
- Menentukan mekanisme sewa asset bergerak ( Mobil,
Motor)
- Pelatihan penanggulangan bahaya kebakaran bagi staf dan
karyawan yang dibungkus dengan fun-game dan kerjabakti
- Melelang 2 unit sepeda motor th 1997, dan membeli 1 unit
sepeda motor baru.
- Mendiskusikan Pengerjaan conblok untuk jalan di Dusun
Duwet dengan aparat desa setempat.
- Memperbaiki wc dan kamar mandi dan atap Gedung PEP
- Mengoptimalkan tanah dan sawah untuk pendapatan
tambahan bagi lembaga. ( lelang penggarap sawah JT,
menanam pisang, kayu )
- Bekerjasama dengan dinas PU untuk masalah sampah
- Coaching dan fun-game untuk sopir./ pengemudi mobil
IT
RENCANA PJ Keterangan
- Memperluas jaringan wireless internet Nova
- Mekanisme lelang LCD projector yang rusak akan dishare
ke duwet
- Melelang CPU yang rusak < 10 Unit dan mencari pihak yg
bersedia membeli
- Mempersiapkan lemari asset ( kamera, laptop, lcd ) - akan
berkoordinasi dengan BMTS
- Training email bagi staf BMTS ( Mul, Atun, Ismadi, Suhono,
Wanto, Gusdiman )
- Training penggunaan database, email, alfresco setelah
mengatur waktu dengan staff yang berminat.
- Tersedianya informasi tentang IT, yang mendukung .
pekerjaan staf ( update antivirus ) panduan masih berupa
captures, , akan dishare ke duwet
- Menginventaris aset-aset IT ( Komputer, laptop, hub, lcd,
kamera,charger)

Kesimpulan
Meskipun kegiatan diluar perencanaan berhasil dilakukan, secara umum pencapaian
kerja unit BMTS- IT April 2010 lebih rendah dari bulan sebelumnya. ini terlihat dari tidak
terlaksananya perencanaan di awal bulan. Hal ini mengindikasikan bahwa semakin
banyak frekuensi pemakaian gedung dan catering, yang berarti semakin banyak
sumberdaya yang terserap, maka semakin menurun perhatian staf pada realisasi
kegiatan yang sudah direncanakan. Kedepan unit BMTS-IT perlu lebih cermat dalam
membuat perencanaan.

Pembelajaran.
1. Pentingnya koordinasi antar divisi-antar unit. Hal ini terkait dengan penggunaan
ruangan diklat SATUNAMA maupun sarana transportasi. Kasus mis-komunikasi
dalam penyelenggaraan Musyawarah cabang PKBI Sleman dengan Pelatihan
Cefil Basic. Serta overhaul mobil lapangan menjadi pelajaran agar informasi
sekecil apapun terkait dengan penggunaan aset selalu dituliskan di papan pesan
umum.
2. Terkait dengan pemeliharaan alat transportasi, hendaknya Unit BMTS
mempunyai catatan terperinci dan analisis biaya perawatan.
3. Perlu memikirkan dan menganalisa kebutuhan transportasi lembaga. Sekaligus
mencoba peluang-peluang untuk menghemat biaya-biaya maupun rasa ewuh
pekewuh.
4. Mempercayai begitu saja pengguna mobil, tanpa mengetahui pengetahuan
pengguna terhadap karakteristik mobil perlu menjadi perhatian. Kasus rusaknya
mobil ranger menjadi pengalaman bagaimana seharusnya manajemen
transportasi bisa mengurusi hal-hal tehnis, misal dengan memberikan coaching
pada para pengemudi.
5. Perlu memikirkan pengelolaan Gedung JT secara lebih baik.

12
SNAPSHOOT KEGIATAN BMTS-IT

13
14